ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Un factor importante para la gestin empresarial

La administracin documental regula la funcin archivistica en las empresas, formulando

normas y polticas para facilitar la gestin documental. Sabemos que la administracin
documental es una funcin de mucha responsabilidad la cual busca la proteccin de las
memorias empresariales o institucionales de una manera correcta y transparente.

Vemos que actualmente hay una cierta preocupacin por el papel de la administracin
documental en el pas y se plasma en los testimonios de la doctora Marcela Otlora Restrepo,
este fue el mensaje que se le comparti a cerca de 35 clientes invitados por REDSIS a un
desayuno de trabajo, para presentarles su solucin Administracin Documental:

El objetivo de esta charla era transmitirles la importancia que sigue teniendo el papel como
documento, porque estamos hablando de nuevas tecnologas de documentos electrnicos,
sistematizados, digitales y queramos recordarle a la gente que en Colombia todava
seguimos necesitando el papel para muchos asuntos legales, fiscales, administrativos y que
esas soluciones de Gestin Documental sistematizadas, mejoran el manejo de documentos
en papel, mejoran los archivos en general, pero no los elimina ni los obvia que es la idea
equivocada que tienen muchos.

Es claro que estos testimonios son ciertos, pues muchos obvian el significado de documento
en papel, piensan que los documentos en soporte papel son simplemente basureros que
acumulan las empresas por obligacin y no se dan cuenta del valor trascendental en la toma
de decisiones que tienen estos. Por estos motivos creo que el papel del archivista o archivero
en Colombia se toma en segundo plano, por tal motivo las empresas no se preocupan por
capacitar a sus archiveros y es cuando se presentan los factores de error. Esta claro que hoy
hay muchas tecnologas para la conservacin documental y que tiene que estar presentes en
la administracin documental, pero no se debe perder el significado de documento en papel.

La administracin documental tiene un rol trascendental ya que su fin es el de servir la

informacin de forma precisa, gil y oportuna. Pero la administracin documental tiene un
papel muy amplio y no es tan general ya que se encarga de controlar, mantener, almacenar,
eliminar y recuperar la informacin. En la idea anterior vemos el papel tan importante de los
archiveros y la administracin documental, para dar soluciones y planes de gestin
documental a las empresas que lo requieran de forma efectiva y concreta.

En las funciones que debemos ver, el control de la documentacin es muy importante, ya que
de hay partimos para administrar de forma correcta. Los cdigos de tica para el recibo,
despacho, elaboracin, trmite y prstamo de informacin deben aclararle al archivero su
papel fundamental como administrador de la informacin. Tambin debemos velar por el
mantenimiento de los acervos y las instalaciones o deposititos para conservar correctamente
al ambiente para los archivos y manipular correctamente la informacin. Los cuidados que
se deben tener en el almacenamiento de archivos, cuidados con los depsitos, unidades de
conservacin, transferencias para una buena logstica aplicada a la organizacin documental.

Todos los factores de la funcionalidad administrativa de archivos es importante pero la parte

de descarte y recuperacin implica conocimientos mas profundos y tcnicos para la
acumulacin lgica de archivos y una optima funcionalidad. En la parte de descarte las TRD
son una herramienta fundamental para determinar la conservacin y el destino final de los
documentos. Para realizar los expurgos son necesarios estos pasos de las TRD para la
elaboracin de las respectivas actas de baja explicando los procedimientos a seguir y por los
cuales se expurgan los documentos. En la parte de recuperacin documental esta visto que
tambin es un estudio profundo que necesita anlisis de las agrupaciones documentales para
crear ndices, inventarios, catlogos, guas y registros para facilitar la funcin administrativa
de los archivos.

La importancia de la administracin documental esta plasmada en la preocupacin por las

mejoras en los archivos pblicos y privados. De la bsqueda de la transparencia, logstica y
la archivistica para fundamentar todos los ideales de conservacin, clasificacin, ordenacin
y descripcin documental ligados a los procesos administrativos de las empresas privadas e
instituciones del estado.