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INFORME UNIDAD II
MANUALES
REALIZADO POR:
Br. Angel Amaya; C.I.: V-19.879.742
Cohorte 2013 INFORMTICA
Otra definicin sera la de registro fsico, generalmente por escrito que contiene los
siguientes elementos:
1. Qu es la Documentacin?
Funciones de un documento:
Los analistas utilizan una variedad de mtodos a fin de recopilar los datos sobre una
situacin existente, como entrevistas, cuestionarios, inspeccin de registros (revisin
en el sitio) y observacin. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se
utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una
investigacin completa, en este para la realizacin de manuales de procesos y
procedimientos de sistemas en una organizacin.
Entrevista
Secuela de la Entrevista
Encuesta
Las encuestas son una fuente importante de conocimiento cientfico bsico. Las
encuestas por correo, a travs de entrevistas telefnicas o en persona son las ms
comunes.
Cuestionario
Observacin
Tanto el ser humano como tambin muchos animales pueden obtener esta forma de
conocimiento llamada experiencia a lo largo de sus vidas.
ESTANDARIZACIN Y NORMALIZACIN
1. Estandarizacin:
2. Ventajas de la Estandarizacin:
-Es til para cualquiera que tenga la responsabilidad del mantenimiento de los
sistemas.
-Debe ser rotulada con claridad y bien organizada, con secciones claramente
indicadas, almacenarlas en carpetas e ndice.
4. Normalizacin:
-Evaluar si los estndares establecidos son los requeridos y hacer los cambios
necesarios para que dichos estndares sean los apropiados.
TEORA GENERAL DE LOS MANUALES DE DOCUMENTACIN
Concreto.
Ser preciso y definir los trminos utilizados.
Utilizar prrafos cortos.
Utilizar ttulos y subttulos.
Utilizar formas activas en lugar de pasivas.
No emplear frases largas que presenten hechos distintos.
No hacer referencia a una informacin solamente con el nmero de referencia.
MANUAL ADMINISTRATIVO
Contenido
Nombre del sistema
Describir el nombre del sistema a implantar en la empresa.
Equipo Encargado Del Sistema
Nombre del personal encargado del anlisis y diseo del sistema.
Resumen Administrativo
Compendio de los puntos que se describen en el manual, el cual tiene como
propsito permitir a los altos ejecutivos enterarse en forma somera de la
propuesta del sistema. En este punto aparece por primera vez el nombre del
sistema, el cual debe ser nico, este deber conservarse invariable en todos los
documentos referentes a ese sistema.
Planteamiento
Este punto tiene como finalidad registrar los antecedentes que servirn de partida al
desarrollo del anlisis del sistema. Se debe mencionar:
Aqu se dejarn establecidos los objetivos que debe cubrir el sistema, en forma clara
y precisa para evitar errores de interpretacin.
Debe quedar especificado en este punto, los documentos fuentes que inician las
operaciones del sistema as como la informacin detallada de aquellos conceptos que
sern los datos a captar por el sistema. Se debern mencionar todos los datos que en
forma secundaria originan una entrada importante al sistema.
Ejemplo:
Mdulo o
Usuarios que
Nombre del Procedimiento Origen del
manejan el
Documento Fuente donde entra el documento
documento
documento
Se establecen los recursos, tanto humanos como materiales que son necesarios para
poder llevar a cabo el sistema. Presentar costos y descripcin, adems de las
cantidades que se requieran.
Es necesario que exista una fecha probable de implantacin cuya base ser la
terminacin de todas las actividades para la creacin del sistema, tales como: anlisis,
programacin, elaboracin de formas, y otros.
Se recomienda utilizar diagrama de Grantt o de Pert para establecer el perodo de
las actividades requeridas para el desarrollo del sistema.
Ejemplo:
Actividades a
realizar 1 2 3 4
Presentacin de la *****
Propuesta
Anlisis *****
Costo / Beneficio
Entrenamiento *****
Expone los procesos que el usuario puede realizar con el sistema implantado. Para
lograr esto, es necesario que se detallen todas y cada una de las caractersticas que
tienen los programas y la forma de acceder e introducir informacin. Permite a los
usuarios conocer el detalle de qu actividades ellos debern desarrollar para la
consecucin de los objetivos del sistema. Rene la informacin, normas y
documentacin necesaria para que el usuario conozca y utilice adecuadamente la
aplicacin desarrollada.
Objetivos
Identificar los usuarios del sistema: personal que se relacionar con el sistema.
Definir los diferentes tipo de usuarios: se presentan los diferentes tipos de
usuarios que usaran el sistema. Ejemplo: usuarios directos, indirectos.
Definir los mdulos en que cada usuario participar: Se describen los mdulos
o procesos que se ejecutarn por cada usuario en forma narrativa breve y
clara.
Importancia del Manual de Usuario
Contenido
Presentar grficamente todos los pasos que se efecten dentro del departamento
usuario a quien est dirigido este manual. Deben especificarse los archivos de
entrada, salida, los resultados, revisiones y procesos manuales.
Explicacin Genrica De Las Fases Del Sistema
En este punto se explica en forma especfica y detallada todas las operaciones que
aparecen representadas en forma grfica en el diagrama particular. Se analizan cada
una de las fases sealando:
En este punto se explica cmo iniciarse en el sistema y cmo se pueden utilizar sus
cualidades comunes. Esta documentacin debe decir al usuario cmo salir de un
problema cuando las cosas funcionan mal.
Manual De Referencia
Como el usuario trabajar con documentos fuentes, stos podrn tener un perodo
de retencin y un destino especificado.
MANUAL DE CAPTACIN
Permite tener una clara visin del proceso de Captacin de los datos fuentes previo
al procesamiento electrnico de los mismos.
Objetivos
-Documentar al usuario a cerca del recorrido a travs de las pantallas del sistema.
Contenido
Diagramas De Pantalla
Presentar en este punto el flujo del sistema en las pantallas utilizadas por cada
mdulo.
-Uso del equipo: Describir detalladamente el uso correcto del equipo utilizado para la
captacin de la informacin, dando una explicacin del encendido, manejo, control y
del material que se usa como medio de captacin de los datos.
-Situaciones Anormales
Entregas Al Computador
Establecer un calendario con fechas de entrega al computador, al igual que un
horario para la obtencin de resultados.
Establecer por escrito la fecha de caducidad de los documentos fuentes, el fin a que
han de destinarse ya sea para su destruccin, devolucin o conservacin en un
archivo.
Manual de operacin
Objetivo
Contenido
-Se presenta en este punto el flujo del sistema en las pantallas utilizadas por cada
mdulo.
-Puntos a documentar en una pantalla:
-Explicacin del recorrido en pantalla.
-Formato en que son captados los datos.
-Instructivo De Operacin Por Programa
-Se debe desarrollar por cada programa del sistema. Incluye:
-Diagrama electrnico del programa.
CONCLUSIN
El trabajo realizado provee una clara y precisa idea de lo importante que es el uso
de la documentacin en los sistemas de in informacin, ya que esta informa de
manera detallada la operacin de un sistema determinado; adems a travs de la
documentacin se puede conocer las polticas y normas con las cuales se rige una
empresa, puesto de trabajo o funciones de dispositivo tecnolgico.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
*PDF: TCNICAS Y ELEMENTOS DE LA DOCUMENTACIN DE
SISTEMAS. Universidad Nacional Experimental Simn Rodrguez, Convenio:
ASOTAN, Ctedra: Documentacin de Sistemas.