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 Captulo V - A Informatizao da Gesto em Manuteno I 163

INTRODUO
A Informtica vem em constante evoluo, trazendo benefcios
tecnolgicos a todos os seguimentos de nossa sociedade. Os sistemas
informatizados substituram as mquinas de datilografia e equipamentos
de comunicao, como o Telex. O fax ainda permanece em atividade, pelo
menos por enquanto. Muitas empresas ainda no possuem um software
especfico para gesto de suas atividades de manuteno. Os custos de
aquisio e implantao de um programa so elevados; ento, boa parte
das organizaes acaba por adquirir um programa corporativo, partilhado
em mdulos, dentre os quais est o de manuteno ou servios.
A seguir descrevo, uma seqncia bsica para o levantamento das
necessidades e demais caractersticas de um modelo para informatizar
uma rea de mantenimento e demais interfaces departamentais numa
empresa.

5.1 ASPECTOS DA IMPLEMENTAO DO SISTEMA NA MANU-

TENO

5.1.1 Objetivo
O objetivo deste memorial descritivo servir como referncia
tcnica para voc ter uma base sobre sistemas informatizados de
gerenciamento das atividades de manuteno, uma vez que as empresas
de tecnologia em softwares possuem larga experincia e bons produtos
no mercado. Caso venham a apresentar proposta de aquisio, deve-
ro atender aos requisitos mnimos a serem estabelecidos nos itens
apresentados a seguir.

5.1.2 Tipologia de Intervenes

So as seguintes as intervenes de manuteno a serem consi-

deradas no sistema:
164 I Engenharia de Manuteno -Teoria e Prtica
Captulo V A Informatizao da Gesto em Manuteno l 165

Emergncia: atendimento logo aps a ocorrncia. Existe perda Peas de reposio (sobressalentes) associadas ao ativos;
de resultado. Servio interno ou terceirizado;
Corretiva: atendimento logo aps a ocorrncia com perda de
Documentao dos ativos (manuais, desenhos, planos de
alguma caracterstica de qualidade (total ou parcial), mas no h preventiva, inspees etc.);
perda de resultado.
Preventiva: a interveno programada, a partir de um plano. 5.1.3.2 Recursos Humanos
Preditiva: interveno a partir do acompanhamento de indica-
dores monitorados por instrumentao e condicionada a um O sistema deve ser capaz de registrar todos os usurios, com as
seguintes hierarquias:
diagnstico.
Reforma: interveno necessria quando h perda muito grande Gerentes, supervisores;
das caractersticas de qualidade, a ponto de exigir parada total e Grupo tcnico-administrativo: engenheiros, analistas, planeja-
reviso e/ou reposio de grande quantidade de componentes. O dor, estagirios etc.;
equipamento dever voltar condio inicial, podendo ou no Lderes de equipe;
ter nova tecnologia em seu funcionamento.
Profissional (mecnico, eletricista, operador de utilidades,
Confiabilidade: a interveno baseada em modelos teoncos, predial);
como MCC ou RCM, Anlise de Falhas, FMEA, entre outros.
Aprendizes;
Usurios-chave (sero multiplicadores para os demais);
5.1.3 Cadastro dos Recursos
5.1.3.1 Equipamentos O cadastramento deve suportar, ao menos, as seguintes caracte-
rsticas para cada usurio:
O sistema deve ser capaz de cadastrar os equipamentos em bases
Nmero de matrcula na empresa;
hierarquizadas, com ao menos as seguintes hierarquias:
Sistema; Nveis de acesso: senha de usurio conforme sua importncia
na estrutura;
Equipamento (todos os ativos da empresa, sujeitos a manu-
teno); Horrios de trabalhos (turnos);
Salrios por hora (HH);
Subsistema ou subconjunto;
Componente ou pea de reposio(sobressalente); Histrico de frias e afastamentos (doena, licenas etc.);
Histrico de treinamentos: internos e externos;
O cadastramento deve suportar, ao menos, as seguintes
caractersticas: 5.1.3.3 Gerenc:iamento das Intervenes
Tag number (nmero de registro do ativo no software); Emergncia ou Corretiva:
Fornecedores: servios e materiais; O sistema dever suportar a seguinte rotina :
166 I Engenharia de Manuteno -Teoria e Prtica
Usurio comunica Manuteno, acionando diretamente o lder
ou executor, mediante "abertura de Ordem de Servio (OS);
Usurio deve descrever a criticidade do evento;
Lder identifica a OS no sistema e usurio: por meio de
procedimento visual, alarme sonoro, e-mail, mensagem ao
telefone etc;
Lder planeja esta e outras OS, de acordo com a prioridade
e/ou demanda de servio e disponibilidade de mo-de-obra
(informaes obtidas on line);
Tcnico designado verifica ferramentas, EPI e materiais neces-
srios ao conserto;
Aps o servio concludo, tcnico digita a ocorrncia e encerra
a OS;
OS encerrada migra para histrico do ativo;
Preventiva:
O sistema deve suportar planos de Manuteno Preventiva (MP) :
Mediante acesso do planejador, que executa um procedimento
denominado "comparao de datas", o sistema verifica,
automaticamente, quais Planos Preventivos esto vencendo no
dia ou semana e devem ser executados;
O Sistema emite as OS modelo preventiva e o planejador rene
a documentao, elabora o plano dirio, semanal (ou outra
freqncia determinada);
A partir deste plano, as lideranas faro a programao de
atividades da semana, alocando recursos nas turmas de trabalho,
por meio de formulrio informatizado e que considera os horrios
de trabalho cadastrados e situao de frias e afastamentos;
Os controles das tarefas preventivas sero feitos pela devoluo
do plano de trabalho semanal, que ser informado ao sistema
para atualizao de dados e reprogramao;
Captulo V -A Informatizao da Gesto em Manuteno I 167
O plano deve conter estimativa de HH (hora-homem), fer-
ramentas, sobressalentes, EPis, cuidados ambientais etc.
Aps o servio concludo, o tcnico digita a ocorrncia e
encerra a OS;
A OS encerrada migra para o histrico do ativo;
Preditiva:
O sistema deve suportar um plano de inspees, emitido men-
salmente:
Aplicao de sistemas de monitoramento das condies do
equipamento; o sistema recebe os dados de instrumentao de
monitoramento dos dados preditivos (vibrao, por exemplo),
e, aps abertura de OS preditiva, repassa aos tcnicos e
lideranas;
A partir destas anlises, as lideranas planejam a execuo,
seguindo a mesma rotina da preventiva;
Aps o servio concludo, o tcnico digita a ocorrncia e encer-
ra a OS;
OS encerrada migra para hist rico do ativo;
Confiabilidade
O sistema deve:
Dispor de um mdulo para insero de dados, obteno de
modelos de distribuio estatstica capazes de resultar em
MTBF e MTTR, taxa de falhas etc.
Possibilitar ao grupo tcnico-adminstra tivo analisar os dados
e, junto com gestores, definir estratgia para tratamento
dos itens estatsticos "fora de controle" (fora dos padres
estabelecidos para os itens de monitoramento das falhas dos
ativos).
168 I Engenharia de Manuteno -Teoria e Prtica
Reformas de Mquinas:
O sistema deve:
Conter um modelo eficaz para gesto da reforma desde seu
incio, com detalhamento das atividades e data de concluso
da reforma;
Dispor de um mdulo para insero de dados histricos das
alteraes mecnicas e eltricas no ativo, gastos "planejado x
realizado", dados da empresa reformadora, plano de reao,
acompanhamento dos prazos, dentre outros necessrios para
a gesto;
5.1.3.4 Controle das Intervenes
O sistema dever ser capaz de emitir relatrios e/ou grficos,
contendo, ao menos, a armazenagem instantnea e acumulada das
seguintes variveis:
Tempo de equipamentos parados por tipo de manuteno;
Alocao de mo-de-obra, por equipe e individual;
Equipamentos sob interveno;
Percentagem de intervenes em cada equipe;
Histrico de equipamentos;
Sinalizao de retrabalho em equipamentos;
Sinalizao de ociosidade em preventiva;
Controle de peas em almoxarifado, estoque mnimo, mximo
e valores estocados;
HH reservados para treinamentos;
Clculo de eficincia de Manuteno;
Viabilidade de emisso de relatrios gerenciais, como gastos
departamentais (HH +materiais); OS realizadas, OS pendentes,
entre outros definidos pelos gestores;
Captulo V- A Informatizao da Gesto em Manuteno I 169
5.1.3.5 Base Informatizada
O sistema dever operar em base composta por mquinas
distribudas em rede e software bsico adequado. Deve ser disponvel
uma integrao com os sistemas de reas, como Materiais, Financeiras e
Recursos Humanos.
5.2 APRESENTAO DE CASES
5.2.1 Processos de Informatizao em Ambientes de Manuten-
o Industrial
O perodo para se comear a tirar proveito longo. No espere
que o projeto, cujo perodo compreende estudos iniciais de aquisio at
uso em rotina, dure poucos meses. Por duas vezes tive a oportunidade
de iniciar estes projetos em empresas de grande porte, e o trabalho
ultrapassou um ano, sendo que os primeiros dados totalmente confiveis
foram coletados a partir de um ano e meio.
5.2.2 Informatizao da Gesto Manuteno I - Case I
Ocorreu numa empresa, do ramo metal-mecnico, de fabricao
de armas. Era outubro do ano de 1991, ano da minha formatura. Esta
empresa buscava no mercado um analista de manuteno (atualmente,
talvez fosse um Engenheiro) para dar incio a um projeto denominado
Qualidade em Manuteno, que inclua implementao de software
de Manuteno para registros de todas as atividades de mantenimento
(corretivo, preventivo, preditivo, reformas etc.) de todos os ativos,
incluindo relatrios gerenciais. Evidentemente isso era apenas uma frase
para definir o escopo do projeto, pois nele estavam includas diversas
etapas. Naquela poca, no havia o "Pacote Office" e todas as demais
facilidades atuais. O disquete era novidade; portanto tente imaginar
o que vinha pela frente ... Na poca, poucas empresas arriscavam
informatizar uma rea de manuteno. O registro das atividades era feito
em formulrios, de "2" ou at "3" vias, com o uso de carbono etc.
170 I Engenharia de Ma nuteno- Teoria e Prtica
A empresa de consultaria, contratada para divulgar e executar este
projeto de forma a abranger toda a companhia, tambm apresentou 0
mdulo de Manuteno. Aps breves treinamentos, iniciamos o trabalho.
Como todo comeo, as dificuldades surgem a todo instante, seja por falta
de recurso ou por indefinies. As alteraes so naturais num projeto
deste porte. A Fase "1 " foi a de entendimento do Software e testes de
simulao. Cadastramos alguns ati vos, que denominados "pilotos".
Aps cadastrados, eram migrados por digitao para o programa, assim
como os registras de mantenimento. Tambm, geramos e cadastramos
planos preventivos e, ao final, fizemos o "programa rodar". O software
no estava em rede, os PCs da poca permitiam salvar os registra s e gerar
os primeiros dados, a partir de longos procedimentos de atualizao que
duravam entre 6 at 12 horas. Ento, algumas vezes, passamos a noite
acompanhando esta rotina, para o caso surgir algum imprevisto.
Bem, o pargrafo anterior foi para lhe dar o panorama do
ambiente informatizado. Vamos s demais fases do projeto, pois aps
diversos testes conseguimos certificar e aprovar o sistema para o inicio
de cadastro dos demais ativos.
A Fase "2" se caracterizou pelo levantamento de dados de todos
os ativos, como:
N mero de patrimnio que seria o registro principal de
cadastro.
Descrio detalhada do ativo;
Dados do fabricante, modelo, srie etc.;
Caractersticas tcnicas: potncia, tenso, corrente, freq ncia
etc.;
Subconjuntos: unidade hidrulica, sistemas pneumticos, siste-
ma eltrico de fora e comando etc.;
Componentes comerciais: cilindros, vlvulas, mangueiras hi-
drulicas ou pneumticas, botoeiras, contactaras, rels, fusveis e
demais eltricos, comandos a CLP ou CN, quando aplicveis etc.;
Captulo V - A Info rma tizao da Gesto em Ma nuteno I 171
O trabalho de levantamento de dados era feito de duas maneiras:
1. Consultando os manuais dos fabricantes;
2. Indo ao "cho-de-fbrica", anotando os dados de placa,
disponveis no "corpo" dos ativos, e visualizando outras
particularidades.
Dica " 1 ": " Levante o traseiro da cadeira!". Ao longo do
tempo, em razo dos reparos, os mantenedores podem
utilizar materiais similares e quase sempre no atualizam
os manuais. Evidentemente, quando for o caso de ativos
novos ou recm-reformados, cuj os dados de manuais esto
atualizados, h um bom grau de fidelidade dos dados.
A Fase "2" , dependendo do parque industrial e da quantidade
de pessoas envolvidas, pode se estender por um bom tempo, at
porque o crescimento da empresa segue. A medida que os dados vo
sendo coletados, voc pode ir digitando-os. Ao mesmo tempo, novos
equipamentos chegam substituindo velhos ativos; portanto, corra
atrs desta informao, denominada de descarte, pois nem sempre a
informao de que um ativo vai virar sucata chega at voc. Ento,
avise os principais envolvidos nestes processos e pea que insiram seu
nome na lista de "recebimento de informaes de ativos descartados".
Outra forma de coleta de dados quando ocorre um grande reparo
ou uma reforma geral. Grande parte de subconjuntos e componentes
ficam expostos, sendo desta forma, uma grande fonte de informaes
para o Engenheiro de M anuteno. Alguns componentes comerciais
s so identificveis em situaes como essa; o caso de rolamentos,
polias e correias, alm de componentes de preciso, como fusos, rguas,
guias lineares, patins e outros sistemas usuais para deslocamento em
mquinas de usinagem de preciso (estes dados so referncias, pois
existem diversos itens num ativo que no foram citados, levando em
conta que o termo tambm inclui compressores, grupos geradores e
outros equipamentos denominados utilidades). Foi um trabalho rduo,
172 I Engenharia de Manuteno- Teoria e Prtica
mas me foi muito til. At ento, eu havia atuado em reas de Processo.
Foi um grande aprendizado e agradeo a todos os mantenedores que
com pacincia e coleguismo me ensinaram na prtica o que vi nas
disciplinas acadmicas, como Elementos de Mquinas, Hidrulica,
Pneumtica, entre outras. Para um recm-formado, poder conhecer "o
interior" de Mquinas e Equipamentos de Manufatura foi uma riqueza
qual poucos tm acesso. Sendo minha formao na rea de Mecnica, 0 apoio necessrio. Muitos tinham apenas o ensino fundamental e uma
o conhecimento de Componentes Eltricos e Eletrnicos tambm foi
til para a minha carreira como Engenheiro de M anuteno, que se
1mc1ava.
Concluda uma boa parte da Fase "2 ", iniciamos a Fase "3", que
consistia em definir o Setor Piloto, isto , aquele em que todos os ativos
(
j estavam cadastrados e os dados estavam com preciso acima dos 90%
(j havia passado 4 meses). Aps a definio (realmente no lembro em
qual setor da fbrica), iniciamos com um treinamento dos mantenedores
que atuavam neste setor e no novo sistema de registro de dados. Por
uma deciso gerencial, as ordens de servio (OS) permaneceriam sendo
registradas nos formulrios existentes. O registro foi modificado, de
forma a possibilitar que os dados de mantenimento fossem digitados
para o software. O gerente de manuteno foi uma pessoa importante
neste processo. Ele me deu a chamada "carta branca" para atuar, tambm
grande apoio na fase inicial e no decorrer das minhas atividades. No
muito fcil voc chegar num local e iniciar mudanas comportamentais.
Volta e meia ele chamava um mantenedor que teimava em no registrar
suas tarefas dirias. Passei por vrios conflitos, mas obtive a blindagem
necessria para contornar a situao. Agradeo tambm empresa, por
ter me proporcionado a oportunidade deste trabalho. Tambm recebi
diversos treinamentos necessrios para exercer as minhas atividades, 0
que foi fundamental para esta fase inicial de qualificao profissional em
Manuteno. Como era de se esperar, esta "fase prottipo" nos serviu de
base para a prxima fase, que seria dar incio (tambm por setores) ao~
registras dos demais ativos j cadastrados. Nesta etapa, o mais difcil fot
fazer o pessoal escrever, isto , descrever a situao atual do conserto, 0
Captulo V -A Informatizao da Gesto em Manuteno I 173
reparo feito e os materiais usados (normalmente os softwares utilizam
duas fontes bsicas para definio do custo de manuteno: mo-de-obra
e materiais). Os mantenedores so tcnicos de "ao", isto , "colocam
a mo na massa" e no ficam confortveis em trabalho administrativos
(atualmente, isso est bem diferente, mas no naquela poca difcil);
portanto, escrever no era muito o forte da turma. Aconselho a voc dar
formao na escola tcnica do SENAI. Dependendo do segmento em
que voc atua, ou atuar, pode se deparar com antigos mantenedores,
ento tenha pacincia e seja proativo. Em resumo, conseguimos obter
o sucesso esperado para esta fase e demos incio prxima. Havia se
passado, trs meses, totalizando sete desde o incio do projeto.
A Fase "4 " foi tambm trabalhosa, pois precisamos apresentar o
sistema aos gestores dos departamentos usurios, primeiramente os de
Produo. A dificuldade maior foi convenc-los de solicitar os servios
de manuteno, por meio das ordens de servio impressas (na fase
prottipo, o prprio mantenedor as preenchia, aps uma solicitao
verbal dos usurios da manuteno). H avia, ento, encarregados
de operao, com pouca instruo, que foram operadores; aps um
determinado perodo, eles foram gr adualmente substitudos por lderes
com cursos tcnicos e tambm por engenheiros, recm-formados, que
foram treinados para assumir cargos na produo. Como todo processo
de mudana, isso foi aos poucos sendo sedimentado e o uso da OS para
solicitao de servio passou a ser importante tambm para os usurios,
pois era uma forma de controle e cobrana. Em pontos estratgicos da
fbrica, deixamos as caixas para coleta (construdas em madeira com
um rasgo na parte superior (tampa) para inserir a documentao), onde
o mantenedor depositava a OS devidamente preenchida, sempre ao final
do seu turno. Quer dizer, nem sempre o preenchimento estava correto
e, muitas vezes, tnhamos que procurar o executor para esclarecimentos
ou mesmo fechmento dos tempos. Os gestores, a partir dos dados
digitados, podiam comparar o tempo disponvel do mantenedor com
o tempo dos servios registrados. Era aceita uma produtividade em
 174 I Engenharia de Manuteno- Teoria e Prtica
torno de 70%, pois entendamos que o restante do tempo era usado
para limpeza e organizao do posto de trabalho ou outra atividade no
ligada aos servios de reparo. Este processo de registro de OS seguiu
desta forma at a minha sada, no ano de 1995.
A Fase "5", iniciada praticamente no incio da Fase "3", foi um
pouco mais tranqila. Tnhamos o projeto de informati zao de aes
corretivas que incluam abertura, execuo, registro, digitao, anlise
dos dados e primeiros histricos de equipamentos. Demos inci o ao
"Sistema Computadorizado para gerao das Ordens de Manuteno
Preventivas". Volta e meia tnhamos que cadastrar equipamentos e
demais dados, ento no esquea que este trabalho precisa ter um
responsvel, isto , algum que manter o sistema, como um todo, em
constante atualizao. Os planos preventivos foram elaborados sob a
tica de trs pontos fundamentais que acredito ainda aplicveis:
1. Recomendaes do fabricante.
2. Histrico corretivo.
3. Recomendaes dos tcnicos de manuteno.
A recomendao do fabricante vlida para ativos recentes. Os
mais antigos, muitas vezes, como j foi citado, mantm muito pouco
das caractersticas de fbrica, ento tenha muita ateno. Consulte o
manual de operao e manuteno, identificando alguma caracterstica
importante. O histrico corretivo talvez seja o principal item de
anlise, pois ele nos mostra as falhas e suas causas, relacionando uso e
desempenho.
Dica "2": Veja bem, um manual feito com base em
"valores mdios", situaes previsveis pelo fabricante e
no pelo usurio. Portanto, somente em funcionamento um
equipamento lhe trar as informaes de durabilidade de
I
I
seus componentes e produtividade.
Captulo V -A Informatizao da Gesto em Manuteno I 175
Lembro que iniciamos pelas utilidades como compressores,
passando por Mquinas a Comando Numrico (CNC) e outros
equipamentos importantes tanto para manuteno como para produo.
Os cadastros seguiram as formas definidas nas etapas anteriores, isto ,
de validao. As ordens eram geradas automaticamente atravs de um
procedimento denominado "Comparao de Datas" que o prprio
sistema executava. Um plano mensal era gerado sempre ao completar
30 dias, os semestrais a cada 180 dias e assim por diante. O software
possua um contador interno que buscava as informaes de datas nos
planos cadastrados. Esta rotina de comparao era feita semanalmente e
desta forma eram geradas as Ordens Preventivas.
Passado pouco mais de um ano desde a minha entrada nesta
empresa, o projeto estava 80% concludo. Somente a partir de 1993
elevamos este percentual para 90%. Analiso isto de uma forma mais
rgida, pois somente tendo dados fortemente sedimentados e confiveis
podemos determinar que algo est pronto. preciso tempo para
obter um histrico e traar grficos de tendncia. Creio que seis meses
pode ser considerado um bom comeo. O trabalho seguiu em frente,
informatizamos as atividades de reformas e uso de Peas de Reposio
(sobressalentes). Em 1994, outra empresa de consultoria implantou
um novo software de gesto e este possua interfaces com o que estava
instalado. A partir disso, outros relatrios gerenciais foram gerados para
controle de servios pendentes, nveis de hora extra, produtividade etc.
O projeto inicial inclua, alm da informatizao, outras
tcnicas de manuteno que estavam sob a minha responsabilidade,
~orno manuteno centralizada (pequenas clulas de mantenimento
JUnto aos setores de fabricao, contendo bancadas, ferramentas e
materiai s prximos dos equipamentos, reduzindo o tempo de reparo
consideravelmente), projetos de melhorias (com o objetivo de reduzir o
tempo de conserto) e um TPM bem rudimentar que inclua inspeo e
lubrificao executadas pelos operadores .

176 I Engenharia de Manuteno -Teoria e Prtica
5.2.3 Informatizao da Gesto Manuteno 11 - Case 11
Esse segundo case ocorreu numa empresa metal-mecnica do
segmento automotivo (fabricao de motores a diesel). Foi diferente,
em relao ao Case " 1", por duas razes bsicas. A primeira foi que os
recursos de informtica j eram similares aos atuais, e a segunda que
j haviam dado incio ao processo de informatizao. Quando entrei
na empresa, ao final de 1999, o meu antecessor havia "desistido" (na
verdade, pediu demisso) de seguir frente, ento alguns cadastros e
registres no sistema j estavam feitos. Cabia a mim entender a situao
daquele momento e elaborar um plano para a retomada do "Projeto de
Informatizao da Gesto de M anuteno". Havia passado por uma
situao similar em outra empresa do ramo metal-mecnico em 1996,
ento, tive apenas que fortalecer a importncia do histrico e cobrar da
equipe que registrasse suas atividades, sendo a base que usei para esse
Case " 2".
A situao atual era bem precria, em termos de registres. Havia
Ordens de Manuteno (OM ) impressas, mas estas informaes no
migravam para o software existente (como escrevi anteriormente, este
processo havia sido deixado de lado). Ao final do turno, os registras eram
recolhidos por um auxiliar administrativo e os dados eram digitados para
uma planilha Excel (a planilha era simples e, mensalmente, uma nova
era gerada). Ao final do ms, estes dados serviam para a elaborao dos
indicadores MTIR e MTBF. O detalhe negativo que somente de 20 a
30% dos servios eram registrados; portanto, no eram teis para que os
gestores pudessem tomar aes. Os dados no eram confiveis.
Na poca, eu acumulava a funo de coordenador do programa
TPM (somente o Pilar M anuteno Autnoma); ento, tive que me
organizar para que ambos dessem um bom resultado. Como tinha
experincia em ambientes de implantao, acreditei na minha principal
caracterstica pessoal: a determinao.
Como no Case "1 ",vou dividir esta apresentao em fases, para
melhor entendimento.
Captulo V -A Informatizao da Gesto em Ma nuteno I 1 77
Na Fase " 1", fui at a rea de TI para entender o processo e l
conheci o Analista de Sistemas que cordialmente relatou todo o histrico
de implementao at o estgio daquele momento. Lembram das Fases
"1" e "2" do case anterior? Pois . Aqueles trabalhos j haviam sido
efetuados. Fizemos alguns cadastros de "ativos piloto" e simulaes
no software Mdulo Manuteno, mas em ambiente de teste. Algumas
dessas informaes haviam migrado para o ambiente de rede, sendo
assim no poderiam ser deletadas. Logo, a importnCia de um software
para testes era fundamental para a retomada do trabalho. Aps
algumas reunies, decidimos apresent-lo ao gestor e demais lderes do
departamento.
Dica "3": Reunies so importantes e no devem durar mais
do que 45 minutos. Se forem longas demais, os envolvidos
acabam por desviar o assunto ou mesmo retornar ao incio.
Como se diz por a, " ficar andando em crculos"; ao final,
nada decido. Ento, cuidado com o tempo. Cabe a voc
elaborar uma ata deste evento, descrevendo as aes, prazos
e responsveis e registrando as decises tomadas. A cada
reunio do grupo sobre as pendncias, finalize etapas e
registre os novos passos. um documento importante para
melhorar seu planejamento e controle, e tambm bem-
vindo em ambientes de Qualidade Total.
Ficou decidido que o projeto de informatizao da manuteno
deveria ser retomado, cabendo a mim levantar as necessidades e os
prximos passos a serem seguidos.
Uma das decises importantes tomadas pelo gestor foi a de que no
houvesse mais as OMs impressas, isto , cada mantenedor digitaria suas
atividades a partir de ordens geradas eletronicamente pelos usurios.
Esta opo foi decisiva, se a considerarmos como uma opo estratgica
Para o futuro do projeto que envolveria muitas horas de treinamento e
recursos de informtica como a aquisio de mais computadores para
 178 I Engenharia de Manuteno - Teoria e Prtica
atender a demanda. Tambm foram necessrias vrias adaptaes e
alteraes do software, o que chamado, em ambientes de TI, de
"Customizao", de tal forma que o projeto alcanasse os objetivos
traados pelo grupo. Essa viso de negcio creditada a este gestor.
Eu discordava da idia de responsabilizar os tcnicos de mantenimento
pela digitao dos dados, pois poucos tinham o domnio de informtica.
Soma-se o fato de que descrever atividades com a preciso requerida
no era uma tarefa fcil para o pessoal de campo. Certamente diriam:
"- No tenho tempo" ou "- Este sistema lento e complexo" etc.
O resultado poderia ser histricos no-confiveis dos equipamentos,
com informaes confusas. Entretanto, hoje acredito que foi um belo
desafio!
Na Fase "2 ", aps traados os objetivos, retomamos os cadastros
de ativos que ainda estavam "de fora" e outros itens necessrios, como:
Cadastro dos usurios de sistema: nome e matrcula, ligados
funo Eletricista, Mecnico, Afiador, Ferramenteiro etc.;
Cadastro dos usurios solicitantes de OM eletrnica;
Cdigo de falhas ou defeitos, tipos de manuteno etc.
Outras particularidades do sistema.
Junto ao Analista de TI, elaboramos os treinamentos necessrios;
alm disso, junto ao departamento de Recursos Humanos (RH),
buscamos os recursos didticos para os eventos, como sala, uso de
datashow, PCs com software de manuteno em ambiente de testeetc.
Dica "4": Sempre recorra rea de recursos humanos para
auxili-lo a montar um treinamento, seja ele qual for. uma
rea importante e com a qualificao necessria para este
tipo de atividade.
Era julho de 2000 quando decidimos, ainda na Fase "2 ",implant-
las em etapas. Iniciamos por informatizar os servios denominados de
Captulo V - A Informatizao da Gesto em Manuteno I 179
reparos em utilidades, que compreendiam ativos como compressores,
torres de resfriamento, subestao, aparelhos condicionadores de ar,
incluindo todos os servios prediais. O treinamento foi ministrado
primeiramente para os principais lderes envolvidos. Ajustes feitos,
demos continuidade treinando os mantenedores que executavam os
servios em utilidades (l denominados mantenedores de instalaes)
e um representante de cada departamento, que centralizaria as
solicitaes. Esse "representante treinado" (ou usurio-chave), de uma
rea de Contabilidade, por exemplo, emitiria toda e qualquer OM para
solicitar Manuteno, o reparo de item, como conserto de mobilirio,
pintura de parede etc. As OMs das utilidades geradoras de fontes de
energia (eitrica, ar comprimido, leo e gua) eram geradas por qualquer
mantenedor ou lder de manuteno. Evidentemente, as alteraes nos
softwares de manuteno j haviam sido feitas e, aps os treinamentos,
marca~os uma data para incio deste processo.
Como eu era o principal responsvel pelo projeto, ao iniciar esta
nova sistemtica, todas as dvidas e correes eram direcionadas a mim.
Como sempre acontece com novidades, surgiram as tais dvidas e recla-
maes, mas como havamos feito um bom planejamento e tnhamos a
certeza de que o software funcionava, conseguimos superar este perodo
inicial, sempre crtico para todos. Muitas vezes sentamos ao lado de
mantenedores, os quais tinham mais dificuldade para acessar o sistema
e digitar seus dados com sucesso. Amedida que o tempo passava, perce-
bamos o quanto a nova sistemtica se fortalecia. O lder de instalaes
podia acessar, em tempo real, as ordens de manuteno gereadas pelos
usurios e, desta forma, planejar, com a sua equipe, a execuo; alm
disso, ele tinha o controle global de suas atividades. Como nada na vida
perfeito, havia usurios que ainda insistiam em solicitar os servios de
Instalaes de forma verbal: pessoalmente, por telefone, por e-mail. Foi
~uando decidimos que daramos mais um perodo de adaptao e, aps
tsso, nenhum servio seria executado, caso o usurio no emitisse sua
solicitao por meio eletrnico.
180 I Engenharia de Manuteno- Teoria e Prtica
Dica "5": Esta etapa do projeto difcil e exigir de voc
"jogo de cintur', isto , equilbrio emocional constante para
fazer as pessoas entenderem a importncia do sistema. Elas
precisam compreender que, em vez de ser um empecilho, ao
longo do tempo, ser til para consulta de histrico. Essas
informaes podem ser teis para os engenheiros de ma-
nufatura em projetos de aquisio de novos equipamentos,
por exemplo. Use tcnicas comportamentais adequadas e
procure manter-se calmo. Lembre: mudanas sempre geram
certo desconforto.
Passados seis meses da data de incio deste processo (dezembro
de 2000), comeamos a obter os primeiros resultados positivos:
disponibilidade da equipe, menos tempo gasto em determinadas
atividades de conserto e, principalmente: "o sistema funciona!"
A Fase "3" (iniciada pouco antes de concluirmos a Fase "2") se
caracterizou por ser a retomada da manuteno preventiva de forma
mais ampla, incluindo no s os ativos operacionais, mas outras uti-
lidades que no participavam do processo ou simplesmente no ti-
nham um plano to eficiente. Demos incio reviso dos planos,
atualizando-os no software e tambm incluindo outros novos. Nor-
malmente, esses programas de gesto preventiva so similares; este
aqui, por sua vez, possibilitava a abertura automtica de ordens pre-
ventivas a partir da "comparao de datas" (como vimos no Case "1").
Na "Fase 4" ampliamos a nova sistemtica da "ordem de ma-
nuteno eletrnic' Repetimos as fases de treinamento, agora para
os mantenedores de ativos operacionais (mquinas ferramentas, la-
vadoras de peas, cabines de pintura, demais estaes de trabalho
de montagem, de testes e demais ativos que compunham os seto-
res de produo). Inclumos os principais lderes, engenheiros e de-
mais tcnicos envolvidos no processo. Tambm evidenciamos os
mesmos problemas "na arrancad', mas conseguimos super-los ao
longo dos primeiros dias de implementao. Na Manuteno, eu
Captulo V - A Informatizao da Gesto em Manuteno I 181
centralizava as sugestes e crticas ao sistema. Em seguida, reportava-as
rea de TI para ajustes e, desta forma , atender a todos os usurios.
Como comentei no incio, estes processos de informatizao,
seja em Manuteno ou em qualquer outra rea, demandam .tempo
e muita dedicao. Ao alcanarmos um ano de OM eletrnica
(aproximadamente, de julho de ,2000 a agosto de 2001), j podamos
obter resultados sobre histrico, isto , os registros de falhas e consertos
dos ativos, tendo usurios gerando ordens, lderes de manuteno
fazendo a gesto e mantenedores executando servios e registrando,
por eles mesmos, atividades e tempos usados. Igualmente, os dados
das Ordens Preventivas eram reportados pelos mecnicos e eletricistas.
Relatrios gerenciais foram criados e migrados para planilhas em
Excel, por meio de opes que o software permitia, cabendo ao pessoal
de manuteno apenas formatar a melhor maneira de apresentao.
Os relatrios eram entregues aos gestores de manuteno, e uma via
ficava fixada em mural para que os demais envolvidos pudessem manter
o controle visual. Inicialmente eu realizava esta tarefa, que depois foi
repassada aos estagirios.
Dica "6": A partir de um sistema informatizado devidamente
implementado, torna-se mais fcil fazer ajustes e detectar
oportunidades de melhorias, como no caso de relatrios.
Softwares atuais permitem a obteno de dados diretos sem
que seja necessrio formatar a apresentao, gerar grficos e
demais informaes estatsticas.
A Fase "5" se constituiu em permitir que a OM eletrnica
agregasse informaes de materiais envolvidos nos consertos de ativos.
Este trabalho havia sido iniciado pela rea de Materiais, denominado
Ordem de Almoxarifado Eletrnica (anteriormente, a solicitao de itens
era feita por intermdio de vias preenchidas manualmente). Tambm
aqui houve uma pessoa fundamental para que a interface com a rea de
~anuteno desse certo, o supervisor do setor de Compras e Operaes
182 I Engenharia de Manuteno -Teoria e Prtica Captulo V - A Informatizao da Cesto e m Manuteno I 183

de Almoxarifado. Houve novos treinamentos com mantenedores. A CONCLUSO

partir disto, sempre que necessitassem de alguma pea de reposio, te-
Ambos os eventos so bem extensos. Meu o bjetivo foi
riam que inclu-la na OM eletrnica. Outra customizao no software
repassar ao leitor uma pequena idia de quo difcil
possibilitou aos mantenedores este procedimento. A aprovao era feita
conduzir um processo de mudana, principalmente
pelos lderes. O mantenedor informava ao lder o nmero, mudando o
comportamental. O ser humano avesso a sair da rotina.
status "L' (Liberada) deste documento; mediante a aprovao, o item
Persistncia, dedicao e muita aplicao para este tipo
poderia ser fornecido. Assim, o almoxarife conseguia visualizar a OM e
o
desta forma, permitia entregar material ao mantenedor. O almoxarife
de atividade so algumas das caractersticas a serem
observadas. Grande parte das organizaes que possuem
ao fazer esta operao, mudava novamente o status "E" (Entregue). O
reas de manuteno informatizadas tem ou teve a presena
mantenedor, ao finalizar os servios de reparo, reportava os dados e ao
de um profissional de engenharia para seguir em frente com
encerrar a OM, passava para o status final: "F" (Fechada). Este processo
este projeto. Para aquelas que esto em busca disso, o ideal
era totalmente feito por meio de acesso aos computadores, no sendo
ter um Engenheiro de Manuteno liderando a equipe.
necessrio documentos impressos.
Existe uma srie de softwares especficos que oferecem
Desta forma, tnhamos um documento formal para registro tanto
diversas solues, no s para a Gesto em M anuteno
de mo-de-obra quanto de material para conserto. Foi um grande mar-
mas para outras reas da organizao, como Materiais,
co para o departamento, pois a OM eletrnica passava a ser o principal
Produo, Financeiras etc. A aplicao para todos os
documento operacional. Alm de registrar servios e tempos e materiais
segmentos industriais:
utilizados, permitia obter o real custo de reparo dos ativos.
Mquinas: maquinrio e ferramental metalrgico;
Nas fases seguintes, continuamos a informatizar outras atividades
Automotiva;
na Manuteno, como:
Alimentos;
OM eletrnica para compra de peas de reposio (compra
externa) Servios;
Obteno de indicadores: disponibilidade, OEE, MTIR e Construo civil;
MTBF Qumica;
Tempo de espera para o atendimento da OS por parte do Siderrgica;
usurio (algo como Backlog (Estudo ou Teoria das Filas) Petrolfera;
. .. . Entre o utros tants.
Ao final. de 2005, tnhamos um sistema informatizado de manu-
teno em plena ' .arividade com um percentual de credibilidade acima . A'seguir e~o lgum'as deno~inaes que ti v~ a oportunidade
de 95% e usurios conscientes de sua necessidade. O medo do uso de conhecer mediante atividades em manuteno:
da informtica foi superado. Houve excees, mas no chegaram a
prejudicar a credibilidade do sistema. IFS- Mdulo de Manuteno, WWW.ifsbr.com.br
184 I Engenharia de Manuteno -Teoria e Prtica

SAP - Mdulo PM, WWW.sap.com/brazil

IBM Mximo Asset Management, WWW.306.ibm.com
Engeman CMMS/EAM, WWW.engeman.com.br

Captulo
Nota
Todos tm e excelente performance, e o usurio precisa
se empenhar para aproveitar o que estes softwares
disponibilizam.

"
ANALISE DE FALHAS
EM ATIVOS