Evaluacin de proveedores

1. Introduccin
La gestin de las compras cada da cobra ms importancia por el papel
fundamental que juega en la orientacin hacia el exterior, ya que muchos de los
problemas que anteriormente eran de produccin, se convierten ahora en
problemas de aprovisionamiento.

En cualquier empresa, ms del 50% de los costos estn constituidos por

recursos y servicios adquiridos de fuentes externas; de aqu que sea primordial
la racionalizacin de las polticas de adquisicin de materiales, suministros y
servicios.

De esto se desprende que los proveedores se convierten en un elemento crtico

para garantizar la excelencia de los productos terminados; las razones
expuestas justifican sobradamente la creciente atencin que en los ltimos
tiempos est recibiendo la gestin de las compras y en especial la relacin con
los proveedores.

2. Definicin
La evaluacin de los proveedores es un procedimiento que permite establecer
cules van a ser nuestros futuros proveedores, teniendo en cuenta los
requisitos previos como son la puntualidad en los servicios que se les encarga,
el tiempo de respuesta que nos indican, de presentarse algn inconveniente y
adems lo ms importante que es la garanta y seguridad.

3. Proceso de compras
El Proceso de Compras tiene como misin garantizar la entrada de mercancas a
las empresas, atendiendo a las necesidades de aprovisionamiento detectadas a
lo largo de la cadena de suministro, con el objetivo de satisfacer en cantidad,
calidad y tiempo la demanda de los clientes.

A consideracin del autor, el proceso de compra est compuesto por los

siguientes subprocesos (algunos de estos subprocesos son solamente para las
compras de exportacin1):
- Pronstico de la demanda.
- Planificacin de las compras.
- Investigacin del mercado de aprovisionamiento.
- Evaluacin y Homologacin de proveedores.
- Gestin de las ofertas.
- Negociacin y contratacin.
- Monitoreo de las compras nacionales y de importacin1.
- Tramitacin aduanal1.
- Control e inspeccin de las mercancas.
- Gestin de los pagos.
- Gestin de los presupuestos.
 La correcta identificacin de estos subprocesos y las relaciones existentes entre
ellos, garantiza que las empresas realicen compras eficientes para los productos
y servicios que desarrollan.

En este sentido juega u papel primordial, adems, la evaluacin y homologacin

de proveedores, pues en este subproceso se establecen cules son los
proveedores que estn mejor posicionados para satisfacer las demandas
existentes en la organizacin.

4. Evaluacin inicial de los proveedores

Las empresas solamente deben establecer negociaciones con proveedores
homologados, es decir, aquellos que estn incluidos en la carpeta de
proveedores de la organizacin. Por tal motivo, cuando se desee incluir nuevos
suministradores en la carpeta de proveedores para posteriormente establecer
con estas posibles negociaciones, primeramente, deben evaluarse. Para ello la
organizacin debe tener establecido cules son los parmetros que se les
medirn a los mismos.

Algunos de los parmetros utilizados para esta evaluacin inicial son los
siguientes (Aunque la seleccin de estos parmetros depende de cada
organizacin):
- Precio.
- Calidad.
- Plazo de entrega.
- Posicionamiento en el mercado.
- Reputacin.
- Facilidades de pago.
- Garantas que facilita.
- Flexibilidad.
- Capacidad tcnica y real de produccin.
- Distancia y aseguramiento de transporte.
- Riesgos.
- Servicio posventa propuesto.
- Fiabilidad.

Antes de la evaluacin inicial del proveedor, la empresa debe pedir a cada

suministrador los datos necesarios para realizar dicha evaluacin (de acuerdo a
los parmetros establecidos); despus de tener todos los datos y documentos
solicitados al proveedor, de ser posible, se realizar una visita a las instalaciones
del suministrador para comprobar la veracidad de los datos emitidos por este.
Paralelamente se verificar toda la documentacin legal.

Una buena prctica para la evaluacin inicial de los proveedores es la Suma

Ponderada: se confecciona la matriz de evaluacin de los proveedores a partir
de los parmetros seleccionados por la empresa, se determina el peso de cada
 uno de ellos (se dividen cien puntos entre todos los parmetros). Luego se
evala al proveedor para cada caracterstica en una escala del uno al cinco, la
calificacin obtenida por un proveedor para un parmetro se multiplica por el
peso otorgado al mismo por el experto. Despus se suman todos los puntos
obtenidos de la multiplicacin anterior y se divide entre 5. El resultado
obtenido ser la valoracin del proveedor.

Aquellos proveedores que obtengan una valoracin por encima del 70 por
ciento en su evaluacin inicial, sern homologados e incluidos en la carpeta de
proveedores de la empresa.

Debido a no haberse realizado anteriormente ninguna negociacin con estos, se

recomienda que sean clasificados como proveedores ocasionales de la
organizacin.

5. Reevaluacin de los proveedores o evaluacin de su comportamiento

A pesar de que la empresa haya evaluado y aceptado inicialmente al proveedor,
este debe ser evaluado segn su comportamiento cada vez que emita algn
pedido.

Para dicha evaluacin se pueden utilizarn los siguientes indicadores:

- Calidad.
- Cumplimiento de los plazos de entrega.

Al igual que en la evaluacin inicial, en caso de que el proveedor alcance una

puntuacin mayor que el 70 por ciento, ser homologado y se mantendr en la
carpeta de proveedores de la organizacin. Si la puntuacin es menos ser
eliminado de dicha carpeta.

En caso de que la puntuacin sea mayor del 85 por ciento, adems de ser
homologado ser catalogado como proveedores importantes de la
organizacin.

A diferencia de muchos especialistas en Compras, el autor de este artculo

considera que el precio no es un criterio a utilizar para la reevaluacin de los
proveedores.

En la gestin de las compras existe un subproceso llamado gestin de las

ofertas. En este subproceso se determina la oferta idnea, que satisfaga las
necesidades de aprovisionamiento de la organizacin con la calidad, precio y
plazos de entrega deseados.

Para esta seleccin se puede usar tambin la Suma Ponderada, e inclusive

pueden ser utilizados los mismos parmetros enunciados para la evaluacin
inicial de los proveedores.
 Uno de los parmetros que siempre se escoge es el precio. Suponga que se
escogi una determinada oferta a pesar de su elevado precio (tal vez es un
proveedor confiable, o presenta cualquier caracterstica que tenga un mayor
peso para la seleccin que el precio), entonces, el proveedor seleccionado
entrega ese pedido en el tiempo pactado y con la calidad prevista Sera justo
darle una mala evaluacin al proveedor partiendo del criterio de que el
producto tiene un precio elevado, que es mayor que el de la competencia, a
pesar de que la calidad y plazos pactados los cumpli segn lo pactado?.
Condiciones de evaluacin y homologacin del proveedor y producto
1. Informacin Y Documentacin Del Proveedor
El PROVEEDOR deber entregar a la CONTRATANTE la informacin solicitada en
la evaluacin inicial y en la evaluacin peridica anual mediante los sistemas y
medios electrnicos establecidos por la CONTRATANTE. Asimismo, para los
servicios, actividades y suministros de materiales dnde sea aplicable,
deber entregar la documentacin adicional que se le solicite en el proceso de
homologacin. El PROVEEDOR deber mantener actualizada y vigente dicha
informacin y documentacin a disposicin de la CONTRATANTE en todo
momento de la vigencia de este contrato. El PROVEEDOR deber facilitar en el
tiempo fijado y por los medios establecidos la informacin y documentacin
exigida por la CONTRATANTE.
Cuando lo requiera la CONTRATANTE el PROVEEDOR facilitar el soporte tcnico
en los procesos definidos en los puntos 3 y 4 de estas condiciones.

2. Evaluacin Inicial Y Peridica Del Proveedor

El PROVEEDOR debe estar calificado como apto en el proceso de evaluacin por
GAS NATURAL FENOSA antes del inicio de suministros de servicios, bienes y/o
materiales objeto de este Contrato. Asimismo, el PROVEEDOR deber mantener
las condiciones aprobadas en dicha evaluacin inicial durante la vigencia del
contrato y para ello, se compromete a entregar a la CONTRATANTE la
informacin y documentacin actualizada que se le solicite en la evaluacin
peridica realizada anualmente de acuerdo a los criterios establecidos por GAS
NATURAL FENOSA. Los criterios bsicos sobre los que se realiza la evaluacin
inicial y peridica del proveedor se relacionan en el Anexo 1 Criterios bsicos
de evaluacin inicial y peridica del proveedor.

3. Homologacin Del Proveedor Y Productos

Para determinados suministros de servicios, bienes y/o materiales el
PROVEEDOR requiere estar adicionalmente homologado por GAS NATURAL
FENOSA antes de la adjudicacin de pedidos y durante la vigencia del contrato.
La necesidad de la homologacin ser comunicada al Proveedor en las
condiciones especficas.

Para obtener y mantener la homologacin el PROVEEDOR deber aportar las

evidencias documentales que les sern requeridas por la CONTRATANTE,
correspondientes a requisitos generales (sistema de gestin de la calidad,
medio ambiente y prevencin de riesgos laborales), y las correspondientes a los
requisitos de las condiciones especficas (requisitos de recursos humanos,
tcnicos y requisitos de productos).

En lo referente a los requisitos especficos sobre recursos humanos el

PROVEEDOR es responsable de emplear personal (propio o subcontratado)
formado y capacitado para cada actividad y trabajos, previamente al inicio de su
actividad para la CONTRATANTE y durante toda la vigencia del contrato. La
consecucin de dicha formacin y capacitacin es responsabilidad exclusiva del
PROVEEDOR y en cumplimiento de las leyes, reglamentaciones y dems normas
aplicables y requisitos especficos exigidos a las actividades y trabajos objeto del
contrato. El PROVEEDOR deber disponer y mantener la documentacin,
evidencias y registros de la formacin y capacitacin vigente de su personal,
que demuestren dicha cualificacin (formacin especfica, titulaciones oficiales,
certificaciones de aptitud, autorizaciones, acreditaciones, etc.).

En lo referente a los requisitos especficos sobre recursos tcnicos, el

PROVEEDOR deber de disponer y/o emplear instalaciones y maquinaria en
correcto estado para realizar las actividades y productos objeto del contrato. En
este sentido la maquinaria y equipos utilizados por el PROVEEDOR debern
cumplir con la legislacin y normas vigentes aplicables, especialmente en los
aspectos de calidad, seguridad y de medio ambiente. El PROVEEDOR deber
tener identificada toda la maquinaria y los equipos que afecten a la calidad y
seguridad del producto o actividad y realizar la revisin, calibracin o ajuste que
corresponda a los intervalos establecidos o antes de su utilizacin, as como
mantener la documentacin, evidencias y registros (inventario de maquinaria y
equipos, fichas de control de la maquinaria y equipos de medida).

El PROVEEDOR deber mantener los estndares requeridos en la homologacin.

En productos, el PROVEEDOR se compromete a que los suministros de dichos
productos sean de acuerdo con los modelos homologados.

El PROVEEDOR asumir en su totalidad los costes derivados de la homologacin

(acopio de medios, certificaciones, ensayos, acreditaciones, etc.). En el caso
concreto de materiales y/o productos, la homologacin podr extenderse al
fabricante, centros de produccin y distribuidores. Cuando lo requiera la
CONTRATANTE el PROVEEDOR facilitar la formacin e instrucciones
relacionadas con el correcto uso y mantenimiento de sus productos.
 La CONTRATANTE a efectos de comprobar los datos, documentos e informacin
aportada por el PROVEEDOR se reserva el derecho de efectuar facultativamente
las auditoras e inspecciones que considere necesarias de acuerdo con lo
indicado en el apartado 4.

Si del proceso de homologacin resultaran incumplimientos o no

conformidades sern comunicadas al PROVEEDOR y se resolvern segn lo
indicado en el punto 5.

4. Auditora E Inspeccin
El PROVEEDOR realizar los controles de calidad, de proceso y/o producto,
establecidos en las normas y dems documentacin contractualmente
aplicable. Los resultados de los controles y ensayos sern adecuadamente
registrados, de acuerdo con las especificaciones, planes de calidad y planes de
puntos de inspeccin aplicables o acordados, debiendo quedar archivados y a
disposicin de la CONTRATANTE durante un mnimo de 5 aos, salvo otra
indicacin en la normativa antes citada o en las condiciones especficas.

El PROVEEDOR realizar bajo su responsabilidad y a su cargo la verificacin de

los productos y servicios suministrados. El PROVEEDOR se responsabiliza de
cualquier defecto o fallo de calidad que le sea imputable, as como de los daos
que estos productos defectuosos pudieran ocasionar a la CONTRATANTE
y/o a terceras partes.

La CONTRATANTE y sus representantes designados tendrn derecho a efectuar

auditoras e inspecciones a los centros de produccin, lotes de producto, locales
e instalaciones del PROVEEDOR, sus suministradores o subcontratistas, recursos
tcnicos y humanos, con anterioridad a la realizacin de los trabajos, durante o
a la finalizacin de los trabajos, para comprobar la idoneidad de los procesos,
calidades y estado de los suministros de servicios y/o bienes. Las auditoras e
inspecciones que realice la CONTRATANTE y sus representantes no trasladan, ni
eximen de ningn modo, ni en grado alguno los controles, la responsabilidad y
deberes del PROVEEDOR.

La CONTRATANTE comunicar al PROVEEDOR la programacin de auditoras e

inspecciones. El nivel de inspeccin aplicado por la CONTRATANTE sobre bienes
y productos se corresponder con alguna de las categoras establecidas en el
Anexo 2 Niveles de inspeccin y concierto de calidad y ser comunicado por
la CONTRATANTE. El PROVEEDOR nombrar un responsable que actuar de
enlace e interlocutor.

Asimismo, el PROVEEDOR se compromete, en el caso de que se le solicite, a

comunicar a la CONTRATANTE con la suficiente antelacin, los programas de
 trabajos/fabricacin/ensayos y estado de los mismos con el objeto de facilitar la
elaboracin y aplicacin de las auditoras e inspecciones.

Si de las auditoras y/o inspecciones resultaran incumplimientos o no

conformidades sern comunicadas al PROVEEDOR y se resolvern segn lo
indicado en el punto 5.

La CONTRATANTE podr solicitar ensayos adicionales para aclarar los aspectos

que as lo requieran.

5. Tratamiento De No Conformidades
Constituye una no conformidad cualquier incumplimiento de los requisitos
contractuales, detectado en los procesos de evaluacin, homologacin,
auditora e inspeccin, en la ejecucin de un servicio, de un proceso o en el
funcionamiento o mal estado de un producto.

La CONTRATANTE notificar al PROVEEDOR las no conformidades que se

detecten para su conocimiento y resolucin, mediante los canales habituales
(email, fax, correo).

El PROVEEDOR se compromete a corregir dichas no conformidades y

solucionarlas en los plazos y trminos que la CONTRATANTE haya indicado. La
CONTRATANTE se reserva el derecho de solicitar y aceptar o rechazar los planes
de acciones correctivas. La falta de resolucin de no conformidades en plazo y
trminos establecidos por la CONTRATANTE darn derecho a sta a resolver el
contrato o exigir su cumplimiento. En ambos casos con la indemnizacin de
daos y perjuicios que corresponda.

Ante la deteccin de algn defecto que suponga incumplimiento de los

requisitos especficos o aptitud al uso en el producto suministrado, el
PROVEEDOR queda obligado a reponer las unidades defectuosas.

Adicionalmente la CONTRATANTE podr rechazar parcial o totalmente el lote de

produccin al que pertenezca el producto que presenta el defecto, devolviendo
al PROVEEDOR todas las unidades no utilizadas de dicho lote para que sean
sustituidas por otras nuevas sin defectos, debiendo abonar el PROVEEDOR
todos los gastos que tales devoluciones ocasionen.
Si alguna o algunas unidades de este lote considerado no aceptable estuvieran
ya instaladas, el PROVEEDOR, adems de reponer dichas unidades por otras
nuevas abonar a la CONTRATANTE los gastos derivados de las obras de
sustitucin de las mismas.