Archivos tradicionales y bases de datos

En un sistema de informacin se cuenta con dos enfoques principales para definir el

almacenamiento de los datos, en primera medida se tienen los Archivos tradicionales que
consisten en almacenar los datos en archivos individuales, exclusivos para cada
aplicacin particular. En este sistema los datos pueden ser redundantes (repetidos
innecesariamente) y la actualizacin de los archivos es ms lenta que en una base de
datos; en segunda medida encontramos las Bases de datos que consisten en un
almacenamiento de datos formalmente definido, controlado centralmente para intentar
servir a mltiples y diferentes aplicaciones. La base de datos es una fuente significativa de
datos que son compartidos por numerosos usuarios para diversas aplicaciones.

El mtodo tradicional.

Las organizaciones son sistemas en adaptacin, con necesidades de datos e informacin

en constante cambios. Para cualquier negocio en crecimiento o que esta experimentado
cambios, la administracin de datos se puede convertir en algo bastante complejo. Uno de
los modos ms bsicos para manejar los datos es mediante los archivos.

Las empresas que utilizan el uso tradicional de archivos presentan dificultad para
mantener los datos en forma ordenada y en controlar la seguridad e integridad de la
informacin.

Puesto que un archivo es un conjunto de registros relacionados, todos aquellos registros

que se relacionan con una aplicacin en particular se puede recopilar y administrar juntos
en un archivo especifico.

Uno de los puntos dbiles de este mtodo tradicional orientado hacia archivos, en cuanto
a la administracin de datos, es que gran parte de ellos, por ejemplo el nombre y la
direccin del cliente, se duplica en dos o ms archivos. Muchos sistemas de base de
datos computarizados basados en el mtodo tradicional de archivos, los datos se
organizan para un programa de aplicaciones en particular.

Debido a los problemas que se vinculan con el mtodo tradicional para la administracin
de datos, muchos gerentes buscaron un medio ms eficiente y eficaz para organizar los
datos.

Tomado de: buenastareas.com

El mtodo de la base de datos.

En un mtodo de la base de datos, una variedad de programa de aplicaciones comparten

un grupo de datos relacionados. En lugar de tener archivos de datos independientes, cada
aplicacin utiliza una coleccin de datos que pueden estar unidos o relacionados en la
base de datos. El mtodo de la base de datos ofrece ventajas importantes en contraste
con el mtodo tradicional basado en archivos.

El mtodo de la base de datos para la administracin de datos incluye una combinacin

de hardware y software. Debido a las muchas ventajas del mtodo de base de datos la
mayor parte de las empresas utilizan bases de datos para almacenar datos referentes a
clientes, perdidos, inventarios, empleados y proveedores.

El uso de Base de datos en las empresas brinda las siguientes ventajas:

Consistencia de Datos
Flexibilidad en el acceso
Compartir Datos
Facilitar el desarrollo de aplicaciones
Controles de seguridad, integridad y privacidad
Independencia de los Datos
Integracin de Datos

Muchas de la base de datos modernos comprenden toda la empresa y abarcan gran parte
de los datos de toda la organizacin. El desarrollo de base de datos para la empresa
requiere un alto nivel de planeacin y organizacin.

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Pasos para hacer una base de datos
PASO 1
* Despus de abrir Access, debes abrir un nuevo archivo, ponerle un nombre a tu base de
datos y guardarla
PASO 2
* Despus dale clic a la opcin Crear una nueva tabla utilizando el asistente, debes
elegir de que quieres hacer tu base de datos, y elegirle los campos correspondientes
* Ej. Coleccin de Video: Titulo de la pelcula, Director, Productor. Etc..
PASO 3
* Despus debes asignarle a tu tabla un campos llave, que es un campo nico que no se
repite, como las placas de un carro
* Ej. Titulo de la pelcula
PASO 4
* Al finalizar esta tabla, debes realizar otras 2 con diferentes campos que la primera
PASO 5
* Despus debes darle a la pestaa Formularios, luego darle clic a la opcin Crear un
nuevo formulario utilizando el asistente.
PASO 6
* Debes seleccionarlos campos que quieras que estn en tu formulario
* Ej. Titulo de la pelcula, director, actor principal
PASO 7
* Tambin debes elegir la distribucin y el estilo con el que quieras que se vea tu
formulario, y ponerle un titulo, debes crear otros 2 formularios con diferente informacin
PASO 8
* Luego le das en la pestaa consulta, y despus en la opcin Crear nueva consulta
utilizando el asistente
PASO 9
* Despus debes elegir los campos que quieras que estn en ella y despus debes
asignarle un nombre a la consulta. Debes crear tambin otras 2 consultas diferentes .
PASO 1O
* Despus debes darle el la pestaa Informes, y luego en la opcin Crear un informe
nuevo utilizando el asistente
PASO 11
* Luego debes elegir que campos quieres que estn en el Informe,
* Ej. Titulo de Pelcula, Director, Productor, etc.,,,
PASO 12
* Despus debes darle un nivel de agrupamiento, a los campos que elegiste en la opcin
anterior, para que queden distribuidas en la hoja.
PASO 13
* Despus si quieres debes darle un tipo de ordenacin para los registros, y tambin

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debes darle una distribucin para aplicarle al informe y un estilo que aplicarle. Al final
debes agregarle un nombre al Informe que creaste.

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