UNA APROXIMACIN A LA ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO DE PROYECTOS

DE SOFTWARE A MEDIDA, PARA PROVEEDORES DE LAS ADMINISTRACIONES

PBLICAS.

Jos Mara Torralba Martnez

Departamento de Organizacin de Empresas, Economa Financiera
y Contabilidad
Universidad Politcnica de Valencia

RESUMEN
Se establece un esquema del proceso de elaboracin del
presupuesto para el Proveedor, en el caso de los proyectos
informticos de software a medida, de promocin pblica.

Sobre el autor
-Jos Mara Torralba Martnez, es profesor titular de
Universidad, Secretario de la Facultad de Administracin y
Direccin de Empresas de la Universidad Politcnica de
Valencia (UPV). Es profesor de: 1)Sistemas de Informacin de
las Organizaciones, y 2)Proyectos Informticos, en la Escuela
y Facultad de Informtica de la UPV; y 3)Economa y
Administracin de Empresas como profesor-tutor en Valencia de
la Facultad de Ciencias Econmicas y Empresariales de la
Universidad Nacional de Educacin a Distancia. Es Dr.
Ingeniero, Economista, Master en Auditora y Auditor.

1
UNA APROXIMACIN A LA ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO DE PROYECTOS
DE SOFTWARE A MEDIDA, PARA PROVEEDORES DE LAS ADMINISTRACIONES
PBLICAS.

Jos Mara Torralba Martnez

Departamento de Organizacin de Empresas, Economa Financiera
y Contabilidad
Universidad Politcnica de Valencia

1. INTRODUCCIN.
La legislacin de Contratacin Administrativa establece normas
para la realizacin del presupuesto de los proyectos pblicos,
de forma que en torno a ellas se ha establecido, por las
Universidades y por otras Administraciones Pblicas, una
metodologa (con sus tcnicas, procedimientos y herramientas)
para elaborar presupuestos, que permite una razonable
aproximacin a los costes reales de la ejecucin de los
proyectos.

Por ello, en las Ingenieras distintas de las de Tecnologas

de la Informacin y en Arquitectura, todo proyecto, y tambin
el de tipo acadmico, lleva un Presupuesto, que configura el
documento n. 4 de la documentacin que se exige, que ha sido
elaborado siguiendo la referida metodologa.

Los manuales de Ingeniera del Software dedican una parte

relevante a la medicin y estimacin de los recursos que se
1
necesitan para desarrollar el software ; y, por supuesto,
tambin los manuales dedicados a Proyectos Informticos. Sin
embargo, los proyectos acadmicos, no siempre recogen un
detallado presupuesto2. Estas circunstancias nos han llevado a
trabajar en la preparacin de procedimientos que faciliten la
difcil tarea de presupuestar software.

En proyectos informticos, la legislacin de Contratacin

Administrativa, no ha estimulado todava la creacin de una
metodologa para elaborar el presupuesto que oriente un
proceso que es tan complejo3; a comentarlo se dedica esta
comunicacin.

1.1. Objeto.
1
Vanse, por ejemplo, manuales generalizados, como los de R. Pressman; J.
Sommerville; E. Yourdon; M. Piattini, J. A. Calvo-Manzano, J. Cervera y L.
Fernndez; etc. as como metodologas como Mtrica V.3 del Gobierno
espaol.
2
As ocurre, por ejemplo en la Universidad Politcnica de Valencia, con un
fondo que est ya en torno a los 2.500 Proyectos Fin de Carrera de
Informtica, muchos de los cuales, en especial en las titulaciones del plan
antiguo, no tienen presupuesto alguno.
3
En MTRICA V.3 se plantea el tema en el proceso Estudio de Viabilidad del
Sistema (EVS), como se comenta ms adelante.

2
Se presenta un esquema del proceso de realizacin y de los
componentes del presupuesto de proyectos pblicos informticos
de software a medida, para el Proveedor.

2. ANLISIS COSTE/BENEFICIO EN LA METODOLOGA MTRICA.

La versin 3 de esta metodologa (segn el borrador de Octubre
de 1999), presenta la tcnica de Anlisis Coste/Beneficio,
indicando una relacin tanto de costes como de beneficios,
como se transcribe a continuacin.

...En la estimacin de costes se considerarn, entre

otros, los siguientes aspectos:
Adquisicin de hardware y software: El que sea preciso
para el desarrollo, implantacin y normal funcionamiento
del sistema. Se debe considerar la saturacin de mquinas
o sistemas actuales como consecuencia de la entrada en
vigor del nuevo sistema.
Gastos de mantenimiento de hardware y software anteriores.
Gastos de comunicaciones: Lneas, telfono, correo, etc.
Gastos de instalacin: Cableado, acondicionamiento de
sala, recursos humanos y materiales, gastos de viaje, etc.
Coste de desarrollo del sistema.
Gastos de mantenimiento del sistema: Coste anual.
Gastos de consultora: En caso de requerirse algn
consultor externo en cualquier etapa del proyecto.
Gastos de formacin: De todo tipo (Desarrolladores,
Operadores, Implantadores, Usuario Final, etc.).
Gastos de material: Papel, toner, etc.
Costes derivados de la curva de aprendizaje: De todo el
personal involucrado: Desarrolladores, Tcnicos de
Sistemas, Operadores, y desde luego, Usuarios.
Costes financieros, de publicidad, etc.(Consejo Superior
de Informtica, 1999; 7).

En la relacin anterior, aparecen elementos, componentes, etc.

de dos tipos de presupuestos: 1) Presupuesto de inversin
inicial, y 2) Presupuesto de funcionamiento; ya que se trata
de realizar el Anlisis Coste/Beneficio y se necesita hacer
intervenir los dos tipos de presupuestos.

3. ESQUEMA DEL PRESUPUESTO DE INVERSIN INICIAL.

Como indica el ttulo de este apartado, solo se va a
considerar el presupuesto de inversin inicial, no se refiere
por lo tanto, el presupuesto de funcionamiento, que s aparece
en MTRICA, como ya se ha indicado.

3.1. Componentes del presupuesto de inversin inicial

Como se conoce, en un presupuesto aparecen diversas partes,
elementos, componentes, etc., en lnea con la descomposicin

3
del proyecto, por lo que se presenta a continuacin una
relacin de algunos de stos.

En la ejecucin de un proyecto informtico pueden aparecer las

partes, elementos, componentes (subsistemas) que figuran en el
cuadro 1.

COMPONENTES DEL PRESUPUESTO DE

INVERSIN INICIAL DE UN PROYECTO
INFORMTICO
PRESUPUESTO DE:
-HARDWARE
-SOFTWARE
-COMUNICACIONES
-FORMACIN
-MOBILIARIO PARA INFORMTICA
-INFRAESTRUCTURA (EN SU CASO)
-LOCALES (EN SU CASO)
-OTROS, ETC.

Cuadro 1.- Componentes del presupuesto

de inversin inicial de un
proyecto informtico.

Y, de cada parte, debe figurar la siguiente informacin

(referido a un componente sencillo, como un microordenador):
1) Descripcin (por ejemplo: Microordenador, PC,...);
2) Especificacin (por ejemplo: Pentium III; etc.etc.);
3) N. de unidades de cada elemento, que se conoce, como se
sabe, como Medicin (y se refiere a unidades fsicas de
un elemento) (por ejemplo: 3 unidades de PC);
4) Valor monetario unitario (esto es el coste o precio),
(por ejemplo: Precio del PC especificado: 161.340 pta);y
5) Importes:
5.1) Sin impuestos (del elemento en cuestin) (por
ejemplo: importe parcial de los 3 PC especificados: 3
unidades x 161.340 pta = 484.020 pta),
5.2) Impuestos (16% de IVA sobre 484.020 pta = 77.443
pta),
5.3) Importe parcial impuestos incluidos: 561.463 pta.

Hay que sealar que cada uno de los elementos considerados del
presupuesto de inversin inicial, debe figurar valorado
incluyendo todos los gastos necesarios para que se encuentre
en la situacin de en servicio o funcionamiento. Por ello,

4
debe incluir todos los medios, servicios, etc. que exija esta
condicin, tales como transportes a los locales de la
organizacin pblica, montaje, instalacin, pruebas, etc., y
por ello se suponen incluidos los gastos que se ocasionen (de
personal, de materiales, de viajes y dietas, de equipos e
instalaciones, etc.). En su caso, algunos de estos elementos,
gastos, etc. pueden aparecer separados, por lo que se
aadiran a los epgrafes que aparecen en el cuadro n. 1.
El presupuesto de cada uno de estos componentes que aparecen
en el cuadro n. 1, recibe en otras Ingenieras y en
Arquitectura, como se sabe, la denominacin de captulo del
presupuesto4.

Como se conoce, puede ser que este equipamiento informtico no

se adquiera en propiedad, sino que se utilice en alguna de las
modalidades siguientes: leasing, alquiler (tradicional,
renting,...) etc., en cuyo caso no exigiran valorar su
adquisicin o compra, sino referir el coste de utilizacin en
estas modalidades.

Dada la importancia del software para la Informtica de

Gestin, etc., en el apartado siguiente se ampla este
componente.

3.1.1. El componente software en el presupuesto de inversin

inicial.
Dentro del componente software se pueden considerar los tipos
que aparecen en el cuadro 2.

TIPOS DE SOFTWARE EN EL
PRESUPUESTO DE INVERSIN
INICIAL
- SOFTWARE DE BASE
- SISTEMA DE GESTIN DE BASES
DE DATOS
- SOFTWARE DE COMUNICACIONES
- SOFTWARE DE DESARROLLO
- SOFTWARE APLICAC. ESTNDAR
- SOFTWARE ADAPTADO
- SOFTWARE A MEDIDA
- OTROS, ETC.

4
La denominacin captulorecuerda a que se sita en una parte del documento Presupuesto (en un
captulo, como si de un libro se tratara). Sin embargo, los denominados captulos suelen referirse a
partes del proyecto distintas, con tecnologas, etc. diferentes de otras, por lo que bien podra
denominarse presupuesto de xyz o con alguna otra denominacin tcnica (que habra que buscarla
en la Contabilidad, que es la disciplina que fundamenta el proceso presupuestario). Por otro lado, los
presupuestos de las organizaciones pblicas tambin se estructuran en captulos.

5
 Cuadro 2.- Tipos de software en el presupuesto de
inversin inicial

Del software hay que considerar para calcular el presupuesto:

1) el coste de las licencias de uso, y 2) el coste de la
adaptacin en su caso; y todo lo que se necesita para su uso
(por ejemplo, la formacin).

3.2. El presupuesto de lo que tiene que adquirir la

Organizacin Pblica por su cuenta.
En un proyecto informtico, determinados componentes pueden
ser adquiridos: 1) a travs del Proveedor del software, y 2)
directamente por la Organizacin Pblica, que puede ser a
travs de otros proveedores. En el primer caso, formar parte
del precio de oferta al cliente; en el segundo no pertenece a
la oferta de ese Proveedor.

3.3. Presupuestos del software a medida para el Proveedor y

para la Organizacin Pblica.
Es importante distinguir dos tipos distintos de presupuestos:
- Presupuesto de lo que se va a gastar el Proveedor.
- Presupuesto para la Organizacin Pblica, que lo
denominamos Oferta de precio al cliente (se considera
en otra comunicacin).
Para el clculo del presupuesto del proyecto informtico, se
necesita obtener diversas valoraciones econmicas que se
presentan en el cuadro 3, que se comentan a continuacin.

ALGUNAS VALORACIONES ECONMICAS

RELEVANTES

- PRESUPUESTO DE LOS ELEMENTOS QUE TIENE

QUE ADQUIRIR LA ORGANIZACIN PBLICA5
- PRESUPUESTO DE LO QUE SE VA A GASTAR EL
PROVEEDOR
- IMPUESTOS QUE GRAVAN LAS COMPRAVENTAS
Y CONTRATACIONES
- BENEFICIO QUE DESEARA OBTENER EL
PROVEEDOR
- OFERTA DE PRECIO A LA ORGANIZACIN
PBLICA

5
Este valor ya se ha referido en el punto anterior

6
 Cuadro 3.- Algunas valoraciones econmicas
relevantes en la determinacin del
presupuesto informtico

4. PRESUPUESTO DE LO QUE SE VA A GASTAR EL PROVEEDOR EN

DESARROLLAR EL SOFTWARE A MEDIDA.
Se trata de determinar lo que el Proveedor se va a gastar con
la ejecucin (parcial o total) del proyecto. Lo denominamos
presupuesto del Proveedor pues no pretende ser una
estimacin del precio de oferta para la Organizacin Pblica,
aunque s un paso intermedio necesario para llegar a
determinarlo (que se trata, como se ha dicho, en otra
comunicacin).

4.1. Etapas del presupuesto del software a medida para el

Proveedor.
Para determinar el presupuesto del software a medida, se debe
realizar un proceso que se puede estructurar en las etapas que
se indican en el cuadro 4.

ETAPAS PARA PRESUPUESTAR EL

SOFTWARE A MEDIDA PARA EL PROVEEDOR
- MEDICIN DEL SOFTWARE
- DETERMINACIN DE LA
PRODUCTIVIDAD
- ESTIMACIN DEL ESFUERZO O DE LOS
RECURSOS NECESARIOS
- DETERMINACIN DE PRECIOS O
COSTES DE LOS RECURSOS
- DETERMINACIN DEL PRECIO O COSTE
DE LAS UNIDADES DE ACTIVIDAD
- PRESUPUESTOS PARCIALES PARA EL
PROVEEDOR
- PRESUPUESTO GENERAL PARA EL
PROVEEDOR

Cuadro 4.- Etapas para

presupuestar el software
a medida

7
4.2. Determinacin de productividades de los recursos
utilizados.
No se entra en la primera de la etapas, la de medicin; para
hacer la exposicin supondremos que se mide mediante Puntos de
Funcin. Como se conoce, la productividad de un recurso
productivo se determina por el siguiente cociente:
Cantidad producto obtenido
(o a obtener)
Productividad del recurso Y=
Cantidad del recurso Y
utilizado (o a utilizar)

En la expresin anterior hay que establecer: 1) el producto y

2) el recurso. El producto sera el N. de Puntos de Funcin
Ajustados (PFA) obtenidos (si se trata de algo histrico, que
ya ha ocurrido), o a obtener (si se trata de algo futuro, como
es el caso de un proyecto).
El recurso, puede ser en cada caso alguno de los de la
relacin siguiente:
- Recursos humanos, en sus distintas categoras
profesionales
- Recursos de capital: 1) Hardware, 2) Software, etc.
etc.

En lo que sigue, nos referimos principalmente al recurso

humano (personal, o trabajo) ya que todava tiene una
participacin muy importante en el desarrollo del software a
medida. No obstante, no hay que dejar de tratar adecuadamente
la utilizacin de otros recursos de capital, como software de
ayuda al desarrollo, como pueden ser los distintos tipos de
herramientas CASE6.
Por lo tanto, un ndice de productividad que es bsico es el
siguiente:
N. de Puntos de Funcin
Ajustados (PFA)
Productividad del personal =
N. de personasmes

A) Se suele utilizar el inverso de la productividad.

Conviene indicar que en las empresas se suele utilizar los

datos de: Utilizacin del recurso por unidad de producto,
esto es: N. de horas por PFA.
Por ejemplo, en el desarrollo de software con una herramienta
de 4 generacin, se conoce que se necesitan: 5-10 horas por
PFA. Y como se ve fcilmente, este dato es el inverso de la
productividad. En efecto, el dato anterior se obtiene mediante
la expresin:

6
CASE: Computer Aided Software Engineering

8
 N. de horas del
recurso (personal)
Utilizacin recurso por unidad producto =
N. de PFA

que es una expresin inversa a la de productividad, ya que

ste se obtiene as:

N. de PFA
Productividad =
Cantidad de recurso

4.3. Estimacin del esfuerzo o de los recursos necesarios.

Conocidos los siguientes datos: 1) N. de PFA, 2)
Productividad (o su inversa); es fcil determinar el esfuerzo,
o estimacin de los recursos necesarios (que denominamos
Esfuerzo), mediante la expresin:

Esfuerzo = N. PFA/Productividad

o lo que es lo mismo:

Esfuerzo = N. PFA * (1/ Productividad)

Por lo tanto, si se dispone del dato Utilizacin del recurso

por unidad de producto (que como se ha indicado, no es la
productividad, sino su inverso), lo que se hace es multiplicar
el N. de PFA por la Utilizacin del recurso por unidad de
producto.

4.4. Determinacin de los precios o costes de los recursos.

A) Costes directos e indirectos del Proyecto.
En el clculo de costes, se suele considerar la siguiente
clasificacin:
- costes directos
- costes indirectos
para lo que se sigue la metodologa de proyectos de Ingeniera
en general.

A.1) Los costes indirectos en la prctica

Es frecuente que los costes indirectos se calculen aplicando
un coeficiente al importe de los costes directos. Entonces:
Costes directos = CD
Costes indirectos = CI
CI = CD * TCI
siendo TCI = tasa unitaria de costes indirectos.
Esto es, si en una empresa de desarrollo de software se tiene
calculada la TCI (o diversos TCI segn tipo de proyectos), el

9
tcnico, para calcular el coste total (CT) slo necesita
determinar el importe de los CD, ya que a continuacin calcula
el CT as:
CT = CD + CI = CD + CD*TCI = CD*(1+TCI)
De esta forma, el clculo de los costes indirectos puede ser
realizado por otro personal de la empresa, sin que sea
imprescindible que el tcnico tenga que entrar directamente en
su clculo.

B) Gastos generales de la empresa del Proveedor

La empresa de desarrollo de software (o el tcnico en su
despacho profesional) tiene unos gastos de creacin y
mantenimiento de la empresa, para cuyo clculo se sigue la
metodologa general de proyectos de Ingeniera en general.

4.5. Presupuesto parcial del software a medida para el

Proveedor.
Llegados aqu, ya se ha determinado:
- Esfuerzo de cada uno de los recursos (ERi)
- Coste o precio por unidad de cada uno de los recursos,
que se representa por PRi, por lo que el presupuesto se
obtendr:
Presupuesto parcialj = ERi*PRi Se indica el subndice
j para el caso de que se consideren presupuestos separados de
diversos mdulos, aplicaciones, etc. (se denominan
presupuestos parciales del software a medida)

4.6. Presupuesto general del software a medida para el

Proveedor.
Siendo los correspondientes Presupuestos parciales (PPj), se
obtendr el Presupuesto General para el Proveedor (PG):
PG = PPj

4.6.1. El precio o coste por punto de funcin ajustado para el

Proveedor.
Conocido el esfuerzo de recursos necesario (ER) y los
costes del proyecto, se pueden calcular los siguientes
valores:
Costes directos del Proyecto (CD)
Coste directo por PFA=
N. de PFA

Costes indirectos Proyecto (CI)

Coste indirecto por PFA=
N. de PFA

CT (CD+CI)

10
 Coste total por PFA =
N. de PFA

Interesa que este dato, una vez adaptado para cada proyecto y
cliente en concreto, se incorpore al presupuesto ya que
servir de referencia para el caso de que se modifique o
reforme el proyecto, lo cual ocurre con frecuencia como se
conoce.

5.CONCLUSIN.
La metodologa que se utiliza en la elaboracin del
presupuesto del proyecto de Ingeniera y Arquitectura, que se
basa en lo que establece la normativa de Contratacin
Administrativa, puede ser una gua, si se adapta precisamente,
para elaborar el presupuesto de proyectos informticos, como
se ha hecho en esta comunicacin.
(Los resultados presentados se basan principalmente en la
documentacin generada en la asignatura Economa y Gestin de
Proyectos)

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CORRESPONDENCIA
Jos M. Torralba Martnez-Universidad Politcnica de
Valencia-Escuela y Facultad de Informtica

12
Campus de Camino de Vera, 46.071 Valencia,
e-mail: jtorral@omp.upv.es
Tel. 96.387.76.88; 96.387.70.07 Ext.6880 y 6800
Fax 96.387.72.19

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