1 Qu es Access?

Access es un programa, utilizado en los sistemas operativos Microsoft

Windows, para la gestin de bases de datos creado y modificado por Microsoft
y orientado a ser usado en entornos personal o en pequeas organizaciones.
Es un componente de la suite Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases
de datos relacionales que pueden ser fcilmente gestionadas por una interfaz
grfica sencilla. Adems, estas bases de datos pueden ser consultadas por
otros programas. Dentro de un sistema de informacin, entrara dentro de la
categora de gestin, y no en la de ofimtica, como podra pensarse. Este
programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y
columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir
datos e informes para presentar la informacin.

2 Como se crear una base de datos en Access

Para crear una nueva base de datos debemos:

Hacer clic sobre la opcin Nuevo de la pestaa Archivo.

Se mostrarn las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la

derecha. La opcin Base de datos en blanco es la que debe estar seleccionada
si queremos partir de cero, aunque tambin podramos partir de una base
existente o de una plantilla.

Elijas la opcin que elijas, un poco ms a la derecha vers un panel con una
vista previa y las opciones necesarias para especificar el Nombre de archivo y
Ubicacin de la nueva base de datos. sto es as porque, al contrario que en
otros programas como Word, Access necesita crear y guardar el archivo antes
de empezar a trabajar. No se puede ir realizando la base de datos y guardarla
cuando est lista.

Para cambiar la ubicacin establecida por defecto (la carpeta Mis documentos),
haz clic en la pequea carpeta que hay junto a la caja de texto .
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas

desde el panel izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar
la base de datos. Y en el cuadro Nombre de archivo podrs escribir el nombre.
Luego, hacer clic en Aceptar. Se cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la
pantalla anterior.

Pulsar el botn Crear para crear la base de datos.

Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access

asignar la extensin .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office
2007, por lo que no presentan problemas de compatibilidad.

Por defecto, Access abrir una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas
empezar a rellenar sus datos.
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los
dems objetos se crean a partir de stas.

Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegacin,

desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro
de la base de datos.
De entrada slo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto.
Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botn Ocultar .
Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos mostrar y
de qu forma.

3 Como se establece relaciones entre las tablas en access

Para crear relaciones entre tablas haremos clic en el icono Relaciones que se
halla en la pestaa Herramientas de bases de datos:

Se abrir un cuadro de dilogo en el que seleccionaremos las tablas que

queremos relacionar y pulsaremos en el botn Agregar:
Para relacionar dos tablas, pincharemos sobre el campo sobre el que vamos
a hacer la relacin y arrastraremos hasta el campo a relacionar con la otra
tabla.

IMPORTANTE: ambos campos han de ser del mismo tipo (si uno es por
ejemplo numrico entero, el otro lo deber ser tambin).

Los campos que sean clave principal o primaria los veremos con una a su
izquierda.
En la imagen de ejemplo ejemplo relacionamos el campo 'idProvincia' de la
tabla 'Clientes' con el campo 'id' de la tabla 'Provincias'.

Al tener marcada la casilla Exigir integridad referencial permitir segn el

ejemplo, que cuando introduzcamos un cdigo de cliente en la segunda tabla,
deber estar previamente tambin en la primera.

Por ejemplo, no podremos introducir un registro en 'Clientes' si el valor que

introduzcamos en el campo 'idProvincia' no existe en la tabla 'Provincias'.

El marcar la opcin Actualizar en cascada los campos relacionados permite

que cuando se actualice un dato en la tabla origen se modifique
automticamente en la tabla destino.

Por ejemplo, si modificamos el valor del campo 'Id' de un registro de la tabla

'Provincias', se actualizarn en 'Clientes' todos los registros relacionados a
travs del campo 'idProvincia'.

Activando la opcin Eliminar en cascada haremos que al borrar un cdigo de la

tabla principal se borren todos los registros con el ese cdigo en la otra tabla.

Por ejemplo, si eliminamos un registro en la tabla 'Provincias', se eliminarn en

'Clientes' todos los registros relacionados a travs del campo 'idProvincia'.

Una vez hechas las relaciones veremos una lnea que muestra los campos
relacionados, tal y como vemos en la imagen:

Segn la teora de bases de datos, los tipos de relaciones entre tablas

pueden ser:

Uno a uno (1:1): un determinado registro de una tabla puede estar

relacionado slo con un registro en la otra tabla.

Ejemplo: un registro de la tabla 'PERSONA' puede estar relacionado

slo con un registro de la tabla 'PARTIDA_NACIMIENTO', y a su vez un
registro de 'PARTIDA_NACIMIENTO' puede estar slo relacionado con
un registro de 'PERSONA' (una partida de nacimiento pertenece slo a
una persona).
 Uno a varios (1:N) / varios a uno (N:1): un determinado registro de una
tabla puede estar relacionado con uno o varios registros en la otra tabla.

Ejemplo: un registro de la tabla 'CENTRO' puede estar relacionado con

uno o varios registros de la tabla 'ALUMNOS', y un registro de
'ALUMNOS' slo puede estar relacionado con uno de 'CENTRO' (un
alumno slo puede pertenecer a un centro).

Varios a varios (N:M): uno o varios registros de una tabla pueden estar
relacionado con uno o varios registros en la otra tabla.

Ejemplo: un registro de la tabla 'PERSONAS' puede estar relacionado

con uno o varios registros de la tabla 'PASES' (una persona puede tener
varias nacionalidades), y a su vez un registro de 'PASES' puede estar
relacionado con uno o varios registros de 'PERSONAS' (varias personas
pertenecen a un determinado pas).

Bibliografa

http://www.aulaclic.es/access-2010/t_2_2.htm

https://support.office.com/es-es/article/Crear-una-nueva-base-de-datos-
32a1ea1c-a155-43d6-aa00-f08cd1a8f01e

https://support.office.com/es-es/article/Gu%C3%ADa-de-relaciones-de-tablas-
30446197-4fbe-457b-b992-2f6fb812b58f