Unidad 1.

Fundamentos del Sistema de Informacin Integral

1.1 Introduccin

La implementacin de un sistema de informacin integral, constituye un reto para las

organizaciones, por cuanto ste debe ser el soporte a travs del cual se materialice la
implementacin del sistema integrado de gestin, se debe lograr el apoyo a los
procedimientos que se adelantan en las organizaciones, se deben integrar los formatos y
reportes propios de los instrumentos de registro y control, as como el almacenamiento de
los datos y su conservacin ya que constituyen evidencia de las operaciones de la
entidad.

Por lo anteriormente expuesto, la implementacin de un sistema de informacin integral

debe partir de la visin de constituirse en instrumento para la gerencia pblica en materia
de mejoramiento de procesos, procedimientos y trmites que faciliten la relacin
ciudadano estado garantizando la prestacin de servicios con calidad, y a su vez, una
herramienta que facilite la armonizacin de la implementacin de los diferentes sistemas
de desarrollo administrativo que prev el marco normativo vigente.

Para abordar esta temtica, se empezar por comprender el marco normativo, los
aspectos conceptuales relacionados con los sistemas de gestin, as como los elementos
comunes entre los modelos y los sistemas de gestin existentes y el impacto de stos en
la confeccin de un sistema de informacin integral.

1.2 Reflexiones iniciales

A continuacin se desarrollan unas reflexiones iniciales, que permiten contextualizar la

importancia de la informacin, los sistemas que la utilizan y su papel como soporte a la
implementacin de prcticas relacionadas con los Sistemas Integrados de Gestin.

Datos, Informacin y Conocimiento

Con frecuencia se ha usado indistintamente conceptos como datos, informacin y

conocimiento, de hecho en algunos casos se ha empleado como si fueran sinnimos, lo
cual resulta totalmente errneo teniendo en cuenta que existe una importante diferencia
entre los mismos.

Los datos consisten en valores o hechos que representan atributos y que por lo tanto
tienen existencia propia e independiente. Cuando estos datos no se han sometido a
ningn tipo anlisis, se habla de manera frecuente de datos brutos. Usualmente, este
tipo de datos, por carecer de contexto o anlisis, no tienen relevancia o significado para el
usuario. Para ejemplificar esto, puede pensarse en el valor que puede obtener una
variable, como en el caso de las emergencias invernales, el nivel de un rio, un valor
determinado de 2.8 metros, por s mismo, no significa nada.
En contraste, la informacin representa un conjunto de datos procesados, con significado
y contexto, lo cual los dota de relevancia y sentido. Para complementar el ejemplo
anterior, el mismo dato brindado de 2.8 metros de nivel de un ro, puede convertirse en
informacin, si se analiza en funcin de una medicin tomada unas horas antes, en las
que el nivel brind un dato de 2.3 metros, lo que significa que el rio est creciendo y
puede el usuario, tomar esta informacin de crecimiento para soportar decisiones.

Finalmente, Davenport y Prusak (1998), definen el conocimiento como una mezcla fluida
de experiencias concretas, valores, informacin en contexto y juicio basado en las
experiencia que proporciona un marco de referencia para evaluar e incorporar nuevas
experiencias e informacin. Continuando con nuestro ejemplo, si sumada a la
informacin de creciente del rio, tenemos informacin complementaria de contexto y de
experiencias concretas, como el hecho de que la poblacin riverea se ha visto afectada
en situaciones anteriores cuando el rio ha alcanzado ms de 3.1 metros, y se tiene
plenamente identificadas las zonas vulnerables, podemos expresar que tenemos
conocimiento sobre la susceptibilidad de esta zona a la amenaza de crecientes del rio.

1.3 La Informacin como soporte de la gestin

Complementariamente a lo expuesto en el punto anterior, la informacin es un elemento

fundamental para instrumentar la toma de decisiones acertada y de esta manera,
garantizar una gestin adecuada y efectiva de las organizaciones.

Es fundamental entonces partir de la identificacin de los datos o atributos claves de

aquellos aspectos de los cuales es necesario hacer un registro o monitoreo.

Lo anterior, debe ser complementado con la evaluacin de los factores o aspectos que
constituyan el contexto de los datos, su caracterizacin o clasificacin, as como las reglas
de clculo y validacin que sean aplicables, entre otros aspectos, como premisa para
establecer informacin til para soportar la gestin.

Cmo se podr observar ms adelante, una informacin til, a partir de una red de
sensores distribuidos por todos los procesos de la entidad, se convierte en un soporte
fundamental para la gestin, que devela lo requerido para tomar decisiones.

1.4 Relevancia de los Sistemas de Informacin para la implementacin de un

Sistema Integrado de Gestin

La gestin de informacin es un proceso fundamental para las entidades, por cuanto este
se encarga de suministrar los insumos necesarios para apoyar la toma decisiones, as
como para mejorar los procesos, productos y servicios, objetivo fundamental de la
implementacin del sistema integrado de gestin.

Los sistemas de informacin por su parte son base fundamental para la gestin de la
misma y constituye en parte esencial de la infraestructura para la gestin organizacional,
porque adems de proveer insumos bsicos para la toma decisiones, impulsan la
generacin de conocimiento para la bsqueda de soluciones a los problemas o
necesidades a cargo de las entidades.

Los sistemas atienden un sinnmero de funciones, los cuales tambin se pueden apreciar
en funcin del nivel de la entidad que apoyan, como de manera general se puede apreciar
en la siguiente tabla:

NIVEL EN LA FUNCIONES APOYADAS

ORGANIZACIN
Alta Direccin: Formulacin de Polticas y estrategias del Plan de Desarrollo
Informacin necesaria para la planificacin de polticas pblicas
sectoriales
Planificacin estratgica y adopcin de decisiones.
Anlisis de alternativas y asignacin de recursos.
Formulacin de polticas.
Efectividad del cumplimiento de polticas y metas Plan
Nivel tctico: Informacin para la planificacin tctica, el control y la toma de
decisiones tcticas y de operacin
Supervisin y revisin de operaciones
Control de metas asociadas a acuerdos de gestin
Solucin de problemas especficos por reas
Niveles Administrativos Apoyo en la prestacin de servicios y trmites
y Operativos: Procesamiento de transacciones
Apoyo en procesos internos

Para el cumplimiento de funciones como las sealadas en la tabla anterior y para lograr
un aporte significativo al sistema integrado de gestin, los Sistemas de informacin deben
contar con los siguientes elementos:

i. Informacin; en el sentido ms amplio del trmino, es decir, datos, imgenes y

sonido, de forma aislada o en combinacin. Sin este elemento el sistema de
informacin no tiene razn de ser.
ii. Usuarios; que pueden ser de la propia organizacin como ajenos a ellas. Adems
no se debe olvidar que estos usuarios son a su vez, elementos de otros sistemas
de informacin (por ejemplo: el empleado del departamento de venta de un
proveedor).
iii. Soportes; o conjunto de instrumentos en que se materializa el sistema de
informacin, y que facilitan el desempeo de las funciones mencionadas
anteriormente. Estos son:
iv. Sensores; que captan la informacin lo ms cerca del origen, llegando a evaluar
su calidad y grado de relevancia por el sistema.
v. Portadores; que son quienes muestran la informacin al usuario (el papel de un
informe, la pantalla en la que se consulta determinada informacin.).
 vi. Almacenamiento; donde se mantiene la informacin, ya procesada o en forma
bruta, hasta que es requerida por el usuario.
vii. Difusores; que son los elementos dedicados al transporte de la informacin
desde su almacenamiento al lugar en que la precisa el usuario.

En este punto es importante sealar que los dos primeros elementos son absolutamente
indispensables, ya que justifican en s mismos la existencia del sistema, mientras que el
resto son instrumentales por qu sirven de apoyo a stos.

Desde el punto de vista de los elementos que conforman el Sistema de Integrado de

Gestin, los sistemas de informacin se establecen como requisitos o se plantean
requerimientos que pueden ser soportados en ellos en varios de sus componentes, como
lo resume la siguiente tabla:

COMPONENTE REQUISITO / REQUERIMIENTO

Subsistema de Gestin Sistema de Gestin Documental
de Calidad Lnea de Base y generacin de Indicadores para la medicin,
anlisis y mejora
Subsistema de Control Componente Informacin del Subsistema de Control de
Interno Gestin
Informacin primaria
Informacin secundaria
Sistemas de informacin
Sistema de Gestin Documental
Sistema de Gestin de Sistemas de apoyo a la gestin y manejo de los recursos
Desarrollo humanos, tcnicos, materiales, fsicos y financieros.
Administrativo
Subsistema de Gestin Sistema de Gestin Documental
Ambiental Lnea de Base y generacin de Indicadores para la medicin,
anlisis y mejora
Sistema de Gestin de Activos de Informacin
Seguridad de la Sistema de Gestin Documental
Informacin Soportes de riesgos y controles
Lnea de Base y generacin de Indicadores para la medicin,
anlisis y mejora
Sistema nico de Sistemas de informacin de apoyo a la gestin de atencin
Aseguramiento Sistema de Gestin Documental
Lnea de Base y generacin de Indicadores para la medicin,
anlisis y mejora
1.5 TIC productividad y competitividad

Las Tecnologa de la Informacin y las Comunicaciones, se plantean como medio

significativo para elevar la productividad y la competitividad.

Este anlisis tiene la posibilidad de ser efectuado en el contexto institucional y empresarial

y por lo tanto, se hace necesario efectuar una evaluacin permanente de las
oportunidades que ofrece la tecnologa para soportar procesos de innovacin,
automatizacin y sistematizacin. Obviamente, otros de los aspectos fundamentales, lo
constituyen el acceso a las TICs, uso y aprovechamiento de las mismas, entre otros.

Para determinar dnde estamos en esta materia, en el contexto de los indicadores ms

empleados a nivel mundial, existe el Global Competitiveness Index, generado por el Foro
Econmico Mundial, en cuya edicin ms reciente, Colombia pas del puesto 69 a 68,
entre 139 pases.

Un aspecto importante a analizar de la evaluacin de nuestro pas en este ndice, es el

hecho de que dentro de los subndices (requerimientos bsicos), el pas se encuentre en
el ranking en la posicin 103 en el pilar relativo a instituciones, lo que claramente
evidencia debilidades en lo que se refiere al andamiaje ofrecido por la estructura
institucional del Estado y resalta la importancia de elevar los esfuerzos en materia de
fortalecimiento institucional.

Este resultado contrasta con mejores cifras obtenidas en otros ndices, por ejemplo, el
Global E-Government Development Index de la Organizacin de Naciones Unidad, en su
edicin 2010, ubica a Colombia en la posicin 31 entre 192 a nivel mundial, lo que la
ubica en posicin de liderazgo en la regin y es uno de los nicos tres (3) pases que
lograron escalar posiciones y se destaca por haber progresado 21 posiciones desde el
ndice de 2008, claro resultado de esfuerzos como los derivados de la Estrategia de
Gobierno en Lnea, a cargo del Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones.

As pues, se tiene que apuntar no solamente a mejorar servicios en lnea, o a ofrecer

mejor infraestructura o capital humano, el esfuerzo se debe orientar al fortalecimiento
integral de la institucionalidad, direccionado por una gestin de calidad, pertinente y
efectiva.