MODELO PARA AUDITAR LA GESTIN DE

MANTENIMIENTO DE PDVSA
Resumen:
El presente trabajo de investigacin tuvo como objetivo general: Disear un
Modelo para Auditar la Gestin de Mantenimiento de ... Este modelo plante la
visin de disear una herramienta gerencial que permita determinar la gestin,
el grado de madurez e identificar las reas de mejora potencial de la
organizacin de mantenimiento, permitiendo a la Gerencia tomar decisiones
que lleven a optimar el desempeo de la organizacin y la consecucin de sus
objetivos, garantizando la continuidad operacional y el uso eficiente de los
recursos. Esta enfocado en la Filosofa de W. Edwards Deming de
mejoramiento continuo, visualizando la unidad de estudio de forma sistemtica
y basndose en los 4 pasos: 1. Planificar. 2. Hacer. 3. Verificar. 4. Actuar. El
tipo de investigacin utilizada es Proyecto factible, ya que propone un modelo
operativo viable, se realiz una prueba piloto en la Refinera San Roque
mediante una investigacin de campo, que permiti a travs de observaciones
de los procesos, entrevistas y encuestas realizadas a todo el personal de la
organizacin de mantenimiento evaluar si la gestin de mantenimiento cumple
con lo establecido en la Norma de PDVSA MM-01-01-00 Modelo de Gerencia
de Mantenimiento, para lo cual se dise un instrumento de medicin basado
en la Norma COVENIN 2500-93 y tambin determin cualitativa y
cuantitativamente el grado de madurez de la organizacin a travs de
metodologas existentes. De esta forma se identificaron oportunidades de
mejora de la Gestin de Mantenimiento proponiendo un plan de accin
(objetivos y metas) que debe cumplir la gerencia auditada para encaminar su
gestin a lograr el Mantenimiento Clase Mundial.
Motivacin:
La Gestin de Mantenimiento es de vital importancia para el proceso productivo
de la Corporacin, puede llegar a convertirse en un elemento generador de
valor agregado, ya que una adecuada gestin de mantenimiento garantiza la
utilizacin de los activos de modo eficaz, seguro y rentable, sin afectar la
continuidad operacional. Las consecuencias de la Gestin de Mantenimiento
desde el punto de vista operacional podran resumirse en: fallas de equipos,
cada del desempeo, aumento de costos de produccin por paradas de
plantas, efectos en el ciclo de vida de los equipos, inadecuada inversin de
capital e incumplimiento de leyes, lo que impacta directamente sobre el riesgo
operacional, cantidad y calidad de produccin, publicidad adversa, costos
operacionales, seguridad y medio ambiente.
Petrleos de Venezuela S.A. (PDVSA) a travs de la Gerencia
Corporativa de Auditora Interna elabora un plan anual de auditora por medio
del desarrollo de un anlisis de riesgos aplicando la metodologa COSO
(Committee Of Sponsoring Organizations). Este anlisis de riesgo se desarrolla
para identificar los procesos de mayores riesgos de la empresa. Un riesgo que
no tiene un efecto significativo sobre la entidad y una baja probabilidad de
ocurrencia, generalmente no justifica atencin seria, sin embargo, cuando
presenta una alta probabilidad de ocurrencia usualmente demanda
considerable atencin. Este plan anual 2010, detect que una de las
organizaciones con mayores riesgo tanto operacional, financiero, estratgico y
de cumplimiento para la Corporacin, es la Gerencia de Mantenimiento. En
Febrero del 2011 durante la ejecucin de una Auditora de la Gestin
Operacional Refinera San Roque perteneciente a PDVSA Refinacin Oriente,
la Gerencia de Auditora Interna de Puerto La Cruz, determin que uno de los
mayores costos operativos esta directamente relacionado con la gestin de la
Gerencia de Mantenimiento siendo una amenaza directa para el proceso
productivo.
Esto hace necesario la generacin de metodologas y herramientas que
auditen la Gestin de Mantenimiento a fin de localizar el problema, evaluar las
causas y buscar una mejora sustancial que permita obtener resultados
operacionales y financieros, analizando no solo lo que hace mantenimiento si
no qu tan bien lo hace. La auditora de la Gestin de Mantenimiento permitir
diagnosticar el pasado, apreciar el presente y asesorar sobre la evolucin
futura; evaluando constantemente la gestin de mantenimiento para tomar
decisiones que permitan implementar un sistema adecuado de gestin.
Por tal motivo este trabajo propone un Modelo para Auditar la Gestin de
Mantenimiento de PDVSA, caso de estudio: Refinera San Roque, generando
una metodologa que sirva de instrumento de colaboracin en la toma de
decisiones que le permitir a la Gerencia disponer de l en un momento
determinado, implantar estrategias destinadas a mejorar de manera sistemtica
los niveles de calidad y productividad y aplicar nuevas tcnicas que les permita
ser altamente competitivos.
La aplicacin del modelo requiere del compromiso por parte de la
direccin de la Corporacin, no slo necesita disponer de una serie de
recursos, sino que adems necesita ser impulsada desde la propia Direccin
General hacia todos y cada uno de los responsables de la gestin de
mantenimiento.
Este Modelo orienta sus esfuerzos a crear el orden necesario que
permita responder las siguientes interrogantes: Cules son los procesos que
conforman la Gestin de Mantenimiento en PDVSA? Qu metodologa utiliza
PDVSA para realizar auditoras? Qu metodologas, tcnicas y herramientas
se utilizan para auditar el mantenimiento? Cmo y bajo qu metodologa
funcionar el diseo del modelo? Cul es la importancia de generar un
Modelo para Auditar la Gestin de Mantenimiento de PDVSA?
Antecedentes:
Actualmente las auditoras de mantenimiento en PDVSA son enfocadas al
proceso de mantenimiento preventivo, mientras que esta idea es enfocada en
la gestin de la gerencia de mantenimiento o un departamento de esta
evaluado de forma sistmica.
Descripcin del diseo o desarrollo:
VISIN ESPERADA DEL MODELO
Ser una herramienta gerencial que permita determinar la gestin, el grado de
madurez e identificar las reas de mejora potencial de la gestin de
mantenimiento, permitiendo a la Gerencia tomar decisiones que lleven a
optimar el desempeo de la organizacin y la consecucin de sus objetivos,
garantizando la continuidad operacional y el uso eficiente de los recursos.
FILOSOFA DEL MODELO
Este modelo esta enfocado en la Filosofa de W. Edwards Deming, que se
resume de la siguiente manera: Mediante la adopcin de los principios
adecuados de gestin, las organizaciones pueden aumentar la calidad y al
mismo tiempo reducir los costos. La clave est en la prctica de la mejora
continua y pensar en la unidad de estudio como un sistema. Por tal motivo se
basa el modelo en la metodologa de mejoramiento continuo, diseada por el
Dr. Walter Shewhart en 1920 y presentada por Deming a partir del ao 1950, la
cual se basa en un ciclo de 4 pasos: Planificar (Plan), Hacer (Do), Verificar
(Check) y Actuar (Act), tambin conocido como Circulo de Deming y cuya
aplicacin continua hasta la fecha.
OBJETO DEL MODELO
Disponer de una herramienta eficaz y confiable en apoyo de las polticas y
controles de gestin de mantenimiento, proporcionando informacin sobre la
cual la Gerencia de Mantenimiento puede actuar para mejorar su desempeo.
OBJETIVOS DEL MODELO
Los objetivos del Modelo para Auditar la Gestin de Mantenimiento en PDVSA
son:
a. Evaluar la gestin de mantenimiento mediante la Norma PDVSA MM-01-01-
00, apoyndose en la Norma Covenin 2500-93.
b. Determinar el grado de madurez del sistema de gestin de mantenimiento.
c. Identificar las reas de mejora potencial del sistema de gestin de
mantenimiento.
METODOLOGIA DE FUNCIONAMIENTO DEL MODELO
La metodologa para desarrollar el modelo para auditar la Gestin de
Mantenimiento de PDVSA, se desglosa en los pasos del crculo de Deming. En
la siguiente figura se muestra la metodologa del modelo para auditar la
Gestin de Mantenimiento de PDVSA.
1. Planificar: Designacin del lder del equipo auditor, Seleccin de auditores,
Definicin del Alcance, Definicin de los criterios y Establecimiento de
recursos.
2. Hacer: Elaboracin de programa de actividades de auditora en sitio,
Establecimiento del contacto con el auditado, Revisin de la
documentacin, Determinacin de la viabilidad auditora, Asignacin de las
tareas al equipo auditor, Preparacin de los documentos de trabajo,
Realizacin de la reunin de apertura y Realizacin de trabajo de auditora
en sitio.
3. Verificar: Notificacin de avance durante la auditora y Evaluacin y
comprobacin de la informacin.
4. Actuar: Generacin de observaciones de la auditora, Elaboracin de
documentos de observaciones de la auditora, Discusin del documento de
observaciones, Preparacin del informe final de auditora, Aprobacin del
informe de auditora, Realizacin de la reunin de cierre y Finalizacin de la
auditora
Resultados y discusin:
Se aplico el modelo en la Refinera San Roque de la siguiente manera:
UNIDAD DE ESTUDIO:
Fuerza laboral adscrita al Departamento de Mantenimiento de la Refinera San
Roque y procesos de Mantenimiento. (27 mantenedores y 3 administradores)
VARIABLES:
1. Filosofa de gestin (nivel estratgico), 2. Dinmica organizacional (nivel
tctico), 3. Procesos de mantenimiento (nivel operativo), 4. Mantenimiento
operacional, 5. Mantenimiento predictivo, 6. Mantenimiento preventivo, 7.
Sistema de control y gestin de mantenimiento, 8. Planificacin y programacin
de mantenimiento, 9. Personal (Captacin, formacin e incentivos), 10. Costos
de mantenimiento, 11. Repuestos, 12. Ordenes de Mantenimiento (ODM).
TCNICAS DE RECOLECCIN DE DATOS
./ Observacin: Mediante una Gua de Observacin para la Medicin de la
Norma PDVSA MM-01-01-00.
./ Cuestionario: Mediante la aplicacin de los cuestionarios MES, MQS
./ Entrevista no Estructurada: Mediante la aplicacin de la Matriz de
factores MCM.
TCNICAS DE ANLISIS DE DATOS
./ Estadstica Descriptiva: Frecuencias Acumuladas y relativas, promedios y
grficos radar.
RESULTADOS
Resultados de la aplicacin del instrumento de medicin de la Norma PDVSA
MM-01-01-00:
N FACTORES % TOTAL
1 Filosofa de Gestin (Nivel Estratgico) 43
2 Dinmica Organizacional (Nivel Tctico) 53
3 Procesos de Mantenimiento (Nivel Operativo) 58
TOTAL 54

Resultados de la aplicacin del cuestionario MES:

 N FACTORES % TOTAL SUP PL PR MANT
Gerencia de los
1 58.9 53.6 66.7 31.0 84.5
Recursos
Gerencia de la
2 26.8 25.0 47.2 13.9 21.0
informacin
Mantenimiento
3 24.0 5.6 19.4 44.4 26.4
Preventivo /Predictivo
Planificacin y
4 63.5 51.4 72.2 63.9 66.7
Programacin
Soporte de
5 48.3 47.2 55.6 30.6 59.7
Mantenimiento
TOTAL 44.3 36.5 52.2 36.7 51.7

Grfico Radar MES:

Gerencia de los Recursos
100,0
90,0
80,0
70,0
60,0
50,0
40,0
Soporte del Mantenimiento 30,0 Gerencia de la Informacin
20,0
10,0
0,0

Mantenimiento
Planificacin y Programacin
Preventivo/Predictivo

Resultados de la aplicacin del cuestionario MQS:

N FACTORES %
1 Vnculos entre Operaciones y Mantenimiento 50.00
2 Percepcin del Mantenimiento por la Gerencia 50.00
3 Percepcin del Mantenimiento por Departamento de Mantenimiento 38.46
4 Disponibilidad 40.91
5 Costos de Mantenimiento 32.50
6 Preparacin del Trabajo 45.45
7 Planificacin, Programacin y Ejecucin 80.43
8 Manejo de Repuestos 67.86
9 Quin esta haciendo, Qu dentro de la Organizacin? 74.14
10 Personal 79.41
11 Recursos 85.19
12 Adiestramiento 52.78
TOTAL 58.09

Grfico radar de MQS

 Vinculos entre Operacin/Produccin
y Mantenimiento
90,00
Percepcin del Mantenimiento por la
Adiestramiento 80,00
Gerencia
70,00
60,00
50,00 Percepcin del Mantenimiento p
Recursos
40,00 Departamento de Mantenimient
30,00
20,00
10,00
Personal 0,00 Disponibilidad

Quien esta haciendo, Que dentro de la

Costos de Mantenimiento
Organizacin?

Manejo de Repuestos Preparacin del Trabajo

Planificacin, Programacin y
Ejecucin

Resultados de la aplicacin de la Matriz de Factores MCM:

UBICACIN EN % SEGN
N FACTORES
ETAPA AUDITOR
1 Actitud Gerencial Conciencia 65.25

2 Estatus de la Organizacin de Mantenimiento Conciencia 55.75

Costos Totales de Mantenimiento / Costos
3 Inocencia 37.50
Totales de Produccin
4 Formas de Resolver los Problemas Conciencia 55.75
Posicin de la organizacin en relacin al
5 Conciencia 60.50
Mantenimiento
6 Manejo de Informacin y Toma de Decisiones Inocencia 37.50
Calificacin y Adiestramiento del Personal de
7 Conciencia 60.50
Mantenimiento
TOTAL Conciencia 53.25

Grfico radar MCM:

Resumen de hallazgos obtenidos:

Valor Etapa Etapa deseada Diferencia
Instrumento
Criterio obtenido Obtenido > 81 % de Etapa
de medicin
(%) (Evidencia) (Criterio) (Hallazgo)
Norma
Criterio N1 58.00 Conciencia Competencia 2
PDVSA
MES 44.30 Inocencia Competencia 3
Criterio N2 MQS 58.09 Conciencia Competencia 2
MCM 53.25 Conciencia Competencia 2
Finalmente se presenta un informe con un plan de accin (objetivos y metas) a
corto y mediano plazo para cerrar las brechas detectadas durante la auditora.
Conclusiones:
Auditar la gestin de mantenimiento permite diagnosticar la situacin actual
de la organizacin de mantenimiento, determinando el grado de madurez de
la gestin, identificando los hallazgos y proponiendo acciones que permitan
a la organizacin planear, ejecutar, evaluar y corregir situaciones prioritarias
que repercuten en su eficiencia y competitividad.
Auditar la gestin de mantenimiento es un examen crtico, sistmico y
sistemtico de cada rea de la organizacin que permite comprobar cmo
se gestiona cada uno de los subprocesos de mantenimiento, mientras que
la metodologa de Auditora Interna utilizada actualmente en PDVSA es
para realizar Auditoras de los Sistema de Control Interno (SCI), evaluando
el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categoras: efectividad y
eficiencia de las operaciones (solo orientada a los objetivos bsicos de
negocios de una entidad, incluyendo los objetivos de desempeo y
rentabilidad y la salvaguarda de recursos), confiabilidad de la informacin
financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
El modelo para Auditar la gestin de mantenimiento esta enfocado en la
filosofa del Mejoramiento Continuo, basado en los cuatro (4) pasos del
circulo de Deming: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar, y hace referencia a
la Norma ISO 19011 (Directrices para la auditora de los sistemas de
gestin de la calidad y/o ambiental), tambin determina si la organizacin de
mantenimiento auditada cumple con las normativas de PDVSA y las
mejores prcticas de Mantenimiento Clase Mundial.
El modelo de auditora de Gestin de Mantenimiento propuesto, es flexible y
adaptable al contexto donde se aplique, producto de que las organizaciones
de mantenimiento son dinmicas, interactivas y responde a los cambios.
El xito de la aplicacin del modelo depende de la veracidad del dato, por lo
tanto es importante al realizar las actividades de auditoria en sitio, no solo
contar con las fuentes de informacin de datos histricos e informacin de
los auditados, sino contar con la experiencia y nivel tcnico del equipo
auditor.
 Se seleccionaron los instrumentos de medicin de la metodologa MES,
MQS y MCM porque permiten determinar el grado de madurez de la gestin
de mantenimiento evaluando todos los procesos de mantenimiento y todo el
personal implicado en ellos, desde la perspectiva del personal
gerencial/administrativo y ejecutor, comparando los resultados con la
percepcin del equipo auditor.
Los instrumentos de medicin seleccionados para realizar el diagnstico de
la situacin actual de la gestin de Mantenimiento de la RSRQ, dieron
resultados muy similares, evidencindose as la correlacin entre estos
instrumentos y su efectividad.
Aun cuando el modelo se concibi para ser aplicado bajo la responsabilidad
de la Gerencia de Auditora Interna, la Gerencia de Mantenimiento podra
aplicarlo directamente como herramienta gerencial para evaluar la gestin
de todos sus procesos, visualizar oportunidades de mejora, tomar
decisiones apropiadas, adoptar la filosofa de Mejoramiento Continuo,
Confiabilidad Operacional y llevar sus prcticas hacia el Mantenimiento
Clase Mundial.
Segn el diagnstico aplicado en este trabajo de investigacin, la Gestin
de Mantenimiento de la Refinera San Roque se encuentra en una etapa de
conciencia, por lo que existe un sistema de mantenimiento bsico, pero se
desconocen las mejores prcticas de Mantenimiento Clase Mundial o de las
Filosofas de Mantenimiento existente, por lo tanto se considera que su
gestin carece de procesos definidos que les permita controlar la Gestin a
travs de los Sub-Procesos de Mantenimiento definidos en la Norma de
PDVSA (MM-01-01-00, Modelo de Gerencia de Mantenimiento); por lo tanto
implantar esta propuesta representa oportunidades de mejora.
Con la implantacin del Modelo para Auditar la Gestin de Mantenimiento
de PDVSA propuesto, se lograr una visin de carcter gerencial, que le
permita capturar las oportunidades de mejora de la organizacin para:
./ Asegurar la disponibilidad mxima de las Plantas Operacionales, al
menor costo dentro de los requisitos de confiabilidad, cantidad y calidad
de produccin, costos operacionales, seguridad y medio ambiente.
./ Aumentar los tiempos entre fallas de equipos crticos.
 ./ Incrementar el Mantenimiento Preventivo y disminuir el Mantenimiento
Correctivo.
./ Prolongar la vida til de los activos.
./ Adecuar la estructuracin de la Base de Datos de Mantenimiento para la
generacin de los informes de Gestin.
./ Maximizar la productividad.
Bibliografa:
Y Norma COVENIN 93-2500
Y Norma ISO 19011-2002
Y Normas PDVSA:
./ MM-01-01-00 Modelo de Gerencia.
./ MM-01-01-01 Definiciones.
./ MM-01-01-02 Indicadores de Gestin.
./ MM-01-01-03 Niveles.
./ MM-01-01-04 Guas de los niveles.
./ MM-01-01-05 Roles y responsabilidades.
./ MM-01-01-07 Estructura de activo.
./ MM-01-01-08 Gua para estructura de activo.
./ MM-02-01-00 Contexto operacional (Cap y diag).
./ MM-02-01-01 Jerarquizacin segn criticidad (Cap y diag).
./ MM-02-01-02 Avisos de mantenimiento (Cap y diag).
./ MM-02-02-00 Anlisis de la funcin del activo.
./ MM-02-02-01 Elaboracin de planes de mantenimiento preventivo.
./ MM-02-02-02 Administracin de planes de mantenimiento preventivo.
./ MM-02-02-03 Ordenes de mantenimiento (Planif).
./ MM-04-00-00 Ejecucin de mantenimiento ordinario.
Y Metodologa MES. HTTP://WWW.MARSHALLINSTITUTE.COM).
Y Metodologa MQS. HTTP://WWW.ABSCONSULTING.COM/SVC_TRAININGPT.CFM).

Y Metodologa MCM. ELABORADA POR RRG RELIABILITY AND RISK

GROUP JBFA TRAINING.
Respaldo de la propuesta:
Se anexa en otro archivo, el documento completo del modelo con los anexos:
instrumento de medicin para la norma PDVSA MM-01-01-00, las metodologas
MES, MQS y MCM existentes.