CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA

DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

AREA DE EDUCACION, TRABAJO y PREVISION SOCIAL

D.A.A. N 1343/08 REMITE INFORME FINAL N 175, DE 2008,

SOBRE AUDITORIA DE INGRESOS Y
GASTOS EFECTUADA EN LA FACULTAD
DE FILOSOFIA y HUMANIDADES DE LA
UNIVERSIDAD DE CHILE.

SANTIAGO, 2 3. OI e o 8 * O60761

Cumplo con enviar a Ud., para su

conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N 175 de 2008, con el
resultado de la auditora practicada por funcionarios de esta Divisin, en la Facultad
de Filosofa y Humanidades de la Universidad de Chile.

Sobre el particular, corresponde que esa

autoridad disponga se adopten las medidas pertinentes y que se implementen las
acciones informadas, tendientes a subsanar las situaciones observadas, aspectos que
se verificarn en una visita posterior que practique en esa Entidad este Organismo de
Control.

Saluda atentamente a Ud.,

POR ORDEN DEL CONTRALOR GENERAL

pa~'cia Arriagada Villout
D~~N1S;twIVA
. . A80G,ADO :: ! /
IV! SI6N

ALSEr\lOR
DECANO DE LA FACULTAD DE FILOSOFIA y HUMANIDADES
DE LA UNIVERSIDAD DE CHILE
PRESENTE
mgr
Ref.: W 92760108
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Informe Final N 175 de 2008, sobre examen

de cuentas a los ingresos y gastos de la
Facultad de Filosofa y Humanidades de la
Universidad de Chile.

SANTIAGO, 23 DIC. 2008

En cumplimiento del programa anual de

fiscalizacin, personal de esta Contralora General se constituy en la Facultad de
Filosofa y Humanidades de la Universidad de Chile para desarrollar una auditora de
transacciones.

Objetivo

Esta fiscalizacin tuvo como propsito

efectuar un examen a las operaciones relacionadas con los ingresos y gastos de la
Facultad, correspondientes al segundo semestre del ao 2007, el que comprendi la
evaluacin del sistema de control interno existente, la comprobacin del cumplimiento
de la normativa legal y el examen de cuentas de sus operaciones.

Metodologa

La revisin se desarroll de acuerdo con las

normas y procedimientos de control de esta Contralora General aprobadas por las
Resoluciones Ns. 1485 y 1486, de 1996, la que incluy pruebas selectivas de los
registros y de las operaciones, contabilizacin y movimiento de fondos de los ingresos
propios, adems, de la aplicacin de otros medios tcnicos que se estimaron
necesarios en las circunstancias.

Universo

De acuerdo con los antecedentes entregados

por la Facultad, en el perodo bajo examen se ejecutaron gastos ascendentes a
M$3.120.474, en tanto los ingresos totalizaron M$ 2.604.292.

Muestra

Para el examen, se seleccion una muestra

de 36,41 % del universo, revisin que se focaliz en las remesas recibidas por la
Direccin de Finanzas y Administracin Patrimonial y en los gastos efectuados por la
~ ro Facultad en el segundo semestre de 2007.
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ALASEORITA
JEFE DE LA DIVISiN DE AUDITaRlA ADMINISTRATIVA ...... .
6 (l) PRESENTE
~ MAP/tth/pcm.-

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DlVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
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En el examen practicado se observaron

algunos aspectos que, en cada caso, se senalaron a esa Facultad a travs del Informe
Preliminar N 175 de 2008.

Al respecto, la Facultad dio respuesta a esta

Contralora General, mediante Oficio N 92 de 2008, cuyos antecedentes y
argumentos fueron considerados para la emisin del presente Informe Final.

1.- ANTECEDENTES GENERALES

La Facultad de Filosofa y Humanidades es

una de las 14 facultades de la Universidad de Chile, compuesta por 4 Departamentos
(Ciencias Histricas, Filosofa, Lingstica y Literatura) y 8 Centros de estudio (rabes;
Griegos, Bizantinos y Neohelnicos; Judaicos; de Gnero y Cultura en Amrica Latina;
Culturales Latinoamericanos; Pedaggicos; Cognitivos y tica Aplicada), adems
cuenta con una escuela de pregrado y postgrado.

11.- ASPECTOS DE CONTROL INTERNO

Cabe senalar, en primer trmino, que no se
han implementado Manuales de Procedimientos que especifiquen las actividades y
Unidades que intervienen en cada etapa de la recaudacin de los ingresos, los
controles asociados, las autorizaciones necesarias y la generacin de informes
oportunos y peridicos, situacin que impide delimitar las responsabilidades y orientar
las labores del personal sobre la materia.

Sobre el particular, la Facultad indica que no

posee Manuales de Procedimientos y afirma que durante el ano 2009 se preparar el
senalado Manual.

Se comprob tambin que esta Entidad no

cumple con la Ley de Compras Pblicas N19.886 para efectuar sus adquisiciones, no
obstante que de acuerdo a lo dispuesto en el artculo 1 de la citada Ley, la
Universidad est afecta a las normas y principios del citado cuerpo legal y de su
reglamentacin, toda vez que forma parte de los rganos de la Administracin del
Estado.

Al respecto, la Facultad hace presente que

efectivamente en el ano 2007 no se oper con las adquisiciones a travs del Portal
Chile Compras por no contar con capacidad ni claves de acceso. Senalan, adems,
que actualmente se opera a travs del Mercado Pblico para todas las adquisiciones
de un monto superior a las 3 UTM.

A su vez, se constat que se han llevado a

cabo adquisiciones sin que se emitan las respectivas rdenes de compra, lo que
implica que no existe la autorizacin formal para realizar la compra y comprometer el
presupuesto.

Sobre el punto anterior, indica que a contar

del ano 2008, desde que se comenz a operar a travs del Mercado Pblico, se
inform a los usuarios que se debe remitir una solicitud de compra previamente, dicha
informacin se hizo llegar en forma personal y por mail. Agregan que se emitir un
n Inst(~ctivo para formalizar lo anterior.

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En otro orden, se verific, adems, que existe

atraso en el pago de los servicios bsicos, generando una incertidumbre respecto de
los recursos disponibles. Algunos ejemplos se detallan en Anexo N1.

Con respecto a lo anterior, la Facultad

manifiesta que en varias oportunidades recibi las facturas en fecha posterior a su
vencimiento, en otras, incluso no se han recibido. Actualmente, en algunos casos, se
estn obteniendo las facturas a travs de Internet.

En materia de comprobantes contables se

estableci que aquellos emitidos y registrados por la Unidad de Contabilidad no son
confeccionados correlativamente, por cuanto existe una numeracin nica para toda la
Universidad.

En cuanto a lo anterior, la Facultad indica que

el sistema contable corporativo AUGE asigna un nmero correlativo a los
comprobantes a nivel de la Universidad, pero ese correlativo no se refleja a nivel de
Facultades.

111- EXAMEN DE LAS OPERACIONES:

1.- Matrculas y Aranceles

Al respecto, cabe sealar que de conformidad
con lo dispuesto en el Decreto Universitario N2.750, de 1978, la administracin
financiera de los recursos y el registro contable de los hechos econmicos se
centraliza en la Direccin de Finanzas y Administracin Patrimonial, dependiente de la
Vicerrectora de Asuntos Econmicos y Gestin Institucional de la Universidad, unidad
que distribuye los fondos entre las distintas Facultades por centros de costos, en
cuotas mensuales, para el financiamiento de sus gastos de administracin.

Es as como la Facultad obtiene, entre otros

recursos, los fondos provenientes de las matrculas y aranceles, limitndose solo a
recibir la informacin que le envan y a recepcionar las remesas que peridicamente le
remite el nivel central, sin efectuar validaciones en orden a verificar si corresponden a
los montos que deben recibir.

Las cifras informadas por la referida Direccin

de Finanzas para el segundo semestre de 2007 fueron las siguientes:

RESUMEN Miles de $
Recaudacin Arancel 317.327
Recaudacin Derecho de Matrcula 35.809
Recaudacin Deudas aos anteriores 33.376
TOTAL 386.512
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Sobre el particular, el Servicio seala que

efectivamente la administracin financiera de los recursos y el registro contable se
centraliza en la Direccin de Finanzas y Administracin Patrimonial. Agrega que para
efectos de distribucin de los fondos, dicha Direccin establece un presupuesto
estimado anual, el cual se entrega a la Facultad en cuotas de enero a diciembre; al
ao siguiente se realiza una liquidacin en base a lo efectivamente recaudado. Cabe
destacar que de la recaudacin efectiva, el Servicio Central entrega a la Facultad slo
el 80% y, de la recaudacin por matrculas, la Facultad no recibe recursos.

Agregan que para el ao 2009, se le solicitar

a la Secretara de Estudios de la Facultad que a travs del sistema GUIA y de los
informes que recibe de parte de la Unidad de Aranceles y Matrculas, se les
proporcione la informacin necesaria para poder controlar los montos recibidos con
los que debieran percibirse.

2.- Conciliaciones bancarias:

Sobre el particular, se efectuaron validaciones

selectivas de las conciliaciones bancarias de las tres cuentas corrientes que maneja la
Facultad sin encontrar observaciones de relevancia, a excepcin de las que se
determinaron en la cuenta corriente N40897 -2 del BancoEstado, que se indican a
continuacin:

2.1 En la conciliacin realizada a travs del sistema Auge, en el concepto "cargo no

calzado Banco", aparece un cheque por la cantidad de $20.381.333, que fue
protestado y luego contabilizado en una cuenta contable distinta a su primer registro,
quedando pendiente de regularizar desde junio de 2007 a la fecha de la presente
revisin.

La Facultad seala que cuando se deposit el

referido cheque en el banco Estado y se protest, el banco realiz una transferencia
de mesn entre cuentas corrientes, girando del Banco Estado al Banco Santander y,
dicho giro no fue contabilizado en su oportunidad.

2.2 En el Programa de Educacin Continua (PEC) se advirti que en uno de los

posttulos que imparte bajo la modalidad e-Iearning, las personas depositan en la
citada cuenta corriente el valor correspondiente al curso, o bien, el monto equivalente
a la primera cuota cuando se acepta la modalidad de pago con cheques a fecha,
situacin que conlleva a que esta unidad, al no recibir los comprobantes de depsitos
u otra informacin, desconoce a qu personas corresponde el pago, por lo tanto, la
unidad de Contabilidad no puede registrar dichos montos, quedando tales cantidades
pendientes en las conciliaciones bancarias.

Con respecto a este tema, la Casa de

Estudios afirma que, efectivamente quedan pendientes comprobantes de depsito que
se han realizado en la cuenta corriente del BancoEstado, producto de la inscripcin en
los cursos. Agregan que la situacin escapa de sus manos debido a que son muchos
los participantes que toman estos cursos y que suelen hacer el primer pago en
depsito o efectivo para despus documentar. Adems, a contar de este ao se
implement el procedimiento que el PEC enve la nmina y montos depositados en el

tq
Banco Estado.

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3.- Arqueo de caja

Se efectu un arqueo de fondos a la caja

recaudadora ubicada en la unidad de Tesorera, constatndose que, en general, no
presenta observaciones, y que el sistema computacional que se utiliza cumple con las
necesidades requeridas para el funcionamiento y control de los recursos, al igual que
el arqueo realizado al fondo fijo que mantiene don Juan Carlos Bustos, Jefe
Administrativo, por un valor de $200.000 mensuales.

En cuanto al Programa de Educacin

Contnua (PEC), se efectu un arqueo de fondos con el objeto de verificar que los
ingresos de caja se ajusten a la normativa, en relacin a la oportunidad de los
depsitos y su respectiva contabilizacin, obteniendo como resultado las siguientes
observaciones:

3.1. Se encontraron cheques a fecha vencidos por un monto de $916.976, atendido a

que el procedimiento que se realiza en esa unidad, consiste en esperar hasta los
primeros 10 das del mes para enviar los cheques a la unidad de Contabilidad para su
depsito. Lo mismo ocurre cuando se reciben pagos en efectivo, procedimiento que
afecta el flujo de caja de la Facultad y demuestran falta de control por parte de los
funcionarios a cargo.

3.2 El detalle y control de los cheques, se lleva en una planilla excel, situacin que
genera un alto grado de riesgo en el traspaso de los datos y que adems obliga a
utilizar informacin complementaria al sistema Auge que maneja la Facultad.

3.3. Se verific la existencia de cheques extendidos sin cruzar y algunos sin borrar "al
portador" ni Ha la orden", lo que incrementa el riesgo de que sean cobrados por
terceros y demuestra falta de control con respecto al resguardo de tales documentos.

3.4. Los cheques a fecha que se encuentran en custodia por este programa, no son
informados a la unidad de Contabilidad, por lo tanto no se encuentran contabilizados.
A la fecha del arqueo, el monto de cheques en esta situacin ascenda a la suma de
$15.455.250.

Sobre los puntos anteriores, el PEC expresa

que existe una demora en enviar la documentacin a contabilidad debido a que esta
ltima unidad suele atrasarse en la entrega de los talonarios de boletas de ventas
para ingresar dichos cheques, afirmando que tambin por esta razn mantienen los
cheques en su poder y sin contabilizar. Agrega que se enviar un documento formal al
PEC, para dejar establecido que a contar del ao 2009, todos los cheques a fecha
deben ser enviados a contabilidad para su registro.

Con respecto a los cheques que mantienen

sin cruzar, algunos sin borrar "al portador" ni "a la orden", sealan que esto se corrige
al momento de emitir la boleta respectiva y enviarla a contabilidad.

Respecto al arqueo de fondo que se practic al

PEC, esta Contralora General mantiene sus observaciones, debido a que las
~ rei-uestas entregadas no satisfacen a este Organismo C. ontralor.

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y.A
-5- J/
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4.- Examen de Cuentas

El examen de cuentas a los egresos, arroj

las siguientes deficiencias:

4.1 Los comprobantes de egresos, en su mayora, no adjuntan la documentacin de

respaldo suficiente para acreditar la legitimidad de las erogaciones efectuadas. A
modo de ejemplo, es posible sealar que los pagos a honorarios, casi en su totalidad,
no acompaan el decreto respectivo y la certificacin que respalda el trabajo
realizado. Para ilustrar lo anterior, se destacan los pagos efectuados a Francisco
Undurraga por $95.400 y Graciela Erazo por $60.000.

Al respecto, la Casa de Estudios manifiesta

que los Decretos son tramitados por la Contralora Interna de la Universidad y sta
habilita el pago del respectivo honorario, en consecuencia, no se puede girar un
cheque por pago de honorario sin antes que la Contralora Interna tramite el Decreto.

Cabe agregar que, se omiti la resolucin que

autoriza viajes por talleres efectuados por el PECo Como ejemplo se mencionan los
viajes a Iquique, la Serena y Concepcin a nombre de Rebeca Soto.

En relacin a esta observacin, la Facultad no

entreg respuesta.

4.2 Se observ que la gran mayora de los documentos pagados no son invalidados
mediante un timbre u otro procedimiento, lo que implica el riesgo de ser usados como
respaldo de un nuevo egreso.

Sobre el particular, la Facultad afirma que la

invalidacin de documento se realiza a contar de este ao a travs de un timbre que
seala "Documento Rendido".

4.3 Se comprob, adems, que existen boletas de honorarios no autorizadas por el

Servicio de Impuestos Internos, como es el caso de las boletas de honorarios
manuales Ns. 126 y 128 a nombre de Esperance Jarufe Hannch y la boleta N224 de
Isabel Jara Hinojosa, por $168.750, $170.100 y $210.168, respectivamente.

En efecto, la Facultad establece que en

ambos casos se les inform a las personas de la situacin de sus boletas. De ahora
en adelante, la Facultad revisa las boletas que no son electrnicas para asegurar su
legalidad.

Asimismo, en una rendicin de gastos por

concepto de viaje a la ciudad de Copiap por parte del seor Fernando Ramrez
Morales, del Departamento de Ciencias Histricas, se incluy la boleta N871401 del
3/07/07, de la librera "chilena", extendida por $10.000, sin consignar detalle alguno
respecto de la compra efectuada por dicho valor, la que fue aceptada por el
Departamento de Contabilidad.

La Casa de Estudio seala que el detalle de

los gastos de la respectiva compra, fue enviado a la Directora Econmica de la
Facultad y se adjunta en la respuesta entregada a esta Contralora.

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4.4 Se verific la existencia de adquisiciones de bienes con rdenes de compra

emitidas con posterioridad a la factura, como se aprecia en los siguientes ejemplos:

Monto N Y fecha Orden

Comprobante ($) Nmero y fecha factura de ComJ!ra
Factura N1043 -
70786733 37.485 10/08/07 N7313 - 23/08/07
Factura N281 -
70810840 288.337 6/11/07 N7398 - 08/10/07
Factura N282 -
70821509 763.980 10/12/07 N7449 - 11/12/07

Sobre el particular, la Facultad manifiesta

que, esta situacin ser solucionada debido a que las compras se realizarn por el
portal Mercado Pblico. Adems se preparar un instructivo reiterando el correcto
funcionamiento.

4.5 En los respaldos del comprobante contable N70731292, de 29/01/07,

correspondiente al pago efectuado a la empresa Tobar y Bachler Ltda., por concepto
de servicio de almuerzo, ascendente a $160.000, se encontraron dos facturas en
original con idntica numeracin y por el mismo valor, perteneciente a igual proveedor,
con fechas diferentes. Cabe agregar que slo una de ellas figura como pagada.
Efectuadas las consultas sobre el particular no hubo explicacin acerca de lo ocurrido.

Al respecto, la Facultad seala que la

empresa Tobar y Bachler Ltda, se percataron que la primera factura entregada a la
Facultad estaba sin timbrar y por este motivo enviaron una segunda factura con las
mismas caractersticas pero con distinta fecha debido que en el mes de febrero la
Universidad se encuentra en receso.

5.- Sistema Computacional AUGE

Las validaciones efectuadas a este sistema

permitieron constatar que carece de flexibilidad para efectuar ajustes y cambios
contables.

Asimismo, cabe consignar que al inicio de la

Auditora se solicit clave de acceso para consultas, la que fue otorgada con acceso
total, lo cual denota falta de control debido al riesgo que ello implica.

Sobre este tema, la facultad manifiesta que tal

situacin se inform al Director del STI de la Universidad.

6.- Convenio Alimentacin

Los servicIos de alimentacin son

proporcionados a travs de un casino entregado en concesin a doa Domnica del
Carmen Gonzlez Diaz, segn consta en el Decreto N22.977 del ao 2006 de la
(1 Universidad.

&~ - 7-
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El convenio establece que la concesionaria

deber entregar a la Facultad una letra de cambio por fiel cumplimiento de contrato
por 100 UF, la que deber mantener vigente, mientras rija el contrato y que debe
quedar en poder de la oficina de contabilidad de la Direccin Econmica y
Administrativa.

Al respecto, cabe sealar que la letra de

cambio antes mencionada, venci el da 31 de enero de 2008, sin encontrarse a la
fecha de la visita la renovacin de la misma ni tampoco se ha hecho devolucin del
documento vencido.

En relacin con esta materia, la Casa de

Estudios seala que la letra de cambio con fecha actualizada se encuentra en la
Oficina de Contabilidad.

Tratndose de los servicios de alimentacin,

corresponde hacer presente que el procedimiento empleado consiste en descontar
mensualmente de las liquidaciones de sueldo de los funcionarios el valor de la
colacin ascendente a $4.908, monto entregado al concesionario como aporte del
funcionario, asumiendo la Facultad la diferencia del costo real de la misma.

De acuerdo con la informacin proporcionada

por la Facultad, el aporte promedio mensual de los funcionarios asciende a $334.000,
en tanto que el aporte mensual de la Entidad totaliza $1.266.000. Cabe agregar que
si estos valores se proyectan a 11 meses, considerando que las Universidades se
encuentran en receso durante el mes de febrero, el monto total subsidiado
anualmente ascendera aproximadamente a $13.926.000.-

Al respecto, cabe manifestar que los gastos

por concepto de subsidios de colacin no se encuentran contemplados en el Decreto
N180 de 1987, del Ministerio de Hacienda y contravienen la jurisprudencia
administrativa de esta Contralora General sobre la materia, contenida, entre otros, en
los dictmenes Ns. 61.935/1976, 42.804/1977 Y 35.709/1978.

En el documento de respuesta sobre la

materia se seala que efectivamente la Facultad hace aos que procede bajo la
modalidad descrita. Al respecto, por tratarse de una poltica corporativa, el Sr.
Vicedecano de la Facultad le ha solicitado una solucin al Sr. Contralor de la
Universidad de Chile. Avala lo anterior, adjuntando una copia del documento enviado
a la Contralora Interna.

Conclusiones

En mrito de lo expuesto es posible concluir

lo siguiente:

1. En relacin con las observaciones relacionadas con el sistema de control interno y

del examen de cuentas, cabe precisar que los respaldos de las operaciones
efectuadas, deben cumplir con los requisitos de forma, fondo y oportunidad, como
asimismo, con los procedimientos que cautelen la integridad de la ejecucin de las
('\ labores contratadas.

~1t;Y:
t/ Y\
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Adems, los servicIos bsicos suscritos

deben ser pagados en su oportunidad, evitando los cobros innecesarios de
intereses por atrasos.

2. En cuanto a las conciliaciones bancarias, se deben regularizar los movimientos

que no se encuentren calzados y que contienen numerosos errores y tomar las
medidas para que se mantenga al da este mecanismo de control, debiendo ser
confeccionadas con claridad y adems deben ser visadas por el funcionario
responsable.

3. En relacin con el Programa de Educacin Contnua (PEC), se hace indispensable

un mayor control sobre el mismo, en cuanto a un mejor resguardo de los valores
que manejan y custodian, asimismo deben adoptarse procedimientos que faciliten
la coordinacin entre los procesos de registro de las operaciones que actualmente
se utilizan, con la finalidad de que la informacin sea oportuna y confiable.
Adems, tales medidas deben garantizar el buen funcionamiento del programa
evitando las observaciones detectadas por esta Contralora.

4. Sobre las boletas de garanta de servicios contratados, se debe ejercer controles

de resguardo de los intereses de la Facultad, para evitar que tales documentos
pasen a ser incobrables.

5. La Universidad deber exigir un mayor control con respecto al otorgamiento de

claves de acceso al sistema Auge, debido a que la informacin que se maneja es
vital para la Facultad.

6. Con respecto al convenio de Alimentacin, la Facultad no tiene autorizacin para

subsidiar el consumo de colacin de sus funcionarios. Ello ha significado que la
Casa de Estudios efectuara pagos que no correspondan a la empresa
concesionaria por al menos una cantidad anual de $13.926.000.

Finalmente, respecto de las medidas

implementadas por la entidad y las propuestas presentadas en su oficio de respuesta,
esta Contralora General de la Repblica, en general, ha aceptado los descargos a las
observaciones formuladas.

En cuanto al subsidio pagado por la Facultad,

por concepto de colacin de sus funcionarios, ascendente a $13.926.000, por
constituir un gasto improcedente, se ha dispuesto formular un reparo en virtud de los
artculos 95 y 101 de la Ley N 10.336 Orgnica Constitucional de este Organismo

~ ~ontrol.
Saluda atentamente a Ud.,

Q _0bt ?7/J-~;;
; poy0tllen -aeTC6ritrafor General
! Subjefe Subrogante
Divisin d pflllflitor a Administrativ;>
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ANEXO N1

FACULTAD DE FILOSOFIA UNIVERSIDAD DE CHILE

Comprobante N Monto ($) DETALLE

70778130 21.915 Pago a ADT, se est cancelando dos cuotas en una
70777490 123.625 Gastos comunes mes de junio, Departamento de LingOlstica
70777489 1.419.757 Metrogas Factura W 1011649, sin fecha, corte en trmite.
70785471 482.500 Metrogas Factura N100000883397 del 11/08/2007
70794616 74.829 Cta telefnica, acumula 3 facturas WS.12612505 del 10/10/07; 12908293 del 10/09/07;12314099 del 10/0707
70794523 70.649 Cta. electricidad, acumula 2 facturas WS.3309952 del 13/08/07 y 3410996 del 12/09/07
70810351 6.800 Cta. electricidad, Facts. W 21441908,6.100 del 20/08/07; 22763277, 5.500 del 20/09/07;24086807,6.800 del 10/10/07
70821517 185.605 Gastos Servicio. fibra ptica, Factura W564925 15/11/07,venc.05/12/07
Total 2.385.680