Valoracin documental y disposicin final de los documentos El aprendiz debe

explicar mediante seis ejemplos de tipos documentales la valoracin de los mismos y

determinar su disposicin final.

OBJETIVO
Hacer la valoracin documental una funcin archivstica de suma importancia dentro de
la gestin de documentos y la administracin de archivo con el fin de reducir y
racionalizar la masa documental que se produce de manera explosiva diferenciando los
usos de gestin de los propiamente histricos
ALCANCE
Aplica a todos los documentos que son producidos por funcionarios en cumplimiento
con una funcin legalmente asignada, con el fin de valorar y designar su tiempo de
retencin y la disposicin final durante su siclo vital

VALORACION Y DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Teniendo en cuenta que la valoracin documental, no puede ser manejada, como una
actividad y /o accin intuitiva, sino que debe responder a una accin sistemtica y
planificada, se requiere el administrador, gestor documental o comit evaluador tenga
en cuenta ciertas cualidades y/o caractersticas que son propias de los documentos; u
otras herramientas que igualmente pueden servir a la hora de valorar o de conservar
totalmente, seleccionar microfilmar y eliminar.
En este orden de ideas, podemos decir que debemos establecer unas polticas y unos
criterios tcnicos que permita n una correcta gestin de informacin, desde el momento
de su produccin. As mismo ejercer un control, ms minucioso, de todos y cada uno de
los registros que de una manera indirecta impacta y afecta con la eficacia de todos los
procesos archivsticos
La relacin con la valoracin y basndonos en las diversas corrientes de pensamientos,
de algunos tratadistas, hemos encontrado ideas, que hasta el da de hoy se siguen
utilizando. Las cuales nos pueden aportar un suministro de estrategias a la hora de
aplicar valoracin a los documentos que conforman el patrimonio documental de una
institucin. Una de ellas son las tres reglas bsicas que estableci meisner en 1973, a
la hora de valorar
REGLAS BSICAS
1. LA EDAD DE LOSDOCUMENTO
a. Edad activa archivo de gestin
b. Edad semiactiva archivo centra
c. Edad inactiva archivo histrico

2. EL CONTENIDO INFORMATIVO
 a. Primera
b. Segunda
c. Tercera
3. EL ORDEN JERRQUICO DE LAS ADMINISTRACIONES
a. Fondo
b. Seccin
c. Subseccin
4. EL VALOR DE LOS DOCUMENTOS
a. Primarios
i. Valor administrativo
ii. Valor jurdico
iii. Valor legal
iv. Valor fiscal
v. Valor contable
b. Secundarios
5. PROSESOS TECNICOS
a. Identificacin
b. Valoracin
i. Identificar valores primarios
ii. Identificar valores secundarios
c. Disposicin final
i. Conservacin total
ii. microfilmar
iii. Seleccin
iv. eliminacin

LA EDAD DE LOS DOCUMENTO

En relacin con el valor de los documentos, se establece las tres edades, que son; los
tramos en que se estructura el ciclo vital del documento; los periodos que abarque cada
edad deben ser establecidos para cada serie documental en particular, porque es
caracterstica de cada documento
Edad activa archivo de gestin
Decimos que un documento est en edad activa, cuando es de plena utilidad
para la finalidad para la que fue producido, es de un documento activo, vivo y
tiene un valor administrativo pleno. Se conserva en los archivos de gestin.
Edad semiactiva archivo central
Decimos que un documento est en edad semiactiva cuando la tramitacin ha
concluido por su consulta con fines administrativos es todava relativamente
frecuente, y puede ser requerida para su consulta o como antecedente de otro
procedimiento. Se conserva en el archivo central
Edad inactiva archivo histrico
 Decimos que un documento est en edad inactiva cuando su consulta ya no es
frecuente y las que se realizan exclusivamente, tienen fines para la investigacin,
la ciencia y cultura. Este tipo de archivo tambin puede conservar documentos
histricos recibidos por donacin, deposito voluntario, adquisicin o exposicin.

EL CONTENIDO INFORMATIVO
La informacin relacionada con la atencin de las actividades pblicas se registra en
documentos que formalizan la accin institucional y da prueba de su ejercicio
Los documentos son justificantes de eventos y procesos de gestin, de que una u otra
forma permite la continuacin formal entre las reas internas de una institucin y son a
la vez, testimonios de un alto valor jurdico para las organizaciones y los propios
ciudadanos
En la gestin pblica hay fundamentalmente tres causas por las cuales se producen
documentos, que en su momento llegaran a ser parte de archivos
Primera
Para documentar las actividades que desempean las administraciones pblicas
en relacin con la ciudadana, esto es, la presentacin de bienes y servicios
Segunda
Como resultado de la administracin de recursos operativos (humanos,
materiales y financieros) de las instituciones
Tercera
Como resultado de las actividades de planeacin, as como para el cumplimiento
de normas, regulaciones y en general de todas las actividades intrnsecas de las
instituciones

EL ORDEN JERRQUICO DE LAS ADMINISTRACIONES

Nos permite identificar a cada uno de los productores de acuerdo a la estructura
orgnica funcional de la institucin, con el fin de establecer las agrupaciones
documentales
Fondo
Se identifica con el sujeto productor (institucin, dependencia, entidad). Es toda aquella
documentacin producida o recibida por una institucin, persona fsica o jurdica en
cumplimiento de sus funciones legalmente asignadas, la cual se guarda por
necesidades informativas o como testimonio de la memoria institucional
Seccin
Se identifica como el sujeto productor o la atribucin genrica dada a este por mandato
legal (unidad administrativa o atribuciones reglamentarias bajo su responsabilidad. De
acuerdo al glosario de terminologa archivstica, define la seccin, como aquella unidad
integrada por los papeles procedentes de una institucin o divisin administrativa
importante, con una organizacin, funcin, fines conocidos y delimitados
Subseccin
Conjunto de documentacin que forma parte de la seccin.
El concepto de fondo y sus divisiones internas se encuentran articuladas a dos
principios imprescindibles como son:
El principio de procedencia
El principio de orden original
En este orden de ideas podemos concluir que toda organizacin de un fondo debe de
tomar como base estos dos principios ala hora de clacifcar (los grupos documentales),
ordenar (de acuerdo al tramite y dinamica admi istrativa), dentro de cada una de Las
categorias y describir (realizar inventarios documentales) de cada uno de los acientos
o tipos documentales que conforman la serie
La aplicacin de estos principios nos permite alimentar cuadros de clacificacion,
identificado plenamente los documentos de un fondo, deacuerdo a unos niveles
jerarquicos identificados como
El fondo
La seccion
La subseccion
La serie
La subserie
Y la unidad documental (simple o compuesta)
En la tematica y desarrollo de este instructivo estaremos utilizando terminos y
herramientas que de una u otra forma se convertiran n un aliado (cuadro de
clasificacion ) a la hora de valorar los documentos al interior de la institucion. Asi mismo
tomaremos como referncia a grandes tratadistas que con sus aportes han permitido que
la valoracion recobre su inportancia y deja de ser tratada de manera intuitiva y se
comprenda como un conjunto de oeraciones realizadas en cada una de las faces que
componen el proseso de gestion documental, pautas establecidas en la norma ISO
15489 y reflejadas a lo largo del siclo vital del documento
La valoracion documental parese en centrarce en ideas que todavia suscitan
acaloradas discuciones; entre ellas el cuestionamiento de las razones y propocitos que
obligan a balorar los documentos, como el valor para conservar o el valor para eliminar
La contribucion de shellenberg en los aos70 quien se convirtio en el padre de la teoria
de la valoracion fu elaborado los criterios de seleccin y valoracion, al afirmar que los
documentos tienen valores primarios y secundarios. Estos criterios permiten determinar
si un documento esta en su fase activa, ssemiactiva o inactiva
VALORES PRIMARIOS
Es el que tiene dos documentos mientras sirven a la institucion productora, al
originador, destinatario y/o beneficiario del documento. Dicho deotra manera sirve de
testimonio a aquellos que estuvieron involucrados en el tramite. Se aplica a los archivos
administrativos y se encuentran en las 2 primeras faces del ciclo vital del documento
(archivo de gestion y archivo central) entre ellos estan:
 Valor administrativo: el que contiene un documento o una serie de documentos
para la entidad productora, relacionado con el tramite o asunto que motivo su
creacion. Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o
recibidos en cualquier institucion u organismo para responder a una necesidad
administrativa mientras dure su tramite y son importantes por su utilidad
referencial para la toma de deciciones y la planeacion
Valor juridico: aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales
reguladas por el derecho comun
Valor legal: aquel que tiene los documentos que sirven de testimonio ante la ley
Valor fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para hacienda
publica
Valor contable: es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el
conjunto de cuentas, rejistros de los ingresos, egresos y de los movimientos
economicos de una entidad publica
VALORES SECUNDARIO
Son aquellos que sirven de referencia para la elaboracion o recostruccion de cualquier
actividad de la administracion; como fuente primaria para la historia y como testimonio
de la memoria colectiva. Son el patrimonio documental de la comunidad que los creo y
los utiliza. Algunos documentos nacencon valores permanentes, por la s razones arriba
citadas. Otras alcanzan estos valores como resultado del proseso de valoracion.
Dentro de las muchas herramientas que podemos utilizar hay una que no podemos
desconocer es la diplomatica. Esta se convierte en un istrumento valido al momento
de realizar valoracion a ls documentos, de ellla se puede decir que es una ciencia que
tiene por objeto el estudio de los documentos, teniendo encuenta sus caracteres
extrinsecos e intrinsecos que este ofrese es desir el soporte, escritura, lenguaje,
formalismo y demas elementos integrantes para formar juicio de su autenticidad e
interpretarios devidamente. Asi mismo permite estableser la vinculacion y la correlacion
entre el documento y la accion documentada
El proseso de valoracion documental se aplica alos conjuntos organicos, alas ceries
documentales y no alos documentos individualmente por tanto la identificacion de las
series es un paso indispensable en dicho proseso, es alli en las series donde
identificaremos los periodos de retencion y la disposicin final de los documentos
las cuales quedaran reflejadas en las tablas de retencion documental de cada una de
las dependencias
Tanto los tiempos de retencion como la disposicin final puede ser establecidas por los
productores o gestores de los documentos y deben de ser acordes con la nececidades
administrativas, dispociciones legales, informacin que aparte de ser suministrada
quedara reflejada en la encuesta de estudio unidad documental y consolidad en los
cuadros de clacificacion.
Para la implementacion y aplicacin del proseso de valoracion documental al interior de
la institucion se coloca a disposicin del lector una serie de actividades que podran ser
tenidas en cuenta a fin de facilitar y normalizar los procesos archivisticos de la
administracion previos a la valoracion

PROSESOS TECNICOS
Se puede entender un proseso tecnico como el conjunto de aciones tareas y tecnicas
que se llevan de forma secuencial en un tiempo y espacio a fin de lograr una meta
determinada entre ellos podemos identificar los siguientes:
IDENTIFICACION
La identificacion es el punto de partida para la archivistica y para aquellas entidades
publicas y privadas que requieren el diseo de cuadros de clacificacion documental
CCD su desarrollo y aplicacin permite reconocer la procedencia, caracterisar y
descubrir la documentacion que es motivo de analisis . se constituye en una pieza
findamental en la unificacion de criterios ya que apartir de su normalizacion se garantiza
que usuarios diferentes apliquen los mismos criterios en iguales casos o sobre los
mismos documentos
La identificacion puede elaborarse de lo general a lo particular de la misma manera
como se realiza la descripcion asi

FONDO SECCION SUB-SECCION

Una vez identificados y establecidos losanteriores niveles jerarquicos se descendera al

nivel documental
SIMPLE
SERIE SUBSERIE UNIDAD DOCUMENTAL
COMPLEJA

Con la anterior explicacion podemos deducir que la identificacion se articula y encaja al

mismo tiempo como el primer paso en la organizacin de archivos y demuestra que al
igual que la clacificacion las dos actuan paralelamente rompieno con el paradigma que
la identificacion es una sub tarea de la clacificacion

VALORACION
El objetivo de la valoracion es proteger el patrimonio documental ya que permite el
establecimiento de los valores primarios, secundarios y su permanencia en cada una de
las faces del archivo
Puede existir criterios generales para la valoracion teniendo como bace el ciclo vital de
los documentos y el funcionamiento institucional para tales efectos es importante tener
encuenta el uso, su frecuencia y las normas que regualan la produccion documental
estos criterios permitiran determinar si un documento esta en su fase activa,semiactiva
o inactiva. Las dos primeras fases hase relacion a los valores primarios en tanto que la
tersera puede contener o no documentos con valores secundarios
 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

etapas sucecivas por las que atraviesan los documentos, desde su produccion
hasta su dispocicion final

LAS TRES EDADES

ARCIBO DE ARCHIVO ARCHIVO

GESTIN CENTRAL HISTORICO

VALORES
PRIMARIOS VALOE
SECUNDARIO

ADMINISTRATIVO
JURIDICO
LEGAL INVESTIGACION
FISCAL CIENCIA
CONTABLE CULTURA

DISPOSICIN FINAL
Se entiende la disposicin fianal como la decisin resultante de la valoracion echa en
cualquier etapa del ciclo vital del documento registrada ala tabla de retencion y/o tabla
de valoracion documental, con miras a su conservacion total, eliminacion, seleccin y/o
reproduccion
Se podria decir que deacuerdo a la anterior definicion suministrada por el archivo
general de la nacion, la disposicin final, resulta ser uno de los prosesos tecnicos mas
delicados a la hora de elaborar las tablas de retncion documental. Teniendo encuenta la
disposicin final de los documentos concluyen con:

Conservacion total
 Microfilmar
Seleccionar
Eliminar

CONSERVACION TOTAL
Se conservan totalmente, a aquellos documentos que se adquieren con el tiempo,
valores secundarios, es desir se convierten en fuentes de consulta para la
investigacion, la ciencia y la cultura

MICROFILMAR
Esta tecnica que permite registrar fotograficamente documentos como pequeas
imgenes en peliculas de alta resolucion, se aplica a aqullos documentos que se vayan
a conservar totalmente, como a seleccionar con el fin de garantizar la consulta de la
informacion en otro soporte. Para asegurar la preservacion del documento original.

SELECCIN
Este prosedimiento se aplica para aqullas series y/o subseries documentales que no
ameritan conservarcen totalmente, pero que poseen valor informativo que se repite o se
encuentra registrado en otras series y/o sibseries documentales. Una ves que se
efectue la seleccin implicitamente se esta determinando eliminacion sobre la
documentacion no seleccionada
Para que un proseso de seleccin documental se realise de manera acertada, es
indispensable la participacion de personas que tengantotal conocimiento de los
documentos objeto del estudio, de manera que pueda aportar elementos importantes
para la correcta toma de deciciones sobre los documentos que son objeto de seleccin
Los prosesos de identificacion, valoracion y seleccin documental permiten estableser
que documentos devenser eliminados

ELIMINACION
Se aplica para aquellos ocumentos que pierden sus valores primarios ( adminstrativo,
legal, fiscal, contable y juridico) y no adquieren valores secundarios (historicos,
cientificos, culturales). La eliminacion es un proseso irrevercible, por lo que esta
decicon debe de estar muy bien sustentada, deacuerdo con el estudio de valoracion
abordado durante el proseso de elaboracion de la tabla de retencion documental.
Los anteriores prosedimientos deben de ser abordados por el personal capacitado y
con pleno conocimiento sobre la produccion documental al interior de la institucion,
identificando caracteristicas propias de los documentos que permitan de una u otra
forma estableser aspectos. Para permitir concluir en cada uno de los prosedimientos
antes mencionados, sin que estos afecten la toma de deciciones en el desarrollo de las
actividades
CONCLUCIONES
A lo largo del presente intructivo se abordaron distintos temas, que de alguna manera
le ofresen al lector, una serie de herramientas que pueden ser aplicadas al interior de la
institucion, con el fin de afrontar, mas exactamente los prosesos de valoracion y
disposicin final, desde una optica distinta a la que se viene aplicando hasta el dia de
hoy.
Es por ello que se concluye con la elaboracion de un cuadro que refleja tanto las fases
y las actividades que se deben tener en cuenta para la puesta en marchay culminacion
de tan ardua labor como es el aplicar valoracion a los documentos que forma parte del
dia a dia y que a lo largo de su ciclo vital se puede convertir en un testimonio para la
institucion o llegar a ser parte de un patrimonio documental.

PRINCIPALES FASES Y ACTIVIDADES A TENER ENCUENTA

FASE 1 ACTIVIDADES
Formulacion del plan de valoracion
conciderando
El objetivo y/o proposito por el cual se va a
valorar
Acciones y/o actividadespor desarrollar
ORGANIZACIN LOGISTICA donde se involucren las dimenciones
Y intelectuales,normativas e instrumentos que
DIFUCION DEL PLAN sirvan para identificar las series
documentales y sus caracteristicas
Difucion o socializacion del plan de
valoracion con el fin de involucrar y lograr la
participacion de los funcionarios como
productores de los documentos
Conformacion e integracion de un grupo
interdisciplinario
FASE 2 ACTIVIDADES
Descripcion de la metodologia con el fin de:
Disear y aplicar los intrumentos para el
registro de la informacion
Disear los instrumentos auxiliares para el
INTEGRACION DEL PROSESO prosesamiento de la informacion incluyendo
DE IDENTIFICACION Y la documentacion reglamentaria o normativa
VALORACION DENTRO DEL de la institucion como la asociada a la
ESQUEMA DE PLANEACION gestion documental y los prosesos que
integran el sistema de gestion documental
Analizar la informacion recabada para
proseder a la fase de valoracion
 FASE 3 ACTIVIDADES
Con base en los modelos e intrumentos
diseados se realizan las siguientes
actividades:
Analisis de la informacion recolectada
(leyes, reglamentos, acuerdos, manuales de
prosedimientos y funciones e.t.c)
Recopilacion, analisis y registro de la
VALORACION DOCUMENTAL informacion levantada en campo (estudio
documental)
Analisis de funciones sustantivas y
adjetivas, desarrollo de criterios de
valoracion y disposicin documental para
las series asociadas a dichas funciones
Analisis de los instrumentos para la
valoracion (cuadro de clasificacion)
Evaluacion de resultados
FASE 4 ACTIVIDADES
Esta fase consiste en brindarle al usuario una
REGUALCION, INTEGRACION herramienta de trabajo que le sirva de ayuda para
MORMATIVA la formalizacion y ejecucion de las aciones de
valoracion
FASE 5 ACTIVIDADES
CONTROL Y SEGUIMIENTO Esta fase permite controlar y verificar la ejecucion
APLICACIN DE LA de correcciones y actualizaciones que contribuyan
NORMATIVA EN USO DE LA de alguna manera a la aplicacin de la valoracion y
VALORACION disposicin final del documento, durante el ciclo
vital

GLOSARIO

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona, entidad pblica o privada en el
transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos o
como fuentes de la historia
Archivo central: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los
archivos de gestin y rene los documentos transferidos por los mismos una vez
finalizados su trmite y cuando su consulta es constante.
Archivo de gestin: archivo de la oficina productora que rene su documentacin en
trmite, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa.
Clasificacin documental: fase del proceso de organizacin documental, en la cual se
identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura
orgnico-funcional de la entidad productora (fondo, seccin, series y/o asuntos)
Conservacin de archivo: conjunto de medidas adoptadas para garantizar la
integridad fsica de los documentos que alberge un archivo
Custodia de documentos: guarda o tenencia de documentos por parte de una
institucin o unas empresas que implica responsabilidad jurdica en la administracin y
conservacin de los mismos cualquiera que sea su titularidad
Descripcin documental: fase del proceso de organizacin documental que consiste
en el anlisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones y cuyo resultado son
los instrumentos de descripcin y de consulta
Eliminacin: proceso mediante el cual se destruye los documentos que hayan perdido
sus valores primarios y que no tienen valores histricos
Expurgo: seleccin, anlisis que se hace unidad por unidad para determinar cules
documentos se eliminan y cuales no
Disposicin final de documentos: decisin resultante de la valoracin hecha en
cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en la tabla de retencin y/o
tablas de valoracin documental, con miras a su conservacin total, eliminacin,
seleccin y/o reproduccin
Eliminacin documental: actividad resultante de la disposicin final sealada en las
tablas de retencin o de valoracin documental para aquellos documentos que han
perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin
en otros soportes
Microfilmacin: tcnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeas
imgenes en pelculas
Ordenacin documental: fase del proceso de organizacin que consiste en establecer
secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de
clasificacin
Seleccin: este procedimiento se aplica para aquellas series y/o subseries
documentales que no ameritan conservarse totalmente, pero que posee valor
informativo que se repite o se encuentra registrado en otras series y/o subseries
documentales
Serie documental: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia
del ejercicio de sus funciones especficas, ejemplos: historias laborales, contratos,
actas e informes, entre otros.
Subserie: conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus caractersticas
especificas
Tabla de retencin documental: listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos
Tabla de valoracin documental: listado de asuntos o series documentales a los
cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, as como una
disposicin final
Tipo documental: unidad documental simple organizada en una actividad
administrativa, con diagramacin, forma y contenido distintivos que sirve como
elemento para clasificarla, describirla y asignarle categora diplomtica
Transferencia documental: remisin de los documentos del archivo de gestin al
central, y de este al histrico, de conformidad con las tablas de retencin y de
valoracin documental vigentes
Valor administrativo: cualidad que para la administracin posee un documento como
testimonio de sus procedimientos y actividades
Valor cientfico: cualidad de los documentos que registran informacin relacionada con
la creacin de conocimiento en cualquier rea del saber
Valor contable: utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de
cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos econmicos de una
entidad pblica o privada
Valor cultural: cualidad del documento que, por su contenido, testimonio, entre otras
cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hbitos, valores, modos de vida o
desarrollo econmicos, sociales, polticos, religiosos o estticos propios de una
comunidad y tiles para el conocimiento de su identidad
Valor documental: Cruz Mundet Ramn define de una forma clara este trmino es
fase del proceso de expurgo destinada a descubrir, apreciar los valores inherentes a los
documentos y su importancia. La valoracin debe hacerse sobre la base de un
conocimiento general de toda la documentacin de una entidad, no sobre una base
principal
Valor fiscal: utilidad o aptitud que tiene los documentos para el tesoro o hacienda
pblica
Valor jurdico o legal: valor del que se derivan derechos y obligaciones legales,
reguladas por el derecho comn y que sirve de testimonio ante la ley
Valor histrico: cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse
permanentemente por ser fuentes primarias de informacin, tiles para la
reconstruccin de la memoria de la comunidad
Valor permanente o secundario: cualidad atribuida a aquellos documentos que por su
importancia histrica, cientfica y cultural, deben conservarse en un archivo
Valores primarios: cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se
producen o se reciben hasta que cumple sus fines administrativos, fiscales, legales y/o
contables
Valor tcnico: atributo de los documentos producidos y recibidos por una institucin en
virtud de su aspecto misional.