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MS PROJECT
1. PRIMERA SESIN
1.1 INTRODUCCIN GENERAL:
1.1.1 OBJETIVO DEL CURSO
Al trmino del curso el participante ser capaz
de elaborar Planes de Proyectos as como
realizar el control de obras o proyectos
utilizando correctamente el software MS
PROJECT, a travs de las siguientes actividades:
a) Diseo de un Plan de Proyecto, utilizando
como herramienta el software MS
PROJECT.
b) Aplicar adecuadamente las tcnicas para
realizar programaciones y asignar recursos
en el software MS PROJECT.
c) Realizar correctamente el control de
Proyectos, utilizando las opciones para el
seguimiento del MS PROJECT.
d) Utilizar en forma correcta las opciones
para comunicar resultados y realizar
reportes actualizados de Proyecto.
1.1.2 UNIDADES QUE CONFORMAN EL CURSO
N UNIDADES DE COMPETENCIA N DE HORAS
02 ELABORACIN DE UN PROYECTO 04 06 10
04 GERENCIA DE PROYECTOS, 04 06 10
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE
ACTIVIDADES
TOTAL 14 16 30
TEMAS A TRATAR EN CADA UNIDAD:
I. Introduccin y Lgica del MS PROJECT
- Glosario (Trminos a emplear).
- Caractersticas del Programa (Aspectos Generales).
1.1.5 EVALUACIN
-Desarrollo en clase Evaluacin
permanente.
-Trabajo Prctico Al trmino de cada
unidad de competencia.
-Evaluacin Escrita: Al trmino de la
Segunda Unidad y al trmino de la Cuarta
Unidad.
PRIMERA UNIDAD INTRODUCCIN Y
LGICA DEL MS PROJECT
1.QUE ES MICROSOFT
PROJECT?
Es una Herramienta
Administrativa que nos
ayuda a realizar el Plan de
Proyecto inicialmente y
luego nos asiste para
realizar su respectivo
control durante su
desarrollo.
2. MS PROJECT LE PERMITIR:
TIEMPO (PROGRAMACIN)
PERIODO: PERIODO:
1 DIA 1 DIA
2 Obreros
16 Horas 16 Horas
trabajan
diariamente
Duracin= 2
PERIODO: 2 DIAS das
32 Horas Si 2 obreros
trabajan en 2 das,
4 obreros trabajan
PERIODO: 1 DIA 1 da.
Trabajo=32 Horas
16 Horas 16 Horas
PERIODO: 2 DIAS
PERIODO: 3 DIAS
BARRA DE
HERRAMIENTAS
VISTA GRFICA
ESCALA TEMPORAL
BARRA DE VISTAS
BARRAS DE
DESPLAZAMIENTO
10. TIPOS DE VISTAS.
SEGUNDA SESIN
1. NIVELES DE TRABAJO EN MS PROJECT
2do 3er
TIEMPO (PROGRAMACIN) NIVEL
NIVEL
4to
NIVEL
2. CONFIGURACIN INICIAL DEL PROYECTO
1. PRIMERA CONFIGURACIN:
Men Herramientas Opciones - Programacin
2. SEGUNDA CONFIGURACIN:
Men Herramientas Opciones - Calendario
5. QUINTA CONFIGURACIN:
Men Archivo Propiedades Resumen
CONFIGURACIN DE CALENDARIO LABORAL EN MS PROJECT 2007
3. INGRESO DE TAREAS Y DURACIONES
EJEMPLO PLAN DE MARKETING
1er
NIVEL
TIEMPO (DURACIN)
SUCESORA (DEPENDIENTE)
TAREA - B
VNCULO
TIPOS DE DEPENDENCIA:
A. FIN COMIENZO
-DEBE COMPLETARSE LA TAREA A
PARA QUE COMIENCE LA B
TAREA - A - NO PUEDE EMPEZAR LA TAREA B
HASTA QUE TERMINE LA TAREA A
TAREA - B
B. COMIENZO COMIENZO
- LA TAREA B COMIENZA CUANDO
COMIENZA LA TAREA A
TAREA - A
TAREA - B
C. FIN - FIN
- LA TAREA B NO PUEDE FINALIZAR
HASTA QUE LA TAREA A FINALICE.
TAREA - A - B FINALIZA CUANDO A FINALIZA.
TAREA - B
C. COMIENZO - FIN
TAREA - A
TAREA - A
TAREA - B
TAREA - C
TAREA - D
TAREA - A
TAREA - B
TAREA - C
TAREA - D
4.3.4 DELIMITACIONES:
Parmetros que pueden tener las tareas en las fechas de inicio y
fin.
Mtodos para definir las Delimitaciones.
- Cambiar Fecha Inicio.
- Cambiar Fecha Fin.
- Seleccionar la tarea en la barra de Gantt y moverla de izquierda o
derecha.
- Informacin de la tarea, Fichero Avanzado, Tipo de Delimitacin.
- Configuracin Fecha Lmite.
- Existen opciones de delimitacin Flexibles e Inflexibles.
-Ejemplos de delimitaciones.
4.3.5 ESTABLECER VINCULACIONES Y DELIMITACIONES EN EL
PROYECTO PLAN DE MARKETING.
4.3.8 RUTA CRTICA: El Proyecto debe estar terminado hasta la Ruta Crtica.
TAREA - A
TAREA - B
TAREA - C
TAREA - B
TAREA - C
TIEMPO (PROGRAMACIN)
MBITO
(TRABAJO)
COSTO
(PRESUPUESTO)
5.2 VISUALIZACIN DE VARIABLES EN EL PROYECTO: (Ejemplo
Programacin en Das Calendario)
Recursos: Tareas:
- Recurso 1 - Tarea 1
- Recurso 2 - Tarea 2
- Recurso 3 - Tarea 3
- Recurso N - Tarea N
Tipos de Asignaciones:
-Asignacin Cualitativa (Cules recursos se van a utilizar)
- Asignacin Cuantitativa (Cuntos recursos se van a emplear)
1er
NIVEL
TIEMPO 3er
(PROGRAMACIN) NIVEL
MBITO
(TRABAJO)
COSTO
(PRESUPUESTO)
W=Trabajo
Ej. 1 Operario a tiempo completo = 100%
SOBREASIGNACIONES
PRIMER CASO
- Quitar dependencia a Publicidad por Internet (Informacin de la Tarea
Predecesora Ninguno).
- Quitar Dependencia entre reparto de volantes y preinscripciones, de
esta manera Preinscripciones empiezan el da 6.
- Ir a Hoja de Recursos (Men Ver Tabla de Entrada).
- Al recurso computadora le asignamos una Capacidad Mxima de
200% (2.00).
- Se ha creado una sobreasignacin Cmo lo resolvemos?
1. Identificar el Recurso Sobreasignado (Computadora) Desde la Hoja de
Recursos.
2. Hay que determinar el da o periodo de tiempo que se ha sobreasignado que
se denomina Periodo Sobreasignado Desde la Vista Grfico de Recursos. Lo
que est por encima de la capacidad mxima es la sobreasignacin (color
Rojo) y nos indica los das sobreasignados.
3. Identificar las tareas con asignacin de ese recurso Desde la Vista Diagrama
de Gantt. (Men Proyecto Filtro Para Todas las tareas que utilizan el
recurso ..escogemos el recurso computadora).
CONTROL DE RECURSOS
TIEMPO
(PROGRAMACIN)
MBITO
(TRABAJO)
COSTO
(PRESUPUESTO)
4to
NIVEL
Ejercicio: Trabajo con el archivo original de Plan de Marketing.
-Se debe verificar que el Proyecto Plan de Marketing tenga 440
Horas de Trabajo.
- Desde la Hoja de Recursos - Men Ver Trabajo (Verificar el
trabajo de cada recurso.
- Definiciones: Desde la Hoja de Recursos: Men Ver Entrada.
ACUMULAR:
1. Computadora Fin (significa que en el flujo de caja este pago
por mantenimiento se va a pagar al final). tiles Comienzo
(este pago se realiza al comienzo del Proyecto).
Duracin = 15 Das
Trabajo = 440 Horas
Costo = S/. 1,148.00
REVISIN DE LA INFORMACIN DE COSTOS DESDE
DIFERENTES VISTAS:
CT = CV + CF
Donde:
CT: Costo Total
CV: Costo Variable
CF: Costo Fijo
Donde:
CT recurso: Costo total de una tarea (pero podra referirse a todo el
Proyecto).
CV recurso: Precio (Tasa Estndar) * Cantidad (trabajo o cantidad de recurso
que se emplea en una tarea).
CVrecurso = (TE *W)
TE Cemento=S/.20.00
TE Obrero= S/. 5.00/hora
Recursos: W= 32 Horas
1 Obrero
8 Horas 8 Horas 8 Horas 8 Horas
4 Bolsas de 1 Bls 1 Bls 1 Bls 1 Bls Asignacin Obrero=100%
cemento Asignacin cemento= 4
Bls (W=4 bls)
Finalmente:
CT Tarea = CT Recursos(costo variable de la tarea) + CF Tarea
Donde:
CT Recursos: Sumatoria de todos los costos de los recursos.
CF Tarea: costos adicionales de la tarea.
Volvemos al Ejemplo Plan de Marketing:
- Diagrama de Gantt Men Ver Tabla Costo (nos permite
verificar el costo de cada tarea).
- Hoja de Recursos Men Ver Tabla Costo (nos permite
verificar el costo de cada recurso).
- Uso de Tareas Men Ver Tabla Costo
- Uso de Tareas Men Ver Tabla Uso (a tiles de escritorio se
le pone el valor de 1.00 como Tasa Estndar porque luego se le
multiplica por el precio - ej. S/. 90.00- que se coloca desde el
diagrama de Gantt cuando se asignan recursos).
- Se pueden ir verificando cada una de las tareas y saltando
entre costo y uso.
- Ojo a un recurso le puedo poner Tasa Estandar + Costo/Uso.
- Podemos ver los costos por semana (utilizando los botones de
acercar y alejar)
- Podemos intercalar las vistas de Uso de Tareas y Uso de
Recursos y desde el Men Formato Detalles Quitamos
Trabajo y consignamos Costo.
Ejercicios:
- Uso de Recursos: Se estn empleando las 3 computadoras?
Revisar e problema de las computadoras ya que slo trabajan 2
computadoras en 2 semanas distintas, entonces slo empleo 2
y no 3.
- Grfico de Recursos: Verificar el recurso computadora.
- Hoja de Recurso: Verificamos que el Costo /Uso para
computadora slo se emplea cada vez que se utiliza una
computadora ya que este costo se refiere a su mantenimiento
S/. 30.00).
- Diagrama de Gantt: Filtro para tareas que emplean el recurso
computadora. Seleccionamos Diseo Grfico y Publicidad por
Internet y con el Botn Asignar Recurso eliminamos el recurso
computadora.
Seleccionamos Trabajo de Oficina Asignar Recurso
Asignamos computadora.
- Uso de Recursos: Verificamos que computadora ya est en 2
actividades y no en 3 actividades.
- Hoja de Recursos: Comprobamos el Costo/Uso debe ser S/.
60.00, baja este dato porque el costo uso ahora se aplica slo a
2 computadoras.
Ejercicios:
- Diagrama de Gantt: Revisamos ahora Costos Fijos, al Asistente se le
paga su sueldo pero debe recorrer la ciudad para pegar afiches y
repartir volantes, entonces se le debe entregar una cantidad en dinero
por concepto de movilidad = S/. 10.00 (costo fijo por movilidad).
- Debemos revisar una y otra vez nuestro Proyecto para poder
determinar los errores que pudieran haber y pulir al mximo nuestro
proyecto.
PROYECTO PROPIO:
Establecer la Fecha de Presentacin Final del Proyecto.
Documentos a presentar:
- Hoja en Word donde se explique en que consiste el Proyecto,
cules son los costos fijos que se van a emplear, explicar el por
qu no se van a considerar algunos precios (por ejemplo revisar
el caso del jefe de Marketing y las computadoras en el Plan de
marketing), etc.
Vistas a Presentar:
- Diagrama de Gantt.
- Flujo de caja (Men Ver Informes Costos Flujo de Caja).
- Uso de tareas: Men Detalles desactivar costo y presentar
trabajo para poder verificar las horas en las que van a trabajar los
recursos.
TERCERA UNIDAD PROYECTO CON COSTOS
UNITARIOS
AU = (#OB x JL) / R
Donde:
AU= Aporte Unitario (Cantidad)
#OB= Nmero de obreros (cuadrilla de esa mano de obra)
R= Rendimiento
SE CONTINUA TRABAJANDO CON EL PROYECTO MDULO DE
VIVIENDA:
CU = AU x PR hh
Donde:
CU = Costo Unitario
AU = Aporte Unitario (cantidad)
PR hh= Precio Hora hombre
COSTO MBITO
(PRESUPUESTO) (TRABAJO)
DIA 1 DIA 2
PROCEDIMIENTO:
1. Debemos trasladarnos a la Vista Gantt de Seguimiento.
2. Debemos activar las herramientas de Seguimiento de Proyectos:
Men Ver Barra de Herramientas Seguimiento.
3. Empezamos a trabajar cada una de las tareas.
DCIMO CUARTA SESIN