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EFICAZ DE PROYECTOS
Jair Galvis, PMP Material basado en la Gua del PMBoK Quinta Edicin
1.1 Qu es un Proyecto?
Es un esfuerzo
temporal que se lleva
a cabo para crear un
producto, servicio o
resultado nico.
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1.2 Caractersticas de un Proyecto?
Temporal
Un proyecto tiene un inicio y un fin definidos (no es un
esfuerzo permanente).
Se alcanzan los
objetivos del proyecto.
Finaliza
Porque los objetivos no
cuando
pueden ser cumplidos.
Ya no existe la necesidad
que dio origen al proyecto.
Si el cliente decide
terminar el proyecto.
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1.2 Caractersticas de un Proyecto?
nico
El producto o servicio es diferente de alguna forma.
Las caractersticas del producto son elaboradas
progresivamente.
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1.3 Qu es la direccin de Proyectos?
Es la aplicacin de
conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas a
las actividades de proyecto
para cumplir los requisitos
del mismo.
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1.4 Los proyectos y la planeacin estratgica
Demanda Necesidad
de Mercado social
Oportunidad
estratgica /
Necesidad de
negocio Consideraciones
ambientales
Avance Solicitud de
tecnolgico un cliente
Requisito
legal
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1.4 Los proyectos y la planeacin estratgica
Misin
Visin
Competencia
Fact. Medioambientales
O.E.
Estrategia
Objetivos
Entorno de la O.E.
Estratgicos
organizacin
O.E.
Mtricas de
desempeo
Beneficios
esperados P P P
R R R
Asignacin de: O O O
RRHH Y Y Y
Rec. Financieros o
materiales
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1.5 Triple restriccin de los proyectos
Jair Galvis, PMP Material basado en la Gua del PMBoK Quinta Edicin
1.5 Triple restriccin de los proyectos
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1.6 Relacin entre los proyectos y las operaciones
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1.7 La oficina de direccin de proyectos
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1.7 La oficina de direccin de proyectos
Tipos de Estructuras de PMO
Rol consultivo para los proyectos.
Suministra plantillas, mejores prcticas,
De apoyo capacitacin, acceso a la informacin, lecciones
aprendidas.
Grado reducido de control.
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1.8 Rol del Director de proyecto
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1.9 Responsabilidades y Competencias del PM
Responsabilidades Competencias
Necesidades
Conocimiento
de las tareas
Necesidades
Desempeo
del equipo
Necesidades
Personal
individuales
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1.10 Habilidades del PM
Liderazgo
Trabajo en
Toma de equipo
decisiones
Habilidades
Influencia Comunicacin
Motivacin
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1.10 Habilidades del PM
Negociacin
Solucin de Conocimiento
conflictos de poltica y
cultura
Habilidades
Proporcionar
Generar
orientacin
confianza
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1.11 Influencia de la organizacin en
los proyectos - Estructuras
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1.11 Influencia de la organizacin en
los proyectos Estructura Funcional
Caractersticas:
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1.11 Influencia de la organizacin en
los proyectos Estructura Funcional
Caractersticas:
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1.11 Influencia de la organizacin en
los proyectos Estructura Funcional
Coordinacin
de proyecto
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1.11 Influencia de la organizacin en
los proyectos Estructura Proyectos
Caractersticas:
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1.11 Influencia de la organizacin en
los proyectos Estructura Proyectos
Caractersticas:
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1.11 Influencia de la organizacin en
los proyectos Estructura Proyectos
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1.11 Influencia de la organizacin en
los proyectos Estructura Matricial
Caractersticas:
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1.11 Influencia de la organizacin en
los proyectos Estructura Matricial
Caractersticas:
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1.11 Influencia de la organizacin en
los proyectos Matricial Dbil
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1.11 Influencia de la organizacin en
los proyectos Matricial Equilibrada
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1.11 Influencia de la organizacin en
los proyectos Matricial Fuerte
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1.11 Influencia de la organizacin en
los proyectos Estructura Compuesta
Caractersticas:
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1.11 Influencia de la organizacin en
los proyectos Estructura Compuesta
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1.12 Activos de los procesos de la
Organizacin
Procesos y Procedimientos:
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1.12 Activos de los procesos de la
Organizacin
Procesos y Procedimientos:
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1.12 Activos de los procesos de la
Organizacin
Base de conocimiento corporativa:
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1.13 Factores ambientales de la empresa
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1.14 Interesados del proyecto
Stakeholders / Interesados
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1.15 Ciclo de vida del proyecto
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1.15 Ciclo de vida del proyecto
Los grupos de la direccin de proyectos (Inicio, Planeacin,
Ejecucin, Monitoreo y control y Cierre) pueden repetirse dentro
de cada fase del proyecto o para el proyecto completo.
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1.15 Ciclo de vida del proyecto
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2. Procesos de la Direccin
de Proyectos
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2. Procesos de la Direccin de Proyectos
Entradas /
Salidas /
Internas y Activ 1 Activ 2 Activ 3
Resultado
Externas
Herramientas
y tcnicas
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2.1 Grupos de Procesos de la direccin de Proyectos
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2.1 Grupos de Procesos de la direccin de Proyectos
Jair Galvis, PMP Material basado en la Gua del PMBoK Quinta Edicin
2.1 Grupos de Procesos de la direccin de Proyectos
Compromiso
Definicin de de ejecutar
alcance un proyecto
inicial o fase
Asignan un Procesos
Gerente de Iniciacin
Proyectos
Identificacin
de Interesados
internos y
externos
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2.1 Grupos de Procesos de la direccin de Proyectos
Definicin y
Establecer el
ajuste de
alcance total
objetivos del
del esfuerzo
proyecto
Definicin y
seleccin de
la mejor
alternativa Procesos
para lograr Planeacin
los objetivos
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2.1 Grupos de Procesos de la direccin de Proyectos
Se lleva a
Coordinacin cabo el
de personas y proyecto
recursos
Gestin de
expectativas Procesos
de Ejecucin
interesados
Propuestas y
adjudicacin
contratos
proveedores
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2.1 Grupos de Procesos de la direccin de Proyectos
Medicin del
progreso y
desempeo
del proyecto
Medidas de
control de
Procesos
calidad Monitoreo
y Control
Ajustes a
planes por
rea de
conocimiento,
si se requiere
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2.1 Grupos de Procesos de la direccin de Proyectos
Formalizacin
aceptacin del
proyecto o fase
Procesos
Cierre
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2.2 reas de conocimiento
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2.2 reas de conocimiento
http://i.imgur.com/fqdbJGZ.png
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2.3 Estructura matricial de procesos de la
Direccin de Proyectos
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3. Gestin de la Integracin
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3. Gestin de la Integracin
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3.1. Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto
Proceso de desarrollar un documento que autoriza formalmente la
existencia de un proyecto y confiere al director de proyecto autoridad
para asignar los recursos de la organizacin a las actividades del
proyecto
Entradas
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3.1. Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto
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3.1. Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto
Jair Galvis, PMP Material basado en la Gua del PMBoK Quinta Edicin
3.1. Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto
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3.1. Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto
Caso de Negocio
(Proporciona la informacin necesaria desde una perspectiva de negocio para
determinar si el proyecto es viable o no en trminos de la inversin requerida
Elaborado por el cliente.
Incluye la necesidad de negocio y anlisis costo-beneficio para justificar y
establecer lmites del proyecto.)
Acuerdos
(Contratos, memorandos de entendimiento (MOUs), acuerdos
de nivel de servicio (SLA), cartas de acuerdo, declaraciones de
intenciones, acuerdos verbales, correos electrnicos u otros
acuerdos escritos)
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3.1. Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto
HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Tormentas de ideas
Resolucin de conflictos
Solucin de problemas
Tcnicas de Gestin de reuniones
Facilitacin
Pueden participar:
Otras unidades de la organizacin
Consultores
Interesados
Asociaciones profesionales y tcnicas
Juicio de Grupos industriales
expertos Expertos
Oficina de Direccin de Proyectos (PMO)
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3.2. Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto
Beneficio clave: Documento central que define la base para todo el trabajo
del proyecto.
Entradas
Herramientas y Tcnicas
1.Acta de constitucin
del proyecto Salidas
1. Juicio de expertos
2. Salidas de otros
procesos 2. Tcnicas de
1. Plan para la direccin
facilitacin
3. Factores ambientales del proyecto
de la empresa
4. Activos de los
procesos de la
organizacin
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3.2. Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto
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3.2. Desarrollar el Plan para la Direccin del
Proyecto
Describe el modo en que el proyecto ser ejecutado,
monitoreado y controlado. Integra y consolida todos los planes
y lneas base secundarios de los procesos de planificacin.
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3.2. Desarrollar el Plan para la Direccin del
Proyecto
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3.2. Desarrollar el Plan para la Direccin del
Proyecto
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3.2. Desarrollar el Plan para la Direccin del
Proyecto
HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Adaptar el proceso para cumplir con las necesidades del proyecto.
Desarrollar detalles tcnicos y de gestin que se incluirn en el plan.
Determinar recursos y niveles de habilidad necesarios para llevar a cabo el
trabajo.
Determinar el nivel de gestin de la configuracin que se aplicar al proyecto.
Juicio de Expertos Determinar qu documentos del proyecto estn sujetos al proceso formal de
control de cambios.
Establecer prioridades en el trabajo a realizar para asegurar que los recursos del
proyecto se asignan al trabajo adecuado en el momento adecuado.
Tormentas de ideas
Resolucin de conflictos
Solucin de problemas
Tcnicas de Gestin de reuniones
facilitacin
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3.3. Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto
Entradas
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3.3. Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto
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3.3. Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto
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3.3. Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto
Actualizaciones
al Plan para la Incluyen los planes de gestin y las lneas base del
Direccin del proyecto
Proyecto
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3.3. Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto
Documentacin de requisitos
Actualizaciones Los registros del proyecto (incidentes, supuestos,
a los etc.)
Documentos del Registro de riesgos
Proyecto Registro de interesados
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3.3. Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto
Solicitudes de Cambio
Plan para la Direccin del Aprobadas
Proyecto
(Incluyen solicitudes
(Planes secundarios Entradas revisadas y aprobadas para
relacionados con el trabajo su implementacin por un
del proyecto) Comit de Control de
Cambios (CCB))
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3.3. Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto
HERRAMIENTAS Y TCNICAS
El director y el equipo de direccin del proyecto.
Otras unidades dentro de la organizacin.
Juicio de Consultores y otros expertos en la materia (internos o externos).
Expertos Interesados, incluidos clientes, proveedores y patrocinadores.
Asociaciones profesionales y tcnicas
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3.4. Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
Entradas
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3.4. Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
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3.4. Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
Para ampliar, ajustar o reducir el alcance del proyecto,
del producto, o de los requisitos de calidad y las lneas
base del cronograma o de costos.
Solicitudes
Los cambios que cumplen con los criterios de control
de
de cambios deben gestionarse a travs del proceso
Cambio
integrado de control de cambios. El Director de
Proyecto no debe aprobar ni rechazar solicitudes de
cambio.
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3.4. Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
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3.4. Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
Cambios Validados
(Proporciona los datos necesarios para confirmar que el cambio se llev a cabo de la
manera adecuada)
Entradas
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3.4. Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Para interpretar la informacin proporcionada por los procesos de monitoreo y
Juicio de control.
expertos
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3.5. Realizar el Control Integrado de Cambios
Proceso que consiste en analizar todas las solicitudes de cambios, aprobar los
mismos y gestionar los cambios a los entregables, los activos de los procesos de la
organizacin, los documentos del proyecto y el plan para la direccin del proyecto,
as como comunicar las decisiones correspondientes. Revisa todas las solicitudes
de cambio o modificaciones a documentos del proyecto, entregables, lneas base o
plan para la direccin del proyecto y aprueba o rechaza los cambios
Beneficio clave: Permite que los cambios documentados dentro del proyecto sean
considerados de un modo integrado y simultneamente reduce el riesgo del proyecto, el
cual a menudo surge de cambios realizados sin tener en cuenta los objetivos o planes
generales del proyecto
Entradas
1. Plan para la direccin del
Herramientas y Tcnicas
proyecto
1. Juicio de Expertos
Salidas
2. Informes de desempeo
del trabajo 2. Reuniones
3. Solicitudes de cambio 1. Solicitudes de cambio
3. Herramientas de control aprobadas
4. Factores ambientales de de cambios
la empresa 2. Registro de cambios
5. Activos de los procesos 3. Actualizaciones al plan
de la organizacin para la direccin del
proyecto
4. Actualizaciones a los
documentos del proyecto
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3.5. Realizar el Control Integrado de Cambios
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3.5. Realizar el Control Integrado de Cambios
Actualizaciones a
los Documentos Todos los documentos que estn sujetos al
del Proyecto proceso formal de control de cambios.
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3.5. Realizar el Control Integrado de Cambios
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3.5. Realizar el Control Integrado de Cambios
HERRAMIENTAS Y TCNICAS
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3.6. Cerrar el Proyecto o Fase
Entradas
Herramientas y Tcnicas
1. Plan para la
direccin del proyecto Salidas
1. Juicio de Expertos
2. Entregables
aceptados 2. Tcnicas analticas 1. Transferencia del
3. Activos de los 3. Reuniones producto, servicio o
procesos de la resultado final
organizacin 2. Actualizaciones a
los activos de los
procesos de la
organizacin
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3.6. Cerrar el Proyecto o Fase
El Director del Proyecto revisar toda la informacin anterior procedente de
los cierres de las fases previas para asegurarse de que todo el trabajo est
completo y el proyecto ha alcanzado sus objetivos.
El alcance del proyecto se mide con relacin al plan, el director del proyecto
revisar la lnea base del alcance para cerciorarse de su culminacin antes de
considerar que el proyecto est cerrado.
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3.6. Cerrar el Proyecto o Fase
Actualizaciones de
Archivos del proyecto
los Activos de los
Documentos de cierre del proyecto o fase
Procesos de la
Informacin histrica
Organizacin
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3.6. Cerrar el Proyecto o Fase
Entregables Aceptados
(Pueden incluir las especificaciones aprobadas del producto, los
recibos de entrega y los documentos de desempeo del trabajo. Se
pueden incluir tambin entregables intermedios o parciales en los
casos de proyectos de varias fases o de proyectos cancelados)
Entradas
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3.6. Cerrar el Proyecto o Fase
HERRAMIENTAS Y TCNICAS
De lecciones aprendidas
De cierre
De grupos de usuarios
Reuniones
De seguimiento
Jair Galvis, PMP Material basado en la Gua del PMBoK Quinta Edicin
Gracias
Jair Galvis
gjairale@poligran.edu.co
Bogot D.C.