SALA DE COMIT DE EMERGENCIAS.

Didier Ferney Pedreros Vega.

Administrador de Empresas U.N.
Especialista en Evluacin de Riesgos y Prevencin de Desastres,
Uniandes.

La Sala Comit de Emergencias es el sitio en el cual se rene el Comit, luego

de ser convocado, con el fin de:

- Tener un diagnstico e informe exacto de la situacin.

- Realizar una evaluacin de las decisiones tomadas al respecto.
- Solicitar ms informacin sobre el evento, la Institucin, entidades
participantes.
- Tomar decisiones encaminadas a solucionar la emergencia.
- Hacer contacto con divisiones internas de la institucin.
- Hacer contacto con reas externas de la Institucin.
- Recibir a delegados de entidades que intervienen o pueden intervenir en la
emergencia.
- Solucionar la emergencia.
- Cerrar el evento.

Para ello, la Sala Comit de Emergencias es un espacio en la Institucin que

deber tener y que permita cumplir los objetivos anteriores.
Los requisitos mnimos y opcionales que tendr la Sala Comit de Emergencias
para la empresa son:

VARIABLE. TENER EN CUENTA:

1. Requerimientos.
Espacio adecuado para la reunin. Sala alterna dentro de la Institucin.
Inicialmente puede ser una sala de Juntas.
All tendrn asiento todos los miembros del Sala alterna fuera de la Institucin
Comit de Emergencia, as como las
personas invitadas.
La misma servir adems para tener todos
los datos y documentacin necesaria para la
solucin de la emergencia.
Sala alterna No. 1. Adjunta o cercana a la Personas de la Institucin solo tendrn
Sala principal, en la que tendrn lugar las acceso a esta rea.
reuniones de coordinacin alternas,
comunicaciones, grupo de apoyo al Comit
de Emergencia.
Sala alterna No. 2. Adjunta o cercana a la Acceso restringido pero no exclusivo de
Sala principal. Tendrn asiento all las trabajadores de la Institucin.
reuniones de prensa, as como asiento para
cada uno de los representantes de las
entidades externas involucradas.
Cocina. All se prepararn los alimentos
necesarios para todos los miembros de la
Sala de Emergencia.
La misma deber tener toda la dotacin
necesaria para ello, as como dos
personas encargada de la logstica
necesaria de esta rea.
Control de acceso a la sala. Ser mediante
tarjeta inteligente. En caso de no existir este
medio, personal de seguridad con rdenes
claras y precisas.
Posiblidad de instalacin y aumento de
condiciones tcnicas, terminales de PC,
lneas telefnicas, fax, sillas, etc.
2. Requerimientos tcnicos.
Telfono para la oficina, necesariamente de Cada miembro podr acceder fcilmente
manejo simple. El telfono debe ser al telfono.
direccionado en la Sala No. 1 para evitar Verificar posibilidad de grabacin de
interrupciones. Solo entrarn llamadas en llamadas.
este telfono. Verificar posibilidad de conferencias
telefnicas, as como altavoces.
3 a 6 lneas telefnicas adicionales, una para
cada miembro del Comit y adicional 3
lneas para las salas 1 y 2. Una de las cuales
tendr comunicacin directa a la sala de
emergencia.
Radios porttiles. Conectados permanentemente al
Coordinador de la Emergencia.
2 Telfonos fax. 1 fax para entrada de comunicados y otro
exclusivo para salida de documentos.
2 Fotocopiadoras.
 VARIABLE. TENER EN CUENTA:
6 a 8 computadores con software de manejo Cada unidad deber tener las mejores
cotidiano de la Empresa, con acceso a la caractersticas tcnicas, Multimedia,
base de la Institucin. Tendr disponibles Unidades de Cd grabadoras de Cds,
claves de acceso para control posterior. conexin a red, fax modem.
Los mismos debern tener acceso a Internet,
intranet, as como a otras redes.
2 Video beam. Principal y de repuesto.
Logstica de proyecciones: Pantalla.
Tableros de acrlico y elementos para su Opcional tableros adicionales en trpode.
uso, marcadores, borradores. Sistemas magnticos en los mismos.
Radio AM / FM.
Televisin con servicio satelital de seal.
Cmara de video y digital.
Equipo grabador: VHS, Video, DVD,
garbadoras.
Equipo de altavoz, sonido ambiental.
Directorio telefnico completo.
Muebles para colocar y archivar informacin,
planos, mapas, hojas de seguridad, etc.
1 reloj en la sala de reuniones.
Implementos de oficina.
3. Requerimientos de Documentacin.
Planos de la Institucin. Los ms importantes debern estar
Planos de proyectos. plastificados y con posiblidades de trabajo
Rutas de la Institucin. en tableros magnticos.
Documentacin completa de la Institucin,
en medio fsico y de acuerdo a la
emergencia.
Papelera de la Institucin.
4. Requerimientos adicionales opcionales.
Sala de descanso para el personal, en
emergencia de larga duracin.