Estrategias en la Implementacin

BPM

SEMANA 7

[ AUTOMATIZACIN DE PROCESOS BPM ]



OBJETIVO UNIDAD 4: IMPORTANCIA DE LAS IT EN LAS ORGANIZACIONES

ESTRATEGIAS EN LA IMPLEMENTACIN BPM

NDICE

1. Introduccin
2. Ventajas y Desventajas de BPM
3. Estrategias BPM
4. La importancia de Internet en las IT
5. Bibliografa

1. INTRODUCCIN

Con esta lectura se pretende mostrar la importancia y la magnitud de la implementacin de

proyectos de metodologa BPM en las organizaciones, con el objetivo de conceptualizar a los
estudiantes en lo que conllevan estos proyectos.

Adicionalmente, se pretende presentar cules deberan ser las etapas de un proyecto para la
implementacin de la metodologa, basado en los sistemas de informacin existentes y las
ventajas de las tecnologas de la informacin o IT, por sus siglas en ingles.

METODOLOGA

Durante el desarrollo del mdulo estarn disponibles los diferentes recursos que nos
permitirn abordar esta nueva metodologa.

Para entender los conceptos se deben realizar las diferentes actividades semanales, con el
objetivo de lograr un adecuado aprendizaje de las diferentes unidades y por consiguiente,
una clara comprensin y aprendizaje del mdulo.

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2. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE BPM

Cuando hablamos de BPM debemos recordar que es una metodologa que promueve el
mejoramiento continuo de los procesos de negocio, por medio de la integracin de
metodologas reconocidas a nivel mundial, con la integracin de las herramientas
tecnolgicas.

Cuando se realiza este match o empalme de dos herramientas, tendremos como resultado
una metodologa de vanguardia debido a la importancia de los sistemas de informacin
actuales y a la facilidad y agilidad en las comunicaciones organizacionales, con una alta
aceptacin y con millones de usuarios a nivel mundial.

Cuando hablamos del mejoramiento continuo, hablamos de la automatizacin de tareas en

los negocios, lo que genera grandes traumatismos en las organizaciones, debido a:

- Cambios de mentalidad organizacionales, ya que el direccionamiento estratgico de

las compaas estar direccionado a los procesos de negocio, como herramienta
fundamental para el cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales.

- Muchas de las actividades que se realizaban en las organizaciones se generarn de
forma automtica, por lo que, en algunas ocasiones, la implementacin de este tipo
de metodologas generar algunos despidos o reubicacin del personal de acuerdo al
nivel de capacitacin que tengan.

- Se requiere un alto nivel de compromiso organizacional, ya que, en algunas ocasiones,
al implementar este tipo de metodologas, los cambios de mentalidad generan
traumatismos al interior de las organizaciones, debido a que los procesos de negocio
no estn claros ni definidos, por lo que enfocar una metodologa a los procesos de
negocio no es fcil. Por lo tanto, algunas veces, la implementacin de la metodologa
BPM puede llegar a ser un verdadero problema para las compaas, que realizarn
gastos adicionales por retrasos en los proyectos.

- El cambio a la metodologa BPM supone un monitoreo continuo de las actividades de
los procesos de negocio. Por lo tanto, muchas veces los colaboradores de las
organizaciones estarn molestos por la transformacin organizacional, ya que ser
fcilmente medible y cuantificable el desempeo que tengan en sus actividades.

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Por otro lado, podemos observar que existen innumerables beneficios para las
organizaciones con la implementacin de metodologas BPM, entre las cuales podemos
resaltar:

- La metodologa BPM se convierte en un instrumento fundamental para el logro de la

Formulacin Estratgica de la Organizacin.

- La metodologa BPM permite una visin sistmica de la organizacin y sus procesos,
lo que facilita y mejora su direccin.

- La metodologa mejora la interaccin con los clientes y satisface sus requerimientos.

- La metodologa BPM proporciona agilidad para adaptarse a los cambios del mercado
y el entorno.

- La metodologa BPM permite integrar y articular los sistemas de gestin con la
estructura de procesos de los procesos de negocio.

- La metodologa BPM facilita y propicia la medicin, evaluacin y control de los
procesos que permite identificar puntos crticos y generar soluciones que se traducen
en mejoramiento continuo de los procesos de negocio.

- Permite gestionar adecuadamente los recursos, acorde con los requerimientos de los
procesos de negocio.

- Permite determinar e implementar los requerimientos tecnolgicos y
organizacionales para la ejecucin de los procesos segn los objetivos estratgicos.

- La metodologa BPM permite la automatizacin de los procesos de negocio.

Para los colaboradores de las organizaciones, se podran enumerar los siguientes beneficios:

- La metodologa BPM permite a los colaboradores ver con claridad y transparencia los
procesos de negocio y lograr un verdadero entendimiento de los mismos.

- La metodologa BPM fomenta el uso de la informacin y el conocimiento de los
procesos y su desempeo por medio del uso de la tecnologa informtica.

- La metodologa BPM genera el trabajo en equipo, por medio de la interaccin entre
procesos de negocio.

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- La metodologa BPM le permite a los colaboradores comprender cmo su trabajo le

genera valor a la organizacin.

Teniendo en cuenta lo planteado anteriormente, podemos definir una serie de caractersticas
que se deben tener en cuenta en la estrategia de implementacin de metodologas y
proyectos BPM.

3. ESTRATEGIAS BPM

La implementacin de BPM involucra la articulacin de la estrategia, los procesos de negocio

y la tecnologa de una empresa para generar valor agregado al negocio. Adicionalmente,
considerando la complejidad para implementar un sistema BPM, se ha generado una lista de
pasos que permitir establecer cmo implementar la metodologa, considerando los
requerimientos ms relevantes en una organizacin a la hora de implementar un sistema de
gestin por procesos de negocio.

El primer paso es definir los objetivos del proyecto de implementacin de la metodologa

BPM. Esto se realiza con el fin de alinear la metodologa de gestin y mejoramiento continuo
de los procesos de negocio con la estrategia de la organizacin, involucrando todos los
recursos organizacionales y su entorno.

El segundo paso consiste en realizar un modelamiento de los procesos de negocio,

basndose en la definicin y entendimiento de cada uno de ellos. De esta forma, se
identifican los procesos de negocio que son crticos en la organizacin y que se convierten en
reas de alto impacto en el resultado final de la implementacin.

El tercer paso consiste en determinar la estructura del equipo de BPM. Es de vital

importancia definir este equipo, ya que permitir definir los requerimientos de capacitacin
del personal y los dueos o administradores de los procesos de negocio.

En el cuarto paso se realiza un trabajo de simulacin del modelo que representa los procesos
de negocio crticos, considerando cada una de las variables que posiblemente puedan
impactar, ya sea de forma positiva o negativa a los procesos de negocio.

Finalmente, se recomienda documentar el plan de implementacin, para garantizar un

seguimiento apropiado de cada uno de los pasos a seguir dentro del proceso de
implementacin. El apoyo en esta documentacin permitir contar con un enfoque integral
del proyecto y garantizar su xito en la implementacin.

Si las organizaciones siguen estos cinco pasos, muy posiblemente tengan xito en la etapa
de implementacin de la metodologa BPM. A pesar de que mencionamos la palabra xito,
vale la pena mencionar que la implementacin de este tipo de proyectos puede requerir aos,
por lo que, tambin se recomienda tener paciencia.

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4. LA IMPORTANCIA DE INTERNET EN LAS IT

Debido a la revolucin y la masificacin del internet a nivel mundial, las compaas han
aprovechado la capacidad de transferencia de informacin para comenzar a volver sus
actividades ms eficientes y efectivas, por lo tanto, los procesos de negocio han comenzado
a tomar un papel fundamental en las organizaciones debido a la velocidad de la informacin,
la capacidad de realizar monitoreo en tiempo real de las actividades y realizar anlisis de la
eficiencia de los procesos de negocio.

Al mismo tiempo, la masificacin de la internet ha generado un cambio en los sistemas

transaccionales de las organizaciones, por lo que, los cambios drsticos en los procesos han
aumentado de acuerdo con el flujo de informacin.

Las tecnologas de la informacin tambin han tenido que ver con la metodologa BPM, ya
que estas posibilitan la implantacin y adopcin de BPM generando una categora nueva de
sistemas de informacin denominada Business Process Management Suite (BPMS).

Inicialmente, un BPMS puede ser definido como un conjunto de utilidades de software que
permiten ejecutar el Ciclo de vida de la metodologa BPM y que cumplen con un grupo de
caractersticas tcnicas necesarias para aplicar dicha metodologa.

Recordemos que el ciclo de vida de la metodologa BPM es:

1. Modelamiento
de los procesos
de Negocio

4. Optimizar los Mejora 2. Ejecucin de
procesos de Continua de los procesos de
negocio los Procesos negocio

de Negocio

3. Analizar y
Administrar los
procesos
de
negocio

Ilustracin 1 - Ciclo de vida de la Metodologa BPM. Autor: Andrs Zamudio

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Estos sistemas permiten manejar el ciclo de vida del proceso a travs de caractersticas
funcionales. Recordemos que un sistema BPMS est en capacidad de realizar las siguientes
operaciones:

- Modelamiento de procesos de negocio

- Provee entornos de desarrollo de aplicaciones para colaboracin entre procesos de
negocio.

- Generacin, actualizacin y publicacin de documentacin de procesos.
- Simulacin de procesos de negocio para evaluar su comportamiento en determinadas
situaciones.

- Integracin de informacin proveniente de otros sistemas de negocio.

- Automatizacin de procesos.

- Colaboracin entre las empresas que participan en la cadena productiva de la
organizacin.

- Anlisis de los procesos de negocio en tiempo real (BAM)

- Monitoreo de las actividades clave de los negocios (KPIs)

Estas caractersticas constituyen la base sobre la cual se desarrolla toda la metodologa BPM,
porque permite el control y monitoreo total de las operaciones y de los procesos de negocio
en las organizaciones.

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5. BIBLIOGRAFA

LAUDON & LAUDON. Management information systems.
CHANG, J. Business Process Management Systems. Chap. 11, 22.
ROMERO, E. Emerging Trends Business Process Management. October, 2008.
http://www.bizagi.com/index.php?option=com_content&view=article&id=15&Itemid=41&
lang=es

Resea (resumen):

En esta cartilla se presentaron las ventajas y desventajas de la metodologa BPM as como los
problemas en los que se puede incurrir en la implementacin de una estrategia bajo esta
metodologa. Adicionalmente, se present cul es la importancia de BPM en trminos de las
tecnologas de la informacin, lo que hace que cumplir el ciclo de vida de esta metodologa
en todos los procesos de negocio en las organizaciones sea factible, en trminos de la
disminucin de los requerimientos para la implementacin de la metodologa por factores
tecnolgicos y de sistemas de informacin.

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