Sei sulla pagina 1di 36

UNIVERSIDAD TCNICA ESTATAL DE QUEVEDO

UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA

CARRERA: INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA

INTEGRANTES:

Arias Mara

vila Piloco Mara

Chvez Garca Karem

Vsconez Pardo Katherine

CURSO: 9no Semestre

PARALELO: D1

FECHA:

TEMA:

BASE DE DATOS EN ACCSESS

DOCENTE:

C.P.A Margarita Ulln M.C.A

GRUPO N 4

Ao Lectivo:
2017-2018
BASE DE DATOS EN ACCSESS

CONCEPTO DE BASE DE DATOS

Segn Kendall es el conjunto de archivos en donde se almacena informacin, y es


una fuente central de datos interrelacionada que est diseada para que sea
compartida por muchos usuarios en una diversidad de aplicaciones.

Fuente Bibliogrfica:

Autor: Kendall

Libro: Base de Datos.

INTRODUCCIN A MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access es un sistema de administracin de bases de datos que forma parte


de la suite Microsoft Office y es ampliamente utilizada alrededor del mundo como
repositorio de informacin de muchas aplicaciones.

Los usuarios de Access pueden crear tablas, consultas (queries), formularios e


informes que permiten almacenar y presentar la informacin contenida dentro de la
base de datos. Aunque Access tiene cierta compatibilidad con el lenguaje SQL no
es indispensable tener un conocimiento previo de l ya que la herramienta provee
de una interface grfica que nos permitir consular fcilmente los datos
almacenados.

Es importante que toda persona que se dedica al anlisis de datos tenga un


conocimiento de esta herramienta, ya que, dado su amplio uso, seguramente se
encontrarn en la necesidad de consultar o extraer informacin almacenada en una
base de datos Access.

Fuente Bibliogrfica: https://exceltotal.com/introduccion-a-access-2010/


CARACTERSTICAS BSICAS Y CONCEPTOS GENERALES
DEL PROGRAMA

Access es grfico, por lo que aprovecha al mximo la potencia grfica de


Windows, ofreciendo mtodos usuales de acceso a los datos y
proporcionando mtodos simples y directos de trabajar con la informacin.
Access facilita la administracin de datos, ya que sus posibilidades de
consulta y conexin le ayudan a encontrar rpidamente la informacin
deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento.
Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y
efectivos, as como grficos y combinaciones de informes en un solo
documento.
Access permite lograr un considerable aumento en la productividad
mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar
fcilmente muchas tareas sin necesidad de programar.

Fuente Bibliogrfica: https://docs.google.com/document/d/1


COMO CREAR UNA BASE DE DATOS

1. Para crear una base de datos en access abrimos un documento le damos clic
en el documento en blanco.
2. Le asignamos un nombre y le damos crear.
3. Damos clic en Guardar, le asignamos un nombre a nuestra tabla y le damos
aceptar.

Crear y trabajar con tablas, trabajar con los datos, agregar y


modificar datos, compartir datos, relaciones entre tablas.

En microsotf access, puedes crear una tabla en una base de datos a traves de
cualquiera de los siguientes tres metodos:

Puede crear una tabla utilizando el asistente para tablas.


Puede crear una tabla introduciendo datos en una hoja de datos.
Puede crear una tabla en la vista diseo.

Fuente bibliogrfica: https://es.slideshare.net/zlopezsoler/como-crear-una-base-


de-datos-en-access-13818304

Microsoft Access almacena toda la informacin de tablas, reportes, formularios y


consultas en un solo archivo. A partir de Access 2007 el formato de las bases de
datos cambi para ofrecernos mayores ventajas y es conocido por tener la extensin
de archivo.

Anteriormente las bases de datos Access tenan las extensiones de archivo .mdb la
cual fue utilizada de manera predeterminada hasta la versin 2003. Pero no te
preocupes, si necesitas abrir una base de datos Access en formato .mdb lo puedes
hacer, aunque tengas Access 2007 o Access 2010 ya que ambas versiones soportan
la lectura de dichos archivos.

Por el contrario, si estas utilizando Access 2010 y necesitas compartir la base de


datos con alguien que tiene Access 2003 debes asegurar de guardarla en formato.
mdb o de lo contrario la otra persona no podr abrir el archivo.

Fuente bibliogrfica: https://exceltotal.com/crear-una-base-de-datos-en-access/


Microsoft Office Access 2007 organiza la informacin en tablas: listas de filas y
columnas que recuerda a libros contables o una hoja de clculo de Microsoft Office
Excel 2007. En una base de datos simple, es posible que tenga una nica tabla. La
mayora de las bases de datos necesita ms de uno. Por ejemplo, es posible que
tenga una tabla que almacena informacin sobre productos, otra tabla que almacena
informacin acerca de los pedidos y otra tabla con informacin acerca de los
clientes.

Cada fila se denomina tambin registro y cada columna se llama


tambin campo. Un registro es una forma lgica y coherente de combinar
informacin sobre algo. Es un campo de un solo elemento de la informacin: un
tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla productos, por ejemplo,
cada fila o registro contiene la informacin acerca de un producto. Cada columna o
el campo contienen algn tipo de informacin acerca de ese producto, como su
nombre o el precio.

El proceso de diseo

El proceso de diseo consta de los pasos siguientes:

Determinar la finalidad de la base de datos

Esto le ayudar a estar preparado para los dems pasos.

Buscar y organizar la informacin necesaria


Rena todos los tipos de informacin que desee registrar en la base de datos, como
los nombres de productos o los nmeros de pedidos.

Dividir la informacin en tablas

Divida los elementos de informacin en entidades o temas principales, como


Productos o Pedidos. Cada tema pasar a ser una tabla.

Convertir los elementos de informacin en columnas

Decida qu informacin desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se


convertir en un campo y se mostrar como una columna en la tabla. Por ejemplo,
una tabla Empleados podra incluir campos como Apellido y Fecha de contratacin.

Especificar claves principales

Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se usa
para identificar exclusivamente cada fila. Un ejemplo podra ser el identificador de
producto o Id.

Configurar las relaciones de tabla

Examine cada tabla y decida cmo se relacionan los datos de una tabla con las
dems tablas. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las
relaciones segn sea necesario.

Refinar el diseo

Analice el diseo para detectar errores.

Aplicar las reglas de normalizacin

Aplique reglas de normalizacin de los datos para comprobar si las tablas estn
estructuradas correctamente.
Determinar la finalidad de la base de datos

Es una buena idea anote el propsito de la base de datos en papel: su finalidad,


cmo piensa utilizarla y quin va a usar.

Ajustar el diseo

Una vez que tenga las tablas, campos y las relaciones que necesita, debe crear y
rellenar las tablas con datos de ejemplo y pruebe a trabajar con la informacin:
creacin de consultas, agregar nuevos registros y as sucesivamente. Esto le
permitir encontrar posibles problemas, por ejemplo, tendr que agregar una
columna que olvid insertar durante la fase de diseo o es posible que tenga una
tabla que debera dividir en dos tablas para eliminar datos duplicados.

Compruebe si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que
desea. Cree formularios e informes provisionales y compruebe si muestran los datos
segn lo previsto. Compruebe si existen datos duplicados innecesarios y, si
encuentra alguno, modifique el diseo para eliminar la duplicacin.

Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente se dar cuenta de que se


puede mejorar. stas son algunas comprobaciones que puede hacer:

Olvid incluir alguna columna? Y, en ese caso, pertenece la informacin a alguna


de las tablas existentes? Si se trata de informacin sobre otro tema, tal vez necesite
crear otra tabla. Cree una columna para cada elemento de informacin que desee
registrar. Si la informacin no se puede calcular a partir de otras columnas, es
probable que necesite una nueva columna para esa informacin.
Hay alguna columna innecesaria porque se puede calcular con los campos
existentes? Si un elemento de informacin se puede calcular de otras columnas
existentes, un descuento calculado del precio minorista, por ejemplo, normalmente
es mejor hacerlo y evitar crear una nueva columna.
Ha proporcionada informacin duplicada en alguna de las tablas? Si es as,
probablemente tendr que dividir la tabla en dos tablas que tengan una relacin de
uno a varios.
Tiene tablas con muchos campos, un nmero limitado de registros y muchos
campos vacos en cada registro? En ese caso, considere la posibilidad de volver a
disear la tabla de forma que tenga menos campos y ms registros.
Ha dividido cada elemento de informacin en sus partes lgicas ms pequeas? Si
necesita generar informes, ordenar, buscar o calcular a partir de un elemento de
informacin, incluya ese elemento en su propia columna.
Contiene cada columna datos sobre el tema de la tabla? Si una columna no
contiene informacin sobre el tema de la tabla, pertenece a una tabla distinta.
Estn representadas todas las relaciones entre las tablas mediante campos comunes
o mediante una tercera tabla? Las relaciones de uno a uno y de uno a varios
requieren columnas comunes. Las relaciones de varios a varios requieren una
tercera tabla.
CREAR RELACIONES ENTRE LAS TABLAS

Ahora que ha dividido la informacin en tablas necesita un modo de reunir de nuevo


la informacin de forma provechosa. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye
informacin de varias tablas.

1. La informacin de este formulario procede de la tabla Clientes...

2. la tabla Empleados...

3. la tabla Pedidos...

4. la tabla Productos...

5. la tabla Detalles de pedidos.

Access es un sistema de administracin de bases de datos relacionales. En una base


de datos relacional, la informacin se divide en tablas distintas en funcin del tema.

A continuacin, se utilizan relaciones entre las tablas para reunir la informacin


segn se precise.

Crear una relacin de uno a varios

Considere este ejemplo: las tablas de Proveedores y Productos en la base de datos


de rdenes de producto. Un proveedor puede proporcionar un nmero de
productos. Sigue que para cualquier proveedor representado en la tabla
proveedores, puede haber muchos productos representados en la tabla de
productos. Por lo tanto, la relacin entre la tabla proveedores y la tabla productos
es una relacin uno a varios.

Para representar una relacin de uno a varios en el diseo de la base de datos, tome
la clave principal del lado "uno" de la relacin y agrguela como columna o
columnas adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relacin. En este caso, por
ejemplo, agregara la columna Id. de proveedor de la tabla Proveedores a la tabla
Productos. Access utilizara entonces el nmero de identificador de proveedor de la
tabla Productos para localizar el proveedor correcto de cada producto.

La columna Id. De proveedor de la tabla Productos se denomina clave externa. Una


clave externa es la clave principal de otra tabla. La columna Id. de proveedor de la
tabla Productos en una clave externa porque tambin es la clave principal en la tabla
Proveedores.

El punto de partida para la unin de tablas relacionadas se proporciona


estableciendo parejas de claves principales y claves externas. Si no est seguro de
las tablas que deben compartir una columna comn, al identificar una relacin de
uno a varios se asegurar de que las dos tablas implicadas requerirn una columna
compartida.

Crear una relacin de varios a varios

Considere la relacin entre la tabla Productos y la tabla Pedidos.

Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un nico producto
puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos
puede haber varios registros en la tabla Productos. Y para cada registro de la tabla
Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relacin se
denomina una relacin varios a varios porque para cualquier producto, puede haber
muchos pedidos; y en cualquier orden, puede ser muchos productos. Tenga en
cuenta que, para detectar las relaciones de varios a varios entre las tablas, es
importante que considere ambas partes de la relacin.

Los temas de las dos tablas, productos y pedidos: tienen una relacin varios a
varios. Esto supone un problema. Para comprender el problema, imagine lo que
ocurre si ha intentado crear la relacin entre las dos tablas agregando el campo
identificador de producto a la tabla Orders. Para tener ms de un producto por
pedido, necesita ms de un registro en la tabla Pedidos.

Tendra que repetir la informacin del pedido para cada fila relacionada con un
nico pedido, lo que resulta en un diseo ineficaz que podra producir datos
incorrectos. Ejecutar en el mismo problema si coloca el campo ID de la tabla
productos: tendra varios registros en la tabla de productos para cada
producto. Cmo puede resolver este problema?

La respuesta es crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de unin, que
divide la relacin de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Insertar la clave
principal de cada una de las dos tablas en la tercera tabla. Como resultado, la tercera
tabla registra cada aparicin o instancia de la relacin.
Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un artculo de lnea de un
pedido. Clave principal de la tabla de detalles de pedidos consta de dos campos: las
claves externas de las tablas pedidas y productos. El campo Id. de pedido no se
puede utilizar en solitario como clave principal, ya que un pedido puede tener varios
artculos de lnea.

El identificador de pedido se repite para cada artculo de lnea del pedido, por lo
que el campo no contiene valores nicos. Tampoco servira utilizar solamente el
campo Id. de producto, porque un producto puede aparecer en varios pedidos. Pero
los dos campos juntos producen un valor exclusivo para cada registro.

En la base de datos de ventas de producto, la tabla Pedidos y la tabla productos no


estn relacionadas entre s directamente. En su lugar, estn relacionadas
indirectamente a travs de la tabla Order Details. La relacin de varios a varios entre
productos y pedidos se representa en la base de datos mediante dos relaciones uno
a varios:

La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relacin de uno a


varios. Cada pedido tiene varios artculos de lnea, pero cada artculo est asociado
a un nico pedido.
La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relacin de uno a
varios. Cada producto puede tener varios artculos asociados, pero cada artculo de
lnea hace referencia nicamente a un producto.

En la tabla Detalles de pedido, puede determinar todos los productos en un orden


determinado. Tambin puede determinar todos los pedidos de un determinado
producto.
Despus de incorporar la tabla Detalles de pedidos, la lista de tablas y campos sera
similar a la siguiente:

Crear una relacin de uno a uno

Otro tipo de relacin es la relacin de uno a uno. Suponga, por ejemplo, que necesita
registrar informacin complementaria sobre productos que apenas va a necesitar o
que slo se aplica a unos pocos productos. Como no necesita la informacin con
frecuencia, y como almacenar la informacin en la tabla Productos creara un
espacio vaco para todos los productos que no necesitan esa informacin, la coloca
en una tabla distinta. Al igual que en la tabla Productos, utiliza el identificador de
producto como clave principal. La relacin entre esta tabla complementaria y la
tabla Productos es una relacin de uno a uno. Para cada registro de la tabla
Productos hay un nico registro coincidente en la tabla complementaria. Cuando
identifique esta relacin, ambas tablas deben compartir un campo comn.

Cuando necesite crear una relacin de uno a uno en la base de datos, considere si
puede incluir la informacin de las dos tablas en una tabla. Si no desea hacer eso
por algn motivo (quizs porque se creara una gran cantidad de espacio vaco),
puede representar esa relacin en su diseo guindose por las pautas siguientes:

Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente podr definir la relacin
utilizando la misma clave principal en ambas tablas.
Si las dos tablas tienen temas diferentes con claves principales distintas, elija una
de las tablas (cualquiera de ellas) e inserte su clave principal en la otra tabla como
clave externa.
Determinar las relaciones entre las tablas le ayudar a asegurarse de que tiene las
tablas y columnas correctas. Cuando existe una relacin de uno a uno o de uno a
varios, las tablas implicadas deben compartir una o varias columnas
comunes. Cuando la relacin es de varios a varios, se necesita una tercera tabla para
representar la relacin.

Fuente bibliogrfica: https://support.office.com/es-es/article/Conceptos

SEGURIDAD DE ACCESS

Access ofrece un modelo de seguridad mejorado que ayuda a simplificar los


procesos de aplicar seguridad a una base de datos y de abrir una base de datos que
tenga habilitada la seguridad.

Aunque el modelo y las tcnicas descritos en este artculo mejoran seguridad, la


forma ms segura de ayudar a proteger los datos de Access es guardar las tablas en
un servidor, como un equipo que ejecute Windows SharePoint Services 3.0 o
Microsoft Office SharePoint Server 2010.

Las novedades de seguridad de Access:

Novedades en 2010

Nueva tecnologa de cifrado Office 2010 ofrece nueva tecnologa de cifrado


ms segura que la tecnologa ofrecida en Office 2007.
Soporte tcnico para productos de cifrado de terceros Access 2010 le permite
usar una tecnologa de cifrados terceros, si as lo prefiere. En este artculo no se
describe el uso de productos de terceros.

Novedades en 2007

La capacidad de ver datos incluso cuando no se quiere habilitar contenido de


la base de datos En Microsoft Office Access 2003, si se estableca el nivel de
seguridad en Alto, tena que codificar y confiar en una base de datos antes de poder
ver los datos. Ahora puede ver los datos sin tener que decidir si confa en una base
de datos.
Mayor facilidad de uso Si coloca los archivos de base de datos (ya sea en el
nuevo formato de archivo de Access o en formatos de archivo anteriores) en una
ubicacin de confianza, como una carpeta de archivos o un recurso compartido de
red que designa como seguro, estos archivos se abrirn y se ejecutarn sin mostrar
mensajes de advertencia ni preguntarle si quiere habilitar el contenido
deshabilitado. Adems, si abre bases de datos de versiones anteriores de Access,
como archivos .mdb o .mde, en Access 2010 y dichas bases de datos se han firmado
digitalmente y ha elegido confiar en el editor, estos archivos se ejecutarn sin
necesidad de tomar decisiones de confianza.

Si no est seguro de si debe confiar en un certificado, en el artculo Cmo saber si


una firma digital es de confianza se proporciona informacin general sobre la
comprobacin de fechas y otros elementos de un certificado para asegurarse de que
es vlido.

Centro de confianza El Centro de confianza es un cuadro de dilogo que


proporciona una ubicacin nica para establecer y cambiar la configuracin de
seguridad de Access. Use el Centro de confianza para crear o cambiar ubicaciones
de confianza y establecer opciones de seguridad para Access. Estos valores afectan
al comportamiento de las bases de datos nuevas y existentes cuando se abren en esa
instancia de Access.
El Centro de confianza tambin contiene la lgica para evaluar los componentes de
una base de datos y para determinar si es seguro abrir la base de datos o si el Centro
de confianza debe deshabilitar la base de datos y permitirle decidir si quiere
habilitarla.

Para obtener informacin general sobre el uso del Centro de confianza, consulte el
artculo Ver mi configuracin de seguridad y privacidad en el Centro de confianza.

Menos mensajes de advertencia Las versiones anteriores de Access le


obligaban a tratar con diversos de mensajes de alerta, seguridad de macros y modo
de espacio aislado, por citar solo dos. De forma predeterminada, si abre un archivo
.accdb en el que an no ha confiado, ver una sola herramienta denominada Barra
de mensajes.

Si quiere confiar en la base de datos, puede usar la Barra de mensajes para habilitar
el contenido deshabilitado de la base de datos: consultas de accin (consultas que
agregan, eliminan o cambian datos), macros, controles ActiveX, expresiones
(funciones que se evalan como un valor nico) y cdigo VBA, al abrir una base
de datos que contenga uno o varios de esos componentes.

Nuevas formas para firmar y distribuir archivos de base de datos En


versiones de Access anteriores a 2007, se usaba el Editor de Visual Basic para
aplicar un certificado de seguridad a cada componente de la base de datos. Ahora,
se empaqueta la base de datos y despus se firma y distribuye el paquete.

Si se extrae una base de datos de un paquete firmado a una ubicacin de confianza,


la base de datos se abre sin que se muestre la Barra de mensajes. Si se extrae una
base de datos de un paquete firmado a una ubicacin que no es de confianza, pero
tiene confianza en el paquete certificado y la firma es vlida, la base se abre sin que
se muestre la Barra de mensajes.

Fuente bibliogrfica:

https://support.office.com/es-es/article/Introducci%C3%B3n-a-la-seguridad-de-
Access-2010-cae6d764-0318-4622-955f-68d9f186d6ca

CLAVES DE ACCESO

Los campos que forman parte de una relacin de tabla se denominan claves. Una
clave consta por lo general en un campo, pero puede estar compuesta por ms de
un campo. Existen dos tipos de claves:

Clave principal Una tabla puede tener solamente una clave principal. Una clave
principal est compuesta de uno o ms campos que identifican cada registro
almacenado en la tabla de forma exclusiva. A menudo, hay un nmero de
identificacin nico, como un nmero de identificador, un nmero de serie o un
cdigo, que sirve de clave principal. Por ejemplo, puede que tenga una tabla
Clientes en la que cada cliente tenga un nmero de identificador nica de cliente.
El campo de identificador de cliente es la clave principal de la tabla Clientes.
Cuando una clave principal contiene ms de un campo, normalmente se compone
de campos ya existentes que, en conjunto, proporcionan valores nicos. Por
ejemplo, puede usar una combinacin de apellido, nombre y fecha de nacimiento
como la clave principal de una tabla sobre contactos.
Clave externa Una tabla puede tener una o ms claves externas. Este tipo de clave
contiene valores que se corresponden con los valores de la clave principal de otra
tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla Pedidos en la que cada pedido tenga un
nmero de identificacin de cliente que se corresponda con un registro de una tabla
Clientes. El campo de identificador de cliente es una clave externa de la tabla
Pedidos.

La correspondencia de valores entre campos principales es la base de la relacin de


una tabla. La relacin de una tabla se puede usar para combinar datos de tablas
relacionadas. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla Clientes y una tabla Pedidos.
En la tabla Clientes, cada registro se identifica por el campo de clave principal
(identificador).

Para asociar cada pedido a un cliente, se agrega un campo de clave externa a la tabla
Pedidos correspondiente al campo de identificador de la tabla Clientes y luego se
crea una relacin entre las dos claves. Al agregar un registro a la tabla Pedidos, usa
un valor para el identificador de cliente de la tabla Clientes. Siempre que desee ver
informacin sobre el cliente de un pedido, usa la relacin para identificar con qu
datos de la tabla Clientes se corresponden los registros de la tabla Pedidos.
Relacin de tabla mostrada en la ventana Relaciones.

1. Una clave principal, que se reconoce por el icono de clave junto al nombre de
campo.

2. Una clave externa (observe la ausencia del icono de clave).

Fuente bibliogrfica: https://support.office.com/es-es/article/Crear-una-tabla-


8fdc65f9-8d40-4ff5-9212-80e6545e8d87

ACCESOS LIMITADOS A USUARIOS ESPECFICOS.

Una aplicacin multiusuario es aquella en la cual varios usuarios pueden trabajar


simultneamente desde ordenadores distintos sobre un mismo conjunto de datos.

Con Access resulta muy fcil construir aplicaciones multiusuario para redes locales.
En las aplicaciones multiusuario puede resultar muy interesante el establecimiento
de ciertas restricciones de acceso a los distintos a los distintos usuarios que trabajan
en el sistema. Para ello, se debe crear una cuenta para cada usuario (o para cada
grupo de usuarios con una misma funcin) y asignar permisos de acceso especficos
a cada cuenta. De esta forma, por un lado, se puede evitar que unos determinados
usuarios accedan a uno datos crticos y, por otro, ofrecer a otros usuarios un acceso
menos restrictivo.

De todos modos, este tipo de seguridad no resulta muy robusta en Access por lo que
habr que decantarse por otros sistemas de gestin de bases de datos en el caso de
que los requisitos de seguridad sean muy elevados. Sin embargo, como Access est
destinado a un segmento de mercado con un nmero de usuarios y un volumen de
datos no muy elevados, esta caracterstica no resulta muy determinante.

Por otra parte, hay que tener en cuenta que el motor de Access, denominado JET,
es bastante limitado en comparacin con otros sistemas del mercado, lo cual va a
influir muy significativamente en las prestaciones de las aplicaciones multiusuario.

Una de las principales limitaciones del motor es la imposibilidad del emplear varios
procesadores en el trabajo de la base de datos. Si hay ms de un procesador en el
ordenador, el motor solo puede emplear uno. Por tanto, si el servidor consta de dos
o ms procesadores, las prestaciones solo se incrementarn ligeramente debido a
que Access emplea uno de los procesadores, mientras que los otros quedan libres
para realizar otras tareas del sistema.

Fuente bibliogrfica: https://books.google.com.ec/books?isbn=8480214465


COMBINACIONES Y RELACIONES

Access crea combinaciones que se basan en las relaciones que se han definido entre
las tablas. Puede crear manualmente combinaciones en las consultas, incluso si no
representan relaciones que ya se ha definido. Si usa otras consultas (en lugar de o
adems de las tablas) como orgenes de datos de una consulta, puede crear
combinaciones entre las consultas de origen y tambin entre esas consultas y todas
las tablas que se usa como orgenes de datos.

Las combinaciones se comportan de manera similar a los criterios de consulta ya


que establecen reglas que deben cumplir los datos que se van a incluir en las
operaciones de consulta. A diferencia de los criterios, las combinaciones
especifican asimismo que cada par de filas que cumplan las condiciones de
combinacin se combinen en el conjunto de registros para formar una sola fila.

COMBINACIONES TABLAS AUTOMTICAMENTE

Al agregar dos o ms tablas a una consulta, el Diseador de consultas y


vistas intenta determinar si estn relacionadas. Si lo estn, el Diseador de consultas
y vistas coloca automticamente lneas de combinacin entre los rectngulos que
representan las tablas o los objetos con estructura de tabla.

El Diseador de consultas y vistas determinar que las tablas estn combinadas si:

La base de datos contiene informacin que especifica que las tablas estn
relacionadas.

Dos columnas, una en cada tabla, tienen el mismo nombre y tipo de datos. La
columna debe ser una clave principal en al menos una de las tablas. Por ejemplo, al
agregar las tablas employee y jobs, si la columna job_id es la clave principal de la
tabla jobs y cada tabla tiene una columna llamada job_id con el mismo tipo de
datos, el Diseador de consultas y vistas combinar automticamente las tablas.

El Diseador de consultas y vistas detecta que una condicin de bsqueda (una


clusula WHERE) es realmente una condicin de combinacin. Por ejemplo, puede
agregar las tablas employee y jobs y crear, a continuacin, una condicin de
bsqueda que busque el mismo valor en la columna job_id de ambas tablas. En este
caso, el Diseador de consultas y vistas detecta que la condicin de bsqueda genera
una combinacin y, a continuacin, crea una condicin de combinacin a partir de
la condicin de bsqueda.

El Diseador de consultas y vistas crear solo una combinacin basada en columnas


con el mismo nombre y tipo de datos. Si son posibles varias combinaciones, el
Diseador de consultas y vistas se detendr despus de crear una combinacin
basada en el primer conjunto de columnas coincidentes que encuentre.

COMPROBAR DATOS EXISTENTES AL CREAR UNA RELACION

Seleccione la opcin de comprobacin de los datos existentes al crear una relacin


si la restriccin FOREIGN KEY debe aplicarse tanto a los datos existentes como a
los datos nuevos.

Algunas bases de datos tienen funcionalidad diferente para las restricciones


FOREIGN KEY. Para obtener ms informacin sobre las diferencias entre bases de
datos, vea Consideraciones sobre el servidor de bases de datos. Consulte la
documentacin de la base de datos para obtener detalles sobre su funcionamiento
con restricciones FOREIGN KEY.

Para comprobar los datos existentes al crear una relacin

En el diagrama de base de datos, seleccione la tabla a la que est asociada la


restriccin FOREIGN KEY.

Haga clic con el botn secundario en la tabla y seleccione pginas de propiedades.

Elija la ficha Relaciones.


Seleccione la relacin en la lista Relacin seleccionada.

Active la casilla de verificacin Comprobar datos existentes al crear.

La restriccin FOREIGN KEY se aplicar cuando guarde la tabla o el diagrama. Si


se producen infracciones de la restriccin al guardar, no se podr guardar la tabla.

CREAR MANUALMENTE LAS COMBINACIONES DE TABLAS

Cuando se agregan dos o ms tablas a una consulta, el Diseador de consultas y


vistas intenta combinarlas en funcin de datos comunes o de informacin
almacenada en la base de datos acerca de cmo se relacionan las tablas. No obstante,
si el Diseador de consultas y vistas no ha combinado las tablas automticamente
o si desea crear otras condiciones de combinacin entre tablas, puede combinar las
tablas de forma manual.

Puede crear combinaciones basadas en comparaciones entre dos columnas


cualesquiera y no solo entre columnas que contengan la misma informacin. Por
ejemplo, si la base de datos contiene dos tablas, titles y roysched, puede comparar
los valores de la columna ytd_sales de la tabla titles con las
columnas lorange y hirange de la tabla roysched. Esta combinacin le permitir
buscar ttulos cuyas ventas anuales acumuladas estn comprendidas entre los
intervalos inferior y superior de los pagos por regalas (royalties).

Para combinar manualmente tablas u objetos estructurados en tablas

Agregue al panel Diagrama los objetos que desee combinar.

Arrastre el nombre de la columna de combinacin de la primera tabla u objeto


estructurado en tabla y colquelo en la columna relacionada de la segunda tabla u
objeto estructurado en tabla. No puede basar una combinacin en columnas del
tipo text, ntext o image.

Si es necesario, cambie el operador de combinacin; de forma predeterminada, el


operador es un signo igual (=).

Las columnas de combinacin deben tener el mismo tipo de datos (o compatibles).


Por ejemplo, si la columna de combinacin de la primera tabla es una fecha, deber
relacionarla con una columna de fecha de la segunda tabla. O bien, si la primera
columna de combinacin es un entero, la columna de combinacin relacionada debe
ser tambin de un tipo de datos entero, pero puede tener un tamao diferente. El
Diseador de consultas y vistas no comprobar los tipos de datos de las columnas
que utilice para crear una combinacin, pero al ejecutar la consulta, la base de datos
mostrar un error si los tipos de datos no son compatibles.

COMO QUITAR COMBINACIONES EXISTENTES

Si no desea que las tablas se combinen mediante una combinacin interna o externa,
puede quitar la combinacin existente entre ellas. Por ejemplo, puede quitar una
combinacin que el Diseador de consultas y vistas haya creado automticamente
entre dos tablas.

Si dos tablas combinadas forman parte de la consulta y quita todas las condiciones
de combinacin que existen entre ellas, la consulta resultante es el producto de
ambas tablas, es decir, una instancia CROSS JOIN.

Para quitar una combinacin

En el panel Diagrama, seleccione la lnea de combinacin de la combinacin que


desea quitar y, a continuacin, presione la tecla SUPR. Puede seleccionar y eliminar
varias lneas de combinacin al mismo tiempo.

El Diseador de consultas y vistas quita la lnea de combinacin y modifica la


instruccin en el panel SQL.
COMO ELIMINAR LAS COMBINACIONES EXISTENTES

Si Access crea automticamente una combinacin que no quiere o si crea una


combinacin por error (por ejemplo, entre dos campos que tienen tipos de datos
distintos), puede eliminarla.

Eliminar combinaciones existentes:

En la cuadrcula de diseo de la consulta, haga clic en la combinacin que desee


quitar. Presione SUPR. O En la cuadrcula de diseo de la consulta, haga clic con
el botn secundario en la combinacin que desee quitar y, a continuacin, haga clic
en Eliminar.

Fuente bibliogrfica:

https://support.office.com/es-es/article/Combinar-tablas-y-consultas-3f5838bd-
24a0-4832-9bc1-07061a1478f6

https://msdn.microsoft.com/es-es/library/ms189632.aspx

https://msdn.microsoft.com/es-es/library/aa292032(v=vs.71).aspx
CONSULTAS, DISEO DE CONSULTAS, CONDICIONES
BSICAS DE CONSULTAS

CONSULTAS EN ACCESS
La presentacin de los datos se puede hacer de varias formas: desde la tabla desde
una consulta o desde un formulario. Si se quieren ver de una forma rpida y como
todos los registros de una tabla, se puede abrir la tabla en la ventana de la base de
datos, o si se quieren ver unos pocos registros de esta tabla se puede filtrar la tabla.

Con una consulta, se puede extraer informacin de diversas tablas y ensamblarla


para mostrarla en el formulario o informe. Una consulta puede servir para pedir
resultados de datos de la base de datos, para llevar a cabo una accin relativa a los
datos o para ambas cosas. Tambin sirve para obtener una respuesta a una pregunta
sencilla, efectuar clculos, combinar datos de distintas tablas o agregar, cambiar o
eliminar datos de una base de datos. Dada su enorme versatilidad, existen muchos
tipos de consulta y el tipo que se cree depende de la tarea que quiera realizarse.

Sin embargo, a veces los formularios y las consultas son herramientas ms potentes
para ver los registros. Con un formulario es posible organizar los campos de manera
que se pueden ver ms al mismo tiempo. Un formulario o una consulta permiten
visualizar un subconjunto de registros. Pero quiz la mayor ventaja de los
formularios y las consultas es que se pueden usar para ver a la vez datos
relacionados de diferentes tablas y datos agrupados y totalizados.

Los principales motivos por los que se usan consultas son:


Para elegir campos, omitiendo otros de las tablas que se quieren consultar.
Para elegir registros, especificando los criterios que deben cumplir dichos
registros e incluirlos en la hoja de respuestas dinmicas.
Para ordenar registros de una forma determinada.
Para formular preguntas sobre datos de varias tablas y ver los resultados en
una sola hoja de datos.
Para realizar clculos, creando nuevos campos calculados que contengan el
resultado.
Para usar una consulta como origen de los datos para los formularios,
informes y otras consultas, seleccionando solo los datos que deben aparecer.
Para modificar los datos de las tablas, con las consultas de acciones, o crear
nuevas tablas con registros de otra tabla o de un grupo de tablas existentes.

DISEO DE CONSULTAS
En Access las tareas bsicas de gestin de la base de datos las realizan las consultas.
Mediante las consultas podemos gestionar la informacin almacenada en la base de
datos de manera selectiva. Podremos seleccionar, actualizar, eliminar, aadir datos,
etc.

Vamos a utilizar principalmente dos tipos de consultas:


Consultas de seleccin: Permiten seleccionar registros de una o ms tablas. Son
las que se ejecutan de manera predeterminada por Access.

Consultas de accin: Permiten modificar datos de una o ms tabla. Estn diseadas


para agregar, modificar o actualizar los datos contenidos en las tablas, o tambin
podremos crear nuevas tablas con los resultados obtenidos en la consulta. Las
consultas de accin se indican en Access mediante la adicin del signo de
admiracin delante del nombre de la consulta. Es importante sealar que las
modificaciones efectuadas en las tablas por las consultas de accin no se pueden
deshacer con la orden Deshacer del men de Edicin. Las consultas de accin de
clasifican en:

Consultas de Actualizacin. Permiten aadir datos, reemplazar los datos


existentes o eliminar algunos registros. Para deshacer los cambios realizados
deberemos ejecutar otra consulta que invierta los trminos.

Consultas de Eliminacin. Permiten eliminar algunos o todos los registros que


cumplen unas determinadas condiciones. Una consulta de eliminacin solo permite
eliminar registros completos, no los datos de campos especficos.
(Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 213).
Creacin de una consulta.
Abriremos la consulta. Teclearemos el botn Nuevo de la ficha consulta de la
ventana Base de datos.
Seleccionaremos la opcin Vista diseo.
Agregaremos las tablas que contengan la informacin que deseamos gestionar.
Agregaremos los campos de las tablas seleccionadas.
Si no estuvieran definidas, estableceramos las relaciones entre las tablas
agregadas.
Estableceramos los criterios o condiciones de seleccin de registros, el orden
de clasificacin de los registros y las condiciones de visualizacin de los
campos.
Guardar la consulta con el nombre deseado.

CONDICIONES BSICAS DE CONSULTAS


Una consulta es una solicitud de datos almacenados en SQL Server. Una consulta
se puede emitir de varias formas:
Un usuario de MS Query o de Microsoft Access puede usar una interfaz
grfica de usuario (GUI) para elegir los datos que desea ver de una o varias
tablas de SQL Server.
Un usuario de SQL Server Management Studio o de osql puede emitir una
instruccin SELECT.
Una aplicacin cliente o de nivel intermedio, como una aplicacin de
Microsoft Visual Basic, puede asignar los datos de una tabla de SQL Server
a un control enlazado, como una cuadrcula.
A pesar de que las consultas interactan con el usuario de diferentes formas, todas
realizan la misma tarea: presentan el conjunto de resultados de una instruccin
SELECT al usuario. Incluso si el usuario no especifica nunca una instruccin
SELECT, como suele suceder con las herramientas grficas como el Diseador de
consultas de Visual Studio, el software de cliente transforma la consulta de cada
usuario en una instruccin SELECT que se enva a SQL Server.
La instruccin SELECT recupera los datos de SQL Server y los devuelve al usuario
en uno o ms conjuntos de resultados. Un conjunto de resultados es una
organizacin tabular de los datos obtenidos de SELECT. Al igual que una tabla
SQL, el conjunto de resultados se compone de columnas y filas.

La sintaxis completa de la instruccin SELECT es compleja, aunque la mayor parte


de las instrucciones SELECT describen las cuatro propiedades principales de un
conjunto de resultados:
El nmero y los atributos de las columnas del conjunto de resultados. Los
siguientes atributos se definen para cada columna del conjunto de
resultados:
o El tipo de datos de la columna.
o El tamao de la columna y, para las columnas numricas, la precisin y
escala.
o El origen del valor de los datos devueltos en la columna.
Las tablas cuyos datos del conjunto de resultados se recuperan y cualquier
relacin lgica entre las tablas.
Las condiciones que deben cumplir las filas de las tablas de origen para
satisfacer los requisitos de la instruccin SELECT. Las filas que no cumplen
las condiciones se omiten.
La secuencia en la que se ordenan las filas del conjunto de resultados.

Fuente bibliogrfica:

Julin Romano Jimnez, Carmen Calle de Frutos, Access 2000: herramientas


avanzadas, macros y programacin con VBA, Madrid FC Editorial, 2001 - 478
pginas.
Curso Access 2010 - Alfredo Rico RicoSoft 2011 213
http://www.um.es/docencia/barzana/PRACTICAS/Access/access3.html
https://technet.microsoft.com/es-es/library/ms190659(v=sql.105).aspx
COMPARTIR Y ACTUALIZAR BASES DE DATOS

CREACIN Y RPLICAS DE BASES DE DATOS

Antes de empezar, cree una copia de seguridad de la base de datos desde el


Explorador de Windows. Una vez que hemos convertido una base de datos en
Diseo Principal, no se podr convertir de nuevo en un diseo "normal".

En primer lugar, abrimos la base de datos de la que queremos crear la rplica.


Seleccionamos men Herramientas / Rplica / Crear Rplica.

Access necesita cerrar y volver a abrir la base de datos para asegurarse que no hay
nadie conectado y utilizando la base de datos. Pulsamos S. En este punto la utilidad
de rplica permite hacer una copia de seguridad con la extensin .bak. Volvemos a
pulsar S.

Tras esta pantalla, nos preguntar dnde queremos ubicar la rplica de la base de
datos. Lo normal sera grabarla en una unidad distinta.
Tras grabarla, Access crea los enlaces de rplica correspondientes, de forma que al
final nos avisa con el siguiente mensaje de conclusin:

Finalmente tenemos, como pantalla del Diseo Principal, la siguiente:

Como vemos, el icono de las tablas ha cambiado un poco. El aspecto de la Rplica


es el mismo, salvo que pone Rplica en lugar de Diseo Principal. Adems, hay
muchas tablas y columnas de sistema que no vemos, pero que han hecho que una y
otra base de datos ahora ocupen ms espacio en disco duro.

Fuente bibliogrfica: https://si.ua.es/es/documentacion/office/access/gestion-de-


bases-de-datos.html
EXPORTACIN E IMPORTACIN DE TABLAS EN ACCESS

Access proporciona varias maneras de copiar un objeto, como una tabla o un


formulario de una base de datos a otro. Copiar y pegar un objeto son ms fcil, pero
exportar un objeto permite ms opciones. Por ejemplo, puede exportar la definicin
de tabla y los datos de la tabla o exportar nicamente la definicin de tabla (una
copia en blanco de la tabla). Tambin puede guardar los detalles de la operacin
como una especificacin de exportacin para usos futuros.

Para ello, se debe seleccionar una de las opciones que encontrars al desplegar la
opcin Exportar de la pestaa Datos Externos.

Se abrir el cuadro Exportar: Base de datos Access y slo tendrs que indicar en
qu base de datos quieres copiar el objeto.

Se mostrar un cuadro de dilogo Exportar donde te permitir cambiar el nombre


del objeto en la otra base de datos y se encargar de exportarlo ntegramente sin
ninguna otra interaccin por tu parte. Si el objeto es una tabla se te presentar un
cuadro de dilogo Exportar como este:

Como puedes ver en la imagen, estamos exportando una tabla llamada Alumnado a
una base de datos llamada aulaClic.accdb.

Podemos indicar el nombre que tendr la tabla en la base de datos de destino y


tambin elegir qu parte queremos exportar.
En el marco Exportar tablas podremos seleccionar Definicin y datos para
exportar la tabla completa (con todos los registros que contiene incluidos) o
exportar nicamente su estructura seleccionando la opcin Slo definicin.

Como puedes ver, tambin podrs exportar datos a archivos de texto o a archivos
XML.

En el caso de exportar el contenido de una tabla a un archivo de texto podremos


marcar la opcin Exportar datos con formato y diseo.

En el caso de exportar el contenido de una tabla a un archivo de texto podremos


marcar la opcin Exportar datos con formato y diseo.

Si activamos esta opcin podremos elegir el modo en el que se guarda la


informacin en el archivo de texto mediante este cuadro de dilogo:

Aqu podrs seleccionar el tipo de codificacin de los datos de tipo Texto de la


tabla. Aunque el predeterminado sea Windows, Unicode (UTF-8) suele ser el
formato que mayor compatibilidad presenta. Si tu intencin es seguir trabajando
dentro de la plataforma Windows deja la opcin predeterminada seleccionada.

Si no activas la opcin Exportar datos con formato y diseo, se abrir el Asistente


para exportacin de texto, que es muy parecido al que hemos visto en el apartado
anterior de importacin. Podrs especificar el modo en el que se formatear el
archivo de salida e incluso guardar esa especificacin.

Fuente bibliogrfica: http://www.aulaclic.es/access-2013/t_17_4.htm

IMPORTAR Y EXPORTAR INFORMACIN EN ACCESS

Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rpidamente.

Para ello, slo tendremos que acudir a la pestaa Datos externos, una vez all
seleccionar la opcin adecuada en el grupo Importar y vincular.

Aqu podemos seleccionar qu tipo de archivo contiene los datos que queremos
importar.

Si quieres importar objetos de una base de datos a otra slo tienes que hacer clic en

el botn Access .

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:


Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla, formulario,
informe, macro, etc. slo tendremos que seleccionar la base de datos de origen
en Nombre de archivo: marcar la opcin Importar tablas... y pulsar el
botn Aceptar.

En el siguiente cuadro de dilogo tenemos que seleccionar los objetos que


queremos aadir a nuestra base de datos y pulsar el botn Aceptar.

Fuente bibliogrfica: http://www.aulaclic.es/access-2013/t_17_1.htm

IMPORTAR INFORMACIN DE APLICACIONES DE OFFICE

Access nos permite importar informacin desde Microsoft Excel dando clic sobre
el botn Datos Externos como se muestra en la figura
Luego dando clic sobre el botn Excel

A continuacin, se abre una ventana la que nos indica de que archivo queremos
importar la informacin, clic en Aceptar

Despus nos aparece un cuadro de Asistente para importacin de hojas de clculo clic
en siguiente y luego finalizar.

Quedando de la siguiente manera la importacin de hoja de clculo en Access.


Fuente bibliogrfica: http://www.aulaclic.es/access-2013/t_17_1.htm

Potrebbero piacerti anche