Microsoft Dynamics AX 2012 Configuracin y parmetros

Creacin de empresas en MDAX 2012

Gua inicial

Preparado por: Omar Nieto

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A. INTRODUCCIN

El objetivo del documento es brindar una gua de soporte a la creacin de empresas en el entorno
de Microsoft Dynamics AX 2012 R3 CU9.
Las personalizaciones pueden ir desde una sencilla modificacin de una interfaz de usuario a
complejas modificaciones o incorporaciones de funciones (desarrollos); tambin pueden consistir
en integraciones e interfaces y elementos de migracin de datos necesarios para satisfacer los
requisitos.

Los objeticos de este documento es dar una gua para:

Configuracin de la solucin de Microsoft Dynamics AX estndar.

Identificacin de ajustes, personalizaciones y configuraciones
Especificaciones sobre el diseo funcional y la asignacin de la migracin de datos.

Se debe obtener la aprobacin del cliente de todos los elementos de diseo estndar del sistema
y las estimaciones finales de adecuaciones y desarrollos; el equipo de desarrollo debe iniciar la
documentacin de anlisis y diseo de nuevas funcionalidades de la aplicacin.
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B. CONFIGURACION GENERAL

A continuacin, se describen los requisitos generales que se deben configurar por compaa,
antes de iniciar el proceso de configuracin en los diferentes mdulos. Todos los accesos a las
diferentes opciones son configurados mediante los perfiles de los usuarios, registrados en el
sistema, as como tambin los accesos a las compaas.

1.1 CREACIN DE COMPAAS - (POR EMPRESA)

Se asignar una codificacin alfanumrica para cada una de las compaas con su respectivo
nombre.
La creacin de las compaas deber realizarse en la siguiente ruta: /Administracin organizacin
/ configurar / organizacin / entidades jurdicas. En el formulario seleccionar el botn Nuevo, tal
como se muestra en la siguiente figura:

1.2 CONFIGURACIN SECUENCIAS NUMRICAS - (POR EMPRESA)

Dynamics AX en su versin 2012, incluye dentro de su configuracin estndar una serie de
secuencias numricas por mdulo, que son esenciales para el funcionamiento de sistema. Estas
secuencias pueden ser modificadas posteriormente o bien personalizadas al momento de
configurar cada mdulo en particular.
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Para activar dichas secuencias se debe seguir la ruta: / Administracin de la organizacin /

Comn / Secuencias numricas / Secuencias numricas, y por ltimo activar el Botn Generar,
posteriormente seguir los pasos que se indican en el asistente.

Al presionar el botn Generar generar aparece el siguiente formulario.

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Las secuencias numricas resultantes de este proceso, son las que el sistema trae por defecto por
lo que ser necesario, si se requiere, crear las secuencias adicionales. El proceso genera las de
todas las empresas en un solo paso, si ya estn creadas, en caso de que se cree una nueva, si hay
que repetir este paso.
Se recomienda dejar las secuencias numricas por default? En algunos casos estamos usando
secuencias personalizadas y se deberan mantener segn las actuales para que los usuarios no
pierdan la visin conocida, debemos decidir internamente si se va a manejar as y adems si se va
a continuar con el correlativo actual en MDAX 3.0 cuando aplique o si se va comenzar a cero o si
se va a redefinir la presentacin de la numeracin.

La personalizacin de las secuencias numricas se puede personalizar y por recomendacin de

los consultores se debera hacer, pero ser responsabilidad del equipo de implementacin de
INQUISALVA en la salida a produccin

1.3 CONFIGURACIN INFORMACIN DE LA EMPRESA - (POR EMPRESA)

Para ingresar la informacin de cada una de las empresas, primero deben haber sido creadas cada
una de ellas y posteriormente seguir la siguiente ruta: Administracin organizacin / configurar
/ organizacin / entidades jurdicas, donde se obtendr la ventana que contiene las pestaas de:
Direcciones/ Informacin del contacto /Registros de impuestos / Secuencias numricas.
En stas opciones se digita el nombre de la empresa, direccin, direccin alternativa, contactos,
entre otros; e inclusive el logo de la compaa.

Haga clic en Agregar llene el siguiente formulario

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Los contactos para la compaa se crean en la ruta: Administracin organizacin / configurar /

organizacin / entidades jurdicas, en la opcin Informacin de contacto, tal como se muestra
en la siguiente ventana: En la cual se puede configurar los datos como: Telfono, fax, Email, URL
y tlex.
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El logotipo se ingresa en la siguiente ruta: Administracin organizacin / configurar /

organizacin / entidades jurdicas, para que salga impreso en los documentos que se generarn
desde el sistema, por lo tanto, su tamao no debe ser muy grande.

Existen medidas recomendadas para que no afecten los reportes de llevan logo? Si es as
por favor definirlas en el documento.
La recomendacin para el tamao del logo es de 341 x 64 pixeles

1.4 MODIFICACIN DE LOS TIPOS DE DATOS (GENERAL)

Los tipos de datos, son las definiciones de los campos de captura en AX. Esta funcionalidad le
permite a un usuario con derechos de administrador del sistema, cambiar el ancho de un campo.

En la ruta: Administracin del sistema / Configurar / Bases de datos / Modificar tipos de datos,
se pueden ajustar las propiedades de algunos de los tipos de datos que se utilizan dentro del
sistema, sin necesidad de acceder al rbol de objetos de la aplicacin (AOT).

NOTA: Los cambios deben realizarse antes de ingresar datos en el sistema.

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Nota: Es responsabilidad de INQUISALVA, notificar cualquier cambio respecto al uso de los tipos
globales, antes de iniciar la carga de informacin.

1.5 DIVISA Y TIPOS DE CAMBIO - (POR EMPRESA)

Se utilizar como divisa primaria el dlar ($) y como divisa segundaria el euro (EU).
Dynamics AX, trae pre-configuradas las divisas ms utilizadas en el mundo, de ser necesario el
usuario puede crear nuevas divisas.
La creacin de la moneda propietaria se realizar en la siguiente direccin: Contabilidad general
/ Configurar / Moneda / Moneda, presionando el botn Nuevo, tal como se aprecia a
continuacin.

Es necesario adems definir la relacin de redondeo tanto para el sistema en general como para
la orden de compra, orden de venta y precios. La relacin de redondeo ser de 0.00 en General,
0.00 Pedido de Venta, 0.00 Pedido de Compra y de 0.0000 para Precios. Esto aplicar
nicamente para fines de redondeo a pesar de que todo monto deber ser presentado con dos
cifras decimales.
La divisa principal del sistema que se crear, es el dlar cuyo cdigo ser USD y el smbolo $.
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1.6 CONFIGURACIN FORMATOS DE DIRECCIONES (GENERAL)

Un paso muy importante en este apartado es la configuracin del formato que se le dar a las
direcciones o domicilios. Su importancia radica, dado a que este mismo formato que por ahora lo
relacionamos a la creacin de la empresa, ser el mismo formato que utilizarn todos aquellos
mdulos que tengan que ver con el manejo de direcciones; por ejemplo: Clientes, Proveedores.
La nomenclatura a utilizar para esta compaa, es calle, municipio, departamento, pas, porque
es la ms cercana a la forma del domicilio del pas. Utilizaremos la pantalla cuya ruta es la
siguiente: Administracin de la organizacin / Configurar / Direcciones / Configuracin de
direccin, y elegir la opcin formato de direccin, se presionar el botn Nuevo y definimos
un cdigo, pare definir el formato y le colocamos una descripcin explicativa a lo que se refiere.
En esta misma ventana se selecciona la pestaa de Pas/regin en la cual vamos a definir la
configuracin. Antes de continuar se debe explicar que AX 2012 R3 maneja los conceptos de
Provincias, Comunidades Autnomas. No utilizaremos todos, pero s los primeros dos antes
descritos, que equivaldran a Municipios y Departamento, respectivamente. Tambin se tiene que
identificar y definir la forma de una estructura jerrquica de ubicacin, para esta compaa
quedar configurado as: Calle / Colonia / Municipio / Departamento / Pas.

Los pases se crean, si no existe en la lista predefinida de AX, en la opcin Pas / Regin
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Los departamentos se crean en la opcin Estado / Departamento, al presionar el botn nuevo

y seleccionar el pas correspondiente.

Los municipios se crearn en la opcin Municipio asociando el departamento geogrfico

correspondiente.
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La configuracin parametrizada nos presentara las direcciones de la siguiente manera:

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1.7 PERSONAS CONTACTO (GENERAL)

A travs de la ruta / Pgina principal / Comn / Libreta de direcciones global y la opcin
Contactos se pueden crear todas las personas contacto para la compaa y se puede acceder
mediante las pantallas de creacin proveedores y clientes.

1.8 UNIDADES OPERATIVAS (GENERAL)

Una unidad operativa es una organizacin que se usa para dividir el control de los recursos
econmicos y los procesos operativos de un negocio. Las personas de una unidad operativa tienen
el deber de optimizar el uso de recursos escasos, mejorar los procesos y responder de su
rendimiento.
En Microsoft Dynamics AX, entre los tipos de unidades operativas se incluyen los centros de coste,
las unidades de negocio, los flujos de valor y los departamentos. Use la informacin de este tema
para crear una nueva unidad operativa o modificar una existente.

Las organizaciones relevantes a otras reas de aplicacin tambin pueden configurarse en

Recursos humanos y en la Contabilidad general.
1. Abra un formulario de unidades operativas mediante una de las siguientes rutas de
acceso:
Haga clic en Administracin de la organizacin > Configurar > Organizacin > Unidades
operativas.
2. Para crea una nueva unidad operativa, haga clic en Nuevo. Para modificar una unidad
operativa existente, seleccinela en la lista.
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3. En el campo Nombre, especifique un nombre para la unidad operativa.

4. Especifique un nombre de bsqueda, si es necesario. Un nombre de bsqueda es un
nombre alternativo que puede usarse para buscar esta unidad operativa mediante el
motor de bsqueda Enterprise Search.
5. En la ficha desplegable General, proporcione informacin general acerca de la unidad
operativa, como el nmero de identificacin, el nmero DUNS y el administrador.
6. En la ficha desplegable Direcciones, especifique informacin de la direccin, como la calle
y el nmero, el cdigo postal y la ciudad. Haga clic en Nuevo para especificar un nuevo
registro de direccin, o haga clic en Editar para modificar uno existente.
7. En la ficha desplegable Informacin de contacto, escriba informacin sobre los mtodos
de comunicacin, como direcciones de correo electrnico, direcciones URL y nmeros de
telfono. Para especificar un nuevo registro de comunicacin, haga clic en Nuevo. Para
modificar un registro de comunicacin existente, haga clic en Ms opciones > Avanzado.
Para obtener ms informacin sobre los campos de comunicacin, presiones F1 en los
formularios que se abren al hacer clic en Nuevo o Avanzado.
8. Para ver la unidad operativa en la jerarqua organizativa, haga clic en Ver en jerarqua.
9. La informacin acerca de unidades operativas se guarda al seleccionar una lnea diferente
en la lista o al cerrar el formulario.
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La configuracin de las unidades operativas se configur como se presenta en la siguiente tabla:

Nmero de Tipos de unidades
Nombre Nombre de bsqueda
unidad operativa operativas
Administracin 00000123 Administracin Departamento
Administrativos 00000124 Administrativos Centro de coste
Almacenaje de Productos 00000125 Almacenaje de Produc Centro de coste
Asistentes de Bodega 00000126 Asistentes de Bodega Centro de coste
Bodega 00000127 Bodega Centro de coste
Bodega de Producto Terminado 00000128 BPT Centro de coste
Centro de Monitoreo 00000129 Centro de Monitoreo Centro de coste
Clnica Empresarial 00000130 Clnica Empresarial Centro de coste
Comercializacin 00000131 Comercializacin Departamento
Contabilidad 00000132 Contabilidad Centro de coste
Contralora 00000133 Contralora Departamento
Control de Calidad 00000134 Control de Calidad Centro de coste
Coordinadora de Desarrollo
Organizacional NO existe 00000135 CDO Centro de coste
Crditos y Cobros 00000136 Crditos y Cobros Centro de coste
Desarrollo Organizacional 00000137 DO Departamento
Direccin General 00000138 Direccin General Departamento
Distribucin 00000139 Distribucin Departamento
Embalaje 00000140 Embalaje Centro de coste
Empaque 00000141 Empaque Centro de coste
Etiquetado 00000142 Etiquetado Centro de coste
Facturacin Exterior 00000143 Facturacin Exterior Centro de coste
Formulacin Local 00000144 Formulacin Local Centro de coste
Import/Export 00000145 Import/Export Centro de coste
Laboratorio 00000146 Laboratorio Centro de coste
Logstica 00000147 Logstica Departamento
Mantenimiento 00000148 Mantenimiento Centro de coste
Mensajera 00000149 Mensajera Centro de coste
Mercadeo 00000150 Mercadeo Centro de coste
Mercadeo y Ventas 00000151 Mercadeo y Ventas Departamento
Muestras 00000152 Muestras Centro de coste
Operaciones 00000153 Operaciones Departamento
Planta 00000154 Planta Departamento
Preprensa 00000155 Preprensa Centro de coste
Produccin 00000156 Produccin Centro de coste
Produccin INQUISALVA 00000157 Produccin INQUISALV Departamento
Produccin TECHNO SCREEN P1 00000158 PT1 Departamento
Produccin TECHNO SCREEN P2 00000159 PT2 Departamento
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Produccin TECHNO SCREEN P3 00000160 PT3 Departamento

Produccin TECHNO SCREEN P4 00000161 PT4 Departamento
Recepcin 00000162 Recepcin Centro de coste
Recursos Humanos 00000163 Recursos Humanos Centro de coste
Reproceso 00000164 Reproceso Centro de coste
Servicio al Cliente 00000165 Servicio al Cliente Centro de coste
Servicios Generales 00000166 Servicios Generales Centro de coste
Tcnico 00000167 Tcnico Departamento
Tecnologas de la Informacin 00000168 TI Departamento
Transporte 00000169 Transporte Centro de coste
Ventas 00000170 Ventas Centro de coste

Los datos definitivos se migraran al servidor de desarrollo cuando se tengan depurados

1.9 CALENDARIOS - (POR EMPRESA)

Use el procedimiento siguiente para conectar Microsoft Dynamics AX con el servidor de correo
SMTP.
1. Haga clic en Administracin de la organizacin> Comn > Plantillas de horarios de tarea
2. En el botn Nuevo, se crea un nuevo horario de tarea, se define el cdigo y el nombre

3. En las pestaas de cada da por ejemplo Lunes o Martes se definen los horarios
correspondientes a este da .
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Luego ir a opcin Calendarios en Administracin de la organizacin> Comn > Calendarios >

Calendarios. En el Botn Nuevo se crear un nuevo calendario al que se le asignarn los horarios
correspondientes.