Nomina: Es la suma de todos los registros financieros de los sueldos de un

empleado, los salarios, las bonificaciones y deducciones. Es el instrumento que

permite de una manera ordenada, realizar el pago de sueldos y salarios a los
trabajadores.

La Ley Orgnica del Trabajo estable en el captulo I, las condiciones para el pago
de los sueldos y salarios, ya cual dice como, cuando y donde se debe cancelar por
el servicio prestado. El patrono deber facilitar a sus empleados un recibo de
pago, especificndole las asignaciones y deducciones que se van a realizar de su
sueldo.

ELEMENTOS DE LA NOMINA

Asignaciones: Es la especificacin de lo que el trabajador est recibiendo por la

labor que realiza en una empresa u organizacin. Son los datos de las
percepciones brutas que determinan las bases de cotizacin a la Seguridad
Social. Es decir, aquellas cantidades que percibe el trabajador por los distintos
conceptos.

Como el salario base, las horas extras, domingos y das feriados laborados

Por otro lado se encuentran las deducciones Lo que nos descuentan es la parte
de la nmina que se refiere al dinero que se va restando al sueldo bruto por
diferentes motivos hasta dar con el salario neto.

Las deducciones pueden ser de dos tipos legales de conformidad con la ley en
Venezuela. Como lo son:

La retencin de salud, a cargo del Instituto Venezolana de los Seguros Sociales, el

cual rige situaciones y relaciones jurdicas con ocasin de la proteccin de la
Seguridad Social a sus beneficiarios. IVSS establece en su reglamento que el
patrono debe aportar el 11% y el trabajador 4%. Este cubrir contingencias como:
vejez, maternidad, retiro, invalidez, sobrevivencia, incapacidad.

La retencin de vivienda y hbitat, cargo del banco nacional de vivienda y hbitat

(BANAVIH). Este encargo de administrar los recursos para garantizarles a los
trabajadores la opcin de una vivienda digna. El aporte ser el tres por ciento
(3%) del salario integral. Se debe depositar antes del quinto da hbil de cada mes
en la cuenta de cada trabajador

La retencin por rgimen prestacional de empleo, se crea con el objeto de

garantizar la atencin a integral al a fuerza de trabajo ante contingencias como la
perdida involuntaria del empleo de desempleo, esto se aplica a las personas en
situacin de desempleo o por discapacidad como consecuencia cd accidente de
trabajo o enfermedad ocupacional.

Los trabajadores deben ser ingresados al sistema (sistema Tiuna) para de esta
manera tambin puedan disfrutas de estos beneficios establecidos en la ley. Estas
deducciones sern efectuadas desde el primer mes de labor.

Tambin existen las deducciones administrativas estn formadas por prstamos o

anticipos de acuerdo entre patrn y empleado. Los cuales son descontados en
cuotas.

Tipos de Nminas

1. Segn su Presentacin:

Nmina Manual: Se elabora por clculos enteramente manuales, usadas en

empresas pequeas o de mediana capacidad. Existen en
el mercado, formularios diseados, por ejemplo: LEC y el sistema Mc-Be.

Formularios de entrada y codificacin.

Reportes del sistema.

Operacin del sistema.

Archivos del sistema.

Programas del sistema.

Diseos de perforacin o tabulacin.

Nmina Computarizada: Se elabora a travs de un computador, el cual permite,

generalmente por medio de codificaciones, calcular automticamente, tanto los
aportes como los descuentos efectuados en el perodo a pagar. Para operar este
tipo de nmina se debe crear el siguiente tipo de informacin:

Segn la Forma de Pago:

Semanal: Para obreros o personal de nomina diaria, cuyo lapso de pago est
establecido en ese tiempo.

Quincenal: Para empleados cuyo lapso de pago est establecido en ese tiempo.

3. Segn el Tipo de Personal:

Nmina Ejecutiva o Mayor: Para directivos y alta gerencia. (nmina confidencial).

Nmina de Empleados: Para el resto del personal empleado.

Nmina de Obreros: Para personal operativo; a su vez puede ser dividida, para
efectos de costo, en personal de produccin y personal de mantenimiento.

Partes de la Nmina

Asignaciones

Sueldo o salario.

Bono por asistencia.

Horas extraordinarias.

Suplencias.

Vacaciones.

Comisiones.

Retroactivo.

Da de descanso.

Bono nocturno.

Sobre tiempo en feriados.

Permiso remunerado.

Prima por matrimonio

Prima por hijos.

Deducciones
Seguro social.

Seguro de paro forzoso.

Impuesto sobre la renta.

Sindicato.

Caja de ahorro.

Seguro de hospitalizacin.

Poltica habitacional.

INAVI.

INCE.

Comedor.

Prstamo compaa.

Crdito comercial.

Otros.

Cmo elaborar la Nmina?

El proceso de elaboracin de la nmina comienza cada vez que se inicia un

perodo de pago. Estos perodos estn claramente definidos por la Ley Orgnica
del Trabajo en el Artculo 150 donde se expresa:

"El trabajador y el patrono fijarn el lapso para el pago del salario que no podr ser
mayor de una quincena, pero podr ser hasta de un mes cuando el trabajador
reciba del patrono alimentacin y vivienda".

A los obreros, su salario se les paga semanal, mientras que tratndose de

empleados, el pago se realiza quincenalmente.

El diseo del formato en el cual se elabora la nmina vara de acuerdo con la

magnitud y otras caractersticas de la empresa, como si su elaboracin se realiza
de forma manual o computarizada. En cuanto al fondo, no existe ninguna
diferencia entre una tcnica y otra.

Normas del Control Interno para la Nmina

Las normas de control interno que se citarn a continuacin, representan la
garanta para la empresa, que los recursos monetarios destinados a la
administracin de personal, estn siendo adecuadamente distribuidos.

1. Deben ser aprobadas por personas autorizadas:

La contratacin de personal.

El salario a pagar

Las deducciones que se realizarn en nmina.

Horas extraordinarias y otros pagos especiales.

2. El expediente de cada trabajador debe permanecer inaccesible para las

personas que:

Preparen la nmina.

Aprueban nmina.

Pagan la nmina.

3. Deben ser utilizados relojes marcadores u otros medios que permitan controlar
el tiempo de trabajo.

4. En caso de trabajo a destajo, deben ser establecidos controles, de forma que la

produccin del trabajador pueda ser determinada.

5. Debe existir separacin de funciones:

Entre el personal que controla el tiempo trabajado, elabora la nmina y paga la

nmina.

Entre el personal que contrata o despide y el que elabora la nmina.

6. Las contrataciones o despidos deben ser inmediatamente notificados al

departamento de nmina.

7. El tiempo a pagar a cada trabajador debe ser aprobado por el jefe del
departamento respectivo.

8. Los clculos hechos en la nmina deben ser revisados antes de pagar a los
trabajadores.

9. El pago de la nmina debe ser aprobado por un funcionario responsable.

10. Cuando la nmina sea pagada con cheque:

Debe existir una cuenta bancaria que se utilice slo con ese objetivo.

La cuenta bancaria de nmina debe ser conciliada mensualmente por

una persona diferente de la que prepara la nmina y de la que paga.

La persona que realiza la conciliacin, debe recibir directamente el estado de

cuenta bancario.

11. Cuando la nmina se paga en efectivo:

Debe hacerse un retiro del banco exactamente por el neto a pagar.

Deben ser tomadas las medidas necesarias para evitar el robo por parte de
empleados o extraos.

12. Cada trabajador, al recibir su remuneracin debe firmar un recibo en el que

aparezcan detallados los diferentes conceptos que han intervenido en el clculo.

13. El pago de la nmina debe ser peridicamente supervisado por un funcionario

independiente del departamento de nmina.

14. Los sueldos no reclamados, deben ser custodiados por una persona diferente
a la que elabora la nmina o hecho los pagos, y debe enviar una relacin de los
mismos al departamento de contabilidad.

15. Los sueldos no reclamados, deben ser depositados en el banco despus de un

tiempo prudencial, registrado el correspondiente pasivo por ese concepto.

16. El pago posterior de sueldos no reclamados, debe ser aprobado por un

funcionario diferente al que prepara la nmina.

17. Los funcionarios que pagan la nmina deben ser rotados peridicamente.

18. La distribucin contable de la nmina debe ser revisada por una persona que
no pertenezca al departamento de nmina.