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A.S.M. Pavia S.p.A. Procedura N doc. PRX601 Ed.

A
approvato D.G. Gestione delle Risorse Umane data 10/10/2002 pag. 1/7

GESTIONE DELLE RISORSE UMANE

Contenuto

1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE..........................................................................................................2


2 DOCUMENTI DI RIFERIMENTO...................................................................................................................2
3 TERMINI E DEFINIZIONI................................................................................................................................2
4 RESPONSABILITA............................................................................................................................................2
5 VALUTAZIONE INIZIALE................................................................................................................................3
6 VALUTAZIONE PERIODICA............................................................................................................................4
7 FORMAZIONE....................................................................................................................................................5
7.1 GENERALITA...............................................................................................................................................5
7.2 PIANIFICAZIONE ATTIVITA FORMATIVA..............................................................................................6
7.3 VERIFICA DELLEFFICACIA DELLA FORMAZIONE.............................................................................7
7.4 REGISTRAZIONE DELLATTIVITA FORMATIVA...................................................................................7
8 GESTIONE DEI FILE PERSONALE...........................................................................................................7

Stato delle modifiche


Edizione Data Descrizione e riferimenti Preparazione Verifica Approvazione
A 10.10.2002 Prima emissione DRU RQ DG

1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE


A.S.M. Pavia S.p.A. Procedura N doc. PRX601 Ed. A
approvato D.G. Gestione delle Risorse Umane data 10/10/2002 pag. 2/7

Scopo della presente Procedura descrivere le attivit di:

Valutazione iniziale
Valutazione periodica
Formazione
Gestione dei "File personale"

relativamente alla gestione dell' addestramento del personale che svolge attivit e che ha influenza sulla
qualit del servizio, con particolare attenzione alla fase di formazione.
La presente Procedura Operativa si applica alle attivit di verifica e controllo dell' adeguatezza
dell' addestramento del personale aziendale.

In tale ambito applicabile alla valutazione tecnica e professionale del personale:

al momento della ricerca per l' assunzione


nel corso del rapporto con l' Azienda, per quanto riguarda l' affidamento dei compiti assegnati

2 DOCUMENTI DI RIFERIMENTO
MDX601 File personale
MDX602 Valutazione capacit professionale
MDX603 Pianificazione formazione
MDX604 Job description
MDX605 Piano attivit formative

3 TERMINI E DEFINIZIONI
Attivit formativa: partecipazione a corsi, seminari, convegni, congressi, fiere ed ogni altra occasione di
crescita professionale.

4 RESPONSABILITA
Direttore Generale (DG)
Dirigente Risorse Umane (DRU)
Responsabile di Area (RA)
Responsabile Area Personale (RP)
Ufficio Personale (UP)
Responsabile Qualit (RQ)

Direzione Generale
Ha il compito di:
autorizzare le attivit di formazione per il personale e decidere le opportune attivit di addestramento,
sulla base delle indicazione ricevute dal Responsabile Personale e dai Responsabili delle singole Aree
fornire i mezzi e le risorse adeguate allo svolgimento delle attivit di addestramento e formazione
verificare la compatibilit dei piani di formazione con i piani strategici aziendali

Responsabile Personale
Ha il compito, con la collaborazione della figura professionale dellUfficio Personale addetta alla
formazione e sviluppo, di:
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individuare le necessit di formazione relativamente alle problematiche della qualit


redigere annualmente un piano di addestramento da presentare alla DG
proporre le relative attivit di formazione
proporre azioni correttive di formazione e/o addestramento, quando dalle verifiche ispettive e
dallandamento degli indicatori della qualit individua carenze nella formazione o addestramento.
Supportare il responsabile di servizio nella definizione delle job description.

Responsabili di Area
Hanno il compito, sentito il Dirigente del Servizio, di:
individuare le necessit di formazione/addestramento relativamente alle problematiche delle attivit
inerenti le loro funzioni
proporre attivit di formazione/addestramento
definire le proposte di job description

5 VALUTAZIONE INIZIALE
Il personale, all' atto della selezione per l' assunzione viene valutato allo scopo di verificare l' esistenza dei
requisiti per l' inserimento nell' organizzazione aziendale. Tali requisiti, definiti per tutti i profili
professionali gi esistenti allinterno dellazienda, sono descritti nei modelli MDX604 (Job description).
Nella compilazione di tale modello vengono individuate le competenze ed i requisiti curriculari.

U.P. compila il modello MDX601 nel quale evidenzia le caratteristiche personali, le capacit e le
competenze del personale valutato in relazione allo specifico profilo professionale ricercato dallazienda.
Nel caso in cui il candidato risulti non possedere alcune delle caratteristiche tra quelle presenti nel profilo
professionale, allora lUfficio Personale pu valutare eventualmente le attivit formative e/o di
addestramento necessarie.

Il modulo, studiato in modo da evidenziare le conoscenze specifiche oltre che le esperienze formative, sia
di tipo scolastico che di tipo lavorativo, nell'ambito delle attivit aziendali.

Il modulo File Personale comprende varie aree (vedi allegato MDX601):

una parte dedicata ai dati personali


una parte dedicata ai risultati scolastici
una parte dedicata alle esperienze formative specifiche, suddivisa per tipi di attivit, dove riportare le
esperienze - lavorative ed eventuali corsi di formazione seguiti ed indicare il conseguimento di
patenti od altri riconoscimenti, quali attestati di frequenza, diplomi, etc.
una parte dedicata alle "Esperienze formative", compilata dal R.P., su segnalazione di R.S. (che vi
appone una firma di controllo) che le elenca in ordine cronologico; normalmente queste si riferiscono
alla formazione aziendale
una parte dedicata alle conoscenze e alla capacit
una parte dedicata alla valutazione dellefficacia della formazione

Assieme al modulo viene archiviato, dall'Ufficio Personale, ogni documento riguardante la persona ed in
particolare quelli riguardanti l' attivit formativa; sul modulo vengono riportati i corsi di aggiornamento
interno/esterno e le principali esperienze formative interne, ponendole in relazione alle specifiche attivit
cui il personale dedicato.

6 VALUTAZIONE PERIODICA
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La valutazione periodica l' attivit con cui l'Azienda verifica la conoscenza delle Procedure, la
preparazione e la competenza del personale. Tale attivit viene effettuata annualmente dal Responsabile di
Area.

Eventuali carenze e necessit di formazione possono essere identificate anche nel corso degli Audit di
Sistema Qualit e sono riportate da R.Q. sul Rapporto di Audit.

Responsabile della valutazione in ogni caso il responsabile dellattivit cui il personale riferisce: R.S., con
lavallo del Dirigente di Area di riferimento.
Il valutatore utilizza lo schema del modulo MDX602, riportando nello stesso le verifiche ed i riscontri
effettuati.

Il modulo costituito da:

Intestazione:
riporta il riferimento al File personale cui si riferisce
riporta lidentificazione del personale

Parte 1) valutazione della capacit professionale; per ciascun Tipo viene indicato:

Tipo 1) operai:
Nominativo/per livello contrattuale/ Sezione I capacit relazionale organizzativa - rapporto con i
clienti, gestione del personale, rapporto con i colleghi/ Sezione II competenze tecnico-professionali -
capacit tecnico/professionale conoscenza procedure aziendali e procedure specifiche della qualit,
capacit di utilizzare efficacemente le conoscenze, applicazione delle procedure/ Sezione III Qualit
e Produttivit - rendimento e disponibilit orientamenti al servizio e al problem solving, disponibilit,
orientamento alla qualit

Tipo 2) impiegati:
Nominativo/per livello contrattuale/ Sezione I capacit relazionale organizzativa - per livello
contrattuale, rapporto con i clienti, gestione del personale, rapporto con i colleghi/ Sezione II
competenze tecnico-professionali conoscenza tecnica del processo, normative, procedure
aziendali/capacit di utilizzare efficacemente le conoscenze/ Sezione III Qualit e Produttivit -
rendimento e disponibilit orientamenti al servizio e al problem solving/disponibilit, orientamento alla
qualit

Tipo 3) responsabili area:


Nominativo/per livello contrattuale/ Sezione I conoscenze e autonomia - aziendale e tecnica/
organizzazione, gestione risorse, sviluppo conoscenze, relazioni/Sezione II atteggiamenti e
orientamenti -responsabilit, volont di crescita, leadership/ al servizio, al problem solving, alla
qualit Sezione III potenzialit espressa - imprenditorialit, multidisciplinariet, lavoro di gruppo,
innovazione, disponibilit al cambiamento, capacit di ottenere risultati, costruttivit, coinvolgimento
su obiettivi, valori e indirizzi aziendali

Parte 2) Necessit di formazione; a conclusione della verifica deve essere indicato:


il nominativo
la parte ed il riferimento
la descrizione della proposta di formazione, tipo di formazione e responsabilit della stessa
definizione delle risorse, interne/ esterne
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note conclusive; devono essere riportate eventuali azioni correttive da intraprendere in sede di riesame
del Sistema Qualit Aziendale, che il personale ha evidenziato e che il valutatore ritenga utile
approfondire
data e firma del valutatore e firma, per presa visione, del personale

La valutazione ha come scopo la presa datto della situazione per cui importante che il personale sia a
conoscenza dei risultati della verifica.
Tale scheda viene inviata al Responsabile Personale, che le esamina al fine di:
individuare e programmare le necessit formative indicate;
identificare eventuali possibilit di incentivazione e/o promozione del personale.
Successivamente provvede all'archiviazione delle stesse presso il suo ufficio.
E responsabilit di DG e di RP porre in essere gli interventi formativi allo scopo di adeguare le capacit
individuali agli obiettivi aziendali, nellambito di una valutazione obiettiva della situazione formativa.
E anche responsabilit aziendale porre in essere ogni sforzo atto al coinvolgimento del personale agli
obiettivi aziendali.

7 FORMAZIONE
7.1 GENERALITA

L' Azienda si prefigge di adeguare continuamente le conoscenze dei dipendenti tramite l' attivit formativa:

a) all' assunzione, tramite un corso di formazione interno sul Sistema Qualit Aziendale, RQ RS:

espone al personale l' organizzazione del Sistema Qualit Aziendale,


illustra le procedure specifiche cui il personale deve attenersi
spiega lo scopo ed il metodo di compilazione della modulistica
fornisce la documentazione relativa
programma dei momenti di verifica

b) a seguito dei risultati della valutazione periodica, i responsabili di funzione devono identificare la
necessit di addestramento dei loro collaboratori e indicarla nell'apposita sezione del modulo MDX602
da inviare allUfficio Personale.
Il Responsabile Personale ha la responsabilit della spesa dei corsi, dellattuazione del piano formativo
approvato, dellattuazione dei corsi resi obbligatori da provvedimenti legislativi su indicazione dei
Capi Servizio di competenza.

7.2 PIANIFICAZIONE ATTIVITA FORMATIVA

Il Direttore Generale e il Responsabile Personale, hanno la responsabilit dellindividuazione degli


argomenti da inserire nei corsi di carattere generale e strategico rivolti ai Quadri e Dirigenti. Entro il 31/10
di ogni anno devono individuare il piano dei corsi rivolti ai Quadri e ai Dirigenti aziendali attraverso il
modulo MDX605 Piano attivit formative.
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Il Responsabile Personale entro il 30/9 di ogni anno deve fare pervenire ai Capi Area il modulo MDX605 I
Capi servizio devono, al fine del budget, individuare gli argomenti da inserire nel Piano attivit formative
per il personale del proprio servizio, compreso le attivit formative obbligatorie per legge delle quali
fossero a conoscenza.
Devono in seguito compilare in ogni sua parte il modulo MDX605 e restituirlo al Responsabile Personale
entro il 31/10.

Le attivit formative rese obbligatorie per legge vengono comunicate al Responsabile Personale
rispettivamente da:
Servizio Prevenzione e Protezione per quanto riguarda la Sicurezza sul lavoro;
Responsabili dei servizi competenti per quanto riguarda ciascun servizio.

Sulla base delle richieste pervenute il Responsabile Personale redige il Piano di addestramento e
formazione per lanno venturo e predispone il preventivo, individuando gli eventuali partners esterni ed i
tempi di svolgimento, aggiungendo una quota riservata ad iniziative di aggiornamento non preventivabili e
lo sottopone allapprovazione della Direzione Generale prima del termine fissato per la presentazione del
budget.

Se il preventivo di spesa viene approvato, il Piano di addestramento e formazione viene reso operativo e
ne viene data comunicazione ai Capi servizio entro il mese successivo allapprovazione del budget.
Il Responsabile Personale ha cura inoltre di comunicare ai Responsabili di ciascun servizio, in merito alle
domande avanzate, le eventuali impossibilit di svolgere corsi richiesti con le relative motivazioni.
In caso di necessit di revisione il Direttore Generale e il Responsabile Personale provvedono
allaggiornamento del budget di spesa comunicando le variazioni ai Capi area entro il mese successivo
allapprovazione del budget.

Per i corsi brevi, non programmabili entro i termini fissati per il budget, i Responsabili di Area devono, con
tempismo, comunicare al Responsabile Personale, le eventuali partecipazioni e la relativa spesa, proprie e/o
di collaboratori, affinch il Responsabile Personale possa pianificare tali partecipazioni in riferimento alle
risorse economiche disponibili.

Le attivit approvate da D.G. sono eseguite sia allinterno dellAzienda, nel qual caso lUfficio Personale si
preoccupa della organizzazione, sia allesterno presso strutture dedicate.
In caso di addestramento svolto allesterno, sar cura dellusufruente farsi rilasciare, quando possibile, gli
attestati opportuni e consegnarli allUfficio personale al suo rientro.
In caso di addestramento interno, verr attivato il registro di formazione ove i docenti trascriveranno le
attivit svolte ed i presenti.

7.3 VERIFICA DELLEFFICACIA DELLA FORMAZIONE

Le funzioni che richiedono o attivano direttamente interventi formativi, devono prevedere (e specificare
allinterno del MDX601), le modalit di verifica dellefficacia che ritengono necessarie.
La verifica dellefficacia delle attivit formative potr essere effettuata secondo le seguenti modalit:
audit interno mirato a verificare lapplicazione delle procedure/istruzioni oggetto di formazione (a cura
degli auditors); tale modalit consigliata per la verifica a campione della formazione erogata a una
vasta popolazione ed il cui risultato pu essere verificato solo tramite losservazione in campo;
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test, questionari, svolti allinterno delle attivit di formazione e/o successivamente (a distanza di
massimo 3 mesi); tale modalit utilizzabile per corsi di formazione mirati ad accrescere particolari
skill pratici in assenza dei quali non possibile svolgere le attivit affidate ai partecipanti;
esercitazioni effettuate allinterno delle attivit di formazione (a cura del Formatore); tale modalit
utilizzabile per corsi di formazione mirati ad accrescere le conoscenze teoriche dei partecipanti, senza
dover garantire particolari skill pratici; fa eccezione il caso in cui il numero di partecipanti alle
esercitazioni sia inferiore alle 10 unit ed il formatore riesca quindi a garantire che tutti i partecipanti
abbiano svolto le stesse attivit con successo.

7.4 REGISTRAZIONE DELLATTIVITA FORMATIVA

LUfficio Personale registra lattivit formativa nel modulo MDX601 di ciascun dipendente sulla base di:
copia dellattestato di partecipazione o altro documento, consegnato dal partecipante allUfficio
Personale;
registro di formazione, compilato dal docente nel caso laddestramento sia svolto internamente.

LUfficio Personale cura laggiornamento del curriculum formativo dei singoli partecipanti (riportando le
qualifiche e gli addestramenti svolti) e provvede inoltre a registrare le valutazioni dei partecipanti
allattivit formativa su supporto magnetico.
Tutti i documenti relativi alla Formazione del personale sono archiviati presso lUfficio personale.
Le schede personali sono esaminabili esclusivamente da D.G., R.Q., Ufficio Personale da R.S. e dal
Dirigente di Settore.

8 GESTIONE DEI FILE PERSONALE


Nellambito dellUfficio Personale individuata una figura professionale addetta alla formazione e
sviluppo, che in via sistematica si occupa delle attivit inerenti:

raccoglie i File personale assieme a tutti i documenti di verifica e formativi


aggiorna i File personale con le note relative alle attivit formative
responsabile della riservatezza delle informazioni
rende disponibili ai responsabili di funzione le informazioni relative alle capacit professionali del
personale, in riferimento alle specifiche esigenze aziendali
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