Marlyn Dalila Recinos Ruiz

a. Business Intelligence a nivel estratgico:

Plan estratgico

El plan estratgico es un documento formal en el que se intenta plasmar, por parte de los
responsables de una compaa (directivos, gerentes, empresarios...) cual ser la estrategia de la
misma durante un perodo de tiempo, generalmente de 3 a 5 aos.

El plan estratgico es cuantitativo: establece las cifras que debe alcanzar la compaa, manifiesto:
describe el modo de conseguirlas, perfilando la estrategia a seguir, y temporal: indica los plazos de
los que dispone la compaa para alcanzar esas cifras.

El plan estratgico recoge tres puntos principales:

Objetivos: un objetivo es un hecho que no depende directamente de la compaa, y que est

formado por la ecuacin: cantidad a alcanzar + plazo para conseguirlo.

- Polticas: una poltica es una conducta que marca la compaa, y que sirve para describir su
actitud, continuada en el tiempo, a la hora de enfrentarse a situaciones de diversa ndole. El
verbo asociado a una poltica es siempre establecer:

Existen muchos parmetros sobre los que se puede establecer la actitud de la empresa, como la
poltica de tesorera, la poltica de atencin al cliente, la poltica de recursos humanos, la poltica
de imagen corporativa, la poltica de reparto de dividendos...

- Acciones: una accin es un hecho que depende directamente de la compaa, y que

generalmente se lleva a cabo para facilitar la consecucin de los objetivos, fomentar el respeto a
las polticas impuestas, o vertebrar la estrategia global de la empresa. El verbo asociado a una
accin es siempre realizar:

Las acciones se suelen agrupar de tal manera que sea sencillo identificar su origen y, a su vez, su
finalidad. As se pueden clasificar como dependientes de un objetivo estratgico, de una poltica de
empresa o simplemente como acciones puntuales.

En la prctica, el plan estratgico se suele sintetizar en un documento escrito (generalmente de

menos de 20 pginas), concretando as las lneas estratgicas generales a seguir por la compaa.

El plan estratgico describe, por tanto, una manera de conseguir las cualidades organizacionales
enumeradas en el plan director. No obstante, el plan estratgico no suele estar lo suficientemente
detallado como para actuar a nivel departamental. Para ello, se suele utilizar el plan operativo anual.

La herramienta de Business Intelligence dedicada a la inclusin y seguimiento del plan estratgico en

una empresa es el Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard.

Plan operativo anual (POA)

El plan operativo anual es un documento formal en el que se enumeran, por parte de los
responsables de una entidad facturadora (compaa, departamento, sucursal u oficina) los objetivos
a conseguir durante el presente ejercicio.
El plan operativo anual debe estar perfectamente alineado con el plan estratgico de la empresa, y
su especificacin sirve para concretar, adems de los objetivos a conseguir cada ao, la manera de
alcanzarlos que debe seguir cada entidad (departamento, sucursal, oficina...).

Incluso, dentro de cada sucursal o departamento es posible hallar una prediccin del volumen
esperado de ventas para cada mes del ao (teniendo en cuenta la estacionalidad del producto o las
oscilaciones que ha experimentado el mercado en aos anteriores).

Por tanto, es comn en un plan operativo anual disponer, para cada mes (desde enero a diciembre),
de un valor POA para cada objetivo. A medida que va avanzando el ao es posible fijar el valor real
que se ha alcanzado y, por tanto, hallar posibles errores o desviaciones en el plan..

Cuadros de mando e indicadores

Tipos de Cuadros de Mando

Cuadro de Mando Operativo (CMO), es una herramienta de control enfocada al seguimiento de

variables operativas, es decir, variables pertenecientes a reas o departamentos especficos de la
empresa. La periodicidad de los CMO puede ser diaria, semanal o mensual, y est centrada en
indicadores que generalmente representan procesos, por lo que su implantacin y puesta en marcha
es ms sencilla y rpida. Un CMO debera estar siempre ligado a un DSS (Sistema de Soporte a
Decisiones) para indagar en profundidad sobre los datos.

Cuadro de Mando Integral (CMI), por el contrario, representa la ejecucin de la estrategia de una
compaa desde el punto de vista de la Direccin General (lo que hace que sta deba estar
plenamente involucrada en todas sus fases, desde la definicin a la implantacin). Existen diferentes
tipos de cuadros de mando integral, si bien los ms utilizados son los que se basan en
la metodologa de Kaplan & Norton. La principales caractersticas de esta metodologa son que
utilizan tanto indicadores financieros como no financieros, y que los objetivos estratgicos se
organizan en cuatro reas o perspectivas: financiera, cliente, interna y aprendizaje/crecimiento.

Sistemas de Soporte a la Decisin (DSS)

Un Sistema de Soporte a la Decisin (DSS) es una herramienta de Business Intelligence enfocada al

anlisis de los datos de una organizacin.

En principio, puede parecer que el anlisis de datos es un proceso sencillo, y fcil de conseguir
mediante una aplicacin hecha a medida o un ERP sofisticado. Sin embargo, no es as: estas
aplicaciones suelen disponer de una serie de informes predefinidos en los que presentan la
informacin de manera esttica, pero no permiten profundizar en los datos, navegar entre ellos,
manejarlos desde distintas perspectivas... etc.
El DSS es una de las herramientas ms emblemticas del Business Intelligence ya que, entre otras
propiedades, permiten resolver gran parte de las limitaciones de los programas de gestin. Estas son
algunas de sus caractersticas principales:

Informes dinmicos, flexibles e interactivos, de manera que el usuario no tenga que

ceirse a los listados predefinidos que se configuraron en el momento de la implantacin, y
que no siempre responden a sus dudas reales.

No requiere conocimientos tcnicos. Un usuario no tcnico puede crear nuevos grficos e

informes y navegar entre ellos, haciendo drag&drop o drill through. Por tanto, para examinar la
informacin disponible o crear nuevas mtricas no es imprescindible buscar auxilio en el
departamento de informtica.

Rapidez en el tiempo de respuesta, ya que la base de datos subyacente suele ser un

datawarehouse corporativo o un datamart, con modelos de datos en estrella o copo de nieve.
Este tipo de bases de datos estn optimizadas para el anlisis de grandes volmenes de
informacin (vease nalisis OLTP-OLAP).

Integracin entre todos los sistemas/departamentos de la compaa. El proceso de ETL

previo a la implantacin de un Sistema de Soporte a la Decisin garantiza la calidad y la
integracin de los datos entre las diferentes unidades de la empresa. Existe lo que se
llama: integridad referencial absoluta.

Cada usuario dispone de informacin adecuada a su perfil. No se trata de que todo el

mundo tenga acceso a toda la informacin, sino de que tenga acceso a la informacin que
necesita para que su trabajo sea lo ms eficiente posible.

Disponibilidad de informacin histrica. En estos sistemas est a la orden del da

comparar los datos actuales con informacin de otros perodos histricos de la compaa, con
el fin de analizar tendencias, fijar la evolucin de parmetros de negocio... etc.

Sistemas de Informacin Ejecutiva (EIS)

Un Sistema de Informacin para Ejecutivos o Sistema de Informacin Ejecutivaes una herramienta

software, basada en un DSS, que provee a los gerentes de un acceso sencillo a informacin interna
y externa de su compaa, y que es relevante para sus factores clave de xito.

La finalidad principal es que el ejecutivo tenga a su disposicin un panorama completo del estado de
los indicadores de negocio que le afectan al instante, manteniendo tambin la posibilidad de analizar
con detalle aquellos que no estn cumpliendo con las expectativas establecidas, para determinar el
plan de accin ms adecuado.

De forma ms pragmtica, se puede definir un EIS como una aplicacin informtica que muestra
informes y listados (query & reporting) de las diferentes reas de negocio, de forma consolidada,
para facilitar la monitorizacin de la empresa o de una unidad de la misma.

El EIS se caracteriza por ofrecer al ejecutivo un acceso rpido y efectivo a la informacin compartida,
utilizando interfaces grficas visuales e intutivas. Suele incluir alertas e informes basados en
excepcin, as como histricos y anlisis de tendencias. Tambin es frecuente que permita la
domiciliacin por correo de los informes ms relevantes.
A travs de esta solucin se puede contar con un resumen del comportamiento de una organizacin
o rea especfica, y poder compararla a travs del tiempo. Es posible, adems, ajustar la visin de la
informacin a la teora de Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral impulsada por Norton y
Kaplan, o bien a cualquier modelo estratgico de indicadores que maneje la compaa.

Componentes del Business Intelligence:

Datawarehouse

Un Datawarehouse es una base de datos corporativa que se caracteriza por integrar y depurar
informacin de una o ms fuentes distintas, para luego procesarla permitiendo su anlisis desde
infinidad de pespectivas y con grandes velocidades de respuesta. La creacin de un datawarehouse
representa en la mayora de las ocasiones el primer paso, desde el punto de vista tcnico, para
implantar una solucin completa y fiable de Business Intelligence.

La ventaja principal de este tipo de bases de datos radica en las estructuras en las que se almacena
la informacin (modelos de tablas en estrella, en copo de nieve, cubos relacionales... etc). Este tipo
de persistencia de la informacin es homognea y fiable, y permite la consulta y el tratamiento
jerarquizado de la misma (siempre en un entorno diferente a los sistemas operacionales).

El trmino Datawarehouse fue acuado por primera vez por Bill Inmon, y se traduce literalmente
como almacn de datos. No obstante, y como cabe suponer, es mucho ms que eso. Segn defini
el propio Bill Inmon, un datawarehouse se caracteriza por ser:

Integrado: los datos almacenados en el datawarehouse deben integrarse en una estructura

consistente, por lo que las inconsistencias existentes entre los diversos sistemas
operacionales deben ser eliminadas. La informacin suele estructurarse tambin en distintos
niveles de detalle para adecuarse a las distintas necesidades de los usuarios.
 Temtico: slo los datos necesarios para el proceso de generacin del conocimiento del
negocio se integran desde el entorno operacional. Los datos se organizan por temas para
facilitar su acceso y entendimiento por parte de los usuarios finales. Por ejemplo, todos los
datos sobre clientes pueden ser consolidados en una nica tabla del datawarehouse. De esta
forma, las peticiones de informacin sobre clientes sern ms fciles de responder dado que
toda la informacin reside en el mismo lugar.

Histrico: el tiempo es parte implcita de la informacin contenida en un datawarehouse. En

los sistemas operacionales, los datos siempre reflejan el estado de la actividad del negocio en
el momento presente. Por el contrario, la informacin almacenada en el datawarehouse sirve,
entre otras cosas, para realizar anlisis de tendencias. Por lo tanto, el datawarehouse se
carga con los distintos valores que toma una variable en el tiempo para permitir
comparaciones.

No voltil: el almacn de informacin de un datawarehouse existe para ser ledo, pero no

modificado. La informacin es por tanto permanente, significando la actualizacin del
datawarehouse la incorporacin de los ltimos valores que tomaron las distintas variables
contenidas en l sin ningn tipo de accin sobre lo que ya exista.

Otra caracterstica del datawarehouse es que contiene metadatos, es decir, datos sobre los datos.
Los metadatos permiten saber la procedencia de la informacin, su periodicidad de refresco, su
fiabilidad, forma de clculo... etc.

Los metadatos sern los que permiten simplificar y automatizar la obtencin de la informacin desde
los sistemas operacionales a los sistemas informacionales.

Los objetivos que deben cumplir los metadatos, segn el colectivo al que va dirigido, son:

Dar soporte al usuario final, ayudndole a acceder al datawarehouse con su propio lenguaje
de negocio, indicando qu informacin hay y qu significado tiene. Ayudar a construir
consultas, informes y anlisis, mediante herramientas de Business Intelligence
como DSS, EIS o CMI.

Dar soporte a los responsables tcnicos del datawarehouse en aspectos de auditora,

gestin de la informacin histrica, administracin del datawarehouse, elaboracin de
programas de extraccin de la informacin, especificacin de las interfaces para la
realimentacin a los sistemas operacionales de los resultados obtenidos... etc.

Por ltimo, destacar que para comprender ntegramente el concepto de datawarehouse, es

importante entender cual es el proceso de construccin del mismo, denominado ETL (Extraccin,
Transformacin y Carga), a partir de los sistemas operaciones de una compaa:

Extraccin: obtencin de informacin de las distintas fuentes tanto internas como externas.

Transformacin: filtrado, limpieza, depuracin, homogeneizacin y agrupacin de la

informacin.

Carga: organizacin y actualizacin de los datos y los metadatos en la base de datos.

Una de las claves del xito en la construccin de un datawarehouse es el desarrollo de forma
gradual, seleccionando a un departamento usuario como piloto y expandiendo progresivamente el
almacn de datos a los dems usuarios. Por ello es importante elegir este usuario inicial o piloto,
siendo importante que sea un departamento con pocos usuarios, en el que la necesidad de este tipo
de sistemas es muy alta y se puedan obtener y medir resultados a corto plazo.

Principales aportaciones de un datawarehouse

Proporciona una herramienta para la toma de decisiones en cualquier rea funcional,

basndose en informacin integrada y global del negocio.

Facilita la aplicacin de tcnicas estadsticas de anlisis y modelizacin para encontrar

relaciones ocultas entre los datos del almacn; obteniendo un valor aadido para el negocio de
dicha informacin.

Proporciona la capacidad de aprender de los datos del pasado y de predecir situaciones

futuras en diversos escenarios.

Simplifica dentro de la empresa la implantacin de sistemas de gestin integral de la relacin

con el cliente.

Supone una optimizacin tecnolgica y econmica en entornos de Centro de Informacin,

estadstica o de generacin de informes con retornos de la inversin espectaculares.

Datamart

Un Datamart es una base de datos departamental, especializada en el almacenamiento de los datos

de un rea de negocio especfica. Se caracteriza por disponer la estructura ptima de datos para
analizar la informacin al detalle desde todas las perspectivas que afecten a los procesos de dicho
departamento. Un datamart puede ser alimentado desde los datos de un datawarehouse, o integrar
por si mismo un compendio de distintas fuentes de informacin.
Por tanto, para crear el datamart de un rea funcional de la empresa es preciso encontrar la
estructura ptima para el anlisis de su informacin, estructura que puede estar montada sobre una
base de datos OLTP, como el propio datawarehouse, o sobre una base de datos OLAP. La
designacin de una u otra depender de los datos, los requisitos y las caractersticas especficas de
cada departamento. De esta forma se pueden plantear dos tipos de datamarts:

Datamart OLAP

Se basan en los populares cubos OLAP, que se construyen agregando, segn los requisitos de cada
rea o departamento, las dimensiones y los indicadores necesarios de cada cubo relacional. El modo
de creacin, explotacin y mantenimiento de los cubos OLAP es muy heterogneo, en funcin de la
herramienta final que se utilice.

Datamart OLTP

Pueden basarse en un simple extracto del datawarehouse, no obstante, lo comn es introducir

mejoras en su rendimiento (las agregaciones y los filtrados suelen ser las operaciones ms usuales)
aprovechando las caractersticas particulares de cada rea de la empresa. Las estructuras ms
comunes en este sentido son las tablas report, que vienen a ser fact-tables reducidas (que agregan
las dimensiones oportunas), y las vistas materializadas, que se construyen con la misma estructura
que las anteriores, pero con el objetivo de explotar la reescritura de queries (aunque slo es posibles
en algunos SGBD avanzados, como Oracle).

Los datamarts que estn dotados con estas estructuras ptimas de anlisis presentan las siguientes
ventajas:

Poco volumen de datos

Mayor rapidez de consulta

Consultas SQL y/o MDX sencillas

Validacin directa de la informacin

Facilidad para la historizacin de los datos

Experiencias de implementacin de Business Intelligence en los negocios.

Una empresa del Sector Metalmecnico, lder a nivel nacional, con oficinas de distribucin propias en
todo el pas, necesita una forma efectiva de trabajar con los datos generados por su rea de finanzas
y que le permita generar informacin financiera de forma rpida y oportuna para la toma de
decisiones.

Antes de implantar el sistema de gestin de la informacin Business Intelligence, la empresa no tena

en realidad una forma efectiva de trabajar con datos generados por su rea de finanzas.

Manejaba una herramienta para la generacin de los reportes auxiliares de contabilidad lenta y poco
flexible, y exista la dependencia de una persona de sistemas para poderlos generar manualmente,
por lo que el tiempo de respuesta para entregar informacin financiera era muy lento y no era
oportuno para la toma de decisiones.

La metodologa que se sigui fue la que marca el procedimiento de implantacin de Business

Intelligence en toda su amplitud.

Anlisis previo a la implantacin

Asesoramiento en la eleccin de la aplicacin de Business Intelligence ms adecuada
Direccin de proyecto de implantacin Business Intelligence, (BI).
Anlisis y evaluacin de la implantacin.

La solucin de BI estaba soportada por un DataWarehouse que se encontraba en un servidor

Windows 2000, con base de datos SQL Server 2000. El DataWarehouse era alimentado con datos
del ERP (BPCS), del sistema de nminas, del APS (MAPICS) y otras aplicaciones de soporte
operativo, a travs de un proceso de extraccin de datos hacia el servidor de base de datos SQL
Server, en tiempo real, utilizando MQ Series de IBM y Data Transformation Services de Microsoft.

El Tiempo de implantacin fue de 2 meses.

En palabras del Gerente de Sistemas de la empresa cliente: Estbamos buscando una manera de
reducir el tiempo y costo de generar la informacin financiera de la empresa y con ello queramos
mejorar el nivel de servicio del rea de sistemas hacia los usuarios.

Una vez finalizado el proyecto, afirm: La solucin que hemos implementado nos ha dado mucho
valor aadido y una enorme flexibilidad, ya que permite que nuestros usuarios sean autosuficientes,
y puedan generar sus reportes financieros predefinidos, analizarlos e ir a ver el detalle de los
mismos, pero tambin les permite crear nuevos reportes conforme los necesiten

Resultados

Actualmente, el Director de Finanzas de la empresa cliente da por hecho que los reportes estn
disponibles y actualizados en el momento que se requieran y ya no espera a que se generen los
reportes como lo haca antes. Ahora espera que el personal de finanzas tenga las explicaciones de
los resultados. Segn sus propias palabras hemos podido liberar tiempo al personal de finanzas, de
tal manera que ahora se pueden enfocar en el anlisis de la informacin y no en la generacin de
reportes como lo hacan anteriormente. En el pasado los reportes nos mostraban resultados al fin del
mes y en muchas ocasiones ya no podamos hacer nada por cambiarlos, ahora que tenemos la
informacin actualizada diariamente, podemos tomar acciones inmediatamente que permitan a la
compaa obtener mejores resultados.

BIBLIOGRAFA

https://www.gestiopolis.com/business-intelligence-empresas-sector-metalmecanico/

http://www.sinnexus.com/business_intelligence/plan_estrategico.aspx