1) MARCO TERICO

QU ES LA RECEPCIN?
Es un proceso mediante el cual se recibe los productos terminados
procedentes de fbricas y almacenes, estos se recibe en forma apilada en el
camin de transporte para que luego los cargadores preparen los medios de
trasporte para empezar la descarga, de acuerdo a la variedad de productos,
donde el responsable de ingreso al almacn verifica que la documentacin
este conforme para autorizar el ingreso de los productos, para que el jefe del
almacn verifique la disponibilidad de espacio en mdulos y designara la zona
donde se depositan los productos, de acuerdo a las reas demarcadas para
cada lnea de producto, finalizando en los productos procedentes de planta y
almacenes, que van a ser ordenados con separadores de cartn entre "cama"
y "cama", y algunos cubiertos con mantas trmicas.
FUNCIONES DE LA RECEPCIN DE MATERIALES
Recibir e inspeccionar los artculos y verificar las cantidades con la
orden de compra y el envo.
Preparar informes cuando hay escasez, daos durante el trnsito y
devoluciones a los vendedores.
Preparar una gua de recepcin para distribuirla a varios
departamentos.
Entregar la mercanca a los almacenes.
NORMAS PARA LA RECEPCIN DE MATERIALES
1. Recibir de una manera ordenada.
2. Planificar la Recepcin con arreglo a la economa (Tiempo y
Movimiento).
3. Delegacin de responsabilidades en personas especficamente
capacitadas.
4. Utilizar el equipo suficiente y necesario.
5. Disponibilidad planificada de los espacios necesarios.
6. Sistemas de seguridad y proteccin procedentes.
7. No recibir nunca, sin pensar contar o medir
8. Confrontacin sistemtica del material recibido con los documentos
que lo acompaan.
PASOS Y MEDIDAS
Los materiales o insumos deben apartarse en recepcin de acuerdo con la
orden de compra a la cual deben de ajustarse la factura. La misma debe de
especificar: unidades, piezas, kilos o litros.
DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN LA RECEPCIN DE MATERIALES
Orden de Compra: Abarca de manera concreta membretes, nombres,
domicilio, telfono de la firma, computadora para su identificacin.
Nmeros: Servir para identificar la negociacin entre las partes que
utilizar el proveedor para hacer el embarque y la facturacin de los
materiales y que permita registrar y archivar el contrato para su
consulta posterior. El proveedor coloca dicho nmero en todos los
bultos y facturas de modo que, puedan identificarse con el pedido, para
fines de comparacin. El departamento de Almacn tendr una copia
de la orden de compra para que le sea posible identificar todos los
 productos recibidos a cuenta de ella. En consecuencia, el nmero debe
estar ya impreso, nunca puesto a mano.
Fechas de emisin y de entrega: Estas fechas permiten planificar la
recepcin, y uso de materiales
Nombre y domicilio del proveedor: Permite identificar al proveedor a
quien se da la orden, efectos de pago, en caso de algn reclamo
Motivacin y condiciones de pago: En las instrucciones sobre la
facturacin se debe establecer el nmero de copias necesarias de la
factura. Las condiciones de pago deben establecerse en la orden de
compra de acuerdo a lo convenido previamente. Muchas compaas en
la nota de pedido usan clusulas indicando que no se admitirn letras,
a menos que exista un acuerdo concreto en ese sentido
Lugar de la entrega: Cuando la recepcin de materiales debe
realizarse en un sitio distinto de la sede de la empresa, debe indicarse
claramente para evitar situaciones incmodas.
Transporte: Debe indicar la va que se utilizar; por camin, ferrocarril
o avin.
Descripcin de lo que se compra: La descripcin de los diferentes
artculos pedidos debe de ser especificada. Si se trata de insumos:
cantidad de cada uno de ellos. Designacin o descripcin clara de cada
uno de ellos con medidas, tamaos o a las caractersticas que
corresponden. Si se trata de impresos: cantidad, especificacin suscrita
de la forma o trabajo encargado
Verificar la factura de proveedor: Precios, condiciones y descuentos,
cuando se recibe el pedido.
Comprobacin de facturas: Los detalles importantes de las facturas
que deben comprobarse son cantidad, esta comprobacin debe
hacerse confrontando la factura con la orden de compra, y el resultado
del conteo fsico de los materiales recibidos para ponerse a cubierto de
los excesos a los defectos en los embarques o envos. De esa manera
se evita el pago de los materiales o productos no recibidos, o recibidos
con fallas o excesos
Calidad: Si la calidad no est de acuerdo con las especificaciones, no
debe recibirse el pedido, en consecuencia, tampoco debe conformarse
la factura.
Precios: El departamento de compras es fundamentalmente
responsable de los precios que deben pagarse por los pedidos. No
obstante, la persona encargada de recibir los materiales (pedidos) debe
comprobar el precio aprobado por el departamento de compras a travs
de su orden.
Condiciones: Las condiciones son un punto completo cuya
responsabilidad completa a los departamentos de compras y
contabilidad. Pero el almacenista, dado la experiencia, debe revisar el
asunto, especialmente en lo referente a riesgos de los materiales y
daos sufridos, para determinar la reclamacin correspondiente.
Guas de Remisin o Envos: En oportunidades, los materiales vienen
acompaados de simples de remisin o guas de despacho.
REA DE RECEPCIN
El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o
demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su
ptima utilizacin. Condiciones que impiden el flujo rpido:
 1) Espacio de maniobras restringido o inadecuado.
2) Medios de manejo de materiales deficientes.
3) Demoras en la inspeccin y documentacin de entrada.
El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y
lograr que la permanencia de la mercanca en el rea de recepcin sea la
mnima posible. El espacio necesario para el rea de recepcin depende del
volumen mximo de mercanca que se descarga y del tiempo de su
permanencia en ella. El tiempo de permanencia de las mercancas en el rea
de recepcin debe ser lo ms corto posible, pues el espacio requerido y el
costo de operacin dependen de la fluidez con que stas se pasan del
vehculo del proveedor al almacn. Todo estancamiento innecesario eleva el
costo del producto. Los costos de las funciones del rea de recepcin pueden
ser los siguientes (dados aqu como un ejemplo):
1) El costo del espacio, al precio del metro cuadrado ocupado, que incluye:
a) Patios de maniobra de los vehculos;
b) Andenes;
c) Zona de maniobras de almacenaje;
d) Zona de inspeccin;
e) Zona de la oficina de control, y
f) Zona de medicin (bscula)
2) Otros costos incluyen:
a) El mantenimiento del rea y de su equipo y maquinaria,
b) Los intereses sobre la inversin en el inmueble y en el equipo.
3) Los gastos indirectos de:
a) Personal;
b) Registros, y
c) Proteccin de los materiales.
Deben estudiarse los medios que sean ms prcticos para facilitar y acelerar
las maniobras de descarga de vehculos segn las instalaciones en el rea de
recepcin. Estas maniobras pueden realizarse en un andn elevado a la altura
aproximada de las plataformas de los vehculos o bien al ras del piso del
almacn, en este caso se puede usar una plataforma telescpica para levantar
la mercanca. En cualquiera de estas instalaciones los medios ms usuales
son:
1) El montacargas elctrico.
2) La carretilla neumtica.
3) La carretilla manual.
4) Las tarimas de madera.
5) Los contenedores.
6) Los carros especiales.
7) Los transportes de rodillos.
ZONA DE INSPECCIN
El flujo rpido de los materiales que se reciben, requiere de un espacio ptimo
para descarga y almacenamiento provisional, para revisin y cotejo con la
remisin del proveedor, debe ser pesada y elaborarse la documentacin de
entrada.
Recepcin cuantitativa
Tiene por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que son
iguales a la de la nota de entrega. En la medida de lo posible las operaciones
de recepcin cuantitativa se realizan en un local preparado para el efecto, que
se llama normalmente sala de recepcin. Las operaciones de recepcin se
efectan desde el momento de desembalar los gneros a su llegada, por lo
que interesa disponer del espacio necesario para evitar los embotellamientos.
El receptor cuantitativo efecta sus verificaciones bien sea contando de pieza
por pieza de las mercancas recibidas en nmero o bien por mediciones que
permitan las verificaciones dimensionales de identificacin.
CONTEO DE PIEZAS
Es un proceso que forma parte de la recepcin cuantitativa mediante el
cual se realiza el conteo de todas las piezas que se han recibido en la
recepcin de material, este tiene como finalidad primordial verificar que
el nmero de piezas coincidan con las descritas en la nota de entrega,
factura y pedido para que luego formen parte del control de inventario
del almacn.
PESAJE DE PIEZAS
Es un proceso que se realiza luego del conteo de piezas mediante el
cual se procede a confirmar que el peso los materiales coincidan con
los que se especifican en la nota de entrega, factura y pedido que son
recibidos en la recepcin de descritos en lo antes mencionado.
Recepcin cualitativa
Es necesario por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que son
iguales a la de la nota de entrega, aunque puede ser procedida por
inspecciones previas en la fbrica del suministrador en los casos en que es
necesario y sea viable constatar la calidad de la materia prima utilizada, la
misma que debe ser realizada exclusivamente por personal tcnico calificado.
Tambin es importante citar que, como parte fundamental de un buen
almacenamiento dentro de una bodega, el de tener muy en cuenta
importantes factores que ayudan en la administracin de los materiales
almacenados.
Estos factores son:
a. Control de Inventarios
b. Anlisis en la Rotacin
c. Anlisis de stock.
CONTROL DE CALIDAD
Se refiere al nfasis de calidad que enmarca la organizacin entera, desde el
proveedor hasta el consumidor. La administracin de la calidad enfatiza el
compromiso administrativo de llevar una direccin continua y extenderla a
toda la empresa, hacia toda la excelencia en todos los aspectos.
LINEAMIENTOS BSICOS PARA UN CONTROL DE CALIDAD
La administracin del control de calidad requiere de un proceso
constante, que ser llamado mejoramiento continuo, donde la
perfeccin nunca se logra, pero siempre se busca.
 Involucrar al Empleado: Se ha detectado que el mayor porcentaje de
los problemas de control de calidad tiene que ver con los materiales y
los procesos y no con el desempeo del empleado por lo tanto la tarea
consiste en disear el equipo y los procesos que produzcan la calidad
deseada.
Esto se puede lograr con un alto grado de compromiso de todos
aquellos involucrados con el sistema en forma diaria ya que lo
entienden mejor quien mide: Las tcnicas para construir la confianza
de los empleados incluyen:
1. La construccin de redes de comunicacin que incluyan los
empleados.
2. Supervisiones abiertas y partidarias.
3. Mudar la responsabilidad de administracin y asesora a los
empleados de produccin.
4. Construir organizaciones con moral alta.
5. Tcnicas formales como la creacin de equipos y crculos de calidad.

Crculos de Calidad: Es un grupo formado por empleados voluntarios,

que se renen en forma regular para resolver problemas relacionados
con el trabajo, reciben capacitacin de planeacin en grupo, solucin
de problemas y control calidad estadstico. Conocimiento de
Herramientas: Debido a que se desea confiar en los empleados para
instrumentar la administracin del control de calidad, y este es un
esfuerzo continuo, cada uno en la organizacin, debe ser entrenado en
las tcnicas de administracin del control de calidad.

CARACTERSTICAS DE UNA ORGANIZACIN CON

ADMINISTRACIN CON CONTROL DE CALIDAD
1. Sus esfuerzos van dirigidos hacia una satisfaccin del cliente.
2. Atencin dirigida hacia la reduccin de problemas con los procesos
o productos, no con los problemas de la gente.
3. La primera prioridad es la calidad.
4. La gerencia est comprometida al mejoramiento continuo, apoya
un ambiente de confianza.
5. Las responsabilidades y roles son claramente definidos.
6. La atencin se centra con la prevencin en vez de la inspeccin.
7. Las personas son un recurso importante.
8. Trabajo en equipo es la norma
9. La Capacitacin est dirigida hacia el desarrollo de la fuerza laboral.

2) MARCO PRACTICO
Se presenta un ejemplo de un proceso de recepcin de materiales que se
realiza en la empresa TAY LOY, desde la llegada hasta la disponibilidad en
almacn, se detalla cada uno de los pasos en el proceso y se muestra al final
el diagrama correspondiente
.
1. RECEPCION DEL TRANSPORTISTA
Se realiza la recepcin del transportista que realiza el transporte desde el
proveedor, verificando las condiciones en el arribo del material.
 2. VERIFICAR CANTIDAD DE BULTOS CONTRA GUIA DE
TRANSPORTE
Se hace un cotejo de las cantidades que indica la gua del transporte
(entregadas por el transportista) y las que se estn recibiendo, una vez
recibido y verificado que todo este correcto se le firma y sella de recibido
segn la hora y fecha. En caso de que falte algn bulto se indica en la gua la
cantidad de bultos recibida y se informa al departamento de exportaciones
compras y a quien est involucrado.
3. VERIFICAR ESTADO DE EMBALAJES
Se verifica el estado de cada embalaje y si es el correcto para transportar el
contenido de acuerdo al tipo de material y sus requisiciones. Ejem: Equipos
de computacin, tiles escolares y de oficina, material de gran volumen como
las hojas bond o cuadernos, etc.
4. COTEJAR PEDIMENTOS CON FACTURAS RECIBIDAS
Se hace la revisin de requisiciones y pedimentos de importacin con
facturas, verificando los costos, nmeros de facturas y material que se declara
en estos mismos. Se anota el nmero de pedimento en la factura, se saca una
copia de cada factura y se anexa al pedimento.
5. OBTENER ORDENES DE COMPRA
De cada factura que llega, esta debe de tener una orden de compra Local de
Tay Loy, la cual sirve para reimprimirlas dependiendo del tipo de cada una de
estas, ya sean materiales consumibles, rotables, de herramientas, etc.
6. COTEJAR ORDENES DE COMPRA CON FACTURAS
Se separan las ordenes por tipo y numero de orden junto con su factura
correspondiente, se comparan los nmeros de parte que estos sean correctos,
cantidades y los costos.
En caso de que el costo del material sea diferente de la orden al declarado en
la factura se le pide al departamento de compras que corrija los costos de las
partes con diferencia. A esto tambin se tiene que verificar que el proveedor
se encuentre dentro de la lista de proveedores autorizados. En caso de que
no pertenezca a dicha lista el material proveniente se coloca en el rea de
discrepancias. En caso de que no se resuelvan este tipo de problemas o sean
mayores el material en la factura se ingresa a discrepancia hasta resolver
estos problemas.
7. DESEMPACAR MATERIAL
Se realiza el desembalado del material con cuidado y apegado a las
necesidades de seguridad de dicho material, ya que algunos materiales son
frgiles y se necesitan los cuidados correspondientes.
8. INSPECCIONAR EL ESTADO DEL MATERIAL
Se realiza una primera inspeccin visual y superficial del material recibido para
detectar alguna anomala a la vista y ser reportada al inspector y a quien est
involucrado en el proceso. Ejm: Observacin de alguna caja daada o abierta.
9. VERIFICAR CANTIDAD, NUMERO DE PARTE, CADUCIDAD SI
APLICA Y SERIE
Confirmar el nmero de piezas que se declaran en la factura, el nmero de
parte que sea el correcto y que lo tenga fsicamente el material o algn nmero
de parte alterno, tambin el nmero de serie fsico y en factura y en caso de
que aplique la caducidad.
10. VERIFICAR PAPELERIA EN REGLA
Verificar que el material traiga toda su papelera necesaria para ser aceptado,
como son los certificados (8130-3, EASA, SEGOV, etc.), en caso haber sido
reparados algn reporte que lo avale y dems datos necesarios, adems que
estos se refieran a la parte en revisin, tanto el nmero de parte como su serie.
11. SACAR COPIA AL CERTIFICADO Y ADJUNTARLO
Se saca una copia al certificado, se sella y se adjunta con el material para que
se le anexe a la Tarjeta de condicin una vez hecho la inspeccin.
12. TRANSPORTAR MATERIAL AL AREA DE INSPECCION
El material revisado se coloca en el rea de inspeccin cuidando tener los
requerimientos de almacenaje necesarios (Bolsa antiesttica, formas
adjuntas, empaque si es necesario)
13. ESPERAR INCOMING DE MATERIAL
Se Informa al departamento de inspeccin de la existencia de material en el
rea de inspeccin y se espera a que los inspectores realicen la aprobacin.
14. INGRESAR MATERIAL AL SISTEMA
Se le da entrada al material en sistema una vez revisadas todas las facturas,
este proceso tiene variantes de ingreso ya que se introducen varios tipos de
datos como son: El nmero de orden de compra, la cantidad recibida, numero
de parte y el nmero de Serie, costos. Posteriormente se procede a cotejar la
factura introduciendo los siguientes datos, numero de factura, fecha de
ingreso, fecha de facturacin, proveedor, materiales y numero de batch o lote
al que pertenece el cotejo.
15. ETIQUETAR MATERIAL
Una vez realizada la inspeccin, se procede a etiquetar el material con una
etiqueta de identificacin con la siguiente informacin: Nmero de Parte,
Nmero de Serie, Nmero de parte alterno, Localizacin, Fecha de recepcin,
fecha de expiracin, cantidad y unidad de medida.
16. SEGREGAR MATERIAL POR TIPO DE EQUIPO Y NECESIDAD DE
ALMACENAJE
Una vez etiquetado el material se procede a separarlo por tipo. Ejm:
Bolgrafos, tinta de impresoras, lpices, gomas, etc.
Se enva el material a su localizacin en el almacn de acuerdo a la
organizacin establecida.
17. ALMACENAJE
Es el final del proceso de recepcin cuando el material est listo y disponible
en almacn para su uso.
DIAGRAMA DE PROCESO DE LA RECEPCION DE MATERIALES
Recepcin del Transportista

Verificar la cantidad de bultos contra la gua correspondiente

Verificar estado de embalajes de cada caja correspondiente

Cortejar pedimentos con facturas recibidas

Obtener rdenes de compra

Cortejar rdenes de compra con facturas

Desempacar material

Inspeccionar el estado del material

Verificar cantidad, nmero de parte, caducidad (si aplica) y serie

Verificar papelera en regla

Sacar copia al certificado y adjuntarlo

Transportar material al rea Incoming

Esperar Incoming del Material

Ingresar Material al Sistema

Etiquetar Material una vez Incoming hecho

Segregar Material por todo tipo de equipo y necesidad de almacenaje

Transportar material a su localizacin

Almacenaje