GUIA PARA EL MANEJO DE GASTOS REEMBOLSABLES Gc.6-001 Version 1 Establecer ol procetimionto @ seguir por concepto de Gastos Rembolsables cuando estos sean autonzados Esto documento apica para los interventores, administrador, proveedoresy contrasts de ODL, ‘Y serd de oblgatorio cumplimieato. ‘ODL solitaré al CONTRATISTA que este dtimo garantie que los bienes yo servicios adquiios ‘ean a pres de mercado, EL CONTRATISTA sera el Unico responsable al almacenamieno de lo bi ‘concepto de Gastos Remboisables, 1 adguidos por EI CONTRATISTA sera ol Unico responsable de cualquier dafto © deteriora qua eufran los bianes adguiidos por concepto de gastos roombolsables durante al argue, Yansporte, descargue y almacenamento de los mismo. Las sanciones que se generen por err 0 negligencia del CONTRATISTA en el cleulo,causacion (© ago do. las retonciones, asi como las rginadas en la prestacion inoportuna de. las Cattiicaciones © suministo de la informacion, sobre pagos @ Terceros, seran a cargo del ‘CONTRATISTA, 34 ASPECTO CONTRACTUAL Se reconocerdn Gastos Remboisables con ocasion de la ulizacién de aquellos recursos que demande el desarollo de os trabajos cuando se Wale de concoptos que no sean naturales © inherentes al objeto del conta, sno accesories y que no correspondan a cosios propios del contatsta Los conceptes de gastos reemboisables recanccer se deberén establecer en ls respectva minuta _ Sei6c-6-001 CET, | omrarasy umteso oe cnsros L REEMBOLSABLES Version + — So Enero 2015 Los pagos que reaice el contatsta por concepta de Gastos Rembolsables, se realizarn en ‘nombre propo pero por cuenta de ODL. en vitud de Un mandato sin represeniacin, y ee deberd {ar estilo cumplilento a fo establecdo en ls ariculos 29 del decreta 3050 de 1097 y 3° del Gecreto 1514 do 1998, Los gastos incuridos por el Contatista por concepto de aslados y alnjamiento del personal Fequerdo en ta ejecucin del Contato prevaments autorizados por ODL, seran reconocdos pagados a través del sistema de costo adlelonal, lor clisles deberan ‘ser facta, st econocimiento algun por concepto de adminisvacion ylo utlidad, excepto en los casos que el pre-comit yo comité de contatos de ODL aprusbe su reconocmisnto, en todo caso no pod Set Superior a cinco por elonto (5%) del costo adetona. 32 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: ‘A. Identicar en su contatilidad los pagos y retenciones efectuados por venta de ODI. B. Con ocasion a la adquiscin de bienes 0 servicios por concapla de Gasloe Rembolables, ‘asegutar que las facturas sean emitidas a nombre del Gontaista (C. Pagar el valor de les insumes y servicios que adguire ajo al concepto de Gatos Remboleaties 1D. Expedir al mandante (ODL), en et margen de lot cinco (5) pimeros dias hates del mes inmesiatamento siguiente de aquel en el cial se incumeron Joe Gastos Rembolsables la ‘venta de cobro, informando los respectios cosies, deducciones, impuestos descontables Y felenciones en la fuente trbulbes a ODL y acompatada de a cerfeacion GC-F-014 . Guardar, conservar y poner a dlsposicion de ODL ylo de la DIAN, seg sea el caso, por el téeming ‘sefiiado en el Estallo.Tibutario todos las comprobantes, regstios, ibros, de conlabiidad, facuras olf documentos que soporten las operaciones realizadas. por ‘concepto de Gastos Rembolsables. 441 PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR LA INCLUSION DE GASTOS REEMBOLSABLES: ‘A. Durante la Planeacion contractual so. debe analzar la necesidad de incur Gastos Reembolsabes; de ser necesares, deberarefearse en la minua del contrat. B._En-caso de requetse ia inclusion de Gastos Reembolsabas en el conto, el ntrventor de ‘ODL dol area intaresada en la coleracion de contrat, debera dejar constancia de las razones ‘que mativan su inclusion através dela presentacon expuesta ane epre-com yo coms de Contratos que sopota el procese de seteooon, CC. En la minuta del contrato se debe establecer clara y taxativamente los conceptos (sumiistros yl servicios) que se reconoceran y pagaran como Wastes Kemonisabies,y sent Su CUana. ‘sea en valor 0 en porceniae, de acuerdo con lo aprabado por el Pre-Comite 0 Come de CContrates segin soa el cato 1D. Nose reconacers porcentaje de administacion asocada a Gastos Reembolsables, excepto en os casos que el pre-comite ylo comit de contratos de ODL apruebe su recanocmiento, on {do caso no podra ser superior al cinco por cianto (5%) del valor del gasto rembolsables. _Sidurante la ecucion del contrato se adverts la necesisad de ampla el val o porcenaje de agate Restate eer sla azn al preconté decontas. dha ccnp fee ait66-6.001 GUIA PARA EL MANEJO DE GASTOS ‘REEMBOLSABLES Version 1 Enero 2015 ‘modiicacién, sumada a valor 0 pocentae inkl do los Gastos Rembotsabes, supera el cinco or cient (8%) del valor del contato, so debe dejar justicacon cuscia por el Gerente del rea inoresada en la conataion. F. Ales de a uiizacion del gasto reambolsabl, el conraista debe obtener euorzacién expresa ¥ escra dal interventor dt conta, 42 PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACION DE PAGO DE LOS GASTOS REEMBOLSABLES ‘A. Cuando conractulmente se pace reconacimiento de gaslos reembolsables, se debe realizar el siguiente procedimiento para gestonar su respectivo page: > ‘Solictud formal por parte del contraistaestaleciendo el monto y descipein dela gastos incuridoe. > Cotfeacin de Gastos Rembolsables GC-F-014, debidamentedliganciada y suscrta por fl revisor fiscal y representante legal del coniratst, adjuntanco copia de la tarota ‘roesional del contador y certficado de existenca yrepresentacion legal no infor 60 ‘as > Aprobacion de la solciud de reconocimiento de gastos reembotsabes suscrita por inteventory administrador del conrato de ODI. '. De acuerdo con ls anteriores documentos debidementeaprobados y una vez incutidos en ls respectvos gastos rembolsbles, el contrast (mandataio) presentara. cuenta de cobro. La Fadleacin de la cuenta de cobro debera acompanarse de los documents establecidos en! Meal a} det numeral del presente anexo. ‘TABLA DE VERSIONES Y CAMBIOS ‘Veet | — Fas Cam "| Ton 0T8 |e cea asians — = | Revied ° Garento Genera es ‘ = / Hg 2 any