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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Organismos Cooperantes
DIRECTORIO
JEFES DE DEPARTAMENTOS
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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
EQUIPO CONSULTOR
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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
CONTENIDO
Pag.
CAPITULO I: ANTECEDENTES Y DESCRIPCION
1.1 El Registro Nacional de las Personas 10
1.1.1 Jurisdiccin y Competencia del RNP 10
1.1.2 Ley del RNP 10
1.1.3 Objetivos del RNP . 11
1.1.4 Funciones del RNP .. 11
1.2. Proyectos Cooperantes 12
1.2.1 Proyecto Apoyo al Fortalecimiento de la Capacidad de Gestin del
RNP. 12
1.2.2 Proyecto Generacin de Capacidades para luchar contra el Subregistro en
Honduras... 13
1.3 Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos 13
1.3.1 Uso y Obligatoriedad del Manual.. 13
1.3.2 Propsito del Manual. 13
1.3.3 Vigencia del Manual 14
1.3.4 Modificaciones al Manual.. 14
1.3.5 Contenido del Manual 14
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Nacional de las Personas
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Nacional de las Personas
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Nacional de las Personas
CONTRATO Convenio escrito por el cual una persona se compromete con otra a
prestar un servicio a cambio de una remuneracin.
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1. ANTECEDENTES Y DESCRIPCIN
CAPITULO I
1. ANTECEDENTES Y DESCRIPCIN
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Nacional de las Personas
Su funcin de registrar e identificar a las personas conlleva una serie de derechos que el Estado tiene la
obligacin indelegable de proteger con las herramientas que tenga a su alcance, la complejidad y
avances de las sociedades modernas ha sido ms dinmica y requiere mayor capacidad institucional para
dar respuesta a las nuevas demandas de proteccin del registro e identidad de las personas.
El RNP, tendr a su cargo el registro de todos los hechos y actos relativos al estado civil de las personas
naturales, desde su nacimiento hasta su muerte, as como, la emisin de los documentos de
identificacin y medios necesarios para su participacin en la vida ciudadana y social del pas.
En ese sentido, mediante Decreto Legislativo No. 62-2004 se aprob la Ley del Registro Nacional de las
Personas, que regula lo concerniente al RNP, acorde a la estructura que indica la misma. Mediante
Decreto Legislativo No. 108-2007 se aprobaron las Reformas a la Ley del Registro Nacional de las
Personas y fueron publicados en la Gaceta No. 31,607 de fecha 15 de mayo del ao 2008.
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Nacional de las Personas
b) Velar por el respeto y el ejercicio pleno de los derechos inherentes a la persona natural,
mediante su correcta inscripcin e identificacin;
a) Planificar, organizar y reglamentar los procedimientos, para la inscripcin de los hechos y actos
relativos al estado civil de las personas naturales hondureas y extranjeras en su caso;
b) Registrar los hechos y actos relativos al estado civil de las personas naturales, as como las
resoluciones judiciales o administrativas que a ellos se refieran y que sean susceptibles de
inscripcin;
c) Registrar los actos jurdicos que modifiquen, complementen o cancelen las inscripciones de
nacimiento o naturalizacin y efectuar las anotaciones correspondientes;
d) Emitir los documentos que identifiquen a las personas naturales; reponerlos o rectificarlos segn
sea el caso;
e) Mantener en forma permanente y actualizada, toda la informacin sobre el estado civil de las
personas naturales;
f) Crear y poner en prctica sistemas tcnicos, seguros y confiables, para la recoleccin,
procesamiento, conservacin, proteccin y divulgacin de datos e informacin de las personas
naturales;
g) Suministrar al Tribunal Supremo Electoral (TSE) en forma oportuna, actualizada y permanente, la
informacin necesaria para elaborar el Censo Nacional Electoral, en la forma y procedimientos
que establece la Ley Electoral y de las Organizaciones Polticas, esta Ley y sus Reglamentos;
h) Asesorar e informar a todas las instancias del Gobierno en materia de registro civil y de
identificacin de personas naturales;
i) Formar tcnica y profesionalmente, el personal requerido por el Registro Nacional de las
Personas (RNP) y administrar la Carrera Registral;
j) Aplicar tecnologas avanzadas, biomtricas, forenses, genticas y de cualquier otra naturaleza,
relacionadas con la inscripcin de los hechos y actos del estado civil de las personas naturales y
su identificacin;
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k) Elaborar y proporcionar a las instituciones pblicas y privadas y a las personas naturales que lo
soliciten, la informacin y estadsticas generadas por el Registro Nacional de las Personas (RNP);
l) La emisin de los documentos oficiales de identificacin personal; y,
m) Las dems que sean necesarias para alcanzar su finalidad y objetivos
En el ao 2010 a travs del Proyecto Apoyo al Fortalecimiento de la Capacidad de Gestin del RNP el
PNUD, con el apoyo de ASDI y AECID, se propuso avanzar en la aplicacin y uso de procedimientos
coherentes con las exigencias del contexto actual en materia registral y de identificacin, para incorporar
medios y tcnicas ms estrictos en funcin de salvaguardar el registro y la identidad de las personas. As
mismo, mejorar la inclusin y cohesin por medio de la identificacin ciudadana de jvenes, mujeres,
personas con discapacidad y participacin en territorios de mayor exclusin social y ampliar las alianzas
estrategias, superando el acompaamiento especifico al RNP, a favor de la inclusin de diferentes
actores tanto del Estado como de la Sociedad Civil.
Considerando la complejidad de las funciones del RNP se dise una estrategia integral en la que cada
uno de estos componentes de accin se interrelacionan y refuerzan mutuamente, asegurando el logro
de los objetivos propuestos.
En ese sentido, es importante rescatar la apropiacin de estos procesos por parte de la institucin,
tomando en cuenta que el xito de la asistencia tcnica y el acompaamiento se valoran a partir de la
institucionalizacin de los procesos, procedimientos y acciones iniciadas a partir de los proyectos. Es por
eso que este proyecto forma parte del plan estratgico de modernizacin del RNP.
La falta de controles y procedimientos adecuados en los principales procesos que tiene a cargo el RNP es
una importante fuente de atrasos y dificultades que se presentan al ciudadano al momento de hacer uso
de los servicios registrales y de identificacin, es por eso que con el propsito de incrementar los niveles
de desempeo organizacional, de ahorro, productividad y eficacia y as mismo documentar, agilizar,
optimizar y racionalizar el uso de los recursos tcnicos, humanos, financieros y materiales, se realizar el
diseo de propuestas alternativas con el propsito de contribuir al proceso de fortalecimiento del RNP
mediante una modernizacin organizacional para fortalecer las capacidades institucionales a fin de
transformarla en una institucin gil, eficiente y eficaz para la ejecucin de las polticas y objetivos
institucionales.
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Nacional de las Personas
En el ao 2012, en continuidad con la primera fase antes mencionada a travs del Proyecto Generacin
de Capacidades para luchar contra el Subregistro en Honduras de la Agencia Espaola de Cooperacin
Internacional para el Desarrollo (AECID) en un apoyo bilateral al RNP y con el propsito de seguir
apoyando el fortalecimiento institucional de dicha institucin, se realiz consultora para garantizar la
aprobacin e implementacin del Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del RNP.
El Manual Administrativo es de uso obligatorio para toda la estructura administrativa del RNP.
Este Manual de Polticas y Procedimientos tiene el propsito de presentar los trminos, condiciones y
procedimientos que regirn la gestin, administracin y ejecucin de los fondos nacionales del RNP, y se
sustenta en la Ley de RNP y sus Reformas, La Ley de Administracin Pblica y su Reglamento, La Ley del
SIAFI, y la Ley de Compras y Contratacin del Estado y su Reglamento.
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1.3.3 Vigencia
El presente Manual entrar en vigencia a partir de la fecha de su aprobacin por parte del Directorio del
Registro Nacional de las Personas y regir durante toda la vida del RNP.
Una vez aprobado por el Directorio, todos los procedimientos y funciones descriptos en este Manual
podrn ser revisados y modificados para adaptarlos a las circunstancias del RNP y/o facilitar su ejecucin
exitosa, Dichas modificaciones debern ser aprobadas por del Directorio del RN
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2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y
FUNCIONES
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CAPITULO II
2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONES
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Organigrama No. 1
Planificar, coordinar, supervisar y dirigir los asuntos del rea administrativa de la Institucin.
Coordinar la elaboracin del anteproyecto del Presupuesto Anual del RNP.
Coordinar la elaboracin de los informes presupuestarios trimestrales y presentarlos al Director.
Evaluar mensualmente la ejecucin presupuestaria y financiera, debiendo rendir el informe
correspondiente al Director.
Disear y una vez aprobados, poner en ejecucin los instructivos, formatos y manuales
administrativos del RNP
Llevar un registro permanente y actualizado de las operaciones, bienes y patrimonio de la
Institucin.
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Organigrama No. 2
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Mantener un sistema de gestin financiera de forma adecuada para reflejar las operaciones,
recursos y gastos relacionados con el presupuesto del RNP
Preparar los Planes de Compras y Contrataciones Anuales
Apoyar la ejecucin de las actividades del POA y Plan de Compras con la debida diligencia y
eficiencia, y de conformidad con prcticas apropiadas de carcter administrativo, tcnico,
financiero;
Preparar los documentos de licitacin y seleccin para concursos, criterios de seleccin,
calificacin y evaluacin lista corta de consultores, resmenes ejecutivos de los
subcomponentes, aclaracin de los documentos de seleccin, enmiendas, informes de
evaluacin, datos para elaboracin de contratos. As como cualquier otro documento necesario
para la adquisicin de bienes y servicios bajo el presupuesto del RNP.
Administrar las cuentas y libretas del RNP, de acuerdo a las disposiciones de Ley y asegurar la
disponibilidad de fondos dentro de dicha cuenta, para efectuar los pagos correspondientes a las
actividades del POA y Plan de Compras.
Elaborar los informes de ejecucin trimestrales, y anuales y presentarlos a la Secretaria de
Finanzas y a la Secretaria de Planificacin.
Ser contraparte de las auditoras realizadas la institucin.
Generar el pre compromiso, compromiso y devengado, en el SIAFI.
Aprobar los pagos a proveedores y personal. Ya sea va SIAFI o va Cheque.
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Organigrama No. 3
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Organigrama No. 4
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El Artculo 2, Definiciones, de la Ley Orgnica del Tribunal Superior de Cuentas defini el control interno
como el proceso permanente y continuo realizado por la direccin, gerencia y otros empleados de las
entidades pblicas y privadas, con el propsito de asistir a los servidores pblicos en la prevencin de
infracciones a las leyes y a la tica, con motivo de su gestin y administracin de los bienes nacionales.
Los controles internos del RNP deben organizarse con arreglo a concepto y principios generalmente
aceptados y normas formalmente dictadas, los mtodos y procedimientos efectivamente implantados y
los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse a los
objetivos siguientes:
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El control Interno es un concepto que incluye la independencia de las Unidades que conforman el rea
Administrativa con respecto a las otras oficinas que integran la estructura organizacional.
El control interno administrativo lo conforman las normas, procedimientos y mecanismos que regulan
los actos de administracin, manejo y disposicin del patrimonio pblico y los requisitos y condiciones
que deben cumplirse en la autorizacin de las transacciones presupuestarias y financieras.
3 Establecer polticas y procedimientos que den una seguridad que las unidades que controlan
el presupuesto a Nivel Central, Oficialas, y Proyectos, y su personal mantienen cierta
independencia con respecto a las otras oficinas.
4 Asegurarse que las personas que se contraten para el trabajo posean las caractersticas
necesarias que le permitan ejecutar su labor competentemente.
5 Establecer un plan de capacitacin profesional.
6 Establecer un sistema de promocin del personal del rea de control y administracin del
presupuesto.
7 Establecer un sistema de planeacin, ejecucin y supervisin del trabajo en todas sus etapas,
para comprobar que este Manual se aplica consistentemente.
8 Poner en prctica un procedimiento para comprobar que los elementos establecidos para
mantener el control de calidad, se estn cumpliendo.
9 Dotar de los recursos materiales y tecnolgicos que requiera la unidad de presupuesto y
Proyectos.
10 Propiciar un adecuado ambiente de trabajo requerido para el funcionamiento de las unidades
o cargos responsables de la gestin y administracin.
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11 Las dems controles que sean necesarias para una eficiente labor de la Unidad administrativa.
La mxima autoridad, en conjunto con los responsables de todas las reas y/o Unidades del RNP,
debe definir un marco normativo institucional (Reglamentos, Manuales de Organizacin, y
Funciones, Manuales de Procesos etc).
Los superiores Jerrquicos de todas las unidades deben realizar funciones de supervisin
continua y tienen la responsabilidad de documentar su participacin en las operaciones y
transacciones ejecutadas.
El Jefe de cada Unidad debe colaborar mediante la evaluacin continua y permanente del diseo
y funcionamiento del control interno como una actividad objetiva, profesional e independiente.
Los superiores jerrquicos de todas las unidades deben auto evaluar el cumplimiento de los
principales criterios de control diseados y en operacin, as como la preparacin de un informe
sobre las fortalezas y las deficiencias del Control Interno de su rea de operacin en la
institucin.
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Nacional de las Personas
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CAPITULO III
3. GESTION PRESUPUESTARIA Y PAGOS
La formulacin del presupuesto anual es una responsabilidad de la Administracin General del Registro.
Dicha formulacin debe iniciarse a ms tardar en el mes de mayo del ao anterior al periodo a formular.
Este presupuesto formulado debe ser entrado a la Secretaria de Finanzas durante el mes de agosto, a fin
de continuar con el proceso de aprobacin.
No sobrepasar los techos presupuestarios establecidos por la SEFIN para cada Institucin de la
Administracin Central y Descentralizada.
Alinear el POA-Presupuesto de la Administracin Central y Descentralizadas a las 16 regiones de
la Visin de Pas, mediante la introduccin de un Geo cdigo (establecido por SEPLAN).
Alinear los POA-Presupuesto a los objetivos, metas, e indicadores de la Visin de Pas y Plan de
Gobierno.
Formular el POA-Presupuesto, considerando la distribucin de recursos presupuestarios entre las
Regiones de la Visin de Pas, en atencin a las necesidades de las mismas, e incorporando el
Geocdigo correspondiente a nivel de municipio, definido por SEFIN/SEPLAN.
Realizar la formulacin en las matrices establecidas por SEPLAN.
Incorporar en los programas y proyecto de inversin pblica del POA Presupuesto, un cdigo por
objetivo, meta e indicador, e identificar los respectivos montos de financiamiento, acorde con la
programacin financiera correspondiente.
Identificar los programas y proyectos de inversin pblica, segn las Regiones de la Visin de
Pas.
Identificar la planilla de sueldos y salarios segn la estructura orgnica de cada Secretaria e
Institucin; as como su ubicacin fsica, georeferenciada segn las Regiones de la Visin de Pas.
Cada institucin debe determinar la programacin financiera en forma mensual y trimestral de
su gasto, en armona con el flujo de ingresos de la Tesorera General de la Repblica y en base a
las previsiones de ingresos establecidas por SEFIN.
Identificar los programas y proyectos de inversin pblica, segn las Regiones de la Visin de
Pas.
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Todas las instituciones del sector pblico debern realizar el registro mensual de la ejecucin Poa
presupuesto en el SIAFI el ltimo da de cada mes.
Para el informe mensual a nivel institucional, se tomar la informacin contenida en la base de
datos del SIAFI. EL informe debe ser enviado a SEPLAN con copia a SEFIN en los primeros 15 das
del mes siguiente.
A continuacin los formatos.
3.1.3 Informe Mensual de Ejecucin Fsica y Financiera del Plan Operativo Anual y Presupuesto 20xx
Describir en el cuadro siguiente los resultados de produccin ms relevantes durante la etapa de ejecucin
efectuada a nivel de Actividad, y de acuerdo al orden de la estructura programtica aprobada.
Programa/Actividad/Resultado Programado para el _____ Ejecutado al mes de
de Produccin Unidad Trimestre . % de
No. de
Avance
Medida Cantidad (%) Costo Cantidad (%) Costo
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Describir en el cuadro siguiente la ejecucin por grupo de gasto realizado por la institucin.
Presupuesto Anual Presupuesto Mensual
% de
Cdigo Descripcin Programado en Ejecutado en el
Aprobado Vigente Avance
el mes de: ____ mes de .. 1/
GASTO CORRIENTE
INSTITUCIONAL
10000 SERVICIOS PERSONALES
20000 SERVICIOS NO PERSONALES
30000 MATERIALES Y SUMINISTROS
50000 TRANSFERENCIAS Y
DONACIONES
CORRIENTES
GASTO DE CAPITAL
INSTITUCIONAL
40000 BIENES CAPITALIZABLES
50000 TRANSFERENCIAS Y
DONACIONES DE CAPITAL
60000 ACTIVOS FINANCIEROS
OTROS GASTOS DE CAPITAL
Describir en el cuadro siguiente los resultados de produccin ms relevantes durante la etapa de ejecucin efectuada a
nivel de Actividad/Obra, de los Proyectos de inversin pblica de la institucin.
Programado para el _____ Ejecutado al mes
% de
Cdigo Unidad de Trimestre de.
Proyecto/Actividad/Obra/Resultado Avance
BIP Medida
Cantidad (%) Costo Cantidad (%) Costo
Fuente SIAFI. Reporte de Resultados de Produccin por Institucin, Proyecto a Nivel de Actividad/Obra.
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Describir en el cuadro siguiente la ejecucin financiera de los Proyectos de inversin pblica de la institucin.
Presupuesto Mensual: ___
Presupuesto Anual
Nombre Ubicacin Programado Ejecutado 1/: % de
Proyecto Regin Fondos Fondos Fondos Fondos Avance
Aprobado Vigente Total Total
Nacionales Externos Nacionales Externos
1/: Por esta nica vez se considera lo acumulado a febrero, posteriormente ser el mes correspondiente.
Fuente SIAFI. Reporte de Ejecucin Financiera de Proyectos Por Regin y Tipo de Fondos.
Colocar justificaciones de las desviaciones encontradas.
Ejecucin Financiera por Regiones y Objetivo de la Visin de Pas.
o Por Regiones
Describir en el cuadro siguiente la ejecucin financiera por regin.
Presupuesto Anual Presupuesto Mensual
REGIN Programado para el Ejecutado en el % de Avance
Aprobado Vigente
Mes de _____ mes de.1/
R01
R02
R16
1/: Por esta nica vez se considera lo acumulado a febrero, posteriormente ser el mes correspondiente.
Fuente SIAFI. Reporte de Ejecucin del Presupuesto de Egresos Por institucin, Fuente y Regin.
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3.1.4 Formato Informe Trimestral de Ejecucin Fsica y Financiera del Plan Operativo Anual y
Presupuesto 20xx
INTRODUCCION
Destacar otros aspectos generales de inters de la institucin, tales como, que sus acciones estn enmarcadas
dentro de un Plan Estratgico aprobado en concordancia con el Plan de Gobierno.
[Anlisis de los Objetivos Institucionales en especial las que sean de carcter estratgico para la institucin, o
que impacten en forma significativa el desempeo de la misma o que el costo del Resultado represente un
porcentaje mayor que el 10% del Presupuesto de la institucin. Asimismo, deben incluir comentarios sobre los
logros cualitativos y los impactos en los Indicadores, Metas, Ejes Estratgicos y Objetivos: Sectoriales,
institucionales, la ERP y visin de Pas Plan de Nacin y Plan de Gobierno, tal como lo indica el Articulo 3 de las
Disposiciones
[Comentario general sobre los Resultados de Gestin de la institucin, indicar los objetivos ya priorizados con sus
variables, (cantidad o porcentaje y costo), el resultado para cada objetivo, medios de verificacin, supuestos, sector
y subsector al que pertenece, variable macroeconmica a la cual el resultado fue relacionado y su correspondiente
justificacin, as como tambin indicar la proporcin de la poblacin que fue atendida con cada resultado]
El anlisis de los Resultados de Gestin se hace para el Trimestre y acumulado al respectivo Trimestre. La
ejecucin de los Resultados de Gestin de cada Objetivo Institucional es la siguiente:
Desviacin
Objetivo ______________________________________________ Absoluta Porcentual
Cantidad o Cantidad o
Resultado de Gestin Unidad de Medida Porcentaje Porcentaje A-E E/ A %
Aprobado Ejecutado
A: Aprobado E: Ejecutado
Comentarios a los Resultados de Gestin por cada Objetivo institucional en el trimestre y las desviaciones del
cuadro anterior y el cumplimiento de la cobertura sobre la Poblacin Objetivo.
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Programa: _______________________________________
Estructura
Resultado Acumulado al ITrimestre Cantidad o Porcentaje Variacin Costo Variacin
Programtica
Descripcin
P SP Py A/O Resultado de Produccin Aprobado Ejecutado A-E E/A % Aprobado Ejecutado A-E E/A %
Unidad de Medida
TOTAL - - - - - - - -
Detallar y analizar el presupuesto que se ha ejecutado a nivel de programa indicando el tipo de fondo
que lo ha financiado.
o Modificaciones Presupuestarias
[En este numeral hacer referencia de las modificaciones presupuestarias que la institucin ha
realizado, indicando porque se dan, donde se destina, la fuente de financiamiento.
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o Logros e Impactos
[Indicar en este numeral los logros e impactos alcanzados con la ejecucin fsica y financiera del
presupuesto 2011]
(Cifras en Lempiras)
PRESUPUESTO 2011 Variacin
No. OBJETIVO DE LA VISION DE PAIS VIGENTE EJECUTADO Absoluta %
Total
o Regionalizacin
EJECUCIN DEL GASTO REGIONALIZADO
AL I TRIMESTRE 2011
(Cifras en Lempiras)
PRESUPUESTO 2011 % de
Cod. SALDO DISPONIBLE
Regin
Descripcin VIGENTE EJECUTADO Ejecucin
FN FE Total Fuentes FN FE Total Fuentes FN FE FN FE
R1 Valle de Sula
R2 Valle de Comayagua
R3 Occidente
R4 Valle de Lean
R5 Valle de Agun
R6 Cordillera Nombre de Dios
R7 Norte de Olancho
R8 Valles de Olancho
R9 Biosfera Ro Pltano
R10 La Mosquitia
R11 El Paraso
R12 Distrito Central
R13 Golfo de Fonseca
R14 Ro Lempa
R15 Arrecife Mesoamericano
R16 Santa Brbara
Total
[Este numeral corresponde a la regionalizacin del presupuesto tanto vigente como ejecutado, comentar
las regiones ms relevantes en cuanto al presupuesto]
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CONCLUSIONES RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
[Principales aspectos positivos y negativos sobre el desempeo de la institucin
identificados en el presente informe de ejecucin fsica y financiera. Indicar las causas.]
o RECOMENDACIONES
[Acciones que se recomienda debe adelantar la institucin para subsanar los aspectos
negativos identificados en el presente informe
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PROPUESTA
No
OBJETO
aprobado
DETALLE DE DISTRIBUCIN DEL VALORES JUSTIFICACIN
Presupuesto
GASTO
xxxx
TOTAL
FIRMA
ADMINISTRADOR GENERAL
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El artculo 31 de la Ley General de Administracin Pblica, estable. Cada Institucin contara con una
Unidad de Planeacin y Evaluacin de la Gestin, la que estar encargada del anlisis, diseo, y
evaluacin de las polticas, programas y proyectos, de la definicin de prioridades del gasto y de la
inversin segn el presupuesto anual y de la evaluacin peridica de la eficiencia y la eficacia de los
programas de las respectivas instituciones..
1. Elabora los informes financieros y fsicos mensuales y trimestrales de acuerdo a las disposiciones de
SEPLAN y SEFIN.
2. En coordinacin con las Unidades Administrativas elabora el presupuesto Anual.
3. Actualiza las evaluaciones del presupuesto en el SIAFI.
4. Anlisis y diseo de polticas, programas y proyectos de acuerdo con las polticas de gasto y de
inversin pblica y las directrices oficialmente establecidas por el Presidente de la Republica.
5. Preparacin de planes operativos anuales y la programacin operativa a mediano y largo plazo en el
rea de su competencia.
6. Evaluacin peridica de su ejecucin definiendo indicadores de eficiencia y eficacia.
Conduccin de estudios para la definicin de prioridades de gasto e inversin para el anteproyecto
de presupuesto anual y para la gestin de recursos destinados al financiamiento de proyectos.
7. La formulacin de normas tcnicas para el diseo y operacin de sistemas de informacin y de
estadsticas del RNP.
8. Participa en el proceso de Modificacin presupuestaria de acuerdo al siguiente proceso
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Recursos Humanos: Responsable de generar las planillas de pago del personal, dichas planillas se
envan al rea administrativa para el pago respectivo. Por otro lado el Administrador a travs de
la unidad de adquisiciones es el responsable de la contratacin de consultores externos que
deben ser remitidos a RR.HH. As como en el proceso de revisin y elaboracin de perfiles de
puestos y salarios.
Directorio: Presentacin ante del directorio de los temas administrativos, as como el manejo de
la agenda peridica del Directorio.
Secretaria General: Manejo de aspectos legales relacionados a los aspectos de su competencia.
El rea administrativa est relacionada con todas las reas de trabajo del RNP, debido a la
importancia que tiene para la toma de decisiones que implique afectar el presupuesto
institucional
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Quince das antes del inicio de cada trimestre la administracin General deber solicitar la cuota de
compromiso que necesitara para la ejecucin del siguiente trimestre. La cuota debe ser solicitada en
base, a la Programacin presupuestaria trimestral, y al Plan Operativo Anual aprobado.
Las cuotas de compromiso se solicitan por grupo de gasto; 100 200, 300, 400, 500, 900.
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Los pagos de bienes, servicios y personal se podrn realizar bajo dos mecanismos: a travs del SIAFI o a
travs de Cheque. Para el proceso de pagos en Cheque el RNP mantiene una cuenta operativa en el
Banco Central de Honduras. La firma registrada para el manejo de los cheques es de competencia nica
del Pagador Especial del RNP.
Los pagos mediante el SIAFI se realizarn de acuerdo a los manuales establecidos en el SIAFI, la firma de
las F-01 es potestad del pagador Especial del RNP.
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NOTA: Para efectos de los pagos de bienes, servicios, viticos personal etc, que se realicen va SIAFI, y
que no representen la generacin de cuentas por pagar, sino que el pago y el ingreso se realizan en el
mismo tiempo, la remisin de los documentos a contabilidad se realizar una nica vez cuando al
finalizar el proceso de pago, es decir, cuando tesorera haya realizado el pago.
La autorizacin de pago es de carcter interno y refleja el visto bueno para realizar el pago
correspondiente, dicho documento se realiza en Word en un formato que a continuacin se detalla:
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PARA: _____________________________
Administrador General
DE: _____________________________
Oficial de Pagos
1. INFORMACIN GENERAL
Nombre Beneficiario: ____________________________________________________
2. INFORMACION PRESUPUESTARIA
_______________________________
AUTORIZADO POR (firma y sello)
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Administracin SI si
Ingresa, Verifica y aprueba
Se pagar va SIAFI
F-01
Actualizacin de Archivo
Genera partida Auxiliar ydepartida
de Ingresos ejecucin financiera
de gasto
Contabilidad
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El monto aplicable para el pago de viticos est determinado por el Reglamento de Viticos del
Registro Nacional de las Persona.
En la determinacin del monto se deben considerar la zona del viaje, categora del funcionario y
duracin del viaje.
Las liquidaciones de viticos y otros gastos de viaje se harn obligatoriamente de conformidad a
los siguientes lineamientos:
1. Para viajes al exterior es obligatorio presentar comprobantes de salida y entrada del pas de
origen y destino.
2. Para viajes al interior del pas es obligatorio presentar la factura original del hotel,
debidamente cancelada.
3. Los viticos deben ser aprobados por el Sub Director del rea que le compete la solicitud.
Los viticos deben liquidarse a ms tardar 5 das despus del viaje como lo establece la Ley.
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Nacional de las Personas
El monto a pagar a los consultores est definido segn las leyes nacionales, para ese proceso
se debe considerar: Los techos o montos mximos a pagar, establecidos por la Deposiciones
Generales del Presupuesto (que se modifican ao con ao).
Ley de control del gasto pblico
Un consultor es nacional cuando es de nacionalidad Hondurea, y reside en Honduras.
El pago de consultores extranjeros debe ser negociado entre el contratante y el consultor de
acuerdo al producto presentar, los montos diarios a pagar a consultores internacionales
oscilan entre US$150 y US$600 dlares diarios. Sin embargo esta es una referencia por el
que el monto se define en base a negociacin y producto a presentar.
El proceso de seleccin y contratacin de los consultores se detalla en el captulo de
adquisiciones de este manual.
Para la captura de datos en la Planilla de Pago, se deben considerar los siguientes puntos para cada
empleado con plaza permanente:
a) Sueldo mensual:
De acuerdo a la escala salarial autorizada y segn contrato y/o acuerdo.
b) ISR: (Impuesto Sobre la Renta):
El impuesto que se determina de acuerdo al procedimiento para el clculo para este rubro.
c) IHSS (2.5% Empleado Permanente y 5.9% Patrono), (3.5% Empleado Temporal y 8.4% Patrono)
Si el sueldo rebasa el tope mximo de la cotizacin, se calcula con base en el techo definido
por el IHSS.
48
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Nacional de las Personas
Otros importes de acuerdo a las disposiciones emitidas por el Departamento de Recursos Humanos.
49
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Nacional de las Personas
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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
4. Impresin de la Planilla
5. Remisin de Planilla Administracin
6. Elabora autorizacin interna de pago.
7. Ingresa, verifica y aprueba el pago en el SIAFI.
Autorizacin y O solicita emisin de cheque Administracin
2 aprobacin de
Pago 8. Firma autorizacin de pago y remite documentacin a
contabilidad.
9. Revisa valores ya analiza las cuentas.
10. Elabora y registra en el programa la partida de ingreso y la
3 Control partida de gastos Contabilidad
Contable 11. Enva documentacin a Pagadura
12. Cuadra la Planilla de Pago.
TERMINA PROCEDIMIENTO
52
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
1. Los jefes de las unidades debern enviar al Departamento de Recursos Humanos, a ms tardar en el
mes de noviembre de cada ao, el calendario de vacaciones de los empleados bajo su dependencia.
Dicho calendario se elaborara atendiendo a las necesidades del servicio y cuando as lo requieran las
circunstancias, podr modificarse siempre, tomando en cuenta las conveniencias de los
trabajadores afectados; solo el Jefe de cada departamento podr alterar el calendario de vacaciones
siempre que as convenga a las necesidades del servicio.
2. Las vacaciones anuales del personal por contrato o permanente se le concedern a razn de los
aos de servicio continuo.
3. Las vacaciones anuales del personal por contrato o permanente se le concedern a razn de los
aos de servicio continuo, desglosndose de la siguiente manera
Aos en Vacaciones en
servicio das laborables
1 12
2 15
3 18
4 22
5 30
4. El personal que desee disfrutar de sus vacaciones podr hacerlo previa notificacin y autorizacin
firmada por el jefe inmediato, mediante el formulario de autorizacin de vacaciones, la cual
deber ser tramitada previo disfrute ante la jefatura inmediata y el Departamento de Recursos
Humanos, quien le dar su visto bueno.
6. Se prohbe acumular vacaciones, pero se podr hacer por una sola vez, cuando el empleado
desempeare labores tcnicas, de direccin, de confianza y otras anlogas que dificulten, en
forma especial su reemplazo, en los casos apuntados, la acumulacin ser hasta por dos (2) aos.
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Duracin
No. Actividad Responsable* Estimada (Das
laborables)
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Nacional de las Personas
REPUBLICA DE HONDURAS
SECRETARIA DE FINANZAS FORM. F-04
DIA MES AO
DIA
DIA MES
MES
AO
AO
No. FORMUL. ANTERIOR FECHA DE ELABORACION
DIA MES AO
TOTAL :
TOTAL :
TOTAL :
TOTAL :
AUTORIDAD COMPETENTE DIRECTOR GRAL. DE PRESUPUESTO DIRECTOR GRAL.INST.DESCENTR. M. DE FINANZAS Y CREDITO PUBL..
INSTITUCIONAL
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3.3.9 Procedimiento para pago de Servicios, Bienes, Materiales y Equipo con Financiamiento Externo
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4. PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Y
CONTRATACIONES
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CAPITULO IV
59
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Los sobres con las ofertas econmicas son abiertos hasta que el Informe de Evaluacin Tcnica haya sido
aprobado por la Comisin Evaluadora. Los procedimientos de apertura y evaluacin de las ofertas estn
regulados en la seccin Instrucciones a los licitantes de los respectivos documentos de propuestas
que se utilizaran para la seleccin de cada firma consultora.
Las adjudicaciones y negociaciones de los contratos se harn conforme a las previsiones contenidas en el
Pedido de Propuestas el cual contiene las instrucciones para este proceso.
El llamado a licitacin debe efectuarse con antelacin suficiente, para que los posibles licitantes puedan
obtener los documentos de precalificacin o licitacin y preparar y presentar sus ofertas. En el llamado a
presentar oferta se debe hacer constar la intencin del beneficiario de celebrar un contrato para el
suministro de bienes y servicios, indicar la fuente de financiamiento, la fecha, hora, la direccin para la
presentacin de las propuestas, la descripcin de los servicios o equipos a suministrar, las calificaciones
mnimas requeridas. Tambin se debe indicar si los licitantes tienen que presentar garanta de
mantenimiento de la oferta y el monto de la misma. .
Proveedura debe elaborar un acta de recepcin a satisfaccin de los bienes adquiridos y/o de las obras
ejecutadas, conforme a los canales internos acordados, de conformidad al contrato, y registrarlo con la
Unidad de Bienes Nacionales respectiva. Remitiendo a la administracin general los documentos
pertinentes, para efectos de los pagos, registro y custodia de expedientes de los contratitas y
proveedores.
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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
El Comit no est autorizado a modificar, enmendar, o alterar las especificaciones tcnicas y/o Trminos
de Referencia en vista de que los consultores y proveedores preparan sus propuestas basados en los
Trminos de Referencia incluidos en los Pedidos de Propuestas y especificaciones tcnicas incluidas en
los Pliegos de Licitacin.
La opinin de los miembros del Comit de Evaluacin debe de ser objetivos y basados en su criterio
tcnico profesional. El comit debe velar que estrictamente se cumpla con los procedimientos y criterios
de evaluacin indicados en los Pliegos y Pedido de Propuestas; capaces de detallar un razonamiento
adecuado en cada evaluacin.
Los Miembros del Comit de Evaluacin deben mostrar los ms altos estndares de integridad. Ellos
deben excluirse de cualquier afiliacin y asociacin con los licitantes o las firmas de la lista corta,
incluyendo empleados, consultores, familiares o con afiliacin en negocios y poltica. En caso de no
cumplir estos estndares se debera de descalificar la incorporacin del miembro del Comit de
Evaluacin.
Declaracin de posibles impedimentos. Todos los candidatos deben de declarar de antemano posibles
impedimentos relacionados con conflicto de inters que pueda afectar la objetividad.
En el evento de que contra algn miembro del comit de evaluacin exista la percepcin del conflicto de
inters, el miembro, de no separarse del cargo, deber justificar que esa percepcin de conflicto de
inters no influenciara en su evaluacin. Todos los miembros del comit de evaluacin deberan de
firmar un acuerdo escrito para cumplir con las restricciones de las transacciones con los consultores
invitados para asegurar su credibilidad del proceso de evaluacin y mantener la confianza con el
prestatario.
Confidencialidad del proceso de Evaluacin. Los miembros del comit de evaluacin deben de asegurar
que el proceso de evaluacin es confidencial.
Adjudicacin de Ofertas
La adjudicacin del proceso en una licitacin es responsabilidad del Directorio del RNP, ellos adjudican el
proceso y firman los contratos.
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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
El proveedor de Bienes y Servicios, contratista, consultor o firma consultora que presente una
inconformidad o disputa en alguno de los procesos, siempre deber recibir una respuesta de la Unidad
de compras.
Institucionales
Se aplicaran las medidas de los Cdigos de tica de los Funcionarios Pblicos vigentes y estarn a la
disposicin de todos los funcionarios involucrados en este manual. Todo el personal involucrado en el
manual deber estar familiarizado con el Cdigo de tica de los funcionarios pblicos.
Se aplicaran aquellas medidas de uso comn que se detallan en la Ley de Contratacin del Estado
(Seccin II Articulo 15 y 16), enfocadas a la prevencin de fraude, corrupcin, conflicto de inters y otros
relacionados.
El mtodo de contratacin se define en relacin al monto estimado del proceso. Para este hecho la Ley
establece las siguientes modalidades de compras y o contrataciones.
1. Comparacin de Precios
2. Contratacin Directa
3. Licitacin Privada
4. Licitacin Pblica Nacional
5. Licitacin pblica Internacional
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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
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Segn el artculo 63 de la Ley de Contrataciones del Estado, la contratacin directa podr realizarse en
los casos siguientes:
Cuando tenga por objeto proveer a las necesidades ocasionadas por una situacin de
emergencia al amparo de lo establecido en el Artculo 9 de la Ley;
Cuando se trate de la adquisicin de repuestos u otros bienes y servicios especializados cuya
fabricacin o venta sea exclusiva de quienes tengan patente o marca de fbrica registrada,
siempre que no hubieren sustitutos convenientes;
Cuando se trate de obras, suministros o servicios de consultora, cuyo valor no exceda de los
montos establecidos en las Disposiciones Generales del Presupuesto General de Ingresos y
Egresos de la Repblica, de conformidad con el Artculo 38 de la Ley, en cuyo caso podrn
solicitarse cotizaciones a posibles oferentes sin las formalidades de la licitacin privada
Cuando las circunstancias exijan que las operaciones del Gobierno se mantengan secretas;
Cuando se trate de la acuacin de moneda y la impresin de papel moneda;
Cuando se trate de trabajos cientficos, tcnicos o artsticos especializados; y,
Cuando se hubiere programado un estudio o diseo por etapas, en cuyo caso se podrn
contratar las que Faltar en con el mismo consultor que hubiere realizado las anteriores en forma
satisfactoria.
Para llevar a cabo la Contratacin Directa en los casos que anteceden, requerir autorizacin del
Presidente de la Repblica cuando se trate de contratos de la Administracin Pblica Centralizada, o del
rgano de direccin superior, cuando se trate de Contratos de la Administracin Descentralizada o de los
dems organismos pblicos a que se refiere el Artculo 1 de la Ley, debiendo emitirse Acuerdo
expresando detalladamente sus motivos.
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Nacional de las Personas
5. PROCEDIMIENTOS CONTABLES
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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
CAPITULO V
5 PROCEDIMIENTOS CONTABLES
5.1 Polticas Contables
El modelo de Contabilidad propuesto en este manual, para el control de la Gestin Financiera del
Registro Nacional de las Personas tiene las siguientes caractersticas
A. Es aplicable a todos los niveles que conformen la estructura organizativa del RNP
B. Se manejar aplicando el mtodo de partida doble.
C. Permite integrar las operaciones en los procesos de Presupuesto, Tesorera, Bienes Muebles
e Inmuebles, Almacn.
D. Permite generar informacin individual en cada proceso y por los diferentes Niveles y tipo.
Tipo y Naturaleza
Por clasificador presupuestario
Por Pas Financiero
Por Organismo Financiero
Por Centro de Costo
Por Componente
Por Actividad, etc.
a) Establecer polticas y procedimientos que den una seguridad que las Unidades de
Contabilidad, para que el personal mantengan cierta independencia con respecto a las
otras oficinas.
b) Asegurarse que las personas que se contraten para el trabajo contable posean las
caractersticas necesarias que le permitan ejecutar su labor competentemente.
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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
k) Las dems que sean necesarias para una eficiente labor de las unidades de contabilidad.
a. Mtodo de Contabilidad
El mtodo de Contabilidad adoptado por el Registro Nacional de las Personas ser de
Devengado, mediante el cual los ingresos se reconocern cuando se reciben en dinero o
especies y los gastos cuando se devenguen (comprometen).
b. Registro Contable
El registro Contable de las operaciones financieras se har mediante el sistema de partida doble
el cual se fundamenta en que no existe deudor sin acreedor. Como consecuencia de lo anterior
el valor que se debite a una o varias cuentas debe ser igual a la que se abone u otras
relacionadas con el mismo hecho contable.
d. Periodo Contable
El perodo contable ser del 1 de enero y finalizar el 31 de diciembre.
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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
f. Contribuciones y donaciones
Las contribuciones y donaciones recibidas de terceros en bienes o efectivo, se contabilizarn en
el patrimonio cuando sean utilizadas para financiar un programa o proyecto de inversin. En el
caso que su destino sea para financiar gastos corrientes se registrarn como resultados del
perodo (Se liquidar como Cuenta de Gastos al final del perodo).
i. Depreciaciones y amortizaciones
Las depreciaciones de las propiedades, equipo, maquinaria, etc. se harn de acuerdo a las
polticas, normas y mtodos aprobados por la Contadura General de la Repblica.
Para el manejo y control contable de las operaciones se llevarn registros propiamente contables y
registros auxiliares administrativos que controlan la gestin operativa. Estos registros se clasifican de la
siguiente manera:
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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Registros auxiliares
Nombre del registro
Registro de Tesorera
Registro de Almacn
Registro de presupuesto
Inventarios
Facturacin
Compras
Ventas
Corte de operaciones
Arqueo
7. Registro de cuentas por Cobrar
8. Registro de cuentas por pagar
Para el uso de los registros contables propuestos en este documento y de los registros administrativos,
se ha considerado que estos se podrn manejar manualmente o en forma mecanizada mediante la
aplicacin de mdulos que funcionarn en lnea integrados con el mdulo de contabilidad. Esto no
quiere decir que el modelo que se plantea en este captulo y el resto del manual no pueda funcionar sin
la aplicacin de mdulos los que funcionarn en forma coordinada con el mdulo de contabilidad.
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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Registros Contables
Libro mayor
Balanza de comprobacin
El catlogo de cuentas que se usar en el RNP es el catalogo oficial del SIAFI y de toda la administracin
gubernamental.
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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
La mayorizacin y clasificacin de todas las transacciones operadas sern realizadas por el mdulo
contable, por lo que si en determinada fecha se requiere conocer una informacin de cmo se
encuentra integrada una cuenta especfica, se puede recurrir a la consulta por pantalla o si se requiere
escrita puede solicitarse una impresin. Mensualmente, al finalizar el proceso contable, se debe
imprimir el movimiento diario y mayor de todas las cuentas, este documento ser guardado en forma
cronolgica en el nivel donde es ejecutada la operacin contable.
El propsito principal de dichos informes, es el de mostrar en forma resumida, la historia econmica del
Registro Nacional de las Personas, mediante los Estados Financieros anuales como ser; Estado de
Situacin o Balance General, Estado de Ingresos y Gastos, Estado de Ejecucin Presupuestaria, Estado de
Flujo de Efectivo y Estado de Patrimonio entre otros.
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Nacional de las Personas
A nombre de : _______________________________________________________
CHEQUE
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Cuenta No.________________________________
Banco:____________________________________
A nombre de:______________________________
Al mes de:_____________________de:_________
Monto en L
SUB-TOTAL.........................
TOTAL ..
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Tesoro Nacional
Financiamiento que tiene origen, en gravmenes impositivos fijados unilateralmente por el Estado
Nacional, en los recursos no tributarios con el objeto de financiar sus gastos sin asignacin
predeterminada.
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Nacional de las Personas
Recursos Propios
Crdito Interno
Fuentes financieras que provienen de los usos del crdito, pueden adoptar la forma de ttulos de
deuda y obtencin de prstamos realizados en el mercado interno.
Donaciones Internas
Incluye las donaciones de fondos provenientes de personas y/o instituciones que desarrollan sus
actividades en el territorio nacional.
Crdito Externo
Donaciones Externas
Comprende los recursos que tienen su origen en donaciones de gobiernos extranjero y organismos
internacionales destinados a la formacin de capital. para financiar gastos de operacin o
consumo.
Este clasificador es de uso interno del sistema, se utiliza en forma complementaria al clasificador
por fuentes de financiamiento, especificando a mayor nivel cual es el organismo que financia las
erogaciones realizadas. El detalle del clasificador est disponible en el manual de SIAFI.
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Corresponde a: _____________________________________________________
Periodo: __________________________________________________________
Cdigo _________________________________________________________
Cdigo
cuenta
Saldo
mayor
anterior
Nombre de la cuenta Movimientos del mes Saldo actual
Debe Haber
Totales
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Nacional de las Personas
CDIGO
BALANCE DE PARTIDA
________________________ _____________________
ELABORO APROBO
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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
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NUMERO
82
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Los responsables de los procesos contables deben garantizar a los usuarios que los Estados
Financieros contienen informacin fidedigna y confiable. Para lograr esta confianza debern ajustarse
a los siguientes factores que regulan el proceso de informacin financiera. Estos factores o
estndares informativos que detallaremos a continuacin estn amparados por la opinin de los
auditores.
Informacin Completa
Los informes financieros deben cubrir la totalidad de las operaciones realizadas por sta durante el
perodo contable fijado. Estas operaciones debern registrarse de conformidad con los principios y
polticas contables que se incluyen en este manual.
Claridad en la Informacin
Los trminos empleados para la presentacin de los estados financieros as como de sus anexos,
deben ser claros. Para ello habr que evitar la excesiva brevedad o demasiado detalle.
Oportunidad de la Informacin
Los informes financieros que se elaboren, deben estar disponibles a la brevedad suficiente para que
sean tiles en la toma de decisiones de la direccin, administracin y diferentes usuarios. En cada
nivel se procurara que estos se preparen en forma mensual a ms tardar el 10 del siguiente mes.
Existe en el Organigrama de Contabilidad una lnea de relacin con la unidad de Bienes. La unidad de
Bienes tendr las siguientes responsabilidades con respecto a contabilidad:
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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
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El catalogo de cuentas ser el Plan nico de cuentas contables aprobado para el Sector
Gubernamental. Dicho catalogo se desglosa en el Manual Contable del SIAFI, en la pgina web de
la Secretaria de Finanzas www.sefin.gob.hn.
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6. PROCEDIMIENTOS EN LA
PAGADURIA ESPECIAL
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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
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CAPITULO VI
6 PROCEDIMIENTOS EN LA PAGADURIA ESPECIAL
6.1 Polticas y normas para uso de la Pagadura.
Para garantizar que los fondos que se administran en los diferentes niveles del Registro Nacional
de las Personas, sean manejados en forma transparente y oportuna se debern respetar las
siguientes polticas.
El RNP deber abrir y mantener una sola cuenta bancaria a nombre de la Unidad ejecutora
(Registro Nacional de las Personas) en el Banco Central de Honduras; y a nombre de los Proyectos
cuando se trate de fondos Externos, de acuerdo a las necesidades de los cooperantes las cuales
sern manejadas mediante la autorizacin de firmas mancomunadas.
La cuenta operativa a nombre del Registro Nacional de las Personas, en el Banco Central se
alimentar con fondos de la Tesorera General de la Repblica mediante transferencias va F-01
con imputacin presupuestaria.
En caso de remanente en la cuenta de Banco Central, de los fondos solicitados va F-01, estos
podrn ser utilizados bajo los siguientes criterios:
Los fondos remanentes en los grupos 200 y 300 podrn utilizarse para pago de otras
actividades dentro de los mismos grupos, siempre y cuando se haga la f-07 de reversin a
la f-01 original (con la que se solicitaron los fondos a la Tesorera General), y se cargue la
nueva f-01 con la nueva imputacin correspondiente.
Los fondos remanentes en los grupos 100 y 400 podrn utilizarse al finalizar el ao para
actividades consideradas de suma importancia para el RNP, y que no cuenten con
presupuesto para el ejercicio fiscal correspondiente. Para ello se debern hacer las f-07 de
reversin correspondiente.
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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Este pago debe efectuarlo el solicitante o su apoderado legal, en cualquier agencia del Sistema
Bancario Nacional autorizado, mediante recibo Oficial de Pago, TGR-1. Este recibo es emitido por
la Tesorera General de la Repblica, y el pago debe hacerse a nombre del Registro Nacional de las
Personas bajo la partida 12218.
De acuerdo a las Disposiciones Generales del Presupuesto 2010, de todos los Ingresos percibidos a
travs de la Tesorera General de la Repblica, el 20% de estos ingresos sern utilizados por la
Tesorera el 80% restante ser devuelto al RNP mediante el procedimiento que se explica en los
diagramas siguientes.
Si el ingreso es a travs de Cheque: En el Nivel Central los cheques deben ser emitidos a nombre
de la Pagadura General de la Repblica.
Todo pago que se efectu deber hacerse por medio de cheques vouchers, se exceptan de ello
los pagos que se realicen por medio transferencia Bancaria a travs de Banco Central o va SIAFI.
Autorizacin de Cheques
1. El Pagador Especial tiene potestad para registrar su firma como nica firma autorizada
para emisin de cheques con fondos del Estado de Honduras.
2. En el caso del manejo de los fondos de fuentes externas, estas cuentas se manejarn de
acuerdo a lo establecido en los Convenios que la rigen.
3. Tambin se debe registrar la firma del Sub Director Administrativo para la emisin de
cheques, sin embargo esta firma debe ser usada nicamente cuando por razones de fuerza
mayor el pagador no pueda firmar.
El Pagador Especial no tiene lmite para la firma de cheques, en el caso de que otras personas sean
autorizadas para firma, se les aprobar por escrito los lmites sobre los valores autorizados.
Emisin de Cheques
Todos los cheques que se emitan, debern ser nominativos, no debern emitirse cheques al
portador, y sern impresos en papel de seguridad.
Los cheques debern ser pre numerados y toda la numeracin ser controlada en forma
correlativa.
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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Anulacin de Cheques
El proceso de anulacin de cheques se har mutilando stos en el espacio de las firmas registradas
y estampndoles la leyenda ANULADO ya sea utilizando un sello o un lpiz tinta. Seguidamente
se proceder a realizar las operaciones contables respectivas.
Cheques no reclamados
Aquellos cheques que no sean reclamados en el perodo de 3 meses sern anulados teniendo el
cuidado de hacer la reversin contable.
Todos los talonarios de cheques en blanco sern guardados en caja fuerte o en un lugar bajo llave
con la supervisin y responsabilidad del Pagador.
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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
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QUEDAN
El Suscrito Registrador Civil Municipal de_________________________ departamento
de______________ por medio de la presente HACE CONSTAR; que quedan bajo su responsabilidad y
para efectos de control interno, _____________ talonarios de 50 formatos TGR-1 para la
recuperacin de L. 200.00 cada formato, haciendo un total equivalente a L._____________ para
cobros de reposicin de tarjetas de identidad como del resto de los documentos administrativos
comprendidos en la autorizacin del Directorio en Decreto Legislativo No. 17-2010 y e acuerdo a
solicitudes presentadas por los interesados conforme la siguiente numeracin:
Estos formatos sern liquidados mediante informes de las reposiciones solicitadas que emita este
Registro y que son objeto de cobro legalmente establecidas.
RECIBIO
__________________
Firma y sello Registrador Civil Municipal
ENTREGADOS POR:
____________________________ ___________________________
Nombre Nombre
89
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Paso No. 1. Verificar el nombre del Ciudadano y dems datos que estn en el sistema cuando el
proceso es mecanizado.
Paso No. 2: Llenado del Formulario (a. Nombre Completo; b. No. De Identidad; c. Rubro del RNP
(12218) en la TGR 1; d. Valor, Fecha, y firma del solicitante.
Paso No. 3. Pague en el Banco; regrese al RNP con la copia Azul sellada por el Banco.
Paso No. 4. El empleado del RNP, se quedar con la copia azul y la har llegar a pagadura de esta
institucin en los primeros 5 das del mes siguiente al corte, en el formato de reporte.
No. Fecha Solic. Nombre No. Identidad Banco No. TGR-1 Valor Fecha
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14 TOTAL
Realizado Por:_____________________________
90
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Certificaciones y
Cdigo Cantidades Reposiciones
Valores en Constancias Valor Total
Municipa Descripcin
L. en L. en L.
l TGR-1 Identidades
Varias
TOTALES
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92
Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Las devoluciones de dinero en efectivo pueden realizarse por concepto de liquidaciones de viticos,
errores o/u omisiones etc, en este proceso se debe considerar.
-Las devoluciones deben realizarse a la cuenta operativa del Banco Central de Honduras a nombre del
RNP.
-En las liquidaciones de viticos, o anticipos para eventos o similares, en la liquidacin se debe
adjuntar copia del depsito realizado.
-Al menos cada 3 meses el Pagador debe hacer un informe de la disponibilidad de efectivo por este
concepto.
-Este informe debe presentarse a la Comisin de Evaluacin de Compras, quienes mediante Acta
debern decidir los rubros a financiar con esta disponibilidad.
-Se deber realizar la F-07 de reversin de presupuesto indicando la disminucin en la F-01 original
del monto no usado.
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A nombre de : __________________________________________________________
Cheque Cheque
TOTAL
94
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Seor
Presente
Por este medio solicito su autorizacin para proceder a la anulacin de los siguientes cheques:
_____________________________________________________________________
_________________________ ____________________
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Nacional de las Personas
Oficial de Cheques
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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Oficiales de Cuentas
Oficial de Cuentas II
5. Recibe las operaciones administrativas que tengan que ser revisadas y validadas.
6. Revisar los cheques emitidos contra las rdenes de pago y matar con el sello de pagado
con cheque y nmero a todos los comprobantes de soporte que correspondan y remitirlos
al pagador especial para su firma.
7. Revisar todas las transferencias de pago e ir al Banco Central de Honduras para su
ejecucin.
8. Revisar las planillas de pago de sueldos y vacaciones al personal del RNP, tambin las
planillas electrnicas para realizar el respectivo pago o aplicacin de crdito en su cuenta
de ahorro en Banco de Occidente en la Agencia Mltiple del Barrio la Granja de
Comayagela.
9. Evacuar va telfono todas las consultas referentes al pago de planillas.
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Nacional de las Personas
Responsable de Alquileres
b) Recibe de la Oficial de cheques o de la recepcin y distribucin, los cheques o
transferencias para el pago por depsito a la cuenta de los propietarios o representantes
de los locales en alquiler.
11. Conciliar en el sistema SIAFI, lo relacionado a la cuenta alquileres.
12. Mantener al da los pagos de los alquileres a nivel nacional
13. Mantener un archivo por departamento del pago de los alquiles
14. Revisin de los pagos directos de alquileres
15. Actualizacin de 284 locales a nivel nacional.
Digitacin de Documentos
Digitaliza toda la informacin de pagos que ingresa a la Pagadura y posteriormente remite
la documentacin original al departamento de Contabilidad para su registro y custodia.
Remitir al Jefe de Egresos el archivo semanal de los documentos digitalizados para su
revisin y custodia.
Elaborar reporte mensual de operaciones.
Jefe de Ingresos
Manejo del inventario de la TGR1 para distribucin a los diferentes departamentos del
Pas.
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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Ventanillas de Ingresos
Proporcionar al cliente la TGR1 completamente lleno con los datos del servicio solicitado,
los que sern proporcionados por el cliente.
Llenar el libro control de los servicios solicitados por el cliente en forma correlativa del
talonario que se est utilizando.
Ventanillas de Identificacin
Ventanillas de Autenticas
Oficiales de Ingresos
Manejo del Inventario de los recibos de TGR1 en cuanto a la distribucin a nivel nacional
Revisar los ingresos de los recibos a nivel nacional y elabora informe de ingresos generales
Clasifica, coteja e investiga la informacin de los recibos TGR1
Secretaria
Manejo de la Correspondencia
Apoyo en la elaboracin de los informes mensuales a nivel nacional.
Informe mensual de actividades realizadas al jefe de Egresos para elaboracin del Poa
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Nacional de las Personas
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Nacional de las Personas
CAPITULO VII
7. CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
Para facilitar la administracin y control de Bienes Muebles e Inmuebles como ser; Mobiliario y
Equipo de Oficina, Edificios, Terrenos, Vehculos, etc., se deber cumplir con las siguientes
polticas:
Los Bienes Inmuebles (edificios, terrenos) sern entregados en custodia a los funcionarios y/o
empleados de cada oficina etc. Los Bienes Muebles (mobiliario, equipo, vehculos), sern
asignados en forma personal a los funcionarios y/o empleados que harn uso de los mismos.
7.1.2 Seguro
Todos los Bienes Muebles e Inmuebles propiedad del RNP, debern contar con un seguro que los
proteja de cualquier riesgo, y cuyo monto no podr ser inferior al costo de su reposicin. Para
estos efectos deber tomarse en cuenta las regulaciones presupuestarias emitidas por la
Secretara de Finanzas.
7.1.3 Mantenimiento
Se deber contar con contratos de servicios de mantenimiento para todos aquellos bienes que
por su naturaleza necesiten de este servicio (Vehculos, Aire acondicionado, Fotocopiadoras,
Computadoras, etc.) para ello se debern hacer las provisiones presupuestarias en base a las
polticas definidas por la SEFIN lo cual garantizara su eficiencia y durabilidad.
Para la baja de Bienes Muebles por extravi, dao, subasta o inservible, se cumplir con lo
estipulado en la legislacin relativa a Bienes Nacionales, la Contadura General de la Republica y el
Tribunal Superior de Cuentas.
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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
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Transferencias
Cuando se realicen transferencias de Bienes entre departamentos y/o oficinas, se cumplir con lo
estipulado en la legislacin relativa a Bienes Nacionales, la Contadura General de la Repblica y el
Tribunal Superior de Cuentas.
Cada entidad deber practicar inventarios fsicos cada 12 (doce) meses, realizados por la Seccin
de Control de Bienes de la Unidad de Bienes Nacionales, los que sern verificados por la Unidad
de Auditora Interna de acuerdo a los programas de auditora que dicha oficina maneje, estos
debern ser identificados de acuerdo a los cdigos de Municipios utilizados, el informe deber ser
entregado a la Gerencia Administrativa, la Contadura General de la Repblica y al Tribunal
Superior de Cuentas.
Se registraran como bienes muebles e inmuebles aquellos cuyo costo de adquisicin sea mayor o
igual a L. 200.00 (Doscientos Lempiras Exactos).
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En Tegucigalpa, M.D.C., a los____ das del mes de _____del ao_____, se HACE CONSTAR que se
ha hecho entrega al seor(a) ____________, Dependencia __________ de los Bienes que a
continuacin se detallan:
Revisin inventario
CERTIFICACION
Yo, ___________________________ declaro haber recibido los artculos arriba descritos tal y
como se indica en este documento, los que utilizare en el desempeo de mi trabajo, por lo que me
hago responsable por la prdida o deterioro de cualquiera de los artculos debido a negligencia o
descuido de mi parte. En caso de perdida por causa imputable a mi persona autorizo a la oficina de
contabilidad para que deduzcan de mis prestaciones o sueldo pendientes el valor del bien
extraviado.
____________________ _________________________
RECIBIO ENTREGO FIRMA Y NOMBRE
Original: Bienes
Copia: Receptor
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CONTROL Y REGISTRO
DEPRECIACION VALOR
EN
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIA ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIA MES ACUMULADA LIBROS
FECHA DESCRIPCION
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CONTACTAR A: _________________________________________________________
PAGADO
___________________ _____________________
Recibe Entrega
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_______________________________________ ________________________
REPONSABLE DE LA CUSTODIA DE BIENES JEFE DE LA OFICINA
__________________________________________
EMPLEADO
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PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
El jefe de bienes deber dejar copia de la Escritura para los Archivos del RNP y enviar copia
a la contadura General de la Repblica.
1. Control absoluto sobre los registros de los bienes propiedad del RNP
2. Inventario actualizado de los bienes propiedad del RNP
3. Archivo de todos los documentos de operacin de cargo y descargo
(Altas y bajas), tramitados ante la Contadura General de la Republica.
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EL______________ DE______________DE_________________________________________
_________________________________ _______________________________
Encargado de Bienes Administrador
________________________________
Dpto. Legal
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Existe en el Organigrama de Contabilidad una lnea de relacin con la unidad de Bienes. La unidad de
Bienes tendr las siguientes responsabilidades con respecto a contabilidad:
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8. PROVEEDURIA
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CAPITULO VIII
8 PROVEEDURIA
8.1 Funciones Generales de Proveedura
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1. Crear una base de acceso directo a lo existente en la bodega ingresando todo lo que
actualmente existe para mayor control y aprovechamiento de la misma.
2. Crear un reporte de salidas y entradas de material.
3. Crear un reporte de necesidades
4. Crear un reporte por solicitudes por direccin y personales.
5. Incorporar inventarios anteriores
6. Crear un control manual de entradas y salidas de material de forma continua y actualizada
7. Clasificar materiales existentes
8. Verificar compras primordiales
9. Control de inventarios actuales y anteriores
Para facilitar el manejo administrativo de los bienes no duraderos como ser; materiales y tiles de
oficina, material didctico, repuestos para vehculos etc., se deber cumplir con las siguientes
polticas y normas:
Manejo de Proveedura
Para mejorar los servicios y disminuir los costos de operacin se mantendr un solo almacn a
Nivel Central, el cual ser dotado de los recursos necesarios para su adecuada operacin, por lo
que se deber garantizar la seguridad de los mismos.
Recepcin
Todos los bienes no duraderos adquiridos debern ser recepcionados por el almacn y en caso
donde no exista fsicamente esta unidad, sern recibidos directamente por los solicitantes.
Valuacin
Los inventarios de materiales y tiles de oficina, materiales didcticos, etc., sern valuados al costo
de adquisicin utilizando el mtodo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS).
Entrega de Materiales
Las entregas de materiales se efectuarn en base a requisicin con el Visto Bueno del Jefe
inmediato, no se aceptaran otro tipo de documentos.
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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Existencias de Materiales
Se debern mantener existencias mnimas de materiales para uso de nivel central equivalentes a
un mes de consumo promedio.
Inventarios Fsicos
En los Almacenes se debern practicar inventarios fsicos tres veces al ao, los que sern
supervisados por el Departamento de Auditara Interna del RNP de acuerdo a los planes de trabajo
que esta tenga.
Diferencias de Inventario
Las diferencias de inventarios sern cargadas a los responsables del almacn utilizando el precio
de reposicin, es decir el precio de mercado vigente al momento de confirmarse las diferencias.
Se deber descargar del inventario todo aquel material que se encuentre en mal estado, y efectuar
los ajustes respectivos en el control del inventario y en el sistema contable, por lo que se
levantar un Acta de Descargo. Si estos son originados por deficiencias en su manejo, dichos
valores se cargarn al responsable del Almacn al valor de reposicin; para ello se requerir de la
verificacin, aprobacin y validacin de la Unidad de Auditara Interna.
Peridicamente se deben analizar los productos cuya existencia real es menor a las cantidades
mnimas, para ello se deber elaborar un formulario el que ser firmado por el encargado de
Almacn, luego se entregara administrador para que lo autorice y se proceda a la adquisicin de
estos.
b) Los productos en mal estado deben estar separados del inventario en buen estado
d) Realizar una reunin para dar instrucciones a las personas que participarn en el
inventario
e) Avisar con anticipacin el cierre del almacn durante el perodo que se levantar el
inventario fsico para ello se debe enviar una circular a las oficinas interesadas y
Proveedores. Esta circular debe ser colocada en un lugar visible en el almacn.
113
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f) Preparar los materiales y papelera que se utilizarn en la toma fsica del inventario.
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REQUISICION
NO. FOLIO____
CODIGO SOLICITANTE:_________________
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Cdigo
producto
Descripcin Presentacin Cantidades
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Por este medio hago constar que he recibido a satisfaccin los productos que ms abajo se detallan y
que fueron pedidos en solicitud N__________.
COSTO COSTO
NO DESCRIPCION CODIGO PRESENTACION CANTIDAD UNITARIO TOTAL
Original: Almacn
Copia: Contabilidad
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ALMACEN:______________________________________________
_________________________________ ________________________________
Preparado por Autorizado por
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No.
NOMBRE PRODUCTO
CDIGO PRESENTACION CANTIDADES LEMPIRAS
_______________ ________________________________
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Para este sistema se cre una base de datos la cual contiene 23 tablas necesarias para el correcto
funcionamiento del sistema, en las cuales estar distribuida la informacin recolectada por el
sistema as mismo como la necesaria para ser utilizada como referencia por el mismo sistema. (En
este manual no se mencionan las tablas de referencia utilizadas del Sistema de Recursos
Humanos).
La seguridad del sistema se manejara a travs de Usuarios dentro del sistema y cada uno de los
usuarios debe pertenecer a un rol que a su vez tiene definidos los permisos de las acciones del
sistema a las que tendr permiso el usuario, as como de un usuario de base de datos que es el
que permite los inicios de sesin dentro de la base de datos.
El sistema est desarrollado en Visual Studio 2008 utilizando ASP.NET y Visual Basic, y para
presentar una interfaz agradable y de fcil uso por cualquier tipo de usuario se utiliz controles
AJAX.
La base de datos fue desarrollada en SQL Server 2005, la conexin a la base de datos se realizara a
travs de la Clases BDD incluida dentro del sistema.
El sistema Cuenta con un Manual Tcnico de Usuario donde se detalla la informacin para el
manejo del Mismo. Dicho Manual forma parte integral de este manual.
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9. AUDITORIA INTERNA
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CAPITULO IX
9 AUDITORIA INTERNA
Misin
Visin
En el cumplimiento de sus funciones vigila que las operaciones financieras y administrativas del
RNP se realicen con base en la eficacia, eficiencia, economa, equidad, veracidad, y legalidad. para
que exista un sistema de transparencia en la gestin de sus servidores.
2. Comunicar sobre los resultados de las auditoras o revisiones especiales que realice,
conforme a la Ley del Tribunal.
3. Comprobar que los funcionarios responsables tomen las medidas apropiadas
(seguimiento), en relacin con las conclusiones y recomendaciones que contienen los
memorandos e informes de auditora o revisiones especiales aceptadas por la
administracin activa, tanto los preparados por la Auditora Interna, Auditores Externos,
como tambin por el Tribunal Superior de Cuentas. Asimismo, dar cuenta por escrito a las
autoridades superiores y al Tribunal de las posibles situaciones irregulares que compruebe
en el desempeo de su labor.
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Manual de Polticas y Procedimientos Administrativos del Registro
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9.3 Estructura
En la estructura organizativa del RNP, la Unidad de Auditoria Interna se identificar como una
dependencia al nivel de staff, a efecto que pueda expresar sus opiniones en forma objetiva, eficaz
e independiente.
El personal de la Unidad de Auditoria Interna no participar en los procesos de administracin,
aprobacin, contabilizacin, adopcin o toma de decisiones, ni en actividades administrativas o
financieras.
Si el Auditor Interno por disposicin de la mxima autoridad de la Secretara, integra una comisin
para analizar, evaluar o definir una situacin conflictiva, sobre asuntos relacionados con cualquier
aspecto del proceso administrativo, ste participar y tendra la facultad de objetar la validez de
las decisiones, si a su juicio no se ajustan al marco legal y a los intereses del Estado. El auditor
deber comunicar su objecin a la autoridad superior y al Tribunal Superior de Cuentas, para
impedir la consumacin de los efectos del acto irregular detectado.
En materia de administracin de personal, los empleados y funcionarios de la Unidad de Auditora
Interna, estn sometidos a la poltica general de la entidad y a lo dispuesto en el Articulo106 de la
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Ley Orgnica del Tribunal Superior de Cuentas, asimismo a lo que se establece en el Captulo V,
numerales 1.2 y 1.3 del Artculo tercero del Acuerdo Administrativo No.TSC-027/2003.
9.4Independencia
9.5 La Organizacin
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CAPITULO X
10 PROCEDIMIENTO PARA MODIFICAR ESTE MANUALES
Todas las modificaciones al manual sin excepcin alguna sern notificadas por escrito a
todos los involucrados por el titular de la Subdireccin Administrativa. Para ello se usura el
formulario procesos horizontales anexo B.
Los responsables de cada proceso en las diferentes oficinas, archivaran las modificaciones
aprobadas junto al original del manual de procesos que se modifica.
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FORMULARIO ANEXO A
Fecha:_____________
Ref. :______________
Por este medio solicito a usted analizar la modificacin del manual de procesos con titulo
______________________________________________________________ bajo las siguientes
condiciones:
______________________________
Jefe oficina interesada
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Anexo B
Fecha: _____________________
Ref: _______________________
Numero modificacin: ________
Seores (as)
Involucrados en el manual
De __________________
Por este medio se les informa que a partir del _____ de _____________ de __________ se
modifica el manual de la referencia en los aspectos siguientes:
Al momento del archivo de esta modificacin insertarla en el documento como hoja numero
_____________.
Atentamente
_____________________________
Subdireccin Administrativa
1
El numeral V corresponde a informacin solicitada por la Presidencia de la Repblica.
FIN MANUAL
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