AUDITORIA INTERNA Y DE GESTIN

Eduardo Acevedo 1534 Oficina 202

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uditoriadegestion@as

PLAN ANUAL DE AUDITORIA 2016

INFORME AUDITORIA
AUDITORIA DE SEGUIMIENTO EN UNIDAD DE FARMACIA

CENTRO DEPARTAMENTAL DE SORIANO

U.E. 030

EQUIPO AUDITOR:

Q.F. Elena Boada

T/A Priscilla De Maio

14 de diciembre 2016
 Asesora Auditora Interna y de Gestin
Eduardo Acevedo 1534 / Oficina 202
Tel. 24083798 24093245 Int. 206
auditoriadegestion@asse.com.uy

INFORME
AUDITORIA DE SEGUIMIENTO EN UNIDAD DE FARMACIA IN AIG 81/01
CENTRO DEPARTAMENTAL DE SORIANO 14/12/2016

Montevideo, 14 de diciembre 2016

A: Direccin de Auditora Interna y de Gestin de A.S.S.E.

Dra: Mildred de Lima

El presente trabajo se realiza de acuerdo a lo establecido en el Plan Anual 2016 de la Auditora

Interna, para dar cumplimiento a una auditora de seguimiento en la Unidad Funcional de
Farmacia de la U.E. 030 Centro Departamental de Soriano.

OBJETIVO GENERAL

Realizar una auditora de seguimiento a los efectos de valorar las medidas adoptadas en la
Unidad Funcional de Farmacia de la U.E. 030 recomendadas por la auditora en el ao 2014.

ALCANCE

Auditar el cumplimiento de las sugerencias de auditora y el proceso de mejora establecido en la

Unidad Funcional de Farmacia de dicho Centro.

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 HALLAZGOS RELEVANTES

Realizamos una matriz con las recomendaciones incluidas en el informe de auditoria del ao 2014
y los grados de implementacin en esta auditora de seguimiento:

UNIDAD FUNCIONAL DE FARMACIA SEGUIMIENTO INFORME DICIEMBRE 2014

GRADO DE IMPLEMENTA- OPORTUNIDADES DE

RECOMENDACIONES
CIN MEJORA
1. HABILITACIN MSP Y D.N.BOMBEROS
Realizar los trmites para obtener las habilitaciones corres-
pondientes. NO IMPLEMENTADO
2. PLANTA FSICA Y SEGURIDAD
Contribuye con el trmite
Contar con una mejor planta fsica.
NO IMPLEMENTADO para la Habilitacin
Contar con un depsito para los productos inflamables fuera
de la Unidad de Farmacia. IMPLEMENTADO
Capacitar al personal del Servicio en el uso de seguridad
contra incendios. NO IMPLEMENTADO
Llevar registro de temperatura ambiente. NO IMPLEMENTADO
3. ALMACENAMIENTO
Permite almacenar los
Los medicamentos comunes deben estar ordenados de
medicamentos de acuer-
acuerdo a un criterio racional.
NO IMPLEMENTADO do a la normativa
Las cajas conteniendo medicamentos no deben colocarse so-
bre el piso y deben estibarse correctamente. NO IMPLEMENTADO
Todos los medicamentos controlados deben almacenarse en
armarios con llave. NO IMPLEMENTADO
4. DISPENSACIN
Establecer en el despacho externo e interno stock fijo de me-
dicamentos. Registrar dichos stock en el programa informti- PARCIAL / EN PROCESO
co.
5. CONTROLES
Hacer recuentos parciales, planificados de tal manera que al
cabo de determinado perodo, toda la medicacin haya sido NO IMPLEMENTADO
recontada.
Realizar diariamente el control de recetas despachadas
contra el registro del programa informtico Webfarma NO IMPLEMENTADO
Recordar a los mdicos y/o odontlogos que las recetas de-
ben ser legibles y que deben llenar todos los datos preesta-
blecidos en las mismas. NO IMPLEMENTADO
6. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
Contar con todos los procedimientos por escrito autorizados
por la Direccin de la Unidad Ejecutora.
Notificar a todos los funcionarios de la Farmacia y controlar
que se cumplan. NO IMPLEMENTADO
7. COMISIN DE FARMACIA Y TERAPUTICA
Conformarla e implementar su funcionamiento en forma inme-
diata. NO IMPLENTADO

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Esta auditora constata :

1. Habilitacin del MSP y Direccin Nacional de Bomberos:

No hay cambios respecto a las anteriores auditorias.

2. Planta Fsica y Seguridad:

Est implementado el depsito de inflamables fuera del rea de la Unidad Funcional de Farmacia,
aunque no est habilitado por la Direccin Nacional de Bomberos.

3. Almacenamiento y Ordenamiento
Las tres recomendaciones realizadas se mantienen.

4. Dispensacin:
Existe slo stock fijo en el despacho interno, pero no est registrado en el Webfarma.

5. Controles:
Cuando planifican la compra controlan el stock de algunos medicamentos.

6. Procedimientos Operativos:
No existen procedimientos operativos escritos.

7. Comisin de Farmacia y Teraputica:

No se conform la Comisin de Farmacia y Teraputica, desconociendo las dificultades para su
implementacin.

8. A partir de agosto de 2016, se realiz el cambio de sistema informtico de Winfarma a

Hospitalnet (Webfarma).

CONTROLES REALIZADOS POR ESTA AUDITORIA

Control de recetas

Seleccionamos una muestra al azar de recetas despachadas en el da 23 de noviembre de 2016.

La normativa de prescripcin de recetas contina sin cumplirse en la totalidad de la muestra
analizada.

Seleccionamos 30 recetas y verificamos que todas estaban correctamente registradas en el

Webfarma a excepcin de una en donde la prescripcin no coincide con el registro (prescripto:
jarabe antitisgeno y registrado: jarabe mucoltico).

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Control de stock

Con fecha 23 de noviembre de 2016 se realiz control de stock y fechas de vencimiento de ciertos
medicamentos elegidos al azar.
No se encontraron medicamentos vencidos.

MEDICAMENTO STOCK REAL STOCK WEBFARMA DIFERENCIA

Wosulin N 100UI amp. 21 22 -1
Wosulin R 100UI amp. 3 4 -1
Desmo C Spray Nasal frasco. 16 16 0
Perifar c/ Codena caja. 35 30 5
Tramadol 100mg amp. 302 315 -13
Sertralina 50mg caja. 281 270 11
Sertralina 100mg caja. 84 80 4
Butovent 100mg inh. 666 674 -8
Amoxi In 250mg fco. 116 123 -7
Ibuprofeno 400mg blist. 5480 4994 486
T4 50mcg caja. 178 188 -10
Quexel 850mg caja. 950 956 -6

El Director Tcnico, por nota del 24 de noviembre de 2016, nos informa las causas de algunas de
las diferencias (Anexo 1).

CONCLUSIONES

De 14 recomendaciones estn implementadas 1, en proceso 1 y no implementadas 12.

El que slo 1 recomendacin se haya implementado, genera distorsin en todo el funcionamiento
del Servicio.

EN SUMA

La auditora de seguimiento muestra en la matriz elaborada que est implementado y en proceso

de mejora el 14% de las recomendaciones.
Cada recomendacin tiene un peso relativo en la gestin de la Unidad Funcional de Farmacia y el
alto porcentaje no implementado distorsiona el funcionamiento dentro de las normativas vigentes y
seguridad del paciente.

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RECOMENDACIONES

-Planificar con el Encargado del Departamento de Habilitaciones (Divisin Arquitectura de ASSE),

un proyecto de acondicionamiento de la planta fsica de acuerdo a la normativa, con vistas a la
habilitacin por el Ministerio de Salud Pblica.

-Realizar procedimientos operativos escritos, notificar a los funcionarios y controlar que se

cumplan.

-Promover la formacin de la Comisin de Farmacia Teraputica multidisciplinaria como grupo de

apoyo a la gestin de Farmacia.

-Realizar registro diario de temperatura ambiente.

-Cumplir con la normativa en cuanto al almacenamiento de los medicamentos.

-Recordar a los mdicos y odontlogos que la receta debe ser legible y que se deben llenar todos
los datos preestablecidos en la misma.

-Establecer y registrar en el Webfarma stocks fijos de medicamentos.

-Establecer un plan de controles programados con sus respectivos registros en todos los stock de
medicamentos.

-Realizar control diario de las recetas despachadas y verificarlo con el registro del programa
informtico Webfarma para seguridad del paciente y calidad del Servicio.

Se deja constancia que un duplicado de este informe as como la evidencia documental y la

normativa utilizada, que no integra el cuerpo del mismo, se conservan en archivo de la Auditora
de A.S.S.E.

ELABORADO REVISADO APROBADO

Q.F.Elena Boada Cra. Laura Mondueri Dra. Mildred De Lima
T/A Priscilla De Maio T/A Silvia Reggi
14/12/2016

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