Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
RESUMO
Este estudo explorou a aplicabilidade dos conceitos relacionados ao Lean Manufacturing (produo enxuta)
em reas administrativas da produo, tomando-se a rea de expedio de uma transportadora como caso de
anlise. Partindo de conceitos criados originalmente para ambientes de manufatura, o Lean Office (escritrio
enxuto) a traduo dos princpios do Lean Manufacturing aos processos administrativos. Este artigo traz,
inicialmente, uma reviso bibliogrfica relacionada ao Lean Office, suas origens e mtodos de implantao.
Atravs de uma estratgia metodolgica orientada para a interveno direta no ambiente de estudo, foi
possvel analisar o mapa de fluxo de valor de um dos processos da empresa, identificar desperdcios e propor
melhorias. Ao final, desenvolve-se uma disusso pautada nos resultados prticos e nas dificuldades
encontradas na implantao dos novos conceitos, valorizando tambm a varivel social do sistema produtivo
em estudo. Por fim, conclui-se que os conceitos do Lean Office apresentaram-se como promissores no recorte
de campo analisado e so potencialmente extensveis a diferentes setores e empresas, tendo em conta as
devidas adaptaes contextuais relativas a cada organizao.
ABSTRACT
This study aims to explore the applicability of Lean Manufacturing concepts to administrative departments and
takes a transportation company as a case study. Based on the concepts originally proposed for manufacturing
environments, Lean Office proposes a translation of Lean Manufacturing principles to administrative
processes. The article starts with a literature review about the main concepts of Lean Office, its origin and
implementation method. The methodology makes use of direct involvement in the environment under study.
Some of the activities performed were the Value Stream Mapping of the companys process selected;
identification of wastes; and the proposition of improvements to be implemented. Finally, practical results
motivate a discussion on the real potential of Lean Office principles and on the challenges related to its
implementation, highlighting also the social perspective of the production environment. The main conclusion is
that lean office is a promising management approach for the case studied and the findings also suggest that its
principles are potentially generalizable to other departments or even to other companies, provided that the
necessary contextualization demanded for each organizational environment is present.
desperdcios que impactam um sistema produtivo empresa Americana Alcoa, maior produtora
no sentido de afast-lo do ideal lean. So eles: i) mundial de alumnio, que j possua o sistema
Superproduo (produzir excessivamente ou cedo Toyota implementado e estruturado na produo h
demais, resultando em fluxo pobre de peas e muitos anos, quando comeou a implantar o
informaes, ou excesso de inventrio); ii) Espera conceito enxuto nas reas administrativas. O
(longos perodos de ociosidade de pessoas, peas e segredo do sucesso na utilizao dos conceitos foi
informaes, resultando em um fluxo pobre, bem considerar a informao como um produto. Esse
como em lead times longos; iii) Transporte autor relatou que a empresa tem apresentado grande
excessivo (movimento excessivo de pessoas, evoluo do sistema, aplicando os conceitos
informao ou peas, resultando em dispndio enxutos em fluxos inerentes s funes de RH,
desnecessrio de capital, tempo e energia; iv) financeiro, compras e de contratos jurdicos.
Processos inadequados (utilizao do jogo errado de Outro caso apresentado por Herzog (2003)
ferramentas, sistemas ou procedimentos, geralmente foi a empresa Bosch, que a partir do mapeamento
quando uma aproximao mais simples pode ser do fluxo de valor (MFV) percebeu as inmeras
mais efetiva; v) Inventrio desnecessrio circulaes de informaes entre as reas
(armazenamento excessivo e falta de informao ou envolvidas que no agregavam valor. Como soluo
produtos, resultando em custos excessivos e baixa para os problemas foram aplicadas vrias tcnicas
performance do servio prestado ao cliente; vi) para reduo do tempo, com o intuito de se tornar o
movimentao desnecessria (desorganizao do fluxo contnuo e sem paradas. A Bosch utilizou os
ambiente de trabalho, resultando baixa performance conceitos em diversas unidades e promoveu
dos aspectos ergonmicos e perda frequente de melhorias em 32 processos administrativos.
itens); e vii) produtos defeituosos (problemas Segundo Turati (2007), o conceito do Lean Office
frequentes nas cartas de processos, problemas de pode ainda contribuir para fornecer melhorias no
qualidade do produto ou baixa performance na ambiente administrativo pblico, respeitando a
entrega). estrutura organizacional. Citou, neste contexto, as
muitas melhorias nos mapas de fluxo da Secretaria
Municipal da Fazenda (SMF), do Municpio de So
2.2. Lean Office O escritrio enxuto Carlos, Estado de So Paulo. Para Turati (2007), o
grande avano da aplicao foi para o cidado, pois
O pensamento enxuto aplicado nas reas foi visvel a reduo do tempo de espera dos
administrativas passa a ser de vital importncia, pedidos requisitados prefeitura, com a eliminao
principalmente quando se constata que 60% a 80% das atividades que no agregavam valor; derivou-se
de todos os custos envolvidos para satisfazer a maior agilidade na resposta aos clientes.
demanda de um cliente so de natureza A implantao e manuteno dos princpios
administrativa (TAPPING; SHUKER, 2010). enxutos nas reas administrativas so propostas por
McManus (2003) afirmou que possvel relacionar Tapping e Shuker (2010) em oito etapas: i)
os princpios do pensamento enxuto s atividades Comprometer-se com o Lean; ii) Escolher o fluxo
no manufatureiras e tangveis. O fluxo de valor, de valor; iii) Aprender sobre Lean; iv) Mapear o
nesse caso, consistiria de um fluxo de informaes estado atual; v) Identificar as mtricas do Lean; vi)
e de conhecimentos, os quais possuem trajetria de Mapear o estado futuro; vii) Criar planos Kaizen
valor mais dificilmente definida, se comparada a (melhoria contnua); e viii) Implantar planos
fluxos de materiais de uma fbrica. Ressaltou, Kaizen.
todavia, que os desperdcios relacionados
informao so similares ao da produo enxuta:
espera, estoque, superprocessamento, 2.3. Mtodo e ferramentas do pensamento
superproduo, transporte, movimentos enxuto
desnecessrios e defeitos.
Apesar de maior complexidade em se A sobrevivncia das empresas no mercado
identificarem desperdcios em processos que no depende da sua capacidade de atender s
envolvam diretamente matrias-primas, mquinas e necessidades dos seus clientes (CAMPOS, 2008). O
produtos, mesmo assim os resultados colhidos por PDCA um mtodo de gesto que visa suportar o
empresas que j comearam a trabalhar com os processo de soluo de problemas e promoo das
conceitos do Lean Office so relatados como mudanas necessrias em tempo adequado. De
satisfatrios. Como exemplo, Herzog (2003) citou a acordo com o tipo do gerenciamento a ser realizado,
o giro do PDCA assume caractersticas diferentes comum para tratar os processos; torna as decises
(Figura 1). visveis, permitindo visualizar previamente
possveis alternativas de melhorias; e forma a base
de um plano de aes. Os principais cones do MFV
utilizados neste trabalho esto especificados na
Figura 2.
O mtodo PDCA constitudo de quatro Figura 2 - cones utilizados para o MFV aplicado no estudo
etapas (AGUIAR, 2002): i) Plan (Planejamento: Fonte: Adaptado de TAPPING; SHUKER, 2010.
definio da meta de interesse e planos de ao); ii)
Do (Execuo dos planos de ao: treinamento de
b) Kaizen: representa a prtica de
pessoal, implantao e coleta de dados); iii) Check
melhoria, eliminando desperdcios e envolvendo os
(Verificao: avaliao dos resultados obtidos em
empregados. Permite s companhias baixar custos e
relao ao alcance da meta); e Action (Ao:
melhorar a qualidade e variedade do produto
sistematizao das melhorias identificadas).
(IMAI, 2010). Os benefcios para as empresas so:
No contexto da produo enxuta, a aplicao
aumento de produtividade sem investimentos
do mtodo PDCA visa atacar os sete tipos de
significativos; redues nos custos de produo;
desperdcios identificados por Ohno (1997). No
capacidade de realizao das mudanas de mercado;
suporte s etapas do processo de melhoria aplicado
e motivao dos colaboradores. O kaizen requer
ao ambiente administrativo, algumas ferramentas
mudana na percepo de todos na organizao, que
demonstram-se especialmente importantes e devem
devem, constantemente, identificar desperdcios no
ser destacadas:
trabalho para poder elimin-los, sempre com apoio
a) Value Stream Mapping ou
dos superiores (IMAI, 2010).
Mapeamento do Fluxo de Valor (MFV): Segundo
c) Cinco Sensos 5S: O 5S, antes de
Rother e Shook (2003 apud TURATI, 2007), o
ser uma ferramenta, uma filosofia com o objetivo
MFV uma ferramenta que proporciona enxergar e
de preparao de um ambiente de trabalho para a
entender o fluxo de material e informaes atravs
qualidade. O 5S representa as iniciais das palavras
de um fluxo de valor. O fluxo de valor toda ao
em japons, que so: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e
que, agregando valor ou no, necessria para
Shitsuke (UMEDA, 1997), que so assim descritos:
passar um produto ou informao do estado de
i) Senso de Utilizao (Seiri): Deixar apenas o
conceito para o estado de produto ou atividade
mnimo necessrio de material ou informaes para
finalizada. uma ferramenta simples e exige
o funcionrio; ii) Senso de Ordenao (Seiton):
apenas seguir o caminho da produo do incio ao
Deixar o material a ser utilizado sempre disponvel,
fim, desenhando-se, detalhadamente, o mapa de
sem precisar procur-los; iii) Senso de Limpeza
cada processo no fluxo de material e informao.
(Seiso): Conservar sempre limpo o ambiente de
Depois, atravs de um conjunto de sugestes,
trabalho e os respectivos equipamentos; iv) Senso
desenha-se o mapa do estado futuro, uma
de Sade (Seiketsu): relacionado sade fsica e
representao visual de como o fluxo deve ser
(ROTHER; SHOOK apud TURATI, 2007). Outras mental, elemento fundamental para a felicidade de
cada funcionrio e tambm dos seus familiares; e v)
vantagens dessa ferramenta so: viso ampla de
Senso de Autodisciplina (Shitsuke): Consiste em
todo o fluxo, e no dos processos isoladamente;
adquirir e internalizar bons hbitos.
auxilia a identificao de desperdcios; mostra
simultaneamente a relao entre os fluxos de
material e informaes; usa linguagem simples e
visualizar barreiras importantes que ocorreriam em planejar, mapear e sustentar melhorias Lean nas reas
larga escala e longos perodos ao se tomar o administrativas. So Paulo: Leopardo Ed., 2010.
contexto da empresa inteira ou, mesmo, uma TURATI, R. C. Aplicao do Lean Office no Setor
empresa de porte maior para o processo de Administrativo Pblico. 2007. Dissertao (Mestrado em
implantao. Engenharia de Produo) - Universidade de So Paulo, So
A versatilidade da Engenharia de Produo Carlos, SP, 2007.
permite que o profissional atue em diversas reas de
TURRIONI, J. B.; MELLO, C. H. P. Pesquisa-ao na
um sistema produtivo. Essa correlao fica cada vez Engenharia de Produo. In: MIGUEL, P. A. C. (Org.).
mais visvel quando filosofias como Lean, antes Metodologia de Pesquisa em Engenharia de Produo e
aplicadas apenas em reas de manufatureiras, so Gesto de Operaes. So Paulo: Campus, 2009.
adaptadas e tm sua aplicao vivel tambm em
funes administrativas de suporte. Conclui-se, UMEDA, M. As sete chaves para o sucesso do 5S. Belo
Horizonte: Fundao Christiano Ottoni, Escola de Engenharia
ainda, que os conceitos do Lean Office da UFMG, 1997.
apresentaram-se como promissores no recorte de
campo analisado e so potencialmente extensveis a WOMACK, J. P.; JONES, D. T. A mentalidade enxuta nas
diferentes setores e empresas, considerando as empresas: Elimine o desperdcio e crie riqueza. Rio de
devidas adaptaes contextuais relativas a cada Janeiro: Elsevier, 2004.
organizao. WOMACK, J. P.; JONES, D. T.; ROOS, D. A mquina que
mudou o mundo. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004.
7. Referncias
AGUIAR, S. Integrao das Ferramentas da Qualidade ao
PDCA e ao programa Seis Sigma. Belo Horizonte: Editora
de Desenvolvimento Gerencial, 2002.