Elaborado por: EYMARD SNEYDER GARCA PREZ

Materia: Descripcin Documental

Docente: Marta Cecilia Garca Franco

RESUMEN EL PROCESO DE
NORMALIZACIN EN GRAN BRETAA
2.1 Introduccin

Gran Bretaa VS Estados Unidos y Canad son considerados los pases ms representativos
de la tradicin archivstica basados en las normas de Catalogacin Angloamericanas.

Pases Informacin previa vs norma Norma aplicable

Gran Bretaa representante de la tradicin MAD2 Se rige por las
Espaa, Portugal, Italia archivstica Europea mismas pautas generales
que las norteamericanas
EEUU Y CANADA EEUU Y CANADA APPM fuertemente
influidos por las normas
bibliogrficas

2. 2 Los instrumentos de descripcin britnicos.

La lista El ndice
Es el instrumento fundamental y ms Es auxiliar
completo
Control de fondos tanto fsico como Control de fondos tanto fsico como
intelectual intelectual
Buscar realizarse a partir de la justificacin Permita a los usuarios que documentos eran
teorica tiles para sus necesidades
Justificacin histrica Permite a los usuarios conocer que
documentos son ms importantes para la
consulta
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PARTES DE LA LISTA Observaciones

Introduccin Se recoge informacin Sobre contenido, origen, caractersticas
general fsicas y utilidad de documentos
Inventario de unidades lista de Documentos, expedientes, cajas
unidades de descripcin descrita
Cuadro de clasificacin
ndice
La utilizacin de las cuatro partes variar dependiendo de la poltica de descripcin
del archivo y del tipo de lista que se elabore.

Existen dos tipos de listas

Listas estructuradas Listas de materias

Respeta la organizacin de la Se basa en otros criterios
documentacin descrita

Seala Michael Cook la existencia de estos dos instrumentos se debe al enfrentamiento de

inters colectivo.
Los archiveros prefieren a la descripcin que se ajuste a la estructura del fondo documental
debido a que ayudan a la elaboracin de su trabajo y los usuarios buscan ms a la descripcin
que permitan evidenciar instrumentos que se ajusten a sus materias. En este ltimo los
historiadores le interesan ms saber su procedencia por lo que se deduce que les interesa la
estructura del fondo.
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Registro de ingresos

Lista detallada de documentos

Lista detallada con informacin complementaria

Lista de series en orden Jerrquico

Instrumentos de Instrumentos de
bsqueda difusin

Lista de materias
Listas
estructuradas Publicaciones

ndices Calendar
Handlists Guas
textos
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Ilustracin 1 Instrumentos de descripcin britnicos

Despues de hacer la descripcin seala Cook la existencia de una tercera fase llamada gua
general.

2.3 La actividad de las instituciones archivsticas britnicas en la

normalizacin de la descripcin

Seala Elisabeth Dnbury en 1987: buena parte del trabajo ms interesante en materia
archivsitica tiene lugar hoy en da en algunos archivos privados de empresas y archivos
especializados.
Gran Bretaa cuenta con un sistema archivstico descentralizado estructurado en tres
grandes archivos (una biblioteca responsable de la organizacin y custodia de
documentos de Inglaterra, Escocia, Irlanda del Norte y Gales, que cumplen funciones
de archivo histrico y central).
Se suman 46 archivos de condado que conservan archivos pblicos de la
administracin territorial, de personas e instituciones eclesisticas). Se destacan los
siguientes proyectos
Proyecto de creacin de una lista de trminos de materia para la indizacin de
documentos de archivos (Subject Index Schema and World List).
Creacin de un formato normalizado es sin duda el ms importante Archival
Description Project.

2.3.1 Subjet Index Shema y World List

Cronologia Entidades creadas Sucesos destacados

1869 Royal Commission on Responsable de supervisar

Historical Manuscripts la proteccin y difusin de
los documentos de
instituciones privadas y de
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actuar adems como rgano
asesor.
1947 Creacin de la sociey of El mismo ao la Royal
Archivists Emprendi la elaboracin de
un registro nacional de
archivos de personas e
instituciones privadas
adquiridos por los archivos
pblicos Principalmente por
los archivos de condado
1960 National register of Pblica con la informacin
Archives recogida por la Royal una
lista de trminos de
indizacin por materias.

La lista se divide en:

Trminos ordenados
jerrquicamente (de
lo ms general a lo
ms especfico)
Alfabtica

Podra decirse que fue uno

de los primeros intentos de
normalizacin por materias

19701 Comisin de Investigacin Se inician numerosos

proyectos, para la aplicacin
de sistemas informticos a la
organizacin

Descripcin y gestin de
archivos

Mtodos de catalogacin de
manera automatizada
1970 El Methouds of Listing Creacin de un grupo de
Party 2.3.3 trabajo con amparo de la
Universidad de Oxford para
verificar los elementos
usados por los archiveros en
la descripcin archivstica.

1
2.3.2 El formato normalizado en datos.
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1980 - 1884 EL Archival Description Project Fue el proyecto ms
importante fomentado por la
Universidad de Liverpool,
British Libraty y la Sociery
Archivists

1986 - 1989 EL Archival Description Project En 1986 se public el manual

MAD1

1987 Socializacin, aplicacin

1991 Comisin de Investigacin
Archival Descripcin Project
La British Library (rechazo y
reconsidero la posibilidad)
y prueba 1989 MAD USER
GUIDE y MAD2
Un formato MARC Britnico
para archivos
En Estados Unidos se
desarroll USMARC AMC.

Despues de varios estudios fue

desechada al no cumplir a
cabalidad con las necesidades
y por falta de apoyo.
2000 Se pblica la tercera edicin
MAD Manual of Archival
Description revisada tras la
aparicin de las normas del
CIA

2.3.2 El formato normalizado de datos

Esquema
Grupo identidad
Subgrupo historia administrativa
CONCEPTO administrador
CONCEPTO lugar
CONCEPTO mtodo de aquisicin
CONCEPTO Fecha
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El contenido informativo era:

Identidad. Era un grupo que recoga informacin de la Historia de creador y de la
custodia
Descripcin bibliogrfica. Datos de carcter externo (lengua, letra, estructura,
fecha, lugar etc
Referencias. Informacin sobre publicaciones
Descripcin del documento como un objeto. Datos formato fsico y conservacin.
Ingresos documentales
Gestin de archivos. Datos de localizacin, revisin, descripcin y consulta.
Cdigo de referencia de registro
No tuvo gran aceptacin profesional en su momento.
El manual de descripcin de Michael Cook permiti asumir las responsabilidades para
comprensin y aceptacin.
El formato deba adaptarse tanto para instrumentos de descripcin y automatizados
Creacin de formatos especficos para documentos especiales (fotografas, material
cartogrfico
El formato estableca la necesidad de codificar series de manera jerrquica
Inclua un grupo dedicado a la gestin de archivo
La finalidad de la estandarizacin en parte la creacin de instrumentos de descripcin
de carcter acumulativo por reas geogrficas o temticas (nacionales, regionales o
por materia.

2.3.3 El mtodo del grupo de trabajo

Se cre para verificar que elementos utilizaban los archivistas en la descripcin documental.

2.3.4 EL Archival Description Project

Proyecto fomentado por la Universidad de Liverpool el ms relevante de su poca con el apoyo de

la British Libraty y la Sociery Archivists el objetivo principal era formular normas para la
descripcin archivstica. En 1986 se public el manual MAD1 para difusin entre los archivistas
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Britnicos con fines de discusin y mejora. Entre los aos de 1987 y 1988 MAD1 fue presentado en
numerosos seminarios para la discusin terica se inici una fase de aplicacin. Finalmente en
1989 sale la MAD User gua y este mismo ao se publica la segunda edicin MAD2 que genera
varias modificaciones mayor nmero de reglas y mayor regulacin.

2.3.5 Un formato MARC Britnico para archivos

El problema evidenciado de aplicacin prctica de MARC era que el formato no permita demostrar
la estructura jerrquica de los fondos mientras que Estados Unidos USMARC AMC si lo tena para
ello se abri varias discusiones sobre el tema y en el ao de 1991 se reconsidero y admiti la
posibilidad de tener algo de la Norma ISA (G).

El formato a desarrollar deba estar basado en USMARC AMC, MAD2 ISA (G).

Luego de varios debates se lleg a la conclusin que no se poda hacer en Estados Unidos fue ms
fcil hacer debido a que haba varias bibliotecas con fondos archivsticos mientras que en el resto
de Europa son pocas las que conservaban documentos de archivo.

2.4.1 Estructura y Contenido

Normas de descripcin CONTENIDO PRINCIPAL

AACR2 Cuerpo normativos
APPM Cuerpo normativos
MAD2 Un cuerpo ms elaborado con una
introduccin terica previa

Cook afirma que la intensin perseguida es sistematizar y codificar, en lo posible, la prctica

tradicional.
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ESTRUCTURA DE LA DESCRIPCIN

La influencia es
2.4.2 Estructura de la incuestionable.
descripcin 2.4.2.1 SECTOR DE DESCRIPCIN
1. En los datos que
ARCHIVSTA
aporta complementa
la de APPM.
2. La estructura general
en reas.
3. En la terminologa
rea de rea de historia rea de contenido rea de acceso
mencin de administrativa y de y caracteres publicacin y
identidad custodia referencia
Divisin del manual en cinco partes
para elaboracin de descripcin
archivstica

- Subrea de - Subrea de - Subrea de

- Subrea de 1. Introduccin general (requisitos
cdigo de historia resumen
registro de para el desarrollo y los problemas
referencia administrat del que implican.
acceso
- Subrea de iva contenido 2. Los elementos y la
- Subrea de
ttulos - Subrea de - Subrea de estructura de la
registro de
- Subrea de historia de descripcin descripcin
publicaciones
nmero de custodia diplomtica archivstica.
- Subrea de
nivel - Subrea de - Subrea de 3. Formatos
materiales
descriptivo. nota del descripcin 4. Ejemplos prcticos
relacionados
archivero fsica 5. Recomendaciones
- Subrea de
registro de
exposiciones
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2.4.2.2 SECTOR DE INFORMACIN

DE GESTIN

Instrumentos de
rea de informacin rea de control de descripcin tiles para la
rea de
de control proceso gestin de documentos
conservacin
administrativo (Relaciones de entrega,
listas topogrficas).

Sector exclusivo de MAD2

coincide con los campos
de descripcin archivstica
- Subrea de - Subrea de registro de
provocando dificultades
registro de organizacin
- Subrea de para determinar cules
entrada - Subrea de registro de
administracin son los ms apropiados
- Subrea de descripcin
- Subrea de registro de indizacin - Subrea de
registro de
- Subrea de registro de usos registro de
localizacin
- Subrea de registro de peticin conservacin
. - Subrea de registro de prestamos
- Subrea de registro de evaluacin
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2.4.3 Los principios generales de la descripcin de MAD2

2.4.3.1 La descripcin multinivel

Existen varias discusiones de varios estudiosos de la poca sobre que metodologas deberan de
existir donde se concluye que hay varios niveles de descripcin los principales exponentes son
Cook y Procter.

Cdigo Nivel de descripcin Agrupacin documental

documental espaola
0 Repository Archivo/Deposito
1 Management Group Agrupacin de fondos
2 Group Fondo
2.5 Subgroup Seccin
3 Class Serie
4 Item Unidad de instalacin
5 Piece Documento o Expediente
Ilustracin 2 Correspondencia entre niveles MAC2 Y AGRUPACIONES DOC ESPAOLES

La existencia de diferentes niveles documentales, formula la regla multinivel.

Niveles superiores
Niveles inferiores con
resaltadas con
color verde. Micro
Amarillo. Macro
descripciones
descripciones

Se concluye que hay fondos ms complejos pero siempre una Macro descripcin va con una micro
descripcin para respetar el principio de procedencia.

2.4.3.2 La profundidad de la descripcin

Niveles de informacin todo primer
Niveles de descripcin
y segundo nivel
Sub grop

class
Primer nivel
item
Segundo nivel
piece Primer nivel

Segundo nivel
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Reglas generales

De presentacin toda descripcin debe actuar como imagen del documento.

Regla de recuperacin de la informacin la descripcin debe contener las palabras claves.
Regla de imparcialidad u objetividad. Se debe reflejar de forma precisa el contenido,
sentido y significado del documento que representa.

2.4.4 FORMATOS DE PRESENTACIN

Modo Prrafo

NOMBRE DEL DEPSITO

Ttulo de grupo como nota

Cdigo de Fechas
de encabezamiento
referencia del grupo

Cdigo de TITULO DE SERIE Fechas

referencia
de serie

Resumen

Consiste en incluir los datos de forma narrativaCon caractersticas uniformes. Apropiado para
niveles grupo, subgrupo y serie debido a que predominan datos de carcter textual de mayor
extensin (historia institucional, administrativa, de la custodia, etc)
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Formato de presentacin en modo lista

MACRODESCRIPCIN COMO
Fechas
Cdigo de referencia de NOTA DE ENCABEZAMIENTO
subgrupo

Cdigo de Otros datos Columna de

referencia de numricos texto Fechas
serie

Los datos se ordenan en columnas verticales, en las cuales siempre se repite la misma
informacin. Para los niveles inferiores es recomendable usar el modo lista de datos breves
ejemplo: fecha extremas, caractersticas fsicas, etc

2.5 Desarrollo y Perspectivas

Para la difusin de esta es importante resaltar las siguientes instituciones:

NATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES (NCA) Contribuido en la difusin e implantacin junto

con la CIA
SOCIETY OF ARCHIVISTS (usa el MAD2 para los cursos organizados)
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INSTITUCIONES PBLICAS
INSTITUCIONES PRIVADAS
MICHAEL ALLAM COOK (HISTORIADOR BRITANICO)MAD2 no ha tenido una norma
rival Las normas norteamericanas (APPM Y RDA), proceden del mbito bibliotecario
El equipo responsable de la creacin de MAD2 Pretende difundirlo por toda Europa. No
obstante la Aceptacin de la norma ISA (G) Implica muchos retos
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BIOGRAFA

Bonal Zazo, J. L. (2001). La descripcin archivstica normalizada: origen, fundamentos,

principios y tcnicas. Trea.
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