Gaceta Business

Gestin de equipos
Herramientas para una
direccin eficaz

J os Ramn Carrasco Diplomado en ptica por la Universidad Complutense de Madrid, diplomado en ptica y Optometra por la Uni-
Rodrguez versidad de Granada y Master en Direccin de Marketing y Direccin Comercial por ESIC, trabaja como consultor/
formador especialista en el sector ptico. Autor del libro Gestin Prctica de Establecimientos pticos (Editorial
Garceta 2012), cuenta con ms de 20 aos de experiencia en el sector ptico como Director de rea y Franquicias,
Director de Proyectos, Category Manager y formador.
E-mail: jramonlp@hotmail.com
http://es.linkedin.com/in/joseramoncarrasco

Una buena comunicacin es la mejor herramienta para convertir un

grupo en un equipo. Muchas veces, debido a que estamos inmersos
en el trabajo del da a da, la comunicacin y la direccin pasan a un
segundo plano. La mayora de los conflictos y de las desviaciones
de la poltica comercial de una organizacin estn relacionados con
una mala o nula gestin de la comunicacin interna. Esto tiene un
reflejo importante en los resultados empresariales, en la motivacin
del equipo y en la imagen que ofrece al cliente cualquier estableci-
miento de ptica.

n una ptica don- objetivos comerciales? Existen

E
de trabajen va-
rias personas, el
punto que ms
influye en su
funcionamiento es
la gestin del equipo. El proyecto
comn se convierte en un factor
clave para alcanzar los objetivos
comerciales. Todos deben remar
en la misma direccin y con la
misma intensidad, o se avanzar
sin un rumbo claro.
En la direccin de equipos debe-
mos hacernos varias preguntas.
Estamos accesibles para todos
nuestros colaboradores? Cono-
cemos los puntos a mejorar de
cada uno de ellos? Cada miem-
bro del equipo sabe exactamente
cules son sus funciones y lo que
se espera de l? Comunicamos
de manera clara los cambios y
unos mecanismos de control de
la actividad que todos conozcan?
Sabemos cul es el nivel de im-
plicacin y motivacin de cada
uno de los colaboradores?
Cada miembro de un equipo es
diferente y, por tanto, tiene una
percepcin de las cosas tambin
diferente. Si, por ejemplo, expli-
camos una nueva promocin o
un nuevo producto a cada perso-
na por separado, seguramente su
interpretacin sea distinta.
Esta es la razn de que la comu-
nicacin sea una de las herra-
mientas ms importantes en la
direccin de una ptica. Si no
existe en todas las direcciones
de una manera clara, adecuada
y honesta, resultar difcil conse-
guir esta visin de equipo.

n 478
 Jacinto Santodomingo
Seccin coordinada por Ignacio Costa
Las reuniones de equipo son
una de las herramientas que ms
pueden influir en la gestin de
los colaboradores y, por tanto,
en el funcionamiento del cen-
tro ptico. Su funcin ser la de
informar de cualquier cambio
comercial o de organizacin, co-
rregir fallos, mejorar procesos,
motivar y, sobre todo, enfocar a
todos hacia los mismos objetivos.
En ellas podemos detectar pro-
blemas u oportunidades de me-
jora, priorizar planes de accin e
implementar soluciones.
Puede ser una ocasin propicia
para felicitar las buenas actitu-
des. Como deca Shakespeare,
una buena accin que muere
sin un reconocimiento asesinar
a otras mil que dependen de l.
e Ignacio Costa
PTICA OFTLMICA
Para transmitir un mensaje
con la mayor eficacia posible, no
solo debemos cuidar qu vamos
a decir sino tambin cmo.
Poder reunir a todo el equipo trabajo en una reunin. Veamos
cuando sea preciso supone un algunos ejemplos:
ahorro importante de tiempo, ya
que transmitiremos todo lo nece- Revisar resultados de ven-
sario, adems de ser ms efectivo tas. Se trata de uno de los temas
al recibir su feedback y opiniones. que se deben revisar de manera
peridica: felicitar los buenos re-
TEMAS A TRABAJAR sultados y ver cmo mejorar los
EN UNA REUNIN DE menos positivos, revisar las distin-
EQUIPO tas categoras (cristales, monturas,
lentes de contacto, etc.) y los in-
Todo aquello que deba ser trata- dicadores o ratios de gestin (por-
do en grupo y resulte importan- centaje de progresivos, porcentaje
te para el buen funcionamiento de lentes de contacto diarias, etc.).
puede constituir un tema de Tener datos de mercado y los ob-
Febrero 2013
 Gestin de equpos
Herramientas para una direccin eficaz
jetivos resulta fundamental para
disponer de una referencia con
la que trabajar.
Analizar y sacar conclu-
siones de las promociones o ac-
ciones comerciales que hayamos
Gaceta Business
tenido en el centro. Una promo-
cin que ha pasado siempre debe
ser analizada para sacar las con-
clusiones oportunas y mejorar en
acciones futuras.
Explicar y comentar pro-
mociones nuevas. El xito
de una promocin no solo reside
en cmo est diseada y en su
comunicacin a los potenciales
clientes, sino tambin en la in-
terpretacin e implementacin
que haga cada equipo comer-
cial. Esto es fcil de ver cuando
en una cadena de pticas o un
grupo, con la misma promocin,
precio y producto, los resultados
son muy dispares de unos cen-
tros a otros. El equipo debe saber
cmo enfocar cada promocin,
sus ventajas, su mecnica, su ob-
jetivo, cmo argumentarla, qu
objeciones tendremos por parte
de los clientes y cmo rebatirlas.
Tambin es importante conocer
el plan de comunicacin, dnde
se publicitar y cul ser el men-
saje que reciba el cliente, adems
de poner en comn las dudas
que puedan surgir en cada uno
de los colaboradores.
Corregir fallos o desvia-
ciones en los procesos co-
merciales. Como vimos en el
artculo del mes pasado, los fa-
llos son una oportunidad peda-
ggica para mejorar y formar.
Si los ponemos en comn de
una manera constructiva, nos
servirn para que todo el equi-
po vaya creciendo profesional-
mente.
PLANIFICAR PREPARAR
n 478
Informar de
n ove d a d e s
de produc-
to. Nos en-
contramos en
un sector en el
que el produc-
to evoluciona
continuamente,
por lo que es im-
portante mantenerse
al da de estos cambios,
comentar aquellos produc-
tos nuevos ms adecuados a
nuestra poltica comercial y a FASES DE UNA
nuestro cliente, qu cualidades REUNIN DE EQUIPO
aportan y el mejor modo de
venderlos. No sirve de nada hacer una reu-
nin por rutina: necesitamos sa-
Cambios organizativos. ber qu objetivos queremos con-
Muchas veces resulta impor- seguir en ella. Tampoco conviene
tante hacer retoques en la or- que supere una hora para que
ganizacin interna del centro, resulte efectiva.
cambiar responsabilidades y
funciones. El equipo no solo Para ello, lo ms importante es
debe conocer estos cambios, planificar bien los temas ms
sino tambin las razones de los importantes a tratar.
mismos.
La siguiente fase sera preparar
Noticias y cambios en la los temas que queremos exponer
empresa. En estos tiempos de y/o discutir. Ver y distribuir con
crisis, recortes y giros empresa- antelacin el tiempo que tenga-
riales, la incertidumbre hace un mos para cada uno de ellos nos
gran dao a la motivacin de permitir dedicar el tiempo nece-
los equipos y al mantenimiento sario a los temas ms importantes
del enfoque comercial adecua- y no perder demasiado en temas
do. Esta incertidumbre suele ms superfluos. Si en alguna oca-
venir principalmente de la falta sin se tratan temas que puedan
de informacin clara o de unas ser conflictivos, debemos pensar
noticias sesgadas. Cuanto me- la manera ms eficaz de comuni-
nos informacin oficial haya, carlos para intentar resolver cual-
ms informacin extraoficial quier problema que pueda afectar
confusa, llena de dudas y con- negativamente al buen funciona-
jeturas se difundir. miento y ambiente del centro.
Debemos intentar simplificar
lo difcil para facilitar el
trabajo a todos y, sobre todo,
no complicar lo fcil.
INFORME O
INFORMAR ESTRUCTURAR MINUTA

El paso siguiente sera infor-
mar con antelacin al equipo
acerca de los temas que se van a
tratar. De este modo evitaremos
la incertidumbre y los asisten-
tes podrn pensar y aportar su
punto de vista. Se puede hacer
mediante una breve orden del
da, un resumen de los temas y
objetivos de la reunin.
Es conveniente estructurar el
contenido de la reunin: presen-
tar los hechos, cambios o proble-
mas, consensuar y recoger la opi-
nin de todos, e implicarles en
una toma de decisiones clara y
unnime. Cualquier cambio que
haya que hacer ganar en efec-
tividad si cuenta con el inters e
implicacin de todo el equipo.
Al final de la misma, efectuare-
mos una breve recapitulacin
o resumen de todo lo que se
decida en ella, haciendo hinca-
pi en los temas ms relevantes.
La ltima fase consistira en
elaborar una minuta de cada
reunin. Se trata de un peque-
o registro y un recordatorio de
los temas tratados. Tambin ser-
vir para empezar la siguiente
reunin revisando qu objetivos
se han cumplido y cules estn
todava pendientes. Esta minu-
ta se convertir en un pequeo
compromiso de todo el equipo
y, especialmente, del director del
centro en la gestin y control de
las decisiones adoptadas.
QU DEBEMOS
CONSEGUIR EN
UNA REUNIN
Ser puntual y tener todo preparado an-
tes de comenzar la reunin. Ahorrare-
mos mucho tiempo si todo est ya
previsto. El tiempo de los dems
es igual de valioso que el nuestro,
as que no se lo hagamos perder.
Exponer la orden del da con los te-
mas a tratar, de forma que todos
puedan conocer el objetivo de la
reunin.
Tratar con la mayor claridad posible
el contenido de la misma y los objeti-
vos a conseguir.
Tener toda la informacin necesaria
para responder cualquier duda
o pregunta de nuestros colabo-
radores.
Dedicar poco tiempo a los temas menos
relevantes, y dejar el tiempo necesa-
rio para lo que realmente importa.
Presentar primero los hechos y des-
pus la discusin. Cuando hay al-
gn problema que corregir o
procesos que mejorar, es preferi-
ble presentar claramente el pro-
blema, antes de entrar en qu
debemos cambiar y cmo.
Debemos mantener en todo momento
una visin y objetivo comn, incluso
en la forma de hablar (vamos
a, queremos conseguir,
tenemos que mejorar)
PTICA OFTLMICA
Normalmente
solo ganaremos
la confianza de
aquellos en
quienes
depositamos
la nuestra.
Cuidar la introduccin y la conclusin.
Debemos suscitar el inters de los
asistentes para evitar monlogos
y que todo el equipo participe. Al
acabar, las conclusiones deben ser
muy claras para que queden gra-
badas en la mente de los asistentes.
A veces se pueden sacar problemas in-
dividuales, que deben ser tratados
en privado y no en una reunin
de equipo. Esto no significa ob-
viar los problemas individuales,
que deben abordarse con el mis-
mo rigor, inters y honestidad.
Como hemos visto, la comunica-
cin fluida y bien gestionada debe
ser uno de los pilares de la gestin
de equipos. En el artculo del mes
anterior, vimos algunas herra-
mientas, como la motivacin, la
delegacin, la formacin, el lide-
razgo Todas ellas se apoyan en
una buena comunicacin.
La direccin significa ilusionar y
desarrollar personas, no imponer
cosas. Y, como deca Homero,
las palabras conmueven, el ejemplo
arrastra.
Los artculos para esta sec-
cin debern ser enviados
por correo electrnico a la
direccin: ijcosta@cnoo.es
Bibliografa
J. Strattford, Manual del director de
ventas.
William Ury, Supere el no.
Pilar Jeric, No miedo.
Manuel Artal Castells, Direccin de ventas.
Roger Fisher y Danny Ertel, Obtenga
el s en la prctica.
Jacques Horovitz, La calidad del
servicio.
Jos Ramn Carrasco, Gestin prctica
de establecimientos pticos.
W. Chan Kim, La estrategia del ocano
azul.
Febrero 2013
MasterClass LABORATORIO DE GESTIN COMERCIAL
del Consejo General de Colegios de pticos-Optometristas
Objetivo general
Aportar una serie de herramientas de gestin y direccin que comple-
menten y aporten un valor aadido al trabajo tcnico y sanitario de los
establecimientos pticos.

Dirigido a
Profesionales del sector ptico.

Formato
Mster Class (1,5 - 2 h. Introductoria del Ciclo Superior en Gestin Co-
mercial del CGCOO). Dichas Mster Classes sern la continuacin del
artculo que mes a mes se ir publicando en Gaceta de Optometra y
ptica Oftlmica en su seccin Gaceta Business.

Ponente instructor
Jos Ramn Carrasco Rodrguez, ptico-optometrista col. n
15572. Mster en Direccin Comercial y Marketing en ESIC. Autor del
libro Gestin prctica de establecimientos pticos, editorial Garceta
2012. http://www.linkedin.com/in/joseramoncarrasco

Lugar
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Saln de actos. Consejo General de Colegios de pticos-Optometristas. ER
C/ Princesa 25, Edificio Hexgono, 4 planta. Madrid.
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y Asegura
Calendario tu plaza
24 de noviembre 2012
I Mster Class: Gestin de producto,una ventaja competitiva.
19 de enero
II Mster Class: Tcnicas de venta. Entrenar para ganar.
Cmo entrenar nuestra capacidad y tcnicas de venta para mejorar los resultados empresariales?

16 de Febrero
III Mster Class: Gestin de equipos I. El cliente interno.
Efectividad y afectividad en la gestin de equipos.
23 de marzo - 17:30 h
IV Mster Class: Gestin de equipos II. Herramientas, una direccin eficaz.
La comunicacin eficaz como herramienta de direccin.
Abril
V Mster Class: Mejorar los resultados gracias a los indicadores de gestin.
Mayo
VI Mster Class: Merchandising. La vista, el sentido ms vendedor.
Junio
VII Mster Class: Gestin promocional. Algo ms que bajar precio.
Julio
VIII Mster Class: Marketing digital. El cambio ya est aqu.
Precios sesin Mster Class Las Msters Classes sern preparatorias para
Colegiados pertenecientes a los Colegios del CGCOO: 20 aquellos interesados en cursar el I Ciclo Superior
de Formacin en Gestin Comercial del Consejo
No colegiados: 30 General de Colegios de pticos-Optometristas.

Informacin y reserva de plazas (aforo limitado)

Consejo General de Colegios de pticos-Optometristas 91 541 44 03 elearning@cgcoo.es www.cgcoo.es/elearning