PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORIA

FINANCIERA
DEFINICIN
Son el conjunto de cdulas y documentacin fehaciente que contienen los datos e
informacin obtenidos por el auditor en su examen, as como la descripcin de las
pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinin
que emite al suscribir su informe.
PROPSITO
El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar en
forma adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a las normas de auditora
generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo, dado que corresponden a la auditoria
del ao actual son una base para planificar la auditoria, un registro de las evidencias
acumuladas y los resultados de las pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de
informe de auditora, y una base de anlisis para los supervisores y socios.
SOPORTE DOCUMENTARIO O PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORIA
Los documentos que contienen las evidencias de auditoria denominados
generalmente como Papeles de Trabajo (Work papers) estn organizados en dos
categoras:
a) Archivos Corrientes
b) Archivos Permanentes

Archivos corrientes

Los archivos corrientes de papeles de trabajo se preparan para cada trabajo e incluyen
la evidencia que respalda nuestro informe de auditora. Los archivos de papeles de
trabajo no deben usarse para ms de un trabajo o durante ms de un ao. Entre los
archivos corriente tenemos a las Cedulas de trabajo, las cuales comnmente se
preparan para cada saldo importante de cuenta en los estados financieros. Las cdulas
se preparan fcilmente si se usa un software de saldos.

Archivos Permanentes

Algunos de nuestros papeles de trabajo son informacin de uso constante y no sujeta

a cambios frecuentes. Esta informacin puede ser transportada, de un ao a otro, a un
archivo permanente que se establece para cada cliente al momento del primer
compromiso. Esto incluye todos los papeles e informacin de naturaleza continua que
beneficien futuros compromisos.

El archivo permanente debe ser revisado todos los aos para asegurarse de que
contiene todos los documentos necesarios y que los papeles ah guardados estn
actualizados y continan siendo relevantes. Cuando un anexo permanente deja de ser
relevante para futuras auditorias debera ser transferido a un archivo permanente
denominado "superado".

Otros archivos utilizados en una auditoria son:

Correspondencia

Aunque no es considerado tcnicamente parte de los papeles de trabajo, generalmente

se utiliza un archivo de correspondencia para cada cliente. En el mismo se incluyen
copias de cartas y otra informacin enviada y recibida del cliente. Este archivo se
revisa durante la planificacin para determinar si en l se incluyen temas de
importancia para la auditora. Principalmente es de carcter administrativo.

Otros Archivos

Se pueden establecer archivos complementarios que ayuden a organizar y admisitrar

mejor la relacin y el trabajo con cada cliente.

Propiedad de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo son propiedad de la firma y nunca debern estar fuera de
nuestro control. Se nos podr requerir copias de nuestros papeles de trabajo por parte
del cliente y otras personas autorizadas o por mandato judicial. Ante tal pedido,
debemos tener en cuenta que los papeles de trabajo se usan para respaldar nuestro
informe y se puede tomar fuera de contexto y usar en nuestra contra en caso que surja
un litigio. Por consiguiente, todos esos requerimientos deben estar coordinados y
autorizadas por el socio a cargo del trabajo cuyos papeles se solicitan.

Custodia de los papeles de trabajo

Debido a que los papeles de trabajo significan el respaldo evidente de los procesos y
procedimientos aplicados para llegar a nuestro informe, es importante su seguridad.
La firma tiene establecidas polticas adecuadas para la custodia y proteccin de los
papeles de trabajo. En general cuando los papeles de trabajo no sean activamente
utilizados, deben ser devueltos a la oficina para su custodia en el almacn especial
para este fin. En ningn caso se deben dejar sin el debido cuidado en la oficina del
cliente, durante alguna de las de las fases de la auditora.

Memorandos

Nuestros papeles de trabajo consisten principalmente en programas de auditora,

informacin sobre la planificacin, anexos y anlisis de la informacin cuantitativa
sobre las cuentas financieras del cliente. Sin embargo, a menudo ser necesario
complementar esta informacin con memorndums a documentar y describir
nuestras consideraciones sobre puntos inusuales, investigacin sobre los principios
contables adecuados, indagaciones hechas, personal del cliente involucrado, pruebas
que resultan de nuestras indagaciones, descripcin de las condiciones observadas y
las conclusiones alcanzadas. Estos memorndums son una parte importante de los
papeles de trabajo, siendo la unin entre los procedimientos realizados y la expresin
del juicio profesional ejercido para llegar a las conclusiones. Los hallazgos y su
seguimiento es muestra corriente de estos casos.

Cada memorando debe ser relevante, conciso, y contener un objetivo claro que deba
cumplirse. Si el objetivo no puede ser claramente comprendido a partir del propio
papel de trabajo, el mismo debe contener una explicacin escrita de su propsito.
Comnmente se preparan memorndums separados para cada tema correspondiente.

En general los memorndums se deben preparar en papeles de trabajo separado y

preferiblemente digitado en un procesador de texto. Si fuera aplicable, pueden estar
incluidos en forma de nota en los papeles de trabajo correspondientes. El contador a
cargo y el gerente de auditora comparten la responsabilidad de que se preparen
memorndums apropiados y que las conclusiones alcanzadas respalden el informe de
auditora, cuando sea aplicable

Confirmaciones

Siendo las confirmaciones una evidencia que proviene fuera de la entidad auditada, y
tener una importancia significativa, el equipo de auditoria deber tener en cuenta la
siguiente gua prctica:

a) El proceso de confirmacin debe estar bajo control en todo momento - desde la

seleccin hasta el envo y su posterior recepcin de respuestas.

b) Los pedidos del cliente de no enviar una confirmacin especfica debe

comunicarse al gerente de auditora; estos pedidos deben manejarse con mucho
cuidado

c) Los domicilios deben estar verificados; los domicilios inusuales, incluyendo las
confirmaciones importantes que se envan a casillas de correo deben ser
investigados

d) En caso de que se nos solicite dirigir confirmaciones que representan cantidades

importantes o transacciones a individuos en particular que quiz no conocemos o
identificamos para respaldar documentaciones, debemos tener especial cuidado
(por ejemplo, un empleado del banco que no sea el oficial de cuenta que
normalmente maneja los temas del cliente, una persona que no sea el ejecutivo de
cuenta que se designa en una declaracin, etc.). Estos pedidos deben ser tratados
con especial escepticismo.

Los procedimientos de confirmacin pueden representar una parte importante de la

evidencia de auditora. Por consiguiente, si seguimos los siguientes pasos podremos
incrementar la eficiencia y eficacia de la auditora:

a) El equipo de auditora debe controlar el proceso de confirmacin en todo

momento. Normalmente se deben preparar tres copias de los pedidos de
confirmacin positiva (original para enviar, duplicado para segundos pedidos,
triplicado para nuestro control).

b) El uso pedidos de confirmacin preparados electrnicamente resultan ms

eficientes cuando son aplicables por las cantidades de solicitudes y adems resulta
ms eficiente su administracin.

c) Asegurarse de que los sobres de envo contienen el domicilio de nuestra oficina.

d) Asegurarse de que todas las confirmaciones las envan el personal de la firma o el

cliente mediante un sistema seguro que podamos comprobar.

Gua prctica sobre manejo de papeles de trabajo

Los papeles de trabajo representan la documentacin primaria de nuestro trabajo. Por
lo tanto, adems de su importancia como evidencia de auditoria, es importante el
aspecto y comprensibilidad de los mismos. Tambin es importante que los papeles de
trabajo sean preparados lo ms eficientemente posible. La siguiente gua prctica
intenta ayudar al equipo de trabajo a lograr su objetivo.
Se sugiere el uso de la computadora para producir los papeles de trabajo, en tanto sea
de prctica. Mientras que el objetivo es la auditora "sin papeles", es inevitable que
an sean necesarios algunos papeles "papeles" de trabajo. Debemos procurar producir
la mayor cantidad posible de nuestros papeles de trabajo en archivos de computadora.
Utilizar la mayor cantidad de personal del cliente posible para ingresar informacin a
los paquetes automatizados de papeles de trabajo y preparar varios anexos, anlisis y
declaraciones:
- balances de saldos, cdulas principales y datos consolidados.
- anlisis de cuentas.
- estados financieros (incluyendo notas) y declaraciones impositivas.
Si no son generados por computadora, recordar que es importante la nitidez
- escribir (o imprimir) en forma legible
- evitar llenar demasiado una pgina
Usar una adecuada gramtica, ortografa y puntuacin:
- deletrear correctamente los nombres de personas y organizaciones
- si fuera apropiado, identificar los ttulos de las personas a las que se hace
referencia
Considerar el uso de notas estndar, que no necesitan ser explicadas en los papeles de
trabajo
Explicar claramente todas las notas que no sean estndar. Trminos como ser
"verificado" y "chequeado" no son lo suficientemente descriptivos y no deben usarse.
Las leyendas o soluciones a las notas deben aparecer en un solo lugar. Si hay varias
pginas de los papeles de trabajo, la explicacin se debe ubicar al una sola hoja,
generalmente la ltima. Se pueden usar resmenes de las explicaciones de las notas
para secciones completas de los papeles de trabajo.
Procurar que los papeles de trabajo indiquen claramente:
- el alcance de nuestras pruebas de auditora
- las bases sobre las cuales fueron seleccionados los tems para la auditora
- las fuentes de cualquier dato al que se haga referencia (por ejemplo, cuenta
designada del mayor, numero de comprobante, etc)
Algunos trminos como "datos pertinentes" no son lo suficientemente
descriptivos.
Inicializar y fechar cada papel de trabajo. Cada persona que realiza cualquier parte
del trabajo deber indicar la parte que realiz (un breve comentario, inicializar las
explicaciones de las notas, etc)
Si el papel de trabajo fuera preparado por personal del cliente, indicarlo en el
papel de trabajo agregando las siglas "PPC" (Preparado por el Cliente). En
algunos casos, puede indicarse el nombre del empleado del cliente que prepar el
papel de trabajo.
Escribir solamente sobre un lado del papel de trabajo
Dejar suficiente espacio en cada papel de trabajo para registrar ingresos de ajustes
y para comentarios adicionales o explicaciones de la persona que realiza la
revisin
Procurar que los papeles de trabajo sean correctamente "relacionados" y con
referencias cruzadas cuenta designada del mayor, nmero de comprobante, etc.)
los comentarios de constante importancia y los papeles de trabajo para saldos de
cuentas que no varan (por ejemplo, capital, intangibles, etc.) deben guardarse en
un archivo permanente. Estos archivos deben guardarse actualizados algunos
trminos como "datos pertinentes" no son lo suficientemente descriptivos -
designar las referencias cruzadas a otros papeles de trabajo relacionados.
Asentar las cantidades finales en la cdula o balance de saldos
Asegurarse que la cantidad de cdula final concuerden con el saldo y los estados
financieros
Asegurarse de que las cantidades del balance de saldos se puedan investigar
rpidamente en los estados financieros. Se deben indicar claramente todas las
combinaciones.
Asegurarse de que los asientos de ajustes en el diario y los asientos de
reclasificacin se puedan referenciar en forma cruzada para respaldar los papeles
de trabajo.
Quitar las cdulas sustituidas o tems sin ms valor
En las conclusiones escritas de los papeles de trabajo, tener cuidado en diferenciar
hechos, opiniones y explicaciones recibidas del personal del cliente. No usar
trminos peyorativos o derogatorios para caracterizar al personal o a los
procedimientos
Lo que no debemos hacer

No seguir ciegamente papeles de trabajo de auditoras anteriores

No preparar anlisis separados de cuentas de ganancias y gastos cuando las mismas
pueden cubrirse ms efectivamente junto con el anlisis de los tems relacionados del
balance (por ejemplo gastos y previsiones para deudores incobrables)
No preparar anexos o anlisis que puedan ser preparados por el cliente