GESTIN DE LA EMERGENCIA

SEMANA 4
SEMANA 4
NDICE
COMANDO DE INCIDENTES: ESTRUCTURA Y FUNCIONES II ................................................................ 3
OBJETIVOS ESPECFICOS ...................................................................................................................... 3
INTRODUCCIN ................................................................................................................................... 3
1. SISTEMA DE COMANDO DE INCIDENTES (MANDOS MEDIOS) .................................................... 4
1.1. SUPERVISOR REAS DE PERMANENCIA TEMPORAL (SAT) .......................................................... 4
1.2. DIRECTOR DE RAMA (DR) ............................................................................................................ 5
1.3. SUPERVISOR DE DIVISIONES (SD) O GRUPOS (SG) ...................................................................... 6
1.4. JEFE DE RECURSOS INDIVIDUALES (JR) ........................................................................................ 6
2. SECCIN DE PLANIFICACIN ....................................................................................................... 6
2.1. JEFE SECCIN DE PLANIFICACIN (JP) ......................................................................................... 7
2.1.1. UNIDAD DE RECURSOS ........................................................................................................ 7
2.1.2. UNIDAD DE ESTADO DE SITUACIN .................................................................................... 8
2.1.3. JEFE UNIDAD DE DESMOVILIZACIN................................................................................... 8
2.1.4. JEFE UNIDAD DE DOCUMENTACIN (JD) ............................................................................ 9
2.1.5. ESPECIALISTAS TCNICOS .................................................................................................. 10
3. SECCIN DE LOGSTICA ............................................................................................................. 11
3.1. JEFE SECCIN LOGSTICA (JL)..................................................................................................... 11
4. SECCIN FINANZAS Y ADMINISTRACIN .................................................................................. 12
4.1. JEFE SECCIN FINANZAS Y ADMINISTRACIN (JAF) .................................................................. 12
COMENTARIO FINAL.......................................................................................................................... 14
REFERENCIAS ..................................................................................................................................... 15

2
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
COMANDO DE INCIDENTES: ESTRUCTURA Y FUNCIONES II

OBJETIVOS ESPECFICOS
Se espera que, al finalizar esta semana, el estudiante sea capaz de:

Relacionar las principales funciones y componentes que se desprenden del comando de

incidentes.

Determinar los actores principales y recursos necesarios de la estructura de planificacin a

partir de una emergencia determinada.

Identificar las caractersticas y componentes de la Funcin de Administracin y Finanzas,

as como sus unidades dependientes.

INTRODUCCIN
En la semana anterior se analiz cmo est conformado el Sistema de Comando de Incidentes
(SCI) en lo que respecta a su alta direccin, el que se encuentra dirigido y operado a nivel de
gobierno o privado (dependiendo de la magnitud de la emergencia, en la que la alarma es a nivel
pas). A lo largo de esta semana se darn a conocer cules son los organismos que componen el
sistema de comando de incidente, en su nivel medio, que son los que operan directamente en la
emergencia y que sin lugar a dudas realizan el trabajo sucio en el sentido de desplegar todos tus
esfuerzos en el rescate, recuperacin, traslado, etc.

Para el cumplimiento de la gestin y manejo de emergencias, al igual que la alta direccin, el SCI
cuenta con una organizacin sencilla, dcil, amoldable, extensa, fundamentada en la
administracin por objetivos, adems de poseer una estructura uniforme que permita los enlaces
y coordinacin entre los individuos y los equipos de socorro.

Es por esto que es necesario contar con personal, capacitacin, entrenamiento, tecnologa, etc.,
tanto de instituciones pblicas y/o privadas, as como tambin voluntarios o personas annimas,
pero organizadas, que desarrollen constantes esfuerzos por mejorar la gestin ante diferentes
situaciones, tanto de fenmenos naturales como eventos industriales, con el fin de ser ms
eficientes y eficaces al momento de concurrir en ayuda de las personas o trabajadores.

3
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
 1. SISTEMA DE COMANDO DE INCIDENTES (MANDOS MEDIOS)

1.1. SUPERVISOR REAS DE PERMANENCIA TEMPORAL (SAT)

En una emergencia, los medios en algunos casos son mnimos y, generalmente, son un problema
que se desarrolla durante su ejecucin. Estos recursos son recepcionados a travs de distintas
vas, donde en el caso de no ser administrados adecuadamente pueden sobrecargar la gestin,
alejndola de sus esenciales prioridades. Del mismo modo, existen medios o recursos que tienen
que requerirse anticipadamente con el objeto de disponer de ellos ante una situacin precisa. Con
una perfecta planificacin es posible adelantarse a las necesidades.

Respecto a lo anterior, se debe designar un rea de permanencia temporal, en donde los

integrantes de la mencionada rea y los materiales y equipo se mantienen a la orden de cumplir
una actividad especfica. Es por esto que los recursos siempre deben estar disponibles. Est rea,
por su caracterstica, se debe ubicar a una distancia razonablemente cercana de la zona de la
emergencia, para poder responder oportunamente ante una situacin de emergencia, y a su vez,
debe estar lo suficientemente lejos para no encontrarse dentro del rea de impacto.

Figura 1: La preparacin para la respuesta ante desastres alude a las medidas que se implementan
de cara a la preparacin frente a los posibles efectos que pueda generar un desastre.

Fuente: http://goo.gl/gfhDpJ

El supervisor del rea de permanencia temporal (SAT) se encuentra dirigido por la direccin y a su
vez debe reportar al Jefe de Seccin de Operaciones (JO). Con menos probabilidad, y en el
supuesto de que el JO no haya sido nombrado, puede tener dependencia del Jefe del Incidente
(JI). Asimismo, tiene que asesorar e informar al JO respecto de los principales recursos necesarios
para mantener en reserva en el rea.

4
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
Al tener la responsabilidad del acopio y gestin de los recursos, inclusive de los recursos humanos
que no tienen actividades designadas, tiene la misin de mantener el orden y presentar en
ptimas condiciones de empleo y operatividad, sobre todo para conocer el estado de la existencia,
otorgar las facilidades para su manipulacin y su rpida y eficaz desmovilizacin. Es por esto que
es el encargado de desmovilizar o movilizar los medios para cuando se requiera de acuerdo a lo
solicitado.

1.2. DIRECTOR DE RAMA (DR)

La estructura de las ramas (hasta 5) normalmente se emplean en coordinacin con la seccin de
operaciones, con el fin de dar cumplimiento a los variados propsitos, entre los cuales se disponen
en funcionales o del orden geogrfico. Ejemplo: una rama podr ser de carcter funcional con la
responsabilidad de designar a un director de operaciones terrestres. O geogrfica, donde tiene la
facultad de designar a un director zona sur o norte.

Dada las caractersticas de las emergencias, que tienen la capacidad de incrementar su

complejidad, su estructura debe poseer la particularidad de poder aumentar y disminuir de forma
flexible, ordenada y coherente. Es por esto que habitualmente las ramas se disponen siempre y
cuando el nmero de divisiones y grupos supere el estndar establecido para cumplir con el
alcance del control manejable (un supervisor por cada 3 a 7 trabajadores subordinados).

En algunos casos, se puede ser que se encuentre ms de un director de rama, pero es

recomendable no tener bajo su mando 5 ramas y cada una, un director respectivo. Para hacer una
identificacin ms ptima se recomienda asignarles nmeros romanos o describiendo sus
principales funciones o zona geogrfica, por lo tanto, si aumenta su estructura hay una necesidad
de inyectar una nueva cantidad de recursos, que se ingresan a este sistema, que son requeridos
para el logro de los objetivos del Plan de Accin del Incidente (PAI). Es por esto que los directores
de rama tienen la responsabilidad de aplicar de acuerdo a las funciones y misiones que dispone el
Jefe de Seccin de Operaciones (JO) para el Plan.

El Director de Rama (DR) es quien gestiona y propone las tareas o actividades que deben
desempear sus trabajadores, es por esto que dentro de sus responsabilidades se encuentran las
de dar solucin a los problemas logsticos que le informan sus subordinados, y a su vez, coordinar
con sus superiores y pares, como tambin informar de los avances del cumplimiento del PAI al Jefe
de Seccin de Operaciones (JO), las dificultades que se presenten y proponer modificaciones o
ajustes si fuera el caso.

5
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
 1.3. SUPERVISOR DE DIVISIONES (SD) O GRUPOS (SG)
En la medida que la emergencia va en aumento, o su magnitud crece, se deben establecer
medidas para crear divisiones o grupos, que corresponden a la unidad ms reducida que est
antes del recurso humano individual. Estas unidades se constituyen si el nmero de recursos
sobrepasa el estndar para el control de alcance manejable del Jefe de Incidente (JI) y el Jefe
Seccin de Operaciones (JO).

La importancia que tienen las divisiones es que permiten dividir las tareas de operaciones de un
incidente en zonas tanto fsicas o geogrficas. Por el contrario, los grupos se disponen para separar
el incidente en zonas de carcter funcional de operacin. Es por esto que un director de rama
tiene la posibilidad de administrar divisiones, grupos o divisiones y grupos. A su vez, un Director de
Rama (DR) puede tener ramas y otras divisiones, ya que la combinacin de ambas reas
depender del trabajo en equipo que se programe con las labores a desarrollar en beneficio del
cumplimiento del PAI.

1.4. JEFE DE RECURSOS INDIVIDUALES (JR)

Los medios que se administren en esta rea son la combinacin de: personas, equipos y
suministros, requeridos para cumplir con las operaciones, etc. En tal sentido, estos recursos
podran organizarse y manejarse a travs de tres maneras diferentes, que por cierto nacen de las
necesidades del incidente: los medios o recursos individuales, fuerzas de trabajo, los equipos de
intervencin (por ejemplo: equipo de intervencin rpida, supervisor de transporte).

2. SECCIN DE PLANIFICACIN
La principal misin que tiene esta seccin, es reunir, evaluar (procesos) y entregar la informacin
para un correcto uso de la gestin del incidente. Es una de las secciones que ms importancia
tiene producto de su funcin, aunque en algunos casos es olvidada en la gestin de emergencias.
La planificacin es primordial para obtener una apreciacin sistemtica de la emergencia y aplicar
la instancia de la anticipacin en la gestin.

Mientras un incidente aumente su magnitud o complejidad, se necesitar adaptar su estructura de

forma rpida, oportuna y coherente. Por lo que, en relacin a la mayor demanda de los
requerimientos para enfrentar una gestin adecuada del incidente, se hace primordial disponer de
otras unidades que estn bajo el mando del jefe de planificacin, por ejemplo:

6
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
 2.1. JEFE SECCIN DE PLANIFICACIN (JP)
El Jefe de Planificacin (JP) es parte del staff general, siendo el responsable de reunir, evaluar,
distribuir y manejar la informacin del incidente, controlando el estado de los recursos asignados.
Puede contar adems con un jefe de seccin de planificacin adjunto, quien debe poseer el mismo
perfil y conocimiento para trabajar al igual que el Jefe titular, y as estar preparado para asumir esa
funcin en cualquier momento.

En esta rea se elaboran diferentes documentos como: minutas, informes y resoluciones, que
permiten documentar el incidente y as tener un respaldo para trabajar, tanto en el presente como
el futuro. Esto da la posibilidad de entregar inteligencia al sistema.

De acuerdo a lo mencionado anteriormente, el hecho de evaluar la actividad de una empresa,

bsicamente a travs del estado financiero al finalizar el mes, y con los nmeros a favor, se podra
suponer que la gestin y las operaciones realizadas han sido las precisas. Sin embargo, esa visin
reduce las alternativas de estudiar cada proceso y hacerlo ms eficiente en la gestin para el
negocio en el siguiente mes. Adems, a la ausencia del mencionado anlisis y con una mentalidad
negativa, puede llevar a que el prximo mes la empresa presente nmeros rojos, o sencillamente
no incorporar un concepto clave: la mejora continua.

2.1.1. UNIDAD DE RECURSOS

Esta unidad tiene la responsabilidad de realizar coordinaciones que permiten desarrollar la

administracin de los recursos, tanto de personas como financieros (pero los recursos monetarios,
en gran parte estn bajo el control de la seccin finanzas). Es un asesor que facilita los trmites
administrativos para el pago de sueldos y salarios, realiza el otorgamiento de las prestaciones
correspondientes, coordina con organismos de capacitacin el entrenamiento y especializacin del
personal que integra el comando de incidente.

7
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
Dentro sus funciones, implementa sistemas o mecanismos que permiten un eficiente control en la
administracin del recurso del personal, velando por el cumplimiento que se tramiten y registren
las contrataciones de expertos en las diferentes reas o secciones, el control de la asistencia,
licencias, permisos, vacaciones y otros movimientos del personal, manteniendo datos estadsticos
de estas tareas.

2.1.2. UNIDAD DE ESTADO DE SITUACIN

El sistema de comando de incidente debe mantener un estado de situacin actualizado en el cual

se rena la informacin de forma ptima y oportuna de las condiciones del personal y los medios
disponibles, como de los materiales, que dejan su estado operativo.

Los resultados de los estados de situacin son de vital importancia producto que sirven para tomar
decisiones sobre las futuras operaciones que se deben ejecutar en caso de generarse una
emergencia. Los resultados que arrojan los estados de situacin ayudan a tomar medidas si es
necesario, por ejemplo, corregir la estructura de trabajo. Estos estados actan en toda la
organizacin buscando mejorar lo que se encuentre fuera de lo legal o norma o lo que disponen
las polticas del sistema.

Los estados pueden entregar la informacin de acuerdo a la necesidad que se quiera evaluar o
fiscalizar, la que puede ser solicitada por el comando de incidente, cuando lo estime conveniente o
programar fechas o plazos (mensual, semestral o anual).

2.1.3. JEFE UNIDAD DE DESMOVILIZACIN

Es el responsable de la planificacin, organizacin, supervisin y control del funcionamiento,

mantenimiento y movimientos de los vehculos y maquinarias de apoyo, en el caso de ser
empleados en una emergencia para satisfacer las necesidades de los organismos de auxilio o
rescate.

Dentro de las responsabilidades que tiene el jefe de la unidad, se pueden sealar las siguientes:

Controlar el traslado del personal rescatista o de socorro, movilizar equipos y materiales,

coordinar con diferentes medios de transportes (areos, terrestres y martimos) en caso
de ser necesario para trasladar heridos de un punto a otro.

Elaborar alternativas de rutas para ejecutar el traslado, en caso de emergencia, para as

lograr optimizar recursos, tanto financieros como humanos que dependen de la unidad.

8
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
 Es responsable de elaborar y mantener el control administrativo (permiso, turno,
reemplazo, etc.), establecer los programas de trabajo en coordinacin con el Jefe de
Operaciones del personal que es de su dependencia.

Establecer programas de supervisin, mantenimiento preventivo y de rdenes de

reparacin de maquinarias, equipos y vehculos de emergencia establecidos en los
contratos de adquisicin con los proveedores externos o con la empresa que se suscribi
el contrato.

Mantener al da el estado estadstico y sus indicadores respecto del consumo de

combustible de los vehculos de emergencia, vida til de maquinarias, equipos y de la
mantencin preventiva de estos cargos, los inconvenientes que se pueden generar
producto de los diferentes traslado a las zonas de emergencias, etc.

2.1.4. JEFE UNIDAD DE DOCUMENTACIN (JD)

Este cargo corresponde al responsable de la elaboracin, control y trmite de la documentacin

que se genera cuando se desarrolla una emergencia. Es quien administra, redacta, clasifica y
archiva los documentos del sistema de comando de incidente.

Su funcin es resguardar la documentacin, expedientes y otros antecedentes que se originaron

para la planificacin, controlando y desarrollando las actividades de custodia en un archivo
centralizado.

Establece diferentes procedimientos (slo se analizarn los ms principales), tanto de

administracin de la documentacin como el trmite de ella. Dispone un sistema de clasificacin y
categorizacin de la documentacin, elabora programas para desarrollar los archivos pasivos
(documentos que se archivan una vez cerrado su trmite) y de conservacin de documentos. Es el
organismo autorizado para la entrega de expedientes originales, clasifica las materias segn el
nivel de seguridad, como pblicos, confidenciales y secretos. Establece un sistema de registro o
base de datos para documentar los archivos, organiza y custodia los documentos que pasan al
archivo pasivo, etc.

9
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
 Figura 2: Recuerde que el jefe de la unidad de
documentacin es el responsable de la
elaboracin, control y trmite de la
documentacin que se genera cuando se
desarrolla una emergencia.

Fuente: http://goo.gl/uqIKp3

2.1.5. ESPECIALISTAS TCNICOS

Son personas que tienen conocimientos y experiencia en trabajos especficos, siendo los
encargados de realizar las diferentes tareas o trmites que se disponen a travs del programa o
plan de emergencia y supervisados por el Jefe de Desmovilizacin, de acuerdo a los roles que les
corresponde. Estos especialistas deben reunir ciertos requisitos (lo ms importantes), de acuerdo
a lo siguiente:

Desarrollar mantenimientos preventivos de las instalaciones a su cargo en su rea

(especialidad).

Ejecutar todo tipo de trabajo acorde a su especialidad, sobre todo los que presentan
mayor dificultad.

Proponer proyectos menores relacionados a su rea bajo el apoyo de sus superiores.

Mantener, limpiar y conservar el material que tiene a su cargo.

Desarrollar y coordinar el trmite de adquisicin de materiales, insumos y repuestos de su

material a cargo.

10
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
 3. SECCIN DE LOGSTICA
La seccin de logstica es uno de los organismos de mayor importancia, aunque no el nico, ya que
este organismo es el que tiene la responsabilidad de administrar, mantener, distribuir y
almacenar los diferentes materiales, tiles y equipos que son necesarios al momento de generarse
una emergencia.

3.1. JEFE SECCIN LOGSTICA (JL)

Entre las responsabilidades que tiene el Jefe de la Seccin Logstica (JL), generalmente estn las de
administrar los recursos, tanto monetarios como de medios (materiales y equipos), coordinar la
entrega de elementos, por ejemplo, cascos, guantes y herramientas al grupo de rescatistas,
entregar asesora tcnica al jefe de finanzas para realizar las compras de equipos, repuestos,
insumos, etc. En coordinacin con el Jefe de Desmovilizacin, ser quien gestione el apoyo para el
traslado por medio de vehculos o maquinaria para hacer la entrega y distribucin de ayuda a los
equipos de rescate, mantener el detalle del stock de todo lo que tiene una bodega de materiales y
elementos de apoyo.

El jefe logstico es responsable del correcto funcionamiento, organizacin y coordinacin del rea
logstica dependiente del sistema de comando de incidente. Dentro de las funciones principales
que el jefe de logstica tiene se encuentran:

Coordinar con las agencias, sucursales o bodegas del almacenaje (ver entradas,
reposiciones, solicitud de pedidos de materiales y su transporte).

Verificar los planes o programas sobre el estado de abastecimiento y reparticin de los

materiales y equipos.

Optimizacin, organizacin y planificacin de la ejecucin para distribuir a las personas y

equipos.

Mejorar el proceso de trabajo (entrega, salida, traslado, almacenaje, etc.).

Desarrollar gestiones y supervisar al personal a su cargo.

11
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
 Figura 3: Recuerde que el jefe de logstica
administra los recursos, tanto monetarios
como de medios materiales y equipos.

Fuente: http://goo.gl/fxU90V

4. SECCIN FINANZAS Y ADMINISTRACIN

Es una seccin que generalmente tiene a su cargo el desarrollo, eficaz y eficiente, de la
administracin de los recursos monetarios que son asignados para la compra de material, equipos,
repuestos, insumos, pagos de servicios y asesoras, entre otros. Estas tareas deben ser cumplidas a
travs de un adecuado procedimiento y en coordinacin con los organismos de comercio y venta.

Dentro de las funciones que tiene la seccin finanzas y administracin, se pueden mencionar las
principales, que se desarrollan de acuerdo a lo siguiente:

Organiza, dirige, supervisa, controla y evala las acciones financieras y presupuestarias

relacionadas con la adquisicin y compra de materiales, bienes y servicios.

Control administrativo de contratos de arriendo de instalaciones, equipos y

mantenimiento de equipo, infraestructuras y oficinas.

Vigilar y controlar que los servicios de compra y de proveedores se desarrolle con

eficiencia y de acuerdo a la normativa legal vigente.

4.1. JEFE SECCIN FINANZAS Y ADMINISTRACIN (JAF)

Otro puesto o cargo que reviste importancia es el Jefe de Seccin y Administracin (JAF), ya que
tiene la responsabilidad de coordinar y dirigir operaciones financieras de compras y pagos
(servicios, prestaciones, etc.). El JAF Tiene por misin desarrollar acciones para satisfacer las
exigencias del cumplimiento de las funciones asignadas en el mbito organizacional a nivel pas, y
dependiendo de la emergencia, puede contar con dos oficinas centrales (zona sur y norte o
central) y sucursales u oficinas regionales a lo largo del pas. Entre sus funciones principales estn:

12
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
 Plantear, sugerir y aplicar polticas, normativas y disposiciones relacionadas con la
cantidad de personas, honorarios, reclutamiento, seleccin, entrenamiento, calificacin
del personal y alejamiento, vigilando la correcta aplicacin de la normativa legal vigente y
reglamentaria, en temas de beneficios, derechos, deberes, obligaciones y contratos del
personal.

Figura 4: El jefe de la seccin de finanzas y

administracin tiene la responsabilidad de
coordinar y dirigir operaciones financieras de
compras y pagos.

Fuente: http://goo.gl/LgmruJ

Disponer los recursos humanos necesarios para el cumplimiento del buen funcionamiento
de la seccin, trabajando con el sistema de administracin financiera, registro y control de
los recursos.

Planificar, dirigir y controlar la gestin financiera, contable y presupuestaria y el control de

activos de la seccin.

Administrar de infraestructura, servicios y de mantenimiento indispensable para el

correcto desarrollo de la seccin, agregando planes y controles de las actividades de
prevencin de riesgos y enfermedades profesionales.

Tramitar la funcin de adquisiciones, incluyendo las prestaciones de servicios, para el

desarrollo de acciones de apoyo y contratacin de estudios, asesoras y consultoras.

Guiar y vigilar el correcto manejo de los activos fsicos y mantener el control de los
inventarios.

13
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
COMENTARIO FINAL

Como se pudo observar durante la presente semana, se describieron los tipos de organismos que
componen el sistema de comando de incidente, en ellos recae la responsabilidad sobre las tareas
principales de operacin y ejecucin en el desarrollo de una emergencia. Sin duda alguna, son los
que tienen el peso al desplegar todos tus esfuerzos frente a estos acontecimientos.

Se dieron a conocer en forma general las principales tareas y como se puede adaptar su
organizacin, implementar enlaces que permitan una eficiente coordinacin entre rescatistas y el
personal socorrido.

Y de acuerdo a lo sealado durante el desarrollo del curso, es muy importante reeducar, entrenar,
capacitar, realizar simulacros, etc. para preparar a las personas con el apoyo de medios, recursos y
tecnologa, involucrando a todas las entidades que sean necesarias, tanto pblicas como privadas,
incluyendo a los voluntarios dirigidos bajo un plan o programa, designando tareas y
responsabilidades.

14
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4
REFERENCIAS

Curso Bsico Sistema de Comando de Incidentes (CBSCI) (2012). Instituto Nacional de la Defensa

Civil de Per. http://bvpad.indeci.gob.pe/html/es/cursos_indeci/documentos/CBSC-

incidente.pdf

GUA DIDCTICA DEL CURSO BSICO SISTEMA DE COMANDO DE INCIDENTES (2004).

Coordinadora Nacional para la Reduccin de Desastres de Guatemala.

http://www.conred.gob.gt/www/documentos/biblioteca/guiasdidacticas/Guia%20didactica

%20del%20curso%20basico%20Sistema%20de%20Comando%20de%20Incidentes.pdf

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:

IACC (2014). Comando de incidentes: estructura y funciones II. Gestin de la Emergencia. Semana

4.

15
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 4