Gestin de Proyectos

Gestin del Alcance

Ernesto Calvo
PMP, PMI-RMP, PMI-SP, PMI-ACP, ITIL, MCTS, P6, CSM

1
 Objetivos
Entender en que consiste la Gestin del Alcance del Proyecto y conocer su
importancia para todo el proyecto.
Entender en que consiste cada uno de los procesos de la Gestin del
Alcance.
Identificar la diferencia entre alcance del producto y alcance del proyecto.
Poder desarrollar los entregables de la gestin de alcance:

Project Charter
Declaracin de Alcance (Scope Statement)
Plan de Gestin del Alcance (Scope Management Plan)
Estructura de Descomposicin del Trabajo (Work Breakdown Structure
WBS)

2
 Gestin del alcance del proyecto

Recopilar Definir
Crear la EDT (WBS) Grupo de Procesos
Requisitos el Alcance
5.4 de Planificacin
5.2 5.3

Planificar la Gestin
del Alcance
5.1

Grupo de Procesos
Validar el Control del de
Alcance Alcance Seguimiento y Control

5.5 5.6

3
4
 5. Gestin del alcance del proyecto
5.1 Planificar la Gestin del Alcance: Crea un plan para la gestin del
alcance que documenta cmo se va a definir, validar y controlar el alcance
5.2 Recopilar Requisitos: Consiste en definir y documentar las necesidades
de los Stakeholders a fin de cumplir con los objetivos del proyecto.
5.3 Definicin del alcance: Consiste en desarrollar una descripcin
detallada del proyecto y del producto.
5.4 Crear EDT: Subdividir los principales productos entregables del
proyecto y el trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms
fciles de manejar.
5.5 Verificacin del Alcance: Formalizar la aceptacin de los productos
entregables completados del proyecto.
5.6 Control del Alcance: Controlar los cambios en el alcance del proyecto.

5
5.1 Planificar la Gestin del Alcance

6
 5.1 Planificar la Gestin del Alcance
Entradas Herramientas y Tcnicas Salidas

1. Plan de Direccin del 1. Juicio de Expertos 1. Plan de gestin de alcance

Proyecto 2. Reuniones 2. Plan de gestin de requisitos
2. Acta de Constitucin del
Proyecto

3. Factores ambientales de la
empresa

4. Activos de los procesos de la

organizacin

Es un proceso de crear un plan de Gestin del alcance que documenta

cmo el alcance del proyecto ser definido, validado y controlado. El
beneficio principal de este proceso es que provee de gua y direccin de
cmo el alcance ser gestionado a travs del proyecto.

7
 5.1 Planificar la Gestin del Alcance
Entradas

.1 Plan de Direccin del Proyecto.- Los planes secundarios aprobados del plan para
la direccin del proyecto son usados para crear el plan para la gestin del alcance e
influyen en el enfoque adoptado para planificar y gestionar el alcance del proyecto.
.2 Acta de Constitucin del Proyecto.- Es usada para proporcionar el contexto del
proyecto, necesario para planificar los procesos de gestin del alcance.
.3 Factores ambientales de la empresa.- Incluyen
la cultura de la organizacin,
la infraestructura,
la administracin del personal y
las condiciones del mercado.
.4 Activos de los procesos de la organizacin.- Incluyen:
polticas y procedimientos; e
informacin histrica y base de conocimientos de lecciones aprendidas.

8
 5.1 Planificar la Gestin del Alcance
Herramientas y Tcnicas

.1 Juicio de Expertos.- Cualquier grupo o persona con una educacin, conocimiento,

habilidad, experiencia o capacitacin especializada en el desarrollo de planes para la
gestin del alcance puede aportar dicha experiencia.

.2 Reuniones.- Los equipos del proyecto pueden asistir a las reuniones del proyecto para
desarrollar el plan para la gestin del alcance.

9
 5.1 Planificar la Gestin del Alcance
Herramientas y Tcnicas

.1 Juicio de Expertos.- Cualquier grupo o persona con una educacin,

conocimiento, habilidad, experiencia o capacitacin especializada en el
desarrollo de planes para la gestin del alcance puede aportar dicha
experiencia.

.2 Reuniones.- Los equipos del proyecto pueden asistir a las reuniones del
proyecto para desarrollar el
plan para la gestin del alcance.

10
 5.1 Planificar la Gestin del Alcance
Salidas

.1 Plan de gestin de alcance.- se definen los procedimientos que se llevarn a

cabo para:
Preparar el enunciado o declaracin del alcance
Crear y aprobar la EDT
Realizar la verificacin del alcance
Procesar y aprobar los cambios en el alcance

.2 Plan de gestin de requisitos.- Cmo se documentarn e informarn los

requisitos?; Cmo ser el proceso de seguimiento y control de los requisitos?,
Quines y cmo realizarn cambios en los requisitos?, Cmo se priorizarn
los requisitos?

11
5.2 Recopilar Requisitos

12
13
14
 5.2 Recopilar Requisitos
Entradas Herramientas y Tcnicas Salidas

1. Plan de Gestin del 1. Entrevistas

1. Documentacin de
2. Grupos Focales
alcance 3. Talleres Facilitados Requisitos
2. Plan de Gestin de 4. Tcnicas Grupales de
Requisitos Creatividad 2. Matriz de Rastreabilidad
3. Plan de Gestin de 5. Tcnicas Grupales de Toma de Requisitos
Interesados de Decisiones
6. Cuestionarios y Encuestas
7. Observaciones
4. Acta de Constitucin del 8. Prototipos
Proyecto 9. Benchmarking
10. Diagramas de Contexto
5. Registro de Interesados 11. Anlisis de Documentos

Es un proceso de definicin y documentacin de las necesidades de los interesados

para cumplir los objetivos del proyecto. El xito del proyecto es directamente
influenciado por la captura, la gestin del proyecto y los requisitos del producto. Los
requerimientos incluyen las necesidades documentadas y cuantificadas, as como las
expectativas del patrocinador, clientes y otros interesados.
15
 5.2 Recopilar Requisitos
Entradas
.1 Plan de Gestin del Alcance.-
Define con claridad el modo en que los equipos han de determinar el tipo de requisitos que es
necesario recopilar para el proyecto
.2 Plan de Gestin de Requisitos.-
Define los procesos que se utilizarn para definir y documentar las necesidades de los
interesados
.3 Plan de Administracin de Interesados.-
Se utiliza para comprender los requisitos de comunicacin y el nivel de compromiso de los
interesados
.4 Acta de Constitucin del Proyecto.
Se usa para proporcionar los requisitos de alto nivel del proyecto, as como una descripcin de
alto nivel del producto del proyecto.
.5 Registro de Interesados.-
Se usa para identificar a los interesados que pueden proporcionar informacin acerca de los
requisitos detallados del proyecto y del producto.

16
 5.2 Recopilar Requisitos
Herramientas y Tcnicas

.1 Entrevistas
Es una manera formal o informal de obtener informacin acerca de los
interesados, a travs de un dilogo directo con ellos.
.2 Grupos Focales
Renen a los interesados y expertos en la materia, preseleccionados para
conocer acerca de sus expectativas y actitudes con respecto a un producto,
servicio o resultado propuesto
.3 Talleres Facilitados
Los talleres orientados hacia los requisitos son sesiones en donde se rene a
los interesados inter-funcionales clave para definir los requisitos del producto.

17
 5.2 Recopilar Requisitos
Herramientas y Tcnicas
.4 Tcnicas Grupales de Creatividad
Tormenta de ideas. tcnica usada para generar y recopilar numerosas ideas
relacionadas con los requisitos del proyecto y del producto.
Tcnicas de grupo nominal. Mediante un proceso de votacin que se usa
para jerarquizar las ideas ms tiles, para realizar una tormenta de ideas
adicional, o para asignarles prioridades.
La tcnica Delphi. Un grupo seleccionado de expertos contesta de manera
annima cuestionarios y proporciona retroalimentacin.
Mapa conceptual/mental. Las ideas que surgen durante las sesiones de
tormentas de ideas se consolidan en un esquema nico para reflejar los puntos
en comn y las diferencias.
Diagrama de afinidad. Esta tcnica permite clasificar en grupos un gran
nmero de ideas para su revisin y anlisis.

18
 5.2 Recopilar Requisitos
Herramientas y Tcnicas
.5 Tcnicas Grupales de Toma de Decisiones
La toma de decisiones en grupo es un proceso de evaluacin de mltiples
alternativas con relacin a un resultado esperado, en forma de acuerdo para
acciones futuras. Existen diversos mtodos como: Unanimidad, Mayora,
Pluralidad, Dictadura
.6 Cuestionarios y Encuestas
Los cuestionarios y las encuestas son conjuntos de preguntas escritas, diseadas
para acumular informacin rpidamente, proveniente de un amplio nmero de
encuestados.
.7 Observaciones
Las observaciones proporcionan una manera directa de ver a las personas en su
ambiente, y el modo en que realizan sus trabajos o tareas y ejecutan los procesos.

19
 5.2 Recopilar Requisitos
Herramientas y Tcnicas
.8 Prototipos
La elaboracin de prototipos es un mtodo para obtener una retroalimentacin
rpida respecto de los requisitos.
.9 Benchmarking (Estudios Comparativos).- Implican cotejar las prcticas, tales
como procesos y operaciones, con las de organizaciones comparables a fin de
identificar las mejores prcticas,.
.10 Diagramas de Contexto.- Representan visualmente el alcance del producto al
mostrar un sistema de negocio y sus interacciones con las personas y con otros
sistemas .
.11 Anlisis de Documentos.- Se utiliza para obtener requisitos mediante el
examen de la documentacin existente y la identificacin de la informacin
relevante para los requisitos

20
 5.2 Recopilar Requisitos
Salidas

.1 Documentacin de Requisitos
La documentacin de requisitos describe el modo en que los requisitos
individuales cumplen con las necesidades comerciales del proyecto.

.2 Matriz de Rastreabilidad de Requisitos

La matriz de rastreabilidad de requisitos es una tabla que vincula los requisitos
con su origen y los monitorea a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

21
Matriz de Trazabilidad de Requisitos

22
5.3 Definir el Alcance

23
24
 5.3 Definir el Alcance
Entradas Herramientas y Tcnicas Salidas
1. Plan de Gestin del 1. Juicio de Expertos 1. Declaracin del Alcance
alcance del Proyecto
2. Anlisis del Producto
2. Acta de Constitucin del 2. Actualizaciones a los
Proyecto 3. Identificacin de Documentos del
Alternativas Proyecto
3. Documentacin de
Requisitos 4. Talleres Facilitados

4. Activos de los Procesos

de la Organizacin

El alcance del proyecto se define y describe con mayor detalle

porque se conoce mayor informacin del proyecto. Las necesidades,
deseos y expectativas de los interesados se analizan y convierten en
requisitos.

25
 5.3 Definir el Alcance
Entradas
.1 Plan de Gestin del alcance.-
Establece las actividades necesarias para desarrollar, monitorear y controlar el alcance
del proyecto
.2 Acta de Constitucin del Proyecto
Proporciona una descripcin de alto nivel del proyecto y de las caractersticas del
producto.
.3 Documentacin de Requisitos
Se utilizar para seleccionar los requisitos que sern incluidos en el proyecto.
.4 Activos de los Procesos de la Organizacin.- Incluyen:
las polticas, procedimientos y plantillas para una declaracin del alcance del
proyecto
los archivos de proyectos previos
las lecciones aprendidas procedentes de fases o proyectos previos
OBJETIVO

26
 5.3 Definir el Alcance
Herramientas y Tcnicas
.1 Juicio de Expertos.-
Incluyen: unidades dentro de la organizacin, consultores , interesados,
asociaciones profesionales y tcnicas, grupos industriales, expertos en la materia
.2 Anlisis del Producto
Incluye tcnicas tales como el desglose del producto, el anlisis de sistemas, el
anlisis de requisitos, la ingeniera de sistemas, la ingeniera del valor y el anlisis
del valor.
.3 Identificacin de Alternativas.-
Se emplea para generar diferentes enfoques para la ejecucin y desarrollo del
trabajo del proyecto.
.4 Talleres Facilitados
La participacin de actores clave con diversas expectativas y/o reas de experiencia
en sesiones de trabajo

27
 5.3 Definir el Alcance
Salidas
.1 Declaracin del Alcance del Proyecto
Describe de manera detallada los entregables del proyecto y el trabajo necesario para crear
esos entregables. Incluye:
Una descripcin del alcance del producto.
Los criterios de aceptacin del producto.
Los entregables del proyecto.
Las exclusiones del proyecto.
Las restricciones del proyecto.
Los supuestos del proyecto.

.2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.- Incluyen:

el registro de interesados
la documentacin de requisitos
la matriz de rastreabilidad de requisitos

28
5.4 Crear EDT

29
 5.4 Crear EDT
Entradas Herramientas y Tcnicas Salidas

1. Plan de Gestin del alcance 1. Descomposicin 1. Lnea Base del Alcance

2. Declaracin del Alcance del
Proyecto 2. Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto
3. Documentacin de
Requisitos
4. Factores ambientales de la
empresa

5. Activos de los Procesos de

la Organizacin

La EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) o WBS organiza y define

el alcance total del proyecto. La EDT subdivide el trabajo del proyecto
en porciones de trabajo ms pequeas y fciles de manejar, donde
cada nivel descendente representa una definicin cada vez mas
detallada del trabajo del proyecto.

30
 5.4 Crear la EDT
Entradas

.1 Plan de Gestin del alcance.-

.2 Declaracin del Alcance del Proyecto.-
.3 Documentacin de Requisitos.-
.4 Factores ambientales de la empresa.-
.5 Activos de los Procesos de la Organizacin.- Incluyen:
las polticas, procedimientos y plantillas de la EDT
los archivos de proyectos anteriores
las lecciones aprendidas de proyectos anteriores

31
 5.4 Crear la EDT
Herramientas y Tcnicas

.1 Descomposicin.- Es la subdivisin de los entregables del proyecto en

componentes ms pequeos y ms manejables, hasta que el trabajo y los
entregables queden definidos al nivel de paquetes de trabajo. El nivel de
paquetes de trabajo es el nivel ms bajo en la EDT, y es aqul en el que el
costo y la duracin de las actividades del trabajo pueden estimarse y
gestionarse de manera ms confiable.

32
 5.4 Crear la EDT
Salidas

.1 Lnea Base del Alcance.- Incluyen:

La declaracin del alcance del proyecto.
La EDT.
El diccionario de la EDT.

.2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.- Incluye: la

documentacin de los requisitos.

33
 Pregunta : Que es un entregable ?
Entregable: Cualquier resultado mensurable, tangible, y comprobable,
que debe ser realizado para completar un proyecto o parte del mismo.

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 Qu es WBS?
REPRESENTA UN TRABAJO
TIENE UN ESTRUCTURA JERARQUICA
TIENE UN RESULTADO TANGIBLE: ENTREGABLE

Grupo de elementos del proyectos orientado a entregables que organiza

y define el alcance total del proyecto.
Cada nivel descendiente representa mayor detalle de la definicin del
trabajo del proyecto

35
Alcance de producto vs Alcance del proyecto
Alcance del producto : caractersticas y funciones que caracterizan a
un producto o servicio
Alcance del proyecto : trabajo que se necesita realizar para elaborar y
entregar un producto con las caracteristicas y funciones
especificadas

36
 Estructura del WBS

Proyecto A Nivel 1

Enfoque del proyecto Entregable 1 Entregable 2 Entregable 3

Nivel 2

Nivel de resumen
Parte 2.1 Parte 2.2 Nivel 3
Disciplina Tcnica
2.1.1 2.2.1

Nivel de detalle 2.1.2 2.2.2

Enfoque Tcnico Nivel 4

2.2.3

Elementos de la WBS

2.2.4

37
Ejemplos de WBS

38
39
 Porqu usar un WBS?
Para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo que se requiera
Para asegurar que el proyecto no incluya trabajo innecesario
Para asegurar que el proyecto no incluya trabajo no comprometido
Permite desarrollar una clara visin del producto final y del proceso general
que lo va crear
Trabajo omitido: retraso, sobrecosto
Trabajo innecesario: dinero malgastado
Trabajo no comprometido: discrepancia, conflicto con el cliente

EL WBS ES LA ENTRADA DE NUEVE PROCESOS

40
 Porqu usar un WBS?
Es la base para:
Coordinacin y planificacin integrada
Reporte de performance (informe de rendimiento)
Control de cambios general
Gestin del alcance del producto

Comunicaciones Reportes
Alcance del proyecto Fase del ciclo de vida
Dependencias Entregables
Riesgos Paquetes de trabajo
Progresos Comparaciones
Rendimiento Relacin a costos, tiempos, riesgos,
etc.

41
42
 OBS Empresa

WBS Manufactura Ingeniera Laboratorio

Diseo

Paquete de Trabajo
Cuenta Control

43
5.5 Verificar el Alcance

44
 5.5 Verificar el Alcance
Entradas Herramientas y Tcnicas Salidas

1. Plan para la Direccin del 1. Inspeccin 1. Entregables Aceptados

Proyecto
2. Tcnicas de Grupo de 2. Solicitudes de Cambio
2. Documentacin de decisin
Requisitos 3. Informacin del desempeo
del trabajo
3. Matriz de Rastreabilidad de
Requisitos 4. Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto
4. Entregables Validados

5. Datos de desempeo del

trabajo

La verificacin del alcance consiste en la aceptacin de los productos

entregables, mientras que el control de calidad se relaciona
principalmente con cumplir los requisitos de calidad especificados para
los productos entregables.

45
46
5.5 Verificar el Alcance
Entradas

.1 Plan para la Direccin del Proyecto.- Contiene la lnea base del alcance:
La declaracin del alcance del proyecto.
La EDT.
El diccionario de la EDT.

.2 Documentacin de Requisitos.- enumera todos los requisitos del proyecto y del

producto, los requisitos tcnicos y otros que deben contemplarse para el proyecto y el
producto
.3 Matriz de Trazabilidad de Requisitos.- Vincula los requisitos con su origen y los
monitorea a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

.4 Entregables Validados.- Los entregables han sido terminados y verificados para

corroborar su exactitud a travs del proceso de Control de Calidad.

.5 Datos de desempeo del trabajo.- Pueden incluir el grado de cumplimiento con los
requisitos, el nmero de no conformidades, la gravedad de las no conformidades

47
 5.5 Verificar el Alcance
Herramientas y Tcnicas

.1 Inspeccin.- Incluye actividades tales como medir, examinar y

verificar para determinar si el trabajo y los entregables cumplen con los
requisitos y los criterios de aceptacin del producto.

.2 Tcnicas de Grupo de decisin.- Se utilizan para llegar a una

conclusin cuando la validacin es realizada por el equipo del proyecto
y otros interesados

48
 5.5 Verificar el Alcance
Salidas

.1 Entregables Aceptados.- Los entregables que cumplen con los criterios de

aceptacin son formalmente aprobados por el cliente o el patrocinador.
.2 Solicitudes de Cambio.- Los entregables que no han sido aceptados
formalmente se documentan junto con las razones por las que no fueron
aceptados. Pueden necesitar una solicitud de cambio para la reparacin de
defectos.

.3 Informacin del desempeo del trabajo.- Incluye informacin sobre el avance

del
proyecto, tal como los entregables iniciados, su avance, los entregables
terminados o que han sido aceptados.

.4 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.- Incluyen todos

aquellos documentos que definen el producto o que informan
sobre su estado de terminacin.

49
 For m at o de Solicit ud de C am bio

C ambio N o : U n idad d e N eg ocio:

Solicitante : N om bre de P roye cto:
F echa de Solicitud de C am bio: G erente de P royecto:
U rg encia del Cam bio : A d m inis trador d el C am bio:
D es cripcin d el Cam bio:

M otivos d el Cam bio :

Im pacto en el N eg ocio : Im pacto en el P royec to:

B en eficios d el Cam bio : C os tos d el Cam bio:

D ocum entaci n ju s tificatoria :

F irm a: F echa :

_ _ __ ____ __ __ __ ____ __ __ _ _ __ /_ __/__ __

50
5.6 Controlar el Alcance

51
52
 5.6 Controlar el Alcance
Entradas Herramientas y Tcnicas Salidas

1. Plan para la Direccin del 1. Anlisis de Variacin 1. Informacin del desempeo

Proyecto del trabajo

2. Documentacin de 2. Actualizaciones a los Activos

Requisitos de los Procesos de la
Organizacin
3. Matriz de Trazabilidad de
Requisitos 3. Solicitudes de Cambio

4. Datos de desempeo del 4. Actualizaciones al Plan para

trabajo la Direccin del Proyecto

5. Activos de los Procesos de 5. Actualizaciones a los

la Organizacin Documentos del Proyecto

El control del alcance asegura que todos los cambios solicitados y las
acciones correctivas recomendadas se procesen a travs del proceso
Control Integrado de Cambios del proyecto. Los cambios son
inevitables por lo que hay que evaluarlos objetivamente antes de
aceptarlos o rechazarlos del proyecto.

53
 5.6 Controlar el Alcance
Entradas

.1 Plan para la Direccin del Proyecto.- Incluye:

La lnea base del alcance.
El plan para la gestin del alcance del proyecto.
El plan de gestin de cambios.
El plan de gestin de la configuracin.
El plan de gestin de requisitos.

.2 Documentacin de Requisitos.- Los requisitos deberan ser claros (medibles y

comprobables), trazables, completos, coherentes y aceptables para los interesados clave.

.3 Matriz de trazabilidad de Requisitos.- Ayuda a detectar el impacto de cualquier cambio

o desviacin de la lnea base del alcance sobre los objetivos del proyecto.

.4 Datos de desempeo del trabajo.- Pueden incluir el nmero de solicitudes de cambio

recibidas, el nmero de solicitudes aceptadas o el nmero de entregables que se han
completado.

.5 Activos de los Procesos de la Organizacin.- Incluye:

las polticas, procedimientos y lineamientos existentes
los mtodos de seguimiento e informacin que se utilizarn

54
 5.6 Controlar el Alcance
Herramientas y Tcnicas

.1 Anlisis de Variacin.- Las mediciones del desempeo del proyecto

se utilizan para evaluar la magnitud de la variacin respecto de la lnea
base original del alcance.

55
5.6 Controlar el Alcance
Salidas

.1 Informacin del desempeo del trabajo.-

Incluye correlaciones y contexto sobre el desempeo del alcance del proyecto
en comparacin con la lnea base del alcance

.2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin.- Incluye:

las causas de las variaciones
las acciones correctivas seleccionadas y la razn de su seleccin
otros tipos de lecciones aprendidas procedentes del control del alcance
.3 Solicitudes de Cambio.- El anlisis del desempeo del alcance puede dar
lugar a una solicitud de cambio a la lnea base del alcance o de otros
componentes del plan para la direccin del proyecto.
.4 Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto.- Contiene;
Actualizaciones a la lnea base del alcance
Actualizaciones a otras lneas base
.5 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.- Incluye:
la documentacin de requisitos
la matriz de rastreabilidad de requisitos
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 Documentos crticos de la gestin del Alcance
Proyecto

Iniciacin Planificacin Seguimiento y control

Plan de gestin del

alcance Acta de aceptacin
Acta de producto
del Proyecto
Documentacin
De requerimientos

Registro de Matriz
Solicitud de
Stakeholders Trazabilidad
cambio formal
Contrato

Estrategia de
Gestin Enunciado del
Stakeholders Alcance
Propuesta

WBS
WBS
Diccionario
RFP

Linea base del alcance

57
58
Preguntas:

1.- En los procesos de gestin del alcance del proyecto, Por qu factor principal
podran variar sus herramientas y tcnicas?:
a) Por su complejidad.
b) Por su utilizacin y rendimiento.
c) Por su gestin.
d) Por su rea de aplicacin.

2.- Qu alternativa es correcta con respecto a los conceptos de alcance de

proyecto y alcance de producto:
a) Son conceptos complementarios.
b) Son dos miradas de ver el alcance.
c) Ambos son esenciales para elaborar la EDT.
d) Todas las anteriores.

59