12.1.

Planificar la Gestin de Adquisiciones

del Proyecto:
12.1. Planear la Gestin de las Adquisiciones del Proyecto
El proceso de documentar las decisiones de adquisiciones del proyecto, especificar el enfoque e identificar a los
proveedores potenciales.
Entradas
Plan para la Direccin del Proyecto
El plan para la direccin del proyecto, describe la necesidad, la justificacin, los requisitos y lmites del proyecto,
as como la lnea base del alcance del proyecto.
Documentacin de Requisitos
La documentacin de requisitos puede incluir:

informacin importante sobre los requisitos del proyecto, que se considerar durante la
planificacin de las adquisiciones, y
requisitos con implicaciones contractuales y legales, que se tienen en cuenta al planificar las
adquisiciones y que pueden incluir aspectos relacionados con la salud, la seguridad, el
desempeo, el medio ambiente, los seguros, los derechos de propiedad intelectual, la igualdad
de oportunidad en el empleo, las licencias y los permisos.

Registro de Riesgos
Proporciona la lista de riesgos, junto con los resultados del anlisis de riesgos y de la planificacin de la
respuesta a los riesgos.
Recursos Requeridos para la Actividad
Los recursos requeridos para la actividad contienen informacin sobre necesidades especficas relacionadas, por
ejemplo, con personas, equipos o ubicacin.
Cronograma del Proyecto
El cronograma del proyecto contiene informacin sobre duraciones requeridas o fechas exigidas relativas a los
entregables.

Estimacin de Costos de la Actividad

Las estimaciones de costos desarrolladas durante la actividad de adquisicin se utilizan para evaluar cun
razonables son las ofertas y propuestas recibidas de los vendedores potenciales.

Registro de Interesados
El registro de interesados proporciona detalles sobre los participantes en el proyecto y sus intereses en el
mismo.

Factores Ambientales de la Empresa

Entre los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso Planificar la Gestin de
Adquisiciones del Proyecto se cuentan:
las condiciones del mercado;
 los productos, servicios y resultados disponibles en el mercado;
los proveedores, incluyendo el desempeo pasado o su reputacin;
los trminos y condiciones tpicos para los productos, servicios y resultados, o para la industria
especfica, y
los requisitos locales especficos.

Activos de los Procesos de la Organizacin

Entre los activos de los procesos de la organizacin que influyen en el proceso Planificar la Gestin de
Adquisiciones Proyecto se cuentan, entre otros:
Las polticas, procedimientos y pautas formales de adquisicin. La mayora de las
organizaciones cuentan con polticas formales de adquisicin y organizaciones de compra. En
caso de no disponer de tal respaldo para las adquisiciones, el equipo del proyecto debe
proporcionar tanto los recursos como la pericia necesarios para llevar adelante dichas
actividades de adquisicin.
Los sistemas de gestin que se tienen en cuenta para desarrollar el plan de gestin de las
adquisiciones y seleccionar las relaciones contractuales a utilizar.
Un sistema establecido de proveedores de niveles mltiples, con datos sobre vendedores
precalificados en funcin de la experiencia previa.

Herramientas y tcnicas
Anlisis de Hacer o Comprar
El anlisis de hacer o comprar es una tcnica general de gestin utilizada para determinar si un trabajo particular
puede ser realizado de manera satisfactoria por el equipo del proyecto o debe ser adquirido de fuentes
externas.
Juicio de Expertos
El juicio de expertos en compras tambin se puede utilizar para desarrollar o modificar los criterios que se
aplicarn en la evaluacin de las propuestas de los vendedores.

Investigacin de Mercado
La investigacin de mercado incluye el estudio de las capacidades de la industria y de los
vendedores especficos.
Reuniones
La investigacin por s sola puede no proporcionar la informacin especfica para formular una estrategia de
adquisicin sin recurrir a reuniones de intercambio de informacin con oferentes potenciales.

Salidas
Plan de Gestin de las Adquisiciones
El plan de gestin de las adquisiciones es un componente del plan para la direccin del proyecto que describe
cmo un equipo de proyecto adquirir bienes y servicios desde fuera de la organizacin ejecutante.

El plan de gestin de las adquisiciones puede incluir directivas para:

los tipos de contratos a utilizar;

los asuntos relacionados con la gestin de riesgos;
determinar si se utilizarn estimaciones independientes y si son necesarias como criterios de
 evaluacin;
las acciones que el equipo de direccin del proyecto puede implementar de forma unilateral si
la organizacin ejecutante dispone de un departamento de compras, contrataciones o
adquisiciones;
los documentos de la adquisicin estandarizados, si fueran necesarios;
la gestin de mltiples proveedores;
la coordinacin de las adquisiciones con otros aspectos del proyecto, tales como establecer el
cronograma e informar el desempeo;
las restricciones y los supuestos que podran afectar las adquisiciones planificadas;
el manejo de los extensos plazos requeridos para comprar determinados elementos a los
vendedores y la coordinacin del tiempo extra necesario para adquirir estos elementos con el
desarrollo del cronograma del proyecto;
el manejo de las decisiones de hacer o comprar, y la vinculacin de las mismas con los procesos
Estimar los Recursos de las Actividades y Desarrollar el Cronograma;
la determinacin de las fechas planificadas en cada contrato para los entregables del mismo y la
coordinacin con los procesos Desarrollar el Cronograma y Controlar el Cronograma;
la identificacin de requisitos para obtener garantas de cumplimiento o contratos de seguros a
fin de mitigar algunas formas de riesgo del proyecto;
el establecimiento de instrucciones que se proporcionarn a los vendedores para desarrollar y
mantener una estructura de desglose del trabajo (EDT/WBS);
la determinacin de la forma y el formato que se usarn para los enunciados del trabajo del
contrato/relativo a la adquisicin;
la identificacin de vendedores precalificados, si los hubiese, que se utilizarn, y
las mtricas de adquisiciones que se emplearn para gestionar contratos y evaluar vendedores.

Enunciados del Trabajo Relativo a Adquisiciones

El enunciado del trabajo (SOW) para cada adquisicin se elabora a partir de la lnea base del alcance y slo
define la parte del alcance del proyecto que se incluir dentro del contrato en cuestin.
Documentos de la Adquisicin
Los documentos de la adquisicin se utilizan para solicitar propuestas a posibles vendedores. Trminos como
licitacin, oferta o cotizacin generalmente se utilizan cuando la decisin de seleccin del vendedor se basa en
el precio (como cuando se compran artculos comerciales o de tipo estndar), mientras que el trmino
propuesta generalmente se emplea cuando otras consideraciones, como la capacidad tcnica o el enfoque
tcnico, son primordiales.
Criterios de Seleccin de Proveedores
Los criterios de seleccin de proveedores se incluyen a menudo como parte de los documentos de la
adquisicin.

Entre los posibles criterios de seleccin de proveedores se cuentan:

 Comprensin de la necesidad.
Costo total o del ciclo de vida.
Capacidad tcnica.
Riesgo.
Enfoque de gestin.
Enfoque tcnico.
Garanta.
Capacidad financiera.
Capacidad de produccin e inters.
Tamao y tipo de negocio.
Desempeo pasado de los vendedores.
Referencias.
Derechos de propiedad intelectual.
Derechos de propiedad exclusiva.

Decisiones de Hacer o Comprar

El anlisis de hacer o comprar conduce a una decisin sobre si un determinado trabajo puede ser realizado de
manera satisfactoria por el equipo del proyecto o debe ser adquirido de fuentes externas.

Solicitudes de Cambio
Una decisin que implica adquirir bienes, servicios o recursos normalmente requiere una solicitud de cambio.

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Los documentos del proyecto susceptibles de actualizacin son, entre otros:
la documentacin de requisitos,
la matriz de trazabilidad de requisitos y
el registro de riesgos.