ManualHgiAdm2015 3

Versin 2015.
3
Fecha 2015-12-23
Manual del Usuario
Administrativo
TABLA DE CONTENIDO
1 GENERALIDADES...................................................................9
1.1 PANTALLA PRINCIPAL ............................................................................................. 11
1.1.1 Barra principal: ....................................................................................................... 11
1.1.2 Barra de Mens: ...................................................................................................... 12
1.1.3 Barra de Herramientas: .......................................................................................... 12
1.1.4 Barra de Estado: ..................................................................................................... 13
1.1.5 Barra de Botones: ................................................................................................... 13
2. ARCHIVOS.............................................................................16
2.1 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS .................................................................................. 16
2.1.1 Lneas ....................................................................................................................... 16
2.1.2 Grupos ..................................................................................................................... 17
2.1.3 Clases ...................................................................................................................... 19
2.1.4 Tipos ........................................................................................................................ 20
2.1.5 Productos ................................................................................................................ 20
2.1.6 Ensamble ................................................................................................................. 31
2.1.7 Parametro1 .............................................................................................................. 33
2.1.8 Categoras. .............................................................................................................. 33
2.2 TERCEROS ................................................................................................................. 34

2.2.1 Tipos Tercero .......................................................................................................... 34
2.2.2 Terceros ................................................................................................................... 35
2.2.3 Vendedores ............................................................................................................. 42
2.2.4 Cargos ...................................................................................................................... 45
2.2.5 Actividad Econmica ............................................................................................. 46
2.2.6 Parametro1 .............................................................................................................. 47
2.2.7 Parametro2 .............................................................................................................. 47
2.3 LOCALIZACION .......................................................................................................... 48

2.3.1 Bodegas ................................................................................................................... 48
2.3.2 Maestro de Ubicaciones ......................................................................................... 49
2.3.3 Maestro de Zonas ................................................................................................... 50
2.3.4 Maestro de Ciudades .............................................................................................. 50
2.3.5 Barrios ..................................................................................................................... 51
2.3.6 Sectores ................................................................................................................... 52
2.4 IMPUESTOS Y UNIDADES ......................................................................................... 53

2.4.1 Tarifas de IVA .......................................................................................................... 53
2.4.2 Tarifas impuesto 1 .................................................................................................. 53
2.4.3 Tabla de Retencin en la Fuente ........................................................................... 54
2.4.4 Formas de Pago ...................................................................................................... 55
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Manual del Usuario
Administrativo
2.4.5 Conceptos de pago ................................................................................................ 56

2.4.6 Monedas .................................................................................................................. 58
2.4.7 Cambio monedas .................................................................................................... 59
2.4.8 Unidades .................................................................................................................. 60
2.4.9 Entidades Financieras ............................................................................................ 60
2.4.10 Bancos ..................................................................................................................... 61
2.4.11 Tarifas Cree ............................................................................................................. 63
2.5 CONFIGURACION ...................................................................................................... 63

2.5.1 Empresas ................................................................................................................. 64
2.5.2 Calendario ............................................................................................................... 65
2.5.3 Transacciones ......................................................................................................... 66
2.5.4 Tipos Cartera. .......................................................................................................... 88
3 MOVIMIENTO ........................................................................89
3.1 MOVIMIENTOS............................................................................................................ 89
3.1.1 Documentos ............................................................................................................ 89
3.1.2 Pagos ....................................................................................................................... 95
3.1.3 Causaciones ............................................................................................................ 99
3.2 HERRAMIENTAS ...................................................................................................... 101

3.2.1 Toma Fsica ................................................................................................................. 101
3.2.2 Valor Neto Realizable ................................................................................................. 104
3.2.3 Presupuesto ............................................................................................................. 105
4 PROCESOS .........................................................................107
4.1 GENERAR INVENTARIO .......................................................................................... 107
4.2 GENERAR CARTERA............................................................................................... 107
4.3 GENERAR PEDIDOS ................................................................................................ 108
5 INFORMES...........................................................................108
5.1 MAESTROS ............................................................................................................... 109
5.1.1 Productos .............................................................................................................. 109
5.1.2 Terceros ................................................................................................................. 110
5.1.3 Dependencias........................................................................................................ 111
5.1.4 Locales ................................................................................................................... 111
5.1.5 Precios Tercero ..................................................................................................... 112
5.2 DOCUMENTOS ......................................................................................................... 113

5.2.1 Documentos .......................................................................................................... 113
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Manual del Usuario
Administrativo
5.2.2 Documentos T ....................................................................................................... 114

5.2.3 Detalle .................................................................................................................... 115
5.2.4 Detalle T ................................................................................................................. 116
5.2.5 Comparativo .......................................................................................................... 117
5.2.6 Consecutivos ........................................................................................................ 118
5.2.7 Comprobante Diario ............................................................................................. 119
5.2.8 Comprobante DiarioT ........................................................................................... 120
5.2.9 Cuadre .................................................................................................................... 121
5.2.10. Documentos Pago .................................................................................................. 122
5.2.11 Documentos Detalle ............................................................................................. 123
5.2.12 Horas ...................................................................................................................... 124
5.3 CARTERA .................................................................................................................. 125

5.3.1 Cartera por Edades ............................................................................................... 125
5.3.2 Cartera por tipos ................................................................................................... 127
5.3.3 Extracto .................................................................................................................. 128
5.3.4 Pagos ..................................................................................................................... 129
5.3.5 Pagos Detalle ........................................................................................................ 130
5.3.6 Pagos Combinados .............................................................................................. 131
5.3.7 Movimiento ............................................................................................................ 132
5.4 INVENTARIOS........................................................................................................... 134

5.4.1 Kardex .................................................................................................................... 134
5.4.2 Saldos .................................................................................................................... 136
5.4.3 Mximos y Mnimos .............................................................................................. 137
5.4.4 Diferencias en Fsico ............................................................................................ 138
5.4.5 Rotacin de Inventarios ....................................................................................... 139
5.4.6 Productos Sin Movimiento .................................................................................. 140
5.4.7 Ensamble ............................................................................................................... 141
5.4.8 Saldos Vs Pedidos ............................................................................................... 142
5.4.8 Movimiento. ........................................................................................................... 143
5.5 PEDIDOS ................................................................................................................... 144
5.6 TESORERIA .............................................................................................................. 145

5.6.1 Pagos banco.......................................................................................................... 145
5.6.2 Bancos ................................................................................................................... 147
5.7 COMISIONES ............................................................................................................ 148
5.8 COSTOS .................................................................................................................... 149
5.9 INFORME CRM ......................................................................................................... 150

5.9.1 Agenda ................................................................................................................... 150
5.9.2 Casos ..................................................................................................................... 151
5.9.3 Oportunidades ...................................................................................................... 152
5.9.4 Contratos ............................................................................................................... 153
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Manual del Usuario
Administrativo
5.10 TELEFONIA ............................................................................................................... 154

5.10.1 Llamadas ............................................................................................................... 154
5.10.1 Servicios ................................................................................................................ 155
5.11 INFORMES PH .......................................................................................................... 156

5.11.1 Inmuebles .............................................................................................................. 156
5.11.2 Novedades ............................................................................................................. 157
5.11.3 Facturacin............................................................................................................ 158
5.11.3 Facturacin Local ................................................................................................. 159
5.12 GENERALES ............................................................................................................. 160

5.12.1 Parametrizacin Contable .................................................................................... 160
5.13 FORMATOS ............................................................................................................... 161
5.14 SEGURIDAD .............................................................................................................. 161

5.14.1 Usuarios................................................................................................................ 162
5.14.2 Perfiles .................................................................................................................. 163
5.14.3 Permisos por usuario. ......................................................................................... 164
5.14.3 Permisos por Perfil. ............................................................................................. 165
5.14.4 Auditoria ..................................................................................................................... 165
6 HERRAMIENTAS .................................................................167
6.1 USUARIOS ................................................................................................................ 167
6.1.1 Usuarios................................................................................................................. 167
6.1.2 Permisos por Usuario .......................................................................................... 168
6.1.3 Cambio de Clave ................................................................................................... 170
6.2 PERFILES .................................................................................................................. 170

6.2.1 Perfiles ................................................................................................................... 170
6.2.2 Permisos por Perfiles ........................................................................................... 171
6.2.3 Usuario por Perfil .................................................................................................. 172
6.3 ADMINISTRACION.................................................................................................... 172

6.3.1 Guardar periodo .................................................................................................... 173
6.3.2 Parmetros ............................................................................................................ 173
6.3.3 Parmetros Ao .................................................................................................... 188
6.3.4 Formatos ................................................................................................................ 189
6.3.5 Auditoria ................................................................................................................ 190
6.3.6 Cambio clave compaa ....................................................................................... 192
6.3.7 Consultas............................................................................................................... 193
6.3.8 Copia de Seguridad .............................................................................................. 194
6.4 INTERFAZ ................................................................................................................. 194

6.4.1 Contabilidad .......................................................................................................... 195
6.4.2 Movimiento ............................................................................................................ 195
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Manual del Usuario
Administrativo
6.4.3 Archivos................................................................................................................. 198
7 UTILITARIOS .......................................................................199
7.1 CONCILIACIN BANCARIA ......................................................................................... 199
7.1.1 Extractos................................................................................................................ 199
7.1.2 Conciliacin........................................................................................................... 200
7.2 TESORERIA .............................................................................................................. 201

7.2.1 Pagos Electrnicos .............................................................................................. 201
7.2.2 Recaudo Empresarial ........................................................................................... 202
7.2.3 Programacin de pagos ....................................................................................... 203
7.3 UTILIDADES ................................................................................................................... 204

7.3.1 Generales............................................................................................................... 204
7.3.2 Cambio Movimiento .............................................................................................. 205
7.3.3 Transporte de Datos ............................................................................................. 206
7.3.4 Activar Documentos ............................................................................................. 207
7.3.5 Asignar Precios ................................................................................................... 207
7.3.6 Generar Pedidos .................................................................................................. 208
7.3.8 Movimientos de caja ............................................................................................ 211
7.3.9 Rango intereses ................................................................................................... 212
7.4 INTERCAMBIO DE DATOS ........................................................................................... 213

7.4.1 EDI ......................................................................................................................... 213
7.4.2 WAP ....................................................................................................................... 215
7.4.3 Cartera .................................................................................................................. 216
7.5 CUADRO DE MANDO .................................................................................................... 217

7.5.1 Indicadores ........................................................................................................... 217
7.5.2 Mediciones ........................................................................................................... 218
7.5.3 Anlisis ................................................................................................................. 219
7.5.3 Acciones ............................................................................................................... 219
8 CRM .....................................................................................220
8.1 MAESTROS CRM...................................................................................................... 220
8.1.1 reas ...................................................................................................................... 221
8.1.2 Estados .................................................................................................................. 222
8.1.3 Referencias casos ................................................................................................ 222
8.1.4 Causas ................................................................................................................... 223
8.1.5 Competidores ........................................................................................................ 224
8.1.6 Fuentes .................................................................................................................. 224
8.1.7 Resultados............................................................................................................. 225
8.1.8 Niveles ................................................................................................................... 226
6
Manual del Usuario
Administrativo
8.2 OTROS MAESTROS ................................................................................................. 226

8.2.1 Versiones ............................................................................................................... 226
8.2.2 Diagnsticos ......................................................................................................... 227
8.2.3 Actividades ............................................................................................................ 227
8.2.4 Tipos de casos ...................................................................................................... 228
8.2.5 Lneas Referencias ............................................................................................... 228
8.2.6 Marcas Referencias .............................................................................................. 229
8.3 SERVICIO .................................................................................................................. 230

8.3.1 Contratos ............................................................................................................... 230
8.3.2 Casos ..................................................................................................................... 230
8.3.3 Consulta casos ..................................................................................................... 231
8.3.4 Agenda ................................................................................................................... 232
8.4 GESTION COMERCIAL ............................................................................................ 234

8.4.1 Oportunidades ...................................................................................................... 234
8.5 GESTION DOCUMENTAL ........................................................................................ 235

8.5.1 Gestin Documental ............................................................................................. 235
8.5.2 Clases .................................................................................................................... 236
8.5.3 Tipos ...................................................................................................................... 237
8.6 VISOR GERENCIAL .................................................................................................. 238

8.6.1 Visor gerencial ...................................................................................................... 238
8.6.2 Hgi Net Excel ......................................................................................................... 243
8.7 GESTION CORREOS ................................................................................................ 246

8.7.1 Gestin de correos ............................................................................................... 247
9 P.H .......................................................................................248
9.1 PROPIEDAD HORIZONTAL ..................................................................................... 248
9.1.1 Inmuebles .............................................................................................................. 248
9.1.2 Horarios ................................................................................................................. 250
9.1.3 Facturacin............................................................................................................ 251
9.1.4 Novedades ............................................................................................................. 252
9.1.5 Generar Documentos ........................................................................................... 254
9.1.6 Asamblea ............................................................................................................... 255
10 AYUDA.................................................................................258
10.1 AYUDA DE LA APLICACION: .................................................................................. 258
10.2 SOPORTE REMOTO: ................................................................................................. 258
10.3 ACERCA DE. .............................................................................................................. 258
7
Manual del Usuario
Administrativo
11 MISCELANEAS ...................................................................260
11.1 Teclas de funcin En la captura de documentos ................................................. 260
11.2 Utilidades de los informes ...................................................................................... 261
8
Manual del Usuario
Administrativo
1 GENERALIDADES
HGInet Administrativo, es una herramienta que le posibilita organizar, administrar y mejorar

la cadena de valor, de las organizaciones con procedimientos totalmente integrados y
parametrizables, ofrecindole una mayor y mejor informacin para soportar las decisiones
que tome.
Con HGINET Administrativo, usted puede manejar:

- Inventario.
- Facturacin.
- CXC y CXP.
- Compras.
- Pedidos.
- Tesorera.
- Manejo de propiedad horizontal.
- Manejo de servicios.
- Anlisis de costos.
- Comisiones.
- Interfaz contable.
- Muchas ms opciones segn la Parametrizacin y el modelo de operacin de su
empresa.
INTRODUCCION AL MODO DE INICIO
Este manual pretende explicar y mostrar el manejo general del software HGInet
Administrativo, haciendo uso de ilustraciones y descripciones detalladas de los puntos ms
relevantes.
INGRESO AL SISTEMA
Para iniciar la aplicacin HGInet Administrativo, debe hacer doble clic sobre el icono de
acceso directo, que se encuentra ubicado en el escritorio del computador y que es mostrado
en la Fig.1-1
Fig. 1-1
Una vez iniciada la aplicacin de HGInet Administrativo, debe realizar el proceso de

autenticacin (AUTENTICACION=INGRESAR AL SISTEMA), definiendo la compaa en la
que desea autenticar, escribir un nombre de usuario valido en esta compaa, escribir su
correspondiente contrasea (esta contrasea es sensible al uso de maysculas y/o
9
Manual del Usuario
Administrativo
minsculas) y validando el ingreso, pulsando la tecla Enter haciendo clic sobre el botn
Ingresar, segn lo muestra la imagen de la Fig. 1-2.
Fig. 1-2
Compaa: este par de campos, le permitirn determinar cul es la compaa sobre

la que desea trabajar. En el primer campo, debe escribir el cdigo de la compaa y
en el derecho, aparecer el nombre de esta despus de haber digitado su cdigo y
haber pulsado la tecla ENTER. Si no conoce el cdigo de la compaa, entonces
ubquese sobre el primer campo de izquierda a derecha y pulse la tecla de funcin
F4, con lo que se desplegara un men de opciones con las compaas
Usuario: un usuario, es aquel que usa la informacin que se gestiona a travs del
HGINET Administrativo con el motor de bases de datos, que es el lugar en el que
se almacena toda su informacin. A este se le pueden asignar permisos de acceso a
las secciones del sistema, segn las definiciones que se explicaran en permisos de
usuario
Clave : Conjunto de caracteres conocidos por el usuario, que son nicos e
intransferibles y le permiten el acceso al sistema a la persona duea del usuario del
sistema, con el que puede autenticar.
Botn Ingresar: este le permitir informar al sistema que puede validar la
informacin que ha ingresado en los campos.
Botn Salir: este botn, le permite salir de la ventana de ingreso del sistema.
Registro Compaas>>: este botn, le permitir acceder a la ventana de opciones
para autenticacin al mdulo de registro de compaas.
10
Manual del Usuario
Administrativo
Una vez usted haya autenticado y el sistema haya validado la informacin de autenticacin,
ingresara a la pantalla principal del sistema HGINET Administrativo.
1.1 PANTALLA PRINCIPAL
BARRA PRINCIPAL
BARRA DE MENS
BARRA DE
HERRAMIENTAS
BARRA DE ESTADO
Fig. 1-3
La imagen fig.1-3, muestra la pantalla principal, en la que encontrara, la barra principal, la

barra de mens, la barra de herramientas y la barra de estado.
1.1.1 Barra principal:
Esta barra, muestra las diferentes opciones que le permiten acceder a los mens del sistema,
que adems est compuesta por las opciones de Archivo, movimientos, procesos, Informes,
Herramientas, Utilitarios, CRM, P.H y Ayuda, segn lo muestra la fig. 1-4.
Fig. 1-4
11
Manual del Usuario
Administrativo
1.1.2 Barra de Mens:
Esta barra que se muestra en la imagen fig. 1-5, muestra los mens de cada una de las
opciones que aparecen en la barra principal, permitindole ingresar con estos a los
formularios desde las que administra los diferentes mdulos del HGINET Administrativo.
Fig. 1-5
1.1.3 Barra de Herramientas:
Esta barra le permite al usuario utilizar algunas herramientas necesarias durante la operacin
y el da a da, permitindole ejecutar aplicaciones de Microsoft Office como son Word, Excel y
PowerPoint, adems de la aplicacin calculadora que viene con su sistema operativo
Windows. Esta barra le informa sobre la empresa en la que est trabajando y el periodo
contable sobre el que est realizando operaciones.
Fig. 1-6
Esta barra tambin nos permite las siguientes opciones:
Perodo:
Permite visualizar si el periodo est abierto o cerrado, permitiendo o impidiendo que
se realicen modificaciones en los documentos o procesos del periodo.
Cambiar perodos y compaas:

Botn para acceder al formulario cambio de perodo de trabajo, cambio de compaa
y creacin de periodos no existentes.
Modo:
Muestra el modo en el cual se est trabajando actualmente puede ser:
PCGA: Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados

NIIF: Normas internacionales de Informacin Financiera.
12
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 1-7
Para realizar el cambio de estos parmetros se debe dar clic en Aceptar, estos
cambios solo aplican al usuario, permitiendo que cada usuario se encuentre en
periodos de trabajo diferentes.
El valor en letras es la terminacin del monto escrito de los documentos.
1.1.4 Barra de Estado:
Esta barra, muestra el nombre del servidor de bases de datos al que est conectado y la
instancia del servidor que pertenece a la compaa a la que ingreso. Adems, muestra la
versin del motor de bases de datos, el usuario con el que autentico al sistema, la versin del
HGINET Administrativo con el que esta operado, la fecha y la hora, el nombre de la estacin
en la que est trabajando y el nmero de usuarios activos en el sistema, todo esto segn
como lo muestra la imagen Fig. 1-8.
Fig. 1-8
1.1.5 Barra de Botones:
Esta barra se encuentra en las ventanas de los formularios a los que se acede por medio de
la barra de mens y permitindole crear, editar, eliminar, moverse entre registros, opciones de
bsqueda, impresin y salida, de cada uno de los registros que desee manipular, segn como
lo muestra la imagen Fig. 1-9.
Nuevo Grabar Eliminar Buscar Deshacer Primero Avanzar Ultimo Editar Imprimir Salir
13
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 1-9
A continuacin se describirn los botones que hacen parte de esta barra:
Nuevo: Botn que permite adicionar nuevos registros al formulario en que se est
trabajando. Una vez presionado este botn se debe proceder a ingresar la
informacin del archivo maestro que est siendo creado, la barra de botones
habilitara solamente el botn de grabar, hasta que sea grabado el archivo maestro.
Editar: Botn que permite realizar modificaciones a los archivos maestros ya creados
despus de este botn y la modificacin se debe dar botn grabar o si no se perder
la modificacin.
Grabar: Botn para grabar o almacenar en la base de datos la informacin

previamente ingresada. Este botn solo estar activado si fue antecedido por la
accin Nuevo o Editar
Eliminar: Botn que elimina el registro actual de la base de datos.
Deshacer: Botn que permite reversar los ltimos cambios realizados, siempre y
cuando no se hayan grabado estos cambios.
Primero: Coloca como registro actual el primer elemento del formulario de trabajo.
Anterior: Carga el Elemento inmediatamente Anterior al registro actual.
Siguiente: Carga el Elemento inmediatamente Siguiente al registro actual.
ltimo: Coloca como registro actual el ltimo elemento de la tabla de trabajo.
Buscar: Permite ubicarme en cualquier casilla y realizar una bsqueda.
Imprimir: Botn que genera una impresin como informe de todos los archivos
maestros.
Salir: Botn que permite salir del formulario.
14
Manual del Usuario
Administrativo
ADVERTENCIA
Verificar que el proceso de creacin de archivos est debidamente realizado

siguiendo las indicaciones anteriormente dadas.
Utilizar siempre ENTER para pasar de campo, evitar pasar con clic o tabulador,
cuando se est creando un registro.
Antes de continuar con otro registro, asegrese de grabar con el icono del disquete
que aparece en la barra de botones, si se est creando un registro nuevo.
Si va a editar un registro ya grabado, se debe pulsar clic sobre el botn de

editar realizar la modificacin y luego grabar con el botn de disquete.
15
Manual del Usuario
Administrativo
DEFINICION DE LOS MENS
2. ARCHIVOS
El men Archivos permite realizar labores de mantenimiento (crear, consultar, eliminar y
modificar) de los diferentes archivos maestros que constituyen la estructura sobre la que
funciona el programa HGINET Administrativo y que es fundamental para su funcionamiento.
Fig. 2-1
2.1 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS
Men para creacin de productos y servicios.
2.1.1 Lneas
Fig. 2-2
El manejo que proporciona Hgi Net Administrativo, posibilita crear niveles de jerarquizacin
entre los diferentes productos. Para ello, se ha establecido el manejo de lneas y grupos que
permitirn asociar y agrupar los productos, de acuerdo con la estructura de inventarios
propia del usuario. En este formulario (Fig. 2-3), se definen o registran las diferentes lneas
que permitirn la adecuada clasificacin de los productos.
16
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 2-3
La definicin de sus campos es la siguiente:
Cdigo: Campo que almacena el cdigo asignado para la lnea, este debe ser nico
para cada lnea y no se puede repetir en ninguna otra lnea que sea creada.
Descripcin: en este campo asigna el nombre o descripcin para la lnea creada.
Descuento: Para aplicar un porcentaje de descuento por lnea.
Desc. Max: Descuento mximo que se puede aplicar a la lnea.
Este campo es restrictivo, hasta donde se puede dar descuento a los

productos que estn ligados a esta lnea y la transaccin de facturacin debe
validar descuento
Vendedor Detalle: Puede asignar vendedores para una lnea determinada, si usted
maneja vendedores en la captura de documentos permite seleccionar el vendedor
para las lneas que tienen activado Vendedor detalle.
2.1.2 Grupos
Fig. 2-4
Los grupos son la siguiente lnea de jerarquizacin de los productos y subdividen a las lneas,
determinando la lnea a la que pertenecen muchos productos, dado que a un grupo puede
pertenecer a una sola lnea. Es dentro de estos grupos donde se agrupan los conjuntos de
productos.
17
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 2-5
La definicin de los campos del maestro de productos es la siguiente:
Cdigo: Campo que almacena el cdigo asignado al grupo, este cdigo debe ser
nico para cada grupo.
Descripcin: Almacena el nombre del grupo.
Descuento: Campo que permite parametrizar el porcentaje de descuento que se

desea dar en todos los productos de ese grupo.
Desc. Max: Descuento mximo que se puede aplicar al grupo.
Este campo es restrictivo, hasta donde se puede dar descuento a los

productos que estn ligados a este grupo y la transaccin de facturacin debe
validar descuento
Producto: All se asigna el producto de intereses para el manejo de propiedad

horizontal
Tipo Grupo: esto se aplicara para el funcionamiento del manejo de cartera para
propiedad horizontal
Concepto: Se agrega el concepto con el que se va a cancelar las cxc relacionadas a

este grupo. Solo aplica cuando el sistema est configurado como Cartera por grupo.
Prioridad: Se parametriza la prioridad con la cual se va a cancelar las cxc siendo

cero las ms alta y nueve la prioridad ms baja. Solo aplica cuando se maneja cartera
por grupos. Ej. Prioridad Cero cancelacin de los intereses, prioridad 1 Cancelacin
de Administracin, Prioridad 3 cancelacin de zonas comunes.
18
Manual del Usuario
Administrativo
2.1.3 Clases
Fig. 2-6
Opcin que permite clasificar de manera Contable diferentes clases de productos que se
comercialicen en la empresa, es decir, si se tienen productos Materias primas, productos
de servicios, gravados, excluidos y/o exentos de retencin en la fuente. Dicha
clasificacin es til para clasificar el inventario en el rea contable.
Fig. 2-7
La definicin de los campos es la siguiente:

Cdigo: Campo que almacena el cdigo que ser asignado a la clase.
Descripcin: Campo que almacena el nombre de la clase
Concepto: Campo que permite ligar el concepto de pago asociado a la clase que
se est creando, este concepto de pago se mostrara automticamente en el momento
de realizacin de un pago o de una causacin.
NOTA:
Esta opcin solo se maneja en caso de tener HGInet Contable.
19
Manual del Usuario
Administrativo
2.1.4 Tipos
Fig. 2-8
Campo que permite relacionar diferentes tipos de comisin para los diferentes productos que
puede recibir cada vendedor, esta comisin es un porcentaje aplicado al valor total de la
venta.
Fig. 2-9
Cdigo: Campo que almacena el cdigo que ser asignado a el tipo de comisin
Descripcin: Campo que almacena el nombre o detalle de los tipos
Concepto: Estos concepto se amarran para cuando se realice el pago tome el

concepto por el tipo de los productos.
Concepto Aux: Este concepto es para las empresas PH las cuales tienen el proceso
de manejo y el sistema realiza el pago con el concepto auxiliar a los productos que tienen
tipo 3.
2.1.5 Productos
Fig. 2-10
20
Manual del Usuario
Administrativo
Este formulario es el ltimo nivel de la jerarqua de productos. Aqu se registran y se

consultan los datos bsicos de los productos con su cdigo y descripcin, el grupo al que
pertenecen, la unidad de medida, la tarifa de IVA, Rete Fuente, RETEICA la moneda en que
se comercializa, el tipo de comisin que genera la venta, si maneja o no Kardex (Control de
existencias en el sistema), configuracin de hasta 8 listas de precios (precios para
proveedores, trabajadores, clientes especiales,), configuracin de cdigo de barras entre
otros.
NOTA
En este formulario se crean los productos y/o servicios.
Fig. 2-11
A continuacin, se definirn cada uno de los campos, empezando por los campos de cdigo y
Descripcin, permitiendo posterior mente ingresar a la definicin de cada una de las pestaas
que contienen los formularios, en los que se ingresa la informacin importante para generar
este registro.
Cdigo: Campo que permite almacenar el cdigo de identificacin del producto, este
cdigo debe ser nico, y acepta letras y nmeros
NOTA
Se recomienda manejar la misma cantidad de dgitos en el cdigo del Producto por
uniformidad y para una mejor bsqueda.
21
Manual del Usuario
Administrativo
Carga Datos: carga los datos de saldos y movimiento del producto.
Descripcin: Campo que almacena el nombre o detalle del producto.
En el formulario se pueden observar cinco pestaas que contienen ms informacin acerca

del producto.
Pestaa General
Esta pestaa permite configurar caractersticas propias de los diferentes productos, segn la
definicin de los campos que se describe a continuacin:
Lnea: Campo que permite asociar los productos a una lnea. De productos
Grupo: Campo que permite asociar los productos a los diferentes grupos.
Clase: Campo que asocia los productos a una clase y esto aplica para la
Parametrizacin contable.
Tipo: Se liga los productos a un tipo para el manejo de comisiones por cada producto
para el momento de la venta.
Unidad Inventario: Campo que almacena la unidad de medida de los productos

(Kilos, Litros, Metros, Unidades.). que se ver reflejada en los inventarios.
Unidad Compra: Campo que almacena la unidad de medida de los productos (Kilos,
Litros, Metros, Unidades,). la cual maneja el proveedor; este campo es solo
informativo.
Tarifa De Iva: Este campo maneja la tarifa de IVA asociada al producto, Se deben de
crear tantas tarifas como sean necesarias dependiendo de la naturaleza de la
empresa y los productos que comercialice.
Impuesto 1: Se selecciona la tarifa de impuesto al consumo.
Tarifa retencin fuente: Campo que se usa para ligar la retencin en la fuente a
cada producto.
Moneda: Campo destinado para seleccionar moneda con la que se est trabajando.
Para crearla remitirse al men archivo y seleccionar moneda.
Proveedor: Se asigna el tercero al cual se le compra el producto.
P. Compra: Permite relacionar el valor de compra negociado con el Proveedor.
22
Manual del Usuario
Administrativo
Campo EAN (Cdigo de Barras): Campo que muestra el cdigo de barras asignado
al producto en el caso de que se use lector de cdigos para el manejo del sistema.
Campos de listas de Precios: Se tienen 8 campos destinados para relacionar las

diferentes listas de precios para asignar a los diferentes tipos de clientes.
Porcentaje: Ingresar el porcentaje de rentabilidad que se espera para el producto. La

casilla del lado muestra la rentabilidad arrojada por el sistema contra el precio de
venta 1.
Descuento: Descuento a aplicar para el producto.
Desc. Mximo: Descuento mximo que se puede aplicar al producto.
Imp. C: En este campo se ingresa el valor del impuesto al consumo. Aplica para los
licores y cigarrillos.
Kardex: Botn que permite definir el manejo de Kardex para el producto, permitir
llevar un registro de los movimientos en el inventario (Kardex = Inventario).
Marcado: Se utiliza para manejo de propiedad horizontal para que estos productos
les aplique el descuento financiero o tambin cuando se generan documentos
auxiliares solo tome los productos marcados para el manejo de facturacin por
transporte.
Acumula Puntos: Campo para activar el manejo de puntos acumulativos para el

producto, esto va ligado a la configuracin que se haya realizado en la transaccin de
ventas en los parmetros.
Ret. Ica: Campo que se usa para ligar la retencin en Ica a cada producto.
Vigente: Opcin que indica si el producto est siendo comercializado. Cada vez que
se matricule un producto se debe activar. En caso de que el producto no se est
comercializando esta opcin debe estar desactivada.
AIU: Se activa para indicar sobre cuales productos se genera el IVA.
Maneja Lote: Campo para activar si el producto requiere lote cuando se est
elaborando un documento.
Actualiza Precio: Campo para activar si al momento de facturar se requiere cambiar

el precio de venta cuando la transaccin maneja precio producto fijo; aplica para
servicios como domicilios los cuales no tienen un valor fijo.
Tabla de Saldos
Campo Lote: Almacena el nmero de orden de produccin con que se realiz

el producto, para el sector de las confecciones este se usa para las tallas de
las prendas de vestir.
23
Manual del Usuario
Administrativo
Campo Bodega: Muestra el cdigo de la bodega a la cual se le har el anlisis de

existencia.
Campo Existencia: Campo que muestra la cantidad existencias del producto en las
bodegas.
Campo Costo: Campo que muestra el valor actualizado del costo que tiene el
producto.
Pestaa Presentacin
Fig. 2-12
La definicin de los campos de presentacin, es la siguiente:
Presentacin: Esta ficha muestra la presentacin que tiene el producto, es decir, su

unidad de medida y la cantidad a la que hace referencia; se puede parametrizar las
listas de precios segn la unidad de medida.
Equivalentes: En esta casilla se asignan los productos que equivalen al mismo

producto pero de otra marca o presentacin.
Promocin: para manejo de promociones, en la cual le debemos asignar el

porcentaje de descuento y el rango de fecha en que se tendr esta promocin.
Control: Campo para capturar un valor como volumen que ser multiplicado por la
cantidad en el documento y dar un total para ser impreso en el formato.
Peso: Campo para capturar el peso del producto.
Imagen: Se puede adicionar la foto del producto dando clic a este icono.
Buscar. Se abre una ventana de dialogo donde se busca la ruta y se

selecciona el archivo.
24
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 2-13
Eliminar elimina la imagen en pantalla
Mostrar: Muestra en una ventana adicional la imagen seleccionada a un

tamao mayor
Fig. 2-14
Pestaa Control
Esta ficha carga automticamente los datos estadsticos de existencias por bodega y ultimo
costo del producto que se est consultando, tambin se realiza la configuracin de las
existencias mximas y mnimas del producto por bodega y en el caso de que se maneje
producto por lotes permite la creacin de los diferentes lotes con su respectiva fecha de
vencimiento.
25
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 2-15
Mximos y Mnimos
Bodega: Indica el cdigo de la bodega que estn creadas en el sistema.

Ubicacin: Indica el cdigo de la estantera donde se encuentra el producto.
Mximo: Campo que indica la cantidad mxima de existencias que deben haber
en la bodega relacionada.
Mnimo: Indica la cantidad mnima de existencias del producto que deben haber en
la bodega relacionada.
Si en determinado caso la existencia de este producto no cumple con los requisitos de

mximos y mnimos el sistema enviara un mensaje de alerta al usuario al momento de realizar
la salida o la entrada de la mercanca.
Tabla Lotes
Campo Lote: Numero de orden de produccin con que se realiz el producto, en

el sector de la confecciones se refiere a las tallas de los productos.
Campo Produccin: este campo, le permite establecer la fecha del periodo de
inicio de la produccin del lote.
Campo Vence: Indica la fecha de vencimiento del lote, este aplica para productos
perecederos.
Pestaa Parmetros
Ficha diseada para ingresar la ubicacin del producto y/o un parmetro adicional, el cual se
puede predeterminar por la configuracin de parmetros generales, ficha Parmetros.
26
Manual del Usuario
Administrativo
En el producto en el dato 3 se debe adicionar el peso del producto para que llame
automticamente al realizar el documento en el campo factor para totalizar el peso de lo
facturado.
Fig. 2-16
Dato1: Son campos adicionales a los productos

Parametro1: Campo para filtrar con la opcin de parmetro 1
NOTA
A estos campos se les puede cambiar el nombre en Herramientas Parmetros para

una mejor Identificacin
Pestaa Movimiento
Pestaa diseada para el manejo de la informacin relacionada con las entradas y salidas en
cada producto. Inicialmente se visualiza as:
27
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 2-17
Transaccin (Tr): Campo que indica el cdigo de la transaccin
Documento (Dcto): Campo que contiene el nmero del documento con el cual se
realiz el ingreso del producto al sistema.
Fecha: Campo en el cul se Indica la fecha en la cual se registr el ingreso del
producto al sistema.
Tercero: Campo que muestra el cdigo del tercero relacionado a la transaccin.
Nombre: Campo que muestra el nombre del tercero relacionado a la transaccin.
Cantidad: Campo que Indica la cantidad del producto adquirido.
Valor: Campo que indica el precio con el que se ingresa el producto al sistema.
Serie: Campo que indica la serie que se le registro en el documento a cada producto.
Pestaa E-Comerce
Pestaa para la integracin con Magento.
Fig. 2-18
Descripcin corta: Descripcin corta del producto como resumen para el comprador.
28
Manual del Usuario
Administrativo
Producto habilitado: Indica que el producto se habilita desde y hasta la fecha indicada.
Producto nuevo: Indica la visualizacin del producto como nuevo desde y hasta la fecha
indicada, con el fin de promocionarlo (mayor visibilidad).
Habilitar Producto: Indica si el producto est vigente en Magento.
Habilitar mensaje: Indica si al comprar se habilita un texto para que el comprador indique
el mensaje que quiere enviar con el producto como regalo.
Bajo pedido. (Backorders): Indica si el producto despus de agotar existencias se

puede comprar bajo pedido.
Mostrar producto: Indica si el producto si no tienen inventario disponible se sigue

mostrando o no en la tienda.
Visibilidad
- 1: No visible: Significa que el producto no ser visible para el pblico.

- 2: Catlogo: El producto solo ser visible en el catlogo de la tienda.
- 3: Bsqueda: El producto solo ser visible si se lo busca en el buscador del sitio
web.
- 4: Catlogo y Bsqueda: El producto ser visible tanto en el catlogo como en
el buscador.
Cantidad Mxima: Indica la cantidad mxima que se permite comprar del producto en el
pedido.
Cantidad Mnima: Indica la cantidad mnima que se debe comprar del producto en el
pedido.
Productos relacionados: Indica los productos que tienen relacin con el actual.
Productos ms rentables (Up-Sells/Up-Selling): Indica productos del mismo tipo pero

que son ms rentables para la tienda, con el fin que el usuario cambie su decisin de
compra.
Productos ventas cruzadas: Indica los productos adicionales que el usuario puede
comprar adicionalmente al que est viendo en ese momento, con el fin de motivar la
compra de otros productos.
Pestaa Imgenes.
En esta pestaa se ingresan imgenes relacionadas al producto; estas imgenes estn

ligadas con Magento.
29
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 2-19
Descripcin: Informacin relacionada a la imagen.
Orden: Jerarqua o estructura de las imgenes.
Archivo: Ruta fsica en la que se encuentra la imagen.
Pestaa Categoras.
En la pestaa categoras se selecciona las diferentes categoras a la cual est el producto en

Magento.
Fig. 2-20
30
Manual del Usuario
Administrativo
Pestaa Ofertas.
En la pestaa ofertas se ingresa en la seccin de promocin las fechas desde hasta para
validar las promociones existentes en el rango de tiempo. Y en la seccin de ofertas se debe
seleccionar fecha inicial y fecha final con hora, agrupar por lnea, grupo y producto con su
respectivo descuento.
Fig. 2-21
2.1.6 Ensamble
Fig. 2-22
La opcin de Ensamble permite el manejo de productos ensamblados por la empresa,

resultado de la unin de otros productos que hacen parte del inventario. Este proceso brinda
mayor rapidez y seguridad en la gestin y manejo de inventarios, debido a que en el
momento de la facturacin de un producto de ensamble, automticamente se realiza la
descarga de inventario de aquellos productos que lo componen.
31
Manual del Usuario
Administrativo
Configuracin por el men de archivos:
Desde el men Archivos seleccionar la opcin Ensamble.
Fig. 2-23
Producto: Campo que relaciona el producto de ensamble.
Producto E: Campo que almacena los cdigos de aquellos productos que hacen
parte del producto de ensamble.
Tipo: En esta casilla se ingresan los tipos de ensamble que se van a manejar, sino se
va a manejar varios ensambles se ingresa cero (0). Si se van a ingresar varios tipos
de ensambles se ingresa un nmero que identifique el tipo de ensamble, este valor se
puede relacionar como los diferentes procesos que se realizan para fabricar el
producto final.
Ej.
0) si es ensamble de materias primas
1) Si es ensamble de produccin
2) Ensamble de productos de venta o kits.
NOTA
El nmero asignado depende de la cantidad de ensambles que se vayan a realizar,
y es un nmero aleatorio seleccionado por el usuario y previamente parametrizado
en cada transaccin de ensamble.
32
Manual del Usuario
Administrativo
Bodega: Se asigna el cdigo de la bodega de donde van a salir las materias primas.
Como lo muestra la imagen Fig.(2-18) se configura la bodega donde esta cada
producto y as realiza la salida del producto.
Para que aplique este parmetro debe estar previamente configurado en la
transaccin de ensamble.
Cantidad: Campo que indica y almacena el nmero de unidades necesarias de cada

producto para la composicin del producto de ensamble.
2.1.7 Parametro1
Men que permite crear el maestro de parmetro1 o subgrupo de productos.
Cdigo: Cdigo del maestro parmetro 1 del producto.
Descripcin: Nombre del parmetro 1 que est asociado.
Fig. 2-24
2.1.8 Categoras.
En la sesin de productos y servicios se tiene el maestro de categoras; estas categoras es

para asociar las de la plataforma Magento.
Cdigo: Campo que almacena el cdigo asignado a la categora, este cdigo debe ser
nico para cada una.
Descripcin: Almacena el nombre de la categora.
Cdigo Padre: Almacena el cdigo de la categora principal a la cual pertenece.
33
Manual del Usuario
Administrativo
Activo: Indica si la categora est vigente en Magento.

En Men: Indica si la categora es mostrada en el men de Magento.
Fig. 1-25
2.2 TERCEROS
Fig. 2-26
2.2.1 Tipos Tercero
Fig. 2-27
Formulario para la creacin y modificacin de los tipos de terceros. Esta opcin facilita la
clasificacin de los terceros de acuerdo a la relacin comercial.
Campo que permite relacionar el tipo de Tercero al tercero (Clientes, proveedor.).
34
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 2-28
Cdigo: Campo destinado para el almacenamiento del cdigo o identificador del

tipo de tercero.
Descripcin: Campo que guarda el nombre de los tipos de tercero ej.: clientes,
proveedores y empleados.
Lista de pecios: Campo que permite asignar una lista de precios de venta. Valido
solo para los terceros que manejen compras a la empresa (clientes).
2.2.2 Terceros
Fig. 2-29
Los terceros son aquellas personas naturales o jurdicas que interactan con la empresa
(Clientes, Proveedores, Empleados), esta opcin permite la creacin y modificacin de los
mismos.
35
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 2-30
Datos Generales
Identificacin: Campo que almacena el NIT o cdula de cada tercero, el sistema

automticamente calcula el digito de verificacin.
Nombre: Campo que almacena el nombre del tercero, no debe ser diligenciado,
debido a que este se alimenta de otros campos ubicados en la pestaa de datos
generales.
Tipo ID: Campo que permite seleccionar el tipo de identificacin del tercero
(CC=Cedula, NI=Nit, TI=Tarjeta de Identidad, CE= Cedula de Extranjera, TE=Tarjeta
de Extranjera, RC=Registro Civil, PA= Pasaporte, CD= Carnet Diplomtico, DE=
Documento extranjero, DI= Uso definido por la DIAN.)
Tipo Persona: Campo que permite seleccionar el tipo de persona tributaria que es el
Tercero (jurdica o natural).
Cdigo Aux: Campo que permite almacenar otro cdigo del tercero.
P. Apellido R/S: Campo que almacena el primer apellido del tercero, en caso de ser
persona natural, si se trata de una persona jurdica se debe colocar la razn social
completa en este campo.
S. Apellido: Campo que almacena el segundo apellido (solo para personas

naturales).
P. Nombre: Campo que almacena el primer nombre (Solo para personas naturales).
.
S. Nombre: Campo que almacena el segundo nombre (Solo para personas
naturales).
36
Manual del Usuario
Administrativo
Direccin: Campo que guarda la direccin completa del tercero.
Telfono: Campo para almacenamiento del nmero de telfono del tercero.
Email Ppal: Campo para almacenamiento del email principal del tercero.
Tipo Tercero: Campo que permite seleccionar la calidad de tercero (clientes,

provedores).
Pag Web: Campo para almacenamiento de la pgina web del tercero
Fax: Campo para almacenamiento del nmero de fax del tercero.
Cel: Campo para almacenamiento del nmero celular del tercero.
Fecha de ingreso: Campo que permite el almacenamiento de la fecha en que el

tercero ingresa se crea en el software.
Descuento: Campo que almacena descuento (porcentual) permanente que se le van

a realizar a las transacciones relacionadas con el Tercero. En caso de no manejar
descuento, se ingresa cero (0).
Cupo: Campo que permite asignar el valor del cupo crdito a los terceros, valor en
pesos.
Es importante anotar que en caso de manejar cupo crdito todos los terceros deben
manejarlo, aquellos que realmente no tengan cupo crdito deben tener un cupo alto
(999.999.999) para permitir la facturacin al tercero.
% Doc Aux: Este campo se utiliza cuando se requiere que se genere el documento
auxiliar solo por un porcentaje del documento original.
Plazo: Campo que guarda el plazo en das asignado al Tercero para el pago de
facturas.
Ciudad: Campo que brinda la posibilidad de asignar una ciudad con el tercero.
Sector: Campo destinado para asignar el sector por cada tercero.
Barrio: Campo destinado para colocar el barrio de cada tercero.
Vendedor: El Maestro de Vendedores permite crear y modificar los vendedores

pertenecientes a la organizacin, posibilitando agrupar clientes por vendedores y
generar comisiones por venta y/o recaudo.
Estado: Este campo permite relacionar el estado de los terceros (Activos e inactivos
), restringiendo as la creacin de documentos a los tercero que estn en un estado
diferente de activo.
37
Manual del Usuario
Administrativo
Causa Ret: Este campo permite relacionar la causa de retiro en el caso que el cliente
haya decidido terminar las relaciones comerciales con la empresa
Marcado: Opcin que permite generar informes de tercero de solo marcados.
Actualiza Nombre: Permite cambiar el nombre en el momento de hacer un

documento
Cuenta: Campo que permite almacenar el nmero de cuenta bancaria del tercero,
permite la generacin de pagos electrnicos. En caso de que la cuenta sea corriente
la opcin Corriente debe ir activa
Tipo: Tipo de cuenta sea ahorros o corriente
Entidad Financiera: Opcin que permite la configuracin de la entidad bancaria a la

cual pertenece la cuenta del tercero que se est matriculando y para realizar los
pagos electrnicos.
Informacin Tributaria
Fig. 2-31
Responsabilidades se activan las responsabilidades de cada tercero segn el Rut.

Como lo son el rgimen de ventas y si aplican retencin en la fuente entre otros; que
son la base para el clculo de impuestos cuando se est elaborando los diferentes
documentos en el sistema HGInet Administrativo.
Actividad Eco: Campo que da la opcin de ingresar el cdigo de la actividad

econmica (definido por la DIAN) y una breve descripcin
38
Manual del Usuario
Administrativo
Otros: No Maneja Bases de Rete Fuente, RteIVA Esta casilla se debe activar en
caso de que el tercero siempre haga retencin en la fuente y el IVA aunque no
cumpla con las bases estipuladas por la DIAN. Y Retencin Ica en el caso de que
aplique.
NOTA:
Es de gran importancia el correcto diligenciamiento de la informacin Tributaria de los
terceros, pues de esto depende el buen funcionamiento del clculo de las retenciones que se
generan alrededor de la actividad comercial de la empresa y la presentacin para medios
magnticos.
Contactos
Pestaa que permite el almacenamiento de los contactos del tercero, como el contacto
comercial, representante legal, contador, entre otros, adems ofrece la opcin para ingresar la
fecha de cumpleaos de cada uno de los contacto, sirviendo como ayuda en procesos y/o
actividades de contacto con los clientes. Es importante tener en cuenta que esta opcin no es
obligatoria. se ingresan los datos de los contactos para generar correos electrnicos desde el
sistema Hgi Net Administrativo en el mdulo de correos. Se ingresan los datos un cdigo
nombres apellidos fecha de nacimiento, el cargo y la profesin de cada contacto. Telfono,
celular y por ltimo el correo electrnico.
Fig. 2-32
39
Manual del Usuario
Administrativo
Parmetros
Campos adicionales de los terceros. Los cuales se pueden modificar sus textos para una
mejor identificacin del dato que se est ingresando.
Fig. 2-33
Observaciones: datos y/o observaciones que se le desean asignar al tercero creado.

los cuales pueden ser capturados al momento de elaborar un documento.
Rep. Legal: Campo para registrar el representante legal en propiedad horizontal.
Sector: Campo para registrar el sector. Este campo debe activarse por configuracin.
Cdigo EAN: Se utiliza para asignar un cdigo de barras a los terceros, puede ser
alfanumrico.
Para esta ficha, por configuracin se pueden activar 7 campos adicionales segn los
requiera el usuario.
Precios
En esta ventana se parametrizan las listas de precios por tercero. Se pueden parametrizar de
la siguiente forma:
por lneas asignndole a una lista de precios y un porcentaje de descuento.

Por grupos asignndole a una lista de precios y descuento.
Por producto asignndole una lista de precios o un precio especifico como lo muestra
la imagen (fig. 2-27).
40
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 2-34
Movimiento
Este formulario se utiliza a modo de consulta. Muestra los documentos que se le han
realizado. Igualmente, muestran los pagos de las facturas y los productos que se han
comercializado con el tercero. Los datos aparecen a medida que se generan movimientos.
Como lo muestra la imagen (fig. 2-18) al seleccionar la transaccin 04 documento 5154
muestra en la parte inferior en la grilla de productos los productos facturados.
Fig. 2-35
Otros
41
Manual del Usuario
Administrativo
En la ventana otros muestra las dependencias de cada uno de los terceros. Estas
dependencias se utilizan para poder relacionar en la elaboracin de documentos las
diferentes dependencias.
Fig. 2-36
Dependencias: Las dependencias son los diferentes establecimientos comerciales

que posee un cliente los cuales estn matriculados ante la DIAN con el mismo
nmero de documento, es decir cuando una persona natural posee uno o varios
negocios a su nombre con diferente nombre comercial; en el campo cdigo se asigna
uno para cada establecimiento y a cada uno se le debe matricular la descripcin que
en este caso sera el nombre comercial del establecimiento, la direccin, el telfono,
el cdigo de la ciudad y el cdigo del vendedor y cdigo EAN asignado a este, se
crean las dependencias con el fin de que la facturacin siempre salga a nombre del
estableciendo comercial pero la cartera siempre cargue a nombre del tercero. El
ejemplo ms claro de estos terceros son los Almacenes de cadena.
2.2.3 Vendedores
Fig. 2-37
El Maestro de Vendedores permite crear y modificar los vendedores pertenecientes a la

organizacin, posibilitando agrupar clientes por vendedores y generar comisiones por venta
y/o recaudo.
42
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 2-38
Datos Generales
Cdigo: Campo que guarda el cdigo asignado a cada vendedor.
Nombre: Campo que almacena el nombre completo del Vendedor.
Cargo: Campo que guarda el cargo del vendedor.
Reporta a: Este se crea en la misma ficha del vendedor y se asignara como el

supervisor.
Lista de precios: Lista de precios que maneja cada vendedor.
Referencia: Casilla asignada para registrar por ejemplo placa de vehculo.
Activo: Casilla que se debe de activar cuando el vendedor est activo en la

empresa y al desactivarlo no deja registrar ningn documento con este cdigo.
43
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 2-39
Comisin Ventas
Nro.: Consecutivo que se asigna a las diferentes comisiones que se le

parametrizan a cada vendedor.
Tipo: Campo que almacena el cdigo del tipo de comisin que genera el sistema
cuando se maneja comisiones por tipo; este debe ir ligado a los diferentes tipos que
se tenga en el maestro de productos y por los cuales se va a generar la comisin.
Vr Venta : Valor que se asigna para los topes sobre los cuales aplicara la comisin
por venta, si no manejan topes de ventas se debe poner un valor alto
Com Venta: porcentaje asignado a cada vendedor para aplicar a las ventas
realizadas.
Vr Recaudo: Valor que se asigna para los topes de comisiones para los recaudos
de comisiones, si no manejan topes de recaudo se debe poner un valor alto.
Hasta (das): Campo que almacena el nmero de das en los que se debe realizar
el recaudo para hacer valida la comisin.
NOTA:
El sistema HGInet Administrativo maneja comisiones por tipo de productos y general

es decir todos los productos, esto se define en los parmetros generales en la
pestaa Administrativo pestaa documentos.
44
Manual del Usuario
Administrativo
Y a su vez se puede manejar comisiones a la venta y al recaudo. Se pueden

parametrizar topes de venta y generar diferentes porcentajes de comisin por cada
tope
ADVERTENCIA:
Las comisiones por tipo de productos solo se pueden calcular por el valor total del
documento.
Los topes aplican del rango de la lnea anterior es decir para la primera lnea
comienza en cero hasta el valor que se ingrese en el campo venta para la segunda
lnea se toma el valor anterior hasta el valor de la lnea donde est ubicado
Parametrizacin de comisiones
Comisiones General: En los parmetros generales se deja inactivo

Recaudo por tipo, para que tome comisiones para todos los productos que
tengan el tipo cero.
Los productos deben tener tipo cero. Los vendedores deben tener
parametrizado el porcentaje que de comisin que van a generar por el tipo
cero ya sea a la venta o al recaudo.
Comisiones por tipo: se parametriza en los parmetros generales recaudo

por tipo, a los productos se le asignan los diferentes tipos que vayan a
manejar, en los vendedores cada uno de los tipos que generan comisin.
2.2.4 Cargos
Fig. 2-40
Maestro que permite la creacin de los cargos para los terceros y para empleados. Se
ingresa por Archivos Terceros Cargos.
Cdigo: Campo que permite ingresar un cdigo al cargo que se est creando
Nombre: Campo que permite ingresar el nombre que se le va a asignar al cargo.
Funciones: Campo que permite ingresar las Funciones que son propias del cargo.
Perfil: Campo que permite describir el perfil que es necesario para el cargo.
45
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 2-41
2.2.5 Actividad Econmica
Fig. 2-42
Esta opcin le permite definir el maestro de actividades econmicas, para aplicrselo a los
terceros y configurar las tarifas de RETEICA adems se asigna el cdigo de la tarifa de
Retencin CREE que maneja la actividad econmica.
Fig. 2-43
46
Manual del Usuario
Administrativo
2.2.6 Parametro1
Fig. 2-44
Maestro que permite crear el parmetro 1 para aplicarlo como filtro en los terceros. El nombre
se puede cambiar en el men Herramientas parmetros pestaa parmetros y en la casilla
parmetro 1 se ingresa el nombre que se desea visualizar.
Se utiliza para parametrizar a contabilidad por este campo, segn la actividad econmica.
Fig. 2-45
2.2.7 Parametro2
Fig. 2-46
Maestro que permite crear el parmetro 2 para aplicarlo como filtro en los terceros. El nombre
se puede cambiar en el men: Herramientas parmetros pestaa parmetros y en la casilla
parmetro 2 se ingresa el nombre que se desea visualizar. Por ejemplo Canal de distribucin.
Fig. 2-47
47
Manual del Usuario
Administrativo
Cdigo: Cdigo del parmetro 2, para filtrar o buscar
Descripcin: Nombre que tiene asignado el cdigo del maestro de parmetro 2
2.3 LOCALIZACION
Fig. 2-48
Localizacin geogrfica de los productos y/o terceros.
2.3.1 Bodegas
Fig. 2-49
El formulario Maestro de bodegas permite registrar y modificar las diferentes bodegas que se
pueden tener en la empresa para la administracin de los inventarios. El sistema Permite el
manejo de Kardex o inventario por bodega.

Desde el men Archivos se debe seleccionar la opcin Bodegas.
Fig. 2-50
Cdigo: Campo que almacena el cdigo de la bodega, este al igual que los otros
campos de cdigo debe ser nico para cada una de las bodegas.
Descripcin: Campo que almacena el nombre de la bodega.
48
Manual del Usuario
Administrativo
Direccin: Campo que permite guardar la direccin de la bodega.
Telfono: Campo que almacena el nmero telefnico de la Bodega.
Responsable: Campo para almacenar el nombre de la persona responsable por la

bodega.
Tercero: Campo que permite relacionar un tercero a la bodega, este campo se debe
diligenciar en caso de que la bodega pertenezca a un tercero o se encuentra en la
localidad del tercero, Ej.: Las constructoras, cada obra es una bodega.
2.3.2 Maestro de Ubicaciones
Fig. 2-51
El Maestro de Ubicaciones permite crear y modificar los lugares pertenecientes a los

productos, posibilitando la clasificacin dentro de la bodega
.
Fig. 2-52
Formulario que permite definir la ubicacin de los productos segn la distribucin en la

bodega.
Cdigo: Campo que permite almacenar el cdigo asignado a la ubicacin.
Descripcin: Campo que guarda la descripcin de la ubicacin.
49
Manual del Usuario
Administrativo
Estado: Permite activar o inactivar las ubicaciones impidiendo la realizacin de

los movimientos de los productos de esa ubicacin.
2.3.3 Maestro de Zonas
Fig. 2-53
El Maestro de Zonas permite crear y modificar las zonas pertenecientes a la organizacin,

posibilitando agrupar clientes por ciudad y zonas.
Fig. 2-54
Formulario que permite definir la distribucin de zonas geogrficas, segn las necesidades del
usuario.
Cdigo: Campo que permite almacenar el cdigo asignado a la regin
Descripcin: Campo que guarda la descripcin de la regin
2.3.4 Maestro de Ciudades
Fig. 2-55
Este formulario permite la creacin de las diferentes ciudades que pueden ser utilizadas por el
usuario.
50
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 2-56
Ciudad: Campo que permite el almacenamiento del cdigo asignado a la ciudad.
Nombre: Campo que guarda el nombre o descripcin de la ciudad.
Zona: Campo que permite asociar la zona a la que pertenece la ciudad de acuerdo
a la distribucin definida por el usuario.
Cdigo del DANE
NOTA:
Estos campos son reglamentarios si se tiene el software Contable, para la
generacin de medios magnticos.
Ciudad: Campo para almacenamiento del cdigo asignado por el DANE a las
diferentes ciudades.
Departamento: Campo que almacena el cdigo del Departamento asignado

por el DANE en el que est ubicada la ciudad que se est matriculando.
Pas: Campo para almacenamiento del cdigo asignado por el DANE al pais.
2.3.5 Barrios
Fig. 2-57
Este formulario permite la creacin de los diferentes barrios que pueden ser utilizadas por el
usuario en la clasificacin de los terceros para una mejor ubicacin.
51
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 2-58
Cdigo: Cdigo asignado al barrio

Descripcin: Nombre del barrio.
2.3.6 Sectores
Fig. 2-59
Este formulario permite la creacin de los diferentes Sectores que pueden ser utilizadas por
el usuario en la clasificacin de los terceros para una mejor ubicacin.
Los sectores pueden ser sectores geogrficos o segn el sector industrial.
Fig. 2-60
Cdigo: Cdigo asignado al sector

Descripcin: Nombre del sector.
52
Manual del Usuario
Administrativo
2.4 IMPUESTOS Y UNIDADES
Fig. 2-61
2.4.1 Tarifas de IVA
Fig. 2-62
Para crear las tarifas de IVA que se asignan a cada producto se debe ingresar a esta opcin
de Tarifas de IVA
Fig. 2-63
Cdigo: Campo para almacenar el cdigo asociado a l tarifa de IVA
Descripcin: Nombre de la tarifa de IVA.
Porcentaje: Porcentaje que aplica para generar las tarifas de IVA.
2.4.2 Tarifas impuesto 1
Fig. 2-64
53
Manual del Usuario
Administrativo
En esta ventana se crea el impuesto al consumo por porcentaje.
Cdigo: Campo para almacenar el cdigo asociado al impuesto al consumo
Descripcin: Nombre de la tarifa de impuesto al consumo
Porcentaje: Porcentaje que aplica para generar el impuesto al consumo
Fig. 2-65
2.4.3 Tabla de Retencin en la Fuente
Fig. 2-66
Tabla retencin fuente: Opcin que permite crear los diferentes cdigos de retencin en
la fuente, con sus respectivos porcentajes y bases para aplicarla a cada producto.
Fig. 2-67
Cdigo: Campo que almacena el cdigo que se asignara al tipo de retencin en la

fuente.
Descripcin: Campo que almacena el nombre de tipo de retencin (compras,

servicios.)
54
Manual del Usuario
Administrativo
Base Rete Fuente: Campo que almacena la base sobre la cual se debe realizar la
retencin en la fuente, esta es regulada por entidades gubernamentales. Debe
modificarla el usuario segn cambios estipulados.
Porcentaje ND: Campo para almacenar el porcentaje de retencin a personas no

declarantes.
Porcentaje Ded: campo para almacenar el porcentaje de retencin para personas

declarantes.
Base ReteIca: Campo que almacena la base sobre la cual se debe realizar la
ReteIca, esta es regulada por entidades gubernamentales. Debe modificarla el
usuario segn cambios estipulados
Porcentaje: Campo para almacenar el porcentaje de Rete Ica.
2.4.4 Formas de Pago
Fig. 2-68
Formulario que permite la creacin de las diferentes formas de pago (efectivo, cheque,
transferencia, nota crdito)
Fig. 2-69
Cdigo: Campo que permite el almacenamiento de un cdigo para la forma de pago,

este cdigo debe ser nico.
55
Manual del Usuario
Administrativo
Descripcin: Campo que permite guardar el nombre de la forma de pago (Efectivo,

cheque, tarjeta dbito, tarjeta crdito, ventas crdito, bonos, vales, otros,
transferencias).
Grupo: Son las diferentes formas de pago.
2.4.5 Conceptos de pago
Fig. 2-70
Formulario que permite la creacin de todos los conceptos de pago que intervienen en la
realizacin de un pago.
Los conceptos pueden ser tan detallados como la empresa los requiera, para poder elaborar
los diferentes pagos, bien sea por recibos de caja o por egresos
Desde el men Archivos se debe seleccionar la opcin Conceptos Pago.
Fig. 2-71
Cdigo: Campo que almacena el cdigo asignado al concepto de pago.
Descripcin: Campo que almacena el nombre o descripcin del concepto de pago.
Tipo: Campo que permite la seleccin de la funcin que tiene el concepto de pago en
el documento elaborado (Pagos, Descuento, entre otros).
56
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 2-72
Cuenta PCGA: Campo para relacionar la cuenta contable en el modo PCGA a la cual
se llevara el concepto de pago en contabilidad, este campo solo se debe diligenciar si
se maneja el software HgiNet Contable, de lo contrario se debe dejar en blanco.
Cuenta NIIF: Campo para relacionar la cuenta contable en el modo NIIF a la cual se
llevara el concepto de pago en contabilidad, este campo solo se debe diligenciar si se
maneja el software HgiNet Contable, de lo contrario se debe dejar en blanco.
Cuadre/Dcto: En esta opcin se presentan 3 alternativas
Suma: Indica que el concepto de pago es un valor total a pagar y tiene relacin
directa con el valor afectado en el banco.
Ejemplo: El valor total por cobrar de una factura a un cliente
Resta: Indica que el concepto de pago resta en algn valor, al valor total
imputado como suma
Ejemplo: La retencin en la fuente en un pago de un servicio, o un descuento en

el momento del pago
Ninguna: Esta caracterstica es asignada esencialmente a los conceptos de pago

retencin en la fuente de ventas y proveedores, cuando stas son causadas
desde la transaccin inicial; es decir, que al imputar el pago del documento
(factura) ya est restada del valor a pagar y muestra en la cartera dicho valor
pero como informativo. Sin embargo, se debe imputar en el documento de pago
Actualiza cartera: Opcin que se asigna a los conceptos de pago que estn
directamente relacionados con la cartera de clientes y proveedores.
Comisiones: Esta opcin se debe asignar cuando se genera comisin por

recaudos y se debe asignar a cada concepto que se maneje en el pago.
57
Manual del Usuario
Administrativo
Para una mejor ilustracin, se presenta una tabla de algunos conceptos creados para pagos
de gastos y deducciones
Fig. 2-73
2.4.6 Monedas
Fig. 2-74
Esta opcin es utilizada para crear los cdigos segn la denominacin de monedas que
vamos a manejar.
Fig. 2-75
58
Manual del Usuario
Administrativo
Cdigo: Campo que almacena el cdigo asignado a la moneda.
Descripcin: Campo que almacena el nombre de la moneda (Pesos, Dlares, Euros)
2.4.7 Cambio monedas
Fig. 2-76
Men que permite registrar el cambio de una moneda a otra tomando como base la tasa
cambiaria que se le asigne en una fecha especfica.

Desde el men Archivos se debe seleccionar la opcin Cambio de Monedas
Fig. 2-77
Moneda: Campo en el cul se ingresa la moneda que se va a utilizar.
Fecha: Campo en que se debe ingresar la fecha en la que es vlido el cambio de

moneda. Se puede hacer por rango de fechas para un solo valor o cada da para cada
valor. Este procedimiento se hace marcando la opcin crear rango de fechas
59
Manual del Usuario
Administrativo
Cambio: Campo para ingresar el valor en pesos al que equivale el cambio de la

moneda.
2.4.8 Unidades
Fig. 2-78
Unidad de Medida: Campo que almacena la unidad de medida de los productos (Kilos,
Litros, Metros, Unidades.)
Fig. 2-79
Cdigo: Campo que almacena el cdigo de la unidad de medida, se recomienda

que para este cdigo se use la abreviatura de las medidas Ej.: Centmetros = cm.
Descripcin: Indica el nombre completo de la unidad de medida.
2.4.9 Entidades Financieras
Fig. 2-80
Son las entidades financieras donde los terceros tienen sus cuentas bancarias, el cdigo debe
ser el cdigo de cada banco para realizar los pagos electrnicos.
60
Manual del Usuario
Administrativo
Cdigo: Campo que permite el almacenamiento del cdigo de la entidad bancaria, se

debe usar preferiblemente el cdigo asignado a nivel nacional.
Descripcin: Campo que guarda el nombre completo de la entidad bancaria.
Ach Cenit: Es el cdigo Compensacin Electrnica Nacional Interbancaria, es una

Cmara de Compensacin Automatizada operada por el Banco de la Repblica, que
provee el servicio de procesamiento de rdenes de pago o recaudo electrnicas.
Ach Colombia: Es el cdigo Compensacin Electrnica Nacional Interbancaria, es una

Cmara de Compensacin Automatizada operada por el Banco de la Repblica, que
provee el servicio de procesamiento de rdenes de pago o recaudo electrnicas.
Fig. 2-81
2.4.10 Bancos
Fig. 2-82
Formulario que permite relacionar todas las entidades financieras con las cuales trabaja la
empresa o el usuario, en las cuales se registran los pagos de ingresos y egresos.
61
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 2-83
Cdigo: Campo que almacena el cdigo que se asignar al banco o cuenta bancaria.
Descripcin: Campo en el que se guarda el nombre del banco o la cuenta bancaria.
Consecutivo: Campo que permite registrar el consecutivo de los cheques en caso de

que se maneje chequera.
Autoincremento: Si se activa esta casilla el sistema ira incrementando el nmero del

consecutivo de los cheques cada que se elabore un egreso y la forma de pago sea
cheque.
Datos del Banco
Cta PCGA: Campo que almacena la cuenta contable para el modo PCGA a la cual se
llevara el banco, este solo se debe diligenciar en caso de tener el software HGI
Contable.
Cta NIIF: Campo que almacena la cuenta contable para el modo NIIF a la cual se
llevara el banco, este solo se debe diligenciar en caso de tener el software HGI
Contable.
Nmero de Cuenta: Campo que permite el almacenamiento del nmero de la cuenta

bancaria.
Tipo: Campo para seleccionar si la cuenta es de ahorros o corriente.
62
Manual del Usuario
Administrativo
Entidad Financiera: Campo para ingresar la entidad financiera en la que est

registrado la cuenta bancaria.
Formato: Se selecciona el formato para la generacin del archivo plano para realizar
los pagos.
Red: Se debe seleccionar si la cuenta pertenece a la red ACH Cenit o ACH Colombia.
C. costo: Centro de costo que tendr el banco por defecto esto aplica para el
software HGInet Administrativo.
Tercero: Se asigna el tercero con el cual va a pasar por defecto a contabilidad
Los campos de Oficina e Identificacin son solo para el archivo plano para el banco
Colpatria.
2.4.11 Tarifas Cree
Se crean las diferentes tarifas de retencin Cree para luego asignarlas a las actividades
econmicas
Fig. 2-84
2.5 CONFIGURACION
Fig.2-85
63
Manual del Usuario
Administrativo
2.5.1 Empresas
Fig. 2-86
Formulario que permita la creacin de la empresa de trabajo.
Cdigo: Campo para asignar el nmero que ser asignado a la empresa(1,2,3.)
Descripcin: Campo para almacenar el nombre con que esta matriculada la empresa
ante la DIAN.
Ident: Campo para registrar el nmero de Nit de la empresa.
Direccin: Campo que almacena la direccin del domicilio de la empresa.
Telfono: Campo que almacena el nmero telefnico de la empresa.
Fax: Campo para almacenar el nmero de fax de la empresa.
Ciudad: Campo que almacena la ciudad en que se encuentra domiciliada la empresa.
Mail: Campo que guarda la direccin de correo electrnico.
Web: Campo para almacenar la direccin del sitio Web de la empresa.
Ean: Cdigo EAN asignado a la empresa, se utiliza para realizar Facturacin EDI.
Tipo de persona: Campo para seleccionar el tipo de persona tributaria de la empresa

(Natural o Jurdica).
Actividad econmica: Se debe seleccionar la actividad econmica principal

asignada a la empresa y con la que se registr ante la DIAN.
Responsabilidades: Estas responsabilidades son las que estn estipuladas en el

RUT de la empresa y se deben marcar segn las que la empresa tenga.
Licencias: Se deben marcar las licencias que se hayan adquirido.
64
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 2-87
2.5.2 Calendario
Fig. 2-88
Este formulario que permite la Parametrizacin los diferentes periodos o meses en el

sistema.
En la barra de Herramientas esta la opcin para cambiarse de periodo.
Fig. 2-89

Desde el men Archivos se debe seleccionar la opcin calendario.
El formato para la fecha de los perodos, es ao-mes-da (aaaa-mm-dd).
65
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 2-90
Periodo: Campo en el que se debe ingresar el nmero del perodo, este nmero debe
ser el mismo del mes, Ej.: Enero = Perodo 1, Febrero = Perodo 2.
Fecha Inicial: Fecha exacta en que se inicia el periodo (primer da del mes)
Fecha Final: Fecha en que termina el periodo, es decir el ltimo da del mes.
Tasa: Aqu se debe de asignar la tasa de inters mensual para el cobro de intereses
de las propiedades horizontales.
Das: Se deben asignar los das del mes para clculo de los horarios en propiedad
horizontal.
Das Festivos: Campo informativo opcional para manejo del sistema administrativo.
2.5.3 Transacciones
Fig. 2-91
En este formulario se parametrizan todos los documentos de la empresa como: Compras,

Ventas, Recibo de Caja, Egreso, Notas.
Esta opcin se explica en el momento de la capacitacin dependiendo de las necesidades de

cada empresa.
Cdigo: En este campo se crea un cdigo de la transaccin. Este cdigo debe ser nico y se
recomienda que maneje nemotecnia, dado que tendr que referenciar los cdigos durante la
operacin de su empresa y en la realizacin de la transaccin; este campo solo debe ser
numrico.
Descripcin: En este campo debe crear una descripcin breve de la transaccin. Le permite
identificar por medio de una breve descripcin, el tipo de operacin que est realizando.
66
Manual del Usuario
Administrativo
Pestaa General: En esta pestaa, definir la informacin general de la transaccin,

permitindole establecer los parmetros generales que cubren las necesidades bsicas de
toda transaccin.
Fig. 2-92
TIPO: Despliega una lista para el tipo de transaccin que se quiere generar. Estos tipos
pueden ser.
Documentos: Este tipo le permite establecer si la transaccin genera el
movimiento de activos dentro de la operacin de la empresa.
Pagos: Este tipo le permitir establecer si la transaccin genera movimiento
de dinero, entre un tercero y la empresa, o la empresa y un tercero.
Causaciones: Este tipo le permite establecer si la transaccin se gener por
una acusacin, como por ejemplo el pago de un servicio de mantenimiento a
la puerta de la entrada del inmueble en el que se encuentra y que no tiene
nada que ver con la operacin comercial de la empresa.
Punto de Venta: Esta opcin configura una transaccin como punto de venta con la cual
la habilita para poder operarla como tipo POS.
Cuadre: Esta opcin le permite establecer la operacin que debe realizar el sistema, para
el informe cuadre del punto de venta.
Suma: Sumara el monto final del cuadre, al saldo existente generado por la
operacin en ventas.
67
Manual del Usuario
Administrativo
Resta: Restara al saldo existente por la operacin en ventas. Esta opcin se

activara, dependiendo del concepto operacional que tenga establecido en su
negocio ejemplo las notas crdito.
Ninguna: No realiza ninguna operacin.
Operacin Doc: Opcin para configurar las transacciones, definiendo que debe sumar y
que debe restar operativamente durante la transaccin.
Suma: en la generacin de los informes mostrara el valor positivo ejemplo:
ventas.
Resta: en la generacin de los informes mostrara los valores negativos como
para sacar las ventas netas ejemplo la transaccin de notas crdito.
Ninguna: transaccin que no amerita una operacin, como por ejemplo un
posfechado.
Precio unitario: En este campo, usted puede determinar el lugar de donde el sistema
tomara el valor del precio unitario de los productos o servicios que se mueven durante la
transaccin, permitindole las siguientes opciones.
Sin precio: Esta opcin le dice a la transaccin que los productos que se
mueven por medio de ella, no tienen un precio establecido.
Precio producto sugerido: Esta opcin le dice al sistema que la transaccin
que realizara, tomara el precio que se encuentran en la pestaa general del
maestro de productos, y le permitir cambiarlo en el documento si no est de
acuerdo con ese valor sugerido.
Valor Kardex sugerido: Esta opcin le dice al sistema que la transaccin
que realizara, tomara el costo de los productos que se encuentra en la
pestaa General del maestro de productos, permitindole cambiar el valor en
el documento si no est de acuerdo con ese valor sugerido.
Precio producto fijo: Esta opcin le dice al sistema que la transaccin que
realizara, tomara el precio de los productos, que se encuentran en la pestaa
general del maestro de productos, de acuerdo a la lista de precios que tenga
amarrado el tercero. A diferencia de los sugeridos, este no le permite realizar
cambios de los valores durante la elaboracin del documento.
Valor Kardex fijo: Esta opcin le dice al sistema que la transaccin que
realizara, tomara el costo del producto, a diferencia de los sugeridos, esta
opcin no le permite realizar cambios de valor durante la elaboracin del
documento.
Costo + Porcentaje: Esta opcin le dice al sistema, que el valor de los
productos que se mueven por la transaccin, sern calculados por su costo y
el porcentaje de utilidad que ingresa en el campo porcentaje, de la pestaa
general del maestro de productos y sugerir el valor del activo del costo ms
el porcentaje asignado al producto, si se manejara esta opcin no pueden
haber negativos en los inventarios ya que el precio la dara errado.
68
Manual del Usuario
Administrativo
Precio producto supervisado: Esta opcin le dice al sistema que la

transaccin que realizara, tomara el precio fijo del producto pero permitir al
usuario administrador cambiar el precio al dar clic sobre logueo
Fig. 2-93
Impresin: Este campo le dice a la transaccin, cual es el formato de impresin que

va a utilizar.
Formato-lnea: Se asigna el formato de impresin por lneas de productos.
Activa: Opcin que permite activar o inactivar la transaccin de modo que si esta
inactiva solo permita ser consultada.
Control: Estas opciones, le permitirn activar o desactivar los siguientes controles:
Control consecutivo: Habilitar esta opcin, le permite controlar el

consecutivo de las transacciones este parmetro no permitir realizar un
nmero mayor o menor al que continua en el consecutivo.
Control fecha: Al habilitar esta opcin, no le permitir realizar documentos
con fechas posteriores a la fecha del ltimo documento.
Bloqueo fecha: Al habilitar esta opcin, el sistema generara la fecha en la
que se realiz la transaccin y bloqueara la posibilidad de realizar cambios
sobre esta y toma la fecha del sistema.
Valida Dcto referencia: Al habilitar esta opcin, obliga a la transaccin a
pedir el consecutivo de otro documento, que haga parte del procedimiento
que involucra la ejecucin de esta transaccin y que ser relacionado en el
campo documento referencia dentro del documento que genera la
transaccin.
Control fecha lote: Esta opcin le pide a la transaccin que controle las
fechas, en las que los lotes de algunos activos tienen una vigencia para su
caducidad o para algn evento en particular con el producto, segn su lote de
produccin.
Visible: Si habilita esta opcin, la transaccin aparecer en el men que se
despliega cuando presionamos la tecla F4, en cualquier campo del sistema en
el que solicite informacin de la transaccin realizada.
Control rangos: Si habilita esta opcin, controlara el rango de consecutivos,
asignados en las casillas desde hasta para la resolucin asignada a esta
transaccin.
69
Manual del Usuario
Administrativo
Imprime cantidad cero: si se habilita esta opcin no imprimir los productos

registrados con cantidades en ceros.
Prefijo: carcter inicial del consecutivo. Puede utilizar letras o cualquier tipo
de carcter para la creacin de este consecutivo.
Desde: Valor en el que iniciara el consecutivo numrico que acompaara al
prefijo establecido.
Hasta: Valor final del consecutivo que acompaara al prefijo.
DOCUMENTOS: En esta pestaa puedo establecer la configuracin de la interfaz visual del

documento que ser creado, en el momento de realizar una transaccin. Los documentos
estn divididos en 2 secciones que son ENCABEZADO y DETALLE.
Fig. 2-94
Campos Encabezados: Permite habilitar en el encabezado de los documentos, los

campos que le permiten al usuario ingresar informacin importante para la transaccin,
como por ejemplo definir el tercero, la fecha, un documento de referencia..
Sucursal: Le permite habilitar en el documento de la transaccin que est
creando, el campo sucursal que encontrara en la pestaa Datos 2 del
documento que crea la transaccin.
C.Costo: Le permite habilitar en el documento de la transaccin que est
creando, el campo C.Costos, que encontrara en la pestaa Datos 2 del
70
Manual del Usuario
Administrativo
Sub C.Costo: Le permite habilitar en el documento de la transaccin que est

creando, el campo Sub C.Costos, que encontrara en la pestaa Datos 2 del
Vendedor: Le permite habilitar en el documento que deja registro de la
transaccin, el campo vendedor de la pestaa Datos 1, en el que puede
definir un vendedor que haya realizado la transaccin.
Vendedor Usuario: Este parmetro desactiva en la captura de documentos
el campo vendedor y prevalece sobre el parmetro vendedor, es decir asi
este activo el parmetro vendedor tercero y el vendedor usuario toma el
usuario asociado al usuario.
Dependencia: Habilita en el documento de la transaccin, el campo
dependencia que hace referencia a la sucursales o cedes del tercero con el
que se est realizando la transaccin.
Producto produccin: Habilita el campo ProductoP ubicado en la pestaa
datos 2 y est relacionado con las empresas de montacargas.
Maneja moneda: Esta opcin habilita en la pestaa datos 2 del documento
de la transaccin, el campo Moneda. Esta opcin le permite realizar cambios
de moneda, con base en la TRM establecida para cada valor monetario.
Bodega: Habilita en el documento en la pestaa datos 1 el campo bodega.
Este campo permite establecer cul es la bodega que ser afectada con la
transaccin.
Clase: Habilita el campo Clase que se encuentra en la pestaa 1 del
documento, permitiendo definir la clase a la que pertenecen las cuentas que
se vern afectadas con la transaccin realizada. Este campo solo es
necesario si cuenta con el modulo contable de HGI.
Inmueble: Permite la captura, del cdigo del inmueble al cual se realiza una
factura aplica para las Propiedades Horizontales.
Tipo evento: Habilita el campo Tipo Evento que se encuentra en la pestaa
datos 2. Este campo est relacionado con el modulo CRM del HGI.
Maneja referencia: Habilita en el documento, en la pestaa Datos 1 el campo
Referencia, con el que se relacionan los seriales de las maquinas en una
operacin de mantenimiento.
Maneja Dcto Ref: Habilita en el documento el campo Doc Ref, que se
encuentra en la pestaa Datos 1 y con el que puede crear la trazabilidad entre
transacciones, definiendo el consecutivo del documento, que genero el
documento de la transaccin que se est realizando.
Campos Detalle: Permite habilitar los campos o columnas que sern mostrados en el
detalle, donde los tems sern relacionados en el documento. Estos solo afectan el
detalle de cada documento, no afectara el encabezado.
Sucursal: permite habilitar el campo sucursal en el detalle, el cual describe la
sucursal relacionada con el producto que fue afectado en la transaccin.
71
Manual del Usuario
Administrativo
C.Costo: Mostrara en el detalle el campo C.Costo, en el cual mostrara los

centros de costos que fueron afectados para cada producto que se movi en
la transaccin.
Sub C.C: Mostrara en el detalle el campo sub C.C, en el cual mostrara los
sub centros de costos que fueron afectados para cada producto que se movi
en la transaccin.
Vendedor: Esta opcin, le permite mostrar en el detalle el campo vendedor,
que describe el vendedor por cada producto que se movi en la transaccin
que gnero el documento.
Fecha 1: Esta opcin, le permite habilitar en la transaccin el campo fecha 1
en el detalle de un tem de arrendamiento, como fecha inicial del periodo por
el que se est realizando la transaccin. Se usa principalmente en
transacciones de propiedad horizontal.
Tercero: Permite la captura del tercero por cada registro del documento.
Dependencia: Permite la captura de la dependencia por cada registro del
documento.
Existencias: Si esta opcin est activa en la captura del documento muestra
la existencia en la parte inferior del detalle del documento.
Fecha 2: Esta opcin, le permite habilitar en la transaccin el campo fecha 2
en el detalle de un tem de arrendamiento, como fecha final del periodo por el
que se est realizando la transaccin.
Bodega: Esta opcin le permite habilitar la columna bodega en el detalle del
documento de la transaccin, indicando cual es la bodega de la que proviene
el tem que est siendo relacionado en el documento.
Maneja serie: Habilitar esta opcin, le permite al documento realizar un
conteo de la variedad de tems que estn relacionados en el detalle.
Autoincrem serie: Habilitar esta opcin, me permite repetir un producto en el
campo detalle del mismo documento.
DocAux: Habilitar esta opcin, le permite incluir un campo adicional, para
relacionar informacin personalizada que quiera incluir en el documento.
Descripcin 1: Habilitar esta opcin, permite que el usuario pueda cambiar
directamente la descripcin de un producto o tem en el detalle. Se usa
principalmente para servicios, en el que el detalle cambia y no afecta kardex.
Tributarios: Estas opciones, me permiten establecer si la transaccin maneja

conceptos tributarios en el documento.
IVA: Si habilita esta opcin, en la transaccin el valor del activo manejara el
impuesto IVA.
NO aplica: No genera IVA
Detalle: Toma el IVA del Detalle del documento
Subtotal: Toma el IVA en base al subtotal del documento
Valor 1: Toma el IVA en base Al campo Valor 1 Aplica Para el AIU
72
Manual del Usuario
Administrativo
Impuestos Incluidos: Permite establecer si el IVA va incluido en el valor de

venta del producto o no. Como ejemplo, tomemos el valor de un producto que
se vende a $100 y que tiene el IVA incluido; Entonces el valor del articulo ms
el 16% de ese valor va a ser igual a $100. Si seleccionamos la casilla de IVA
incluido, el valor del activo ser $100 dado que en esta opcin se toma el IVA
sobre el valor del producto.
Impuesto 1: Esta opcin, le permite a la transaccin relacionar
correspondiente al clculo del impuesto al consumo como tarifa del 8%, o
como valor registrado en el campo Imp C del maestro de productos, este
caso cuando son licores y cigarrillos.
Actualiza Iva incluido: habilita la opcin en el encabezado del documento,
donde al hacer clic sobre ella, calcula el IVA incluido de los productos que se
encuentran en el detalle. Esta opcin calcula el IVA de las transacciones con
los productos que tienen el IVA incluido en el precio de venta. Con la tecla F5
ubicado sobre el campo Iva Inc en la captura del documento se realiza este
clculo.
Bases trib x Ter Ref: Esta opcin me permite establecer para la transaccin,
el cobro de bases tributarias por el tercero auxiliar y no por el tercero del
documento.
Factura: Esta opcin se debe habilitar para todos las transacciones que
necesiten un documento que sea factura; por ejemplo una factura de venta o
una nota crdito. La nota crdito es el documento que genera una devolucin
de un artculo, creando un crdito para el cliente y un debito para la empresa.
Este parmetro debe estar activado para generar el informe de utilidad y
visualizar las transacciones de venta en el visor gerencial.
Margen: esta casilla se habilita para que transacciones que van a sumar
para para la margen de utilidad o cuales van a restar como las devoluciones.
Consecutivo: hay 2 maneras de llevar el consecutivo al grabar o al imprimir.
Al grabar: muestra automticamente el documento en el que se
est trabajando, solo aplica cuando una sola persona trabaja
cada transaccin.
Al imprimir: maneja documentos temporales hasta que se da
clic en el botn imprimir, asume el consecutivo que continua.
Resolucin factura: Cdigo establecido por la DIAN y que se debe imprimir
en la factura.
Observacin tercero: Toma las observaciones que tiene cada tercero y la
carga en el documento.
Observaciones: Este campo le permite definir informacin dems que debe

aparecer siempre en los documentos de la transaccin que se crea. Por
ejemplo, la nueva direccin de sede de la empresa, en caso de un traslado.
73
Manual del Usuario
Administrativo
Tercero def: Carga por defecto el tercero seleccionado en la transaccin
Plazo: Del tercero: En la elaboracin de documentos toma el plazo de la informacin

del maestro de tercero para el clculo de la fecha de vencimiento.
Plazo: Del Documento: En la elaboracin de documentos para la elaboracin de
pedidos toma el plazo que tiene el Documento para el clculo de la fecha de
vencimiento.
Plazo: Sin Plazo: En la elaboracin de documentos toma el plazo 0.
CARTERA: Esta rea, le permite trabajar sobre los datos de cartera, definiendo que
transacciones son cuentas por pagar o por cobrar, adems de establecer si suman o restan
a la cartera o no.
Fig. 2-95
Cartera
Cuentas por cobrar: Al habilitar esta opcin, la transaccin actualiza cartera
como una cuenta por cobrar.
Cuentas por pagar: Al habilitar esta opcin, la transaccin actualiza cartera
como una cuenta por pagar.
Captura cartera: Al Habilitar esta opcin, me permite tener una transaccin de
venta, de contado y a crdito al mismo tiempo. Se recomienda que hayan 2
transacciones diferentes y no unir los conceptos en una sola transaccin.
Cartera predeterminada: Esta opcin la debe habilitar, si la transaccin
maneja cartera; o sea que va a cuentas por cobrar o a cuentas por pagar. Si
habilita cuentas por pagar o por cobrar y no habilita esta opcin, la transaccin
no se realizara.
74
Manual del Usuario
Administrativo
Maneja cuotas: Habilita los campos de cuotas en la pestaa datos 2 del

documento, permitiendo dividir la cancelacin de la factura en cuotas
peridicas.
Intervalo: Tiempo en que se van a calcular las cuotas.
Intereses: Al activar este parmetro el sistema calcula intereses en el
documento.
REGLAS :
Captura valor total: Esta opcin desplaza automticamente el cursor hacia el
valor total, sin pasar por el valor unitario durante la elaboracin del documento.
Totales manual: Habilitar esta opcin, le permite generar la retencin en la
fuente de manera manual.
Asume cantidad 1: Al Habilitar esta opcin, permite registrar en la transaccin,
una cantidad de productos tomando por defecto cantidad 1 se recomienda
habilitar para transacciones de punto de venta.
Muestra cantidad k: Esta opcin habilita en el detalle del documento un campo
en el que muestra la cantidad que hay en el kardex de ese producto.
Valida precio Mnimo: Esta opcin, me permite validar que el precio de venta
sea igual o superior al precio de la lista de precios seleccionada.
Importar: Permite importar el detalle del documento desde un archivo de Excel.
Costo al Importar: Cuando se activa esta casilla, al importar el detalle del
documento el valor unitario es el costo
Actualiza moneda: actualiza el valor de la TRM para una moneda ya dada.
Cargar con F8: Habilita cargar documentos con la tecla F8.
Ajuste: Ajusta los decimales para redondear los valores correctamente.
Flete: Permite manejar fletes en la transaccin.
IVA en Fletes: Habilitar esta opcin, calcula el IVA tomando los fletes como
base.
Flete por ciudad: Habilitar esta opcin, permite diligenciar la ciudad hacia
donde se enviara la mercanca y le permitir establecer el valor del envo a esta
ciudad.
DESCUENTOS: Estas opciones le permiten habilitar los descuentos que ingreso en

los maestros de lnea, grupos y producto.
Maneja descuento: Esta opcin le permitir activar la opcin en el documento

que le permitir decirle a la transaccin si usa o no el descuento establecido.
Valida descuento: Valida el valor del descuento en las lneas y grupos,

prohibiendo la venta del activo por debajo del descuento parametrizado.
Captura % descuento: Permite capturar el porcentaje de descuento en el

detalle del documento tiene 3 opciones.
75
Manual del Usuario
Administrativo
No: No permitir capturar el porcentaje de descuento en el detalle del

documento.
Si: Permite capturar el porcentaje de descuento en el detalle del documento
ubicndose en esta casilla cuando se est elaborando la transaccin.
Modifica: Permite capturar el porcentaje de descuento en el detalle pero no
se ubica en este campo si se requiere modificar se debe seleccionar este
campo con el mouse.
Captura descuento: Permite capturar el valor de descuento en la transaccin

en el detalle y el sistema asignara el porcentaje correspondiente.
Aplicacin del Descuento: campo para indicar la asignacin del descuento

Prioridad, Mayor, Suma y Compuesto.
Prioridad: Cuenta con tres casillas para indicar la prioridad del descuento
puede ser Ninguno, Promocin, Tercero, Producto o Documento.
Maneja Dcto fin: Habilitar esta opcin, permite definir un descuento por pago
oportuno y adems, lo imprimir en la factura de venta.
Descuento Fin x Producto: Permite manejar descuento financiero solo para

los productos que tengan activado la casilla de marcado.
INVENTARIOS: Esta pestaa, define las acciones que realizar sobre el inventario la
transaccin
Fig. 2-96
76
Manual del Usuario
Administrativo
TIPO MVTO: Este campo define segn las opciones, cual es la accin que se
realizar con el stock de productos y est definida en las siguientes opciones:
Saldo inicial: Se configura para los saldos iniciales de inventario mensuales
esta transaccin viene configurada en el sistema con el cdigo cero, no se debe
de modificar ni eliminar; solo debe de estar esa transaccin configurada de esa
forma.
Entrada: Esta opcin configura a la transaccin para que realice un ingreso de
activos al inventario como las compras.
No kardex: Esta opcin configura la transaccin para que no realice ningn
movimiento en el kardex.
Traslado: Esta opcin configura la transaccin, para que mueva activos de una
bodega a otra.
Salidas: Esta opcin configura la transaccin para que descargue del
inventario, los activos que sern movidos por su ejecucin como ventas o
salidas.
COSTEO: Esta opcin permite establecer para la transaccin, el lugar de donde

tomara el costo de los activos que sern movidos en el inventario.
Valor documento: Toma los valores de costo del activo, del documento que
est siendo creado con la transaccin que se est configurando y lo establece
en el kardex. Toda entrada al kardex, tiene que estar a valor documento.
Costo: Con esta opcin, la transaccin toma el costo del que est relacionado
en el kardex.
Valor Costo: Esta opcin, se habilita para la realizacin de importaciones de
activos donde se lleva un costo adicional a la compra.
CONTROL EXISTENCIAS: Permite configurar la transaccin para que realice un

control de existencias, lanzando alertas o mensajes al usuario definiendo de la
siguiente forma cada uno de los campos en el recuadro y ejecutando las acciones
seleccionadas que se encuentran a su lado derecho.
No: No habilita el control de las existencias.
Alerta: Genera una alerta con el control de las existencias.
Bloqueo: Este bloqueo solo permite las salidas de activos, en el momento que
haya existencias de esos activos en el stock.
PERMITE AJUSTE: Habilitar esta opcin, habilita el botn ajustar sobre el documento
para cuando se realiza una toma fsica de los inventarios.
77
Manual del Usuario
Administrativo
MENSAJE MNIMO: Habilita la opcin de generar un mensaje para el usuario,

cuando las existencias en el stock del activo alcanzan el valor mnimo definido en el
maestro del producto.
MENSAJE MXIMO: Habilita la opcin de generar un mensaje para el usuario,

cuando las existencias en el stock del activo alcanzan el valor mximo definido en el
maestro del producto.
MENUDEO: permite registrar las ventas en diferentes unidades de medida las cuales
son relacionadas en el maestro de productos en su presentacin.
VALIDA CANTIDAD: Controla la cantidad en cada documento esta opcin debe estar
activada si se quiere realizar el bloque en el control de existencias.
ENSAMBLE: Maquila o empaque de varios productos, que me permiten establecer a

partir del conjunto de todos ellos, un producto nuevo. Funciona al crear una
transaccin llamada salida de ensamble y se amarra con esta opcin habilitada. Para
la creacin de un producto de ensamble, se debe crear una transaccin que
llamaremos entrada de producto terminado.
TRANSACCION: Permite establecer la transaccin que generar el ensamble.
Tipo: Clasificacin para los ensambles. El cdigo es aleatorio y si no hay

varios tipos, se asume cero. Una forma de configurarlo puede ser: al
parametrizar el producto ensamblado se clasifica:
0) si es ensamble de materias primas

1) Si es ensamble de produccin
2) Ensamble de productos de venta o kits.
El nmero asignado de tipo depende de la cantidad de procesos de ensamble

que se hagan.
Incluye Producto: El producto ensamblado se carga en el documento de
ensamble.
Por bodega: Permite realizar ensambles y realizar la salida de los
componentes de diferentes bodegas.
BODEGA DEF: Permite establecer a que bodega se cargan o se descargan los

productos en diligencia por esta transaccin.
COSTO: Opciones para mostrar en el documento que genera la transaccin.

Muestra costo: Habilita en el documento de la transaccin, una casilla en el
detalle, con el costo del producto en el inventario
78
Manual del Usuario
Administrativo
Captura costo: Habilita la opcin de inicio con el cursor siempre en el lugar

donde est el costo en el detalle.
Costo agregado: Habilita en el documento una nueva casilla en la que puedo
incrementar el costo del producto. Esto se usa principalmente en las
importaciones de mercanca, durante las que el costo del producto se ve
afectado por sobre costos inesperados.
Impuestos en Costo: se toma el IVA como parte del costo, aplica para los
terceros de rgimen simplificado
VALIDA COSTO: Valida los valores del costo ingresado como parmetro en la
transaccin, realizando cualquiera de las siguientes acciones si el valor est por
debajo del costo.
No: No realiza ninguna accin.
Alerta: Enva una alerta al usuario
Bloqueo: Bloquea la aplicacin, prohibindole realizar alguna accin que
pueda afectar el proceso.
MANEJA FACTOR: La transaccin solicita el valor del factor.

Texto: Nombre del factor
No cantidad factor: El factor ingresado no es multiplicado por la cantidad para
hallar el precio total.
Valor: Valor a restar por factor ej. Peso, empaque.
Total cantidad factor: La cantidad total del documento est afectada por el
factor.
Asigna: Asigna por defecto el dato 3 de los productos.
PEDIDOS: Me permite configurar la transaccin para el manejo de pedidos, segn una orden
de compra y adems, permite ver las rdenes de compra que se han creado para ese
proveedor.
Fig. 2-97
79
Manual del Usuario
Administrativo
MANEJA PEDIDO: Esta opcin se habilita, si la transaccin maneja un pedido.

Transaccin: En esta opcin se escoge la transaccin que manejara el pedido.
PEDIDO: Me permite habilitar el men de opciones del pedido.

No aplica: La transaccin no realiza ninguna accin sobre el pedido.
Pedido / O.C: Habilitar esta opcin, cuando se realiza el documento queda
registrado un pedido u orden de compra pendiente por facturar.
Cancelacin: Esta opcin es para realizar transacciones de cancelacin de
pedidos, dado que si el pedido no se ha descargado, el seguir apareciendo en
el sistema.
Descarga: Esta opcin es para la creacin de transacciones de descarga, que
deben dar por cumplido el pedido si ya se despacharon.
DOCUMENTO AUXILIAR: Le permite configurar para la transaccin, la posibilidad de

generar un documento auxiliar que vaya amarrado a otra transaccin (es necesario
que est vinculado con otra transaccin). Un ejemplo de esto, es con el manejo de
monedas en la importaciones, donde existe un documento en dlares y existe la
posibilidad de generar un documento con la misma informacin pero convertido a
pesos.
Genera doc. Aux: Genera un documento auxiliar para la transaccin.
Bodega Aux: Permite establecer para el documento auxiliar, la bodega de un tercero
auxiliar que ser relacionada en el documento de la transaccin auxiliar.
Tercero Aux: Permite establecer para la transaccin auxiliar, la opcin de imprimir en
el documento de la transaccin auxiliar, el tercero auxiliar.
Transaccin: En estos campos, puede ingresar la transaccin que se ver afectada
con la transaccin auxiliar y que est ligada a esta.
Doc Aux Cartera: Genera un documento auxiliar con el valor de la cartera. Aplica
para los puntos de venta cuando no se cancela el total del documento y parte del
pago se lleva a cartera.
Porcentaje: Permite establecer porcentajes para las cuentas por pagar, que ser
dirigido a un tercero auxiliar vinculado a la transaccin.
Moneda: Permite escoger la moneda en la que se va a manejar la transaccin.
MANEJA PUNTOS: Permite habilitar la opcin de acumulacin de puntos por Ventas

registradas.
Puntos: esta opcin permite establecer la equivalencia de los puntos que
genera la transaccin.
PARAMETROS: Permite habilitar campos adicionales en el documento de la transaccin.
80
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 2-98
MUESTRA TEXTO:
Direccin tercero: Permite poner la direccin del tercero para ser visualizada. Se usa
para realizar domicilios y facilitar la visualizacin de la direccin del tercero para la
entrega de los productos comprados.
REFERENCIA 1: Permite habilitar en el documento de la transaccin, el campo Ref1

y que se encuentra en la pestaa datos 2 del documento de la transaccin.
Alfa: Esta opcin le permite definir el formato del campo entre alfanumricos
y numricos.

y numricos.

y numricos.
81
Manual del Usuario
Administrativo
TERCERO RFCIA: Esta opcin le permite establecer para la transaccin, el tercero

auxiliar y habilita en el documento una opcin para poner otro tercero.
VALORES: Permite establecer nuevos valores deducibles, segn porcentaje

establecido en %APLI. Se usa para definir nuevos impuestos para otros tipos de
operacin comercial que deben relacionar el valor de los impuestos aplicados a su
modelo. VALOR 1, VALOR 2, VALOR 3, VALOR 4
% Productos: Toma el porcentaje de cada producto y si est inactivo toma

el porcentaje del valor 1
Suma Valores: Los valores generados en los campos Valor1, 2, 3 y 4 son
sumados a los totales del documento.
FECHAS: Este parmetro, aplica para el manejo de tiempos de uso y definicin de

tiempo en alquiler de algn equipo, herramienta o similares. Cada uno permite
habilitar los campos en el documento de la transaccin, en la pestaa Datos2.
FECHA 1, FECHA 2, FECHA 3, FECHA 4, DIFF.
PAGOS: Esta pestaa, permite configurar la transaccin para la realizacin de movimientos

de dineros entre cuentas o carteras. Actualiza la cartera de la empresa, segn la transaccin
configurada para la operacin.
Fig. 2-99
APLICA A: Define la accin en la cartera que va a realizar la transaccin.

CXC: Configura la transaccin, para que afecte la cartera con un tercero
como una cuenta por cobrar.
82
Manual del Usuario
Administrativo
CXP: Configura la transaccin, para que afecte la cartera con un tercero

como una cuenta por pagar.
ACCIN: Configura la transaccin, para que realice la accin establecida sobre el

valor de la cartera.
Disminuye: Disminuye en el valor del saldo que existe en cartera.
Aumenta: Aumenta el valor en el saldo existente en la cartera.
Ninguna: No realiza ninguna accin que afecte a la cartera.
ABREV: Permite relacionar la abreviatura para la transaccin, por ejemplo si es

recibo de caja se puede poner RC.
TERCERO DETALLE: Habilitar esta opcin, me permite definir ms de un tercero en
la transaccin que se est configurando como ejemplo para pagos de caja menor.
TERCERO2 DETALLE: Permite la captura del tercero 2 en la elaboracin de los
documentos esto aplica si se maneja contabilidad y se reciben ingresos para terceros.
CUENTA: Me permite establecer la cuenta que se ver afectada con el movimiento de
cartera, la que no debe estar habilitada sin el uso del mdulo contable del HGI.
BASE: Permite seleccionar o calcular la base de la retencin o el IVA dentro de los
pagos.
BENEFICIARIO: Permite escoger un beneficiario del pago el cual puede ser diferente
del tercero al que se le est pagando por ejemplo cuando se hace un pago a un
tercero pero el cheque se gira a nombre de otra persona.
DETALLE: Carga en los documentos un campo para ingresar un detalle por cada
registro digitado.
MUESTRA CXC Y CXP: Muestra la cartera de cuentas por pagar y cuentas por
cobrar en la elaboracin del documento permitiendo el cruce de estas cuentas en el
caso que se tengan clientes proveedores.
COMISION: Indica si los pagos generados por esta transaccin generan comisin.
BLOQUEA PAGOS NO TERCERO: No permite generar pagos a un tercero diferente
al del documento a pagar.
REVERSA CARTERA: Con esta opcin, configura las transacciones que estn
relacionadas con las notas dbito y las notas crdito, vinculndolas al concepto que
define la transaccin que devuelve lo relacionado en la cartera.
CONCEPTO PAGO: Concepto al que se vincula la devolucin.
POSFECHADOS: Permite escoger el concepto de pago de los posfechados.
OR. CONCEPTO: Indica el concepto por defecto que tomara el sistema; si lo toma de
la Clase, el tipo o el grupo.
FORMA PAGO: Activa casilla para permitir generar pagos directamente en el
documento.
83
Manual del Usuario
Administrativo
CONTABILIZACIN: Este Men, es uno de los ms importantes del sistema HGInet

ADMINISTRATIVO, ya que hacen posible parametrizar todas las transacciones y pagos, para
ser llevados como asientos contables, al Software CONTABLE.
Fig. 2-100
ENCABEZADO: Permite seleccionar la Parametrizacin de la interfaz para los datos

del encabezado del documento.
DETALLE: Permite seleccionar la Parametrizacin de la interfaz para los datos del

detalle del documento.
FPAGO: Permite parametrizar las formas de pago que tienen los documentos aplica
cuando el documento no va a cartera.
COMPROBANTE: Permite escoger el comprobante al que se va ir a contabilidad la

transaccin que se est parametrizando.
NOTA:
No debe escribir las variables. Se debe buscar con F4, despliegue el men y seleccione la
variable requerida; luego pulse enter y el sistema le lleva el nombre al campo que est
registrando. Debe pasar por cada campo con enter con el fin de que la variable quede
grabada. De lo contrario, le aparece error.
Al posicionar el cursor mostrara la explicacin en cada campo de los parmetros contables.
84
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 2-101
De esta forma se parametrizan cada uno de los valores que se va a llevar a

contabilidad segn lo necesite la compaa, algunos parmetros como el valor
despliega la opcin que se desea escoger otros en cambio como la cartera deben ser
digitados, esto se valida al momento de parametrizar.
Valor: Es el valor que contiene cada documento distribuido en subtotal, IVA, Total
y Neto. Cada valor se lleva a una cuenta diferente, de acuerdo con las normas
contables.
Tipo Tercero: Es el cdigo que se asign al tipo de tercero, por ejemplo 01
clientes, 02 clientes del exterior los cuales nos pueden dar la condicin para el
destino contable.
Rgimen Tercero: Es el cdigo del rgimen del tercero depende de la condicin
tributaria por ejemplo comn, simplificado en el caso que esta sea la condicin para
el destino contable.
Par1Tercero: Es el cdigo asignado en el parmetro 1 del tercero lo que dara la
condicin para el destino contable.
TarAct: Es el cdigo asignado a la tarifa de del CREE la cual est amarrado a la
actividad econmica para poder clasificar la retencin cree en las diferentes
cuentas en contabilidad.
Clase: Es el cdigo que se asign a cada lnea de productos, dependiendo de su
condicin tributaria ( 01-general, 02- gravados, 03-excluidos)
Vendedor: Es el cdigo del vendedor si esta fuera la condicin para clasificar el
destino en contabilidad.
SucursalF: Es el cdigo de la sucursal si esta fuera la condicin para clasificar el
destino en contabilidad.
CcostoF: Es el cdigo del centro de costo si esta fuera la condicin para clasificar
el destino en contabilidad.
85
Manual del Usuario
Administrativo
Cartera: Esta condicin es en el caso de que una misma transaccin maneje

crdito y contado dando la posibilidad de manejar la cuenta de banco o cartera
respectivamente.
IVA: Para seleccionar las tarifas de IVA cuando se manejan varias.
Naturaleza: Es el registro que diferencia la naturaleza del asiento contable
(dbitos, crditos o = si se va a traer de la que tenga el documento)
Porcentaje: Permite escoger la cantidad de porcentaje que se va a llevar a
contabilidad, es decir si va el 100% del registro de la cuenta a contabilidad ac
se registra 1.
Cuenta: Es el cdigo de la cuenta contable a la cual se va a llevar el valor. Debe
ser igual al plan contable que tiene en el sistema de contabilidad.
Sucursal: Cdigo de la sucursal, en caso de manejar este parmetro.
C.C: Cdigo del centro de costo, si la cuenta maneja dicho parmetro
Sub C.C: Cdigo del Sub Centro de Costos.
Documento y Documento referencia: Si se requiere que en la contabilidad se
refleje cada documento individualmente. De lo contrario se debe seleccionar la
opcin deseada desplegando la lista.
Tercero: Campo para seleccionar el tercero, se requiere que el asiento contable
se agrupe por cada tercero; es decir, si la cuenta contable maneja Tercero. De lo
contrario, se debe seleccionar la variable necesaria.
Base: Campo para seleccionar la variable que genera base para las cuentas de
impuestos.
Base 2: Campo para seleccionar la variable que genera base 2 para las cuentas
de impuestos.
Detalle: Campo para escribir en forma breve el detalle que se desea que salga en
la descripcin de la transaccin.
Agrupar: Campo para seleccionar la variable, de acuerdo con la forma en que se
requiera que los asientos de cada documento se agrupen en cada cuenta
contable.
Ejemplo: Si se requiere que la cuenta 130505 Cuentas por cobrar clientes,
muestre por cada Tercero, sus documentos en forma individual, se debe
seleccionar documento. Si lo que requiere es que el total de los documentos
que gener el Tercero vaya en forma global a la contabilidad, se selecciona
Tercero
Grupo: Define el cdigo de la empresa a la que se va a llevar la Parametrizacin.
Cero no realiza ningn proceso equivale a inactiva.
IMPUESTOS: Calcula Retencin Por Producto: Valida retencin por producto.

Se deben relacionar las transacciones segn informacin tributaria de tercero y tipo de
rgimen, indicando en cada campo si est activo para que lo tenga en cuenta, o si est
inactivo para que no lo tenga en cuenta.
86
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 2-102
Rgimen: se selecciona el rgimen Simplificado, comn, rgimen especial u otros.

Resp07: Se activa cuando el tercero tiene la responsabilidad 07.
Resp09: Se activa cuando el tercero tiene la responsabilidad 09.
GC: Gran contribuyente.
AR: Auto retenedor
IVA: Maneja IVA.
Ret Iva.: Retiene en IVA.
RetFte: Retiene en la fuente
Ret Ica.: Retiene en ICA.
Riva S.: Retiene IVA simplificado.
RRFte: Resta retencin en la fuente del neto.
RRIva: Resta retencin en el IVA del neto.
RRIca: Resta retencin en el ICA del neto.

OPCIONES: Restringe la elaboracin de documentos por tipo de terceros y por estado
Tipo Tercero: se debe seleccionar el tipo de tercero el cual se desea restringir la

elaboracin de documentos.
Accin: indica si se realiza bloqueo o alerta.
Mensaje: campo para ingresar el mensaje a mostrar al momento de elaborar la
transaccin.
Estado: se debe seleccionar el estado del tercero al cual se desea restringir la
elaboracin de documentos.
87
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 2-103
Botn Duplicar: permite crear una transaccin igual a la actual copiando la misma
parametrizacion con un nmero diferente.
2.5.4 Tipos Cartera.
Este maestro permite crear los diferentes tipos para la clasificacin de la cartera crendolo
con el cdigo y la descripcin del tipo de cartera.
Fig. 2-104
88
Manual del Usuario
Administrativo
3 MOVIMIENTO
Fig. 3-1
En el men Movimiento se realizan los diferentes documentos o pagos, tales como: compras,
ventas, recibos de caja, egresos, notas crdito y causaciones.
3.1 MOVIMIENTOS
3.1.1 Documentos
Fig. 3-2
Formulario que permite la creacin de todas las operaciones que generan movimiento de
mercanca. (Compras, Ventas, Traslados, notas crdito y dbito.)
En el men Movimiento se debe pulsar clic en la opcin Documentos
Fig. 3-3
89
Manual del Usuario
Administrativo
Transaccin: Campo que permite seleccionar la transaccin a utilizar, en caso de

desconocerse el nmero se puede usar la tecla F4 para desplegar la lista de posibles
opciones.
Documento: Campo que contiene el consecutivo de la transaccin, puede ser

manual o automtico.
Para la consulta de un documento ya elaborado se debe digitar el cdigo de la

transaccin, en el campo transaccin y el nmero de consecutivo en el campo
nmero, luego presionar tecla enter.
Tercero: Campo para ingresar el cdigo del cliente al cul se le est realizando la
factura, con la tecla F4 se despliega la lista de terceros. Si se usa la tecla F12
despus de realizar la seleccin del tercero se mostrara la ventana de cartera.
Fecha Documento: Campo que permite el registro de la fecha de elaboracin del

documento.
Vencimiento: Campo que almacena la fecha de vencimiento de la transaccin, este

se calcula automticamente y puede ser modificado manualmente en caso de ser
necesario.
Vendedor: Campo que permite relacionar el vendedor que realiza la venta, en caso
de no manejar vendedor se debe colocar 0 No Vendedor.
Bodega: En esta opcin se digita el cdigo de la bodega en la cual est la mercanca

que est entrando o saliendo a raz de la generacin de la transaccin.
Doc ref.: Campo que es utilizado para registrar un documento auxiliar (pedidos,
rdenes de compra, factura en caso de las compras.).
Pedido: Campo para cargar los pedidos relacionados al tercero al cul se le hace la
transaccin.
Estos son los pedidos previamente creados en una transaccin llamada pedidos, al activar
la funcin F8, el sistema preguntara si se desea cargar un pedido, al momento de cargarlo
tambin cargaran los productos, cantidades y valores que se encontraban registradas en el
pedido.
Sobre este campo con la tecla F9 carga todos los pedidos del tercero y con F10 carga los
pedidos de un producto especfico.
Detalle del documento: Tabla que almacena los diferentes productos, las cantidades,
precios, descuentos, relacionados con la transaccin.
90
Manual del Usuario
Administrativo
F4 =
Fig. 3-4
Producto: Campo para ingresar los cdigos de los productos, en este campo la tecla
F4 tiene la misma funcin descrita en campos anteriores.
NOTA: No se pueden ingresar espacios en el campo cdigo
Cantidad: Campo para ingresar la cantidad del producto que se comercializar.
Factor: Campo donde se permite registrar el peso del producto y poder calcular el
peso total de la factura, el sistema lo llama automticamente del dato 3 del producto.
Unidad: Campo que contiene la unidad de medida en la que se comercializar el

producto.
Valor Unitario: Campo que contiene el valor en pesos por la unidad del producto.
Valor Total: Campo que contiene el valor total en pesos de las unidades
comercializadas de un producto.
Porcentaje de Descuento: Campo que almacena valor porcentual de descuento

para el producto
Descuento: Campo que almacena valor en pesos de descuento para el producto
Valor IVA: Campo que almacena el valor del IVA del producto, este se calcula
automticamente de acuerdo al porcentaje asignado en la creacin del producto.
91
Manual del Usuario
Administrativo
Costo: Campo que almacena el valor promedio o ltimo valor de acuerdo a las
compras.
Existencia: Campo que muestra la existencia del producto en el momento de la

elaboracin de los documentos.
Valor: Campo que muestra la sumatoria del valor de todos los productos del detalle.
Descuento: Campo que almacena el resultado de la sumatoria de todos los

descuentos asignados a los productos registrados en el documento.
Subtotal: Campo que contiene el resultado de la sumatoria de todos los valores

unitarios de los productos relacionados en el documento menos el IVA y el descuento.
IVA: Campo que muestra la sumatoria del IVA generado por todos los productos
relacionados en el documento.
Rte IVA: Campo que registra el valor de la retencin sobre IVA, en caso de que el
tercero este registrado como agente retenedor de IVA
Rte ICA: Campo que registra el valor de la retencin sobre ICA generado de acuerdo
al monto del documento y al porcentaje asignado al producto, en caso de que el
tercero este registrado como agente retenedor de ICA
Rte Fuente: Campo que registra el valor de retencin en la fuente de acuerdo a la

configuracin, en caso de que el tercero sea autor retenedor.
Total: Campo que registra el Valor Total del Documento.
Neto: Campo que almacena el valor que realmente se genera en la cartera. Total
factura menos retenciones y descuentos.
Botones de control del documento.
Grabar: Botn que permite grabar el documento actual, los valores totales del
documento se actualizan.
Eliminar: Botn que permite eliminar el documento, dejando de esta manera libre el
consecutivo para ser usado nuevamente. Este se debe asignar en los permisos de
usuario.
Imprimir: Botn que imprime el documento actual.
Anular: Accin que permite anular documento, saca el documento de la cartera,

pero el consecutivo no queda libre. Este se debe asignar en los permisos de
usuario.
92
Manual del Usuario
Administrativo
Salir: Botn que permite salir del documento
Lote: Botn que permite la impresin varios documentos a la vez o enviarlos por
Mail.
Al dar clic sobre este botn l solicita el primer consecutivo del rango, y tambin
solicita el consecutivo final para el rango y clic en aceptar.
Ajustar: Este botn permite realizar el ajuste automtico de las bodegas despus
de realizada la toma fsica, se debe realizar un documento por cada bodega.
Pago: Este se aplica cuando la transaccin es de crdito y se desea realizar un

pago cancelando la factura sin llamar el documento de pago.
Importar: Permite importar el detalle del documento desde un archivo de Excel.
Resumen: Permite realizar el costeo de la compra de combustible solo aplica para

las estaciones de servicio en las compras.
Una vez concluido el documento, se imprime, segn los parmetros establecidos.
93
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 3-5
NOTA 1:
Despus de realizar la impresin de un documento este se bloquea, y no permite reimprimir,
anular, grabar o eliminar, a menos de que se active el documento (ver captulo 7
Herramientas-Documentos) o se tengan configuradas estas opciones,
NOTA 2: Todas las fechas de elaboracin de los documentos deben estar dentro del rango de
la fecha del perodo, de lo contrario el sistema no dejara crear o modificar documentos.
NOTA 3: Los formatos son diseados a peticin y necesidades del cliente desde el momento
de la implementacin.
94
Manual del Usuario
Administrativo
3.1.2 Pagos
Fig. 3-6
Formulario que permite realizar la captura de Recibos de caja (Pagos de clientes) y Egresos
(Pagos a Proveedores), permitiendo aplicar el pago a cada uno de los documentos que el
Tercero tenga pendientes:
Desde el men Movimiento se debe ingresar a la opcin Pagos
Fig. 3-7
Transaccin: Campo que identifica el tipo de pago que se va a realizar (Recibo de

Caja, Egreso) la tecla F4 tiene la misma funcionalidad en este campo descrita con
anterioridad.
Documento: Campo que contiene el consecutivo del tipo de pago que se est
elaborando.
Fecha: Campo que indica la fecha de elaboracin del pago, esta fecha debe estar
entre el rango de fechas del periodo de trabajo.
95
Manual del Usuario
Administrativo
Fecha Pago: Campo que contiene la fecha en que el cliente o proveedor realizo o se
le realizo el pago.
Tercero: Identifica al tercero relacionado con el pago (Cliente-Recibo de Caja,

Proveedor-Egreso).
Cartera: Tabla que muestra en detalle la cartera pendiente del tercero (CxC-Recibos
de Caja, CxP-Egresos).
Fig. 3-8
Transaccin: Campo que muestra el nmero de la transaccin con la cual se

elabor el documento que se muestra en cartera
Documento: Es el nmero con que se gener el documento.
Dcto ref.: Campo que contiene el DctoRef en caso de que lo maneje, de lo

contrario trae el nmero cero o en caso de los centros comerciales este ser el
nmero del local.
Edad: Campo que muestra das de vencimiento de la transaccin, en caso de que

los das sean negativos indica que la factura an no se ha vencido.
Valor: Campo que indica el saldo pendiente en cartera del documento relacionado
Movimiento Bancario: Tabla que almacena el detalle de la realizacin del pago,

mostrando la forma de pago, el banco, documento y valor, la tecla F4 tiene su
funcionalidad en el campo de FPago y de Banco.
Fig. 3-9
FPago: Campo que permite registrar el cdigo correspondiente a la forma de pago
96
Manual del Usuario
Administrativo
Banco: Campo que permite relacionar el cdigo del banco en que se hace el
movimiento.
DocRef: Campo en el que se ingresa el nmero del documento el cual soporta el

pago, puede ser el nmero de cheque, consignacin o el nmero del recibo de caja
o egreso.
Valor: Campo en el que se registra valor que se recibe para elaborar el pago se
puede cargar el valor a pagar con la tecla F8.
N: Campo para asignar naturaleza debito (1) o crdito (2).
Nota: El software permite realizar varios movimientos bancarios un solo pago.
Documentos del Pago: Tabla que relaciona cada uno de los documentos a los
cules se les va a realizar el pago.
Fig. 3-10
Transaccin: Campo que contiene nmero de transaccin con la cual se elabor el

documento que se est pagando.
Documento: Campo que muestra el nmero del documento al cual se est

aplicando el pago.
Concepto: Campo que permite relacionar el concepto de pago por el cual se est
imputando el pago (cancelacin factura, descuento, pago de impuestos)
Funcionalidad de tecla F4.
Cuenta: Campo que almacena la cuenta contable relacionada al concepto de pago

que se est aplicando, esto solo aplica para aquellos usuarios que manejen el HGI
Contable.
Naturaleza: Campo que contiene la naturaleza de la cuenta (Dbito 1 o Crdito 2),

solo cuando se tiene HGI Contable.
Tercero: Muestra el tercero al cual se le est haciendo el pago por defecto pero si
se necesita relacionar otro tercero se puede cambiar.
97
Manual del Usuario
Administrativo
Dcto ref.: Campo que almacena el nmero del documento referencia en caso de
manejarse de lo contrario se debe colocar cero.
Sucursal: Campo en donde se coloca el cdigo de la sucursal a la que pertenece el

documento que se est relacionando en el detalle, solo aplica para aquellos
usuarios que manejen el HGI Contable.
C.C: Campo en el que se coloca el cdigo del Centro de costo al que pertenece el
documento que se est relacionando en el detalle, solo aplica para aquellos
usuarios que manejen el HGI Contable.
Sub. C.C: Campo en el que se coloca el cdigo del subcentro de costos a la que
pertenece el documento que se est relacionando en el detalle, solo aplica para
aquellos usuarios que manejen el HGI Contable.
Valor: Campo que contiene el valor que se est cancelando con el concepto
relacionado.
Base: Campo que contiene valor sobre el que se generan las retenciones en el
caso de los conceptos de pago relacionados a la rete fuente, reteiva o reteica, solo
aplica para aquellos usuarios que manejen el HGI Contable.
Al igual que en las transacciones, los documentos de recibos de caja y egresos o notas
crdito, se pueden eliminar, anular y grabar con los botones que se encuentran en la derecha
del documento.
Recibo de caja
Fig. 3-11
98
Manual del Usuario
Administrativo
3.1.3 Causaciones
Fig. 3-12
Formulario para la elaboracin y modificacin de causaciones o relacin de gastos por pagar,

tales como: Papelera, servicios, arriendo.
Fig. 3-13
Transaccin: Campo que permite seleccionar la transaccin a utilizar, en caso de

desconocerse el nmero se puede usar la tecla F4 para desplegar la lista de posibles
opciones.
Documento: Campo que indica el consecutivo de la transaccin (causacin) es

automtico o manual.
Tercero: Campo para ingresar el cdigo del cliente al cul se le est realizando la
factura, con la tecla F4 se despliega la lista de terceros. Si se usa la tecla F3 despus
de realizar la seleccin del tercero se mostrara la ventana de cartera.
Fecha: Campo que permite el registro de la fecha de elaboracin del documento.
99
Manual del Usuario
Administrativo
Vence: Campo que almacena la fecha de vencimiento de la transaccin, este se

calcula automticamente y puede ser modificado manualmente en caso de ser
necesario.
Cuenta: Campo que permite digitar la cuenta contable del gasto.
Sucursal: Campo que permite relacionar la sucursal
Centros de costos: Campo que permite almacenar el centro del costo al cual se
cargara el gasto.
Sub Centro de costos: Campo que permite digitar el sub centro de costos al cul se
cargara el gasto.
Tercero: Campo para el registro de terceros secundarios.
Activo: Campo para relacionar un activo en caso de que este se use en la causacin.
Documento Referencia: Campo para el registro de documentos referencia en caso

de que se usen.
Valor: Campo que almacena el valor del gasto.
Base: Campo que permite digitar la base para la retencin en la fuente.
Retencin: Campo que permite asignar el tipo de retencin (compras o servicios).
IVA: Campo que permite asignar la tarifa del IVA.
Naturaleza (N): Campo que permite seleccionar la naturaleza de la cuenta (1=

Debito, 2 = Crdito).
Detalle: Campo que permite digitar el detalle del gasto.
Base: Campo que almacena base para retencin en la fuente.
Subtotal: Campo que muestra el valor total menos el descuento.
Retencin Fuente: Campo que muestra la retencin en la fuente en caso de que el

tercero sea agente retenedor.
Total: Campo que registra el valor total del Documento.
Neto: Campo que almacena el valor que realmente se genera en cartera. Es el total
menos retencin IVA, retencin en la fuente y menos el descuento.
100
Manual del Usuario
Administrativo
3.2 HERRAMIENTAS
Fig. 3-14
3.2.1 Toma Fsica
Fig. 3-15
Formulario que permite realizar la captura de los inventarios fsicos por cada una de las
bodegas, facilitando anlisis de inventario lgico (del software) contra el real (Fsico).
Tambin se emplea para poner los inventarios en cero (0).
Desde el men Movimiento se debe seleccionar la opcin Toma Fsica.
Fig. 3-16
Bodega: Campo que permite seleccionar la bodega sobre la cual se va a ingresar el

conteo fsico, puede escribirse el cdigo, o bien seleccionarse de la lista.
101
Manual del Usuario
Administrativo
Producto: Campo que sirve para ingresar el cdigo del producto.
Fsico: Campo que permite digitar la existencia fsica de cada producto.
Cargar: Carga los productos de la bodega seleccionada.
Importar: Permite importar la toma fsica desde archivo Excel
Eliminar: Elimina la ltima toma fsica realizada.

Para subir la toma fsica desde Excel se debe crear un archivo con las siguientes
caractersticas
Una sola hoja que se llame TblFisico, con los siguientes campos:
StrProducto tipo de dato Texto
StrLote, Tipo de dato Nmero
IntFisico Tipo de dato Nmero con decimales
Fig. 3-17
Clic en el boton importar se busca el archivo y se abre dando clic en el boton abrir
102
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 3-18
El sistema lee los registros y muestra cuantos proceso y cuantos ingresa al sistema
Fig. 3-19
Una vez procesados los registros se puede proceder a realizar los comparativos con las
cantidades que hay en el sistema.
103
Manual del Usuario
Administrativo
3.2.2 Valor Neto Realizable
Fig. 3-20
Mediante este proceso usted podr realizar el ajuste al inventario en cuanto a su costo, el
sistema realizar los ajustes de entrada y salida para recostear el producto y quede con el
nuevo costo. Se debe tener encuentra que el Nit de la empresa debe estar creado como
tercero y el sistema realiza el ajuste a la fecha final del periodo en que se realice.
Modo de inicio
Haga clic en el men Movimientos, Valor Neto Realizable
Haga clic sobre el campo Bodega y digite el cdigo de la bodega en la que va a hacer la
correccin de los costos (o use F4 para seleccionar de una lista).
Fig. 3-21
Se puede digitar cada uno de los productos, cargar todos los productos mediante el botn
cargar o importar mediante una estructura de Excel los productos con su respectivo costo.
Despus de esto se seleccionan las transacciones de ajuste salida y entrada y se da Clic en
el botn Generar Deterioro se genera un mensaje que el proceso se ha realizado.
104
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 3-26
Despus de este proceso se puede consultar por el maestro de productos o generar un
informe de saldos y constatar el ajuste realizado.
Fig. 3-27
3.2.3 Presupuesto
Fig. 3-28
Haga clic en el men Movimientos y encontrara la opcin Presupuesto, permitindole definir

un presupuesto para el cumplimiento de ventas, en un ao y un periodo dado, permitindole
filtrar por Transaccin, Sucursal, Vendedor, Tercero y producto, permitindo definir las metas
en cantidad y valor.
105
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 3-29
Se puede visualizar el resultado del presupuesto en el visor gerencial, seleccionando los

dados Valor, Ppto y Cump, para obtener el porcentaje de cumplimiento.
Fig. 3-30
106
Manual del Usuario
Administrativo
4 PROCESOS
Fig. 4-1
4.1 GENERAR INVENTARIO
Fig. 4-2
Proceso que pasa saldos finales de inventario del perodo actual como saldos iniciales de
inventario al siguiente perodo (este proceso es automtico en el momento que se est
cambiando de periodo inferior a un periodo mayor; es obligacin hacer este proceso
manualmente cuando se va a cambiar de ao). Este proceso se debe realizar constantemente
a medida que se realizan documentos u operaciones que impliquen movimientos en bodega.
Desde el Men Procesos se debe seleccionar la opcin Genera Inventario.
4.2 GENERAR CARTERA
Fig. 4-3
Proceso que pasa saldos finales de cartera del perodo actual como saldos iniciales de
cartera al siguiente perodo (este proceso es automtico en el momento que se est
cambiando de periodo inferior a un periodo mayor; es obligacin hacer este proceso
manualmente cuando se va a cambiar de ao). Este proceso se debe realizar constantemente
a medida que se realizan o modifiquen documentos, pagos.
Es esencial para que los movimientos y saldos conserven su integridad
Desde el Men Procesos pulsar clic en Genera Cartera.
107
Manual del Usuario
Administrativo
4.3 GENERAR PEDIDOS
Fig. 4-4
Proceso que pasa los pedidos pendientes del perodo anterior al actual. (Este proceso es
automtico en el momento que se est cambiando de periodo inferior a un periodo mayor; es
obligacin hacer este proceso manualmente cuando se va a cambiar de ao).
Desde el Men Procesos pulsar clic en Genera Pedidos.
NOTA:
Estos procesos lo hace el sistema automticamente al cambiar de periodo en el mismo ao.
Cuando hay cambio de ao es necesario actualizar el ltimo periodo y el periodo inicial del
prximo ao.
5 INFORMES
En el Men que ilustra en la siguiente imagen, se pueden encontrar los diferentes informes
que ofrece el programa, para el anlisis y toma de decisiones.
Todos los informes maestros tiene la opcin de visualizar informacin por diferentes opciones,
en el parmetro donde dice filtros y agrupamiento se pueden escoger los diferentes conceptos
por los cuales se puede relacionar la informacin, simplemente se escoge la opcin; en caso
de que se quiera visualizar en el informe se selecciona a travs de la casilla de activacin, de
lo contrario simplemente se hace el filtro pero no se selecciona. As mismo en la parte
derecha se puede escoger el parmetro por el cual se organiza la informacin y si se organiza
en forma ascendente o descendente.
Dentro del mismo informe se pueden hacer saltos de pgina, repeticin por pgina o bordes
estas alternativas se pueden escoger en la parte derecha donde se visualiza el smbolo de
nmero; se parametrizan esas tres casillas en forma consecutiva.
De igual forma en los informes en la parte inferior est la opcin de ver el informe en el
periodo (este viene por defecto) o seleccionar un rango de fechas determinado.
En este mismo punto se puede ver el informe expresado en pesos, miles y millones y se
pueden variar los datos que se muestran en las diferentes columnas escogiendo el dato que
se quiere visualizar en una columna determinada.
108
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 5-1
5.1 MAESTROS
Fig. 5-2
Men diseado para obtener informacin de datos maestros, se pueden imprimir u observar
por pantalla.
5.1.1 Productos
Genera informe acerca de los productos matriculados en el software con datos como cdigo,
descripcin, precio.
Permite seleccionar la informacin que se quiere ver en cada una de las columnas que
genera el informe, aunque ya el informe trae unas predeterminadas estas se pueden modificar
y al asignar el valor del frente de cada columna es el ancho que asignara al dato en el
informe.
109
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 5-3
5.1.2 Terceros
Opcin que permite generar informes relacionados con los terceros matriculados en el
sistema con diferentes datos como direccin, telfono entre otros.
Permite seleccionar la informacin que se quiere ver en cada una de las columnas que
genera el informe, aunque ya el informe trae unas predeterminadas estas se pueden
modificar.
Fig. 5-4
110
Manual del Usuario
Administrativo
5.1.3 Dependencias
En esta opcin permite visualizar los informes de las dependencias existentes que manejan
cada tercero.
Fig. 5-5
5.1.4 Locales
En este men suministra la informacin relacionada con los inmuebles que estn creados en
el mdulo de Propiedad Horizontal.
Fig. 5-6
111
Manual del Usuario
Administrativo
5.1.5 Precios Tercero
En este informe suministra las listas de precios configuradas por cada tercero en el maestro
de terceros en la pestaa precios.
Fig. 5-7
5.1.6 Referencias
En este informe suministra las referencias, creadas en el maestro de referencias del CRM.
Fig. 5-8
112
Manual del Usuario
Administrativo
5.2 DOCUMENTOS
Fig. 5-9
Este men suministra informes relacionados con todos los documentos elaborados dentro del
sistema, como compras, ventas, remisiones, y todas aquellas transacciones que hayan sido
parametrizada y que hayan tenido movimiento de los perodos.
5.2.1 Documentos
Este reporte presenta la informacin de ventas o cualquier otra transaccin parametrizada,

este informe se puede generar en un rango de fechas. Es importante tener en cuenta que el
rango de fechas no requiere ser del mismo periodo; se puede generar el informe de varios
aos si se tiene la informacin en el sistema.
De igual forma permite seleccionar la informacin que se quiere ver en cada una de las
columnas que genera el informe, aunque ya el informe trae unas predeterminadas estas se
pueden modificar.
Se pueden realizar filtros por tercero, vendedor, ciudad.
Fig. 5-10
La siguiente figura muestra el informe arrojado por este formulario.
113
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 5-11
5.2.2 Documentos T
Genere un informe tipo tirilla, ideal para imprimir en impresoras tipo pos, para realizar el
Cuadre de las ventas del da
.
Fig. 5-12
En el filtro por transaccin se utiliza *v para que muestre solo las transacciones de venta.
114
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 5-13
5.2.3 Detalle
Este informe permite ver en detalle las transacciones realizadas con el encabezado y el
detalle de los documentos, adems muestra tambin cada uno de los productos que se
movieron en los documentos. Permite realizar filtros por tercero, transaccin, documentos,
productos, lneas y grupos.
Fig. 5-14
La opcin que encontramos en la parte de abajo (tercero) nos permite visualizar por lnea y
grupo a cuantos clientes se vendi de cada opcin.
115
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 5-15
5.2.4 Detalle T
Este informe permite ver en detalle las transacciones realizadas con el encabezado y el
detalle de los documentos, adems muestra tambin cada uno de los productos que se
movieron en los documentos. Permite realizar filtros por tercero, transaccin, documentos,
productos, lneas y grupos. Ideal para imprimir en impresora tipo pos
Fig. 5-16
116
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 5-17
5.2.5 Comparativo
Este informe me permite visualizar o comparar 2 0 3 documentos por las cantidades de

productos o valores, esto aplicara para la comparacion un pedido contra lo facturado para
saber su diferencia o comparar varias cotizaciones para validar cual es la mejor propuesta.
Fig. 5-18
117
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 5-19
En el informe muestra el tercero, el producto y las cantidades por cada producto.
5.2.6 Consecutivos
Con este informe podemos realizar un chequeo de los consecutivos de cada transaccin
muestra cuales son los faltantes por cada transaccin de movimiento que este registrado en
el sistema.
Fig. 5-20
118
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 5-21
5.2.7 Comprobante Diario
Este informe nos muestra las transacciones de ventas como fueron pagadas con sus
diferentes formas de pago, consecutivos, sus diferentes tarifas de IVA y descuentos.
Este informe tambin lo llaman Fiscal de Ventas y se debe de imprimir diariamente cuando
hay ventas de contado.
Fig. 5-22
119
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 5-23
5.2.8 Comprobante DiarioT
Este informe nos muestra las transacciones de ventas como fueron pagadas con sus
diferentes formas de pago, consecutivos, sus diferentes tarifas de IVA y descuentos.
Este informe tambin lo llaman Fiscal de Ventas y se debe de imprimir diariamente cuando
hay ventas de contado. Aplica para la impresin de las ventas en impresoras de tirilla.
Fig. 5-24
120
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 5-25
5.2.9 Cuadre
Muestra un informe de documentos y pagos segn el tipo de cuadre que tengan configurado
para realizar cuadres de caja cuando se hacen ingresos y egresos en la misma caja.
Fig. 5-26
121
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 5-27
5.2.10. Documentos Pago
Muestra los documentos de las transacciones configurados como punto de venta a los cuales
no se les digito la forma de pago, efectivo cheque.
Fig. 5-28
La opcin de solo descuadrados muestra solo los documentos que no tienen forma de pago.
122
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 5-29
5.2.11 Documentos Detalle
Muestra los documentos que no cuadra el valor del encabezado del documento con la
sumatoria del detalle de documentos, ideal para revisar que documentos estn descuadrados.
Fig. 5-30
123
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 5-31
5.2.12 Horas
Se adiciona el informe documentos hora el cual se puede filtrar por Ao, Fecha, mes y
transaccin. El cual nos genera el reporte de las transacciones por cada una de las horas en
que se gener el documento. Este informe por su diseo es recomendable generarlo
expresado en miles.
Fig. 5-32
124
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 5-33
5.3 CARTERA
Fig. 5-34
Este men ofrece informes relacionados con la gestin de las Cuentas por cobrar y cuentas
por pagar donde tambin nos mostrar por edades.
Se pueden realizar filtros por tercero, vendedor, ciudades y factura.
5.3.1 Cartera por Edades
Permite visualizar informes de cartera organizados por rangos de vencimientos de acuerdo

con la edad de cada documento, permitiendo hacer diferentes filtros por transaccin, tercero,
Dcto Ref, En su encabezado de igual forma permite seleccionar si se quieren ver CXC, CXP o
Ambos.
125
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 5-35
En opciones permite seleccionar informacin como:
CXC: Se debe seleccionar esta opcin para mirar las cuentas por cobrar a clientes
CXP: Se debe seleccionar esta opcin para mirar las cuentas por pagar a los
proveedores.
Ambos: si se activa esta casilla nos mostrar tanto las cxc y cxp de obtiene la
empresa.
Fecha corte: Casilla que permite digitar la fecha de corte a la que se quiere ver la
cartera, aunque el sistema por defecto siempre toma la fecha a la que se est
generando el informe.
Das: Casilla que permite digitar el nmero de das de vencimiento hasta los cuales
se desea generar el informe, en caso de desear el informe general se deja este
campo en blanco.
Posfechados: Esta casilla permite elegir entre tres opciones incluye, no incluye o
solo posfechados, Este campo es til para generar la cartera teniendo o no en cuenta
los abonos realizados con cheques posfechados.
Solo fecha de corte: Al activar esta casilla se puede visualizar solo las facturas que
vencen ese da de corte de cartera.
Saldos en ceros: Al activar esta casilla mostrar las facturas que ya cancelaron en el
mes y solo ser informativo.
Sobre Cupo: Al activar esta casilla genera el informe solo por los terceros que estn
en cartera y han superado el cupo crdito asignado.
Nombre Comercial: Al activar esta casilla genera el informe con el nombre comercial
del tercero.
126
Manual del Usuario
Administrativo
En la siguiente figura se muestra un ejemplo del informe que este formulario genera.
Nota: si se quiere ver en este informe el nombre comercial de la empresa se deba activar en
la captura del tercero una casilla adicional con esta informacin.
Fig. 5-36
5.3.2 Cartera por tipos
Este es un informe especial para propiedad horizontal, permite visualizar informes de cartera
organizados por grupos de acuerdo a los grupos que se tengan organizados para la cartera.
Nos mostrara la informacin de cada local con su respectivo pendiente de valor por capital y
por intereses.
Fig. 5-37
127
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 5-38
5.3.3 Extracto
Este informe nos permite imprimir un estado de cuenta de los terceros, se puede generar de
una sola transaccin o de todas, se puede generar en detalle y con los abonos que se le han
generado, se puede generar solo del periodo o del historial del cliente.
CXC: Se debe seleccionar esta opcin para mirar las cuentas por cobrar a clientes
CXP: Se debe seleccionar esta opcin para mirar las cuentas por pagar a los
proveedores.
Ambos: si se activa esta casilla nos mostrar tanto las cxc y cxp de obtiene la
empresa.
Das: Casilla que permite digitar el nmero de das de vencimiento hasta los cuales
se desea generar el informe, en caso de desear el informe general se deja este
campo en blanco.
128
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 5-39
En la siguiente figura se muestra un ejemplo del informe generado por este formulario.
Fig. 5-40
5.3.4 Pagos
Este informe nos permite imprimir los pagos realizados en el sistema y se pueden realizar
filtros por tipos de pago y terceros.
129
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 5-41
Fig. 5-42
5.3.5 Pagos Detalle
filtros por tipos de pago y terceros con sus respectivas facturas y concepto de pago nos
mostrar ms detallado los pagos realizados.
130
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 5-43
Fig. 5-44
En la vista preliminar nos muestra el nmero del recibo, tercero, numero de factura y doc. ref.
asentado en cada pago.
5.3.6 Pagos Combinados
filtros por tipos de pago y terceros con sus respectivas facturas, concepto de pago, forma de
pago y bancos nos mostrara ms detallado nos combina la informacin del banco y las
facturas canceladas en el pago.
131
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 5-45
Fig. 5-46
5.3.7 Movimiento
Este informe nos permite un movimiento del tercero en cuanto a cuentas por cobrar y por
pagar, nos muestra el saldo que trae del mes anterior, facturas del mes como cargos y los
pagos del mes como abonos y el saldo total de cartera muy resumido.
132
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 5-47
Fig. 5-48
133
Manual del Usuario
Administrativo
5.4 INVENTARIOS
Fig. 5-49
Opcin que muestra los informes referentes a la gestin de inventario, permitiendo llevar un
mejor control del mismo.
5.4.1 Kardex
Informe que muestra las existencias y movimientos (entradas y salidas) de los diferentes
productos relacionados a las diferentes bodegas.
El informe se puede generar por bodegas o consolidado general.
En opciones permite seleccionar el rango de fechas en que se quieren ver los informes de
inventario o si es en el mismo periodo.
Solo cantidades: muestra solo las cantidades y oculta el costo.
Fig. 5-50
134
Manual del Usuario
Administrativo
En la siguiente figura se muestra un ejemplo del informe que genera el formulario.
Fig. 5-51
Informe de inventarios Kardex activando parmetro Solo cantidad.
Fig. 5-52
135
Manual del Usuario
Administrativo
5.4.2 Saldos
Este Informe, genera la informacion de existencias valorizadas de los inventarios, bien sea
por bodegas o el consolidado general del inventario.
El filtro Lote Fecha en este campo se ingresa la fecha lmite para que el sistema muestre
solo los lotes que cumplan est condicin.
Fig. 5-53
Fig. 5-54
136
Manual del Usuario
Administrativo
5.4.3 Mximos y Mnimos
Este men, ofrece informes de productos que actualmente se encuentran por debajo de su
mnimo por encima del mximo, es vlido aclarar que para las empresas que no hacen control
por mximos y mnimos este informe no da informacin.
Fig. 5-55
Este informe nos da la posibilidad de ver cules son las cantidades a solicitar de productos
para llegar a un mximo o mnimo solicitado.
Este informe se gener por debajo del mnimo y que mostrara cuantos hay ya solicitados y
nos da un reorden ejemplo la balasta como saldo hay 2 mnimo son 3 y l solicita 1 para
quedar con lo mnimo requerido.
Fig. 5-56
Tambin se puede realizar por medio de un promedio de movimiento del producto y que el
realice un sugerido de pedidos para esto se requiere en las casillas de abajo cuantos meses
desea que promedie y en la parte de arriba que calcule por el promedio.
Nota: las cantidades en pedidos es el saldo total de pedidos sin fecha de corte.
137
Manual del Usuario
Administrativo
5.4.4 Diferencias en Fsico
Este informe nos muestra cuales son las diferencias que se hallan despus de un conteo
fsico contra el sistema, se pueden sacar por separado cuales son los sobrantes o faltan y lo
da valorizado al costo.
Fig. 5-57
Fig. 5-58
138
Manual del Usuario
Administrativo
5.4.5 Rotacin de Inventarios
Este informe muestra cmo ha sido la rotacin del inventario en el periodo o un rango de
tiempo. Muestra el saldo inicial las entradas las salidas, el porcentaje de rotacin las veces
que ha rotado.
Fig. 5-59
Fig 5-60
139
Manual del Usuario
Administrativo
5.4.6 Productos Sin Movimiento
Este informe muestra que productos no han tenido movimiento; se puede seleccionar a partir
de cuantos das se quiere que muestre los productos; es decir que haga ms de esos das no
se han relacionado en ningn documento.
Fig. 5-61
Fig. 5-62
140
Manual del Usuario
Administrativo
5.4.7 Ensamble
En este informe muestra los productos ensamblados y sus componentes, con su respectiva
cantidad y costo unitario y el costo total del ensamble.
Fig. 5-62
Fig. 5-63
141
Manual del Usuario
Administrativo
5.4.8 Saldos Vs Pedidos
En este informe muestra los pedidos pendientes vs los saldos de inventarios para saber qu
productos es necesario comprar para poder realizar los despachos.
Fig. 5- 64
Fig. 5-65
142
Manual del Usuario
Administrativo
5.4.8 Movimiento.
Este informe muestra el movimiento de los lotes, para poder hacer el seguimiento a los lotes
y validar las entradas y salidas generadas en el periodo.
Fig. 5-66
Fig. 5-67
143
Manual del Usuario
Administrativo
5.5 PEDIDOS
Fig. 5-68
Opcin que muestra informe referente a los pendientes de rdenes de compra y pedidos,
permitiendo llevar un mejor control de los mismos, si la empresa no maneja rdenes de
compra ni pedidos este informe no mostrara informacin.
Solo Saldos: al activar esta casilla solo nos mostrara lo que tenemos pendiente por
despachar.
Fig. 5-69
144
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 5-70
5.6 TESORERIA
Fig. 5-71
5.6.1 Pagos banco
Este men de informes, ofrece un resumen con todos los pagos realizados por los clientes
durante un lapso determinado. Este lapso no necesariamente tendr que estar dentro del
perodo de trabajo, igual que en los documentos tienen varios filtros para ver diferente tipo de
informacin y para poder ver documentos especficos.
En opciones permite seleccionar el rango de fechas en que se quieren ver los pagos o si es
en el mismo periodo.
145
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 5-72
Fig. 5-73
146
Manual del Usuario
Administrativo
5.6.2 Bancos
Este men, ofrece un resumen con todos los movimientos realizados en los bancos durante el
periodo.
Fig. 5-74
A continuacin se muestra una imagen de cmo quedara este informe:
Fig. 5-75
NOTA:
Este informe solo se puede imprimir por banco y se debe generar por mes para que cargue
los saldos correctos. El informe est diseado para poderse comparar con el extracto que
genera el banco
147
Manual del Usuario
Administrativo
5.7 COMISIONES
Fig. 5-76
Informe que genera el total de comisiones por ventas y recaudos por cada vendedor. Este
informe muestra el total de ventas y total de recaudo por cada vendedor con su respectivo
documento y recibo.
Fig. 5-77
Fig. 5-78
148
Manual del Usuario
Administrativo
5.8 COSTOS
Fig. 5-79
Utilidad Operacional: este informe nos mostrara cuanta utilidad en porcentaje y valor nos
deja por lnea, grupo y productos vendidos.
Fig. 5-80
Fig. 5-81
Como podemos visualizar nos trae las cantidades vendidas, el costo y la utilidad en valor y en
porcentaje.
149
Manual del Usuario
Administrativo
5.9 INFORME CRM
Fig. 5-82
Este Men permite obtener reportes sobre los servicios que la empresa pueda suministrar a
los clientes.
5.9.1 Agenda
Este informe muestra en detalle las citas coordinadas en un rango determinado de fechas, se
puede generar por tercero o por usuario.
Fig. 5-83
Fig. 5-84
150
Manual del Usuario
Administrativo
5.9.2 Casos
Este reporte permite visualizar todos los eventos con sus diferente estados y ordenado por
casos, fecha de solucin y Tercero.
Fig. 5-85
Fig. 5-86
151
Manual del Usuario
Administrativo
5.9.3 Oportunidades
Este reporte permite visualizar las oportunidades por usuario, tipo de oportunidad, .
Fig. 5-87
Fig. 5-88
152
Manual del Usuario
Administrativo
5.9.4 Contratos
Este reporte permite visualizar los diferentes contratos filtrados por tercero o referencia.
Fig. 5-89
Fig. 5-90
153
Manual del Usuario
Administrativo
5.10 TELEFONIA
En este men se generan los informes de las llamadas registradas en el CDR (call detail
record).con los datos que se registran en cada llamada.
5.10.1 Llamadas
En este informe permite visualizar los datos o los registros de cada una de las llamadas que
registraron en el Asterisk.
Fig. 5-91
Fig. 5-92
154
Manual del Usuario
Administrativo
5.10.1 Servicios
En este informe permite visualizar los datos o los registros de cada una de las llamadas que
presentan inconsistencias en el servicio ya sea por cartera o por el contrato.
Fig. 5-93
Fig. 5-94
155
Manual del Usuario
Administrativo
5.11 INFORMES PH
Fig. 5-95
En este men se generan los informes de los inmuebles, con los datos con los que se crearon
los inmuebles
5.11.1 Inmuebles
En este informe permite visualizar los datos del inmueble, tipo de inmueble, propietario,
arrendatario mostrando los respectivos coeficientes.
Fig. 5-96
Fig. 5-97
156
Manual del Usuario
Administrativo
5.11.2 Novedades
En este informe muestra las novedades generadas en el proceso de intereses para generar el
proceso de facturacin en serie.
Fig. 5-98
Fig. 5-99
157
Manual del Usuario
Administrativo
5.11.3 Facturacin
Muestra los productos o mdulos que estn configurados para el proceso de facturacin.
Fig. 5-100
Fig. 5-101
158
Manual del Usuario
Administrativo
5.11.3 Facturacin Local
Muestra los mdulos facturados y se pueden visualizar los productos en forma horizontal
hasta ocho columnas
Fig. 5-102
Fig. 5-103
159
Manual del Usuario
Administrativo
5.12 GENERALES
Fig. 5-104
5.12.1 Parametrizacin Contable
Este informe nos muestra cmo est diseada la Parametrizacin a contabilidad por cada
transaccin parametrizada en el sistema Hgi Administrativo.
Fig. 5-105
Fig. 5-106
160
Manual del Usuario
Administrativo
5.13 FORMATOS
Este men permite generar informes para imprimir stikers o marcar sobres para enviar
documentos. Se deben de crear formatos configurados con tipo Terceros, despues de crearlo
se agregan los campos que se quieren visualizar.
Se selecciona el formato a imprimir y se realizan los filtros deseados para la impresin. Puede
ser por tercero, tipo de teceros, vendedores, el estado de los terceros, Filtros por
documentos, filtros por inmueble, propietarios, arrendatarios, administradores. Los filtros
deseados para generar los stikers
Fig. 5-107
5.14 SEGURIDAD
Permite visualizar los informes de los usuarios, permisos tanto por perfil, como por usuario.
Fig. 5-108
161
Manual del Usuario
Administrativo
5.14.1 Usuarios
Muestra los usuarios activos o inactivos y a que rea pertenecen.
Fig. 5-109
Al generar el informe muestra los usuarios que estn en estado activo y a que rea
pertenecen.
Fig. 5-110
162
Manual del Usuario
Administrativo
5.14.2 Perfiles
Informe que muestra los perfiles creados en el sistema, adems muestra que usuarios
pertenecen a cada perfil.
Fig. 5-111
Fig. 5-112
163
Manual del Usuario
Administrativo
5.14.3 Permisos por usuario.
Muestra las opciones o permisos que tiene cada usuario.
Fig. 5-113
Fig. 5-114
164
Manual del Usuario
Administrativo
5.14.3 Permisos por Perfil.
Muestra los permisos de cada perfil.
Fig. 5-115
Fig. 5-116
5.14.4 Auditoria
Modo de Inicio: Desde el men Informes - Seguridad Auditoria
Realiza la consulta en la base de datos de la auditoria, los movimientos realizados las

modificaciones que tienen los registros, en que maquina se modific, en que
aplicacin, la fecha y el usuario el valor anterior y el valor nuevo del registro.
165
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 5-117
Fig. 5-118
166
Manual del Usuario
Administrativo
6 HERRAMIENTAS
Fig. 6-1
6.1 USUARIOS
Fig. 6-2
Men que permite controlar todo lo relacionado con la seguridad del sistema, como cambio de
contraseas de usuarios, adicin de nuevos usuarios. Adems se debe tener en cuenta que
para hacer este tipo de cambios, no todos los usuarios deben tener acceso a este men.
6.1.1 Usuarios
Fig. 6-3
Este formulario permite Agregar, Eliminar, Modificar, Guardar los registros de los usuarios que
tendrn acceso a la aplicacin HGINet.
Fig. 6-4
167
Manual del Usuario
Administrativo
Cdigo: Campo que permite almacenar el cdigo del usuario; con este cdigo es el
que se ingresara al sistema.
Nombre: Campo que almacena el nombre del usuario.
rea: Casilla destinada para clasificar usuarios por rea.
Vendedor: Vendedor asociado al usuario para la elaboracin de ventas.
Correo: Permite relacionar un correo al usuario para envi de correo en la

configuracin de los casos del CRM.
Cave: Permite relacionar la clave al usuario para el ingreso al sistema.
Color: Asignar un color para el usuario en la agenda.
Foto: se puede aadir la foto del usuario.
Activo: Se debe de deshabilitar esta opcin cuando ya el usuario no tenga ms

movimiento en la base de datos.
Exportar informes: Activando esta opcin el usuario tendr la posibilidad de exporta

todos los informes a cualquier destino como: Excel, Word, Pdf y otros.
Muestra usuarios: Al activar esta casilla mostrara todas las oportunidades de los
dems usuarios y la agenda.
Procesos: Realiza los procesos automticos en el cambio de periodo.
6.1.2 Permisos por Usuario
Fig. 6-5
Opcin que permite asignar los permisos de manejo a los diferentes usuarios, de acuerdo a
las funciones de cada uno.
En el formulario aparece toda la lista de las opciones del sistema. El administrador debe
activar las opciones o permisos que el usuario puede tener.
Asignar permisos para consulta, modificacin, creacin, eliminacin, anulacin, impresin y
gestin por cada opcin del sistema.
168
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 6-6
En la siguiente imagen muestra las opciones extras que se pueden configurar como permiso
por usuario, habilitar transacciones con sus permisos de gestin, permisos por bodegas y
permisos por tipos de tercero.
Fig. 6-7
169
Manual del Usuario
Administrativo
6.1.3 Cambio de Clave
Fig. 6-8
Permite a un usuario cambiar su clave de acceso al sistema. Es necesario suministrar la clave

anterior y confirmar la nueva clave.
Fig. 6-9
6.2 PERFILES
Fig. 6-10
6.2.1 Perfiles
Fig. 6-11
En este maestro se deben crear los diferentes grupos de usuarios, asignando un cdigo y
descripcin del grupo para despus asignar permisos de usuario.
170
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 6-12
6.2.2 Permisos por Perfiles
Fig. 6-13
En este men nos permite crear los permisos para los grupos ya creados.
Modo de Inicio: Desde el men herramientas, seguridad, accesos, usuarios, grupos damos
un clic en permisos por perfil y en perfil escribimos el cdigo o consultamos con la tecla F4.
Fig. 6-14
171
Manual del Usuario
Administrativo
Al igual que con los permisos de usuarios, se debe seleccionar el perfil al cul se desea
asignar permisos y activar la casilla para aquellos permisos que el usuario vaya a tener.
El permiso gestin solo lo debe tener el administrador del sistema.
6.2.3 Usuario por Perfil
Fig. 6-15
Esta opcin permite asignar usuarios a los grupos creados.
Modo de Inicio: Desde el men herramientas, seguridad, accesos, usuarios, damos un clic
en usuarios por grupo.
Fig. 6-16
Se debe ingresar el grupo y se le asignan todos los usuarios que pertenecern a este grupo.
6.3 ADMINISTRACION
Fig. 6-17
172
Manual del Usuario
Administrativo
6.3.1 Guardar periodo
Fig. 6-18
Bloquea para que en el periodo cerrado no se puedan hacer modificaciones.
6.3.2 Parmetros
Fig. 6-19
Men donde se parametriza el sistema para el manejo global de la informacin.
General
Fig. 6-20
Permite seleccionar cada una de las mrgenes que se van a utilizar en los informes
de igual forma la fuente y el tamao que se va a mostrar en los mismos, el sistema
trae unos predeterminados que se acomodan a la estructura del programa lo que no
quiere decir que no se puedan cambiar.
En esta opcin tambin se puede seleccionar la ruta donde se van a guardar algunos
archivos temporales que utiliza el sistema y se puede seleccionar la imagen que
puede ir como logo en cada uno de los informes. Para que se cargue el logo en los
173
Manual del Usuario
Administrativo
informes se debe activar el texto que dice logo en informes y se debe buscar la
imagen a travs del botn verde.
Se direcciona la ruta de las copias, el ancho de las columnas en la captura de

documentos, auto guardar los datos de las grids en las tablas.
Mrgenes: Se indican las mrgenes para todos los informes.
Formatos: Se configura el formato de los informes ej. Numero sin decimales se

ingresa n, numero con dos decimales se ingresa n2
Documentos: Altura de los ttulos y filas en la captura de documentos.
Auto ancho: Los campos se auto dimensionan al tamao de la ventana.
Logo en Informes: Muestra el logo seleccionado, en todos los informes.
Fuente: Tipo y tamao de letra
Rutas de Archivos
Temporales: Ruta donde se almacenan los archivos temporales
Copias: Ruta para almacenar las copias de la base de datos.
Cdr: Ruta para almacenar las grabaciones del cdr.
Concatena nombres: Concatena el nombre del tercero tomando los apellidos y

nombres del tercero.
Seguridad en Campos: Habilita en los permisos por usuario y por perfil permisos en
campos, en productos: Costo y descuento. En terceros: Cupo Crdito, plazo,
descuento y precios.
Consulta Inactivos: Habilita en la consulta de los maestros cuando se est dado F4

los registros inactivos.
Modo de contabilizacin
Solo PCGA: Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, se

configura con este modo cuando la empresa va a seguir con el modelo actual
o cuando la empresa no va a cambiar todava al modelo NIIF
Solo NIIF: El sistema queda configurado para que los asientos queden
registrados solo con el modelo contable NIIF.
Mixto: permite la contabilizacin tanto PCGA como NIIF para la generacin

de informacin contable en los dos modos.
174
Manual del Usuario
Administrativo
Reglas Generales
Auto guardar: En la captura de documentos al digitar una lnea automticamente la

guarda en la base de datos
Permite dato Cero (0) doc: Al estar habilitado permite digitar cdigo cero en el
detalle de documentos. Si se deshabilita no permite digitar ceros en el detalle de los
documentos.
Permite dato cero (0) Maestros: Si se habilita permite digitar cdigos en cero en el
encabezado del documento, si se deshabilita no permite digitar cdigos en cero.
Maximiza Consulta: Al activar este parmetro cuando se consulte con F4 la ventana

se maximiza al tamao de toda la pantalla.
Parmetros
Fig. 6-21
Permite seleccionar y parametrizar campos adicionales dentro de los terceros y productos los
cuales se visualizaran en la pestaa de parmetros en cada uno de los archivos maestros.
Terceros: Para guardar en terceros hasta 15 campos adicionales
Dato hasta Dato12: campos adicionales en los terceros.
Ancho: Ingresar el ancho de estos campos.
Productos: Para guardar en productos hasta 3 campos adicionales
175
Manual del Usuario
Administrativo
Parmetro 1: Campo adicional que va ubicado en Ficha de parmetros en los productos. Se

utiliza como campo filtro.
Contacto 1 y 2. Campos adicionales en Contactos.
Parmetro 1: Nombre de campo ubicado en datos generales.
Parmetro 2: Nombre de campo ubicado en datos generales.
Consulta dato 1: Muestra el campo Dato 1 en la consulta de terceros con la tecla F4.
Mostrar en documentos: En la captura de documentos muestra sobre las observaciones los

tres campos a mostrar.
Cargar con F6: En la captura de documentos al presionar la tecla F6 permite agregar dos
filtros adicionales Campo 1: se puede seleccionar el costo o el Parmetro 1.
Campo 2 se puede seleccionar Dato1 , Dato2, o Utilidad.
Consulta Cdigo Alterno: Muestra el cdigo alterno en la consulta de productos con la tecla
F4.
Formato: Predetermina el formato de productos para impresin de cdigos de barras y/o lista
de precios en el maestro de productos.
Administrativo
General
Fig. 6-22
176
Manual del Usuario
Administrativo
Formatos: Formato para indicarle al sistema cuantos decimales manejaran, siempre n es

el valor y segn los decimales se pone el numero al lado de la n si son dos se pone n2;
estos sern los que el usuario puede ver en la elaboracin de los diferentes documentos.
Decimales: Formato para indicarle al sistema cuantos decimales manejara en formulario

solo se coloca el numero 0 si no maneja; estos decimales son internos para el clculo y
operaciones internas y no se muestran al usuario.
PH
Factura por Inmueble/Doc: Realiza la facturacin por inmueble o por documento segn
la Personalizacin.
Tercero Aux: Indica el tercero que lleva a la facturacin como tercero auxiliar en la
generacin de documentos de ph..
Formato Votos: Predetermina el formato de votos para impresin de votos en la

asamblea.
Tiempo Asamblea: Tiempo en el cual se actualiza la ventana de qurum y votos para los
asistentes a la asamblea.
Casos:
Formato caso: Predetermina el formato para la impresin de los casos en la
consulta de casos.
Valida caso: En la captura de casos Muestra mensaje indicando que el tercero

no tiene pliza.
Envi Correo: Se configuran los parmetros de las cuentas.

Cuenta: Direccin de correo para el envi de correos.
Pwd: Contrasea del correo electrnico
Host: Servidor saliente de correo.
Cuenta CCO: Cuenta de correo para enviar correo con Copia oculta.
Habilitar SSI: Directivas de HTML
Servidor remoto: Se registra esta informacin para el manejo del WAP o trasporte de
informacin entre bases de datos:
Servidor: Nombre del servidor de HGI
B. Datos: Nombre de la base de datos de HGI
Usuario: Usuario de WAP
177
Manual del Usuario
Administrativo
Pwd: Clave usuario WAP
Autenticacin SQL: Si se activa toma la autenticacin SQL sino toma la

autenticacin Windows.
Personalizacin: Personaliza los mens para PH, EDS o Ninguna o general.
Procesos: Realiza automticamente los proceso de inventarios, cartera y pedidos

cuando se cambia de mes dentro del mismo ao.
Inventarios
Fig. 6-23
Kardex por defecto: Hace evaluacin del kardex automticamente.
Primero Entradas: Toma primero las transacciones que sean entradas.
Saldos x Lote: Permite manejar lotes en documentos por producto, se debe llenar la
casilla con el nombre para que la muestre en la transaccin. Controla inventario.
Maneja Factor: Permite manejar campo adicional en el detalle del documento, por
producto, se activa casilla para dar nombre al campo del factor en la configuracin. Si en la
transaccin no se activa campo No cantidad factor, se debe registras siempre un valor
para que lo tome como factor a multiplicar.
En propiedad horizontal, se emplea para poner nombre a coeficiente en la ficha de facturas
de locales.
Saldos (0): Indica si registra los saldos de los productos con cantidad cero para registrae
su costo as no tenga existencia.
Valida costeo Salidas: Controla que las transacciones de salida no estn a valor
documento.
178
Manual del Usuario
Administrativo
Fecha vence: Se activa si se desea llevar un control por fechas de los lotes.
Valuacin: Valora los inventarios promedio ponderado o ultimo costo.
Costeo: En la elaboracin del documento se indica si el costeo lo hace por cada registro,
cuando se graba el documento o si no est realizando el costeo.
Costeo:
Precio % Costo: Al generar el proceso de inventario, recalcular el precio unitario,
aplicando el porcentaje de cada producto al costo del producto para dicho periodo. La
transaccin debe tener en costeo Costo + Porcentaje.
Incluye Descuento: El costo del producto esta disminuido por el descuento.
Por Divisin: Cuando se va a fijar el precio de venta dividiendo por el costo.
% Utilidad Sobre Venta: Para el manejo de la utilidad operacional, si se activa muestra la
utilidad sobre la venta, si est inactivo la utilidad es mostrada sobre el costo.
Pedidos:
Por Bodega: Genera saldos de pedidos por cada bodega.
Por Lote: Permite generar los pedidos por lote o producto.
Por Serie: Genera los saldos de pedido por cada serie.
Por Documento: Separa los pedidos por documento (No permite realizar varios
despachos en un pedido).
Por Dependencia: Agrupa los pedidos por cada dependencia.
Solo saldos: Al cargar un pedido a un documento solo lleva los productos que tienen
saldo.
Parciales: Permite realizar pedidos sobre valores parciales cuando esta maneja solo
saldos.
Inicia en Periodo: Permite iniciar la toma de pedidos en cada periodo y pasa los
anteriores en blanco.
Ignora Negativos: Pasa solo los saldos positivos de un periodo a otro.
Carga Ceros: Carga los pedidos en los documentos aun en con cantidad cero.
179
Manual del Usuario
Administrativo
Cartera
Fig. 6-24
Forma CxC: Permite parametrizar si la cartera se va a llevar general, por cuotas, grupo o
Tipo, por regla general para las compaas la cartera es general para que la lleve en
forma global.
Valor: Permite seleccionar si la cartera de las cuentas por cobrar se van a llevar por el
total o por el neto.
Forma CxP: Permite parametrizar si la cartera se va a llevar general, por cuotas, grupo o
Tipo, por regla general para las compaas la cartera es general para que la lleve en
forma global.
Valor: Permite seleccionar si la cartera de las cuentas por pagar se van a llevar por el
total o por el neto.
Se inicia en Periodo: Empieza la cartera en cada periodo.
Edad x fecha Doc: Permite visualizar la edad de la cartera por fechas del documento.
Pagos sin Cartera: Si est activado este parmetro permite relacionar pagos as el
documento no tenga cartera
Solo Plazo >0: Si est activado este parmetro solo lleva a cartera los documentos que
tengas ms de 0 da de plazo si tiene plazo igual a cero los toma como contado.
Tipo Cartera: Permite la clasificacin de la cartera mediante el maestro tipo Cartera.
Control Cupo: Define la accin a tomar cuando se est elaborando un documento que
afecte cartera, si se quiere que bloque, genere una alerta o no haga el control en el cupo.
180
Manual del Usuario
Administrativo
Control Das: Define la accin a tomar cuando se est elaborando un documento de

crdito a un tercero con das de vencimiento mayor al definido en Das de control.
En la parte inferior hay un espacio para indicar a partir de cuantos das se bloquea o la
accin marcada en el parmetro anterior.
Intereses: Inters que se le aplica a propiedad horizontal.
Por fraccin: Calcula los intereses por fraccin de da.
En pago: Calcula los intereses por los pagos realizados despus de la fecha del pago del
mes anterior.
Centrales de Riesgo: Permite relacionar la informacin para el reporte a las centrales de
riesgo como ProCrdito, DataCrdito y CIFIN; el tipo de cuenta para ser informado en el
informe.
Extractos: Espacio de texto destinado para comentario en el informe estados de cuenta o
extracto de cartera para ser enviado a los clientes.
Informe: Permite parametrizar el rango para el informe de cartera y si se desea una
columna adicional para otro rango.
Cargo: Permite seleccionar el cargo del contacto que ser mostrado en el informe de
cartera cuando se active TerceroD.
Documentos
Fig. 6-25
Comisiones: Permite configurar algunas caractersticas en el manejo de comisiones.

Resta Notas: Resta las notas crdito en las comisiones.
Imprime Recaudo Cero: En el informe de comisin por recaudo imprime el recaudo as
no genere comisin.
Fecha Vence: Toma los das de pago a partir de la fecha de vencimiento de la factura.
Recaudo por Tipo: Genera las comisiones por recaudo de acuerdo al tipo; solo genera
la comisin cuando el documento es cancelado en su totalidad.
Causaciones: Permite configurar algunas caractersticas en el la elaboracin de
causaciones
181
Manual del Usuario
Administrativo
Impuestos en Detalle: Permite relacionar en las causaciones los impuestos en el detalle

y no solamente en el total.
Clase en Detalle: Lleva la clase como detalle en la casacin.
Documentos: Permite configurar algunas caractersticas en la elaboracin de
documento
Serie: Descripcin o nombre para el campo serie en el detalle del documento.
Serie 1: Descripcin o nombre para el campo serie 1 en el detalle del documento.
Reimprimir: Permite la reimpresin de los documentos.
Intereses en Total: Si est activo calcula los interese en el total del documento.
Fecha Actual: Asume la fecha actual para la elaboracin de un documento nuevo.
Control Ubicacin: Permite registrar el movimiento de productos para una ubicacin
dada.
Consulta por Usuario: Permite visualizar los documentos del vendedor asociado al
usuario por la opcin de productos (Salida).
Guarda al Imprimir: Guarda el documento antes de realizar la impresin o vista previa
del documento.
Totaliza Cantidad: Totaliza las cantidades relacionadas en un documento en la parte
inferior.
Impuestos: Permite configurar algunas caractersticas en el clculo de Impuestos.
Retencin por producto: El clculo de la retencin del producto o servicio es calculada
por cada una de las tarifas asociadas a l; de esta forma se puede en un mismo
documento aplicar diferentes tarifas de retencin en la fuente.
No Bases RteIva: Genera la retencin de IVA sin tener en cuenta la base del documento.
Reliquida precio: Indica la forma como se reliquidan los precios mediante la opcin F12
en los documentos; si toma como base el costo o el precio.
Ensamble: permite recalcular el precio del producto ensamblado ya sea por el precio de
los componentes o por el costo.
EDI: se configuran los parmetros generales como se cargaran los pedidos en el EDI.
WAP: se selecciona el formato WAP para cargar los pedidos.
Valores: indica que valores va a tomar estos son utilizados para propiedad horizontal el
manejo de algunos valores de cartera como saldos iniciales.
Solo Transaccin: carga los valores anteriores solo de la transaccin que se esta
imprimiendo.
182
Manual del Usuario
Administrativo
Contable
Fig. 6-26
Contabilizacin en lnea: Valida que al grabar un documento pase directamente al mdulo

contable.
Indirectos por Tercero: Si se tiene activado este parmetro genera los indirectos por cada
uno de los terceros que encuentre en la cuenta base si no est activado lo lleva al Nit
genrico.
Tercero 2: si se activa este parmetro permite la captura del tercero 2; es til cuando se
manejan ingresos recibidos para tercero.
Actualiza Vr Con Base: Si se activa este parmetro el valor se actualiza segn la base
digitada.
Cuadra Documentos: Si se tiene activado este parmetro cuadra los documentos que
tienen diferentes hasta de 1 peso.
Decimales: Indica el nmero de decimales que se van a manejar en el sistema.
Formatos: Igual que en el mdulo de otros permite validar cuantos decimales se van a
manejar en la contabilidad y sern visibles al momento de realizar la captura de los datos.
Formato Docs: Predetermina el formato contable para impresin de comprobantes.
Representante Legal: Permite relacionar el tercero que va a ser representante legal para que
salga en los informes legales para la realizacin de la firma.
Contador: Permite relacionar el tercero que va a ser el contador para que salga en los
informes legales para la realizacin de la firma.
Tercero DIAN: Permite relacionar el Nit de la DIAN para que no lo tenga en cuenta en los
diferentes informes como retenciones y bases los cuales genera el sistema.
Revisor Fiscal: Permite relacionar el tercero que va a ser el revisor para que salga en los
informes legales para la realizacin de la firma.
183
Manual del Usuario
Administrativo
Nomina
Fig. 6-27
Arp: Cdigo de la administradora de Riesgos profesionales
Intervalo: Se selecciona el intervalo con el que se va a liquidar la nomina en la

empresa este parmetro no se puede modificar una vez definido, puede ser semanal,
Quincenal, Decadal, Mensual y catorcenal
Nota:
Cuando se maneja nomina catorcenal y semanal no se puede cargar la planilla nica

por que los datos no estn completos.
Tiempo x Periodo: Carga las novedades, con el acumulado mensual
Fecha: Muestra la fecha de las novedades en la captura de novedades
Liquidacin definitiva formulas: Muestra las formulas con las que se calcul la
liquidacin definitiva en el informe de liquidacin
Formatos
Cantidad y valor: Formato de impresin de nmeros en el sistema, n muestra el formato
de nmeros con separadores de miles. Cuando se vayan a manejar decimales se ingresa
al lado de la n el nmero de decimales que se van a manejar ej. n2 aplica el
formato con separadores de miles y dos decimales.
Decimales valor: Numero de decimales que se almacenan en la base de datos
Vacaciones
184
Manual del Usuario
Administrativo
Cuenta da 31: Cuenta en la liquidacin de vacaciones el da 31

Paga el da 31: Paga en la liquidacin de vacaciones el da 31
Festivos en compensados: Cuenta los das festivos cuando se liquida vacaciones
compensadas.
Cargar por:
Compensadas: Pasa a contabilidad las vacaciones liquidadas a una sola cuenta
Periodo fiscal: Pasa a contabilidad las vacaciones a diferentes cuentas
Prima
Auxilio de transporte: el auxilio de transporte hace base para la liquidacin de la prima
de servicios
Destajo: aplica cuando la nmina se maneja por destajo, al estar activado muestra el
campo horas W que son las horas que se trabaj haciendo una labor.
Identificacin alterna: Al estar activado este parmetro muestra en los empleados otro
campo adicional para ingresar un cdigo auxiliar del empleado.
Seguridad Social: permite seleccionar si la empresa esta exonerada de

parafiscales/Salud, la ley a la cual esta acogida, el ao y el tipo de aportante para la
planilla nica.
Formatos de Impresin: permite seleccionar los diferentes formatos para planilla de

pago, cesantas y liquidacin definitiva.
Conceptos
Fig. 6-28
185
Manual del Usuario
Administrativo
Permite establecer cada uno de los conceptos que se van a manejar para la liquidacin de
la nmina, de igual forma permite relacionar el intervalo de la nmina y la ARP a la que
est afiliada la compaa.
Estos parmetros se validaran en el sistema HGInet Nomina
POS
Fig. 6-29
Documentos: Se configuran en esta pestaa los documentos temporales para la

elaboracin de documentos de tipo punto de venta
Cajn Monedero: Cuando se va a utilizar cajn monedero se debe escoger el tipo de

cajn y el puerto en que est ubicado.
Permite Cierre Caja Con Saldo: Indica si la caja al momento de hacer el cierre se debe
hacer el retiro total del dinero.
Formato: Permite seleccionar el formato para los retiros de la caja.
186
Manual del Usuario
Administrativo
Defecto
Fig. 6-30
Valores por Defecto: Se deben relacionar para manejo de toda la informacin en el

sistema para que se generen por defecto en el momento de realizar cualquier documento o
accin en el sistema y para iniciar una empresa nueva.
Sugerir descuento financiero en la elaboracin de pagos

Concepto DF: Es el concepto que se utiliza para el descuento financiero
Concepto Mvp: Se parametriza el concepto Mayor valor pagado
Registro anterior: En la creacin de maestros de productos y terceros cuando se va a

crear un registro nuevo deja los datos del registro anterior.
187
Manual del Usuario
Administrativo
IMAGEN
Fig. 6-31
Imagen que toma el sistema para la impresin de los certificados de ingresos.
6.3.3 Parmetros Ao
Fig. 6-32
Permite crear cada uno de los aos en que se va a trabajar el software y darle parmetros
segn el software adquirido.
En el caso de tener la nmina se deben dar todos los parmetros que el sistema solicita como
salario mnimo, auxilio de transporte, .
En el caso de tener solo el administrativo o el contable se deben registrar los periodos aos
siempre en el administrativo son 12 y en el contable son 13.
188
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 6-33
6.3.4 Formatos
Fig. 6-34
Los formatos son la opcin que permite la creacin de los formatos para poder visualizar la
informacin en el momento de imprimir alguno documento.
Fig. 6-35
189
Manual del Usuario
Administrativo
Para la realizacin de un formato se deben seguir los siguientes pasos:
1 Se abre la opcin de formatos

2 Se da clic en el botn nuevo
3 En cdigo se da el nmero del formato que se quiere crear
4 En tipo se escoge si el formato es para un documento, un pago o una causacin
5 En destino se debe escoger si es una impresin de vista previa, impresin directa,
generacin a Pdf o generacin a imagen
6 Se debe dar clic en separar documentos en lote para que cuando se genere una
impresin en lote separe cada uno de los documentos que se estn imprimiendo.
7 En Nro. De registros se debe relacionar el Nro. de lneas que deseo salgan en el formato
en caso de que sea necesario.
8 Si se tiene un formato ya previamente prediseado se debe dar clic en importar tanto en
el encabezado como en el detalle.
9 Si no se tiene un formato prediseado y aun si se tiene y se va a modificar se debe dar
clic en disear donde se abrir una pantalla como la siguiente figura para hacer todos los
diseos correspondientes al formato.
Fig. 6-36
10 En esta pantalla hay una serie de herramientas en la parte izquierda, derecha y superior
para hacer todo el diseo del formato y para utilizar las herramientas necesarias que le
den forma a este mismo.
6.3.5 Auditoria
Fig. 6-37
190
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 6-38
La auditora es la herramienta que me permite activar y desactivar cada uno de los procesos
en los cuales el sistema va a auditar y a llevar el control de cada uno de los movimientos.
Se activan o se desactivan cada uno de los procesos desplegando la lista y dando clic en la
lupa que tiene el tem a mano derecha, si tiene la lupa es porque el proceso va a ser auditado
si no, si tiene x quiere decir que este proceso no va a tener registro de auditora.
Cuando ya se tienen movimiento y se ingresa al icono de la auditoria en la parte derecha

aparece el informe de la auditoria que el sistema ha hecho a cada una de las opciones
seleccionadas como se muestra en la siguiente imagen:
Fig. 6-39
En este informe que genera el sistema tiene la opcin de establecer un rango de fechas
especfico para el muestreo de la informacin, de igual forma arrastrando los campos con el
191
Manual del Usuario
Administrativo
mouse hasta la opcin que dice arrastre una columna aqu para agrupar por dicha
columna se puede agrupar la informacin por el tem que se desee para una mejor
visualizacin de la informacin y para un control de la misma.
A travs de los botones que aparecen en la parte superior derecha se puede eliminar la
auditoria que est mostrando en el informe, no quiere decir esto que no se va a seguir
haciendo simplemente se va a eliminar el informe hasta una fecha determinada, tambin se
puede exportar el informe que est generando la auditoria a un formato de Excel para tener
un registro de esta y tambin se le puede dar clic en el botn actualizar para visualizar la
informacin con el ltimo registro que se haya ingresado.
Fig. 6-40
Esta misma pantalla de auditora en la parte inferior se puede visualizar alguna informacin
bsica del servidor, del equipo y de la conexin que se est haciendo con la base de datos.
6.3.6 Cambio clave compaa
Fig. 6-41
Fig. 6-42
192
Manual del Usuario
Administrativo
La clave de la compaa es la que permite la administracin de la creacin o modificacin de

cada una de las compaas que se tienen en el sistema y del registro de estaciones en
cualquiera de las licencias adquiridas.
Esta clave debe ser administrada por la persona encargada de la administracin del sistema,
para cambiarla simplemente se ingresa a la opcin de cambio clave compaa y en clave se
escribe la nueva clave que se desea tener y se da clic en aceptar, hay que aclarar que la
persona que tenga el permiso para administrar esta clave la puede ver y la puede cambiar en
cualquier momento, es importante tambin tener esta clave siempre a la mano porque en
algn momento el personal de soporte de HGI Ltda podra solicitarla para hacer algn
procedimiento.
6.3.7 Consultas
Fig. 6-43
Este formulario permite hacer consultas de las tablas y de los datos almacenados en la BD,
utiliza lenguaje de consulta SQL, es de especial cuidado, se recomienda su uso en compaa
de un asesor de servicios de HGI Ltda.
Fig. 6-44
193
Manual del Usuario
Administrativo
6.3.8 Copia de Seguridad
Fig. 6-45
Fig. 6-46
Es la herramienta que permite hacer copias de seguridad en el sistema, para hacerla

simplemente se ingresa al icono, se da la ruta especifica en la que se quieren hacer las
copias de seguridad a travs del botn que tiene los tres puntos, se da clic en aceptar y se
espera que el sistema saque un aviso de que la copia se encuentra realizada correctamente y
se da clic en aceptar.
Es importante aclarar que la copia solo se puede hacer en el equipo servidor y que es
importante verificar a travs del explorador de Windows que la copia se ha hecho e ir tambin
almacenando estas copias en un disco extrable.
Se recomienda activar la casilla reducir el log para que antes de hacer la copia disminuya el
tamao del archivo de copia.
6.4 INTERFAZ
Fig. 6-47
194
Manual del Usuario
Administrativo
6.4.1 Contabilidad
Fig. 6-48
Fig. 6-49
Hgi
Permite hace la interfaz directamente cuando se tiene el programa contable, para hacerla
simplemente se escoge la opcin Hgi, si se van a hacer todos los documentos de una vez, es
decir una interfaz total se da clic en generar, de lo contrario si se va a hacer parcial se escoge
la transaccin especifica donde est el asterisco y se da tambin la opcin de generar, este
proceso no debe generar ningn tipo de error, de ser as se debe comunicar con el personal
de soporte de HGI Ltda.
Plano
Cuando el Software Contable de Hgi esta en otra empresa o en otra base de datos, se debe
seleccionar en destino Plano y en archivo la ruta en la cual se va a copiar el Archivo que
har la interfaz. Ej.: disco C:/Temporal/01.txt
6.4.2 Movimiento
Fig. 6-50
Cuenta Con dos opciones importar y exportar informacin al sistema.
Importar:
Se abre el formulario de interfaz de Movimiento pestaa de importar
195
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 6-50
Para realizar el proceso usted debe seleccionar la opcion de documento o cusacion y

seleccionar la ruta del archivo previamente configurado, seleccionando en tipo de archivo
separado por comas (*.csv) y dar clic en el boton Importar.
Fig. 6-52
Despues de este mensaje se le da aceptar y se ingresa a revisar las cuasaciones generadas

en el sistema.
196
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 6-53
Exportar
En este men permite exportar la informacin del sistema HgiNet Administrativo para los
sistemas expecon, Etiquetas y entidades recaudadoras.
Fig. 6-54
197
Manual del Usuario
Administrativo
6.4.3 Archivos
Fig. 6-55
En este men permite la exportacin e importacin de archivos maestros como son terceros
productos entre otros, ideal para cuando no se tiene el sistema contable y se desea pasar los
archivos al sistema contable de Hgi Net que se encuentra en otro lugar.(el contable lo maneja
el contador).
Fig. 6-56
Tabla: Se selecciona la tabla que se desea pasar
Operacin: se escoge si se desea importar o exportar
Formato destino: Tipo de formato en el que se va a generar el archivo: xls, o xml.
Ruta: ubicacin o destino donde se va a guardar el archivo.
Actualizar: Cuando se realiza la importacin de archivos actualiza los datos

existentes con la informacin que contenga el archivo que se esta cargando.
198
Manual del Usuario
Administrativo
7 UTILITARIOS
Fig. 7-1
7.1 CONCILIACIN BANCARIA
Fig.7-2
En esta conciliacin bancaria se puede ingresar el archivo del banco o digitar el extracto y
compara sobre la informacin del administrativo absolutamente todo los movimientos del
banco deben estar ingresados en el sistema.
7.1.1 Extractos
Fig. 7-3
Para el manejo de la conciliacin bancaria se puede hacer de dos formas, una es digitando el
extracto para su posterior conciliacin y la otra es importando el archivo enviado por el banco,
en este caso se debe indicar la ruta en que se encuentra ste, el origen (banco) y decimales
que se manejan.
199
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 7-4
7.1.2 Conciliacin
Fig. 7-5
Por esta opcin generamos el informe de conciliacin de cada banco.
Fig. 7-6
200
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 7-7
7.2 TESORERIA
Fig. 7-8
7.2.1 Pagos Electrnicos
Fig. 7-9
Permite generar el archivo plano para la generacin de pagos electrnicos a proveedores.
201
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 7-10
Los campos Banco, Fecha Inicial, Fecha Final, ya fueron explicados en formularios
anteriores.
F. Elaboracin: Campo para seleccionar la fecha en que se est generando el

archivo plano de los pagos.
F. Consignacin: Campo para seleccionar la fecha en la cual se desea realizar la
transferencia al tercero
Archivo: Permite titular el archivo plano para el envo a la entidad financiera.
Editar Archivo: Permite ver en pantalla el archivo plano que se gener con la
informacin de los pagos a realizar.
7.2.2 Recaudo Empresarial
Fig. 7-11
Permite subir un archivo plano con los pagos de los terceros hacia la empresa, se usa cuando
la empresa tiene convenios de tipo recaudo empresarial y la entidad financiera suministra a la
empresa un archivo plano con los pagos realizados.
202
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 7-12
7.2.3 Programacin de pagos
Fig. 7-13
Modulo que permite programar los pagos por terceros, por documentos, y validar la suma de
los valores a pagar
Al dar clic sobre el boton cargar muestra todas las cuentas por pagar pendientes por cancelar
para realizar una programacion de pagos se selecciona ordenando por tercero por
transaccion, por fecha de vencimiento y saldo. Se seleccionan los pagos que se van a realizar
para luego cancelarlos
203
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 7-14
7.3 UTILIDADES
Fig. 7-15
7.3.1 Generales
Fig. 7-16
En esta opcin nos permite generar procesos en varios periodos, siempre y cuando estos
periodos estn abiertos. Se recomienda antes de realizar estos procesos realizar Copia de la
base de datos
-Actualizar inventario
-Actualizar cartera
204
Manual del Usuario
Administrativo
-Actualizar Pedidos
-Naturaleza de los pagos
-Actualizar bodega detalle igual a la bodega del encabezado
-Crea presentacin a los productos que no tienen presentacin
-Actualiza lneas
-Quitar DV en los cdigos que tienen el guion y el digito de verificacin
-Guardar periodos
-Abrir periodos
-Totaliza documentos
-Cartera decimales
-Recalcula dv a los terceros que no tienen digito de verificacin
-Quita espacios: quita espacios en el detalle del documento.
-Actualiza Id Tercero: se usa para actualiza para pasar el cdigo al campo identificacin
tercero
Fig. 7-17
7.3.2 Cambio Movimiento
Fig. 7-18
En esta opcin nos permite unificar cdigos de terceros que se encuentran dobles y este
proceso le pasara todo el historial de documentos y pagos al tercero real. Tambin aplica con
productos que se encuentren dobles.
205
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 7-19
El primer campo es el que se elimina y el segundo es el que queda con toda la informacin,
igual pasa con los productos.
7.3.3 Transporte de Datos
Fig. 7-20
Este procedimiento se utiliza para pasar terceros, productos, documentos, pagos de una base
de datos a otra esto se realiza para unificar movimiento.
Fig. 7-21
206
Manual del Usuario
Administrativo
7.3.4 Activar Documentos
Fig. 7-22
Este procedimiento se utiliza para activar documentos ya impresos con esto se puede
modificar el documento, se deben de configurar los permios de usuario para habilitar o
deshabilitar esta opcin.
Se selecciona el tipo de documento el documento inicial y final y se da clic sobre el botn
aceptar y el sistema activa
Fig. 7-23
7.3.5 Asignar Precios
Fig. 7-24
Este procedimiento se utiliza para actualizar los precios de venta ms fcilmente mediante un
proceso automtico y se puede seleccionar por medios de lnea, grupos, productos, unidad de
medida o por bodegas mediante un incremento por porcentajes.
207
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 7-25
Tambin permite leer los precios de venta y asignarlos a los productos por medio de un
archivo de Excel.
7.3.6 Generar Pedidos
Fig. 7-26
Genera el lote de los pedidos, se selecciona la transaccin de pedidos, los terceros y si se

quiere ms detalle, los productos y la bodega. Al dar clic sobre el botn generar carga los
productos como novedades que se pueden consultar en el men PH Novedades.
Para realizar el proceso de facturacin se realiza por PH Generar documentos, este proceso
se explicara mas adelante.
208
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 7-27
7.3.7 Admn. Turno
Fig. 7-28
Permite controlar las ventas en los puntos de venta. Al ingresar solicita una caja si no esta
creada se da clic sobre el texto caja y automaticamente abre el menu para la creacion de
cajas o tambien se puede dar f11 sobre el campo y abre el menu.
En la creacion de cajas pide codigo de caja, descripcion tope de ventas si esta activa o es
funcional y el estado segn el turno en operacin o cerrada. Adicionalmente a esto se
ingresan los usuarios.
209
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 7-29
Despues de tener creado la caja se ingresa a admon de turno se digita la caja y el usuario al
que se le va a llevar el control. (ver imagen fig. 7-30).
Fig. 7-30
Se selecciona la fecha el codigo del producto la lectura incial y la lectura final, en caso que se
haya realizado alguna calibracion se ingresan la cantidad de galones para que el sistema no
los tenga en cuenta para el calculo del valor a pagar en el turno, el sistema calcula la cantidad
y trae el valor unitario que tiene amarrado el producto y por ultimo calcula el valor total a
pagar.
210
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 7-31
7.3.8 Movimientos de caja
Fig. 7-32
Previamente deben estar creadas las cajas o se pueden crear como se explic en el numeral
anterior. En esta opcin se ingresan todos los movimientos que se realizaron en el turno,
base, ventas, retiros y saldo en caja.
De acuerdo a la operacin que se vaya a realizar se da clic sobre el botn que corresponde
ej.
Abrir caja: se da clic sobre el botn abrir caja, se ingresa la forma de pago la cantidad y el
valor y luego se da clic sobre el botn abrir caja.
Retiro parcial: Se utiliza para ingresar los valores que se van retirando, se da clic sobre el
botn retiro parcial se ingresa la forma de pago la cantidad y el valor y luego se da clic sobre
el botn retiro parcial.
A medida que se van realizando las ventas el sistema va calculando el saldo por ultimo se
hace el cierre de caja
Cierre de caja se da clic sobre el botn abrir caja, se ingresa la forma de pago la cantidad y
el valor y luego se da clic sobre el botn abrir caja.
211
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 7-33
7.3.9 Rango intereses
Fig. 7-34
En este formulario se ingresan las cuotas y el interes para que se calculen los intereses de
acuerdo a las cuotas y el plazo. Es indispensable que el sistema este configurado en cartera
por cuotas, en caso que no este configurado de esta forma se recomienda solicitar ayuda en
nuestra linea de atencion antes de realizar cualquier cambio.
Fig. 7-35
212
Manual del Usuario
Administrativo
7.4 INTERCAMBIO DE DATOS
Fig. 7-36
7.4.1 EDI
Fig. 7-37
Carga archivos planos Con estructura EDI para luego ser facturados en el sistema HGInet
Fig. 7-38
213
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 7-39
En la pestaa factura, permite seleccionar documentos de las transacciones de ventas,

rangos de documentos para generar facturas con formato tipo EDI.
Fig. 7-40
214
Manual del Usuario
Administrativo
7.4.2 WAP
Fig. 7-41
Recibe los pedidos facturados a travs de sistemas WAP, mediante archivos planos.
Fig. 7-42
215
Manual del Usuario
Administrativo
Enviar envia a sistema tipo POS los clientes, Productos, vendedores, lineas, zonas, ventas
cartera, e inventarios para que al momento de consultar desde un disposito movil muestra la
informacion actualizada.
Fig. 7-43
7.4.3 Cartera
Fig. 7-44
Envi de informacin a las entidades de cobro de cartera, procredito y datacredito.
216
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 7-45
7.5 CUADRO DE MANDO
Fig. 7-46
7.5.1 Indicadores
Fig. 7-47
En esta ventana se crean los indicadores con los cuales se van hacer las respectivas
mediciones
217
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 7-48
7.5.2 Mediciones
Fig. 7-49
Ventana para el registro de las mediciones generadas por cada uno de los periodos,
sucursales, Centros de costos y subcentro de costos. De acuerdo al tipo de medicin se
analiza si debe o no superar el presupuesto para el ejemplo se toma un valor de 20 para el
centro de costos 01 y un valor de 15 para el centro de costos 5
Fig. 7-50
218
Manual del Usuario
Administrativo
7.5.3 Anlisis
Fig. 7-51
En esta ventana se realizan las consultas graficas de los indicadores registrados contra el
presupuesto y el comportamiento que ha tenido.
Fig. 7-52
7.5.3 Acciones
Fig. 7-53
En esta ventana se crean las acciones a realizar cuando no se cumple un indicador
219
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 7-54
8 CRM
Fig. 8-1
La administracin basada en la relacin con los clientes. CRM es una modelo de gestin
de toda la organizacin, basada en la orientacin al cliente
8.1 MAESTROS CRM
Fig. 8-2
220
Manual del Usuario
Administrativo
8.1.1 reas
Fig. 8-3
En este men se crean las diferentes reas de la empresa, este maestro de reas aplica para
la configuracin de la agenda para filtrar a los usuarios. Se informan los das laborados, las
horas laboradas, se parametriza para que recuerde citas y con que intervalo de tiempo debe
recordarlo.
Das Laborales: se configuran los das que labora el rea en la empresa.

Recordar citas: Genera una alerta recordando la cita de acuerdo al tiempo que se ingrese
para que recuerde la cita.
Trabaja de: Rango de tiempo, horario laboral.
Cargar das Festivos del calendario: Muestra los das que se matricularon como festivos
en maestro de calendario en la agenda.
Clasificacin: Clasificacin para las citas en la agenda.
Estados: Estado para la clasificacin de la agenda.
Fig. 8-4
221
Manual del Usuario
Administrativo
8.1.2 Estados
Fig. 8-5
En este men se crean los diferentes estados por los que pasa un caso
Fig. 8-6
8.1.3 Referencias casos
Fig. 8-7
Es el cdigo del producto al cual se le va a realizar el evento.

Ejemplo: Las placas de un carro, La referencia de un computador, una mquina, .
Cdigo: Se ingresa el cdigo o la placa

Descripcin: Se ingresa el nombre del vehculo o se activa la casilla concatenar para que
lleve la marca la lnea y el modelo al campo descripcin.
Marca: Marca del vehculo
Lnea: lnea o tipo de vehculo
Los campos restantes son opcionales, tipo texto y numrico destinados para identificar la
referencia. Estos son:
Modelo, Serie, Motor, Chasis, Capacidad, Tercero, C. Actual, Mstil, Control, T.Comb,
Fechas 1, 2, 3, 4.
222
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 8-8
8.1.4 Causas
Fig. 8-9
Maestro de causas utilizado para la captura de eventos. Se ingresa un cdigo y la

descripcin.
Fig. 8-10
223
Manual del Usuario
Administrativo
8.1.5 Competidores
Fig. 8-11
En este maestro se ingresan los competidores, se utiliza para ingresar las oportunidades que
se estn relacionando en el software.
Fig. 8-12
8.1.6 Fuentes
Fig. 8-13
En este men se ingresan las fuentes por las cuales se gener un contacto o como se pudo
contactar con el posible cliente
224
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 8-14
8.1.7 Resultados
Fig. 8-15
Fig. 8-16
225
Manual del Usuario
Administrativo
8.1.8 Niveles
Fig. 8-17
Maestro para la creacin de los Niveles de atencin de los casos aplica en la consulta de
casos.
Fig. 8-18
8.2 OTROS MAESTROS
8.2.1 Versiones
Fig. 8-19
Maestro para el control de versiones del sistema
Fig. 8-20
226
Manual del Usuario
Administrativo
8.2.2 Diagnsticos
Fig. 8-21
Maestro para crear los diferentes diagnsticos. Se utiliza en la consulta de casos para
clasificar los casos
Fig. 8-22
8.2.3 Actividades
Fig. 8-23
En este men se crean las diferentes actividades que se pueden realizar en un caso para
llevar un control de todo lo que se ha hecho con en el. Se ingresa el cdigo y la descripcin
de la actividad
Fig. 8-24
227
Manual del Usuario
Administrativo
8.2.4 Tipos de casos
Fig. 8-25
Se crean la clasificacin para los casos ej Comercial, soporte, facturacin, cartera, en la grilla
se ingresan el tipo el nivel usuario para que el sistema le envi un correo o muestre una alerta
cuando le llega un caso de acuerdo a estos parmetros.
Fig. 8-26
8.2.5 Lneas Referencias
Fig. 8-27
Se crea el maestro de lneas de referencias que aplican para la creacin de Referencias

numeral 8.2.3 de este manual.
228
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 8-28
8.2.6 Marcas Referencias
Fig. 8-29
Maestro para la creacin de marcas de referencias aplica como filtro en el maestro de

referencias numeral 8.1.3 de este manual
Fig. 8-30
229
Manual del Usuario
Administrativo
8.3 SERVICIO
Fig. 8-31
8.3.1 Contratos
Fig. 8-32
En esta ventana se relacionan todos los contratos, se selecciona el tercero, se digita la

referencia o se busca con F4 se ingresa la fecha inicial y fecha fin del contrato, se digita un
comentario u observaciones. El control de las fechas se ve reflejado en el registro de los
casos donde muestra que el tercero no tiene vigente el contrato para la referencia
seleccionada.
Fig. 8-33
8.3.2 Casos
Fig. 8-34
230
Manual del Usuario
Administrativo
En esta ventana se registran los casos que se van generando, por ejemplo el registro de las
llamadas, el control de cartera, el ingreso de quejas, reclamos que se deseen controlar desde
el sistema.
Datos que pide el sistema:
Tercero: Cdigo del tercero, a nombre de quien se est registrando el caso
Referencia: Cdigo de la referencia, ej. cd. 1, administrativo, cartera, quejas reclamos .
Tipo: cdigo del tipo de caso ver numeral 8.2.4
Solicito: Persona que solicita o nombre de quien se registra el caso
Observacin: Descripcin del caso indicando porque razn se registra el caso.
Fig. 8-35
8.3.3 Consulta casos
Fig. 8-36
Ventana de consulta de todos los casos que estn registrados en el sistema, se pueden hacer
filtros por tipo, nivel, estado.
231
Manual del Usuario
Administrativo
Para registrar el caso es necesario dar doble clic sobre el caso que quede todo seleccionado,
en la parte superior muestra el nmero del caso lo que indica que si esta seleccionado. Se
ingresan las diferentes actividades, que se realicen o se cambio de: tipo estado o nivel en la
parte inferior de la ventana para pasarlo a otra rea o persona.
Para cerrar el caso se valida que no tenga actividades pendientes por resolver se realiza un
anlisis del caso y se indica cual fue el diagnostico, la causa, el rea, fecha y la versin si
aplica. En caso de requerir una accin correctiva se activa la casilla, si queda a satisfaccin
del cliente se activa la casilla satisfaccin, para cerrarlo se cambia el estado a cerrado se
recomienda que el cdigo de cerrado sea el numero 9. En este punto el caso recibi todos los
trmites hasta dar por terminado.
Fig. 8-37
8.3.4 Agenda
Fig. 8-38
Ventana de registro y consulta de la agenda por reas, se puede visualizar semanal, diaria,
mensual o lnea de tiempo. Tambin se puede agrupar por recurso o por fecha. Para registrar
o separar un espacio en la agenda se selecciona el rea, se da enter se busca el usuario o
recurso, se ubica la fecha y la hora se da doble clic abre una nueva ventana.
232
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 8-39
En esta nueva ventana se ingresan los datos requeridos para separar el espacio en la agenda
Fig. 40
233
Manual del Usuario
Administrativo
Tercero: Cdigo del tercero con el que se agenda la cita.
Oportunidad: Cdigo de la oportunidad, aplica cuando se agenda por la opcin de

oportunidades
Actividad: Tipo de actividad que se va a realizar
Fechas: Fecha de inicio y fin de la cita
Clasificar: Clasificacin de la cita
Recurso: Persona o bien con
Estado: Estado en que se registra la cita
8.4 GESTION COMERCIAL
8.4.1 Oportunidades
Fig. 8-41
En esta ventana se registran los clientes potenciales o posibles oportunidades de negocios,

quien lo referencio, cual fue el medio por el cual se entero de la empresa, nivel de satisfaccion
. Se realiza el seguimiento hasta concretar como cliente o desechar. Esta herramienta es
ideal para los vendedores que estan en la busqueda constante de nuevos clientes.
234
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 8-42
En la parte inferior se puede ingresar las diferentes actividades que se van realizando a cada
caso, el sistema toma el usuario que lo elabora, la fecha inicial y la fecha final se ingresa un
detalle y el estado en que queda la oportunidad. Adems se puede configurar para agendar y
activar la opcin para que muestre una alerta.
8.5 GESTION DOCUMENTAL
Fig. 8-43
8.5.1 Gestin Documental
Fig. 8-44
Haga clic en el men CRM opcin Gestin Documental para abrir la interfaz que le permitir
almacenar y gestionar documentos de la empresa
235
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 8-45
Escriba el cdigo o seleccione utilizando la tecla F4, el tercero que hace el movimiento del
documento y a continuacin, ingrese una descripcin en el campo Documento y en el campo
Fecha, ingrese la fecha en la que se est realizando el registro de gestin.
Seleccione el tipo del documento, la clase y el archivo, haciendo clic en la opcin que se
muestra en la imagen Fig.8-44, con la que tambin puede visualizar los documentos que
estn en formato .pdf.
Fig. 8-46
8.5.2 Clases
Fig. 8-47
236
Manual del Usuario
Administrativo
Haga clic en el men CRM, opcin Clases, con lo que vera la interfaz que se muestra en la
imagen Fig.8-47 y donde puede crear las clases de los documentos (las clases definen los
documentos recibidos, entregados, radicados, digitados, .).
Fig. 8-48
8.5.3 Tipos
Fig. 8-49
Haga clic en el men CRM opcin Tipos, con lo que vera la interfaz que se muestra en la
imagen fig.26 y donde puede crear los tipos de documentos que va a almacenar (los tipos
definen los documentos como procedimientos, facturas de venta, rdenes de compra,
memorandos,, .).
237
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 8-50
8.6 VISOR GERENCIAL
Fig. 8-51
8.6.1 Visor gerencial
Fig. 8-52
Por medio de este men, se pueden visualizar grficas que informan acerca de algunas
gestiones de la empresa, facilitando una interpretacin ms dinmica sobre los resultados de
un perodo determinado, permitiendo tambin hacer anlisis comparativos.
238
Manual del Usuario
Administrativo
Grafica en barras
Fig. 8-53
En esta opcin de visor gerencial se pueden crear plantilla con los parmetros deseados con
tan solo seleccionar los cubos y dando doble clic sobre el icono de los tres puntos. Los
campos se pueden cambiar de posicin. Y realizar filtros sobre ellos, se pueden exportar a
Excel a pdf, html o en imgenes.
La grafica se puede visualizar en diferentes tipos de grafica ej de barras apiladas.
Consulta: Lista desplegable para seleccionar el tipo de consulta a realizar: Ventas,

VentasC, Indicadores, Documentos y Cartera.
Plantilla: Campo para guardar los parmetros configurados para consultas a futuro.
Campos: Lista desplegable para seleccionar los campos que se van a utilizar
Entre: Fecha inicio y final que se toman como rango para la visualizacin de datos
Mostrar: Permite mostrar datos, grafica, o ambos
Variacin: Variacin presentada al graficar: valor, porcentaje, %partFila, % Part

Columna
Leyenda: Titulo que si visualizara en la grafica
Etiqueta: Muestra los valores que corresponden a cada filtro.
239
Manual del Usuario
Administrativo
Marcador: al graficar lneas o reas, permite colocar marcadores donde termine una
lnea o cambie de rumbo. Cuando se activa marcador habilita la lista desplegable
VrComo %: Toma los valores como porcentaje
Acumula Columna: acumula los datos de la columna anterior
Totaliza Columna: Totaliza los datos sumando por columna
Totaliza Fila: Totaliza los datos sumando por lnea
Modo exp: Cuando se grafica en circular o tortas separa uno o todas las partes, que
dividen la grfica.
Posicin: Ubicacin donde se posiciona la parte de la torta, puede ser dentro fuera,
dos columnas, Radial, tangente.
Solo Graficar seleccin: si esta activada, grafica los datos seleccionados si est
inactivo grafica todos los datos
Mostrar barra: Muestra la barra lateral para cambiar el tipo de grafica.
Colores grfico: Cambia la combinacin de los colores para la grfica
Apariencia: Cambia la apariencia del fondo de la grafica
Grafica en barras Apiladas
240
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 8-54
Grafica en lneas suavizadas.
Fig. 8-55
241
Manual del Usuario
Administrativo
Grafica circulares o en tortas
Fig. 8-56
Grafica en barras con apariencia Noche y colores grficos en exposicin.
Fig. 8-57
242
Manual del Usuario
Administrativo
8.6.2 Hgi Net Excel
Fig. 8-58
Haga clic en el men CRM opcin HgiNetEXCEL y en la interfaz que aparece, haga clic sobre
el botn Crear, con lo que se abrir un explorador donde seleccionara un directorio donde
guardar el archivo a generar. Si aparece un error, realice el siguiente procedimiento y vulvalo
a intentar despus de realizarlo.
PROCESO DE ACTIVACIN DE MODIFICACIN DE OPCIONES DE SEGURIDAD,

SOBRE LAS MACROS EN EXCEL.
PASO 1
Abra las opciones de Excel.
PASO 2
Busque la opcin Centro de confianza.
PASO 3
Abra la opcin para la Configuracin del Centro de confianza.
PASO 4
Abra la opcin para la configuracin de macros.
PASO 5
Seleccione la casilla de verificacin Confiar en el acceso al modelo de objeto de
proyecto VBA y haga clic sobre el botn Aceptar.
Fig. 8-59
Al dar clic en el botn crear abre una ventana de dialogo donde se debe buscar la ruta donde
se va a guardar el archivo y se ingresa el nombre del archivo.
243
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 8-60
El archivo que acaba de generar el sistema, se abrir de manera automtica, permitindole

seleccionar de entre las funciones que tiene Excel algunas que realizan consultas sobre la
informacin que genera al sistema.
Al dar clic sobre el botn fx muestra las funciones creadas por hgi Definidas por el usuario
para el manejo de la informacin desde Excel.
Nombre Cuenta: Realiza una consulta a la base de datos y trae el nombre de cuenta
Nombre Empresa: Realiza una consulta a la base de datos y trae el nombre de la empresa
Ventas Mes Vendedor: Permite realizar consulta de las ventas por vendedor y por periodo
Ventas Fechas Vendedor: Permite realizar consulta de las ventas por vendedor y por rango
de fechas
Saldos Con Saldo I: Carga los saldos contables iniciales por cuenta
Saldos Con Debito: Carga los saldos contables crdito por cuenta
Saldos Con Crdito: Carga los saldos contables iniciales por cuenta
Saldos Con Saldo F: Carga los saldos contables finales por cuenta
Saldos Con Valor: Carga los saldos contables iniciales por cuenta
244
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 8-61
Fig. 8-62
245
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 8-63
Fig. 8-64
8.7 GESTION CORREOS
Fig. 8-65
246
Manual del Usuario
Administrativo
8.7.1 Gestin de correos
Fig. 8- 66
Ingrese por el men CRM opcin Gestin de correos al dar clic abre una ventana que le
permitir enviar los correos a diferentes destinatarios, en forma masiva y no llegan como
spam.
Fig. 8-67
Se deben configurar en el maestro de terceros en la pestaa contactos las persona a las que
se les va a enviar correos con su respectivo cargo, profesin y dems, para realizar filtros
para el envi.
Al dar clic sobre el botn para ,carga una nueva ventana para realizar los diferentes filtros. Al
dar clic sobre el botn aceptar carga en la grilla de la imagen anterior fig. 8-59 los correos de
las personas seleccionadas
247
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 8-68
Se ingresa el asunto, se anexan archivos separados por comas y se ingresa el cuerpo del
correo, y por ltimo se envan los correos con el botn enviar.
9 P.H
Esta opcin se maneja en las empresas de propiedad horizontal como centros comerciales,
las cuales generan facturacin en serie mes a mes y de acuerdo a un presupuesto
prediseado en el aplicativo.
Fig. 9-1
9.1 PROPIEDAD HORIZONTAL
9.1.1 Inmuebles
Fig. 9-2
248
Manual del Usuario
Administrativo
Permite Configurar los locales comerciales con el nombre de los propietarios,

Arrendatarios, Administrador, Tipo de local, rea, Ubicacin, productos y coeficiente.
Fig. 9-3
Cdigo: Hace referencia al nmero del local comercial o inmueble.
Descripcin: Nombre del local.
TERCERO: Se asigna la cedula de los diferentes propietarios del local o

inmueble para la participacin de la asamblea.
% Participacin: Se asigna el porcentaje de cada propietario al inmueble

para la asamblea.
Datos Generales:
Propietario: Muestra el nombre del propietario del local o inmueble.

Representante legal: Muestra el tercero que se registr en el maestro de terceros,
pestaa de parmetros, casilla representante.
Arrendatario: Nombre de la empresa o entidad arrendataria del inmueble.
Administrador: Nombre del administrador de la entidad a la que se tiene arrendado
el local o inmueble.
Delegado: Nombre del delegado de la entidad a la que se tiene arrendado el local o
inmueble.
Tipo: Se selecciona el tipo de local que es local, oficina, parqueadero, apartamento,
casa, zona comn, auditorio u otro.
rea: El rea en metros cuadrados del local o inmueble.
Ubicacin: La ubicacin fsica del local o inmueble.
Coeficiente: Porcentaje de ocupacin del local dentro de la propiedad.
Caractersticas: Este campo es opcional en l se puede colocar informacin
adicional del local o inmueble.
249
Manual del Usuario
Administrativo
Facturacin:
Fig. 9-4
Tercero: Se ubica el tercero la que se le va a generar la factura.
Producto: Seleccionar el producto a factura.(Modulo)
Coeficiente: coeficiente o rea que se le aplicara al producto.
Valor: Precio que se le aplicara al producto si es un valor fijo, si es variable por

coeficientes l lo asigna por el proceso de presupuesto.
Grupo: Es aquel modulo depende de otro grupo para generar su valor a facturar ej.:
una cuota de manejo depende del valor de la administracin.
Tipo Fra: El tipo es que se pueden dividir los locales a las oficinas para la facturacin.
Fecha I: Fecha inicial donde empieza el tiempo de arrendamiento.
Fecha F. Fecha final donde termina el tiempo de arrendamiento
9.1.2 Horarios
Fig. 9-5
250
Manual del Usuario
Administrativo
El funcionamiento de los horarios se puede aplicar para realizarle un cobro adicional por la no
apertura de ciertos das o de horas no adecuadas y esto se reflejara.
Fig. 9-6
Local: Se asigna el local al cual se le ingresara su no cumplimiento con el horario

Fecha: Se asigna el da de no cumplimiento.
No Abri: Se activa esta casilla si el local no abri en todo el da.
No C Horario: Se activa la casilla si el local no cumpli con el horario de apertura
Funcionario: Nombre de la persona que identifico la novedad
9.1.3 Facturacin
Fig. 9-7
Este proceso se realiza para asignarle los productos a facturar a cada local automticamente
dependiendo de los coeficientes de participacin asignados a los locales.
251
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 9-8
Producto: Se asigna el producto el cual vamos a procesar para asignar a los locales
Base: se debe seleccionar con que base de va a ejecutar el proceso de facturacin.
Vr Base: porcentaje o valor que se va a aplicar con la base asignada.
Tipo Fra: el tipo de factura que se asignara para ese producto y para todos los
locales.
Fecha desde hasta: las fechas que se le asignaran a los cortes de facturacin.
9.1.4 Novedades
En el caso de las empresas que generan facturacin en serie en esta ventana se muestran
las novedades a facturar; se puede seleccionar entre PH, Pedidos, rdenes de compra y
Ninguna.
252
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 9-9
Tipo: Indica el tipo de Factura del cual se genera la novedad.
Tercero: Campo que permite seleccionar el tercero al que se le va a generar la

novedad.
Dependencia: Campo que permite seleccionar la dependencia del tercero al que se

le va a generar la novedad.
Dcto: Campo que permite seleccionar el cdigo del local correspondiente al tercero.
Producto: Campo que permite seleccionar el producto sobre el cul se va a generar

la novedad
Serie: Campo que permite seleccionar la serie del producto sobre el que se est
generando la novedad.
Dcto Ref: Este es el nmero de factura al que le est generando los intereses.
Cantidad: Campo que permite digitar la cantidad a facturar del producto.
Valor: Campo que permite seleccionar el valor unitario del producto sobre el que se
est generando la novedad.
Base: Es el valor del cual se toma la base para generar los intereses.
Fecha1: Fecha a partir de la cual se desea generar la novedad.
253
Manual del Usuario
Administrativo
Fecha2: Fecha hasta la cual se va a generar la novedad.
Nota: En esta plantilla tambin se puede implementar la facturacin de energa o acueducto.

Consultar con soporte tcnico.
9.1.5 Generar Documentos
Permite generar documentos en forma automtica (Facturacin en serie) de acuerdo con

unos parmetros preestablecidos como en el caso de los centros comerciales o
administraciones de propiedad horizontal.
Fig. 9-10
Transaccin: Se asigna la transaccin por la cual se va a facturar.

Doc Inicial: El asignara el nmero en el cual empezara la facturacin.
Doc Final: El asignara el nmero en el cual finalizara la facturacin.
Vendedor: Se puede asignar un vendedor para esta facturacin
Bodega: Se asigna de que bodega se van a generar los documentos de la
facturacin en serie y a descargar del inventario, tambin se pueden facturar
productos.
Clase: Se asigna a que clase se cargara la facturacin.
Observaciones: Se digitara cualquier informacin para q la asigne como
observaciones para cada factura.
254
Manual del Usuario
Administrativo
tems: Se debe de activar esta casilla para realizar la facturacin de propiedad

horizontal.
Novedades: Se debe seleccionar el tipo de novedad (PH, Pedidos, rdenes de
compra o Ninguna) que se incluir en el proceso de generacin de los documentos.
Fecha: Fecha de elaboracin de la facturacin.
Vence: Fecha de vencimiento para cobros de cartera de la facturacin.
Descuento Fro: Porcentaje que se asignara de descuento financiero.
Fecha Fro: Fecha que vence el descuento financiero.
Tipo Factura: Se debe de asignar el nmero del tipo de factura a realizar.
Lista de Precios: Lista de precios que tomara el sistema para la facturacin.
Das Gracia: campo para indicar das de plazo adicionales para la fecha de pago de
modo que se sumaran a la fecha de vencimiento y no generara intereses por estos
das; pero la fecha final del documento seguir siendo la indicada.
Botones
Intereses: Este es el primer procedimiento que se debe de realizar antes de facturar,

se asigna la transaccin a la cual se le calcularan intereses. Esto lo que realiza son
unas novedades donde lleva cada factura y el valor del inters del mes.
Generar: Este botn es para realizar la facturacin en serie el tomara toda la
informacin asignada a cada local con sus mdulos, coeficientes y las novedades que
encuentre y de all generara la facturacin.
Eliminar: Toma el rango que se encuentra en Doc inicial y Doc final y elimina este
rango de documentos.
9.1.6 Asamblea
Ventana por la cual se realiza las asambleas que se realizan en la propiedad Horizontal. Se
selecciona la fecha, el nombre de la asamblea el qurum requerido, la cantidad de
votaciones que se van a realizar y se graba a medida que llegan las personas se selecciona
en representacin de que local o locales viene y en qu calidad llega: propietario,
representante o delegado.
A medida que se van registrando los locales el sistema va aumentando la barra del Qurum
hasta cambiar de rojo a verde para informar que hay qurum y se puede realizar dicha
asamblea.
En la parte inferior muestra el total de votos cuantos faltan el nmero actual de personas
asistentes o representantes y la cantidad que falta para el total general.
255
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 9-11
En la generacin de la asamblea permite modificar el nombre de las votaciones dando clic en

el botn Votaciones, Al dar clic abre una nueva ventana donde se ingresaran cada una de las
votaciones que se van a realizar con su respectivo nombre.
Fig. 9-12
En la asamblea al dar clic en el botn Votos pregunta con que coeficiente se va a trabajar
Y el nmero de votos totales.
256
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 9-13
Estos coeficientes son los que estn amarrados a cada local, previamente se debe definir el
coeficiente a que tipo corresponde ej.
Coeficiente 1: General,
Coeficiente 2: Locales,
Coeficiente 3: Apartamentos.
Coeficiente 4: Casas,
Coeficiente 5: Bodegas
En la asamblea al imprimir los votos permite seleccionar todos o algunos asistentes, una o
todas las votaciones y el formato. Aunque este configurado un formato por defecto se pueden
crear varios modelos de formatos
Fig. 9-14
257
Manual del Usuario
Administrativo
10 AYUDA
Fig. 10-1
El presente manual, se puede obtener mediante la consulta por la opcin F1 o por la opcin
ayuda de la aplicacin, se muestra el contenido de este Documento.
10.1 AYUDA DE LA APLICACION:
Muestra este manual dentro del sistema.
Fig. 10-2
10.2 SOPORTE REMOTO:
Fig. 10-3
Carga la aplicacin para realizar conexin remota y poder tener el control parcial o total del
sistema, con autorizacion del usuario
10.3 ACERCA DE.
Fig. 10-4
258
Manual del Usuario
Administrativo
Muestra la version que tiene el sistema
Fig. 10-5
259
Manual del Usuario
Administrativo
11 MISCELANEAS
Usos que se le puede dar a las teclas de funcin estando en un documento.
11.1 Teclas de funcin En la captura de documentos
Campo Transaccin
F4 Muestra el nombre de las transacciones y sus respectivos cdigos
En El campo Documento
F8 Carga un documento ya existente. Sobre el nuevo documento. Tener

En Cuenta: Digitar el documento nuevo y el tercero al que se le va a
cargar la informacin y cuando el cursor este en el producto, ubicar el
Mouse en el nmero del documento y presionar F8 le pide el nmero
de la transaccin y el documento a cargar.
F9 Carga los pedidos amarradas a la transaccin.
F11 Regraba documentos
En El Tercero
F4 Consulta los terceros existentes por nombre y cdigo
En Pedido
F8 carga el pedido q se est descargando en la factura. Ubicados sobre el

campo del pedido y el nmero.
En la elaboracin de documentos campo producto
F2 Graba y queda en el mismo documento (consecutivo).

F3 Graba y cambia al consecutivo siguiente.
F4 Consulta los productos por nombre y cdigos
F5 Consulta los equivalentes de los productos.
F6 Consulta los productos con existencias, brinda la posibilidad de filtrar la
informacin a travs de diferentes condicionales. Adems muestra las listas
de precio 1,2 y el costo y utilidad si se ha seleccionado opcin en la
configuracin.
F9 Se puede modificar las fechas y valores de las cuotas ubicados en el detalle
(solo aplica cuando la transaccin pide
En Lote
260
Manual del Usuario
Administrativo
F4 Consulta los lotes con vencimiento, cantidad y costo.
En Unidad
F4 Si se maneja unidad consulta las unidades existentes.
11.2 Utilidades de los informes
1.
En la parte superior hay una casilla para las plantillas, all se pueden guardar varios tipos de
informes con diferentes filtros, esto se guardan por cada usuario significa que otro usuario no
ve los diseos de los informes de otros usuarios
Al llamar el informe se despliega las plantillas y se selecciona la solicitada.
Fig. 11-1
Tambin hay opcin de generar el informe por varios rangos o das.
261
Manual del Usuario
Administrativo
2.
Fig. 11-2
Al activar esta casilla por cada campo que aparece salta la hoja dependiendo del campo
filtrado.
3.
Fig. 11-3
Al activar esta casilla nos permite repetir el ltimo registro de la pgina en el primer registro de
la siguiente, esto sirve en el caso que estamos sacando informes por terceros o de cartera y
en la otra hoja nos da el encabezado del anterior. Ejemplo:
262
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 11-4
4.
Fig. 11-5
En esta casilla podemos realizar unas lneas sobre el filtro seleccionado para el informe en
varias posiciones. Ejemplo:
263
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 11-6
5.
Fig. 11-7
Con esta opcin podemos ordenar las casillas por diferentes opciones como podemos
observar.
6.
Fig. 11-8
Con esta opcin podemos ordenar ascendentemente o descendentemente por cada filtro
relacionado en los informes.
264
Manual del Usuario
Administrativo
7.
Fig. 11-9
Esta casilla nos permite subir o bajar los campos filtrados para cualquier posicin.
Debe de estar seleccionado el campo al que desplazara.
8.
Fig. 11-10
Seleccionar cual impresora Cambio de orientacin y tamao Buscar Pasar de paginas
El permite buscar cualquier dato sobre el informe generado sea por valor o un texto.
10.
Fig. 11-11
Con estas opciones nos permite alejar o acercar ms el informe generado y dividirlo por
varias pginas.
265
Manual del Usuario
Administrativo
11.
Fig. 11-12
Con esta opcin permite cambiar de color a la hoja y poner una imagen o un texto en el fondo
del informe.
Fig. 11-13
12.
Fig. 11-14
Estas opciones nos permiten exportar el informe a varios archivos como PDF, TXT, CSV,
Excel, Word y otros. Ejemplo:
266
Manual del Usuario
Administrativo
Fig. 11-15
267

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Versin 2015.

2.2 TERCEROS ................................................................................................................. 34

2.3 LOCALIZACION .......................................................................................................... 48

2.4 IMPUESTOS Y UNIDADES ......................................................................................... 53

2.4.5 Conceptos de pago ................................................................................................ 56

2.5 CONFIGURACION ...................................................................................................... 63

3.2 HERRAMIENTAS ...................................................................................................... 101

4.2 GENERAR CARTERA............................................................................................... 107

4.3 GENERAR PEDIDOS ................................................................................................ 108

5.2 DOCUMENTOS ......................................................................................................... 113

5.2.2 Documentos T ....................................................................................................... 114

5.3 CARTERA .................................................................................................................. 125

5.4 INVENTARIOS........................................................................................................... 134

5.5 PEDIDOS ................................................................................................................... 144

5.6 TESORERIA .............................................................................................................. 145

5.7 COMISIONES ............................................................................................................ 148

5.8 COSTOS .................................................................................................................... 149

5.9 INFORME CRM ......................................................................................................... 150

5.10 TELEFONIA ............................................................................................................... 154

5.11 INFORMES PH .......................................................................................................... 156

5.12 GENERALES ............................................................................................................. 160

5.13 FORMATOS ............................................................................................................... 161

5.14 SEGURIDAD .............................................................................................................. 161

6.2 PERFILES .................................................................................................................. 170

6.3 ADMINISTRACION.................................................................................................... 172

6.4 INTERFAZ ................................................................................................................. 194

6.4.3 Archivos................................................................................................................. 198

7.2 TESORERIA .............................................................................................................. 201

7.3 UTILIDADES ................................................................................................................... 204

7.4 INTERCAMBIO DE DATOS ........................................................................................... 213

7.5 CUADRO DE MANDO .................................................................................................... 217

8.2 OTROS MAESTROS ................................................................................................. 226

8.3 SERVICIO .................................................................................................................. 230

8.4 GESTION COMERCIAL ............................................................................................ 234

8.5 GESTION DOCUMENTAL ........................................................................................ 235

8.6 VISOR GERENCIAL .................................................................................................. 238

8.7 GESTION CORREOS ................................................................................................ 246

10.2 SOPORTE REMOTO: ................................................................................................. 258

10.3 ACERCA DE. .............................................................................................................. 258

11.2 Utilidades de los informes ...................................................................................... 261

HGInet Administrativo, es una herramienta que le posibilita organizar, administrar y mejorar

Con HGINET Administrativo, usted puede manejar:

INTRODUCCION AL MODO DE INICIO

Una vez iniciada la aplicacin de HGInet Administrativo, debe realizar el proceso de

Compaa: este par de campos, le permitirn determinar cul es la compaa sobre

1.1 PANTALLA PRINCIPAL

La imagen fig.1-3, muestra la pantalla principal, en la que encontrara, la barra principal, la

1.1.1 Barra principal:

1.1.2 Barra de Mens:

1.1.3 Barra de Herramientas:

Esta barra tambin nos permite las siguientes opciones:

Cambiar perodos y compaas:

PCGA: Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados

El valor en letras es la terminacin del monto escrito de los documentos.

1.1.4 Barra de Estado:

1.1.5 Barra de Botones:

A continuacin se describirn los botones que hacen parte de esta barra:

Grabar: Botn para grabar o almacenar en la base de datos la informacin

Eliminar: Botn que elimina el registro actual de la base de datos.

Anterior: Carga el Elemento inmediatamente Anterior al registro actual.

Siguiente: Carga el Elemento inmediatamente Siguiente al registro actual.

ltimo: Coloca como registro actual el ltimo elemento de la tabla de trabajo.

Buscar: Permite ubicarme en cualquier casilla y realizar una bsqueda.