Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin IV

Prctica
Esperando que la Base de Datos de ALUMNOS de ACCESS ya este completa, para esta prctica
vamos a crear otra consulta de seleccin con el nombre de DatosDinam con la Base de Datos de
ALUMNOS de ACCESS, que se construye con la relacin de las tres tablas que se han estado
trabajando en prcticas anteriores. Toma en cuenta que las tablas de ALUMNOS y ASIGNATURA se
relacionan con los campos ASIG y CLAVE, y las tablas de PERSONAL y ALUMNOS se relacionan
con los campos de MATRICULA que existen en cada tabla.
Ahora, llena las columnas con la lista de los campos que a continuacin se solicitan:
Plantel, Colegio, Grupo, Asig, NombreAsig, Matricula, Nombre, Calif, Edad y Sexo
En este riguroso orden. Al terminar de listar los campos se tiene que EJECUTAR la consulta.

Nuevamente, te deben aparecer un total de 45 registros que son el total de la Tabla de Alumno, si te
aparecen menos o no te aparecen registros REVISA! las estructuras de las TRES Tablas y su
contenido, forzosamente deben existir esos 45 registros. Puedes tomar como referencia el archivo
ActividadFebrero20.xls. As como en ejercicios anteriores se sugiere que tus Tablas estn bien
elaboradas y COMPLETAS pues de no ser as difcilmente obtendremos buenos resultados.
Despus selecciona TODOS los registros presionando el cuadrito que est a la izquierda del
campo Plantel, se elige la opcin de Copiar del men Inicio y se pegan a una Hoja Nueva en
un archivo de EXCEL.
Para hacerlo minimiza la ventana de ACCESS, ejecuta el programa de EXCEL, abre un libro en
blanco y pega los datos seleccionados, como ya se dicto. GUARDA esta consulta con el nombre de
DatosDinam de la misma forma que el archivo de EXCEL que se acaba de generar.
Tambin aqu cambia el contenido del campo Sexo, Verdadero por Masculino y Falso por
Femenino y revisa bien que en la celda A1 este el campo de Plantel, que en la celda B1 este el
campo de Colegio, que en la celda C1 este el campo de Grupo, y as sucesivamente. Se sugiere
GUARDA el archivo de EXCEL que se acaba de generar.
Ahora, en esta Hoja1 de EXCEL y estando en la celda A1, se elige del Men Principal la opcin
INSERTAR, de ah se selecciona la opcin de TABLA DINAMICA, que es la primera opcin dentro
de este men. Al presionarla aparece una nueva ventana la cual nos pide un rango de celdas, el cual
deber ser TODO el rango de la hoja, que de hecho se selecciona de forma automtica.
Presionamos ACEPTAR y notemos que aparece otra Hoja con unos letreros en gris y del lado
derecho otras dos ventanas, una ventana con la lista de nombres de los campos, que tiene como
ttulo Lista de campos de la tabla dinmica, y otra ventana dividida en cuatro con subttulos de
Filtro de informe, Rtulos de Columna, Rtulos de Fila y la ltima Valores.
A modo de ejemplo, si quisiramos responder a la pregunta:
Cuntos alumnos estn inscritos en Biologia, Ingles y Quimica con calificacin de 10?
Lo que tenemos que hacer es llevar el puntero sobre el campo de NombreAsig, presionamos el clic
izquierdo y lo soltamos en Rtulos de Fila, despus llevamos el puntero sobre el campo de Calif
y, otra vez, presionando el clic izquierdo llevamos a Rtulos de Columna y por ltimo llevamos el
campo de Calif a Valores y como puedes ver la informacin que nos aparece corresponde al
nmero de alumnos inscritos en las diferentes asignaturas obtuvieron las calificaciones de W, 5, 6,
7, 8, 9 y 10. En particular, lo que aparece es el Total de alumnos que se presentaron de cada
asignatura por cada calificacin. Nota que al final aparece un Total general, por columna y por
rengln que es la suma del conteo de todos los alumnos. Tal como se aprecia en la siguiente imagen

De esto apuntamos el resultado, que es Biologia son 2, Ingles son 0 y Quimica son 1. Ahora para
darle una buena presentacin a la prctica, hacemos lo siguiente:
Insertamos una Hoja nueva y ah escribimos la pregunta y abajo su respectiva respuesta
Cuntos alumnos estn inscritos en Biologia, Ingles y Quimica con calificacin de 10?
Biologia son 2, Ingles son 0 y Quimica son 1
Para regresar a la Tabla original, presiona el clic izquierdo sobre el cuadrito que tiene a la izquierda
el campo que elegiste, es decir, qutale la palomita que tiene cada campo.
Otro ejemplo, Mostrar a los alumnos inscritos en cada asignatura.
Notemos que ahora tenemos que proporcionar una lista de asignaturas con el conteo de los alumnos,
para ello lleva el campo NombreAsig a Rtulos de Fila y nuevamente Calif a Valores. La
informacin que muestra esta consulta es el nmero de alumnos que estn inscritos en cada
asignatura. Como se muestra a continuacin
Una vez que se ha realizado este proceso, debes fijar los campos respectivos para obtener la
respuesta a las siguientes preguntas:
Ahora las consultas que se debern realizar sern:
a) Cuntos alumnos estn inscritos en cada Colegio?
b) Cuntos alumnos se presentaron en cada Asignatura?
c) Cuntos alumnos estn inscritos en los Colegios de Idiomas, Informatica y Matematicas?
d) Cuntos alumnos de edad mayor a 17 estn inscritos en cada Asignatura?
e) Cuntos alumnos de sexo femenino estn inscritos en cada Colegio?
f) De forma particular, Cuntos alumnos estn inscritos en las asignaturas 705 a la 716?
g) Cules son los tres Colegios con ms alumnos reprobados?
h) Cules asignaturas no tienen alumnos reprobados?
i) Cul es el porcentaje de los alumnos aprobados y reprobados en las asignaturas de Fisica,
Ingles, Quimica y Matematicas?
j) Cul es el porcentaje de los alumnos aprobados y reprobados en todos los Colegios?
Para revisar la solucin de cada inciso, otra vez, recuerda agregar otra Hoja nueva para que ah
anotes las preguntas y las respuestas y copiar el fragmento de la hoja resultante, considera
seleccionar cuidadosamente este fragmento desde los letreros de Total general, tanto de columna
como de rengln y pgalo en una Hoja nueva dentro del mismo libro o archivo de EXCEL, de NO
hacerlo as copiars TODA la Tabla Dinmica. Revisa la siguiente imagen
Por ltimo, salva este archivo, para ello, nos vamos a ARCHIVO, GUARDAR COMO, y le damos
el nombre de TablaDinam3, u otro nombre que gustes de tal manera que puedas identificar su
contenido.
En la prxima sesin de trabajo se calificar de forma individual. Esencialmente lo que se tomar
en cuenta es el archivo de EXCEL con la hoja de resultados a las preguntas y los fragmentos de los
resultados de las hojas.

Tarea escrita
Explica ampliamente lo siguiente:
a) Cmo se hace una Consulta de Referencias Cruzadas en Access?
b) Cuntas variables de memoria se pueden ocupar en una Consulta de Referencias Cruzadas?
c) Cul es la relacin entre una Consulta de Referencias Cruzadas y una Tabla Dinmica?