Etapas de

Un proyecto

El ciclo de vida de todo proyecto se estructura en torno a cinco fases: inicio, pla-
nificacin, ejecucin, seguimiento y cierre. En esta gua queremos explicar en qu
consiste cada una, cul es su objetivo, de qu actividades se componen y cules
son los documentos esenciales que se prepararn en cada momento.

1 Inicio

La fase de inicio es crucial en el ciclo de vida del proyecto, ya que es el

momento de definir el alcance y proceder a la seleccin del equipo. Slo
con un mbito claramente definido y un equipo especializado, se puede
garantizar el xito. Es adems, el momento de compartirla visin con los
stakeholders y buscar su compromiso y apoyo.

Actividades:
1 2 3 4
Elaboracin del Estudio de Definicin Nombramiento
caso de negocio viabilidad de proyecto del equipo
/ plan de de proyecto
proyecto

5
Revisin
de la fase

Documentos esenciales:
Caso de negocio/ Plan de proyecto
Alcance de proyecto
Project charter
Estudio de viabilidad
Check list revisin etapa

2 Planificacin

sta es a menudo la fase ms difcil para un director de proyecto, ya que

tiene que hacer un importante esfuerzo de abstraccin para calcular las
necesidades de personal, recursos y equipo que habrn de preverse para
lograr la consecucin a tiempo y dentro de los parmetros previstos.
Asimismo, tambin es necesario planificar comunicaciones, contratos y
actividades de adquisicin. Se trata, en definitiva, de crear un conjunto
completo de planes de proyecto que establezcan una clara hoja de ruta.

Actividades:
1 2 3 4
Elaborar Plan de Plan de Plan de
el plan de comunica- gestin gestin
proyecto cin de recursos financiera
inicial

5 6 7 8
Plan de Proyecto Plan de Plan de
gestin de de Anlisis aceptacin compras y
calidad de Riesgos gestin de
proveedores

9
Revisin
de la fase

Documentos esenciales:

Plan de proyecto Plan de gestin de la calidad

Plan de comunicacin Plan de gestin del riesgo
Plan de gestin de recursos Plan de aceptacin
Plan de gestin financiera

3 Ejecucin

En base a la planificacin, habr que completar las actividades programa-

das, con sus tareas, y proceder a la entrega de los productos intermedios.
Es importante velar por una buena comunicacin en esta fase para garanti-
zar un mayor control sobre el progreso y los plazos. Asimismo, es indispen-
sable monitorizar la evolucin del consumo de recursos, presupuesto y
tiempo, para lo que suele resultar necesario apoyarse en alguna herramien-
ta de gestin de proyectos. En esta etapa se deben gestionar: el riesgo, el
cambio, los eventos, los gastos, los recursos, el tiempo y las actualizaciones
y modificaciones.

Actividades:
1 2 3 4
Asignar paque- Coordinar Acatar las Monitorizar
tes de trabajo actividades y deadlines y
asociados a plazos para cada
el consumo de
cada actividad a recursos presupuesto
evento o entre-
todos los miem- ga de productos
bros del equipo intermedios

5 6 7 8
Hacer un Controlar la Detectar Informar
seguimiento relacin entre desviaciones
tiempo consu-
sobre las
del uso de los desviaciones
recursos mido y propor-
cin de proyecto detectadas
completada

9 10
Implementar Controlar y
acciones gestionar
correctoras o los cambios
modificaciones

Documentos esenciales:

Informe de progreso
Minutas de las reuniones
Reporting de desviaciones, propuestas
de cambio y aceptacin

4 Seguimiento y control

Esta fase comprende los procesos necesarios para realizar el seguimiento,

revisin y monitorizacin del progreso de proyecto. Se concibe como el
medio de detectar desviaciones con la mxima premura posible, para poder
identificar las reas en las que puede ser requerido un cambio en la planifi-
cacin. La etapa de seguimiento y control se encuentra naturalmen- te
asociada a la de ejecucin, de la que no puede concebirse de forma separa-
da, aunque por su importancia y valor crtico para el proyecto, en esta gua
se trata de manera indepen- diente.

Actividades:

1 2 3 4
Actualizacin y Definicin y esta- Monitorizacin Comunicacin
seguimiento de blecimiento de los de los indica- de desviacio-
indicadores clave de
los instrumen- gestin que aporta- dores clave de nes
tos de gestin rn mtricas sobre gestin
de proyecto las variables ms
relevantes a contro-
lar

5 6
Planificacin y Creacin de un
puesta en plan de contin-
marcha de gencias
acciones
correctoras

Documentos esenciales:

Checklist revisiones de cada fase.

Plan de gestin del riesgo (para su actualizacin, caso de ser necesario)
Comunicacin de desviaciones detectadas.
Comunicacin de acciones correctoras o modificaciones a aplicar y su
plazo.

5 Cierre

Esta fase comprende todos procesos orientados a completar formalmente

el proyecto y las obligaciones contractuales inherentes. Una vez terminado
este estadio, se establece formalmente que el proyecto ha concluido.

Actividades:
1 2 3 4
Evaluar cada Hacer una Llegar a acuer- Formalizar la
actividad y valoracin del dos con el aceptacin del
fase del pro- proyecto en su cliente sobre proyecto
yecto conjunto todos los
puntos a tratar

5 6 7
Transmitir la Organizar la Entregar la
informacin y salida de los documentacin
formacin equipos de de proyecto al
complementa- trabajo cliente
ria acordada

Documentos esenciales:

Informe de cierre de proyecto

Revisin post implementaciones
Aceptacin y entrega de proyecto
Documentacin entregable al cliente y materiales de carcter formativo o
informacional

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de un Proyecto