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Sede www.Empresa_URL.com
Direccin_Postal_1
Direccin_Postal_2
Direccin_CiudadEstadoCP
SOLICITUD DE
INFORMACIN/PROPUESTA/COTIZACIN
Ttulo de RFX:
ndice
1 General ......................................................................................................................................................................................................... 4
General ..................................................................................................................................................................................................... 8
4. Requerimientos ....................................................................................................................................................................................13
1 General
1.1 Propsito
Nombre_Empresa solicita respuesta a este requerimiento para Informacin/Propuesta/Cotizacin
(RFx) para una solucin empresarial de gestin de servicios entregada bajo el modelo de Software-
Como-Un-Servicio (ScuS). Buscamos un amplio conjunto de funcionalidad integrada que nos ayude
a modernizar y transformar nuestra manera de trabajar:
Usar un solo sistema para automatizar y manejar relaciones de servicio dentro y fuera de la
empresa.
Consolidar sistemas de servicio redundantes o de legado a un solo sistema de documentacin.
Estandarizar y globalizar procesos de servicio a travs de toda la empresa.
Implementar automatizacin de luces apagadas/zero-touch para reemplazar tareas manuales y
redundantes.
Proporcionar una experiencia de servicio intuitiva y accesible para todos los usuarios.
Optimizar el modelo de servicio y evolucionarlo para automatizar servicios compartidos y
entrega de servicios bajo la modalidad de line-of-business.
Agregar otros
La solucin debe ser altamente configurable y extensible; implementada y actualizada eficazmente
que adems debe ofrecer:
Una interface de web intuitiva y fcilmente configurable para adaptarse a una gran variedad de
procesos y flujos de trabajo.
Una sola plataforma integrada que pueda soportar la rpida creacin y lanzamiento de
aplicaciones personalizadas dentro y fuera de IT.
Lanzamiento de manera modular, que permita la resolucin de necesidades de negocio
inmediatas y que adems posea la capacidad de acceso, configuracin y construccin de
aplicaciones nuevas conforme evolucionen los requerimientos de la empresa.
Arquitectura de nube multi-instancia con escalabilidad comprobada para empresas globales y
lo ltimo en ventajas de seguridad, confiabilidad y flexibilidad.
Actualizaciones automticas diseadas para ser eficientes y compatibles con cambios en la
configuracin que provoquen mnima interrupcin en las operaciones en curso.
Suscripcin sencilla a licencias que incluyan soporte tcnico, mantenimiento y actualizaciones
para mantener costos bajos y predecibles.
Los proveedores interesados en participar en esta oportunidad deben preparar respuestas de
acuerdo a las instrucciones y requerimientos detallados en este RFx. Los proveedores participantes
deben estar preparados para proporcionar informacin sobre sus antecedentes, funcionalidad del
sistema detallada, desglose de caractersticas y costos para el software propuesto, as como
implementacin, entrenamiento y servicios de soporte para un software de gestin de servicios
empresarial.
2. Proceso de RFx
2.1 Programa de Actividades
A continuacin, se encuentran fechas y horas especficas y estimadas en relacin a ste RFx. Las
actividades con fechas especficas deben ser completadas como se indica a menos que
Nombre_Empresa indique lo contrario. En caso de que Nombre_Empresa vea la necesidad de hacer
cambios a alguna fecha u hora del calendario, debe anexar un documento al RFx. Puede o no haber
una notificacin formal de los cambios.
ACTIVIDAD FECHA
Demostraciones/Pruebas de 01/01/2000
valor:
No intente contactar a nadie ms dentro de Nombre_Empresa. Proveedores que hagan caso omiso
pueden ser descalificados del proceso de evaluacin.
2.3 Intencin de Ofertar
Favor de confirmar si presentar una respuesta a este RFx. Enve un correo al Contacto de RFx
Primario en la Seccin 2.2 para indicar su intencin de ofertar en el da o antes de 01/01/2000. Si
elige no ofertar, por favor confirme que ha destruido toda copia de este RFP.
2.4 Preguntas/Respuestas de Proveedores
Anticipamos que los proveedores participantes en este RFx tendrn preguntas especficas sobre
alcance y requerimientos antes de que puedan finalizar sus respuestas. stos pueden enviar sus
preguntas escritas al contacto Nombre_Empresa en la Seccin 2.2, Contacto (s) de RFx.
Las preguntas pueden ser enviadas en cualquier momento antes de la fecha lmite marcada en la
seccin 2.1: Preguntas de Proveedores en el Programa de Actividades; sin embargo, pedimos que
no retengan sus preguntas hasta la fecha lmite. Nombre_Empresa recolectar todas las preguntas y
distribuir las respuestas por correo a todos los proveedores participantes antes de la fecha de
Distribucin de Respuestas para Proveedores marcada en la seccin 2.1 del Programa de
Actividades. Nombre_Empresa puede mandar ms de un correo con preguntas/respuestas.
2.5 Entregas
La respuesta al RFx debe ser enviada al individuo(s) listado en Contactos de RFx. Cada proveedor
participante en este RFx debe responder para la fecha lmite marcada en la Seccin 2.1 en el
Programa de Actividades. Las propuestas deben seguir los lineamientos expuestos en la seccin 5:
Lineamientos de Respuestas. Las propuestas que no cumplan con estos lineamientos pueden ser
rechazadas.
2.6 Notificacin a Proveedores Semifinalistas
Nombre_Empresa notificar los resultados del proceso de seleccin a todos los proveedores por
correo electrnico a ms tardar la fecha especificada en la seccin 2.1 del Programa de
Actividades. Se anticipa que dos o tres proveedores semifinalistas sern seleccionados para la
etapa de evaluacin final del RFx: presentaciones de producto y/o pruebas de valor.
2.7 Presentaciones de Producto
Nombre_Empresa contactar directamente a los proveedores semifinalistas para coordinar fecha,
hora y dems informacin logstica pertinente para la presentacin de producto que se llevar a
cabo durante la(s) fecha(s) marcadas en la seccin 2.1 del Programa de Actividades. Los
proveedores sern notificados de los requisitos y funciones a demonstrar en este periodo.
2.8 Demostraciones de Prueba de Valor (proof-of-value)
Nombre_Empresa contactar directamente a los proveedores semifinalistas para coordinar fecha,
hora y dems informacin logstica pertinente para demostraciones de prueba de valor que se
llevar a cabo durante la(s) fecha(s) marcadas en la seccin 2.1 del Programa de Actividades. Los
proveedores sern notificados de los requisitos y funciones a demonstrar en este periodo.
4. Requerimientos
4.1 Funcionalidad de la Solucin
Proporcionar un resumen general de la solucin propuesta que incluya una breve descripcin de
cada aplicacin enumerada, adems de paquetes, productos y servicios adicionales. Como mnimo,
por favor describa cmo es que su solucin provee la funcionalidad mencionada y el valor que
aporta a Nombre_Empresa:
4.1.1 Manejo de Servicios
Manejo de Incidentes
Manejo de Problemas
Manejo de Cambios
Manejo de Lanzamientos
Manejo de Configuraciones
Manejo de Solicitudes de Autoservicio/Catlogo de Servicio.
Manejo de Bienes
Manejo de Costos de IT
Automatizacin en Servicios de RH
Automatizacin en Servicios de Instalaciones
Automatizacin en Servicios de Campo
Automatizacin en Servicios de Mercadotecnia
Automatizacin en Servicios Legales
Automatizacin en Servicios Financieros
Manejo de Servicio a Clientes
Operaciones de Seguridad
4.1.2 Manejo de Negocios
Gobierno, Riesgo y Conformidad. (incluyendo Riesgo, Conformidad y Auditora)
Manejo del Desempeo de Proveedores
Manejo Financiero
Manejo de Portafolios de Proyecto
Manejo de Recursos
Manejo de Demanda
Desarrollo gil
Manejo de Pruebas
Anlisis de Rendimiento
4.1.3 Manejo de Operaciones
Descubrimiento
Mapeo de Servicio
Orquestacin
Manejo de Nube
Manejo de Eventos
5. Lineamientos de Respuesta
Todos los proveedores que presentan respuestas deben adherirse a los requerimientos, trminos y
condiciones marcados en este RFx. Las respuestas tambin deben ajustarse a las instrucciones de
formato detalladas en esta seccin. Las respuestas que no cumplan con estos requisitos pueden ser
rechazadas.
5.1 Formato y Entrega
Es esencial que todas las secciones de respuesta requeridas sean completadas de acuerdo al
convenio de numeracin que marca el RFx. Cada pregunta debe ser replicada en la respuesta y si no
se requieren detalles especficos, se debe marcar como leda y reconocida. Cada pgina debe ser
numerada y debe tener el nombre de la compaa del licitador. Tenga en cuenta que respuestas
incompletas o que no cumplan con el formato requerido pueden ser rechazadas sin revisin.
5.1.1 Formatos de Archivo
Todo archivo principal y anexado debe ser proporcionado en formato PDF (Adobe) o Microsoft
Office (Word, Excel, PowerPoint).
5.1.2 Impresin
De acuerdo a las prcticas ecolgicamente responsables de la empresa, Nombre_Empresa no
requiere respuestas impresas para este RFx. Por favor no enve folletos o materiales de
mercadotecnia a los contactos del RFx.
5.1.3 Entrega
Entregue su respuesta por correo electrnico al Contacto(s) de RFx para la fecha de respuesta
marcada en la seccin 2.1 del Programa de Actividades.
5.2 Esquema de la Seccin
Para facilitar la evaluacin por parte del Equipo de Evaluacin, y para asegurar que toda respuesta
reciba una justa consideracin; todas las respuestas de proveedor deben usar el siguiente formato,
incluyendo los ttulos de seccin y el orden en el que se presentan.
Carta de Presentacin
Portada
ndice
Seccin 1 Resumen Ejecutivo
Seccin 2 Informacin de Proveedor
Seccin 3 Subcontratistas
Seccin 4 Requerimientos
Seccin 5 Implementacin
Seccin 6 Documentacin de Producto y Entrenamiento
Seccin 7 Servicios de Soporte Tcnico
Seccin 8 xito del Cliente
Seccin 9 Precios y Trminos
Seccin 10 Documentacin de Soporte
El proveedor debe entregar informacin financiera auditada de los ltimos DOS (2) aos
fiscales que incluya hojas de balance, declaraciones de ingresos y de flujo de dinero.
Las compaas privadas que deseen mantener su informacin financiera confidencial deben
comprobar la estabilidad a largo plazo de la empresa. Por favor proporcione un reporte Dun
& Bradstreet vigente como parte de su propuesta.
Seccin 4 Requerimientos
Favor de responder a todas las subsecciones y preguntas en la seccin de Requerimientos del RFP.
Seccin 5 Implementacin
Nombre_Empresa busca un ecosistema de liderazgo, educacin y servicios de soporte que
proporcionen el camino ms corto al xito y satisfaccin de clientes.
Proporcione un resumen general de la metodologa de implementacin para la solucin propuesta
que incluya:
Etapas de proyecto para diseo, configuracin, instalacin, pruebas y entrenamiento
Descripciones detalladas de cada etapa de proyecto y productos finales clave.
Requerimientos de recursos estimados y responsabilidades para ambas partes involucradas.
Cronogramas y ejemplos de plan de proyecto.
Opciones adicionales para:
Paquetes de lanzamiento rpido
Esquema de costos en tiempos y materiales para lanzamientos adaptados
Entrenamiento y talleres de best practice
Seccin 6 Entrenamiento y Documentacin del Producto
Proporcione un plan de entrenamiento y opciones disponibles para administradores de sistema y
personal de IT que incluya costos y descripciones para clases pblicas, privadas, servicios
educativos adicionales y documentacin tanto de entrenamiento como del producto.
Seccin 7 Servicios de Soporte al Cliente
Describa servicios de soporte al cliente que sean parte de la solucin propuesta. Como mnimo, la
solucin debe incluir:
Soporte tcnico de 24x7x365 incluido en la cuota de suscripcin (sin costo adicional).
Profesionales entrenados que tengan un amplio conocimiento del producto y experiencia en el
campo.
Sistema de soporte tcnico en lnea y mltiples locaciones de soporte para reportar y acceder
estatus de incidentes.
Programas y recursos de soporte tcnico adicionales:
Documentacin del producto en lnea, pgina de preguntas frecuentes y base de
conocimiento.
Guas de aprendizaje y videos de entrenamiento en lnea.
Referencias de Clientes
Proporcione los nombres de tres clientes que estaran dispuestos a participar en una llamada de
conferencia o visita de campo para propsitos de referencia (segn la disponibilidad del cliente). La
informacin de contacto ser requerida cuando la solucin del proveedor sea seleccionada para
mayor evaluacin.
Cliente 1
Cliente 2
Cliente 3
Comunidad de Cliente y Asociados
Describa la comunidad entre cliente y asociados para la solucin propuesta. Como mnimo, el
proveedor seleccionado deber tener un programa de comunidad que incluya lo siguiente:
Comunidad de usuarios activos que contenga:
Artculos vigentes
Blogs
Foros
Grupos de usuarios locales
Conferencias de usuarios y eventos locales
(Approvers)
Por favor proporcione definiciones de cada tipo de usuario y sus capacidades en su respuesta.
Precios Aproximados
Proporcione precios para la solucin propuesta por el proveedor. La cotizacin debe incluir costos
completos: costos de suscripcin, implementacin, entrenamiento, documentacin, viajes, viticos,
costos operativos y cualquier otro no mencionado. La veracidad de la cotizacin es responsabilidad
del proveedor.
Costos de Servicios
Costo
Servicio Unidad de Precio por
Unidades Aproximado
medicin Unidad
Otros Costos
Descripcin
Unidad de Precio por Costo
Unidades
medicin Unidad Aproximado
6. Trminos y Condiciones
Rectificaciones Nombre_Empresa se reserva el derecho de rectificar o cambiar cualquier parte
del proceso de seleccin despus de recibir las propuestas de proveedores.
Comunicaciones Toda comunicacin referente a este RFx debe ser dirigida al contacto(s)
marcado en la Seccin 2.2, Contactos para RFx.
CUALQUIER INTENTO DE COMUNICACIN CON CUALQUIER OTRO GRUPO, EMPLEADO O
REPRESENTANTE DE Nombre_Empresa CON RESPECTO A ESTE RFx PUEDE RESULTAR EN EL
RECHAZO INMEDIATO DEL PROVEEDOR.
Confidencialidad La informacin que contiene este documento, as como la informacin revelada
durante el proceso es confidencial. Sin el consentimiento explcito de Nombre_Empresa, la
informacin confidencial no puede ser divulgada a ningn individuo o entidad que no sea
proveedor/empleado y con el propsito nico de educacin sobre las metas del RFx. Cualquier
incumplimiento de este acuerdo de confidencialidad resultar en un rechazo inmediato al
proveedor.
Requerimientos Contractuales Todo proveedor participante debe tener un acuerdo de
confidencialidad/no-divulgacin con Nombre_Empresa antes de que su propuesta sea evaluada.
Adems, debe existir un Acuerdo Marco (Master Agreement) Nombre_Empresa antes de que el
proveedor reciba cualquier el contrato descrito en este RFx.
Nombre_Empresa Requiere trminos y condiciones justas y firmes. Nombre_Empresa eliminar
proveedores cuyos trminos y condiciones pongan a Nombre_Empresa en una posicin con poco o
nada de opciones en caso de que el proveedor no se desempee bien en su labor, o que la
responsabilice por circunstancias fuera de su control.
Costo de Propuesta Nombre_Empresa no tiene la responsabilidad de cubrir costos generados
por ofertantes para la preparacin del RFx. Esto incluye costos incidentales o de viajes necesarios
para la demostracin de producto/prueba de valor o por cualquier actividad subsecuente durante
el proceso de evaluacin del RFx.
Demostraciones Puede o no haber una oportunidad de presentar una demostracin (ya sea in
situ o en campo) ante Nombre_Empresa. Si la demostracin es requerida, Nombre_Empresa
contactar al proveedor.
Requerimientos Implcitos Todos los proyectos o servicios no mencionados especficamente,
pero que sean requeridos para proporcionar las funciones descritas por el proveedor deben estar
incluidas.
Derecho de Aceptacin o Rechazo Nombre_Empresa se reserva el derecho de aceptar o
rechazar toda o alguna respuesta a este RFx, ya sea en parte o en su totalidad. Adems, puede a su
discrecin, entablar discusiones o negociaciones con uno o ms proveedores calificados al mismo
tiempo. Nombre_Empresa tambin se reserva el derecho de no aplicar formalidades a respuestas
recibidas y aceptar la respuesta que considere ms ventajosa.
Derecho a Modificar Nombre_Empresa se reserva el derecho de modificar a su discrecin los
trminos y condiciones de este RFx en cualquier momento para cumplir con sus necesidades de
negocio.
Cotizacin / Periodo de Oferta Los precios, trminos y condiciones fijadas por el proveedor
deben mantener su validez por al menos 90 das despus de la fecha de entrega de este RFx.
Respuestas Inaceptables Las respuestas sern abiertas segn sean recibidas por
Nombre_Empresa y se rechazarn si no cumplen con los requerimientos fijados por este RFx.
Nombre_Empresa podr comunicar de errores u omisiones en las respuestas a su discrecin.
Respuestas corregidas podrn ser aceptadas antes de la fecha de entrega.
7. Documentos de RFx
Proporcione todo documento e instruccin para uso del proveedor