Definicin de Archivo

La palabra archivo se utiliza generalmente para designar a aquel lugar que tiene como finalidad la
recopilacin y conservacin de documentos, usualmente producidos en otro lugar y como resultado de la
concrecin de sus respectivas actividades, que pueden ser, como dije, documentos, libros, recortes de
diarios viejos, entre otros y que obviamente ostentan una importancia vital a la hora de intentar bucear en
la identidad y la reconstruccin histrica de una nacin por ejemplo.
IMPORTANCIA
los archivos son importantes para la administracin y la cultura, porque los documentos que los conforman
son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos
documentos son potencialmente, parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
Los archivos recopilan, conservan y difunden informacin registrada, generada recibida por una
entidad, grupo o persona en funcin de las actividades que sta realiza.

Dicha informacin puede estar contenida en documentos sobre papel cualquier otro soporte:
medios legibles por equipos mecnicos o electrnicos, cintas discos de computadora,
microformas, fotografas, fonogramas, videocintas, pelculas, pintura, dibujos, mapas, etc.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de informacin de un pas, por cuanto en
su documentacin se expresa, en forma original, el desarrollo histrico de su misin, funciones y
actividades. Su importancia se podr comprender a partir del valor que tiene para: la
administracin, la investigacin, la comunidad, el desarrollo econmico, social, cientfico y
tecnolgico, el fomento de la cultura y la consolidacin de la identidad nacional. Por razones de
orden prctico se explicar cada componente, no sin antes advertir que no es posible determinar
los lmites entre uno y otro, toda vez que en conjunto son interdependientes.

Tipos de Archivos. Para la adecuada conservacin del material, documentacin que se

debe archivar, es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines
esenciales del archivo, as se encuentran archivadores de diversa ndole como los archivadores
verticales, laterales, las bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos, automatizados, el
microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan simple como colocar tarjetas en una serie de
cajetines o tan sofisticado como un sistema electrnico que utilice una unidad principal. En la
medida en que el equipo y el mtodo de archivo, cumplan el propsito para el cual han sido
creados, sern ms cualificados como sistemas de almacenamiento de informacin. Adems la
eficiencia del archivo depender tambin de la vigencia de los registros que se conserven. De alli
que se pueda decir que existen diferentes tipos de archivos, entre ellos:

Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando

de una gua dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrs de otra con el borde que
presenta la pestaa hacia arriba, donde se escribe la identificacin de lo que all se conserva.

Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de
estantera en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se
colocan paralelamente.

Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en
carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es vlido en el caso de tener que archivar
pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas.

Por la frecuencia de consulta, tambin se pueden mencionar los archivos: activos,

semiactivos e inactivos.

Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados frecuntemente o que la
documentacin por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo
general la fecha de emisin de los registros no es superior a los cinco aos y es consultada ms
de una vez al mes.
 Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo
activo finalizado el ao fiscal. Su finalidad es suministrar informacin para comprobar
operaciones realizadas.

Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan all hasta la destruccin de los mismos
una vez que ya han cumplido su funcin.
Archivo. Materiales

Generalidades. Un sistema de archivo est conformado por todos los elementos y

materiales necesarios para conservar, retirar y usar la informacin que se necesite, as se tiene:

Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaa en la hoja de atrs. En la pestaa se

escribe el rtulo, que indica el contenido de la carpeta. Las carpetas son utilizadas para colocar
documentos relacionados con una persona, firma o institucin o referidos a un mismo asunto. Por
lo general se utilizan dos tipos de carpetas: Carpetas individuales y carpetas miscelneas. Se
decide el tipo de carpeta a usar, dependiendo del volmen de correspondencia que se recibe en
el perodo de archivo, que puedes ser de seis meses a un ao.

Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos o personas con
las cuales se mantiene comunicacin constante y a la cual se hace necesario referirse
frecuentemente. se ordena alfabticamente detrs de cada gua primaria. Dentro de la carpeta
los papeles se ordenan cronolgicamente hacia arriba, por orden de fecha, la ms reciente al
frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo menos cinco documentos.

Carpetas miscelneas: Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales

con los cuales no es frecuente la comunicacin. Esta carpeta contiene papeles de varios
corresponsales, puesto que es donde se coloca la correspondencia inactiva, hasta considerarla
de importancia para abrirle carpeta individual. Es el hogar "temporal"de toda correspondencia.

Guas: Tarjetas indicadoras hechas de carton fuerte y resistente, provistas de una pestaa
en la parte superior donde aparece el ttulo, nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas en
secciones e indicar donde deben archivarse o localizarse los documentos.

Rtulo: Ttulo que parece impreso en la pestaa superior de la gua. Identifica cada gua,
describiendo lo que aparece o debe archivarse detrs de ella.
Archivo. Sistemas fundamentales de clasificacin

Sistemas de clasificacin. Los sistemas fundamentales de clasificacin se resumen

bsicamente, en dos: Alfabtico y numrico. Separados o unidos, estos dos sistemas forman la
base de toda ordenacin. En algunos casos sus variantes se denominan sistemas, pero son slo
combinaciones realizadas con ellos.

Sistema alfabtico. Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario, tomando en

consideracin el nombre de las personas u organizaciones, razn por la cual esuno de los ms
conocidos. Se puede archivar alfabticamente por: nombres de individuos u organizaciones, por
localidades(geogrfico), por categora o tema (asunto).

Sistema numrico. En este sistema se utiliza la serie natural de los nmeros como
elemento principal, asignndolos progresivamente. Cada documento se ordena conforme a un
nmero sin considerar ningn otro elemento. Dentro de este sistema se encuentran: Sistema
numrico consecutivo, numrico simple. Dgitos terminales, dgitos centrales.
Cada sistema es especialmente recomendable en determinados casos y no es posible decir de
manera determinante, cul es el sistema mejor y ms aconsejable. En consecuencia el sistema
para archivar la documentacin tiene que estudiarse detenidamente en cada caso y nunca
limitarse a recurrir a uno de ellos slo porque haya sido aplicado en casos similares, o por otras
razones que no sean las derivadas de un estudio de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Sistema Temtico
Es la ordenacin alfabtica de las series y subseries documentales, por el asunto o tema de su
contenido. Es un sistema que permite tener juntos todos los documentos que se generan
alrededor de una misma gestin administrativa.

Este sistema supone una definicin exacta concisa, especfica y clara de los asuntos que se
tramitan en las dependencias y la difusin de los mismos, para que todas las dependencias
conserven hasta donde les sea posible, los mismos asuntos generales.
Archivo geogrfico
Es el sistema de archivar los documentos por el nombre de la localidad en que residen los interesados
en los asuntos; es decir los documentos de un solo asunto, para formar un expediente, se agrupan o
ligan por el lugar, o sea; naciones, estados, ciudades, provincias, etc.
Para el ordenamiento de los expedientes dentro de los muebles archivadores, se usan guas
divisionarias a cinco cortes en cuyas pestaas se anotan los nombres geogrficos en el orden de su
divisin poltica: nacin, estado, ciudad, pueblo, etc.; ordenadas alfabticamente, o bien, por los
apellidos y nombres de los interesados en los asuntos, empleando siempre juegos de guas y en una
distribucin alfabtica dentro de cada lugar.
Archivo cronolgico
En este mtodo priva el tiempo como factor del ordenamiento de los expedientes que contienen
documentacin agrupada en aos, meses y das. Tambin se emplea como una agenda para tener
presentes los asuntos en una fecha determinada, por algn tramite que deba verificarse en aquella:
En los archivos existe parte de la documentacin que debe manejarse cronolgicamente, por
representar actividades realizadas en determinados periodos de tiempo, que son la determinante de
su formacin y de su consulta.
El empleo como agenda, requiere la colocacin de los documentos, o bien de una copia minuta, en
la fecha previamente fijada.
En ambos casos, se requiere del uso de guas divisionarias para sealar el ao (aun cuando este
puede hacerse contener en el Marbete de las Gavetas o en las cajas archivadoras), los meses y los
das.
La gua principal se destinara al ao, o bien al mes, y las auxiliares a los treinta y un das.
ARCHIVO - Funciones

El Archivo General ejerce, entre otras, las siguientes funciones:

Planificar y promover la correcta gestin de los documentos y de los archivos de la

Universidad, proponiendo instrucciones, normas y procedimientos.

Asesorar a las unidades productoras y colaborar con ellas para la organizacin y

tratamiento uniforme de los documentos de los archivos de gestin.

Organizar las transferencias peridicas de documentos desde los archivos de gestin al

Archivo General.

Garantizar los servicios de consulta, prstamo y reproduccin de documentos, segn la

normativa especfica en materia de acceso.

Disear actividades formativas en materia de archivos y documentos.

Gestionar el Archivo General, custodiando, instalando, organizando, describiendo y

haciendo accesibles sus fondos documentales.

Velar por la conservacin de los documentos custodiados en el Archivo General y del

patrimonio documental de la Universidad de Crdoba.
CLASIFICACION DE ARCHIVOS

Es muy importante saber cmo y dnde se va a guardar la informacin en las empresas, del uso y
organizacin que se le d a la misma, depende la clasificacin del archivo. Se puede hablar entonces de
una clasificacin del archivo segn la funcin y el uso. En activo, semiactivo e inactivo.

ARCHIVO ACTIVO: Se caracteriza porque la informacin que conserva es consultada

permanentemente. Para el caso de los archivos de gestin se puede estar hablando de la informacin del
ao en vigencia, o de la vigencia anterior, cuando an se encuentran en trmite. El archivo activo se
denomina tambin CORRIENTE, VIGENTE o de GESTION. En este archivo se conserva el 100% de la
informacin, la cual deber ser evaluada anualmente para los traslados al archivo semiactivos.

ARCHIVO SEMIACTIVO: Se denomina tambin intermedio. Es el constitudo por documentos que ya

cumplieron su trmite pero que por razones legales, fiscales o administrativas an siguen vigentes y son
consultados con menor frecuencia. El porcentaje de informacin que conserva es de ms o menos un
60%. Su fuente es el archivo activo. Al igual que en el activo se deben realizar evaluaciones peridicas de
esta informacin para decidir su conservacin permanente o eliminacin.

ARCHIVO PERMANENTE: Contiene la informacin vital para la compaa y la que va conformando su

historia. A este archivo se le denomina errneamente archivo inactivo, porque el ndice de consulta es muy
bajo. Conserva adems, informacin que puede ser til para la ciencia, la historia o la cultura de un
pas. Representa generalmente el 10% de la documentacin de la empresa. Recibe informacin del
archivo semiativo o directamente del activo.

La permanencia de los expedientes (documentos) en cada uno de estos archivos depende bsicamente
de la vigencia del asunto que les dio origen.

Otra de las variables que definen la clasificacin del archivo, es la ORGANIZACION que la empresa
opte (elija) para el manejo de la informacin que puede ser CENTRALIZADA, DESCENTRALIZADA o
DESCENTRALIZADA CON CONTROL CENTRAL.

ARCHIVO DESCENTRALIZADO: Un archivo es descentralizado cuando toda la informacin de la empresa se

haya reunida en una sola oficina. Esta organizacin necesariamente supone tambin una centralizacin del
recibo y despacho de la correspondencia.

El archivo central ser entonces la dependencia encargada de encausar la tramitacin de los documentos,
de velar por su conservacin y de ofrecer un buen servicio de consulta.

VENTAJAS: Un archivo centralizado tiene entre otras, las siguientes ventajas:

Cuenta con personal especializado

puede controlar la duplicidad de documentos
Economiza tiempo y espacio
Racionaliza la adquisicin de materiales y equipos
La responsabilidad se encuentra igualmente centralizada
Facilita la unificacin del sistema de archivo.