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MS Project
Udinart Prata Rabelo
Recursos compartilhados
Recursos exclusivamente disponibilizados
transversalmente
Os projetos tendem a ser similares Os projetos tendem a ser diferenciados entre
entre si si
Os projetos tendem a ser mais
Os projetos tendem a ser mais complexos
simples
Maximizao da utilizao dos
Minimizao da demanda dos recursos
recursos
3. Tcnicas de Planejamento
Pode-se descrev-lo como sendo um grfico plano de barras horizontais, onde cada
barra representa uma atividade do projeto. Na direo horizontal encontram-se as duraes
em escala de tempo, e na direo vertical encontram-se as identificaes.
Quando se trata de projetos longos e com grande numero de atividades, este tipo de
representao torna-se confuso, devido falta de clareza na visualizao dos inter-
relacionamentos das atividades e na viso de conjunto.
O PDM utiliza a representao das atividades atravs de ns (ou blocos), sendo por
esse motivo mais conhecido como Diagrama de Blocos. O fluxo do projeto exibido pelas
Tcnicas de Planejamento 10
4.1. Introduo
Ao ser iniciado o Ms Project, ser aberto um arquivo intitulado Projeto1. A tela inicial
padro do a visualizao do grfico de Gantt, como na figura abaixo:
Barra de Menu: Composta pelas guias Arquivo, Editar, Exibir, Inserir, Formatar,
Ferramentas, Projeto, Relatrio, Colaborar, Janela e Ajuda.
Barra de Ferramentas: Inicialmente contm as ferramentas mais utilizadas. Um cone
lateral permite a edio dessa barra.
rea de Digitao (Janela de Tabelas e Janela Temporal): No formato padro, a tela
dividida em duas partes: a janela de tabelas, que permite a entrada de dados como
nome da tarefa, durao, predecessoras, informaes de recursos e etc, e a janela
temporal, que automaticamente preenchida pelo Project com a representao
visual do projeto que est sendo trabalhado. A rea de cada uma dessas janelas pode
ser movida com o auxlio das barras de rolagem horizontal e vertical.
Para iniciar um novo projeto, o Project proporciona duas maneiras para faz-lo:
comeando um projeto totalmente novo ou a partir de um modelo pr-existente.
Projeto vazio: pode ser aberto seguindo as guias menu Arquivo Novo
Projeto Vazio ou clicando no cone correspondente na barra de ferramentas.
Outro modo atravs do atalho Control + O.
Nessa opo o usurio pode escolher entre utilizar um modelo que esteja no prprio
computador ou fazer o download de um modelo online. O prprio Project fornece alguns
modelos que podem ser acessados na aba Modelos do Project seguindo o caminho: menu
Arquivo Novo No Computador aba Modelos do Project
- Agendar a partir de: um projeto pode ter um fim ou um incio determinado, mas nunca
ter os dois ao mesmo tempo. Por este motivo, ao ser escolhida a opo Data de incio do
projeto o campo para preenchimento da Data de incio estar habilitado, quando se
escolhe esta opo, as atividades so projetadas para comearem o mais breve possvel.
Caso a opo Data de trmino do projeto seja escolhida, estar habilitado o campo para
preenchimento da Data de trmino e neste caso as atividades sero projetadas para
terminarem o mais tarde possvel.
- Data de Status: uma data diferente da atual que definida para reportar as condies de
tempo, custo ou desempenho de um projeto. Serve como ponto de referncia para
comparaes entre cronogramas e clculo de valor acumulado. Se a data de status for
definida como ND, o programa usar a data atual como a data de status.
- Estatsticas: Este boto ao ser clicado abre a caixa de dilogo Estatsticas do Projeto
Nome do projeto . Nesta caixa so apresentados dados sobre o projeto que podem ser
usados para revisar a agenda, datas de incio e trmino, duraes, trabalho, custos, etc.
Obs.: A abertura desta janela pode ser automtico ao ser aberto um novo projeto. Para
ativar a abertura automtica da janela utiliza-se o menu Ferramentas Opes Geral
Solicitar informaes ao abrir projeto.
Padro: o calendrio mais usual, seu horrio definido de segunda a sexta, das 9h
s 18h e apresenta uma hora de intervalo.
24 horas: Neste calendrio os recursos so usados de forma ininterrupta, sem
perodo de folga.
Turno da Noite: Neste calendrio defini-se o horrio do turno noturno, que
definido de segunda a sexta com perodos de trabalho entre 23h e 8h, com uma hora
de intervalo.
Introduo ao Microsoft Project 16
Como j foi dito, a tela inicial do Project a visualizao do grfico de Gantt. Este o
melhor local para que sejam inseridas as tarefas do projeto. Tarefa toda atividade com
incio e fim definidos. Portanto, cada tarefa possui trs identificaes essenciais:
O recurso Tarefa Recorrente permite inserir uma tarefa que se repete em intervalos
especficos ao longo do projeto. Para Inserir uma tarefa Recorrente siga os seguintes passos:
A grande diferena das tarefas recorrentes se d pelo fato de ser disponvel a escolha
de um padro de ocorrncia e um intervalo de ocorrncia para estas tarefas, determinando
quando e por quanto tempo a tarefa ir se repetir.
Quando queremos chamar ateno para algum ponto no projeto que seja de maior
interesse ou que represente um objetivo a ser atingido chamamos essa ocorrncia de
marco. Um marco representado por uma tarefa com durao zero e representada no
grfico de Gantt por uma simbologia prpria com a data do evento ao lado. Portanto, para
Introduo ao Microsoft Project 19
inserir um marco no projeto, basta adicionar uma tarefa e escolher uma durao zero para
ela.
Para a edio das informaes das tarefas que esto sendo inseridas, pode-se
proceder das seguintes formas:
Recursos: Permite a escolha dos recursos que sero utilizados por aquela tarefa.
Avanado: Permite a escolha de caractersticas especiais da tarefa, como prazo final, tipo de
restrio, cdigo de EDT, etc.
Anotaes: Permite a entrada de textos que ser mostrada na planilha de tarefas que ser
impressa se for ativada esta opo.
Introduo ao Microsoft Project 20
Quando voc cria uma lista de tarefas percebe que todas elas se iniciam na mesma
data, que a data de incio do projeto. Mas muitas vezes, na execuo de um projeto
algumas tarefas s podem iniciar quando outra estiver concluda. Portanto, necessrio
determinar o tipo de relacionamento que ocorre no projeto que est sendo desenvolvido.
Apresentao no
Tipo de Relacionamento Descrio
Grfico de Gantt
A tarefa s comea quando
Trmino - a - Incio (TI)
a predecessora termina
A tarefa s comea quando
Incio - a - Incio (II)
a predecessora comea
A tarefa s termina quando
Trmino - a - Trmino (TT)
a predecessora termina
A tarefa s termina quando
Incio - a - Trmino (IT)
a predecessora comea
Por exemplo, a tarefa 2 Colocar os mveis s pode ser comeada aps a tarefa 1 -
Pintar a casa ser concluda. Dessa maneira, na linha da tarefa dois e na coluna
predecessoras, digitamos: 1TI + 2 dias.
O Mais Tarde Possvel: Agenda a tarefa para que ela inicie o mais tarde possvel sem
atrasar as tarefas subseqentes. No insira uma data de restrio com essa restrio.
O Mais Breve Possvel: Agenda a tarefa para que ela inicie o quanto antes. Essa a
restrio padro para tarefas. No insira uma data de restrio com essa restrio.
No Terminar Antes De: Agenda a tarefa para que ela termine em uma data
especfica ou aps essa data. Use essa restrio para se certificar de que uma tarefa
no terminar antes de uma data especfica.
No Terminar Depois De: Agenda a tarefa para que ela termine em uma data
especfica ou antes dessa data. Use essa restrio para se certificar de que uma
tarefa no terminar aps uma data especfica.
Deve Terminar Em: Agenda a tarefa para que ela termine em uma data especfica.
Define as datas de trmino antecipado, agendado e atrasado com a data inserida, e
fixa a tarefa na agenda.
Deve Iniciar Em: Agenda a tarefa para que ela inicie em uma data especfica. Define
as datas de incio antecipado, agendado e atrasado com a data inserida, e fixa a
tarefa na agenda.
No Iniciar Antes De: Agenda a tarefa para que ela inicie em uma data especfica ou
aps essa data. Use essa restrio para se certificar de que uma tarefa no iniciar
antes de uma data especfica.
No Iniciar Depois De: Agenda a tarefa para que ela inicie em uma data especfica ou
antes dessa data. Use essa restrio para se certificar de que uma tarefa no iniciar
aps uma data especfica.
Para rebaixar o nvel de uma atividade, basta clicar no boto , que equivale a um
recuo para a direita. Para elevar o nvel de uma atividade, basta clicar no boto , que
equivale a um recuo para a esquerda.
Para inserir recursos pode-se pode-se utilizar o modo Planilha de Recursos que
exibido na barra de modos. Caso no seja mostrado, proceda da seguinte forma: menu
Exibir > Mais modos de exibio > Planilha de Recursos.
Introduo ao Microsoft Project 24
Indicador (i): voc no pode digitar nesse campo. cones podem aparecer durante o
projeto como resposta a alguma ao realizada. cones de aviso so exibidos, por
exemplo, quando algum recurso est superalocado. Notas tambm podem ser
adicionados nessa coluna, com espao para fornecer informaes pelo usurio.
Nome do Recurso: Identificao do recurso que est sendo inserido.
Tipo: Podem ser trs: Trabalho (para identificar pessoas, equipamentos ou as
facilidades que so atribudas a uma tarefa e no consumidas durante a tarefa),
Material (para identificar os recursos consumveis, tais como o cimento, que deve ser
usada na realizao do projeto) e Custo (para identificar artigos oramentais, tais
como os custos de curso, que no so dependentes da quantidade de trabalho ou da
durao de uma tarefa).
Unidade do material: para recursos materiais, utilizado para especificar a unidade
de medida. Pode ser definido qualquer tipo de unidade;
Iniciais: o programa preenche automaticamente, mas o usurio pode escolher as
iniciais do recurso.
Grupo: adiciona grupo aos recursos caso eles possuam caractersticas semelhantes.
Muito utilizado para diferenciar funes e equipes de um projeto.
Unidades mximas: a quantidade total dos recursos disponveis.
Introduo ao Microsoft Project 25
Taxa padro: custo padro por tempo de trabalho para recursos humanos e custo
por unidade para recursos materiais.
Taxa h. extra: custo de tempo extra que um recurso recebe caso trabalho acima de
seu tempo padro.
Custo/Uso: o custo por cada vez que o recurso utilizado (fixo).
Acumular: Especifica como o recurso pago, se no incio, no final ou de acordo com
o tempo de durao (rateado) da tarefa.
Calendrio Base: Especifica o calendrio que utilizado pelo recurso.
Cdigo: Permite a definio de um cdigo que pode ser utilizado para ordenao,
custo por classificao ou reportagem.
Na aba Geral da caixa de dilogo Informaes sobre o recurso, voc pode adicionar o
e-mail do recurso (se for recurso humano) e alterar as informaes j providenciadas
anteriormente. Alm disso, na seo Disponibilidade do recurso, pode ser adicionados
perodos nos quais o recurso estar disponvel para o uso.
A aba Custos permite alterar o valor de trabalho de recursos para diferentes perodos
de tempo. H diferentes abas (A, B, C, D e E) para a melhor organizao do aumento ou
diminuio do custo ao longo do tempo.
D = durao
W = trabalho
U = unidades
A frmula diz que o trabalho igual s unidades dos recursos alocados multiplicadas
pela durao de suas tarefas.
De maneira matemtica: W = U x D
Quando voc aloca um recurso a uma tarefa voc precisa ao menos fornecer o nome
do recurso. Voc pode opcionalmente informar as unidades de cada recurso e (ou) o
trabalho alocado a cada recurso. A durao da tarefa foi informada quando voc a criou.
2. Entre em Opes;
3. Escolha Agendamento;
Voc pode alocar as unidades do recurso de modo que seja maiores que 100%, o que
corresponde a 1 decimal, valores menores que 100% ou valor zero. Caso voc aloque o
recurso com valor igual a 100% (1) o MS Project ira calcular o trabalho e dividi-lo de forma
uniforme na tarefa.
Caso voc aloque o recurso com valor menor que 100%, por exemplo, o MS Project
ira calcular o trabalho do recurso e dividi-lo ao longo do tempo da tarefa.
Exemplo: Voc pode Ter uma tarefa que dure 4 dias (32h), voc aloca um recurso a
esta tarefa e informa que as unidades do recurso sero iguais a 50% (0,5). O MS-Project usa
ento a formula de alocao de recursos para calcular o trabalho.
D = 32 horas
U = 0,5
W=DxU
Portanto:
W = 16 horas.
Quando voc aloca um recurso a uma tarefa o tempo da tarefa j est definido,
campo durao.
Caso voc somente entra como o nome do recurso, mas no informar o valor de
unidades nem trabalho, o MS-Project ir assumir que o valor de unidades 100% (1)
e ir calcular o trabalho.
Caso voc informe um valor para o campo unidades, MS-Project usar este valor, e
o valor da durao da tarefa para calcular o trabalho.
Voc pode se perguntar por que o MS Project calcula um novo valor para durao em
vez de calcular o valor de unidades? A razo que o MS Project no calcula novos valores
para unidades, exceto quando no possui alternativa.
A aritmtica que vimos anteriormente vale para novas alocaes. Caso voc for
alterar um recurso j existente a uma tarefa ou alterar o valor dos recursos (quantidade)
alocados a uma tarefa, o MS-Project sempre usar a formula do trabalho para manter a
equao de formula equilibrada.
De forma geral quando voc muda o valor das unidades ou trabalho o MS Project
mudar o valor da durao para manter a equao correta. Mudando o valor da durao o
MS-Project ir alterar o trabalho antes de alterar as unidades.
No grfico de Gantt o caminho crtico definido com a cor vermelha, basta ir modo
de Exibio - Gantt de Controle.
Mudana na relao entre as tarefas: essa estratgia encurta o caminho crtico sem
acrescentar recursos ou estender o nmero de horas de trabalho.
Programao de horas extras: essa estratgia encurta a durao das tarefas
Acrscimo de mais recursos: um projeto pode exigir que voc acrescente mais
recursos a uma tarefa crtica para cumprir o seu prazo. Essa estratgia encurta a
durao das tarefas orientadas a recursos.
Mudando o calendrio: se acrescentar mais recursos no uma opo ao seu
projeto, outra maneira de encurtar o caminho crtico estender o dia til ou a
Planejando e Gerenciando com o Project 31
- Procurar Superalocaes em uma Base: Estabelece o intervalo em que voc deseja que a
redistribuio acontea. Clique em um perodo de tempo para definir a sensibilidade com a
qual a redistribuio acontea. Clique em um perodo de tempo para definir a sensibilidade
com a qual a redistribuio ir reconhecer superalocaes.
- Ordem de Redistribuio: Especifica a forma que o clculo deve ser realizado. N da tarefa
(adia a tarefa com o nmero da linha mais alto), Padro (avalia o caminho crtico, folgas,
sucessoras, durao, restries de data e prioridade) e Prioridade padro (avalia
inicialmente a prioridade e depois as demais caractersticas da opo Padro).
- Nivelar sem atrasar o projeto: Adia as atividades at o limite das folgas e no atrasa a data
de concluso do projeto, porm se as folgas no forem suficientes, ainda persistiro
superalocaes.
Para adicionar uma tarefa a uma Linha de Base, adicione-a pela tabela no modo de
visualizao Grfico de Gantt. Aps, selecione-a e clique no menu Ferramentas > Controle >
Definir Linha de Base. Selecione a Linha de Base que deseja modificar e clique na opo
Tarefas de selecionadas.
5.4.1.Informaes Bsicas
Linha de Base: modelo fixo de como o projeto deveria progredir. Esta informao
no muda a menos que voc especifique que deseja mudar a Linha de Base.
Atual: modelo funcional, que est sempre mudando, para as tarefas que vo ocorrer
depois que o projeto se encontra em andamento. O cronograma pode mudar
medida que voc recebe novas informaes e faz ajustes.
Real: as informaes reais so tarefas que j esto em andamento ou que j foram
finalizadas. medida que voc insere datas reais para tarefas completadas, as datas
de incio e fim para as tarefas programadas remanescentes so atualizadas.
5.4.2.Atualizando o Projeto
Para atualizar uma tarefa, selecione-a e clique no menu Ferramentas > Controle >
Atualizar tarefas.
Para atualizar o projeto, clique no menu Ferramentas > Controle > Atualizar projeto.
5.4.4.Comparando Resultados
Voc pode comparar o seu cronograma atual e os dados reais com a linha de base de
muitas formas. Assim, possvel escolher o mtodo mais conveniente para encontrar o que
voc precisa saber.
Quando voc salva a linha de base, o Microsoft Project copia dados dos campos que
esto programados no momento para campos da Linha de Base. Se voc precisar ver em
quantos dias o cronograma se desviou do plano original, pode exibir esta tabela de tarefa
Variao. Esta visualizao de tabela exibe datas de incio e fim de linha de base, em
conjunto com as datas programadas de incio e fim. O MS Project tambm calcula a
diferena entre as datas de linha de base e as datas programadas.
Para acionar os relatrios visuais clique em Relatrios > Relatrios Visuais. A partir
da voc poder:
Criar um relatrio visual para exibir no Microsoft Office Excel ou no Microsoft Office
Visio a partir de um modelo de relatrio interno com base em dados no projeto
ativo;
Criar um novo modelo a partir do qual criar um relatrio visual;
Editar um modelo existente para um relatrio visual;
Salvar dados do relatrio como um banco de dados.
Novo Modelo
Editar Modelo
Se voc marcar a caixa de seleo Selecionar Campos e clicar no boto Editar Modelo,
a caixa de dilogo Relatrios Visuais - Selecionador de Campos ser aberta para que voc
possa modificar os campos usados no modelo.
Planejando e Gerenciando com o Project 39
Gerenciar Modelo
Clique nesse boto para abrir uma janela do Windows Explorer listando todos os modelos.
Por padro, o contedo da pasta Microsoft Office\Templates\1033 listado. Voc pode
abrir, copiar, mover, renomear e excluir modelos dessa janela.
Modificar
Abre a janela Modificar Local, que pode ser usada para navegar at outro local do
computador ou da rede para adicionar modelos de relatrio s guias. Esse boto est
disponvel apenas quando a caixa de seleo Incluir modelos de relatrio de selecionada.
Planejando e Gerenciando com o Project 40
Salvar Dados
Abre a caixa de dilogo Relatrios Visuais - Salvar Dados de Relatrio. Com essa caixa de
dilogo, voc pode salvar os dados de relatrio para o projeto atual, personalizar os campos
usados como parte dos dados e salvar o banco de dados de relatrio.
Modo de Exibio
Coleta os dados necessrios do Microsoft Office Project 2007, abre o Microsoft Office Excel
ou o Microsoft Office Visio conforme apropriado e mostra o relatrio selecionado.
O Project possui vrios relatrios definidos, que oferecem informaes em 6 reas gerais:
Viso Geral, Atividades Atuais, Custos, Atribuies, Carga de Trabalho, e uma opo
Personalizado, onde o usurio pode criar seu prprio formato de relatrio.
Para acionar os relatrios clique em Relatrios > Relatrios ...
Viso Geral: Este relatrio exibe informaes sobre o projeto todo, incluindo tarefas
cruciais, tarefas resumo, acontecimentos importantes e informaes sobre o
planejamento.
Atividades atuais: Este relatrio mostra informaes sobre as tarefas, como por
exemplo: tarefas que ainda no foram iniciadas, em desenvolvimento, completas,
para serem iniciadas, atrasadas, etc.
Planejando e Gerenciando com o Project 41
Custos: Este relatrio mostra todas as informaes sobre o custo, incluindo tarefas e
recursos que ultrapassaram o oramento, capital de giro semanal e montante ganho.
Atribuies: Este relatrio mostra as informaes dos recursos atribudos ao projeto.
Carga de Trabalho: Este relatrio mostra a utilizao das tarefas e informaes sobre
o uso dos recursos.
Referncias Bibliogrficas 42
6. Referncias Bibliogrficas