Unidad N3.

Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad - Fase 2

Actividad: Documentacin de procesos

Llene la siguiente tabla de acuerdo a los integrantes que conforman su grupo

de trabajo.

Nombre del grupo: EMPRENDEDORA EN SGC NTC-ISO 9001:2008

Integrantes del grupo:

1. PATRICIA FERRO CORTS

2.

3.

4.

5.

Lder del grupo: PATRICIA FERRO CORTS

Al realizar la arquitectura documental del Sistema de Gestin de Calidad y una

vez estandarizada la estructura de manuales, procedimientos, formatos,
instructivos, listados y dems documentos necesarios para cumplir y mantener
el Sistema de Gestin de Calidad, se hace ineludible empezar con el proceso
de documentacin de dichos documentos de acuerdo a la lista de chequeo
definida en la actividad de la unidad N2 (Arquitectura documental del
Sistema de Gestin de Calidad). Para esto, el grupo de trabajo debe
solucionar los siguientes tres puntos:

1) Seleccin del orden de la documentacin: definan mediante una

grfica, diagrama, mapa u otra herramienta que demuestre la secuencia
u orden a seguir para iniciar la documentacin para cada uno de los
procesos institucionales de direccin, apoyo, misionales y de mejora
continua.
 ORDEN PARA INICIAR LA DOCUMENTACIN DE LOS PROCESOS DE
LABORATORIOS FERRO S.A.S.

1. Recoleccin de Planes, Instructivos y

Registros de cada una de las reas del
laboratorio con los detalles tcnicos de
como se hace el trabajo y se registran sus
resultados.

2. Elaboracin de los procedimientos de

cada una de las reas del laboratorio con
la informacin especfica de Como,
Quien, Cuando, Donde, Que y Porque se
Procesos desarrollan las actividades
misionales y de
Apoyo
3. Elaboracin de los Manuales de
Procedimientos y de Funciones

4. Elaboracin de la Poltica de Calidad y

los Objetivos por parte de la Gerencia
Procesos de la
Gerencia
5. Elaboracin del Manual de Calidad
por el Comit Tcnico dirigido por la
Gerencia

Proceso de Mejoramiento
contino
 2) Documentacin total de un proceso Misional o de Realizacin del
Producto/Servicio: de los procesos institucionales, seleccionen el que
debera documentarse primero de acuerdo al punto anterior,
posteriormente deben iniciar su completa documentacin, de modo que
luego de realizada, se garantice el cumplimiento de los requisitos
aplicables para el mismo, segn Norma ISO 9001:2008.

A. Definicin de la caracterizacin del proceso seleccionado.

Opto por seleccionar el proceso de Produccin de Cosmticos el cual requiere

de los siguientes subprocesos:

- Planeacin de la orden de produccin, control y aseguramiento de calidad

mediante documentacin previamente definida.

- Alistamiento y pesada de las materias primas, material de envase, etiquetas y

material de empaque.

- Disposicin, transporte de todos los insumos al rea de produccin

previamente acondicionada, limpia y con los despejes de lnea determinados.

- Verificacin de cantidades de la formula a manufacturar por parte del personal

de produccin.

- Alistamiento de los equipos necesarios para la produccin del lote definido del
producto cosmtico.

- Inicio del proceso de manufactura segn el procedimiento definido por la

Orden de Produccin segn la Formula Maestra.

- Control de especificaciones del proceso productivo y obtencin del granel de

producto cosmtico.

- Envo de muestras a control de calidad para realizacin de los anlisis

necesarios para su aprobacin o rechazo.

- Aprobado el granel proceder a realizar el acondicionamiento del producto:

envase, tapado, etiquetado y empaque con sus respectivos controles. Enviar
muestras de producto terminado a control de calidad para su aprobacin.

- Aprobado el producto terminado, Aseguramiento de Calidad verifica, controla

y libera el producto terminado para ser almacenado en bodega respectiva y su
posterior distribucin a los clientes.
 B. Realicen los manuales, procedimientos, instructivos de trabajo,
formatos, listados, y dems documentacin aplicable al proceso
seleccionado en el punto 2 que contribuyan a garantizar su adecuada
implementacin, mantenimiento y mejora continua.

Laboratorios FERRO S.A.S para garantizar su adecuada implementacin,

mantenimiento y mejora continua, establece la siguiente estructura de
documentacin:

- MANUAL DE CALIDAD donde da a conocer su poltica de calidad, sus

objetivos, metas, misin y visin estratgica.

- MANUAL DE FUNCIONES DEL PERSONAL donde se da a conocer las

funciones administrativas, tcnicas y operativas de cada uno de los
funcionarios o empleados en las diferentes reas de la empresa.

- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS de cada uno de los procesos estratgicos,

administrativos, tcnicos y operativos que aplica la empresa para su desarrollo
econmico, financiero, ambiental y social.

- PROCEDIMIENTOS para el caso especfico de la produccin de cosmticos

debemos de elaborar, implementar, controlar, revisar, modificar y archivar
adecuadamente los siguientes:

Procedimiento de elaboracin de documentos segn la norma NTC-ISO

9001:2008
Procedimiento de elaboracin de productos cosmticos
Procedimiento de aseo, limpieza y sanitizacin de reas y equipos
Procedimientos de pesaje, conteo y disposicin de materias primas,
materiales de envase y empaque
Procedimiento de manufactura de productos cosmticos segn la Orden
de Produccin de cada uno de ellos
Procedimiento de anlisis de control de calidad para aprobacin o
rechazo de materias primas, material de envase y empaque, producto a
granel y producto terminado
Procedimiento de liberacin de producto cosmtico aprobado por parte
de los responsables de aseguramiento de calidad
Procedimiento de almacenamiento de producto terminado en las
bodegas respectivas
Procedimiento de distribucin y transporte de producto terminado para
los clientes
Procedimiento de Control de documentos.
 Procedimiento de Control de los registros de calidad.
Procedimiento de Auditoras internas.
Procedimiento de Control de productos NO conformes.
Procedimiento de Acciones correctivas.
Procedimiento de Acciones preventivas.

- INSTRUCTIVOS DE TRABAJO para la manufactura de productos cosmticos

debemos de elaborar, implementar, controlar, revisar, modificar y archivar
adecuadamente los siguientes:

Instructivo de elaboracin de producto cosmtico segn la lnea

Instructivo de aseo, limpieza y sanitizacin especifica de reas y equipos
Instructivo de dispensacin de insumos por parte de la bodega
Instructivo de manufactura de producto cosmtico segn la lnea
Instructivo de los anlisis de insumos en general
Instructivo de liberacin de producto terminado
Instructivo de almacenamiento de producto terminado
Instructivo de distribucin y transporte de productos cosmticos

- FORMATOS DE REGISTRO para la manufactura de productos cosmticos

debemos de elaborar, implementar, controlar, revisar, modificar y archivar
adecuadamente los siguientes:

Registro de capacitacin del personal de produccin en normas ISO

Registro de entrega de documentacin en norma ISO
Registro de evaluacin de proveedores
Registro de calibracin y mantenimiento de equipos de produccin y
control de calidad
Registro de aseo, limpieza y sanitizacin de reas y equipos
Registro de los insumos requeridos por la Orden de Produccin
Registros de anlisis de insumos, producto al granel y producto
terminado
Registros de despejes de lnea en cada subproceso
Registro de cantidad obtenida de producto al granel y terminado
Registro de almacenamiento de producto terminado
Registro de distribucin y transporte de producto terminado
Registro de entrada y salida de personal de produccin
Registro de condiciones fsicas, fisicoqumicas, qumicas y
microbiolgicas de agua desmineralizada
Registro de productos NO CONFORMES
Registros de acciones correctivas
Registros de acciones preventivas
- LISTADOS para la manufactura de productos cosmticos debemos de
elaborar, implementar, controlar, revisar, modificar y archivar adecuadamente
los siguientes:

Listado de materias primas cosmticas, material de envase y empaque

Listado de equipos de produccin
Listado de equipos de control de calidad
Listado de productos cosmticos
Listado de documentos de norma ISO
Listado de personal de produccin y control de calidad
Listado de proveedores de insumos
Listado de clientes externos

3) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvo cada integrante del

grupo tras el desarrollo de la presente actividad.

Conclusiones
1. Esta actividad me permite establecer la seleccin del orden respectivo para iniciar la
documentacin requerida segn la normatividad NTC-ISO 9001:2008 para cada uno
de los procesos de laboratorios FERRO S.A.S correspondientes a la direccin, apoyo,
misionales y de mejora continua.

2. La documentacin que cumple la normatividad de NTC-ISO 9001:2008 se inicia por

el nivel 3 de la pirmide de documentacin que son los aspectos operativos, luego el
nivel 2 y termina con la elaboracin de los documentos del nivel 1 realizados y
aprobados por la Gerencia y sus delegados.

3. La actividad me permite definir la caracterizacin del proceso de produccin de

cosmticos de Laboratorios FERRO S.A.S.

4. La actividad me permite realizar los manuales de procedimientos y de funciones,

procedimientos, instructivos de trabajo, formatos, listados, y dems documentacin
aplicable al proceso de produccin de cosmticos de Laboratorios FERRO S.A.S que
contribuyan a garantizar su adecuada implementacin, mantenimiento y mejora
continua.

5. La implementacin de un SGC en una empresa segn la normatividad NTC-ISO

9001:2008 requiere de la elaboracin, capacitacin para darla a conocer a todo el
personal, aprobacin, control y archivo adecuado de una documentacin especfica y
bien estructurada que permite obtener productos o servicios conformes y de calidad
para satisfacer a los clientes.