MDULO 02

COMO USAR E GERENCIAR SEU E-MAIL

 Introduo

Esta apostila foi redigido para auxiliar voc a usar e gerenciar seus e-mails. Nas prximas
pginas voc saber como se cadastrar em um webmail gratuito; congurar contas de correio
eletrnico em seu computador; criar, enviar e receber uma mensagem e organiz-las em pastas.
Ter tambm oportunidade de aprender como enviar mensagens para mais de uma pessoa com
endereos ocultos ou aparentes (cpias Cco e Cc); anexar arquivos em suas mensagens; salvar,
imprimir, mover ou repassar uma mensagem importante; como excluir aquelas sem importncia ou
recuperar aquelas que foram excludas indevidamente. Saber como bloquear endereos
indesejveis; aprender sobre a importncia de no repassar mensagens falsas; de organizar um
catlogo de endereos; como fundamental manter o sigilo de nossas senhas e tambm o quanto
importante sermos polidos, claros e objetivos ao redigirmos nossas mensagens. Ao nal,
organizamos um glossrio com os principais termos da informtica e da internet utilizados neste
Caderno e uma seo de links para mais referncias sobre os temas abordados.
 Webmail e programas de e-mail
Existem muitos servidores de webmails na
internet, como o Yahoo!, Gmail, Hotmail, Bol
etc. e h vrios programas de e-mails no
mercado como o Thunderbird (para Linux) e o
Outlook Express (para Windows), com os
quais precisam ser instalados no seu
computador.
Caractersticas do webmail:
- Acessar sua conta de e-mail de qualquer
computador conectado rede, atravs de um
navegador de internet;
- Suas mensagens residem no servidor e no
em seu computador;
- Ideal quando voc compartilha um
computador com vrios usurios, pois oferece
mais privacidade;
- Bom espao de armazenamento, mas exige
que voc exclua as mensagens mais antigas
para garantir espao disponvel para novas
mensagens.
Como escolher um servidor de webmail
Qualquer pessoa pode ter um ou mais e-mails
para se comunicar e, na internet, existe uma
srie de servidores que oferecem servios de
webmail gratuitos. Saiba como escolher um
deles:
Pesquisando um webmail
1- Acesse a pgina de algum bom site de
busca;
2- Faa uma pesquisa digitando as palavras-
chaves "webmail grtis" no campo de busca;
3- Clique no boto "Pesquisar" ou similar para
efetuar a busca;
4- O navegador ser atualizado com os links
referentes ao resultado da pesquisa;
O prximo passo explorar cada um desses
links e descobrir o que eles oferecem em
termos de servio.
Como cadastrar uma conta de webmail
Para criar uma conta de e-mail, necessrio
preencher uma espcie de cadastro.
1- Acesse a pgina inicial do servidor de
webmail que voc escolheu;
2- Clique no link "Cadastre-se", "Inscreva-se"
ou similares;
3- Seu navegador ser atualizado com uma
espcie de ficha de cadastro, com vrias
informaes a serem preenchidas;
4- Preencha os campos em branco com os
seus dados conforme solicitado;
5- Leia o termo de adeso ou uso, pois ele
estipula as regras de utilizao do servio;
6- O cadastro s realizado se voc aceitar
esse termo;
7- Clique em "Aceitar" ou no link/boto similar
caso concorde com o termo e finalize o seu
cadastro.
Configurando sua conta de e-mail
Componentes do e-mail
Ao decidir sobre seu endereo de e-mail
importante saber que ele composto por:
-Login: nome de usurio (pode ser o seu
prprio nome ou um apelido).
-Smbolo "a" (arroba): significa "em" ou at em
ingls;
-Nome do servidor: geralmente o nome do
site que voc est acessando ou, em alguns
casos, h uma disponibilidade de servidores a
sua escolha;
-Extenso referente categoria do servidor:
bons exemplos seriam as extenses ".com"
para sites comerciais e ".org" para
organizaes;
-Extenso referente ao pas de origem do
servidor: como ".br" para sites brasileiros; ".jp"
para sites japoneses; ".fr" para franceses e
assim por diante.
Configurando sua conta de e-mail
Configuraes importantes
1- Escolha um login (seu nome ou apelido)
adequado;
2- Crie uma senha e confirme-a no campo
indicado;
3- Preencha atentamente a opo "Dica de 5- Uma nova janela ou campo se abrir para
senha", pois atravs dela que voc que voc possa escrever;
recuperar sua senha caso a esquea:

4- Evite SPAMs. Desabilite a funo que

permite o recebimento de e-mails
promocionais;
5- Sempre que acessar seu e-mail, sua senha
ser requisitada por segurana;
6- Caso voc venha a esquec-la, clique em
"Esqueceu a senha?" e ter acesso pgina
com a "Dica de senha" que foi registrada no
momento do cadastro;
7- Basta seguir as instrues do servidor de
webmail para recuper-la.

Cuidado! Sua senha como a chave de sua casa.
Somente por meio dela voc pode ter acesso s
suas mensagens. Evite senhas que contenham
nomes de parentes ou conhecidos, mesmo que
sejam escritos de formas invertida; evite datas
de aniversrio, placa de carro, enfim, qualquer
coisa previsvel que algum mal-intencionado
possa descobrir facilmente.
Como utilizar um e-mail
Criando nova mensagem
1- Acesse a pgina inicial do seu servidor de
e-mail;
2- Efetue o seu login, colocando nome de
usurio e senha nos locais indicados e
clicando em seguida no boto "Entrar", "Login"
ou similiares;
3- Seu navegador ser atualizado com a sua
caixa de entrada, na qual poder ver os seus
e-mails;
4- Clique em "Escrever E-mail", "Nova
Mensagem", "Compor", ou similares;
A maioria dos servidores de webmails, como no
Gmail, Yahoo!Mail e Bol, tm as mesmas
caractersticas e funcionam da mesma forma.
Como utilizar um e-mail
Compondo e enviando nova mensagem
1- Preencha o primeiro campo com o endereo
eletrnico (e-mail) do destinatrio;
2- Os campos "Cc" (cpia de cortesia) e "Cco"
(cpia de cortesia oculta) podem ser utilizados
caso voc deseje enviar cpias da mensagem
para outras pessoas. No campo "Cc" os
endereos sero visveis a todos que
receberem a mensagem. No campo "Cco" os
e-mails dos destinatrios ficaro ocultos. Essa
ltima forma indicada pois evita que os e-
mails sejam divulgados indevidamente;
3- Se a opo "Cco" no estiver aparecendo
no seu navegador, procure algum link de
"Opes" ou "Mais opes", clique sobre ele e
os campos de "Cc" e "Cco" aparecero;
4- Componha o campo "assunto" (subject)
com clareza e objetividade, pois ele funcionar
como ttulo de sua mensagem de forma a
chamar a ateno do destinatrio;
5- Procure escrever de modo simples e direto;
6- Formate o texto como desejar, utilizando os
botes e comandos disponveis: tipo de letra
(fonte); tamanho da letra; negrito (N); itlico (I);
sublinhado (S); cores diversas para redigir ou
pintar linhas; dentre outras opes de
formatao;
bom saber : A barra de ferramentas para
editar mensagens no webmail semelhante
barra de formatao dos editores de texto.
7- Certifique-se de que o destinatrio
consegue ler mensagens formatadas antes de
envi-las;
8- Evite redigir suas mensagens com letras
maisculas, pois, de acordo com a etiqueta
utilizada na internet (netiqueta), elas significam
que o redator est gritando;
9- Deixe habilitada a funo "Salvar Cpia na
Pasta 'Enviadas'" ou "Salvar Rascunho".
10- Depois basta clicar em "Enviar".
Dica: Procure escrever de modo simples e
direto. Se deseja retorno imediato, indique
tambm um nmero de telefone para contato.
Muitas pessoas preferem tratar de assuntos
urgentes por telefone.
Recebendo e-mails
1- Acesse a sua conta;
2- Efetue seu login;
3- Clique em "Receber Mensagens" ou em
funes similares como: "Enviar e receber",
"Checar e-mail" e "Atualizar".
Suas mensagens automaticamente estaro
disponveis para leitura.
Respondendo e-mails
1- Acesse seu webmail conforme descrito nos
captulos anteriores;
2- Clique no e-mail de seu interesse;
3- Em seguida, clique no link "Responder" ou
similares;
4- Uma nova janela se abrir com o campo do
destinatrio preenchido e com a mensagem
original reproduzida;
5- Escreva sua resposta no campo especfico,
de preferncia antes da mensagem original ;
6- Caso necessrio, apague parte da
mensagem original para que o e-mail no fique
grande demais.
Importante! As novas mensagens geralmente vm
identificadas de forma diferenciada, marcadas em
 negrito ou com um envelope fechado ao lado
esquerdo do assunto.
Netiqueta na comunicao dos e-mails
Para reduzirmos um pouco a "invaso"
desagradvel de nossas caixas de correio e
para manter o bom relacionamento social na
internet, podemos utilizar algumas ferramentas
e adotar algumas normas de conduta em
nossas trocas de correspondncias.
1- Use o campo "Cc" para correspondncias
trocadas no ambiente de trabalho, por
exemplo, cujo assunto seja de interesse geral
e deva ser discutido por todos;
2- Use o campo "Cco" em repasse de
mensagens informais, como piadas, protestos
ou para divulgar uma informao para um grupo
cujos membros no se relacionam entre si;
3- No exponha o endereo dos destinatrios
sem necessidade, pois alm de indiscrio,
voc estar favorecendo a proliferao de
SPAMs;
4- Nos webmails a funo "Cco/ Bcc" costuma
estar habilitada;
5- Se voc receber uma mensagem agressiva,
nunca responda de imediato, pois pode se
arrepender e no haver como corrigir. Esboce
uma resposta e salve-a na pasta "Rascunho"
ou em um bloco de notas. Depois, releia sua
resposta e avalie se vale a pena mand-la.
Para aprender mais sobre Netiqueta, acesse o
Minicurso de Netiqueta no link:
http://minicursos.futuro.usp.br/minicursos/
Criando catlogos e bloqueando e-mails
Adicionando um contato
No Yahoo! Mail, voc poder adicionar um
novo contato seguindo os passos a seguir:
1- Acesse a aba "Endereos";
2- Clique em "Adicionar contato";
3- Preencha os campos em branco com os
dados do seu contato, principalmente o nome
e o e-mail;
4- Repita a operao cada vez que desejar
adicionar um novo contato;
5- Para criar listas e grupos de e-mails afins,
clique em "Criar lista";
Para adicionar ao seu catlogo todos os
endereos de e-mail recebidos ou enviados
por voc, clique em "Adicionar contatos do
Yahoo! Mail".
Criando catlogos e bloqueando e-mails
Utilidade do catlogo de endereos
1- Poupa seu tempo ao enviar mensagens;
2- Evita que voc cometa erros ao digitar
endereos;
3- Permite que voc organize seus contatos
por grupos, possibilitando a incluso de dados
como telefones, endereos residenciais e
comerciais, datas de aniversrios, etc.
Criando catlogos e bloqueando e-mails
Criando seu catlogo num webmail
1- Clique em "Lista de Endereos" ou
comando similar;
2- Uma janela ser aberta com as opes para
se criar um grupo ou adicionar um novo
contato. No Bol, como na imagem abaixo, a
opo "Endereos".
3- Preencha os dados de seu contato nos
campos indicados;
4- Finalize a operao quando tiver escrito, ao
menos, o e-mail e um nome para sua
referncia;
5- Repita essa operao para cada endereo
que deseja adicionar ao seu catlogo.
6- Depois de organizar seu catlogo de
endereos, todas as vezes que redigir uma
nova mensagem, voc poder selecionar dele
o endereo dos destinatrios inclusos.
Criando catlogos e bloqueando e-mails
Para diminuir o fluxo de SPAMs, faa uso de
filtros que servem para bloquear estes e outros
tipos de endereos que vivem lotando as
caixas de correios com lixo eletrnico.
Bloqueando endereos indesejveis
1- Procure nas opes de seu webmail um
comando semelhante a "Filtro" ou "Bloquear
Mensagem";
2- Escreva o nome do contato que deseja
bloquear no campo em branco;
3- Clique em "Bloquear";
4- Automaticamente, o endereo de e-mail link prprio para isso. Acompanhe os passos
aparecer no campo de endereos no exemplo a seguir para o Yahoo!:
bloqueados. 1- Tendo acessado seu e-mail, clique em
"Adicionar";
2- Uma nova janela ser aberta;
3- Digite um nome para a nova pasta no
campo especfico;
4- Clique em "Ok" para finalizar o processo.

5- Para desbloquear e-mails que foram

bloqueados, basta selecionar o e-mail que
deseja desbloquear e clicar no boto
"Desbloquear".

Como organizar e-mails em pastas

Porque organizar em pastas
As pastas nos auxiliam na organizao de
nossas mensagens por temas, grupos, Criando novas pastas no Gmail
interesses, etc., e facilitam nossa tarefa de
1- Na caixa de entrada, role a tela para baixo
encontrar com maior rapidez uma
at encontrar o espao "Marcadores";
correspondncia de que necessitamos.
2- Clique em "Editar marcadores";

Dica: Comece classificando as mensagens

que deseja armazenar de acordo com os
temas. Organizar nossas mensagens
eletrnicas em pastas torna a leitura muito
mais fcil, gil e o trabalho mais produtivo.
3- Em seguida, a tela do navegador ser
Criando novas pastas atualizada e voc poder ver todos os
marcadores existentes;
Nos webmails, as operaes com pastas 4- Para remomear um marcador j existente,
normalmente so acessveis por meio de um clique no link "renomear" correspondente;
5- Para excluir um marcador, clique no link
"remover" correspondente;
6- Para criar um novo marcador, digite o nome
escolhido no campo em branco e clique em
seguida no boto "Criar".
Como organizar e-mails em pastas
Organizando Mensagens no Gmail
1- Para organizar suas mensagens no Gmail,
atribua marcadores a elas;
2- Para isso, selecione a mensagem na caixa
de entrada;
3- Escolha o marcador mais apropriado (dos
que voc j criou);
4- Em seguida, arquive a mensagem clicando
no boto "Arquivar".
Renomeando pastas
1- Clique no link "Editar", localizado ao lado do
link "Adicionar". Aparecer uma lista com
todas as suas pastas;
2- Identifique aquela que voc deseja
renomear e clique no link "Renomear", que
estar logo aps o nome atual dela;
3- Uma nova janela ser aberta;
4- Digite um novo nome para a pasta no
campo especfico e clique em "Ok";
Excluindo uma pasta
1- Clique no link "Editar", localizado ao lado do
link "Adicionar". Aparecer uma lista com
todas as suas pastas;
2- Identifique aquela que voc deseja excluir e
clique no link "Apagar", que segue o link
"Renomear";
3- A janela atualizada automaticamente e a
sua pasta ter sido excluda da lista original.
importante comentar que o webmail do
Yahoo! s exclui pastas vazias, ou seja, para
apagar uma pasta voc deve primeiro acess-
la e deletar todas as mensagens.
Como guardar e encaminhar e-mails
Para guardar uma cpia eletrnica das
mensagens recebidas ou enviadas que
considera importantes, voc deve salv-las em
uma pasta no webmail ou no computador, em
um disquete ou imprimi-las.
Movendo uma mensagem no Yahoo!
1- Selecione a mensagem a ser movida;
2- Clique em "Transferir";
3- As opes de pastas j existentes
aparecero;
4- Clique sobre a pasta na qual deseja guardar
a mensagem assinalada.
Repassando e encaminhando mensagens
Nos webmails, os procedimentos para
encaminhar mensagens como anexo ou
pass-las adiante (forward) no prprio corpo
da mensagem so bem semelhantes entre si.
1- Assinale ou clique sobre a mensagem que
deseja repassar;
2- Em seguida, clique sobre o boto
"Encaminhar";
Imprimindo uma mensagem em um webmail
1- Abra a mensagem que deseja imprimir
clicando sobre ela;
2- No menu do webmail, clique em "Imprimir";
3- O navegador ser atualizado com um
formato prprio para impresso;
4- Clique em "Imprimir" novamente, para
realizar a operao;
5- Uma janela abrir e, se as configuraes da
impressora estiverem corretas, basta clicar
"Ok".
Para imprimir mensagem, voc tambm pode:
1- Clicar em "Arquivo" no menu do navegador
(browser);
2- Clicar em "Imprimir";
3- Uma janela com as configuraes da
impressora se abrir automaticamente,
conforme descrito acima.
Gerenciamento da lixeira
Apague sempre os e-mails que j foram lidos,
pois isso economiza espao em nossa caixa
postal, que poder ser utilizado para receber
novas mensagens.
A maioria dos webmails configurada para
apagar automaticamente as mensagens
armazenadas nas pastas "Lixeira" e "SPAMs"
(quando houver) depois de determinado
tempo. Outros as esvaziam quando h pouco
espao para mensagens.
Dica: Quando exclumos um e-mail, ele
movido para a "Lixeira" e, se precisarmos dele,
podemos recuper-lo. Para recuperar essas
mensagens, clique sobre elas para marc-las,
selecione uma nova pasta para que sejam
armazenadas e conclua a operao. Para no
ter problemas de perder mensagens importantes,
imprima ou salve as que devem ser guardadas.
Como enviar, receber e salvar anexos
Anexando arquivos mensagem
1- Componha a mensagem conforme descrito
anteriormente (reveja o Captulo 5 deste
caderno eletrnico);
2- Clique no boto ou link "Anexo", "Inserir
Anexo", "Anexar Arquivos", "Arquivo", "Attach"
ou algo similar;
3- Uma nova janela ir se abrir, permitindo que
voc localize em seu computador o arquivo
que deseja anexar mensagem;
4- Quando localizar o arquivo, clique em
"Incluir", "Inserir", "Anexar Arquivos" ou
"Upload";
5- Aguarde alguns segundos para que seu
arquivo seja anexado;
6- Repita esse processo para anexar mais
arquivos;
7- Aps inserir todos os arquivos desejados,
clique em "Enviar" ou "Send" para finalizar o
processo e encaminhar sua mensagem.
Alguns webmails permitem que voc selecione
mais de um arquivo e anexe todos eles ao mesmo
tempo. Caso isso seja possvel, ao clicar em
"Anexar", aparecer uma nova janela, com
vrios campos em branco para que voc busque
os arquivos desejados.
bom saber: Quanto maior o arquivo, mais
dados. Conseqentemente, mais tempo se gasta
para envi-lo e receb-lo por e-mail.
CUIDADO! Nunca abra um anexo de uma
mensagem sem antes passar o antivrus.
E-mails com arquivos anexados
Voc pode identificar uma mensagem recebida
com anexos se ela possuir o desenho de um
clipe, que geralmente aparece ao lado do
assunto ou do endereo do remetente.
Nos webmails, os anexos tambm podem vir
como links. Para acess-los clique nos links
correspondentes. Mas ateno: nunca abra
um arquivo anexo, especialmente os ".doc" e
".exe", sem antes examin-lo com um
programa de antivrus.
Dica: CUIDADO! Evite clicar em links no corpo
do e-mail pois isso pode abrir seu computador
para vrus. Ao invs disso, copie o link e cole-o
numa outra janela de navegador.
Visualizando arquivos anexados
1- Clique nos clipes ou nos links com o boto
direito;
2- Escolha a opo "Download" ou "Baixar
Arquivo";
3- Uma janela abrir perguntando se voc
deseja "Abrir com:" ou "Salvar" o arquivo em
questo;
4- Caso queria apenas ver o contedo do
arquivo, marque a opo "Abrir com:";
5- Escolha na caixa de dilogo o programa
pelo qual deseja abrir o anexo;
6- Clique em "OK" para finalizar a operao;
Alguns webmails permitem que voc visualize
os anexos diretamente no corpo do e-mail.
Salvando arquivos anexados
1- Clique nos clipes ou nos links com o boto
direito;
2- Escolha a opo "Download" ou "Baixar
Arquivo";
3- Uma janela abrir perguntando se voc
deseja "Abrir com:" ou "Salvar" o arquivo em
questo;
4- Escolha na caixa de dilogo em qual pasta
deseja salvar o anexo (pasta "Rascunho");
5- Renomeie o arquivo;
6- Selecione a opo "texto";
7- Clique em "Ok" para finalizar o processo.
 Glossrio

Browser (navegador): programa para abrir e exibir as pginas da web (como o o Mozilla Firefox, o
Internet Explorer, etc.).

Cc: na Lngua Portuguesa a sigla da expresso cpia de cortesia. Indica que a mensagem
segue com cpia para algum. A sigla se originou da abreviatura da expresso inglesa carbon
copy, herana da era das mquinas de datilografia, quando se produziam cpias usando papel
carbono.

Cco/Bcc: em portugus a sigla de cpia de cortesia oculta, originria da expresso inglesa

blind courtesy copy.
Download: em ingls, load significa carga e down para baixo; fazer um download significa baixar
um arquivo de um servidor, ou seja, descarregar um arquivo para o nosso computador.

E-mail: correio eletrnico.

Forward: passar adiante, quando encaminhamos uma mensagem para algum.

Internet: rede mundial de computadores. Trata-se de uma rede planetria de computadores que
cooperam entre si. Esta cooperao baseia-se em protocolos de comunicao, ou seja,
convenes de cdigos de conversao entre computadores interligados.

Link: ligao, elo, conexo. Na internet um endereo que aparece sublinhado, ou em uma cor
diferente da cor do restante do texto, que permite a conexo com um novo site, com um simples
toque do mouse.

Login: reconhecimento. Esse termo usado para identificar o seu nome ou nick no endereo de e-
mail e ao mesmo tempo a operao pela qual o usurio identificado pelo site, ou seja,
reconhecido.

Navegador (browser): bprograma para abrir e exibir as pginas da web (como o o Mozilla Firefox,
o Internet Explorer, etc.).

POP/POP3: em ingls, a sigla significa Post Office Protocol, (Protocolo de Correio), ou seja, um
conjunto de regras que define o que o servidor se obriga ou se permite fazer desde que as
requisies feitas a ele estejam de acordo com essas regras. Simplificando: por meio desse
protocolo que possvel receber as mensagens no programa de e-mail instalado em seu
computador, enviadas pelo seu servidor.

Servidores: empresas que possibilitam o acesso para a comunicao e transmisso de dados na

rede.

Site: palavra inglesa que significa lugar. O site o lugar onde as pginas da web podem ser
encontradas. Em portugus, pode-se usar stio. Ver website.

SPAMs: so e-mails indesejveis de propagandas, correntes, alertas falsos de vrus, esquema de

vendas piramidais, etc. Esses e-mails congestionam o trfego da internet e lotam nossa caixa de
correio. O termo teve origem em um programa de uma srie inglesa de comdia Monty Pyton, no
qual, em um bar, um bando de vikings pedia repetidamente por SPAM, uma marca de um presunto
enlatado americano.

Upload: o inverso de download, ou seja, significa carregar um arquivo de nosso computador para
enviar para algum descarregar em outro computador.

Webmails: correspondncias eletrnicas na rede. As mensagens podem ser lidas numa tela do
browser, sem a necessidade de um programa especfico.