Sei sulla pagina 1di 7

MISION DE LA TOMA DE INVENTARIOS EN TIENDAS

Teniendo en cuenta el flujo de stock y ventas que generan las tiendas de


EL NISSEI cada periodo anual, se hace imprescindible realizar inventarios
semestrales con el fin de cumplir los sigtes objetivos:
Objetivos gerenciales
o Saber cunto es el stock real en tiendas para reposiciones ms
efectivas.
o Que productos se tiene excesivamente en stock.
o Cuanta merma y prdidas genero las tiendas despus de un periodo
anual.
Objetivos comerciales
o Comparar el stock fsico de tiendas contra el stock que muestra el
sistema R.M.S.
o Si las tiendas cuentan con stock suficiente para afrontar las ventas
mensuales proyectadas.
De esta manera toda actividad relacionada al inventario en tiendas ser
parametrado solo para ser ejecutado cuando lo disponga gerencia ya sea
intempestivo, mensual, semestral o anual.

PROCESO SOBRE LA TOMA DE INVENTARIO EN TIENDAS

1. PROCEDIMIENTO SOBRE LA PLANIFICACION Y ORGANIZACIN DE LA


TOMA DE INVENTARIO EN TIENDAS.
1.1. Todo inventario a realizarse en las tiendas deber ser planificado en una
reunin con gerente general, gerente comercial, jefe de sistemas
(coordinador de inventario), jefe de procesos y procedimientos, jefe auditor
y contabilidad, donde se tocara lo sigte:
Fecha de inicio y cierre de inventario.
Duracin del inventario (horas y turnos laborables).
Lista del personal involucrado en el inventario.
Fecha de capacitacin al personal sobre los procedimientos para la
toma de inventario.
Objetivos planteados por el rea de contabilidad.
Una vez coordinado todos los puntos:
1.2. El gerente comercial remite e-mail a todos los administradores de tiendas
con el propsito de hacerles saber lo planteado y a la vez coordinar una
reunin donde se tocara:
Aprobacin del personal de tienda involucrado en la toma de
inventario.
Informar y ajustar los turnos y horarios que cumplir el personal de
tienda al realizar los inventarios.
Ordenamiento de todos los productos en exhibicin en tiendas, por
rubro (todo producto debe ser del mismo rubro y no disperso), por piso
(todo producto debe estar en el piso correcto segn su rubro) y por
rea (todo producto debe ser ordenado donde le corresponda).
Ordenamiento del almacn de tiendas siguiendo lo establecido lneas
arriba pero enfocndose en mantener las zonas de desplazamiento
libres de objetos intiles o basura.
Fecha de capacitacin al personal sobre los procedimientos para la
toma de inventario.
1.3. El coordinador de inventario (jefe de sistemas) remite e-mail a todos los
jefes de rea y al jefe de RR.HH. del CD. Para darles a conocer los puntos
acordados y a la vez coordinar una reunin donde se tocara:
Aprobacin del personal del CD. planteado por gerencia y
conformacin de equipos de trabajo para la ejecucin del inventario en
tiendas.
Entrega de Lista de materiales y herramientas al jefe de RR.HH.
necesarios en la toma de inventario.
Informar y ajustar los turnos y horarios que cumplir el personal al
realizar los inventarios en tiendas.
Fecha de capacitacin al personal sobre los procedimientos para la
toma de inventario.

1.4. Los administradores de tienda estn en la obligacin de cumplir toda


exigencia planteada en la reunin con gerencia para as agilizar la toma
de inventario sin afectar el tiempo y dinero.
2. PROCEDIMIENTO SOBRE LA CORRECTA EJECUCION DE LOS
INVENTARIOS EN TIENDAS.
2.1. El jefe de RR.HH. y los jefes de rea enviaran al personal asignado a
tiendas; donde ellos obedecern la sigte estructura:
Cada rea enva un representante del rubro quien ser el jefe de
grupo, este deber supervisar a los escaneadores de rubro y a sus
ayudantes; debiendo ser responsable y concentrado en el trabajo.
Cada rubro deber enviar al personal exclusivo en el uso del scanner
lector para inventariar los productos, teniendo en cuenta su
responsabilidad, concentracin y rapidez.
Tambin se enviara un ayudante para cada escaneador quien tendr
como funcin agilizar la toma de inventario y contar todo producto
escaneado; sus virtudes sern concentracin y obediencia en pos de
objetivos.
2.2. Todo personal enviado a tiendas con la estructura descrita, ser
supervisado en general por el jefe auditor quien recopilara y solucionara
problemas al ejecutar el inventario.
2.3. el jefe de RR.HH. con el coordinador de inventario (Jefe de sistemas)
debern entregar los materiales necesarios al personal que se dirige a
tiendas, tales como:
Laptops y Scanner Lector 100% operativos
extensiones elctricas y tomacorrientes
Plumones, lpices, cter, post-it y cinta de embalaje.
2.4. Los administradores de tiendas en coordinacin con el gerente comercial
proveern al personal de inventario con lo sigte:
Mesas o bancas como apoyo de laptops.
Si fuera necesario o dependiendo del rubro, el administrador de tienda
delegara ms personal de tienda como apoyo a los escaneadores;
teniendo en cuenta su responsabilidad, concentracin y obediencia.
Proveer de escaleras al personal que escanea el almacn de tiendas.
Habilitar ms puntos elctricos con extensiones.
Si fuese necesario los administradores proveern de Plumones,
lpices, cter, post-it y cinta de embalaje extras.
2.5. Con previa reunin, el coordinador de inventario (jefe de sistemas), el jefe
auditor y el jefe de procesos realizaran las sigtes actividades:
Capacitar al personal sobre los procedimientos a seguir en el
inventario (esto ser para todo personal involucrado en el inventario ya
sea personal del CD. y personal de tiendas).
Capacitar al personal que escaneara los productos, sobre el uso
adecuado del form. 001 De inventario y al jefe de cada grupo en
cmo solucionar problemas sobre dicho formato.
Capacitar al jefe auditor sobre el uso y actualizacin correcta del form.
002 De avance de inventario.
Se entregar los formatos descritos en cada laptop a usarse en el
inventario.
2.6. Estando en tiendas el jefe auditor con los administradores supervisaran la
instalacin de cada grupo de trabajo conteniendo: jefe de grupo,
escaneadores y ayudantes; todos con sus materiales, implementos y
formatos listos para usarse.
2.7. No deber haber retrasos en el comienzo del inventario, se respetara la
hora de inicio, los turnos aprobados y los descansos establecidos.
2.8. El jefe auditor deber controlar el avance del inventario cada 5 horas o
cuando lo crea conveniente sin interrumpir las labores evitando de esta
manera confusiones al escanear.
2.9. El jefe de grupo deber supervisar que al inventariar no ocurran problemas
con el formato usado por los escaneadores a cargo; si hallase problemas
los solucionara de acuerdo a lo capacitado de lo contrario pedir ayuda al
jefe auditor.
2.10. Est prohibido que en pleno inventario se usen celulares, se usen
audfonos, se escuche msica alta, jugueteen entre compaeros, ya que
esto originaria desconcentracin en general.
2.11. Todo ayudante est bajo el mando del escaneador y a la vez ambos
estn bajo supervisin de los jefes de grupo, siendo estos controlados por
el jefe auditor.
2.12. Todo acto de indisciplina o rebelda por parte del personal de apoyo
ser informado al jefe de grupo por el escaneador; si la falta fuese
recurrente ser informado al jefe auditor para que este tome las medidas
correctivas necesarias y as evitar errores fatales.
3. PROCEDIMIENTO SOBRE EL PROCESADO DE INFORMACION
GENERADA DEL INVENTARIO
3.1. concluido el inventario jefe de lnea (y/o asistente), reunir la informacin
de todo su equipo de trabajo el cual ser filtrado, verificado y dar la
conformidad de los listados, de esa manera se le hace entrega al rea de
sistemas para que contine el proceso.
3.2. Con la informacin concluida y corregida, sistemas reunir todos los
listados presentados por los jefes de cada equipo, y formara una sola base
la cual se carga al sistema.
3.3. Con la base cargado en el sistema, se sacara un reporte de stock y se
revalidara contra los base de cdigos de la toma manual, cuyo fin es
comprobar que se hayan cargado los datos correctos caso contario de
volver a cargar al sistema anulando la anterior.
3.4. Se imprimen los reportes para ser firmados por los responsables
involucrados (sistemas, jefes de lnea, jefe de tienda y/o almacn) y se
archiva apropiadamente.
3.5. si sistemas identifica productos en inconsistencia enviara un reporte a
auditoria para hacer la investigacin correspondiente de esa manera
determinar responsables de dicha perdida.

Todo acto

PROCEDIMIENTO SOBRE EL PROCESADO DE INFORMACION GENERADA


DEL INVENTARIO EN TIENDAS

PROCEDIMIENTO SOBRE SOLUCION DE PROBLEMAS EN EL PROCESADO


DE INFORMACION DEL INVENTARIO EN TIENDAS.