Manual de Inventario PDF

Manual de Usuario Sistema SIGESP Rev.: Pg.
:
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Mdulo: Inventario Cambios N 00
Nuevo: Permite incluir un nuevo registro en el sistema.
Guardar: Permite almacenar un registro nuevo o actualizar si proviene de un catlogo.
Buscar: Permite buscar registros por medio de catlogos.
Procesar: Permite el ejecutar una operacin que involucra varios procesos.
Eliminar: Permite eliminar un registro.
Imprimir: Permite imprimir la informacin que se genera del sistema.
Cerrar: Permite cerrar la ventana actual que se este utilizando.
Ayuda: Inicia las ayudas del Sistema SIGESP.
Elaborado Por: Revisado Por : Aprobado Por:

Lic. Videlmar Montoya Lic. Anbal Barraez Firma:
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Manual de Usuario Sistema SIGESP Rev.: Pg.:
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SIGESP presenta a sus usuarios el modulo de inventario, que permite llevar un registro
sistematizado de los artculos y bienes de la entidad, los cuales constituyen las existencias que
se destinan al proceso productivo interno del organismo. Estas existencias estarn constituidas
de acuerdo a la actividad propia del ente, en algunos casos por productos inacabados,
materiales de embalaje, utensilios de oficina, materiales de limpieza, entre otros, que son
consumidos o utilizados durante el ciclo de operaciones del ente; y por otra parte permite
agregar los bienes nacionales o activos fijos de la empresa.
El modulo de inventario ofrece una visin conjunta, de opciones que permiten al organismo
asumir la definicin del inventario y los artculos o activos fijos que lo constituyen; ejecutar los
procesos desde la entrada de suministros hasta el despacho de los mismos; y por ltimo
apoyarse en los diferentes reportes que van a permitir consultar, controlar y evaluar el estatus de
los materiales y suministros cargados en el sistema.
La pantalla principal de este modulo es la siguiente:
Observe:

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En esta primera seccin del modulo, se puede observar que existen cuatro (4) caractersticas
que deben ser definidas previo a la creacin de la ficha del artculo; cada una de las cuales se
detallan a continuacin:
Observe:
Observe:
1. Configuracin de Inventario
Este elemento del modulo permite al usuario, configurar de manera general y permanente las
caractersticas que definen al inventario, tales como: mtodo, codificacin entre otros, los cuales
se detallan a continuacin; a fin de ser aplicados dentro de los procesos del sistema
principalmente en la ficha del artculo.
Una vez creada y guardada la configuracin de inventario, es imposible modificarla, por lo que el
usuario debe estar plenamente consciente de este detalle. Se recomienda verificar o comprobar cual ser la
configuracin ideal para el inventario dentro del organismo. Un ejemplo de lo que sucede despus de configurar es
que una vez creada la codificacin del inventario sta no podr ser modificada.

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Observe:
Mtodo de Inventario
Haga clic para abrir el
catalogo de Mtodos de
Inventario
El usuario debe seleccionar el mtodo de inventario aplicado en el organismo, al

desplegar el catalogo se muestran las siguientes opciones:
FIFO PEPS: First In First Out, Primero en Entrar Primero en Salir
LIFO UEPS: Last in First Out, Ultimo en Entrar, Primero en Salir.
Costo Promedio Ponderado Costo Promedio Mvil.
Codificacin de Artculos
Se refiere al tipo de cdigo que se aplicar para la numeracin de los artculos, esta
puede ser de tipo Alfanumrico la cual admite letras y nmeros; Numrico que utiliza
solo nmeros.

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Existen una condicin importante que el usuario debe tomar en cuenta al momento
de decidir o seleccionar el tipo de codificacin:
a) Si selecciona
Al momento de crear una ficha para ingresar al sistema un nuevo artculo, el usuario
deber colocar manualmente el cdigo del mismo.
b) Si seleccionar
El sistema genera automticamente los cdigos numricos al hacer clic en el icono

(nuevo).
Es importante recordar que esta opcin no es modificable una vez que se ha

configurado.
Usar Catalogo SIGECOF
Esta opcin aplica para aquellos organismos que se ven en la obligacin de utilizar
el catalogo SIGECOF en cuyo caso ser aplicable esta opcin, y por lo tanto deber
ser seleccionada por el usuario. Esta opcin permite asignarle a cada artculo
(dentro de la ficha de articulo) el correspondiente cdigo SIGECOF, ya que al estar
activada el usuario tiene acceso al catalogo de lo contrario no podr ser visualizado.
Contabilizar Despachos
Si esta opcin es seleccionada, es porque el organismo lleva un registro contable de

los despachos, por lo cual el sistema en este caso, al momento de realizar un
despacho generara automticamente un asiento contable que podr ser visualizado
desde el modulo general de Contabilidad Patrimonial o Fiscal segn sea el caso,
afectando las cuentas contables correspondientes.
Completar Cdigos de Artculos con Ceros

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Esta opcin al estar seleccionada, permite al sistema rellenar con ceros los espacios
en blanco a la izquierda del cdigo del artculo (dentro de la ficha de articulo), lo cual
conlleva a mas uniformidad en la numeracin de los mismos. Aplica para ambos
tipos de numeracin alfanumrica y numrica.
2. Tipo de Artculo
Con esta opcin, el usuario podr definir los diferentes tipos de artculos que sern creados
dentro del sistema, como referencia para la creacin de los tipos de artculos podra
utilizarse la categorizacin que existe dentro del Clasificador Presupuestario de Egresos
para las cuentas 4.02.00.00.00 Materiales, suministros y mercancas; por ejemplo el primer
tipo de artculo sera el que en presupuesto corresponde al cdigo 4.02.01.00.00 Productos
alimenticios y agropecuarios.
La pantalla que muestra el sistema para la definicin de tipo de artculo contiene tres (3)
campos que se desglosan a continuacin:
Observe:
Cdigo: El cdigo se genera de forma automtica y correlativamente al tildar

, corresponde a la numeracin que tendr el tipo de artculo a crear.
Denominacin: Corresponde al nombre o descripcin del tipo de artculo que

se asignar a los artculos en su ficha, por ejemplo: continuando con el modelo
que existe en el clasificador presupuestario de egresos para el cdigo 0001 la
denominacin sera Productos alimenticios y agropecuarios. Este campo admite
doscientos cincuenta y cuatro (254) caracteres.

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Observaciones: Permite a los usuarios colocar cualquier observacin referente

al tipo de artculo que se este creando, este campo no es necesario para
guardar el registro. Este campo admite mil (1000) caracteres.
3. Unidad de Medida
En esta modalidad, se permite al usuario crear las diversas unidades de medida que podrn
ser asignadas a cada artculo dentro de la ficha. Se debe tener especial cuidado al crearlas
en vista de que de ellas depender el control interno que podr ser llevado por el sistema,
como por ejemplo en el caso del reporte de existencia de materiales, por lo tanto se debe
considerar tanto la unidad de medida aplicada para la recepcin como para el despacho de
los artculos para determinar cual ser la aplicada en el sistema.
La pantalla que muestra esta opcin es la siguiente:
Observe:

, corresponde a la numeracin que tendr la unidad de medida a crear.
Denominacin: Corresponde al nombre o descripcin de la unidad de medida

que se asignar a los artculos en su ficha, por ejemplo Docena. Este campo
admite cien (100) caracteres.

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Unidad: La unidad se refiere a la cantidad de unidades que conforman a una

unidad de medida, por ejemplo en el caso de que la unidad de medida sea
Docena, entonces la unidad sera doce (12), este campo es numrico y admite Luego de completar
decimales. los campos tilde
para guardar el
Observaciones: Permite a los usuarios colocar cualquier observacin referente registro, repita el
proceso si desea
la unidad de medida que se este creando, no es obligatoria esta opcin para cargar otro registro.
guardar el registro. Este campo admite cuatro mil (4000) caracteres.
4. Almacn
Algunos entes utilizan uno o varios almacenes en donde de acuerdo a su clasificacin y tipo
de almacenamiento, son resguardados los diversos materiales y suministros (artculos). El
sistema permite al usuario llevar un control de cada almacn siempre y cuando los mismos
hayan sido definidos y asignados a los artculos en cada ficha.
Por lo tanto esta opcin permite a los usuarios crear tantos almacenes como utilice el ente,
la pantalla de esta seccin se muestra a continuacin y se desglosan los diversos campos
que la componen.
Es importante completar todos los campos de esta opcin para poder guardar el
registro.
Observe:

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, corresponde a la numeracin que tendrn los diferentes almacenes a
crear.
Nombre Fiscal: Corresponde a la denominacin fiscal asignada al almacn, en

caso de que aplique dentro del ente este tipo de nombramiento para los
almacenes sino simplemente se colocar la denominacin correspondiente para
cada almacn. Este campo admite doscientos cincuenta y cuatro (254)
caracteres.
Descripcin: Se define de acuerdo al tipo de utilidad del almacn o en tal caso

al tipo de artculos que son resguardados en el mismo. Este campo admite
doscientos cincuenta y cuatro (254) caracteres. Luego de completar
Telfono: En este campo se debe ingresar el nmero o nmeros telefnicos los campos tilde
para guardar el
que posea el almacn que se este registrando. Este campo admite veinte (20) registro, repita el
proceso si desea
caracteres.
cargar otro registro.
Ubicacin: Se debe colocar la ubicacin del almacn, en vista que en algunos

entes existen almacenes que no se encuentran dentro de la misma sede. Este
campo admite doscientos cincuenta y cuatro (254) caracteres.
Nombre del Responsable: El usuario podr asignar el personal responsable

del almacn. Al hacer clic en el usuario tendr acceso al catalogo del
personal de la empresa en donde podr fcilmente seleccionar el responsable
del almacn.
Observe:
El usuario puede filtrar la Haga clic para abrir el

bsqueda del personal listado completo del
utilizando cualquiera de estos personal ingresado al
campos y luego debe hacer sistema
clic en buscar

Telfono del Responsable: En este campo se debe ingresar el nmero o

nmeros telefnicos que posea el responsable del almacn que se este
registrando. Este campo admite veinte (20) caracteres

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Artculo:
Una vez definidos la configuracin del inventario, el tipo de artculo, la unidad de medida, y el
almacn, se procede a registrar uno a uno los artculos que se van a utilizar en la institucin para
el funcionamiento a lo largo de sus actividades.
Esta opcin permite a los usuarios crear un registro con los diferentes campos que conforman y
caracterizan a cada uno de los artculos, esta definicin facilitar informacin a los diversos
mdulos del sistema en donde sean utilizados los artculos, por ejemplo el modulo de solicitud de
ejecucin presupuestaria (SEP) y el modulo de ordenes de compras (SOC).
Es importante recordar que los usuarios al generar por ejemplo una orden de compra, no
ingresaran desde ese modulo la informacin de los artculos, sino que seleccionarn los artculos
desde un catalogo que estar conformado por las diferentes fichas que son registradas desde
esta opcin.
La pantalla para seleccionar la opcin para crear la ficha del artculo es la siguiente:
Observe:
Haga clic para abrir la

ficha del artculo
Si se ha configurado el catalogo SIGECOF, automticamente al abrir la ficha del artculo, aparecer el

catalogo de manera que el usuario seleccione en primer lugar el cdigo SIGECOF al cual pertenece el artculo a
definir.
A continuacin se muestra la ficha de definicin de artculo (ficha del artculo), y se describen

cada uno de los campos que la componen.

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Observe:
Este campo solo aparecer de haber sido

seleccionado en la configuracin de inventario
usar catalogo SIGECOF

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Cdigo: El usuario debe asignar un nmero de identificacin del artculo, se debe recordar
la configuracin de la numeracin (alfanumrica o numrica) y las condiciones que aplica
cada una de ellas. Este campo admite veinte (20) caracteres, los cuales se completarn
con ceros (0) a la izquierda en este campo, si se ha tildado en configuracin de inventario
la opcin:
Denominacin: Corresponde al nombre del artculo, por ejemplo: PAPEL TAMAO

CARTA. Este campo admite doscientos cincuenta y cuatro (254) caracteres.
Tipo de Artculo: Al hacer clic en el usuario tendr acceso al catalogo de tipos de

artculos que deben ser definidos previamente, en donde debe seleccionar el tipo al cual
corresponde el artculo que esta siendo definido. Por ejemplo si se esta creando Papel
Tamao Carta el tipo de artculo ser PRODUCTO PAPEL Y CARTON E IMPRESOS.
Observe:

listado completo de tipos
de artculos ingresados al
sistema
Haga clic sobre

el cdigo del
tipo de artculo
a seleccionar
Unidad de Medida: Se debe indicar como ser medido del artculo para el momento de su
adquisicin, para ello pulse el botn para acceder al catalogo de unidad de medida, en
donde debe seleccionar la correspondiente para el artculo que esta siendo definido. Por
ejemplo si se esta creando Papel Tamao Carta la unidad de medida podra ser RESMA.

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Observe

listado completo de
unidades de medida
ingresados al sistema
Haga clic sobre
el cdigo para
seleccionar

Fecha de Creacin: Para asignar la fecha en que esta siendo definido o creada la ficha
del artculo el usuario puede teclear manualmente la fecha correspondiente, o puede
utilizar el calendario que muestra el sistema al hacer clic en .
Observe: Estas flechas permiten ir

adelante o atrs en los aos
Mes y ao actual al hacer clic sobre ellas
Permite retroceder los meses Permite avanzar los meses

en funcin del mes actual, al en funcin del mes actual,
hacer clic sobre la flecha al hacer clic sobre la flecha
Haga clic aqu y el calendario se Haga clic sobre la fecha a

colocara automticamente sobre la seleccionar
fecha actual
Observaciones: Si el usuario lo desea puede escribir una observacin para el artculo.

Este campo admite quinientos (500) caracteres.

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SIGECOF: Con este campo el usuario puede asignar el cdigo SIGECOF al artculo, y
como ese cdigo ya esta asociado a una partida presupuestaria dentro del sistema,
entonces automticamente se asignar tambin la correspondiente cuenta presupuestaria.
Es importante recordar que este catlogo se despliega automticamente al abrir la ficha de

artculo (siempre y cuando se haya tildado en configuracin de inventario usar catalogo
SIGECOF), por lo tanto su carga puede ser previa a todos los campos anteriormente
descritos.
Observe:
listado completo de las
El usuario puede filtrar la
cuentas presupuestarias
bsqueda utilizando
cualquiera de estos campos
y luego debe hacer clic en

Haga clic sobre
el cdigo para
seleccionar

ra
Cuenta Presupuestaria: Cada artculo debe estar asociado a una partida presupuestaria,
para lo cual se debe ingresar la misma en este campo, al hacer clic en se abre una
nueva ventana que contiene el catalogo de cuentas presupuestarias, en l se debe
seleccionar la partida que corresponda con el artculo, tomando en consideracin los
criterios designados por la ONAPRE en su clasificador presupuestario.
Observe:
El usuario puede filtrar la bsqueda de la

cuenta presupuestaria utilizando cualquiera
de estos campos y luego debe hacer clic en
buscar

Haga clic sobre Haga clic para abrir el
el cdigo para
seleccionar
cuentas presupuestarias
ra
Firma Firma:
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Cuenta Contable: a travs de esta opcin el usuario puede asignar al artculo, la cuenta
contable a la cual se cargarn o se abonarn todas las operaciones relacionadas con el
artculo o Activo Fijo segn sea el caso.
Observe:

cuenta contable utilizando cualquiera de
estos campos y luego debe hacer clic en
buscar

cuentas contables
Haga clic sobre
el cdigo para
seleccionar
raExistencia Actual: la existencia actual no se ingresa manualmente, sino que se ir
actualizando de acuerdo con las entradas de suministros que se ingresen al sistema as
como con los respectivos despachos, a fin de llevar el control de la existencia de cada
artculo; este campo es de consulta rpida para el usuario.
Existencia Minima: el usuario debe indicar en este campo, la cantidad mnima de

artculos que puede existir en el almacn. Con este campo, el sistema informa al usuario
cada vez que ingrese a la ficha del artculo o que solicite el reporte de Artculos por
Solicitar, que el stock esta por debajo del mnimo necesario, con lo cual se podrn tomar
las medidas necesarias para reestablecer el stock.
Existencia Mxima: el usuario debe indicar en este campo, la cantidad mxima de

artculos que puede existir en el almacn.
Punto de Reorden: en este campo el usuario indicar cual es la cantidad de artculos que
se debe considerar para la adquisicin de nuevas unidades.
Precio A: corresponde al precio o valor en moneda local que tiene el artculo, al realizar la
compra al detal.
Precio B: corresponde al precio o valor en moneda local que tiene el artculo, al realizar la
compra al detal pero si ha variado.

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Precio C: corresponde al precio o valor en moneda local que tiene el artculo, al realizar la
compra al mayor.
Precio D: corresponde al precio preferencial (por ejemplo por ser clientes fijos) o valor en
moneda local que tiene el artculo, al realizar la compra.
Serial: si los artculos son guardados de acuerdo a un nmero de serial, en este campo el
usuario podr colocar el correspondiente a cada artculo. Este campo admite veinticinco
(25) caracteres.
Fabricante: este campo contendr el fabricante del artculo, en caso de que el ente desee
guardar en registro esta informacin como referencia. Este campo admite cien (100)
caracteres.
Ubicacin: este campo permite al usuario, indicar en que almacn ser depositado el
artculo una vez que sea adquirido. Este campo admite diez (10) caracteres.
Documento: de existir alguna documentacin anexa que acompae al artculo se podr

anexar a fin de tener la informacin como referencia. Este campo admite veinte (20)
caracteres.
Fecha de Vencimiento: de ser un artculo perecedero el usuario podr indicar la fecha de

vencimiento del mismo, puede ingresarse manualmente o utilizando el calendario del
sistema.
Peso: en este campo el usuario cargar el peso en kilogramos del artculo. Luego de completar
los campos tilde

Altura: en este campo el usuario cargar la altura en metros del artculo. para guardar el
registro, repita el
proceso si desea
Ancho: en este campo el usuario cargar el ancho en metros del artculo cargar otro registro.
Profundidad: en este campo el usuario cargar la profundidad en metros del artculo
Foto: el sistema permite cargar una imagen referencial del artculo que se este
registrando, al hacer clic en el botn , se podr realizar la bsqueda de la
imagen para ingresarla al sistema, el tipo de formato que reconoce el sistema para cargar
la imagen es BMP o JPEG.
Ultimo Costo: de acuerdo con los montos de las compras, el sistema guarda un registro
del ltimo costo o valor con el cual fue adquirido un artculo.
Costo Promedio: el sistema automticamente calcular el costo promedio de cada

artculo, en lo sucesivo de los movimientos o procesos que se realicen dentro del sistema.
Firma Firma:
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En la parte inferior de la pantalla de definicin de artculo se puede observar que existen tres (3)
botones; Registrar Componentes, Agregar Crditos y Registrar Activo Fijo, a los cuales se
puede tener acceso una vez que se ha guardado el registro del artculo, a continuacin se detalla
la funcionalidad de los mismos.
1.
Esta opcin tiene como finalidad, llevar un registro de los componentes que pueden integrar
determinados tipos de materiales o artculos, por ejemplo, existen los kit de repuestos para
vehculos entonces si se define al artculo como kit de frenos se debern registrar los
componentes que lo conforman.
A continuacin se muestra la pantalla que emerge al hacer clic en este botn, y se

describen cada uno de lo campos que la conforman.
Observe:
Haga clic para agregar Haga clic borrar

un nuevo componente un componente
agregado
Cdigo del

Artculo
Haga clic para guardar el ra ra
ra componente agregado
Hagalaclicventana
para
Cdigo: Corresponde a la numeracin que le ser dada a cada ra uno de los cerrar y
no guardar los
componentes del artculo. Se debe ingresar manualmente, el sistema rellenar ra cambios
con ceros (0) los espacios en blanco a la izquierda del cdigo ingresado por el
usuario. Este campo admite doce (12) caracteres.
Denominacin: el usuario deber agregar en este campo el nombre o

descripcin del componente que se esta agregando. Este campo admite
doscientos cincuenta y cuatro (254) caracteres.
Unidad de Medida: al hacer clic en se despliega en pantalla el catalogo de

las unidades de medida, en el cual el usuario debe seleccionar la que
corresponda al componente que se este cargando en el sistema.
Cantidad: se refiere a la cantidad en nmeros que se estn guardando de un

mismo componente.

Firma Firma:
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2.
Al momento de guardar el registro de la definicin de artculo, el sistema automticamente
abre esta opcin, con objeto de que el usuario asigne el cargo del Impuesto al Valor
Agregado (IVA) que corresponde al artculo.
Al agregar los crditos a los artculos, facilita el clculo del IVA correspondiente a un
determinado artculo que se cargue en una SEP o en una solicitud de orden de compra, en
vista de que el clculo del IVA esta asociado a esta funcin, es de carcter obligatorio su
registro a fin de que pueda aparecer el cargo IVA correspondiente en los diferentes
documentos asociados a una compra.
Segn las polticas del instituto las ordenes de compras reflejarn el detalle de los impuestos
pagados por la adquisicin de los mismos, al escoger esta opcin el sistema
automticamente har el clculo del impuesto a pagar segn la alcuota del mismo,
desagregando el impuesto del total de la factura mostrando el monto pagado en impuesto y
luego lo sumara al valor monetario del artculo calculando el total de la compra.
Al no estar validada esta opcin el sistema mostrar el total de la factura sin indicar cual es
el monto pagado por el impuesto.
A continuacin se muestra la ventana que corresponde a esta opcin, y se describe el modo de

uso de la misma.
Observe:
Haga clic para

seleccionar el cargo
correspondiente

ra
Haga clic para
cerrar la ventana y
no guardar los
cambios
Haga clic para

del crdito

guardar el registro
ra
Elaborado Por: Revisado Por : raPor:
Aprobado
Firma Firma:
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3.
Para utilizar esta opcin, en primer lugar debe haberse realizado previamente la
configuracin de los activos fijos, de lo contrario aparece el siguiente mensaje.
En segundo lugar se debe haber guardado el registro de la definicin en este caso del
activo fijo, haciendo clic en , para poder acceder a la ventana de Registro de Activos
Fijos.
A continuacin, se muestra en donde se realiza la configuracin de los activos, a modo de

referencia para el usuario, en vista de que de no realizarse este procedimiento no se puede
acceder al botn de Registrar Activo Fijo.
Observe:

Firma Firma:
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Observe:
En esta opcin debe seleccionar el tipo de categora a utilizar para los activos fijos, para ms
informacin ver el Manual de Activos Fijos, recuerde que existen criterios y condiciones para
el uso y configuracin de las opciones del sistema.
Observe:
La aplicabilidad de esta opcin, corresponde al ingreso de los activos fijos al sistema, a fin
de que puedan ser utilizados al momento de crear una orden de compra para un activo en
particular.
El usuario en la ficha de definicin de artculos, deber llenar los campos con los datos
respectivos del activo fijo, al completar la ficha deber guardar el registro haciendo clic en
, luego podr buscar el registro cargado haciendo clic en . Una vez que el usuario ha
realizado los pasos anteriores es que podr acceder a la ventana que se despliega al hacer
clic en el botn de Registrar Activos Fijos de lo contrario podr hacer clic sobre sta opcin
sin poder tener acceso a la misma.

Firma Firma:
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Observe:
Esta seccin muestra la

configuracin del activo fijo

Haga clic para
cerrar la ventana y
no guardar los
cambios
Haga clic para

guardar la definicin
del activo fijo
ra
ra
o Cdigo: corresponde a la numeracin (alfanumrica o numrica) que le ser
dada a cada uno de los Activos Fijos que sean incluidos al sistema; se genera
automticamente por el sistema pero tambin puede ingresarse manualmente
por el usuario quien deber tener sumo cuidado de no daar el correlativo.
Costo: se refiere al valor en moneda local que corresponde al costo de

adquisicin del activo fijo. Este campo debe ser ingresado por el usuario.
SIGECOF: este campo esta vinculado al cdigo SIGECOF que se le asigna al

activo en la definicin del artculo, el sistema lo coloca automticamente;
aparecer siempre y cuando el ente utilice el catlogo SIGECOF para sus
activos fijos o bienes.
Grupo: de acuerdo a la configuracin del activo fijo en los casos que sea CGR
(Contralora General de la Repblica) se debe asignar al grupo al cual pertenece
el activo.
Subgrupo: de acuerdo a la configuracin del activo fijo en los casos que sea
CGR (Contralora General de la Repblica) se debe asignar al subgrupo al cual
pertenece el activo.
Seccin: de acuerdo a la configuracin del activo fijo en los casos que sea CGR
(Contralora General de la Repblica) se debe asignar a la seccin a la cual
pertenece el activo.

Firma Firma:
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Cuenta Presupuestaria: se refiere a la partida presupuestaria correspondiente

al activo, el sistema la coloca automticamente si ya ha sido previamente
cargada en la ficha de definicin de artculo.

Firma Firma:
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Esta segunda seccin del modulo se divide en tres grupos: el primero que lo conforman las
entradas de suministros, las transferencias entre almacenes y el despacho; el segundo los
cierres de rdenes de compra y la toma de inventario; y el tercero esta constituido por los
procesos para reverso de entrada de suministros a almacn, reverso de despacho y el reverso
de las transferencias entre almacenes.
A continuacin se describen cada uno de los procesos que integran al modulo de inventario, as
como los diferentes campos que los conforman.
Observe:
Observe:
1. Entrada de Suministros a Almacn:
El proceso de entrada de suministros permite a los usuarios cargar en el sistema, los

artculos adquiridos a travs de una compra; los materiales y suministros sern agregados al
almacn correspondiente. Otra bondad que presenta esta opcin, es permitir realizar la
entrada de los suministros en forma parcial o completa de acuerdo a como haya sido la
entrega de los mismos, y generar la respectiva disminucin de las partidas asociadas al
compromiso.

Firma Firma:
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A continuacin se muestra la pantalla de esta opcin y se describen cada uno de los campos
que la conforman.
Seleccione el tipo de documento con el
Observe: cual dar entrada a los suministros
Haga clic para Haga clic para

agregar una nueva eliminar una lnea
lnea en la tabla y sus datos de la
tabla

Nmero Consecutivo: corresponde a la numeracin que le ser dada a cada

una de las Entradas de Suministros que sean incluidas al sistema; se genera
automticamente por el sistema.
Orden de Compra/Factura: Esta opcin esta estrictamente ligada al tipo de

documento que seleccione el usuario. Si el usuario ha seleccionado
entonces, no deber llenar manualmente este campo porque
automticamente al haber tildado la opcin se abrir el catalogo de rdenes de
compra en donde podr seleccionar la que este asociada a la entrada de
suministros que se este cargando.
Haga clic para abrir el listado
completo de las rdenes de
compra pendientes por dar
orden de compra utilizando cualquiera de entrada a los suministros
estos campos y luego debe hacer clic en
buscar
Haga clic sobre
el cdigo para
seleccionar

ra

Firma Firma:
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Si por el contrario la entrada de suministros ser registrada a travs de una

, el cdigo debe ser ingresado manualmente y corresponder al
nmero de la factura, pudiendo ser de tipo numrico o alfanumrico. Este campo
admite quince (15) caracteres.
Proveedor: Este campo tambin se encuentra asociado al tipo de documento

que seleccione el usuario, puesto que al seleccionar la orden
de compra que se haya seleccionado en el catlogo de rdenes de compra, est
asociada a un proveedor, el cual ser arrastrado automticamente hasta este
campo.
En el caso de que el usuario seleccione deber hacer clic en el icono

que aparece al lado derecho de este campo, para acceder al catalogo de
proveedores en donde deber seleccionar el que corresponda a la factura.
Haga clic aqu directamente

para abrir el listado completo
El usuario puede filtrar la bsqueda de los
de proveedores
proveedores utilizando cualquiera de estos
campos y luego debe hacer clic en buscar

Haga clic sobre
el cdigo para
seleccionar

ra
Almacn: el usuario debe seleccionar el almacn al que corresponden los

suministros que se le dar entrada al sistema; para ello debe hacer clic en el
icono que aparece al lado derecho de este campo, para acceder al catalogo
de almacenes que ha sido creado previamente en DEFINICIONES/ALMACEN.
Haga clic aqu directamente

para abrir el listado completo
El usuario puede filtrar la bsqueda del
de almacenes
almacn utilizando cualquiera de estos
campos y luego debe hacer clic en buscar

Haga clic sobre
el cdigo para
seleccionar
ra Por:
Elaborado Revisado Por : Aprobado Por:
Firma Firma:
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Observacin: Permite a los usuarios colocar cualquier observacin referente la

entrada de suministros que se este cargando, no es obligatoria esta opcin para
guardar el registro.
Tipo de Entrega: debe indicarse si la entrada de suministros, corresponde a un

tipo de entrega parcial o completa. Esta condicin, no es limitativa para la
columna de cantidad que se encuentra en la tabla de detalle de la entrega, es
decir que el usuario con ambas opciones puede introducir la cantidad; pero solo
en el caso de entrega parcial podr posteriormente (cierre de orden de compra)
ubicar la cantidad restante de una orden de compra donde no recibir el resto de
los suministros y cerrarla en el caso de querer liberar el compromiso restante de
una determinada partida.
Observe:
Como puede apreciarse en la imagen anterior, para el artculo TIJERA la cantidad original era de
5,00 y la entrada de este suministro fue de 2,00 y se pudo ingresar la cantidad a pesar de estar
tildado el tipo de entrega completa. Este registro debi ser como se muestra a continuacin:
Observe:

Firma Firma:
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Detalle de la Entrega
Esta tabla, presenta la informacin necesaria de los suministros a los cuales se

les dar entrada al sistema. Estos campos aparecen automticamente si se ha
seleccionado que la entrada de suministros se har por una orden de compra,
excepto en el caso de la entrega parcial en el cual el usuario deber ingresar
manualmente la cantidad. A continuacin se describe cada uno de los datos que
la conforman.
Artculo: corresponde a la denominacin del artculo, si se esta dando

la entrada de suministro desde una orden de compra, este campo se
carga automticamente por el sistema.
Observe:
Si es de una factura, entonces el usuario debe hacer clic en el icono de

bsqueda y seleccionar desde el catalogo los artculos que
correspondan.
Observe:
Unidad de Medida: debe indicarse si la unidad de medida es al detal o

al mayor, al hacer clic sobre la flecha podr seleccionar la
correspondiente esto para el caso de que venga de una factura; de lo
contrario si se esta cargando desde la orden de compra aparecer la
que arrastra automticamente.
Observe:

Firma Firma:
N 00 28 de 54
Cantidad Original: es aquella cantidad que se solicita originalmente

para la compra, la cual aparecer automticamente si viene de una
orden de compra.
Observe:
En cambio si se ha seleccionado para el ingreso del suministro una

factura, el usuario deber introducir la cantidad original.
Observe:
Cantidad: se refiere a la cantidad para la entrada que se dar de un

mismo artculo. Debe ingresarse tomando siempre en consideracin las
entregas parciales, para poder realizar el proceso de cierre de orden de
compra en caso de que no se vaya a completar la entrega de
suministros y el usuario desee liberar el compromiso que este pendiente
en una determinada partida. Si se ha seleccionado una orden de
compra la tabla aparece as:
Observe:
Si se ha seleccionado una factura la pantalla aparecer como se

muestra a continuacin:
Observe:
Pendiente: es la cantidad restante en caso de entregas parciales, es

decir, es la diferencia entre la cantidad original y la cantidad. Este
campo no es agregado por el usuario, el sistema automticamente
calcula la cantidad pendiente por ser recibida.

Firma Firma:
N 00 29 de 54
Observe:
Costo Unitario: es el costo unitario del artculo bajo el cual se adquiri

el mismo. Este campo no es agregado por el usuario, el sistema
automticamente realiza el clculo siempre y cuando se haya
seleccionado que la entrada de suministros es a travs de una orden de
compra, de lo contrario el usuario si deber ingresar manualmente el
monto.
Observe:
Costo Total: consiste en el costo total de adquisicin del artculo. Este

campo no es agregado por el usuario, el sistema automticamente
realiza el clculo multiplicando la cantidad por el costo unitario.
Observe:
Total: corresponde a la sumatoria del costo total de cada uno de los

artculos o suministros a los cuales se les esta dando entrada; y es
calculado automticamente por el sistema.
Observe:
Luego de completar
los campos tilde

para guardar el
registro, repita el
proceso si desea

Firma Firma:
N 00 30 de 54
2. Transferencia entre Almacenes:
La transferencia entre almacenes, es un proceso que se lleva a cabo en aquellos entes que
cuentan con dos (2) o mas almacenes para el resguardo de los suministros, y entre los mismos
se realizan transferencias de artculos. El sistema lleva un control de los suministros y su
ubicacin en los almacenes, para ello presenta este proceso, de manera tal que siempre se
pueda llevar el control de inventario de los almacenes, por ello la importancia de registrar las
transferencias a fin de contar con la informacin real y confiable.
A continuacin se muestra la pantalla de la transferencia entre almacenes, y se describen los

campos que la componen.
Observe:
Almacn Origen: el usuario debe hacer clic en el icono para abrir el

catlogo de almacenes, en donde seleccionar el almacn de donde se sacar
el artculo o artculos para ser transferidos.
Almacn Destino: el usuario debe hacer clic en el icono para abrir el

catlogo de almacenes, y debe seleccionar el almacn en donde van a ser
recibidos el artculo o los artculos que fueron transferidos.
Observaciones: este campo puede ser de gran utilidad al momento de describir

el porqu de la transferencia entre los almacenes. Este campo admite quinientos
(500) caracteres.

Firma Firma:
N 00 31 de 54
Detalle de Transferencia:
Esta tabla, presenta la informacin referente a los artculos que sern

transferidos entre los almacenes. Estos campos debern ser ingresados por el
usuario, se podrn ir anexando uno a uno los artculos en la tabla, es decir, una
fila por artculo. A continuacin se describe cada uno de los datos que la
conforman.
Artculo: corresponde a la denominacin del artculo, el usuario debe

hacer clic en para acceder al catalogo de artculos registrado en el
sistema, y seleccionar el artculo que ser transferido.
Observe:
Unidad de Medida: debe indicarse si la unidad de medida es al detal o

al mayor, al hacer clic sobre la flecha podr seleccionar la
correspondiente.
Observe:
Cantidad: este campo se refiere a la cantidad de un determinado

artculo que ser transferido de almacn, el usuario debe ingresar esta
cantidad manualmente ubicando el cursor sobre el recuadro.
Observe:

Firma Firma:
N 00 32 de 54
Costo Unitario: es el costo unitario del artculo bajo el cual se registro en la

entrada de suministros, este campo se carga automticamente por el sistema. Luego de completar
los campos tilde

Costo Total: consiste en el costo total de adquisicin del artculo, el sistema para guardar el
automticamente multiplica la cantidad del artculo por el costo unitario del registro, repita el
proceso si desea
mismo. cargar otro registro.
3. Despacho:
El proceso de despacho, no es ms que la entrega de los suministros a la unidad que ha

hecho el requerimiento de los mismos. A continuacin se muestra la pantalla y se describen
los campos que la conforman.
Observe:
Para poder llevar el control de inventario en cuanto a las salidas de artculos, deben realizarse los
despachos respectivos para que el sistema pueda disminuir la existencia en el almacn.
El primer paso para generar un despacho a travs del sistema, es hacer clic en para
acceder al Catalogo de Solicitudes de Ejecucin Presupuestaria (SEP), y luego seleccionar
la respectiva solicitud a la cual se le har entrega de los requerimientos hechos. Una vez
realizada la seleccin, el sistema automticamente colocar los campos que vienen desde la
SEP tal como se puede apreciar en la siguiente imagen.

Firma Firma:
N 00 33 de 54
Observe:
Nmero de la Orden de Despacho: corresponde al nmero de la orden de

despacho, es un cdigo que el sistema automticamente va creando de manera
correlativa, no es editable.
Nmero de la Solicitud: se refiere al cdigo correspondiente a la SEP a la cual

se le har el despacho.
Unidad Solicitante: es aquella unidad administrativa que realiza el

requerimiento de los suministros desde la SEP.
Unidad a Despachar: pudiera ser el caso que corresponda a la misma unidad

solicitante; pero tambin podra suceder que el despacho sea realizado para
otra unidad para lo cual el usuario deber hacer clic en para acceder al
Catalogo de Unidades Administrativas, en donde deber seleccionar la
correspondiente.
Observacin: el usuario puede realizar cualquier acotacin en cuanto al

despacho a realizar, en el caso que las unidades a despachar y la solicitante no
correspondan podra realizarse la observacin pertinente para explicar el porqu
de la variacin en las mismas.
Tipo de entrega: antes de seleccionar el tipo de entrega, debe indicarse el

almacn desde el cual se realizar el despacho, luego debe especificarse si el
despacho ser completo o parcial para lo cual el usuario debe hacer clic sobre la
opcin que corresponda.

Firma Firma:
N 00 34 de 54
Si la entrega es completa entonces en la tabla detalle del despacho aparecern

automticamente los siguientes campos:
Observe:
Si el despacho es parcial, los campos que aparecern son los siguientes:
Observe:
Luego de completar
los campos tilde

para guardar el
registro, repita el
proceso si desea
El usuario debe ingresar la cantidad a despachar y el sistema ajustar las dems
columnas de la tabla de detalle de despacho.
Observe:
Para realizar un despacho de cualquier artculo, previamente se le debe haber dado entrada al
suministro dentro del almacn.
4. Cierre de rdenes de Compra:
El cierre de rdenes de compras, es un proceso que se aplica para aquellos casos en los
cuales las compras realizadas han sido con entregas parciales de los suministros solicitados,
por lo cual queda aun un monto parcialmente comprometido el cual se desea liberar, para
ello se debe aplicar el cierre de orden de compra.

Firma Firma:
N 00 35 de 54
A continuacin se presenta la pantalla del proceso, as como tambin se describen cada uno
de los campos que la conforman.
Observe:
Indique el perodo en el cual

desea realizar la bsqueda de
las rdenes de compras

Accin: desde el cierre de ordenes de compras, el usuario tambin puede

reversar un cierre de orden, por ello se presenta este campo, a fin de que el
usuario indique en primer lugar, cual ser la accin a ejecutar: un cierre o un
reverso de cierre. Al hacer clic en la flecha que aparece a un lado del rectngulo
se despliega el men.
Observe:
Una vez seleccionada la accin se debe indicar el perodo de bsqueda, luego hacer clic
en , para desplegar la(s) orden(es) de compra en la tabla y seleccionar
la(s) correspondiente(s), finalmente se hace clic en el botn procesar tal como se
muestra a continuacin:
Observe:
Haga clic
aqu para
seleccionar

Firma Firma:
N 00 36 de 54
Las rdenes de compra a las cuales se les van a aplicar el proceso de cierre, deben estar
en primer lugar contabilizadas y en segundo lugar se les debe haber realizado la entrada de suministros
obligatoriamente.
5. Toma de Inventario:
Este proceso es sumamente habitual y antiqusimo. Simplemente consiste en comprobar que los
stock que los registros del sistema indican, concuerden con lo que fsicamente existe.
Este proceso es uno de los ms importantes del modulo de inventario, ya que con l, el usuario
podr:
Cargar el sistema con las existencias fsicas actuales

Asegurarse que no haya diferencias entre las existencias del sistema y las existencias
fsicas reales
Observe:
Los pasos para realizar la toma de inventario son:
1. Seleccionar el almacn: para ello haga clic en el icono que se encuentra a un lado
del recuadro de almacn, para abrir el catalogo de almacenes y seleccione el almacn
correspondiente
Firma Firma:
N 00 37 de 54
2. Contar las existencias fsicas de todos los artculos: Para empezar la toma de inventario,
es necesario realizar el conteo de existencias fsicas de los artculos.Al hacer clic en el
botn imprimir listado, el sistema genera un archivo PDF desde donde podr imprimirse
el listado de artculos con que cuenta el almacn seleccionado para realizar la toma de
inventario.
Observe:
Este es un modelo del listado impreso por el sistema para realizar el conteo fsico.
Observe:

Firma Firma:
N 00 38 de 54
3. Y finalmente para culminar el proceso de toma de inventario, se debe insertar

manualmente la cantidad contada y procesar.
Ajustar las existencias del sistema con el inventario capturado. Una vez
procesada la informacin cargada se decide por el usuario si se ajustar o no el inventario, en
vista de que este proceso de ajuste es irreversible
6. Reverso de Entrada de Suministros a Almacn:
Este proceso consiste en deshacer y colocar en su estado anterior a la entrada de suministros,

a cada una de las ordenes de compras/facturas que se les dio ingreso al sistema, es decir, se
deja sin efecto la entrada de suministros, en el caso de que no se haya despachado la cantidad
del material que corresponda a dicha entrada.
El uso de este proceso es sumamente sencillo y se explica a continuacin.
Al seleccionar este proceso, automticamente se muestra en pantalla una tabla con el listado de
las entradas que se encuentran actualmente en el sistema.
Observe:
Haga clic
aqu para
seleccionar
Haga clic aqu para dar
por efecto al proceso
7. Reverso de Despacho:
El proceso de reverso de despacho consiste en dejar sin efecto un despacho realizado. Para ello
el usuario al ingresar al proceso ver automticamente las salidas o despachos que se han
realizado, y en ese listado deber escoger el que desea reversar, pudiendo realizar varios
reversos simultneamente con solo tildar los correspondientes.

Firma Firma:
N 00 39 de 54
Observe:
Haga clic
aqu para
seleccionar
Haga clic aqu para dar
8. Reverso de Transferencia:
El proceso de transferencia entre almacenes tambin puede ser reversado, en caso de haber
realizado una transferencia a un almacn erradamente.
Observe:
Haga clic
aqu para
Haga clic aqu para dar seleccionar

Firma Firma:
N 00 40 de 54
Esta opcin pone a disposicin de los usuarios una variedad de entre quince (15) reportes
diferentes, a fin de ser utilizados como herramienta dentro de las actividades regulares del
departamento encargado de almacn y de inventario.
Observe:
A continuacin se enumeran y describen cada uno de los reportes que contiene este modulo.

Firma Firma:
N 00 41 de 54
1. Existencia de Artculos
Como el mismo nombre del reporte lo indica, muestra un listado en el cual podr el usuario
obtener la existencia de un determinado artculo. A continuacin se detalla el proceso para
solicitar el reporte:
Observe:
Haga clic en para Haga clic en el icono de bsqueda para acceder al catalogo
seleccionar el almacn de artculos y seleccione el que desee listar.
al que quiere verificar la
existencia
Indique en que orden desea que aparezcan el almacn y el artculo
Luego de completar
los campos tilde

para emitir el archivo
PDF desde donde
podr imprimir el
A continuacin se muestra un modelo del reporte que emite el sistema: reporte.
Observe:

Firma Firma:
N 00 42 de 54
2. Movimiento
Permite visualizar todo los movimientos que se han realizado a los artculos, incluyendo compras
(entradas de suministros), reversos y transferencias. El sistema permite al usuario pedir el listado
de movimientos general con solo tildar de la barra de herramientas, o solicitarlo
especficamente para un determinado artculo y almacn.
Observe:
El filtro de bsqueda artculo, permite acceder al catalogo de artculos para especificar cual se
desea listar en el reporte.
Observe:
Tambin puede especificarse aun ms la bsqueda por almacn, para visualizar los movimientos
de un artculo dentro del mismo.
Observe:

Firma Firma:
N 00 43 de 54
El usuario puede solicitar el reporte para un intervalo de fechas especficas si no desea listar
todos los movimientos que se hayan realizado.
Luego de completar
Por otra parte se presenta al usuario la posibilidad de ordenar los movimientos por fecha en los campos tilde
formas ascendente o descendente; y por artculo de acuerdo al cdigo o a la denominacin. PDF desde donde
podr imprimir el
A continuacin se muestra un modelo del reporte de movimientos de artculos expresado en reporte.
bolvares.
Observe:
3. Artculos por Solicitar
Este reporte muestra al usuario, cuales son aquellos artculos que deben ser adquiridos por baja
en el stock de inventario; es decir, que el usuario podr verificar la cantidad de artculos
existentes en el stock general de inventario (no por almacn).

Firma Firma:
N 00 44 de 54
Observe:
En la seccin de Artculos en ambos campos al hacer clic en se acceder al catlogo de

Luego de completar
artculos, a fin de que el usuario pueda seleccionar el intervalo de artculos que desea visualizar
los campos tilde
en el reporte. Puede ordenarlo de acuerdo al cdigo o denominacin segn sea su preferencia. para emitir el archivo
PDF desde donde
A continuacin se muestra un modelo del reporte de artculos a solicitar. podr imprimir el
reporte.
Observe:

Firma Firma:
N 00 45 de 54
4. Listados de Artculos Por Almacn
El reporte de artculos por almacn, muestra la cantidad de un artculo o artculos, que se

encuentran en cualquiera de los almacenes registrados en el sistema, a los cuales se les ha
dado entrada de suministros, de no haberse ingresado los artculos al almacn este listado
no mostrara informacin.
Al igual que los reportes descritos anteriormente, el sistema muestra un conjunto de campos
que permiten al usuario filtrar la informacin para emitir el reporte.
Observe:
Luego de completar
los campos tilde

PDF desde donde
podr imprimir el
reporte.
En la seccin de Artculos en ambos campos al hacer clic en se acceder al catlogo de

artculos, a fin de que el usuario pueda seleccionar el intervalo de artculos que desea visualizar
en el reporte. Puede ordenarlo de acuerdo al cdigo o denominacin segn sea su preferencia.
A continuacin se muestra un ejemplo del reporte de listado de artculos por almacn.
Observe:

Firma Firma:
N 00 46 de 54
5. Ordenes de Despacho
Mediante este reporte, se pueden visualizar todas las rdenes de despachos que hayan sido
generadas, utilizando los mismos parmetros para las bsquedas aplicadas para los reportes
detallados anteriormente, la pantalla que se muestra para filtrar el reporte es la siguiente:
Observe:
Luego de completar
los campos tilde

PDF desde donde
podr imprimir el
reporte.
Aqu se muestra un modelo del reporte de rdenes de despacho.
Observe:

Firma Firma:
N 00 47 de 54
6. Entradas de Suministros a Almacn
El reporte de entradas de suministros, es un listado de los ingresos a los almacenes de los

artculos cargados al sistema. Se facilita al usuario un filtro por intervalo de fechas para
especificar el reporte que podr ser ordenado en forma ascendente o descendente con respecto
a la fecha.
Observe:
Luego de completar
los campos tilde

PDF desde donde
podr imprimir el
reporte.
Observe:

Firma Firma:
N 00 48 de 54
7. Transferencias entre Almacenes
Se pueden listar las transferencias entre almacenes, a fin de evaluar y verificar las mismas Se
facilita al usuario un filtro por intervalo de fechas para especificar el reporte que podr ser
ordenado en forma ascendente o descendente con respecto a la fecha.
Observe:
Luego de completar
los campos tilde

PDF desde donde
podr imprimir el
reporte.
A continuacin se muestra un modelo del reporte de transferencias entre almacenes.
Observe:

Firma Firma:
N 00 49 de 54
8. Resumen de Inventario
El resumen de inventario puede filtrarse por artculos segn el criterio del usuario, es decir se
puede realizar por uno o varios artculos segn se establezca el parmetro desde hasta. Se
debe colocar el intervalo de la fechas u omitirlo y el sistema listara desde enero hasta la fecha
actual. Si se tilda mostrar artculos sin existencia entonces en la lista tambin aparecern
aquellos artculos a los cuales aun no se les ha dado entrada en el sistema. Y finalmente esta el
regln de orden por artculo que puede ser por cdigo o por denominacin.
Observe:
Luego de completar
los campos tilde

PDF desde donde
podr imprimir el
reporte.
Observe:

Firma Firma:
N 00 50 de 54
9. Listado de Almacenes
Puede realizarse un reporte que muestra un listado de todos los almacenes registrados en el
sistema, solo basta con colocar los datos dentro de los filtros para especificar cuales desean
verse en el reporte, o hacer clic directamente en y podr visualiza el listado completo de
almacenes.
Observe:
Luego de completar
los campos tilde

PDF desde donde
podr imprimir el
reporte.
A continuacin se muestra un modelo del reporte de listado de almacenes.
Observe:

Firma Firma:
N 00 51 de 54
10. Valoracin de Inventario
Esta opcin permite realizar un reporte de las valoraciones de inventario realizadas a travs del
sistema, se utilizan los mismos parmetros para las bsqueda de los artculos a listar, la cual es
mediante el catalogo de artculos. Se deben especificar el intervalo de fecha y el campo por el
cual ser ordenado
Observe:
Luego de completar
los campos tilde

PDF desde donde
podr imprimir el
reporte.
11. Cierre de rdenes de Compras
Mediante este reporte se puede crear un listado de los cierres de rdenes de compras que se
han generado a travs del sistema. Para lo cual debe sealar el intervalo de fecha.
Observe:
Luego de completar
los campos tilde

PDF desde donde
podr imprimir el
reporte.

Firma Firma:
N 00 52 de 54
12. Valoracin de Toma de Inventario
Esta opcin permite realizar un reporte de las valoraciones de toma de inventario realizadas a
travs del sistema, se utilizan los mismos parmetros para la bsqueda de los artculos a listar,
la cual es mediante el catalogo de artculos. Se debe especificar el intervalo de fecha.
Observe:
Luego de completar
los campos tilde

PDF desde donde
podr imprimir el
reporte.
13. Valoracin de Ajuste de Inventario
Este reporte permite visualizar las valoraciones de ajuste de inventario realizadas, se utiliza el
intervalo de fecha para filtrar el reporte.
Observe:
Luego de completar
los campos tilde

PDF desde donde
podr imprimir el
reporte.
14. Acta de Recepcin de Bienes
El acta de recepcin de bienes es un documento, mediante el cual se hace valida la recepcin

del artculo o artculos mediante aceptacin de la compra.
Observe:
Luego de completar
los campos tilde

PDF desde donde
podr imprimir el
reporte.

Firma Firma:
N 00 53 de 54
A continuacin se muestra un modelo del acta de recepcin de bienes.
Observe:
15. Listado de Imputacin Presupuestaria del Inventario
Este reporte permite visualizar, la imputacin presupuestaria de cada uno de los artculos que
conforman el catalogo de artculos que se han ingresado al sistema, de acuerdo a los criterios
utilizados por el ente.

Firma Firma:
N 00 54 de 54
Observe:
Luego de completar
los campos tilde

PDF desde donde
podr imprimir el
reporte.
Observe:

Firma Firma:

Manual de Inventario PDF

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Manual de Usuario Sistema SIGESP Rev.: Pg.

Nuevo: Permite incluir un nuevo registro en el sistema.

Guardar: Permite almacenar un registro nuevo o actualizar si proviene de un catlogo.

Buscar: Permite buscar registros por medio de catlogos.

Procesar: Permite el ejecutar una operacin que involucra varios procesos.

Eliminar: Permite eliminar un registro.

Imprimir: Permite imprimir la informacin que se genera del sistema.

Cerrar: Permite cerrar la ventana actual que se este utilizando.

Ayuda: Inicia las ayudas del Sistema SIGESP.

Elaborado Por: Revisado Por : Aprobado Por:

La pantalla principal de este modulo es la siguiente:

Elaborado Por: Revisado Por : Aprobado Por:

Elaborado Por: Revisado Por : Aprobado Por:

El usuario debe seleccionar el mtodo de inventario aplicado en el organismo, al

FIFO PEPS: First In First Out, Primero en Entrar Primero en Salir

LIFO UEPS: Last in First Out, Ultimo en Entrar, Primero en Salir.

Costo Promedio Ponderado Costo Promedio Mvil.

Elaborado Por: Revisado Por : Aprobado Por:

El sistema genera automticamente los cdigos numricos al hacer clic en el icono

Es importante recordar que esta opcin no es modificable una vez que se ha

Usar Catalogo SIGECOF

Si esta opcin es seleccionada, es porque el organismo lleva un registro contable de

Completar Cdigos de Artculos con Ceros

Elaborado Por: Revisado Por : Aprobado Por:

Cdigo: El cdigo se genera de forma automtica y correlativamente al tildar

Denominacin: Corresponde al nombre o descripcin del tipo de artculo que

Elaborado Por: Revisado Por : Aprobado Por:

Observaciones: Permite a los usuarios colocar cualquier observacin referente

La pantalla que muestra esta opcin es la siguiente:

Cdigo: El cdigo se genera de forma automtica y correlativamente al tildar

Denominacin: Corresponde al nombre o descripcin de la unidad de medida

Elaborado Por: Revisado Por : Aprobado Por:

Unidad: La unidad se refiere a la cantidad de unidades que conforman a una

Elaborado Por: Revisado Por : Aprobado Por:

Cdigo: El cdigo se genera de forma automtica y correlativamente al tildar

Nombre Fiscal: Corresponde a la denominacin fiscal asignada al almacn, en

Descripcin: Se define de acuerdo al tipo de utilidad del almacn o en tal caso

Ubicacin: Se debe colocar la ubicacin del almacn, en vista que en algunos

Nombre del Responsable: El usuario podr asignar el personal responsable

El usuario puede filtrar la Haga clic para abrir el

Telfono del Responsable: En este campo se debe ingresar el nmero o

Elaborado Por: Revisado Por : Aprobado Por:

Haga clic para abrir la

Si se ha configurado el catalogo SIGECOF, automticamente al abrir la ficha del artculo, aparecer el

A continuacin se muestra la ficha de definicin de artculo (ficha del artculo), y se describen

Elaborado Por: Revisado Por : Aprobado Por:

Este campo solo aparecer de haber sido

Elaborado Por: Revisado Por : Aprobado Por:

Denominacin: Corresponde al nombre del artculo, por ejemplo: PAPEL TAMAO

Tipo de Artculo: Al hacer clic en el usuario tendr acceso al catalogo de tipos de

Haga clic sobre

Elaborado Por: Revisado Por : Aprobado Por:

Observe: Estas flechas permiten ir

Permite retroceder los meses Permite avanzar los meses

Haga clic aqu y el calendario se Haga clic sobre la fecha a

Observaciones: Si el usuario lo desea puede escribir una observacin para el artculo.

Elaborado Por: Revisado Por : Aprobado Por:

Es importante recordar que este catlogo se despliega automticamente al abrir la ficha de

El usuario puede filtrar la bsqueda de la

El usuario puede filtrar la bsqueda de la

Existencia Minima: el usuario debe indicar en este campo, la cantidad mnima de

Existencia Mxima: el usuario debe indicar en este campo, la cantidad mxima de

Elaborado Por: Revisado Por : Aprobado Por:

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