CALCULO DEL IVA

Definicin:
Impuesto al Valor Agregado.

Monto:
12% del valor del bien o servicio. En Guatemala este porcentaje ya est incluido en el precio
de venta.

Base Legal:
Decreto 27-92 del CONGRESO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA.

En qu se utiliza:
Del 12% que se recauda 3.5% es destinado para el financiamiento de proyectos para la paz y
el desarrollo, 1.5% es destinado para financiar gastos sociales en programas y proyectos y el
7% restante es destinado para financiar el presupuesto de la nacin.

Descripcin
El Impuesto al Valor Agregado es el impuesto que se paga siempre al efectuar cualquier
compra en cualquier establecimiento que venda un producto o servicio.

El procedimiento que se realiza es que en el momento de efectuar una compra el cliente o

contribuyente proporciona el nmero de NIT (Nmero de Identificacin Tributaria, el cual se
entrega por parte de la municipalidad al momento en que se obtiene la cdula de vecindad)
el cual es ingresado en la factura que el vendedor proporciona.

Es muy importante pedir siempre la factura ya que comprueba que el monto de IVA pagado
ser destinado a lo que corresponde.

Segn la SAT (Super Intendencia de Administracin Tributaria) existen algunos productos o

actividades que no pagan IVA y que estn decretados por ley pero con la condicin que no
excedan la cantidad de Q100.00

Algunos de estos son la venta al consumidor final, al menudeo, de carnes, pescado,

mariscos, frutas y verduras frescas, cereales, legumbres y granos bsicos en mercados
cantonales y municipales, matrculas de inscripcin, colegiaturas y derechos de examen en
los centros educativos, sean stos pblicos o privados.

Ejemplos para calcular el IVA

A continuacin os mostramos con varios ejemplos, cmo se calculara el IVA de diferentes
operaciones.

Ejemplo 1: IVA a trasladar

Supongamos que una persona fsica ha cobrado manualmente unos honorarios de $10,000 y
quiere saber cul es el IVA que va a trasladar.

Cmo calculamos el IVA? Cogeremos el monto que ha ingresado como base, y le

aplicaremos la tasa correspondiente. Teniendo en cuenta que la actividad por la que ha
cobrado honorarios no se ha producido en una zona transfronteriza, la tasa aplicable ser del
16%. De esta forma el clculo quedara reflejado de la siguiente forma:
Ingresos cobrados $ 10,000
Tasa general del IVA aplicable x 16%
Resultado (IVA Trasladado) $ 1,600

DOCUMENTOS COMERCIALES

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que
se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo
con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.

La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme

surge de lo siguiente:

En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una
determinada operacin, o sea sus derechos y obligaciones.

Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los actos de
comercio

Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas operaciones.

Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la

comprobacin de los asientos de contabilidad

Tipos de documentos comerciales

Factura:
Una factura es un documento que respalda la realizacin de una operacin econmica, que
por lo general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una factura es el documento
a travs del cual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada,
al contrato de compraventa comercial.

La factura adems reemplaza a la boleta en las transacciones de una organizacin o

negocio, para efectos impositivos; estas son vlidas para los organismos fiscalizadores dada
la completa informacin que dan de cada transaccin, como un registro detallado de cada
compra y venta.

Existen tres tipos de facturas, las que se denominan A, B y C, que, respectivamente

corresponden a las facturas ordinarias, rectificativas y recapitulativas.

Factura ordinaria
De acuerdo a sus funciones, existen tres tipos distintos de facturas. Entre ellas, la factura de
uso ms frecuente es definitivamente la factura ordinaria.

Una factura ordinaria es un documento que sirve para dejar constancia de una operacin
econmica, ya sea esta una compraventa o la prestacin de algn servicio. Este tipo de
factura debe recoger toda la informacin necesaria sobre dicha operacin.
Factura rectificativa
Una factura rectificativa es precisamente un tipo de factura que se emite para corregir algn
error o agregar algn dato que sea necesario.

Una factura rectificativa es un documento que detalla alguna correccin en la factura

ordinaria o bien la devolucin de la mercanca. Esta factura se debe emitir en caso que la
factura original no cumpla con los requisitos establecidos por la ley vigente. Asimismo,
tambin se debe emitir una factura rectificativa en caso que se produzca algn error con la
mercanca, ya sean errores en el precio, descuentos, devoluciones, etc.

Factura recapitulativas
Una factura recapitulativa ofrece la posibilidad de agrupar varias facturas emitidas hacia un
mismo destinatario y dentro de un mismo mes. Pero para que este documento sea vlido, es
necesario anular dichas facturas.

Esta factura, al tener el mismo valor legal que una factura ordinaria, tambin debe cumplir los
mismos requisitos bsicos. Por esta razn, la factura recapitulativa no solo debe mostrar el
valor total de las ventas del mes, sino que debe hacer una breve descripcin de todas las
operaciones que est agrupando.

Con estas pautas, una factura recapitulativa agiliza y simplifica los procesos de facturacin,
pero siempre respetando la normativa vigente establecida por la ley.

Orden de compra
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artculos a
un precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorizacin al proveedor para entregar los artculos y presentar
una factura. Todos los artculos comprados por una compaa deben acompaarse de las
rdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.
Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:- Nombre
impreso y direccin de la compaa que hace el pedido- Nmero de orden de compra-
Nombre y direccin del proveedor- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida- Trminos
de entrega y de pago- Cantidad de artculos solicitados- Nmero de catlogo- Descripcin-
Precio unitario y total- Costo de envo, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la
orden- Firma autorizada

Remito
El remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la entrega y/o
remisin al cliente de las mercaderas. La persona que recibe dichas mercaderas, mediante
su firma, reconoce haber recibido las mismas segn el detalle efectuado en el remito, con lo
cual queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligacin del comprador a
pagar.
La nota de remisin o remito se utiliza aunque no haya orden de compra extendida en
formulario ni nota de venta, y sirve de base para la confeccin de la factura si la entrega de
las mercaderas es previa a la facturacin.

Requisitos o datos de la nota de remision o remito.

Los datos fundamentales de la nota de remisin son los siguientes:
1. Fecha de emisin.
2. Nmero de orden de compra y nota de venta (si se han utilizado estos comprobantes).
3. Detalle de las mercaderas entregadas (sin precio).
4. Lugar de entrega.
5. Conformidad del comprador (en el ejemplar que queda en poder del vendedor).
6. Segn la Resolucin General 3419 de la DGI, los remitos deben contener los mismos
datos identificatorios del comprador y vendedor que las facturas y la leyenda DOCUMENTO
NO VLIDO COMO FACTURA.
7. La letra R en el recuadro central del borde superior.

Recibo.
Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado
por un servicio o producto.Hay de diversos tipos segn el formato, si queda registrado, y
otras caractersticas. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El original se
entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe. Un recibo
puede ser de muchas maneras diferente como por ejemplo: una persona o empresa, y el
detalle de facturas o servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien
lo revisa, quien lo recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripcin de las facturas
(nmeros que se pagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado
para dejar constancia por parte de una empresa de que fue lo que se pago o realiz con la
emisin de mencionado cheque que consta en la copia voucher. Se refiere a voucher cuando
tiene copias al carbn, como el caso de los vouchers de las tarjetas de crdito que tiene
varias copias segn el uso de los interesados. Adems sirve para sacar cuentas de cunto
dinero se ha gastado.

Nota de dbito.
Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le notifica haber
cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se
indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la
cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters por mora en el pago, o cualquier otra
circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

Nota de crdito
Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente, con el objeto de informar
la acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma
nota. Algunos casos en que se emplea la nota crdito pueden ser por: avera de productos
vendidos, rebajas o disminucin de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir
errores por exceso en la facturacin. La nota crdito disminuye la deuda o el saldo de la
respectiva cuenta.

Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para sta, y la nota
crdito significa una erogacin.

Cheque.
Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable de valor en el que la
persona que es autorizada para extraerdinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende
a otra persona una autorizacin para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta
la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta
bancaria.
Cheque a la orden
A la orden de una persona determinada: esto es en el anverso del cheque escribimos el
nombre del legtimo tenedor persona que, salvo que transmita el documento a un tercero, es
quien lo debe cobrar. El incluir la clusula "A LA ORDEN" tiene el mismo efecto que no
incluirla si bien pone de manifiesto explicitamente la capacidad que tiene el legtimo tenedor
del cheque de transmitir o endosar este a un tercero.

Cheque al portador
Es aquel que no indica una persona especfica a favor de quien se expide. Este tipo de
cheque debe indicar la leyenda al portador en el espacio destinado para sealar el nombre
del beneficiario.

Cheque certificado
En algunas ocasiones el beneficiario de un cheque necesita estar totalmenteseguro de que
este documento cuenta con los fondos suficientes para ser pagado por el banco; para lo cual
solicita al librador, quien a su vez requerir al banco certifique la existencia de estos fondos.
Esto significa que el banco retira el importe sealado en el cheque de la cuenta de la persona
que lo expide, sellndolo y firmndolo como prueba de garanta de que el documento contar
con los fondos suficientes cuando el beneficiario lo presente para su cobro en el plazo
establecido. Con este tipo de cheques se asegura la existencia de recursos para el pago del
documento an cuando posteriormente la cuenta pudiera quedarse sin fondos, ya que el
titular de la misma no podr disponer de ese dinero.

Cheque de caja
Los cheques de caja son emitidos por una institucin de crdito para que el cliente slo
pueda cobrarlos en una de las sucursales o filiales de dicha institucin.

El cliente entrega al banco la cantidad de dinero por la que expedir el cheque y ste ser
pagado en esa misma institucin o en su caso podr depositarse en una cuenta del
beneficiario.

Pagare
El pagar es uno de los elementos ms utilizados en el mbito comercial para documentar
una deuda y una de las herramientas ms eficaces para garantizar su futuro cobro. En base
a nuestra experiencia notamos que una gran mayor-a utiliza esta arma comercial tan
importante, sin tomar los recaudos necesarios para su llenado en forma correcta.

Nota de crdito bancaria o boleto de depsito

La nota de crdito bancario (o boleta de depsito) es un documento que extiende el banco
como constancia de haber recibido una cantidad determinada de valores en calidad de
depsito, para ser sumada a la cuenta del titular.

Las clases de depsitos bancarios ms comunes son: Cuenta corriente. Plazo fijo. Caja de
Ahorro. Tambin hay notas de crdito bancarias por acreditacin de intereses, devolucin de
gastos mal cobrados, etc. Es decir la nota de crdito bancaria es el documento que emite el
banco cuando nos acredita dinero en nuestra cuenta.
DOCUMENTOS DE CRDITO.

Factura.
Es un documento tributario de compra y venta que registra la transaccin comercial
obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de
mercaderas u otros afectos, porque con ella queda concluida la operacin.
La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la
prestacin de servicios cuando la operacin se realice con sujetos del Impuesto General a
las Ventas que tengan derecho al crdito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo
solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones
de exportacin.

El cheque
Este documento de crdito es extendido por personas o instituciones dueos de cuentas
corrientes en cualquier banco.

Tarjeta de Crdito
La tarjeta de crdito es elaborada con alta tcnica, bien en plstico, metal otro material. La
extienden diversas casas, que otorgan crdito por varios meses al usuario, cobrando por el
servicio, intereses y amortizaciones mensuales al capital en crdito.

Pagar
Pagar es un documento privado, con el que una persona se obliga a pagar a otra, cierta
cantidad de dinero en fecha determinada en el documento.

Letra de cambio
Con este documento, una persona manda a otra que pague a una tercera, una cantidad en la
fecha que se determina. En la actualidad se usa en negociaciones al crdito. El Artculo 447
del Cdigo de Comercio indica que una letra de cambio puede librarse a la orden o a cargo
de un tercero o del mismo librador.

REQUISITOS LEGALES DE LA FACTURA.

Requisitos y pasos para solicitar facturas contables

Cul es el primer requisito que debo tener para poder hacer mis facturas?
Para imprimir facturas (en Imprenta) y luego llenarlas a mano o introducirlas en un sistema
de facturacin a computadora, debes estar registrado con tu Nmero de Identificacin
Tributario.

Mis datos son los mismos o cambian?

Tienes que tener actualizados tus datos ante la Administracin Tributaria.

Puedo pedirlas si tengo alguna declaracin pendiente?

Hay que estar al da con la presentacin de tus declaraciones de impuestos (no debes tener
pendiente avisos, requerimientos o citaciones ante la Administracin Tributaria)

Tengo que ir a la SAT para pedir mis facturas?

Debes tener presente que ahora las resoluciones de facturas, facturas cambiarias, facturas
especiales, notas de dbito y notas de crdito, ya no se solicitan en las ventanillas de la
Administracin Tributaria, debido a los cambios en la ley del IVA. En el ao 2,006, (decreto
20-2006), ahora el proceso de obtener dichos documentos contables debe hacerse a travs
de Internet.

Cmo pido mis facturas por Internet?

Debers suscribir un Contrato de Adhesin a Bancasat (exclusivo para pagar impuestos) en
un banco del sistema.

Debo tener una cuenta en el banco?

No necesariamente debe tener cuenta en dicho banco, ya que el nmero del contrato de
adhesin a Bancasat, puede usarse a travs de una cuenta bancaria de alguien cercano.

Cmo ingreso a mi cuenta por Internet?

Previamente debers solicitar el pin en el banco para acceder a tu cuenta.

Luego de ir al banco que debo hacer?

Despus de haber hecho las gestiones en el banco del sistema, debes llenar el formulario no.
0169 para acreditar a la imprenta inscrita en Registro Fiscal de Imprentas y que se encuentre
activa.

Despus de acreditada la imprenta ya puedo tener mis facturas?

Para que puedas tener tus facturas dicha imprenta solicitar en tu nombre la resolucin de
documentos contables que necesites y posteriormente te entregar los documentos ya
impresos, listos para que los puedas usar.

REQUISITOS DE INSCRIPCIN DEL PEQUEO CONTRIBUYENTE.

Quines son los Pequeos Contribuyentes?

Son las personas individuales o jurdicas cuyo monto de venta de bienes o prestacin de
servicios no excede de Q150,000.00 en un ao calendario y que estn inscritos en el
Rgimen de Pequeo Contribuyente.

OBLIGACIONES
Las obligaciones se dan de dos tipos:

1. FORMALES
Son los requisitos que el contribuyente debe cumplir ante la SAT, los cuales no generan pago
de impuesto, siendo los siguientes:

INSCRIPCIN Y AFILIACION
Inscribirse en el Registro Tributario Unificado RTU. Artculo 112 numeral 1) literal b) del
Decreto nmero 6-91 del Congreso de la Repblica. (Cdigo Tributario), artculo 31 del
Acuerdo Gubernativo 311-97 (Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado),
artculo 2 del Acuerdo Gubernativo 566-97 (Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la
Renta), y artculo 1 del Decreto nmero 25-71 (Ley de Registro Tributario Unificado y Control
General de Contribuyentes). (Ver NOTA al final de la gua).

Afiliarse al rgimen de pequeo contribuyente identificando si se acogen al pago fijo

trimestral o declaracin anual, los pequeos contribuyentes que prestan servicios
profesionales, no podrn acogerse al pago fijo trimestral. Artculos 48 y 50 del Decreto
nmero 27-92 del Congreso de la Repblica (Ley del Impuesto al Valor Agregado) y artculo
31 del Acuerdo Gubernativo 311-97 (Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado).

Afiliarse al Impuesto Sobre la Renta y determinar su forma de pago. Artculos 3 y 64 del

Decreto nmero 26-92 del Congreso de la Repblica (Ley del Impuesto Sobre la Renta) y
artculo 2 del Acuerdo Gubernativo 596-97
(Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta). (Ver NOTA al final de la gua).

Afiliarse a los diferentes impuestos especficos tales como licores, tabaco, etc., de acuerdo a
las operaciones que la empresa realice.

DOCUMENTOS
Emitir facturas, debidamente autorizadas por la SAT, para todas sus ventas o servicios
prestados mayores de veinticinco quetzales (Q 25.00). Por las ventas menores del valor
antes indicado, debern de emitir diariamente una factura por el monto total de tales ventas o
servicios. Artculos 29 literal a), 36 y 49 del Decreto Nmero 27-92 del Congreso de la
Repblica. (Ley del Impuesto al Valor Agregado) y artculo 45 numeral 2) del Acuerdo
Gubernativo 311-97 (Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado).

Emitir Notas de dbito debidamente autorizadas por la SAT, para aumento del precio o
recargos sobre operaciones ya facturadas. Artculo 29 literal b) y 36 del Decreto nmero 27-
92 del Congreso de la Repblica. (Ley del Impuesto al Valor Agregado). (Ver NOTA al final
de la gua)

Emitir Notas de crdito debidamente autorizadas por la SAT, para devoluciones, anulaciones
o descuentos sobre operaciones ya facturadas. Artculo 29 literal c) y 36 del Decreto nmero
27-92 del Congreso de la Repblica. (Ley del Impuesto al Valor Agregado).

LIBROS
Llevar un libro de compras y ventas, debidamente habilitado por la SAT, en donde registrarn
diariamente sus compras, ventas y prestaciones de servicios, pudiendo consolidar sus ventas
o servicios diarios en un solo rengln del mismo, usando un rengln para cada tipo de
documento. Artculo 49 del Decreto nmero 27-92 del Congreso de la Repblica (Ley del
Impuesto al Valor Agregado), artculo 45 numeral 3) del Acuerdo Gubernativo 311-97
(Reglamento a la Ley del Impuesto al Valor Agregado) y artculo 112 literal a) del Decreto
nmero 6-91 del Congreso de la Repblica (Cdigo Tributario). (Ver NOTA al final de la gua)

Adems del libro mencionado en el numeral que antecede los comerciantes con activo total
mayor de veinticinco mil quetzales (Q 25,000.01), debern llevar los libros de Inventarios,
Diario, Mayor y de Estados Financieros, cuando su activo total sea menor a dicha cantidad
est obligado a llevar los libros de Inventario y de Estados Financieros. Artculo 368 del
Decreto nmero 2-70 del Congreso de la Repblica (Cdigo de Comercio). Dichos libros
debern ser debidamente autorizados por el Registro Mercantil y
habilitados por la SAT. Artculo 372 del Decreto nmero 2-70 del Congreso de la Repblica
(Cdigo de Comercio), y artculo 5 numeral 4) del Decreto nmero 37-92, del Congreso de la
Repblica (Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para
Protocolos). (Ver NOTA al final de la gua)

ACTUALIZACION DE DATOS AL REGISTRO

Comunicar cualquier cambio de la situacin tributaria. Artculo 112 numeral 5) del Decreto
nmero 6-91, del Congreso de la Repblica (Cdigo Tributario), artculo 5 del Acuerdo
Gubernativo 566-97 (Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado). Ejemplo:
cambio de domicilio fiscal, de contador etc.. (Ver NOTA al final de la gua)

Se puede efectuar el cambio de rgimen de pequeo contribuyente a contribuyente normal,

sin autorizacin de la SAT, pero una vez efectuado el cambio, debern informarlo a la
Administracin dentro del perodo impositivo mensual siguiente. Artculo 50 del Decreto
nmero 27-92 del Congreso de la Repblica (Ley del Impuesto al Valor Agregado). (Ver
NOTA al final de la gua)

SUSPENSIN DE ACTIVIDADES
Comunicar por escrito la suspensin o terminacin de actividades. Artculos 43 del Decreto
nmero 27-92 del Congreso de la Repblica (Ley del Impuesto al Valor Agregado), 42 del
Acuerdo Gubernativo 311-97 (Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado) y 55
del Decreto nmero 26-92 del Congreso de la Repblica (Ley del Impuesto Sobre la Renta).

AGENTES DE RETENCION
Debern de efectuar retencin al acreditar o pagar a las personas individuales o jurdicas,
que han optado por este rgimen y que se encuentren afectas y sujetas a retencin de
acuerdo a lo estipulado en la Ley del Impuesto Sobre la Renta.

Extender y entregar a los contribuyentes cuando corresponda las constancias de retenciones

efectuadas.

En caso de efectuar retenciones a asalariados debern presentar declaracin jurada anual

que contenga la conciliacin de las retenciones efectuadas.

Devolver a los contribuyentes asalariados los montos de las retenciones practicadas en

exceso, durante el perodo de imposicin.

Artculo 28 del Decreto 6-91 del Congreso de la Repblica (Cdigo Tributario) y artculos 63,
64, y 67 del Decreto nmero 26-92 del Congreso de la Repblica (Ley del Impuesto Sobre la
Renta) y artculo 39 del Acuerdo Gubernativo 566-97 (Reglamento de la Ley del Impuesto
Sobre la Renta).

2. PECUNIARIAS:
Son las que generan pago sobre las ventas y servicios prestados. Sus obligaciones
pecuniarias a los diferentes impuestos se enfocarn de acuerdo al rgimen de tributacin a
que se afili, sea este de declaracin anual o de pagos trimestrales.
REQUISITOS DE COMO DECLARAR UN PEQUEO CONTRIBUYENTE.

Requisitos.
Presentar en cualquier Oficina o Agencia Tributaria del pas:

1. Original del documento de identificacin (Cdula de Vecindad, DPI o Pasaporte, en caso

de ser extranjero).

2. Original y fotocopia simple de la ltima factura por servicios recibidos de energa elctrica,
agua potable o telfono (lnea fija), para comprobar el domicilio fiscal.

4. Original y fotocopia simple de la ltima factura por servicios recibidos de energa elctrica,
Agua potable o telfono (lnea fija), para comprobar la direccin comercial.

LIBRO DE COMPRAS

Artculo 38. En el libro de compras y servicios recibidos deben registrarse, en orden

cronolgico y en forma separada, las compras o importaciones de bienes y adquisicin de
servicios que se vinculen a operaciones de ventas locales, de exportacin y a personas
exentas, conforme lo establecen los artculos 25 y 26 del presente reglamento y con los
datos mnimos siguientes:

Serie, nmero y fecha de las facturas, notas de dbito o de crdito, declaracin aduanera de
importacin, escrituras pblicas o facturas especiales, que respalden las adquisiciones de
bienes y servicios.
NIT y nombre completo del vendedor o prestador del servicio, en caso de facturas
especiales. Si el vendedor no tuviere NIT, se consignar el nmero de cdula de vecindad.

Precio neto (sin incluir el impuesto), conforme a la separacin efectuada de las compras e
importaciones de bienes y de la adquisicin de los servicios de acuerdo a cada una de las
actividades de ventas realizadas.

IVA (crdito fiscal) conforme a la separacin efectuada de las compras e importaciones de

bienes y de la adquisicin de los servicios de acuerdo a cada una de las actividades de
ventas realizadas.

Al finalizar cada perodo mensual, debern efectuar un resumen en el libro de compras y

servicios recibidos, separando las compras e importaciones de bienes y adquisicin de
servicios que correspondan a operaciones de ventas locales, de exportacin y a personas
exentas.

LIBRO DE VENTAS.

Artculo 39. En el libro de ventas y de servicios prestados, deben registrarse, en el orden

cronolgico y como mnimo, los datos siguientes:

Serie, nmero y fecha de la factura, nota de dbito, nota de crdito, que respalden las ventas
efectuadas y los servicios prestados.
NIT y nombre completo del comprador.
Valor total de las exportaciones y de las ventas exentas.

Precio neto (sin incluir el impuesto), de las ventas de bienes y de los servicios prestados. IVA
(dbito fiscal), correspondiente a las ventas y las prestaciones de servicios. Si el
contribuyente consolida sus ventas diarias debe utilizar un rengln para cada tipo de
documento, indicando el primer nmero y serie, si la hay, y el ltimo del tipo de documento
emitido de que se trate, en cuyo caso no es necesario completar el numeral 2 anterior.

LIBRO CAJA
CONCEPTO: Es un Libro Obligatorio y Principal, de filiacin simple en el que se registrara en
forma ordenada y cronolgica todas las operaciones o transacciones que realiza el
empresario o comerciante, disgregando las cuentas DEUDORAS y ACREEDORAS.

APERTURA: Este Libro se inicia con el llamado "asiento de apertura" o "asiento inicial" que
se origina en el Balance del inventario del Libro Inventarios y Balances, luego se seguir
registrando todas las operaciones hasta la finalizacin del periodo econmico; por todo lo
que se registra en este Libro se dice que es un historial cronolgico de todo lo que ha
ocurrido en la actividad comercial de la empresa.

LEGALIZACION: Para que este Libro tenga valor legal, al igual que todos los dems Libros,
debern ser legalizados por el Notario pblico en las capitales de provincias en el que se
encuentra ubicado la empresa o negocio.
En el caso de que en el mbito no exista una oficina notarial se optara la legalizacin
mediante el Juzgado de Paz no Letrado de la jurisdiccin. Este acto protocolar se efectuara
en el primer folio til del Libro.
La creacin de los asientos contables en este Libro deben ser de acuerdo a los documentos
fuente o sustentatorios que darn fe a la transaccin comercial correspondiente.

LIBRO CAJA CHICA

La caja chica es un sistema que registra gastos pequeos, como de estacionamiento, que no
son adecuados para abonar con tarjeta de crdito o dbito. Un libro de gastos de caja chica
es un libro de contabilidad que se lleva para registrar los importes que se suman o re restan
del saldo. La caja chica puede ser parte de un sistema de contabilidad mayor que documenta
la forma en que la empresa transfiere fondos de una cuenta a otra o gasta dinero.
Informacin de compra
El libro de caja chica te permite registrar informacin relevante sobre la compra que has
hecho. Dedica un campo especial a las descripciones de los elementos y utilzalo para
ingresar tanta informacin como consideres necesario. Por ejemplo, si compraste un tornillo
en la ferretera de la esquina, puedes anotar si la compra ha sido para reparar una pieza de
un equipo de la infraestructura o como parte de un producto que le venders directamente a
un cliente. Incluye tambin campos para la fecha y el importe de la compra.

Informacin del saldo

Un libro de caja chica debe proporcionar un sistema claro y simple para saber qu cantidad
de dinero hay ahora. Incluye campos para calcular el saldo y poder volver a calcularlo cada
vez que extraes o aades dinero. Estos campos deben proporcionarte un marco para
resolver ecuaciones simples, lo que te permite restar los importes de aquello que compres al
saldo y aadir otros montos para ingresos de efectivo que repongas.
Comparacin
Los importes que registres en el libro de la caja chica y el saldo que calcules cada vez que
extraes o aades dinero deben coincidir con la cantidad de dinero que quede en la caja luego
de que hayas llevado a cabo la transaccin. Los protocolos del libro deben incluir un sistema
de verificacin, que permita determinar si los fondos se han aadido o sustrado de forma
precisa y honesta. Por ejemplo, cuenta los fondos y compralos con la cantidad de dinero
que hay en el ilbro cada vez.

Integracin
La informacin del libro es parte de un sistema de contabilidad ms amplio que explica la
actividad financiera de la compaa a los fines impositivos y que da informacin sobre la
eficacia y rentabilidad del negocio. Integra de forma peridica la informacin del libro con los
registros del sistema de contabilidad general, enumerando los importes de las compras en
las categoras adecuadas y utilizando cifras para compensar las ganancias. Mantn adems
registros de cmo obtuviste los fondos que utilizaste para comentar y reponer la caja, como
una extraccin de dinero del banco.

PRORRATEO DE FACTURAS
Despus de recibir la mercanca y pagarle al proveedor, el proveedor por consiguiente nos
regresara una factura para comprobar una salida de dinero. El cual el almacn o la gerencia
de compras tienen la responsabilidad de prorratear la factura antes de mandarla a que
contabilidad la registre.

DEFINICION: Llamamos prorrateo a las series de operaciones y de clculos matemticos

que tienen por objeto determinar el precio de costo de una mercanca que bien podemos
adquirir por piezas docenas, kilogramos, toneladas, litros o mts acumulando el precio unitario
de factura de los artculos comprados el reparto de gastos ocasionados por el traslado de las
mercancas desde el almacn del vendedor hasta el comprador.

Podemos clasificar la problemtica del prorrateo.

1.- Prorrateo de facturas nacionales de comercio interior.

2.- Prorrateo de facturas de extranjero o comercio exterior: Si compramos mercanca en el

extranjero mucho depende de nuestra casa vendedora las maniobras que debemos efectuar
y estas ltimas son muy importantes debido a que entre mas se tenga que realizar mayor la
probabilidad habr de incurrir mayores gastos.

Las maniobras de ms incidencia de una compra de mercanca en el extranjero son las

siguientes:

1.- Transporte desde el almacn del vendedor hasta el puerto de embarque para su
exportacin o hasta la frontera en caso de que se utilice la va terrestre.

2.-Presentacin de la mercanca en la aduana del pas importador.

3.-Revisin en la aduana para efectos fiscales (derechos de exportacin).

4.-Embarque.

5.-Desembarque en el puerto de llegada del pas importador y presentacin de mercanca en

la aduana.

6.-Revisin aduanal para efectos fiscales (derechos de importacin).

7.-Transporte desde el puerto de arribo hasta el lugar donde se encuentra el comprador.8.-

Acarreos de almacn del comprador.

SISTEMA DE VALUACIN DE INVENTARIOS

Tradicionalmente los inventarios fueron vistos, dentro de la gestin empresarial como un mal
necesario para garantizar la continuidad de la produccin, sin embargo la gestin empresarial
actual est necesitada de una adecuada gestin y control de los inventarios, donde debe
primar el criterio de mantenerlas cantidades mnimas necesarias que garanticen la
continuidad de todo el flujo en la cadena logstica que permitan absorber el impacto de la
variabilidad e incertidumbre asociadas a la operacin, garantizando la mxima satisfaccin
del cliente y la eficiencia de la entidad.

La importancia de ejercer un control eficaz de los inventarios se basa en que al tener un buen
manejo se puede dar un mejor servicio al cliente porque se logra controlar pedidos atrasados
o falta de artculos para la venta. As mismo, un buen inventario significa una buena
produccin porque se puede tener disponible toda la contabilidad de inventarios.

La contabilidad de inventarios involucra dos importantes aspectos:

El costo del inventario comprado o manufacturado necesita ser determinado.

Dicho costo es retenido en las cuentas de inventario de la empresa hasta que el

producto es vendido.

La valuacin de inventarios es el proceso en que se selecciona y se aplica una base

especfica para valuar los inventarios en trminos monetarios. A continuacin se presentarn
4 mtodos de valuacin de inventarios que son los que comnmente se utilizan en las
empresas:

3. Identificacin especfica: cada artculo vendido y cada unidad que queda en el

inventario estn individualmente identificadas

4. Primeras entradas primeras salidas (PEPS) (en ingls FIFO): los primeros artculos en
entrar al inventario son los primeros en ser vendidos (costo de ventas) o consumidos
(costo de produccin). El inventario final est formado por los ltimos artculos que
entraron a formar parte de los inventarios.

5. ltimas entradas primeras salidas (UEPS) (en ingls LIFO): El mtodo UEPS para
calcular el costo del inventario es el opuesto del mtodo PEPS. Los ltimos artculos
que entraron a formar parte del inventario son los primeros en venderse o consumirse.
En este mtodo no debe costearse un material a un precio diferente sino hasta que la
partida ms reciente de artculos se haya agotado y as sucesivamente. Si se recibe
 en almacn una nueva partida, automticamente el costo de esa partida se vuelve el
que se utiliza en las nuevas salidas.

6. Costo Promedio: Este es el mtodo ms utilizado por las empresas y consiste en

calcular el costo promedio unitario de los artculos.

El primer paso para poder crear una valuacin de inventarios utilizando costo promedio es
sacar el costo unitario del inventario final. Este se calcula a travs del total de costos
acumulados -costos totales menos el inventario final- entre el total de unidades equivalentes.
Dentro de los costos estn: los de productos en proceso, inventario inicial, de materiales,
mano de obra, gastos de produccin, e indirectos.

Ese costo unitario se desglosa en una cdula de aplicacin del costo, y el costo final del
inventario debe de ser igual al nmero total de unidades equivalentes por el costo promedio
de cada unidad. Cada vez que se efecte una compra nueva se debe re calcular el costo
unitario promedio. Este nuevo costo surge de dividir el saldo monetario entre las unidades
existentes, por lo cual las salidas del almacn que se realicen despus de esta nueva
compra se valuarn al nuevo costo y as sucesivamente.

CONCILIACIN BANCARIA
Es una comparacin que se hace entre los apuntes contables que lleva una empresa de su
cuenta corriente (o cuenta de bancos) y los ajustes que el propio banco realiza sobre la
misma cuenta

La conciliacin de cuenta bancaria o conciliacin bancaria es un proceso que permite

confrontar y conciliar los valores econmicos que una empresa tiene registrados sobre una
cuenta, ya sea corriente o de ahorro, con sus movimientos bancarios, as como clasificar el
libro auxiliar de contabilidad para confrontarlo con el extracto. La conciliacin bancaria no
busca en ningn momento legalizar los errores, ya que es una mecnica que permite
identificar las diferencias y sus causas para luego proceder a realizar los respectivos ajustes
y conexiones, por lo que para realizarla se emiten documentos claros y muy precisos para
uso del ente econmico y as llevar en claro un equilibrio del estado de cuenta de dicha
empresa.

El proceso de conciliacin bancaria no es obligatorio, pero si se realiza correctamente y

peridicamente, puede conllevar beneficios para la empresa, como tener la contabilidad al
da, mejorar el control de los recursos econmicos, tener mayor seguridad frente a una
inspeccin o disponer de informacin de calidad para la toma de decisiones. Suele hacerse
de mes en mes, pero se puede hacer cada menos tiempo si es necesario.

Los bancos envan a sus depositantes, al trmino de cada mes, un estado de cuentas en el
cual hacen constar:
El estado anterior de la cuenta.

Los abonos por depsitos y cobros por su cuenta.

Los cargos por cheques pagados y notas de dbitos.

El saldo que a favor del depositante aparece en los libros del Banco.
 PLANILLAS DE SALARIO
Se denomina planilla de sueldos y salarios al documento que expone informacin peridica
(mensual) en trminos de unidades monetarias relativa al conjunto de remuneraciones,
aportes patronales, descuentos laborales y otros beneficios que perciben los dependientes
de una empresa.

Objetivos
Los objetivos principales de las planillas de sueldos y salarios son:

Contar con informacin referida al importe que paga la empresa por concepto de
sueldos, salarios, aportes patronales y otros beneficios.

Cumplir con disposiciones legales.

Remitir un ejemplar de las planillas de sueldos y salarios mensualmente a las

diferentes entidades donde cotiza la empresa y sus dependientes.

Requisitos
La informacin que debe presentar una planilla de sueldos y salarios es la siguiente:
Nmero de tem
Nombres y apellidos del dependiente
Cargo que desempea
Fecha de nacimiento
Haber bsico
Bonos
Horas extras
Total ganado
Descuentos laborales
Lquido pagable
Firmas
Aportes patronales
Aguinaldo
Indemnizaciones
Primas

Nmina de Salarios o Libro planillas

Este libro registra y controla el salario pagado a los trabajadores que prestan sus servicios en
los negocios. Es obligatorio cuando la empresa tiene 3 empleados o ms, debiendo
autorizarlo en la Inspeccin General de Trabajo Seccin Salarios, llevando un libro de
salarios o bien hojas movibles que tendrn que ser igual al rayado que proporciona la
inspeccin. Tambin puede llevarse en computadora (electrnico). Se utiliza cuando el
salario es pagado en forma mensual.

El manejo de este libro es importante y especial. La persona que lo maneja debe tener
cuidado al determinar el salario a pagar, operar los descuentos a que est afecto segn ley y
otros que determine el empresario y los trabajadores, y determinar salario extraordinario
(Horas extras)
Nminas y Planillas

El mdulo de Nominas y Planillas es un modulo flexible y poderoso para la definicin, control

y calculo de los salarios, as como de las prestaciones laborales.
El mdulo completo le permite manejar:

Configuracin datos personales y laborales de cada empleado, permite la insercin de

fotografa.

Configuracin y manejo de varias nominas para el pago de planillas, o bien para pago
de vacaciones.

Configuracin y asignacin por empleado de las remuneraciones y descuentos varios

afectos o no al IGSS.

Manejo del Impuesto Sobre la Renta en calidad de dependiente, permitiendo la

generacin de la proyeccin y liquidacin anual, manejo de tabla para la configuracin
de porcentajes aplicables, configuracin y aplicacin de descuentos, emisin de la
declaracin jurada ante el patrono.

Manejo automatizado de clculos del IGSS, permitiendo la generacin automtica de

la planilla y recibo para pago de la cuota laboral y patronal. Permite tambin la
emisin, registro e impresin de Certificados del IGSS, con tabulacin manual o
automtica de los salarios mensuales.

Nuestro mdulo de nminas cuenta con la generacin, emisin y pago de planilla para
bono 14 y aguinaldo, permite la generacin e impresin de cheques para estas
prestaciones.
Otra herramienta es la generacin y pago de la liquidacin laboral, abierta y
configurable para el calculo de prestaciones, permite el manejo porcentual para pagar
cada prestacin.
Como un beneficio nosotros le ensaamos a configurar la forma de pago a utilizar, as
como la alineacin de los documentos a utilizar para ello (cheques, Recibos, planilla
de desglose de moneda, planilla de acreditamiento a cuentas bancarias).

Contamos en nuestro mdulo de nominas con una variedad de reportes de gran

utilidad para el manejo y verificacin de resultados, dentro de estos podremos
encontrar: Catalogo de Empleados, Catalogo de Nominas, Catalogo de Periodos,
Catalogo de Departamentos, Catalogo de Puestos, Reporte de Remuneraciones y
Descuentos por empleado, Catalogo de Remuneraciones y Descuentos, Reporte de
Aguinaldo y Bono 14, etc.