UNIVERSIDADE FEDERAL DE MINAS GERAIS

Departamento de cincias administrativas

Faculdade de cincias econmicas
Tpicos em administrao: Gesto de competncias
Professora:
Memria organizacional
Mapeamento do Conhecimento
 Memria organizacional
Mapeamento do Conhecimento

1. Introduo

Ao longo do sculo XX, as transformaes trazidas pela revoluo industrial e pelos novos
hbitos de produo e consumo transmudaram de maneira profunda e irreversvel as
condies de vida no planeta, sob diferentes aspectos. Um conjunto de novas variveis
continuam surgindo e instituem um ambiente cada vez mais dinmico, onde a gesto
empresarial torna-se uma atividade extremamente laboriosa e mutvel, principalmente em um
contexto de gerenciamento, conteno e disseminao do conhecimento oriundo das prticas
e relaes organizacionais.

A transio do modelo econmico industrial para o ps-industrial ensejou uma srie de

mudanas substanciais no contexto organizacional e viabilizou o que hoje conhecido como
Sociedade da Informao. A competitividade, que pode ser entendida como um dos principais
desdobramentos das mudanas ocorridas nos ltimos sculos, suscitou uma releitura das
organizaes e dos mecanismos de gerenciamento de processos empresariais. De acordo com
NONAKA e TAKEUCHI (1997), o sucesso de uma organizao depende mais da
inteligncia intelectual, processual e holstica do que de ativos tangveis. As de maior sucesso
so aquelas, segundo Micklethwait e Wooldridge (1998, p. 85), que gerenciam e retm o
conhecimento de forma mais eficiente, bem como administram a aquisio, disseminao e
preservao da capacidade intelectual existente no ambiente organizacional.

Nesse sentido, a memria organizacional constitui-se como um dos principais enfoques

acerca da gesto do conhecimento. Pressupe-se, portanto, que as empresas so capazes de
aprender e deter conhecimento, uma vez que os colaboradores e outros atores da estrutura
organizacional, criam e transmitem informaes, registros e concepes que podem ser
reutilizadas pela organizao em momentos posteriores. Conforme realado por Gandon
(2002, p.36) h uma multiplicidade de termos para o assunto, bem como abordagens diversas
que, muitas vezes, competem entre si.

A variedade acerca do tema propicia a inexistncia de um entendimento abrangente sobre o

assunto:

O fato de tal conceito (MO) ser referenciado por uma grande variedade de estudos,
mesmo que sua definio seja disputada, um testemunho do fato de que ainda que
as pessoas no concordem sobre o que o termo significa exatamente, existem muitas
questes que podem ser estudadas sob essa abordagem, questes que as pessoas
sentem como importantes e valiosas para discusso.1 (BANNON e KUUTTI, 1996,
p.156)

Portanto, h uma pluralidade de definies para memria organizacional, das quais

destacamos as mais recentes no quadro a seguir.
Nesse contexto, o presente trabalho ir analisar os modelos de Walsh e Ungson, Stein,
Gandon e Mori e Moigne e as pertinentes metodologias utilizadas no processo de aquisio,
organizao e recuperao do conhecimento.

2. Relao com Sistemas de Informao

As novas Tecnologias e Sistemas de Informao mudaram a forma como as empresas

mantm seus negcios. Os sistemas de informao possibilitam o conhecimento de como os
dados e a informao so usados pelas pessoas e empresas, visto que eles armazenam
informaes sobre pessoas, locais e itens significativos para a organizao ou para o
ambiente que a cerca(LAUDON: LAUDON, 2012).

Em ambientes de rpidas mudanas, a capacidade de absorver e utilizar conhecimentos

pode conferir s organizaes vantagem competitiva, tornando-se assim um valioso ativo que
precisa ser efetivamente gerenciado. Fatores como rotatividade de pessoal, processos
de reorganizao, fuses e aquisies ou terceirizao, criam necessidades nas empresas para
buscar alternativas para reter o conhecimento organizacional e preservar sua memria.

Sistemas de Informao possuem caractersticas que lhes permitem mobilizar o

conhecimento disperso no passado da organizao e torn-la mais efetiva (STEIN;
ZWASS,1995) no apenas para competir no presente, mas atender a demanda competitiva
por adaptao, fitness, no futuro(DOSI et al., 2011).

Segundo Stein e Zwass (1995), a principal contribuio dos Sistemas de Informao para
organizao est em apoiar a Memria Organizacional e defendem que os SI ajudam atores
humanos a lidar com a possvel sobrecarga de informaes e auxiliando- os em seu
papel como processadores de informao" (STEIN; ZWASS, 1995, p. 90).

Partindo dessa viso de que SI podem expandir a memria individual e coletiva, a

literatura apresenta diferentes intentos de desenvolvimento de modelos e sistemas que
cumpram com as funes de Memria Organizacional, que so os chamados Sistema de
Informao de Memria Organizacional (BARROS; RAMOS; PEREZ, 2015).
Por sistema de informao de Memria Organizacional (SIMO) entenda-se a
combinao de Sistemas de Informao que contribuem para uma ou mais etapas do
processos de aquisio, manuteno, armazenamento e distribuio do conhecimento ao
longo do tempo (BARROS; RAMOS; PEREZ, 2015).

A construo de Sistemas de Informao de Memria Organizacional no uma

atividade meramente tecnolgica e requer a anlise de processos intensivos em
conhecimento, participao colaborativa dos empregados e integrao com ambiente
externo (SASIETA; BEPPLER; PACHECO, 2011).

Nevo e Wand (2005) ressaltam que o desenho de Sistemas de Informao que

implementam a gesto da Memria Organizacional uma tarefa que precisa lidar com os
seguintes desafios:

Muito do conhecimento armazenado na MO est vinculado ao contexto;

Empregados mais experientes podem no ter disposio em compartilhar seu

conhecimento organizacional e saber prtico de sua profisso (DUNHAM; BURT,
2011);

O conhecimento regularmente tcito e, portanto, de carter pessoal e difcil de

formalizar, rastrear e manter (NONAKA; TAKEUCHI, 1995);

O quarto aspecto a volatilidade do conhecimento organizacional, que

dependente da taxa de frequncia com o que o conhecimento se modifica ou
ainda seu contexto, tornando obsoleto o conhecimento que outrora era essencial
(SASIETA; BEPPLER; PACHECO, 2011);

O ltimo ponto relaciona-se com o conhecimento armazenado fora da

organizao,uma vez que medidas de legitimao e confiabilidade seriam necessrias
para integr-lo (COHEN; LEVINTHAL, 1990).
Landry (1999) prope que entre as atividades mais importantes que um sistema de Memria
Organizacional pode prover organizao, est o esquecimento. Ao reter apenas as
informaes relevantes para o negcio e esquecer as demais, os Sistemas de
Informao podem reduzir a demanda de ateno para fatos irrelevantes e amplificar a
absoro de novas informaes.

Prover memrias organizacionais eficazes no um problema que as tecnologias da

informao podem resolver sozinhas (Atwood, 2002), para isto preciso uma soluo
hbrida, que envolva tanto pessoas, processos assim como tecnologia (Abecker, Bernardi,
2001). Neste sentido a engenharia do conhecimento ajuda suportando a codificao,
organizao e recuperao do conhecimento tornando-o acessvel. A eficcia da memria
organizacional depende no s da quantidade de conhecimento armazenado, seno tambm
da facilidade com que este pode ser acessado (Sinkula, 1994).

3. Modelos de memria organizacional de Walsh e Ungson e de Stein

Walsh e Ungson (1991) Memria organizacional se refere informao armazenada a partir

da histria da organizao e que pode ser recuperada para suportar decises do presente. Essa
informao armazenada como uma consequncia de decises implementadas, pelas
recordaes individuais, e atravs de interpretaes compartilhadas.

Walsh e Ungson (1991) entendem memria organizacional a partir de trs princpios. O

primeiro aborda as organizaes funcionalmente, como sistemas que processam informaes
do seu entorno e, assim, exibem uma memria similar s das pessoas. O segundo princpio
agrega ao sistema de informao da organizao a noo de interpretao, que lida com as
variaes dos ambientes incertos e complexos, sendo necessrios instrumentos para rastrear,
interpretar e diagnosticar os estmulos ambientais. O terceiro princpio defende que a
organizao, alm de um sistema interpretativo, uma rede de significados compartilhados
intersubjetivamente, sustentada pelo desenvolvimento de uma linguagem comum e de
interaes sociais cotidianas.

Os autores sinalizam ainda que memria organizacional compreende diferentes depsitos ou

locais de armazenamento (com inmeras variaes) que esto dispersos pela organizao.
Para serem recuperados esses depsitos requerem formas e tcnicas prprias, como a
premissa da indexao na arquivologia. Esses locais de armazenamento seriam de cinco
diferentes tipos: indivduos; cultura organizacional; fluxos, normas e procedimentos;
estrutura organizacional e instalaes fsicas.

Walsh e Ungson (1991) defendem ainda que o contedo seja o prprio significado do que
est armazenado. Pode ser definido a partir da identificao de quem elaborou o que, quando,
onde, por que e como. Essa nfase cognitiva como elemento central da memria
organizacional indica que a coerncia das interpretaes no contexto organizacional obtida
atravs do processo de compartilhar interpretaes individuais. Dessa forma, compartilhando,
o sistema de interpretao organizacional transcende o nvel individual.
Esses argumentos balizam ento a definio gerencialista e utilitarista de memria
organizacional dos autores, pautada em privilegiar a elaborao de modelos que viabilizem a
intencionalidade presente no dia a dia das organizaes.

Por sua vez, Stein (1995) classifica memria organizacional a partir de duas abordagens:
baseada em conhecimento e como processo. Na abordagem baseada em conhecimento o
contedo da memria organizacional avaliado atravs de suas caractersticas e relaes com
a gesto da informao sendo considerada como um tipo particular, prprio, de informao
- de seus aspectos espaciais e temporais com suas dimenses de curto, mdio e longo
prazos - e dos tipos de conhecimento que pode reter conhecimentos sugestivo, preditivo,
decisivo e sistmico.

Na abordagem de memria organizacional enquanto processo Stein (1995) fundamenta-se no

fato de que os processos relacionados memria podem ser no cognitivos. A memria
organizacional assim definida atravs de atividades de aquisio, reteno, manuteno e
recuperao dos contedos armazenados: Esses processos fornecem meios pelos quais o
conhecimento do passado trazido para as atividades presentes (STEIN, 1995, p.26).
O entendimento de Stein (1995) tem tambm uma tica reducionista pelo enfoque
gerencialista e utilitarista de memria organizacional, centrada em ressaltar o pragmatismo de
resultados. Ao menos no se mostra mope para os aspectos relacionais inerentes memria
organizacional sem, contudo, desenvolv-los.

4. Modelos de memria organizacional de Gandon e Morin e Moigne

A memria organizacional pode ser analisada por diferentes ticas, onde aspectos
como caractersticas e contedo tomam contextos tpicos e de grande importncia. Quando
estas diferentes abordagens so estudadas podem ser observados diversos termos. Como
analisado por Gandon (2002, p.26): memria profissional, comercial e tcnica; de projeto;
no computacional; externa e interna; baseada em documentos; corporativa; baseada em
casos; baseada em pessoas; cooperativa; transacional; de grupo ou equipe; de reunio. Como
no existe uma teoria que trate do assunto mais amplamente, acaba por proporcionar o
surgimento de tamanha diversidade de abordagens.

Conforme Gandon (2002) a criao e o gerenciamento da memria organizacional uma

alternativa para manipular o conhecimento das organizaes. E isto est relacionado a algo
que prprio da diferena do conhecimento acessvel, das atividades que so realizadas na
organizao. Est vinculado tambm s fontes externas a organizao, como vantagem
competitiva e as internas, como a rotatividade, por exemplo. Gandon (2002) nos mostra ainda
que pelo fato de as organizaes serem um grupo social e serem constitudas por pessoas que
tem memrias individuais, a organizao acaba tendo uma memria coletiva, constituda por
diversas memrias individuais. Definindo desta forma, temos memria organizacional como
um objeto, pois seu estado pode ser mantido e tambm a temos como um processo, onde
conta com diversos subprocessos tanto individuais quanto coletivos. A diferena entre a
memria organizacional como um objeto e como um processo est na estaticidade de um e no
dinamismo do outro.

As seguintes questes so abordadas por Gordon (2002) a respeito da definio de memria

organizacional: o contedo da memria, que diz respeito natureza do conhecimento; a
forma da memria, relacionado ao suporte de armazenamento; e o funcionamento da
memria, relacionado ao sistema que gerencia o conhecimento. A memria organizacional
no centralizada ou limitada, mas distribuda e irrestrita. Porm ,assim como a memria
humana, no consegue reter todas as informaes, selecionando naturalmente o que absorve.
O autor apresenta ideias mais amplas e consistentes se comparadas a outros autores.

Mori e Moigne (2004, apud SILVA 2007, p.12) conseguem abordar a ideia de memria
organizacional por uma perspectiva diferente. Apresentam a ideia de que memria
organizacional, ou empresarial, como eles denominaram, parte de trs percepes distintas,
que incluem perspectivas culturais, materiais, tangveis e intangveis. A primeira percepo
a memria funcional, que compreende que o conhecimento proveniente do ambiente externo
a organizao. A segunda a memria orgnica, que entende que os fluxos do conhecimento
decorrem da prpria organizao e por ltimo, a memria gentica, compreendendo o fluxo
de informao vindo da varivel tempo. Os autores sintetizam ento, que as organizaes
buscam manter um equilbrio por meio das relaes entre as trs percepes de memria,
onde cada uma delas capaz de influenciar a outra diretamente.

Morin y Moigne (2004) abordam a questo da materialidade e imaterialidade da memria

organizacional, considerando o dinamismo da memria organizacional, o que bastante
evolutivo quando comparados s abordagens anteriores de Walsh e Ungson (1991) e Stein
(1995). Quando comparado s ideias de Gondon (2002), por no considerar a natureza da
memria organizacional enquanto objeto e processo, faz com que seus trs pontos de
memria organizacional sejam vistos como confusos ao se depararem com as prticas
organizacionais.
4. Exemplo prtico e anlise crtica:

A fim de compreender a aplicao do conceito de memria organizacional, analisou-

se um estudo de caso sobre a Memria na Administrao Pblica Federal, realizado em 2012
por Aleksandra Pereira Santos. Esse estudo buscou compreender as caractersticas da
memria na administrao pblica, mais especificamente no Ministrio do Planejamento,
Oramento e Gesto. A coleta de informaes foi baseada na anlise de documentos
entrevistas. Foram analisados os aspectos relativos percepo dos dirigentes sobre os
processos de reteno, recuperao e uso de informaes e/ou conhecimentos, evidenciando-
se as barreiras culturais e tcnicas.
Diante da amplitude de atuao do Ministrio, o estudo focou competncias relativas
gesto. Foram contempladas as atribuies de: coordenao e gesto dos sistemas de
planejamento e oramento federal, pessoal civil, administrao de recursos da informao e
informtica e servios gerais; aes de organizao e modernizao administrativa do
Governo Federal e formulao de diretrizes para modernizao do Estado. Tais atividades so
exercidas por cinco unidades especficas e que constituram amostra do estudo:
Secretaria de Planejamento e Investimentos Estratgicos (SPI),
Secretaria de Oramento Federal (SOF),
Secretaria de Gesto (Seges),
Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao (SLTI);
Secretaria de Recursos Humanos (SRH).
Assim, analisou-se como os dirigentes de cada unidade recuperavam e utilizavam
informaes e conhecimentos necessrios s atuaes de suas Secretarias, bem como qual o
entendimento frente ao uso e sistematizao da memria organizacional. Os resultados desse
concluram que, no que se refere a prticas de reteno, recuperao e uso do conhecimento
e/ou informaes passados; as prticas mais comuns so a utilizao da experincia e
conhecimentos prprios, bem como experincia e conhecimentos de grupos externos. Isso
reflete a relao de dependncia da memria individual. Embora a tecnologia no seja
percebida como barreira memria organizacional, a mesma no se difundida em todas as
unidades da organizao. A maioria das informaes e conhecimentos recuperados pelos
dirigentes tm origem nos membros da organizao ou de indivduos a ela relacionados.
Aes de reteno e recuperao desenvolvidas na organizao, prticas de estmulo
ao aprendizado e construo de repositrios de informao identificadas em quatro das
cinco unidades analisadas, em estgios de amadurecimento vairiados.
Desse modo, a partir dos resultados desse estudo de caso constatou-se dois fatores
determinantes da memria organizacional das unidades: (1) estilo de liderana; e (2)
profissionalizao dos servidores da unidade e adequao entre as competncias
organizacionais e os cargos efetivos dos seus membros.
Por fim, de acordo Santos (2012), os processos de recuperao e uso de informao
e/ou conhecimentos passados no so formalizados ou sistematizados no Ministrio estudado.
Isso acontece porque no h percepo explcita da memria organizacional como ferramenta
para tomada de deciso. Alm disso, fragilidade dos instrumentos de codificao,
armazenagem e recuperao das informaes na organizao, assim como dificuldade de
captura e transformao, prejudicam o funcionamento da memria organizacional.
Ainda segundo a autora, o foco nos resultados organizacionais, a obrigae de dar
respostas rpidas, a precariedade de incentivos para o compartilhamento de conhecimento e a
necessidade de pessoas competentes para as tarefas de sistematizao de informaes e
conhecimentos disponveis nas unidades; so as principais para a perda de memria nas
organizaes.

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