PERFIL

Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla
con lassiguientes caractersticas:
Excelente redaccin y ortografa.
Facilidad de expresin verbal y escrita.
Persona proactiva, y organizada
Facilidad para interactuar en grupos.
Dominio de Windows, Microsoft Office, Star Office, Linux e Internet.
Brindar apoyo a todos los departamentos.
Desempearse eficientemente en cualquier rea Administrativa.
Conocimientos en el rea de logstica, Crditos, Cobranzas y Atencin
alCliente.
Aptitudes para la organizacin.
Buenas relaciones interpersonales.
Dinmica y entusiasta.
Habilidades para el planeamiento, innovacin, motivacin, liderazgo y
toma de decisiones.
Capacidad de trabajar en equipo y bajo presin.
Una secretaria de gerencia debe tener las siguientes caractersticas:
Comunicacin constante con los sectoristas de los distintos bancos para
elseguimiento de Cartas Fianzas, Pagars, Lneas de Crdito, Sobregiros.

Responsable del recepcionar, registrar y distribuir la correspondencia

de gerencia.
Emisin de correspondencia bajo numeracin correlativa y codificada,
de acuerdo al departamento que le ordene, y su remisin inmediata.
Mantenimiento de archivos de contratos suscritos por la empresa
conterceros.
Atencin diaria de las agendas de la Gerencia.
Atencin a las entrevistas personales.
Recepcin de mensajes telefnicos de gerencia.
Control del fondo fijo (Caja chica), de acuerdo a las normas y
procedimientos establecidos para tal funcin.
Cumplir y hacer cumplir las polticas, normas y procedimientos de la
empresa.
Mantener actualizados archivos fsicos y en base de datos, sobre las
facturas generadas y facturas anuladas, clasificndolas ordenadamente
por tipo de transaccin y nmero correlativo.
Elaborar y presentar peridicamente y a solicitud de las instancias
superiores, los reportes adecuados sobre las facturas generadas y en
qu estado se encuentran.
Elaboracin de documentos para licitaciones.
FUNCIONES1.
Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento
deservicio al cliente.
2. Hacer una evaluacin peridica de proveedores para verificar
elcumplimiento y servicios de estos.
3. Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento
correspondiente para que todo estemos informados y desarrollar bien
el trabajo asignado.
4. Atender y orientar al pblico que solicite los servicios de una manera
cortes y amable para que la informacin sea ms fluida y clara.
5. Hacer y recibir llamadas telefnicas para tener informado a los jefes
de los compromisos y dems asuntos.
6. Obedecer y realizar instrucciones que le sean asignadas por su jefe.

Las acciones tpicas de la gerencia

La gestin organizacional es un proceso complejo, que consiste en la ejecucin secuencial de

pasos o fases, que constituyen el trabajo tpico de un administrador o gerente. Esas tareas
pueden expresarse en forma generalizada como funciones directivas, que se ejercen a diversos
niveles:

Planificacin: Consiste en establecer los objetivos de largo, mediano y corto plazo (o metas) de
la organizacin, y en especificar los cursos de accin que se seguirn para conseguirlos. Debe
haber coherencia entre los diversos niveles temporales de objetivos, los cuales por otra parte
debe ser concretos, claros, y de ser posible, cuantificables, para poder luego hacer
comparaciones con los resultados. Incluye tambin el anlisis de los recursos necesarios, su
adecuacin y disponibilidad; y todo ello se debe concretar finalmente en planes, programas y
presupuestos.

Organizacin: Consiste en disear y determinar funciones y tareas, establecer unidades

operativas, departamentos, divisiones, etc., y definir los circuitos y modalidades de la
comunicacin entre esas unidades. Esa organizacin debe responder a dos requerimientos
bsicos, aparentemente contradictorios pero complementarios: la necesidad de dividir las
tareas y la necesidad de coordinarlas. La funcin de organizacin coordina las tareas
estableciendo relaciones permanentes entre entidades, para configurar una estructura de
autoridad jerarquizada, y establecer el grado de centralizacin o descentralizacin en la toma
de decisiones.

Direccin: Consiste en orientar (dirigir) los esfuerzos de todos los empleados de la

organizacin, inclusive los directivos, hacia la obtencin de las finalidades organizativas. La
funcin directiva se relaciona con los objetivos permanentes, de largo plazo, de la
organizacin; y con los cambios constantes del contexto con el que la organizacin est
vitalmente relacionada. La funcin de direccin se ocupa tambin de la seleccin del personal
que desempear los cargos diseados, de su integracin al conjunto de la empresa, de la
orientacin de su trabajo, capacitacin y motivacin, estableciendo el sistema de liderazgo que
resulte ms adecuado, as como el esquema de sus remuneraciones y promociones, vale decir,
de todo lo relacionado con la gestin de los llamados recursos humanos.

Control: Consiste en procurar que todo se haga segn las previsiones, asegurando la obtencin
de los objetivos de la organizacin, mediante la comparacin de los resultados reales con los
resultados esperados, para definir el nivel de ajuste o de divergencia entre ambos, y
emprender las acciones correctivas que reencaucen la situacin. La funcin de control est,
pues, estrechamente vinculada con la funcin de planificacin. No se pueden controlar
resultados sin previsiones previas, y no se pueden establecer nuevas metas sin controlar los
resultados anteriores.

Estas funciones son secuenciales, se realizan peridicamente, en momentos significativos de la

vida de la empresa. En el resto del tiempo, los directivos realizan las llamadas funciones
continuas:
Anlisis de problemas: En toda organizacin, constantemente se estn produciendo
problemas, incidentes y dificultades. Hay que detectarlos, analizarlos, buscar sus causas,
establecer su importancia y prioridad, para buscar su solucin e implementarla.

Toma de decisiones: Frente a los problemas u oportunidades que plantea el entorno, hay que
plantear las diversas alternativas de cursos de accin posibles, valorarlas segn diversos
criterios, sopesar opiniones y consejos, y en definitiva elegir una, tomar la decisin y
finalmente llevarla a cabo.

El proceso de toma de decisiones es considerado un aspecto central de la funcin directiva, y

en una visin ms metdica y sistematizada se lo considera integrado por las siguientes fases:
Identificacin del problema - Desarrollo de las alternativas -Identificacin de los criterios para
decidir -Ponderacin de los criterios para decidir -Evaluacin de las alternativas -Seleccin de
una alternativa -Implantacin de la alternativa -Evaluacin de la decisin

Comunicacin: Los directivos, para analizar problemas y tomar decisiones, necesitan mucha
informacin proveniente de otros niveles de la organizacin, que pueden obtener si tienen
adecuados canales de comunicacin. Lo mismo ocurre cuando deben informar sobre las
decisiones que toman, para crear bases de consenso y de encuadre disciplinario a los fines de
su puesta en prctica.

La administracin en alguna medida se personaliza en la presencia y accin de los directivos

que la encarnan. El enfoque de las funciones quedara incompleto sin una referencia a los roles
o papeles que los mismos desempean habitualmente.

La secretaria en los diferentes departamentos

Las secretaras de departamento tienen por funciones ejecutar los procedimientos y las
actividades que se asignen en los procesos de investigacin, de gestin acadmica de los
estudios de postgrado y de la contratacin de profesorado. Tambin coordinan el apoyo
administrativo y logstico a la realizacin de actividades acadmicas e institucionales, tanto
de la Universidad como del departamento, y garantizan el apoyo a los equipos de direccin
de los departamentos. Dependen orgnicamente del director o directora del campus, y
funcionalmente, de los directores de departamento. Tambin dependen funcionalmente de
las reas y de los servicios responsables de los procesos de gestin en los que intervienen.