INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTRA FAMILIAR

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

1. CONTROL DE DOCUMENTOS
El control de los documentos se hace mediante la aplicacin de la normatividad
vigente para el manejo de la informacin como el sistema integrado de gestin
(SIGE) que procura la optimizacin del consumo de papel; el cumplimiento de la
confidencialidad, integridad, disponibilidad, legalidad y confiabilidad de la
informacin; y la proteccin de los activos y recursos de informacin
representados en los documentos y archivos. Adems, para el control de la
documentacin, se conform dos grupos encargado de estos aspectos que son:
comit de archivo nacional y el comit de archivo regional.
Para la agilizacin de trmites, los comunicados oficiales pueden llevar sellos y
formas electrnicas.

2. MANTEMINIENTO DE DOCUMENTOS

Los documentos se conservan en estanteras sin elementos cortantes que puedan

afectar la parte fsica del documento, se hacen fumigaciones para evitar la propagacin
de insectos que daen los archivos.

Para la conservacin de la documentacin, se tienen en cuenta algunos aspectos tales

como:

Eliminacin de cintas, etiquetas y adhesivos.

Eliminacin de dobleces.
Unin de rasgaduras.
Empleo permanente de brochas de cerdas suaves y aspiradoras.
Reemplazo de las carpetas tradicionales por carpetas con rtulo preimpreso del
ICBF.
3. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
La Unidad de conservacin garantiza la preservacin, conservacin y
almacenamiento de los documentos de archivo, para ser transferidos y
consultados. En el ICBF estn establecidas las siguientes unidades de
conservacin:
Carpetas
Cajas
Inventario documental

4. DESCARTE DE DOCUMENTOS
El descarte de la documentacin se hace durante todo el proceso del ciclo del
documento cumpliendo con la normatividad archivstica.

5. RECUPERACION DE LA INFORMACION
Los archivos se buscan mediantes los siguientes criterios
Numrico
 Ordinal
Cronolgico
Alfabtico
Onomstico (apellidos)
Toponmico (ciudad)
Temtico (por temas)
Mixto
Alfanumrico
Orden cronolgico

CLASFICACION DE ARCHIVOS

SEGN LA SEGN SU CICLO SEGN SU

ORGANIZACIN SEGN SU USO VITAL NATURALEZA

Archivo Archivo Archivo de Archivo publico

centralizado activo gestin Archivo privado
Archivo Archivo Archivo central de inters
descentralizado semiactivo Archivo publico
Archivo Archivo histrico Archivo privado
descentralizado inactivo
con control
descentralizado
Archivo
descentralizado
con control
centralizado

Puede ver la informacin completa acerca de la gestin documental en el ICBF en el

siguiente link:

http://www.icbf.gov.co/portal/page/portal/IntranetICBF/prueba1/macro_procesos/MP_ap
oyo/G_soporte/G_administrativa/GuiasInstructivosProtocolos/G1.MPA1.P5%20Gu%C3
%ADa%20para%20la%20Gesti%C3%B3n%20Documental%20%20ICBF%20v2.pdf