Tecnologia da Informao Aplicada s Organizaes 30

Captulo 5
Sistemas de Informao

5.1 Introduo
Computadores so mquinas eletrnicas que permitem tratar informaes de forma
automatizada, viabilizando atividades onerosas para serem realizadas por operao manual.
Entende-se por atividade um comportamento ou uma ao para os quais podem ser
determinados um incio e um fim.
Para que uma atividade possa ser realizada preciso formaliz-la, ou seja, descrever os
insumos necessrios (pr-condies), as etapas para sua realizao (procedimentos) e os
resultados esperados (ps-condies).
Os computadores so capazes de avaliar condies e executar procedimentos sendo, portanto,
capazes de realizar atividades, desde que estejam devidamente formalizadas. Como as atividades
empresariais podem ser formalizadas, elas podem ser executadas por computadores.
A partir deste entendimento, h vrias dcadas programas so desenvolvidos para suprir as
necessidades de informao das empresas, chamados de Sistemas de Informao.
Um Sistema de Informao um recurso essencial para a operao e gesto empresarial,
fornecendo subsdios para a tomada de deciso em todos os nveis da organizao.
Existem diversos tipos de Sistemas de Informao, alguns mais sofisticados, os quais permitem
a integrao de vrias unidades da organizao.

5.2 Teoria Geral dos Sistemas

Conceitua-se Sistema como um conjunto organizado de elementos interdependentes que
interagem formando um todo unitrio para cumprir seus objetivos.
So exemplos de Sistemas: Corpo Humano, Computador, Automvel, Empresa.
A Teoria Geral dos Sistemas foi proposta na dcada de 1930 por Ludwig Von Bertalanffy. De
acordo com esta teoria, todo sistema formado por:
a) Elementos: Subsistemas que podem ser controlados;
b) Relaes entre elementos: Os subsistemas se relacionam e estabelecem trocas entre si; e
c) Objetivo: Subsistemas se associam para cumprir uma finalidade.

Os sistemas tambm esto sujeitos a um ambiente. O ambiente a coleo de elementos que

no fazem parte do sistema e assim no podem ser controlados, mas que podem influenciar o
comportamento do sistema.
A Teoria Geral dos Sistemas prope ainda os seguintes conceitos fundamentais:
a) Homeostase: Sistemas buscam o equilbrio, se uma parte no funciona bem, outras tm
que compensar;
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b) Sinergia:: As partes de um sistema produzem juntas algo maior do que fariam trabalhando
sozinhas;
c) Contrao e Expanso:: Todo sistema formado ou parte de outro sistema (e isto ocorre
infinitamente). Assim, quanto
q for maior a fragmentao, maior a complexidade para
coordenar as partes (ver um sistema com poucos subsistemas);
d) Entropia:: Todo sistema sofre deteriorao; e
e) Sintropia:: Fora contrria Entropia exercida pelo sistema para que o mesmo continue a
existir.

Os sistemas podem ser classificados de diversas formas, sendo a mais relevante a seguinte:
a) Sistemas Abertos: Estabelecem relao com outros sistemas. So eminentemente
adaptativos, ou seja, devem reajustar-se
reajustar constantemente
mente s condies do ambiente.
Exemplos: Sociedade, Empresas.
b) Sistemas Fechados:: No se associam nem se influenciam por outros sistemas.
Exemplos: Relgio de Pulso, Geladeira.

5.3 Abordagem Sistmica

A Teoria Geral dos Sistemas possui diversas aplicaes em em vrios campos do conhecimento.
Na Administrao, ela constitui uma abordagem para lidar com os problemas empresariais. Na
abordagem Sistmica, a Empresa pode ser vista como um Sistema Aberto.
No Sistema Empresa, as unidades empresariais ou funes empresariaisesariais so os subsistemas
(elementos) que colaboram (relaes) para atingir as metas da Organizao (objetivos).
(objetivos)
So exemplos de funes empresariais: Administrao, Produo, Comercializao, Compras,
Estoques, Finanas, Contabilidade, TI, Logstica, Marketing,
M entre outras.

Figura 37 - O Sistema Empresa, seus Subsistemas e o Ambiente

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mao Aplicada s Organizaes 32

5.4 Sistemas de Informao

Nas ltimas dcadas,, as mudanas no campo do trabalho contriburam para um aumento
significativo na competitividade das
da empresas. Diante da necessidade de produzir e consumir cada
vez mais informaes, a informao
nformao consolidou-se
consolidou se como o principal ativo para a tomada de
deciso pelas organizaes.
Assim, um Sistema de Informao uma coleo de atividades e artefatos que regulam o
compartilhamento e a distribuio de informaes e o armazenamento de dados relevantes ao
gerenciamento de uma empresa.
empresa Do ponto de vista da abordagem sistmica, o sistema de
informao pode ser compreendido como um subsistema do Sistema Empresa.
Um Sistema de Informao pode ser to simples como uma caderneta
caderneta de padeiro
padeiro ou to
sofisticado quanto um Internet Banking.
Banking. O que diferencia estes dois sistemas a tecnologia
utilizada no tratamento da informao.
A forte concorrncia e a busca por resultados
resultados cada vez mais agressivos obrigam as empresas a
produzir informaes com qualidade para tomar decises acertadas em menos tempo e
consumindo menos recursos. Neste contexto, a Tecnologia da Informao torna-se uma
ferramenta essencial para que organizaes possam tratar e produzir informaes atravs da
operao e gesto de suas atividades
atividade de modo automatizado e eficiente.

5.5 Sistemas de Informao por Nvel Organizacional

Os Sistemas de informao podem estar associados a cada um dos nveis organizacionais
organizaci para
atender necessidades diferentes de informao.
informao

Figura 38 - Os Sistemas de Informao por Nvel Organizacional

5.5.1 Sistemas de Processamento de Transaes

Os Sistemas de Processamento de Transaes so programas que atendem aten ao nvel

operacional, realizando a automatizao de atividades administrativas e produtivas cotidianas da
organizao.. Estes sistemas lidam com informaes sobre cadastros, vendas, estoques, compras,
produo, contabilidade, entre outras atividades operacionais;
ope
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Figura 39 - A Folha de Pagamento um exemplo de Sistema de Processamento de Transaes

5.5.2 Sistemas de Informaes Gerenciais

Os Sistemas de Informaes Gerenciais so programas, consultas e relatrios que consolidam

informaes transacionais e produzem informaes para o nvel gerencial para dar suporte
gesto contbil, financeira, logstica, comercial e administrativa, entre outras unidades
empresariais;

Figura 40- Os Sistemas de Informaes Gerenciais fornecem relatrios consolidados

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5.5.3 Sistemas de Suporte Deciso

Os Sistemas de Suporte Deciso:

Deciso so programas que atendem ao nvel gerencial da
organizao, processando muitos
uitos conjuntos
conjuntos de transaes para avaliar riscos, determinar
tendncias, prospectar novas demandas e outras informaes intangveis, para dar suporte
tomada de deciso

Figura 41 - O Sistema de Suporte Deciso utiliza dados consolidados

5.5.4 Sistemas de Apoio ao Executivo

Os Sistemas de Apoio ao Executivo:

Executivo so programas que atendem ao nvel estratgico da
organizao, que processam dados consolidados internos e externos organizao, fornecendo
cenrios (tendncias, predies) para dar suporte ao planejamento estratgico

Organizao
Dados Externos
-Mercado
-Indic. Econmicos
-Legislao
-...
SAE
Dados Internos
-Dados Comerciais
-Dados Contbeis
-Dados Logsticos
- ...

Figura 42 - Dados Internos

Interno e externos organizao so consolidados no SAE
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5.5.5 Natureza das Informaes utilizadas em cada nvel organizacional

Os Sistemas de Informao por Nvel Organizacional manipulam informaes de naturezas

diferentes, conforme o nvel organizacional que atendem. medida que aumenta o nvel
organizacional, o grau de consolidao e o consumo de informao aumenta.
Os Sistemas de Processamento de Transaes lidam com informaes transacionais, ou seja,
informaes no seu estado bruto, obtidas a partir dos processos de negcio que executam.
Exemplo: Um Sistema de ponto de venda lida com informaes cadastrais do cliente, do
produto vendido, quantidade, preo unitrio, impostos incidentes sobre cada item de venda,
despesas com movimentao de suprimentos e frete, comisso do vendedor, entre outras
informaes transacionais. So informaes simples ou com pequeno grau de consolidao (ex.:
valor total de uma nota fiscal, total recolhido em impostos em uma venda).
O processo de registro e manipulao de informaes transacionais chamado de
Processamento de Transaes em tempo real, ou OLTP (sigla em ingls para Online Transaction
Processing). Portanto, no OLTP as informaes esto no seu estado bruto (Transacionais).
Por sua vez, os Sistemas de Informaes Gerenciais e os Sistemas de Suporte Deciso
requerem que as informaes transacionais sejam tratadas (sem incorrees ou falta de
preenchimento e sem duplicidade de registros). Em seguida, estas informaes precisam ser
consolidadas, ou seja, agregadas em dimenses como tempo (dias, meses, anos), categoria (por
produto, por fornecedor, por modelo), regio (por filial, por cidade, por pas).
O processo de tratamento e consolidao das informaes transacionais d origem a novas
informaes chamadas informaes analticas. Somente aps este processo os sistemas podem
fornecer resumos, comparativos, vises, predies, tendncias e outras anlises para dar suporte
tomada de deciso. Este processo chamado de Processamento Analtico em tempo real, ou
OLAP (sigla em ingls para Online Analytical Processing). No OLAP, as informaes so ditas
Analticas.
Por fim, os Sistemas de Apoio ao Executivo, alm das informaes internas organizao,
consolidam ainda outras informaes obtidas a partir do mercado, economia, para compor
ferramentas que suportem o planejamento estratgico. Para tal tambm utilizam informaes
Analticas.
Abaixo, um resumo dos Sistemas de Informao por Nvel Organizacional e a natureza de
informao de cada um.

Figura 43 - Sistemas de Informaes e a natureza das suas informaes

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5.6 Sistemas de Informao por Funo Empresarial

As Funes Empresariais (ou Funes de Negcio) so as principais macro-atividades
macro (tambm
chamadas de subsistemas) de uma Organizao. Estas funes esto presentes em todas as
organizaes, independente do ramo de atividade.
at
Os Sistemas de Informao por Funo Empresarial registram e consolidam a informao
in em
cada funo empresarial, auxiliando a tomada de deciso em todos os nveis organizacionais.

Funes Empresariais

Fabricao Contabilidade Marketing Recursos

e Produo e Finanas e Vendas Humanos

Processos de Negcio

Sistemas de Sistemas Sistemas de Sistemas de

Fabricao e Contbeis Marketing e Recursos
Produo Vendas Humanos
Sistemas de Informao
Figura 44 - Os Sistemas de Informao por Funo Empresarial

5.6.1 Sistemas de Fabricao e Produo

Os Sistemas de Fabricao e Produo so programas que do suporte ao planejamento de

recursos, controle de pedidos de compra, controle de qualidade e operaes, desenvolvimento e
manuteno e instalaes de produo,
p permitindo o estabelecimento de metas de produo,
compras, expedio, entre outras funes.

Definir onde Instalar novas Fbricas

Programar
mar a Produo de Produtos e
Projetar novos produtos

Controlar Equipamentos, Estoques,

Compras

Figura 45 - Sistemas de Fabricao e Produo nos trs nveis organizacionais

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5.6.2 Sistemas Contbeis

Os Sistemas Contbeis so programas que manipulam informaes de oramentos, fluxo de

caixa (contas a pagar e contas a receber), cobrana, custos e a gesto financeira. Podem ser
compostos dos seguintes mdulos: Financeiro, Patrimonial,
Patrimonial, Custos, Gerencial, Controladoria e
Contabilidade Estratgica.
Estes mdulos so comuns aos sistemas contbeis que seguem o padro da Contabilidade
Internacional. Os mdulos Contabilidade Tributria e Contabilidade Pblica so adaptados aos
sistemas contbeis
tbeis para atender as exigncias legais da contabilidade brasileira.

Planejar lucros de longo prazo

Projetar a carteira de investimentos da

empresa, oramentos de curto prazo

Controla o contas a pagar, contas a

receber

Figura 46 - Sistemas de Informaes Contbeis nos trs nveis organizacionais

5.6.3 Sistemas de Vendas e Marketing

Os Sistemas de Vendas e Marketing so programas que do suporte ao acompanhamento de

pedidos, pesquisas de mercado, a definio de preos e previses de novos produtos,
produtos auxiliando a
funo de vendas e marketing naa captao de clientes e na venda de seus pro
odutos e servios.

Fornecer Previses de Vendas

Identificar Clientes e Mercados e

Determinar Preos

Registrar, Processar e Acompanhar

Pedidos

Figura 47 - Sistemas de Vendas e Marketing nos trs nveis organizacionais

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5.6.4 Sistemas de Recursos Humanos

Os Sistemas de Recursos Humanos so programas que do suporte aos processos de Folha de

pagamento, Cadastro de Funcionrios, Gesto de benefcios, Planos
lanos de carreira e Formao.
Estes sistemas permitem o registro de pessoal, benefcios, remunerao,
remunerao, relaes trabalhistas
e treinamentos.

Planeja necessidade de fora de trabalho

Elabora planos de carreira, promoes,

analisa comisses, salrios e benefcios

Define remuneraes, benefcios,

acompanha habilidades, treinamentos

Figura 48 - Sistemas de Recursos Humanos nos trs nveis organizacionais

5.7 Sistemas Integrados

A associao de funes a sistemas de informao especficos pode levar as funes
empresariais a executarem seus processos de negcio de modo isolado dentro da organizao.
Processo de negcio o modo como as funes empresariais so organizadas, coordenadas e
focalizadas para produzir um produto ou servio de valor. Os processos
rocessos de negcio definem
atividades e fluxos de trabalho e utilizam materiais, informaes e conhecimentos.
conhecimentos
Embora cada funo empresarial tenha seus prprios processos de negcio,neg alguns destes
processos podem ser Transfuncionais,
Transfuncionais porque ligam fronteiras entre as principais reas funcionais
e agrupam pessoas de diferentes especialidades para realizar as tarefas.
Sistemas integrados so sistemas de informaes que do suporte aos processos de negcio
da organizao que interligam as principais reas funcionais.
Assim, o uso de Sistemas Integrados contribui para a gesto dos processos de negcion de
forma eficiente e com uma viso compartilhada de todas as funes empresariais.

5.7.1 Sistemas ERP

Os Sistemas ERP (sigla em ingls para Enterprise Resource Planning ou Sistema de

Planejamento dos Recursos Empresariais
mpresariais), tambm conhecidos como Sistema Integrados
I de
Gesto, integram informaes de vrias funes empresariais oferecendo uma viso consolidada
destas informaes. Os sistemas ERP suportam atividades operacionais, produzem informaes
gerenciais e subsidiam decises estratgicas,
estratgicas, atendendo aos trs nveis organizacionais.
organizacionais
Por sua abrangncia de informaes e atividades, so mais caros que os sistemas comuns, por
isso geralmente apenas as empresas de mdio e grande porte tm condies de adquirir.
Os sistemas ERP so uma evoluo dos antigos Sistemas MRP (sigla em ingls para Material
Requirement Planning ou Planejamento das Requisies de Materiais) e MRP II (sigla em ingls
para Manufacturing Resource Planning ou Planejamento dos Recursos de Fabricao).
Fa
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Os MRP eram programas (mdulos) que controlavam o uso dos insumos e as etapas do
processo produtivo, como Produo, Logstica e Mo-de-obra. Eram processados em Mainframes
e tinham poucos usurios.
Impulsionados pelo crescimento das Redes de computadores, que favoreceu a automao de
diversas atividades administrativas, passaram a agregar novos mdulos, como Finanas,
Contabilidade, Compras, Vendas, entre outros.
Entre os principais benefcios para as organizaes, os sistemas ERP se propem a:
a) Disponibilizar Informaes em tempo real;
b) Otimizar o fluxo e a qualidade da informao;
c) Otimizar o processo de tomada de deciso;
d) Eliminar o uso de interfaces manuais;
e) Eliminar a redundncia de atividades;
f) Reduzir os limites de tempo de resposta ao mercado;
g) Incorporao de melhores prticas aos processos internos da empresa; e
h) Reduzir o tempo dos processos gerenciais.

So exemplos de sistemas ERP disponveis atualmente, entre outros:

a) SAP ERP: fornecido pela empresa alem SAP AG;
b) Microsiga Protheus: fornecido pela empresa TOTVS;
c) ERP Pirmide: fornecido pela empresa PROCENGE;
d) EMS: fornecido pela Datasul (atualmente de propriedade da TOTVS);
e) Oracle ERP: fornecido pela Oracle.

5.7.2 Sistemas de CRM

Os Sistemas de CRM (sigla em ingls para Customer Relationship Management ou Sistema de

Gesto do Relacionamento com o Cliente) so programas que gerenciam o modo como a
empresa lida com seus clientes atuais e potenciais.
Surgiram a partir dos primeiros sistemas de gesto vendas. Com os avanos das tecnologias de
informao e o aumento da competitividade no mercado motivaram o aperfeioamento destes
sistemas para permitir a gesto dos clientes e do relacionamento destes com as empresas.
Em geral, os sistemas CRM abrangem trs processos:
a) Gesto de Marketing;
b) Gesto Comercial (canais de atendimento e fora de vendas);
c) Gesto dos Servios ao Cliente.

Estes sistemas oferecem canais virtuais de relacionamento com clientes, como telemarketing e
terminais de ponto de vendas e armazenam informaes sobre as interaes dos clientes com a
empresa como compras realizadas, registros de reclamaes, sugestes e pedidos de informaes.
Em seguida, analisam estas informaes atravs de computao inteligente identificando perfis de
consumo, tendncias, sendo capazes de sugerir produtos e servios aos seus clientes.
Os sistemas CRM tambm possuem integrao com os sistemas ERP.
Exemplos: Siebel, Microsoft CRM, Ephifany, Salesforce.com, SugarCan.
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5.7.3 Sistemas WMS

Os Sistemas WMS (sigla em ingls para Warehouse Management System ou Sistema de

Gerenciamento de Armazm) so uma parte da cadeia de suprimentos dirigida s atividades de
estoques como colocao no armazm (Put Away), separao e preparao de pedidos (Picking),
acondicionamento e aproveitamento de espao em contineres (Consolidao de Carga) e
redirecionamento de cargas (Cross docking).
Estes sistemas de informao buscam automatizar e otimizar estas atividades e assim
contribuir para a reduo do tempo de movimentao e o custo com o transporte de mercadorias.
O Picking consiste na atividade de recolha em armazm de certos produtos, visando uma
reduo no tempo do ciclo de pedido. Entretanto em alguns casos, esta atividade pode aumentar
significativamente os custos com armazm. Sistemas de informao podem contribuir com o
Picking monitorando e controlando estas variveis e oferecendo solues como o melhor
posicionamento de produtos e o fluxo de informaes e documentos.
A consolidao de carga a atividade que visa acondicionar da melhor forma a carga nos
contineres. Assim os sistemas WMS orientam a consolidao de carga, considerando ainda os
aspectos legais como, por exemplo, as exigncias alfandegrias para transporte de cargas.
O Cross Docking uma operao do sistema de distribuio na qual os produtos de um veculo
so recebidos, separados e encaminhados para distribuio ou expedio em outro veculo, a fim
de ser entregue ao cliente imediatamente ou o mais rapidamente possvel. A carga no sequer
estocada, como comum nos centros de distribuio. Neste processo, o sistema WMS pode ser
essencial para sua eficincia e viabilidade, pois auxilia na sincronizao entre o recebimento e a
expedio de mercadorias.

5.7.4 Sistemas TMS

Os Sistemas TMS (sigla em ingls para Transportation Management System ou Sistema de

Gerenciamento de Transportes) permitem controlar toda a operao e gesto dos transportes de
forma integrada, contribuindo para a melhoria da qualidade e produtividade do processo de
distribuio.
Estes sistemas tm como finalidade identificar, mensurar e controlar os custos de cada
elemento da cadeia de transporte, como a gesto dos recursos humanos e materiais, controle de
cargas, fretes, custos de manuteno da frota e ndices de discrepncias nas entregas.
Numa indstria, o custo com transporte geralmente o segundo maior, perdendo apenas para
os custos de produo. Um sistema TMS pode permitir alcanar um custo mnimo de operao e
um aumento na disponibilidade da frota, podendo ser aplicado a empresas transportadoras, ou
que utilizam transporte prprio ou terceirizado como apoio ao seu negcio.
Entre as funcionalidades do TMS, podem ser destacadas:
a) Controle de Manuteno da Frota;
b) Rastreamento de Carga;
c) Expedio;
d) Controle de Fretes de Terceiros;
e) Custos e Faturamento de Transportes.