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UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

VICERRECTORADO ACADMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLGICOS
COORDINACIN DE ADMINISTRACIN DEL TRANSPORTE Y
ORGANIZACIN EMPRESARIAL

ELABORACIN DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


DELOS LIBROS AUXILARES DE COMPRA, PARA LA DECLARACIN
DEL I.V.A., DE LA EMPRESA GSA INGENIEROS, C.A.

Informe de Pasanta presentado ante la Ilustre Universidad Simn Bolvar, como requisito para
optar al Ttulo de Tcnico Superior Universitario en Organizacin Empresarial

Autor:Angelis Rojas
Carnet: 06-1520
C.I.: 18.314.391

Tutor Acadmico: Jess Bastardo


Tutor Profesional: Juan Manuel Graffe

Sartenejas, Septiembre 2.012


DEDICATORIA

Cada camino recorrido en la vida va guiado del nico ser que es capaz de conceder la
oportunidad de existir y vivir en este mundo maravilloso, aquel que hace palpable su amor por
medio de las personas que nos rodean, el que siempre nos coloca en el camino correcto aunque a
veces no entendamos el porqu. Le dedico mi trabajo al ser que permiti que fuera posible.
Dios.

A mi padre, quien sin escatimar esfuerzo alguno, se sacrifictodo el tiempo que dur en vida para
formarme y educarme. l fue quien siempre tuvo la ilusin de verme convertida en una persona
de provecho. Nunca me cansar de agradecerle por todos sus desvelos, sus sacrificios, su apoyo,
y la tica y el rigor que implant en mi,los cuales hoy en da guan mi transitar por la vida.

A mi madre, quien en todo momento est conmigo apoyndome y guiando. Nunca podr pagar
todos sus sacrificios, ni an con las riquezas ms grandes del mundo, siempre le estar
agradecida por haberme acompaado en este largo camino.

A mis hijos, que son el motor de mi vida, todo lo que hago es por ellos y para ellos, los amo

A mi esposo, quien desde el primer momento que estuvimos juntos, me ha acompaado y


apoyado para lograr hacer realidad este sueo, gracias.
AGRADECIMIENTO

Cuando un sueo se hace realidad es preciso atribuir el desempeo a quienes colaboran para su
realizacin. Detrs de cada sueo siempre hay personas que nos apoyan y creen en nosotros. Son
seres especiales que nos animan a seguir adelante en nuestros proyectos, brindndonos de
diferentes maneras, su solidaridad.

Quiero agradecer de todo corazn a mi tutor acadmico Jess Bastardo, por su asesoramiento y
estimulo para seguir creciendo intelectualmente. Gracias por colaborar en mi formacin
profesional.

A mi tutor profesional Juan Manuel Graffe, por su disposicin permanente e incondicional en


aclarar mis dudas, por sus valiosas sugerencias y crticas favorables en la realizacin de mi
trabajo de pasantas. Por ser esa clase de persona que todo lo comprende, por saber escuchar y
brindar su ayuda cuando es necesario, por todo lo enseado. Gracias

A Yamari Pacheco, por su incondicional colaboracin y generosidad al brindarme la oportunidad


de recurrir a su capacidad y experiencia en un marco de paciencia y respeto. Adems de
brindarme su valiosa colaboracin y permanente disposicin, ofrecindome su invaluable ayuda.

Al Personal que labora en el Departamento de Administracin, gracias por su colaboracin y


apreciadas sugerencias.

A todos mis ms profundos reconocimiento y agradecimiento


NDICE GENERAL

RESUMEN.............................................................................................................................................................viii

INTRODUCCIN....................................................................................................................................................1

CAPTULO I.............................................................................................................................................................4

1.- Marco Referencial.......................................................................................................................................4

1.1.- Marco Institucional.........................................................................................................................4

1.1.1.- Resea Histrica de la Institucin....................................................................................4

1.1.2.- Misin........................................................................................................................................6

1.1.3.-Visin.........................................................................................................................................6

1.1.4.-Poltica de Calidad.................................................................................................................6

1.1.5.-Poltica de Higiene y Seguridad Industrial.......7

1.1.6.- Valores....7

1.1.7.-Servicios Ofrecidos..8

1.1.8.- Estructura Organizativa de la Institucin.......................................................................8

1.1.9.- Estructura Organizativa de la Unidad de Investigacin.............................................9

1.2.- Marco Legal....................................................................................................................................11

1.3.- Diagnstico.......................................................................................................................................12

1.3.1.- Descripcin y Anlisis de la Situacin Actual............................................................12

1.3.2.- Anlisis del Diagnstico del Problema.........................................................................12

CAPTULO II.........................................................................................................................................................15

2.-El Problema..................................................................................................................................................15
2.1.- Planteamiento del Problema.......................................................................................................15

2.2.- Formulacin del Problema..........................................................................................................18

2.3.- Objetivos de la Investigacin.....................................................................................................18

2.3.1.- Objetivo General.................................................................................................................18

2.3.2.- Objetivos Especficos.........................................................................................................18

2.4.- Justificacin e importancia..........................................................................................................19

2.5.- Alcance..............................................................................................................................................20

2.6.- Limitaciones....................................................................................................................................21

CAPTULO III.......................................................................................................................................................22

3.-Marco Terico.............................................................................................................................................22

3.1. Antecedentes de la investigacin.................................................................................................22

3.2. Bases Tericas..................................................................................................................................23

3.2.1.-Manual....23

3.2.1.1-Caractersticas de los Manuales.24

3.2.1.2-Clasificacin de los Manuales25

3.2.1.3.-Ventajas de los Manuales......25

3.2.1.4.-Contenido de los Manuales...26

3.2.1.5.-Importancia de los Manuales........26

3.2.2.- Procedimientos..27

3.2.3.- Manual de Normas y Procedimientos...27

3.2.3.1.- Caractersticas......28

3.2.3.2.- Objetivo28
3.2.4.- Flujogramas...28

3.2.4.1.- Ventajas del Flujograma...28

3.2.5.- Organigrama..29

3.2.5.1.- Ventajas del Organigrama....29

3.2.6.- Trminos Bsicos..........30

CAPTULO IV........................................................................................................................................................31

4.-Marco Metodolgico................................................................................................................................31

4.1.- Tipo de Investigacin....................................................................................................................31

4.2.-Diseo de la Investigacin...........................................................................................................32

4.3.- Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos..............................................................32

4.4.- Elaboracin del Cronograma de actividades..32

CAPTULO V..........................................................................................................................................................34

5.- Manual de Normas y Procedimientos para los libros Auxiliares de Compra de la

Empresa GSA INGENIEROS, C.A.....34

Factura, datos e Informacin Complementaria....47

CONCLUSIONES.................................................................................................................................................54

RECOMENDACIONES.....................................................................................................................................56

FUENTES DE INFORMACIN......................................................................................................................57

GLOSARIO DE TRMINOS............................................................................................................................58

ANEXOS................................................................................................................................60
UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR
VICERRECTORADO ACADMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLGICOS
COORDINACIN DE ADMINISTRACIN DEL TRANSPORTE Y
ORGANIZACIN EMPRESARIAL

ELABORACIN DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LOS


LIBROS AUXILARES DE COMPRA, PARA LA DECLARACIN DEL I.V.A., DE LA
EMPRESA GSA INGENIEROS, C.A.

Autor: Angelis Rojas


Tutor Acadmico: Jess Bastardo
Fecha: Septiembre, 2.012

RESUMEN

El presente estudio tuvo como propsito la implantacin de un Manual de Normas y


Procedimientos de los Libros Auxiliares de Compra, para la declaracin del Impuesto al Valor
Agregado, en la Gerencia de Contabilidad de la empresa GSA INGENIEROS, C.A., esta
propuesta fue planteada ya que cuando secrea una empresa y se implanta su sistema de control
interno, se debe elaborar un manual de normas y procedimientos, en el cual se incluye todas las
actividades realizadas y se establece responsabilidades de los empleados, para el cumplimiento
de los objetivos organizacionales. El manual de normas y procedimientos es un componente del
sistema de control interno, el cual se crea para obtener una informacin detallada, ordenada,
sistemtica e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e informacin sobre
polticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones que se realizan en una
organizacin. Es por ello, que se pretendi organizar y actualizar toda la informacin referente a
este proceso. Para lo cual, se utiliz el tipo de investigacin explicativa y el diseo de campo con
el fin de buscar las causas y efectos de los problemas y recoger la informacin de la realidad.
Luego de dar respuesta a los objetivos planteados se puede concluir que las principales
deficiencias presentadas por la gerencia investigada eran la falta de flujogramas en
procedimientos y las discrepancias en los Libros de Compra, para la declaracin del Impuesto al
Valor Agregado que realiza la contadora externa y el registro interno que lleva el sistema
administrativo de la empresa. Finalmente, se puede sugerir a la gerencia investigada que es
necesario mantener un control y aplicar procedimientos a las tareas realizadas.

Palabras Claves: Manual, norma, procedimiento, flujograma, organigrama.

viii
INTRODUCCIN

Cuando se crea una empresa es de gran importancia implantar su sistema de control interno, para
lo cual se debe elaborar un manual de normas y procedimientos, en el cual se incluye todas las
actividades realizadas y se establece responsabilidades de los empleados, para el cumplimiento
de los objetivos organizacionales. El manual de normas y procedimientos es un componente del
sistema de control interno, el cual se crea para obtener una informacin detallada, ordenada,
sistemtica e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e informacin sobre
polticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones que se realizan en una
organizacin.

El presente trabajo tiene como objetivo la implantacin de un Manual de Normas y


Procedimientos de los Libros Auxiliares de Compra, para la declaracin del Impuesto al Valor
Agregadoen la Gerencia de Contabilidad de la empresa GSA INGENIEROS, C.A., para lo cual es
necesario dar un recorrido por las distintas nociones de esta disciplina.

La finalidad de elaborar un manual de normas y procedimientos es implantar un sistema de


control interno, que posea procedimientos integrales, los cuales formaran el pilar para poder
desarrollar adecuadamente actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de todas
las reas, generando informacin til y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control,
autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento de la funcin empresarial. Y de esta
formala empresa pueda modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y
eficiencia.
2

Es indispensable sealar que en la Gerencia de Contabilidad de la empresa GSA INGENIEROS,


C.A. no cuenta con un Manual de Normas y Procedimientos parala elaboracin de los Libros
Auxiliares de Compra, para la declaracin del Impuesto al Valor Agregado, lo que ocasiona que
al momento de ingresar un empleado a esa rea no cuenta con una gua de cmo hacer los
procedimientos sin tener que hacer tantas preguntas a sus compaeros. Adems de tener otra
deficiencia con formatos pocos funcionales que pueden ser revisados y mejorados para aumentar
su eficacia.

El presente estudio se encuentra compuesto por cinco captulos. En el primero de ellos se abordan
aspectos relacionados con el marco institucional y el marco legal de la empresa. Adems se
seal el diagnstico y anlisis de la situacin problemtica encontrada al inicio de la
investigacin.

Posteriormente, se encuentra el CAPTULO II que est compuesto por el planteamiento y


formulacin del problema, los objetivos de la investigacin, la justificacin, el alcance y las
limitaciones.

Para entender de manera clara el uso de manuales de normas y procedimientos,se realiz en el


CAPTULO III un anlisis profundo de las actividades y procedimientos tomados que preceden
la investigacin. De igual manera, se abordaron temas como procedimientos y sus usos,
flujogramas, ventajas y desventajas, y organigramas.

De acuerdo al problema planteado, en el CAPTULO IV se explicaron los pasos que se siguieron


para la realizacin del trabajo. Asimismo, se emple el tipo de investigacin explicativa buscando
con ella las causas y los efectos de las dificultades relacionadas con la elaboracin del Manual de
Normas y Procedimientos de los Libros Auxiliares de Compra, para la declaracin del Impuesto
al Valor Agregado. De igual manera, la investigacin se encuentra orientada hacia el diseo de
campo porque este permite observar y recoger los datos directamente de la realidad.
3

Finalmente, para dar respuesta a los objetivos planteados, en el CAPTULO V se elabora el


Manual de Normas y Procedimientos parala elaboracin de los Libros Auxiliares de Compra,
para la declaracin del Impuesto al Valor Agregado.
CAPTULO I

Marco Referencial

1.1.- Marco Institucional

Para dar inicio al presente estudio, se debe conocer los datos fiscales de la empresa investigada,
as como toda la informacin relacionada con ella, esto con la finalidad de obtener una visin
amplia de su modelo organizacional.

1.1.1.- Resea Histrica de la Institucin

GSA INGENIEROS, C.A.

Rif: J-30913287-3

Direccin:Calle El Cuervo, Quinta Blanca, entre 4ta. y 5ta. Transversal, Urb. Montecristo, los
Dos Caminos, Parroquia Leoncio Martnez, Caracas. Edo. Miranda.

Telfono: (0212) 235-62-45 / (0212) 238-37-68

Fax: (0212) 235-62-45

Correo: gsaingenieros@cantv.net

Sector al que pertenece: Sector Privado

Tipo de actividad: de Servicio


5

Actividad: Es una empresa de servicios en las reas de instalaciones elctricas, mecnicas,


control, seguridad electrnica y deteccin de incendio; as como el mantenimiento preventivo y
reparaciones de aire acondicionado, refrigeracin, asesoras y proyectos de instalaciones
elctricas, as mismo negociacin de tarifas y propuestas de ahorro energtico para brindar apoyo
a las empresas que atiende al sector industrial y comercial del pas.

Trabajadores: Rene a un grupo de profesionales de la ingeniera, que analizan requerimientos


del sector industrial y comercial. Actualmente en su organizacin cuenta con 2 Ingenieros
Elctricos, 1 Ingeniero Geofsico, 1 Trabajadora Social, 1 Administradora, 1 Analista en Recursos
Humanos, 1 Analista Administrativo, 3 Maestros Electricistas, 4 Electricistas de Primera, 4
Electricistas de Segunda, 9 Ayudantes Electricistas, 4 Obreros, 3 Choferes. En total son 7
empleados y 27 obreros los que conforman la empresa.

GSA INGENIEROS, C.A., es una empresa que nace el 25 de Abril del ao 2002 como
resultado de conversaciones entre los Ingenieros Juan Manuel Graffe Padrn y Pino Signorile,
quienes se encontraban en la bsqueda de una alternativa verstil, que brindara apoyo a las
empresas en las reas de servicio para instalaciones elctricas, mecnicas y de potencia; as como
el mantenimiento preventivo y reparaciones de aire acondicionado, refrigeracin, asesoras y
proyectos de instalaciones elctricas, as mismo negociacin de tarifas y propuestas de ahorro
energtico.

Luego de diez aos en el mercado, GSA INGENIEROS, C.A.,se ha consolidado como una
empresa dedicada a brindar el mejor servicio en cada una de las obras que ejecuta, cuenta con un
equipo multidisciplinario integrado por ingenieros, supervisores, maestros, electricistas y
ayudantes con amplios conocimientos en el rea de electricidad, con visin de futuro y orientados
al logro.

Para la realizacin de sus trabajos cuentan con equipos, materiales y herramientas de las
mejores marcas nacionales e internacionales, y mano de obra calificada, ya que su meta es la
excelencia.
6

1.1.2.- Misin

Brindar a sus clientes un servicio profesional y de la mejor calidad en las


reas de ingeniera civil, electromecnica y elctrica, en un ambiente donde
ste servicio sea el reflejo de su excelencia empresarial.

Fuente: Elaboracin propia

Basados en:

- Comunicacin permanente con el cliente.


- Utilizacin de tecnologa adecuada y de vanguardia.
- Organizacin flexible a los requerimientos.
- Personal especializado disponible en todo momento.
- Cumplimiento con las normas de Seguridad e Higiene Industrial.

1.1.3.- Visin

Consolidarse como empresa de reconocido prestigio, brindando un servicio


de excelencia y calidad a sus clientes. Diversificar y ampliar la cartera de
clientes con servicios directos o asociaciones estratgicas. Ser competitivos
en el mercado nacional e internacional. Continuar obteniendo y manteniendo
la alta calificacin de su recurso humano, brindndole seguridad, confianza
y afianzando su formacin integral.

Fuente: Elaboracin propia.

1.1.4.- Poltica de Calidad

La direccin de la empresa entiende que los postulados de la Misin y Visin deben ser
respaldados con la poltica de calidad la cual tiene como principal deber vigilar el cumplimiento
de sta, basada en tres principios fundamentales de igual jerarqua para la organizacin:

- Actualizacin constante con los nuevos sistemas y tecnologas en el mercado.


7

- Entrenamiento y capacitacin permanente del personal tcnico.


- Comunicacin oportuna con el cliente.
Fuente: Elaboracin propia

1.1.5.- Poltica de Higiene y Seguridad Industrial

Es compromiso de la empresa GSA INGENIEROS, C.A., y responsabilidad


de cada uno de los trabajadores, propiciar y mejorar continuamente la
seguridad, salud y conservacin del medio ambiente laboral en todas las
reas de trabajo, mediante el desarrollo y aplicacin de principios, polticas,
procedimientos y del marco legal vigente; que permitan minimizar la
ocurrencia de incidentes que afecten la integridad de los trabajadores,
instalaciones, equipos, productos, al medio ambiente y la comunidad.

Fuente: Elaboracin propia.

1.1.6.- Valores

Son los principios que fortalecen la organizacin, y los conceptos fundamentales queguan el
comportamiento de su equipo de profesionales.

tica: Proceden en forma digna y responsable de acuerdo a sus convicciones, y lo


demuestran con la justicia y rectitud de sus actos. Atienden un cdigo de conducta que
garantiza el respeto a compaeros y clientes.

Compromiso: Se sienten socios de su organizacin y lo retribuyen con el mximo de sus


conocimientos y capacidades en beneficio de la propia empresa y de los clientes.

Creatividad: Se distinguen por desempearse de manera dinmica y con respuestas


innovadoras, rpidas y efectivas para solucionar problemas o adelantarse a ellos.
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Profesionalismo: Sus conocimientos y capacidades se mantienen en perfeccionamiento


continuo para tener un dominio integral de su rea de responsabilidad. Tomando y
proponiendo decisiones objetivas. Manejan la confidencialidad de la informacin.

Comunicacin: Son extrovertidos y sociables, se relacionan a travs de una comunicacin


abierta, clara y objetiva, que facilita su desempeo y fortalece la integracin de la empresa.
Mantienen contacto frecuente y oportuno con sus clientes para atender sus necesidades.

Respeto: Acatan los valores y comportamiento en su convivencia laboral, as como las


normas y reglas establecidas por la empresa. Respetndolas aseguran un clima de armona
integral.
Fuente: Elaboracin propia

1.1.7.- Servicios Ofrecidos

- Consultoras en reas de ingeniera elctrica, mecnica y obras civiles.


-Diseo, instalacin e implementacin de sistemas elctricos, electromecnicos y de
control.
- Mantenimiento correctivo y preventivo de instalaciones civiles, elctricas y mecnicas.
- Diseo y construccin de obras civiles.
- Servicios de avalos e inspeccin de obras.
- Elaboracin de proyectos en las reas de ingeniera mencionadas.
Fuente: Elaboracin propia

1.1.8.- Estructura Organizativa de la Organizacin (Ver figura 1)

Para trabajar de forma ptima y alcanzar las metas fijadas dentro de la planificacin, GSA
INGENIEROS, C.A; coordina las tareas de la empresa mediante el establecimiento de distintos
niveles jerrquicos que tienen responsabilidades orientadas al logro de los objetivos.

La estructura organizativa de la organizacin est compuesta por distintos niveles de manera


vertical y se encuentra dirigida en primer nivel por la Direccin, quien se encarga de dirigir,
9

planificar y controlar las polticas, estrategias y operaciones de la empresa. Posteriormente, de


arriba hacia abajo se encuentran las Gerencias de cuatro unidades organizativas. Estas unidades
son Gerencia de Administracin, Gerencia de Ventas, Gerencia de Compras y Gerencia de
Operaciones.

Por ltimo nivel podemos encontrar la Gerencia de Proyectos, la Gerencia de Mantenimiento


y la Gerencia de Construccin.

DIRECCIN

GERENCIA GERENCIA GERENCIA GERENCIA


ADMINISTRACIN VENTAS COMPRAS OPERACIONES

GERENCIA GERENCIA GERENCIA GERENCIA GERENCIA

RECURSOS PROYECTOS MANTENIMIENTO CONSTRUCCIN


CONTABILIDAD
HUMANOS

Figura 1. Estructura Organizativa de la Organizacin


Fuente: Resumen del Organigrama General de la Empresa GSA INGENIEROS, C.A.

1.1.9.- Estructura Organizativa de la Unidad de Investigacin

A continuacin se describen de manera general las funciones de la Gerencia de Administracin,


Ventas, Compras, Operaciones, Recursos Humanos y Contabilidad. Estas, se pueden observar en
la Figura 2.

Gerencia de Administracin: Maneja el rea de Recursos Humanos, Contabilidad,


Control de Ingresos y Gastos.
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Gerencia de Ventas: Se encarga de elaborar las cotizaciones para los clientes, realiza la
gestin de cobranzas para la recepcin de los pagos y lleva un estado de cuenta de los
proveedores.
Gerencia de Compras: Se encarga de la adquisicin de Insumos, Materiales y Equipos
para la organizacin.

Gerencia de Operaciones: Columna vertebral de la empresa., evala requerimientos de


clientes, planifica, coordina, dirige, ejecuta y controla las obras y proyectos.

Gerencia de Recursos Humanos: Elabora nmina y cheques, efecta recibos y anticipos,


administra los sueldos y salarios, realiza el reclutamiento y la seleccin de personal.

Gerencia de Contabilidad: Realiza la conciliacin bancaria, controla los Libros


Auxiliares de Compra, Venta e Impuesto al Valor Agregado., controla el libro auxiliar de
banco, elabora informes.
Fuente: Elaboracin propia

DIRECCIN

GERENCIA GERENCIA GERENCIA GERENCIA


ADMINISTRACIN VENTAS COMPRAS OPERACIONES

GERENCIA GERENCIA GERENCIA GERENCIA GERENCIA

RECURSOS CONTABILIDAD PROYECTOS MANTENIMIENTO CONSTRUCCIN


HUMANOS

Figura 2. Estructura Organizativa de la Unidad de Investigacin


Fuente: Resumen del Organigrama de la Empresa GSA INGENIEROS, C.A.
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Leyenda:

Gerencias estudiadas para la Investigacin


Gerencias pertenecientes al Organigrama

1.2.- Marco Legal

GSA INGENIEROS, C.A en su carcter de empresa de servicios en las reas de instalaciones


elctricas, mecnicas, control, seguridad electrnica y deteccin de incendio, busca siempre
ajustarse a las normas ms exigentes y a los nuevos sistemas y tecnologas del mercado.

Asimismo, protege a sus trabajadores conservando las mejores condiciones de trabajo y


seguridad, con el propsito de evitar accidentes laborales y enfermedades profesionales. La
empresa se rige por los preceptos de documentacin para demostrar la eficacia de la
planificacin, operacin, control y mejora continua de su calidad y de sus productos.

La empresa colabora con el medio ambiente mediante propuestas de ahorro energtico para
causarle el menor impacto ambiental al entorno. Por lo cual, conforme a los requisitos de diversas
directrices respecto a las prcticas mencionadas anteriormente se basa principalmente en las
siguientes regulaciones de Leyes, Normativas y Reglamentos para el logro de sus metas:

Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (1.999) Publicada en Gaceta


Oficial Extraordinaria N 5.453 de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Caracas,
viernes 24 de marzo de 2000.
Ley Orgnica del Trabajo (Gaceta Oficial N 5.152 del 19 de junio de 1.997). Reglamento
de la Ley Orgnica del Trabajo (Gaceta Oficial N 38.426 del 28 de abril de 2006).
Decreto N 4.447. 25 de abril de 2006
Ley Orgnica de Prevencin, Condiciones y Medio Ambiente del Trabajo
(LOPCYMAT).Gaceta Oficial N 38.236 del 26 de julio de 2005)
Fondo Norma 200:2009 Cdigo Elctrico Nacional.
Convencin Colectiva de Trabajo de la Industria de la Construccin 2.010 2.012
Tabulador de Oficios y Salarios Bsicos de Convencin colectiva de trabajo 2.010 - 2.012
12

Tabulador de Prestaciones Sociales del Sindicato nico de Trabajadores de la Industria de


la Construccin del Distrito Capital. Estados Miranda y Vargas (S.U.T.C.I.) 2.010-2.012.

1.3.- Diagnstico

1.3.1.- Descripcin y Anlisis de la Situacin Actual

Actualmente la empresa GSA INGENIEROS, C.A. no cuenta con una Gerencia de Contabilidad
bien establecida, por esta razn se ve en la necesidad de contratar los servicios externos de una
contadora, la cual se encarga de llevar el control y registro contable de la empresa. La empresa
maneja y registra toda la parte administrativa a travs del Sistema AdministrativoProfit Plus, el
cual se encarga de llevar un control y orden de todas las operaciones realizadas.

Mediante el uso de algunas tcnicas de recoleccin de informacin, se detect que han existido
discrepancias en los Libros de Compra,Venta e Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.), que realiza
la contadora externa y el registro interno que lleva el sistema computarizado de la empresa, lo
que ha ocasionado que los resultados sean pocos confiables y no brinden seguridad para la
organizacin.

En consecuencia GSA INGENIEROS, C.A., se ve en la necesidad de crear unos Libros


Auxiliares de Compra, Venta e Impuesto al Valor Agregado, para llevar un registro y control
interno de las operaciones realizadas por la empresa a fin de tener un respaldo de toda la
informacin manejada.

Los Libros Auxiliares de Compra, Venta e Impuesto al Valor Agregado, son elaborados a travs
del programa Microsoft Excel y archivados en una carpeta denominada Compras y Ventas
2011, a la cual se puede acceder por medio de un Sistema de Red interno llamado Pblica.

1.3.2.- Anlisis del Diagnstico del Problema


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La recoleccin de informacin realizada a la unidad a investigar, se llev a cabo mediante


distintas tcnicas. En primer lugar, se realiz la bsqueda de informacin en los archivos de la
Gerencia de Contabilidad, lo cual permiti conocer los procedimientos que se realizan en esta
rea. Mediante la observacin directa y la entrevista del personal se comprob que algunos
procedimientos no se estn llevando a cabo de la manera en la cual estn documentados. La
ausencia de flujogramas en estos procedimientos no permite comprender con facilidad los
procesos que se ejecutan en la gerencia investigada.

De igual forma, se observ que hay procesos que no se encuentran documentados en


procedimientos de operacin estndar y que existen formatos que no se adaptan a las exigencias
del personal que los maneja en lo que se refiere a registro y control de informacin, por lo cual se
ocasionan algunos inconvenientes al momento de su uso.

En lo que se refiere a los registros y archivos contables, se puede decir que se registran en el
Sistema AdministrativoProfit Plus, y se archivan en una carpeta con el nombre del mes en que
estn siendo registrados. Cabe destacar que al momento que la contadora se lleva esta carpeta, la
empresa pierde parte del respaldo de las transferencias y cheques realizados, lo que podra
ocasionar pequeos inconvenientes si es necesario utilizar o verificar algunos de los respaldos.

Otro problema encontrado en la organizacin es que no existen Manuales de Normas y


Procedimientos para algunas operaciones de registro contable y de manejo de informacin, lo que
ocasiona que al momento de ingresar un empleado a la empresa, ste no cuenta con la
informacin bsica necesaria para desempear su labor, lo que causa que se vea en la necesidad
de hacer preguntas frecuentemente.

En la Figura 3 se muestran algunas causas y efectos de los problemas que presentan la no


utilizacin de Manuales de Normas y Procedimientos en la Gerencia de Contabilidad.

En esta figura se pueden observar los problemas ms frecuentes presentados por la no


utilizacin de los manuales de normas y procedimientos, relacionados con los empleados de la
14

Gerencia de Contabilidad, los mtodos organizacionales aplicados, los registros contables


efectuados y los procesos implantados dentro de la empresa GSA INGENIEROS, C.A.

Figura 3. Diagrama Causa Efecto


Fuente: Elaboracin Propia

El tema en donde se va a enfocar ms esta investigacin es en el rea de los procesos


implantados, ya que es donde se encuentra los procedimientos no estructurados, la falta de
manuales de normas y procedimientos para registros contables y en donde se hallan formatos
pocos funcionales.

Por sta razn se elabora el Manual de Normas y Procedimientos de los Libros Auxiliares de
Compra para la declaracin del Impuesto al Valor Agregado, ya que es una manera de crear un
procedimiento estructurado y establecer una norma a seguir al momento de que cualquier
empleado de la gerencia decida realizar este libro auxiliar.
CAPTULO II

EL PROBLEMA

2.1.- Planteamiento del problema

A pesar de la importancia de la salud financiera de una empresa, tambin se debe reconocer el


gran esfuerzoque realiza la organizacinpara poder tener al da una serie de documentos que
enmarcan las actividades diarias de sta en sus procesos productivos. Estos documentos tienen
diferentes nombres e incluso algunos son reunidos en uno solo. Tales documentos renen normas
internas, procedimientos, reglamentos, directrices y formatos de los que todos los empleados
deben tener conocimiento.

Estos documentos permiten que una empresa pueda evolucionar positivamente,


independientemente de que sus dueos o accionistas principales estn encima de sta
permanentemente. Con la implementacin de unas reglas de juego claras y conocidas por todos
los empleados, solo se requiere hacer un control de gestin bsico para hacerle el seguimiento a
la empresa e ir haciendo los correspondientes correctivos para que los procesos operativos de la
empresa no se detengan y se mantengan en sintona.

Se debe ser consciente que lo ms difcil no solo es crear una empresa, sino tambin mantenerla
en el mercado y que trascienda en el tiempo. Esto ltimo es una ardua tarea que requiere el mayor
de todos los esfuerzos de la organizacin. Para mantener una empresa ya constituida en un
mercado que aparentemente puede ser a largo plazo, se debe preparar para que sta pueda ser
autnoma y que toda la organizacin se pueda acostumbrar a los continuos cambios que se le
avecinen.
16

La empresa en el momento de implantar su sistema de control interno, debe elaborar un


manual de normas y procedimientos, en el cual debe incluir todas las actividades y establecer
responsabilidades de los empleados, para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
Esta es una afirmacin realizada por http://www.monografias.com/trabajos16/control-
interno/control-interno.shtml

El manual de normas y procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual


se crea para obtener una informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral que contiene
todas las instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones, sistemas y
procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organizacin.

Las empresas en todo el proceso de disear e implementar el sistema de


control interno, tiene que preparar unos procedimientos integrales, los cuales
son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus
actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de todas las
reas, generando informacin til y necesaria, estableciendo medidas de
seguridad, control, autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento
con la funcin empresarial..

Esta aseveracin se puede encontrar enhttp://www.monografias.com/trabajos16/control-


interno/control-interno.shtml

El sistema de control interno aparte de ser una poltica de gerencia, se constituye como una
herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y
producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.

En el caso de GSA INGENIEROS, C.A., la Gerencia de Contabilidad, no cuenta con un


Manual de Normas y Procedimientos para la elaboracin de los Libros Auxiliares de Compra,
Venta e Impuesto al Valor Agregado., lo que ocasiona que al momento de ingresar un empleado a
17

esa rea no cuenta con una gua de cmo hacer los procedimientos sin tener que hacer tantas
preguntas a sus compaeros.

De igual forma, no se cuenta en la Gerencia con flujogramas que detallen los procedimientos
que all se realizan, lo que sera de gran ayuda para poder comprender las actividades realizadas.
Tambin se puede observar que algunas operaciones cuentan con formatos pocos funcionales que
pueden ser revisados y mejorados para aumentar su eficacia.

Otro problema encontrado es que han existido discrepancias en los Libros de Compra, Venta e
Impuesto al Valor Agregadoque realiza la contadora externa y el registro interno que lleva el
sistema computarizado de la empresa, lo que ha ocasionado que los resultados sean pocos
confiables y no brinden seguridad para la organizacin. Adems se debe mencionar que la
contadora mensualmente se lleva una carpeta que contiene todo los registros y respaldos
correspondientes a todas las operaciones efectuadas durante ese mes, por lo cual la empresa
pierde parte de la informacin all en encontrada, lo que ocasiona pequeos inconvenientes si es
necesario utilizar o verificar algunos de los respaldos.

Adicionalmente, existe en la Gerencia de Contabilidad un Manual de Procedimientos para el


manejo del Sistema Administrativo Profit Plus, pero cabe destacar que es muy poco consultado
por parte de los empleados que all laboran, a la hora de tener cualquier inconveniente; lo que
conlleva a que sea requerido un especialista en el sistema para que resuelva todos los
contratiempos presentados.

Es por lo anteriormente mencionado que la Gerencia de Contabilidad se ve motivada a crear un


Manual de Normas y Procedimientos de los Libros Auxiliares de Compra para la declaracin
delImpuesto al Valor Agregado., queriendo lograr el correcto manejo de todos los registros,
formatos y procedimientos existentes en dicho lugar.
18

2.2.- Formulacin del Problema

La Elaboracin de un Manual de Normas y Procedimientos de los Libros Auxiliares de


Compra para la declaracin del Impuesto al Valor Agregado, permitir optimizar el
funcionamiento y la eficacia en los procedimientos y actividades que realiza la Gerencia de
Contabilidad en la empresa GSA INGENIEROS, C.A.?

2.3.- Objetivos de la Investigacin

2.3.1.- Objetivo General

Elaborar un Manual de Normas y Procedimientos de los Libros Auxiliares de Compra para la


declaracin del Impuesto al Valor Agregado, para la Gerencia de Contabilidad de la Empresa
GSA INGENIEROS, C.A.

2.3.2.- Objetivos Especficos

- Identificar las actividades desarrolladas por la Gerencia de Contabilidad de la Empresa


GSA INGENIEROS, C.A.

- Analizar los archivos, registros y formatos que se encuentran en la Gerencia de


Contabilidad de la Empresa GSA NIGENIEROS, C.A.

- Organizarlos formatos necesarios para la elaboracin del Manual de Normas y


Procedimientos de los Libros Auxiliares de Compra para declaracin Impuesto al Valor
Agregado, para la Gerencia de Contabilidad de la Empresa GSA INGENIEROS, C.A

- Verificar que la documentacin existente en la Gerencia de Contabilidad de la Empresa


GSA INGENIEROS, C.A se encuentre en perfecto orden y fcil de manejar.
19

- Establecer las Normas y Procedimientos para la elaboracin del Manual de Normas y


Procedimientos de los Libros Auxiliares de Compra para la declaracin del Impuesto al
Valor Agregado.

- Elaborar el Manual de Normas y Procedimientos de los Libros Auxiliares de Compra para


la declaracin del Impuesto al Valor Agregado de forma preliminar.

- Validar el Manual de Normas y Procedimientos de los Libros Auxiliares de Compra para


la declaracin del Impuesto al Valor Agregado.

- Implantar el Manual de Normas y Procedimientos de los Libros Auxiliares de Compra


para la declaracin del Impuesto al Valor Agregado dentro de la Gerencia de Contabilidad
de la empresa GSA INGENIEROS, C.A.

2.4.- Justificacin e Importancia

La investigacin realizada en la Gerencia de Contabilidad de la empresa GSA INGENIEROS,


C.A. responde a la necesidad de identificar aquellos factores que afectan la elaboracin del libro
Auxiliar de Compra para la declaracin del Impuesto al Valor Agregado, para brindarle a la
empresa seguridad y efectividad en sus resultados y as garantizar su estabilidad en el mercado.

La finalidad de detectar las causas que pueden alterar las actividades en la Gerencia de
Contabilidad,esla de poder mejorar y actualizar cualquier tipo de documento o informacin que
sta genere, y de esta manera crear uniformidad en los procesos para brindar confiabilidad y
eficiencia en el momento oportuno.

Otra razn que justifica la elaboracin de un Manual de Normas y


Procedimientos es que estos son documentos escritos que concentran en
forma sistemtica una serie de elementos y procedimientos administrativos
con el fin de informar y orientar las operaciones y actividades que se realizan
en la empresa, unificando los criterios de desempeo y cursos de accin que
debern seguirse para cumplir con los objetivos trazados. Incluyen las
20

normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido


estableciendo en el transcurso del tiempo y su relacin con las funciones,
procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada..
Jimnez. (2002).

Los Manuales de Normas y Procedimientos representan una gua prctica y


se utilizan como herramienta de soporte para la organizacin, son
considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de decisiones
en la administracin, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la
orientacin precisa que requiere la accin humana en cada una de las
unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a
nivel operativo o de ejecucin, pues son una fuente de informacin que trata
de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la
adecuada realizacin de las actividades que se le han encomendado.UNAM
(2000.2004)

Se considera fundamental disear un Manual de Normas y Procedimientos para la elaboracin


de los Libros Auxiliares de Compra para la declaracin del Impuesto al Valor Agregado, debido a
que ste proporcionar la disponibilidad y comprensin de la informacin en el momento
oportuno y facilitar las funciones y actividades que se ejecutan en dicha Gerencia.

2.5.- Alcance

Esta investigacin tomar en cuenta el estudio y anlisis de toda la informacin y archivos


referentes a la Gerencia de Contabilidad, tomando en consideracin aquellos elementos que
aporten criterios con el cual se pueda elaborar el Manual de Normas y Procedimientos de los
Libros Auxiliares de Compra para la declaracin del Impuesto al Valor Agregado.

Igualmente, se pretende brindar seguridad y confiabilidad en los resultados que generen los
Libros Auxiliares de Compra para la declaracin del Impuesto al Valor Agregado., adems de
servir de anlisis o revisin de los procedimientos actuales para que la organizacin se vea
optimizada y mejore en sus procedimientos y actividades.
21

2.6.- Limitaciones

La principal limitante para realizar esta investigacin se debe a la poca cantidad de tiempo con
la que se cuenta para investigar, analizar y proponer soluciones para los problemas que enfrentan
la Gerencia de Contabilidad en el control y manejo de documentos y archivos. Otra limitacin es
que las personas integrantes de la Gerencia ejecutan diversas actividades en la empresa, por lo
cual en ciertas ocasiones no se encuentran disponibles para proporcionar la informacin que se
requiere para llevar a cabo los objetivos de la investigacin.
CAPTULO III

MARCO TERICO

El principal objetivo de este captulo es explicar algunas actividades que anteceden a la


investigacin realizada en la Gerencia de Contabilidad. De igual forma, se presentarn aspectos
de carcter terico que se relacionan con la Elaboracin de un Manual de Normas y
Procedimientos, para lo cual se comentarn algunos argumentos relacionados con Manual,
Procedimientos, Diagramas de Flujo, Organigrama y algunos Trminos Bsicos.

3.1.- Antecedentes de la Investigacin

Desde que GSA INGENIEROS, C.A. fue fundada en el 25 de Abril de 2.002; contaba con un
solo departamento de administracin, el cual se encargaba de realizar todas las actividades que
realizaba la empresa. Aos ms tarde por motivos de expansin, la empresa se vio en la necesidad
de crear varios departamentos cuya finalidad sera que cada uno de estos se encargar de realizar
sus funciones especficas sin que haya sobrecarga de trabajo.

En sus comienzos la empresa GSA INGENIEROS, C.A., contrat los servicios de la Oficina de
Contadores Franca Dionisiola cual se encargaba de llevar la contabilidad de la empresa, dentro de
esa oficina la contadora Lucia Bejarano era la persona que se encargaba de GSA INGENIEROS,
C.A., luego de cierto tiempo, esta contadora decide separarse de la firma de contadores y trabajar
como persona natural lo cual ocasiona que asuma todo el manejo de la contabilidad de la
empresa.

En el 2.006 la empresa establece dentro de su organizacin, que todo documento debe ser
clasificado y archivado en carpetas que contenga su identificacin, para llevar un mejor control
de los documentos que son generados por la empresa y que se van a entregar a la contadora
externa.
23

En el 2.008 la empresa GSA INGENIEROS, C.A. decide instalar un Sistema Administrativo


llamado Profit Plus, el cual se encargara de hacer ms efectivo y eficiente el manejo de las
actividades y procedimientos realizados por la empresa, adems de lograr proporcionar
caractersticas tan avanzadas como: Procesamiento de transacciones a alta velocidad e integridad
de datos, Seguridad definida por el usuario, Escalabilidad del Sistema y Flexibilidad Modular.

A finales del 2.009 se cre una cuenta nmina en al Banco Mercantil para hacer ms ligero el
pago de nmina a los trabajadores. Adems se comienza a presentar discrepancias en los libros
auxiliares que presenta la contadora externa y el registro interno que lleva el sistema
computarizado de la empresa, ya que cuando se comparaban los montos suministrados por la
contadora con los de la empresa, se notaba una considerable diferencia.

A comienzos del ao 2012, la Gerencia de Contabilidad toma la decisin de elaborar un mejor


control interno de los Libros Auxiliares de Compra, Venta e Impuesto al Valor Agregado en un
formato de Microsoft Excel, para tener un soporte confiable y fcil de manejar a la hora de hacer
una comparacin con los libros suministrados por la contadora, con el fin de llevar un mejor
control al momento de hacer los respectivos pagos ante el Servicio Nacional Integrado de
Administracin Aduanera y Tributaria, ya que en varias oportunidades lo que se pagaba no
corresponda con lo que realmente se generaba en la empresa.

Por lo antes mencionado es que se decide elaborar un Manual de Normas y Procedimientos para
la elaboracin de los Libros Auxiliares de Compra para la declaracin del Impuesto al Valor
Agregado, con el fin de que cualquier personal administrativo este en capacidad de realizarlo
siguiendo los pasos y pautas establecidas en el manual evitando preguntas frecuentes y
procedimientos innecesarios.

3.2.- Bases Tericas

3.2.1.- Manual

Para entender el concepto de Manuales de Normas y Procedimientos es necesario comprender


primero lo que es un manual. A continuacin se muestran algunas definiciones:
24

Se entiende que un manual es todo cuerpo sistemtico que indica las actividades a ser
cumplidas por la organizacin y la forma en que las mismas debern ser realizadas, ya sea de
manera conjunta o separada. Segn Giovanny E. Gmez (2001:12)

"Son libros organizados para promover un mejor entendimiento de polticas, prcticas y


procedimientos administrativos; su propsito es el de suministrar un pronunciamiento
actualizado, conciso y claro de la funcin exacta de cada fase del negocio de la empresa".

Es decir, los manuales son guas que se elaboran para mantener actualizados los distintos
procesos que realiza la empresa. Son adems instrumentos que sirven de control interno ya que
en ellos quedan establecidos los procedimientos que se siguen en la empresa. A travs de ellos se
pueden comparar y controlar todas las actividades.

Los Manuales son los documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizadas para
comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. Consisten en la
organizacin lgica y ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo el esquema de
una especie de libro actualizable.

3.2.1.1.- Caractersticas de los Manuales:

Entre las caractersticas de los Manuales se encuentran:

Son la base del control operacional contable, ya que en ellos se describe la informacin
referida a normas, polticas y procedimientos contables por los cuales se evaluar el
desarrollo operacional.
Su lenguaje debe ser sencillo y claro para el uso de terceras personas, para que al leerlo
las instrucciones sean bien interpretadas.
Son flexibles debido que se elaborarn considerando la posibilidad de cambios, es decir,
deben ser diseados de forma flexible que permitan amoldarse a diversas eventualidades,
con el fin de enfrentar los cambios que se produzcan en el entorno empresarial.
25

Los manuales deben mantener uniformidad en los criterios de redaccin en las secciones,
puesto que ste conllevar a un mejor entendimiento. Un alto grado de confianza, orden y
consistencia en las acciones a ejecutar.

3.2.1.2.- Clasificacin de los Manuales, segn Giovanny E. Gmez (2001:12):

De Acuerdo a su Contenido:
Los manuales pueden clasificarse como:
Manuales de Historia de la Empresa
Manual de Polticas de la Empresa.
Manuales de Organizacin de la Empresa.
Manuales de Procedimientos de la Empresa.
Manuales de Contenido Mltiple.
De acuerdo a su Funcin Especfica:
Los manuales pueden ser:
Manuales de Personal
Manuales de Compra
Manuales de Produccin.
Manuales de Venta.
Manuales de Finanzas
Manuales de Otras Funciones.

3.2.1.3.- Ventajas de los Manuales:

Segn Giovanny E. Gmez (2001:12) el uso de los manuales ofrece cuantiosas ventajas entre
las cuales se pueden mencionar:
Facilitar la revisin constante de las polticas y procedimientos, revelando las diferencias
o debilidades.
Permite conocer detalladamente todas las actividades de un rea de la Institucin, la
responsabilidad individual y los procedimientos.
Establecen la continuidad y coherencia en las prcticas y normas a travs del tiempo.
26

Hacen ms eficaz y eficiente el trabajo del personal, y el registro de las operaciones,


evitando que se alteren arbitrariamente.
Sirven para uniformar y controlar las rutinas de trabajo evitando su alteracin arbitraria.
Sirven como herramienta en el entrenamiento y capacitacin del personal en su rango,
ayuda a la seleccin de trabajadores en caso de vacantes.

3.2.1.4.- Contenido de los Manuales:

El autor Giovanny E. Gmez (2001:12) considera que:

"Los Manuales contienen, en su forma especfica, polticas, normas, procedimientos,


organizacin, historias, aspectos legales y principios especficos del rea a la cual se destinan,
as como formularios, organigramas, flujogramas, modelos de informes y en algunos casos,
estndares para medir el desenvolvimiento operacional, entre otros".

Los Manuales pueden contener instructivos referentes a:

Prlogo o introduccin.
Utilizacin de formularios.
Registros de contabilidad.
Preparacin de informes financieros
Cdigo y catlogo de cuentas.
Organigrama representativo de la estructura organizacional.

3.2.1.5- Importancia de los Manuales:

Su importancia radica en que es una herramienta que sirve para el manejo y planificacin de los
recursos organizacionales, sean stos recursos humanos o materiales; a su vez, constituyen un
medio para agilizar los procesos contables y aumentar el logro de sus objetivos.
27

Por otra parte, el manual ofrece al personal una gua para la ejecucin de sus labores, que
resultar particularmente valiosa para instruir al personal de reciente ingreso, y es de gran
utilidad para evitar errores o pasar por alto aspectos elementales.

Un manual le permite a la empresa contar con un medio de consulta sobre la realizacin de las
operaciones que en l se contemplan, contribuye a mejorar la calidad y oportunidad de la
informacin as como tambin minimizar los errores humanos que pudieran existir por la falta de
un material de informacin de este tipo.

La idea de implantar manuales en la empresa es que esta contine trabajando en la misma


eficiencia durante la ausencia de alguno de los responsables de un cargo en particular. Por ello es
importante para las empresas contar con manuales de procedimientos contables, administrativos o
financieros para lograr con mayor eficacia los objetivos o metas propuestas.

3.2.2.- Procedimientos

En la pgina (http://deconceptos.com/general/procedimiento). Se utiliza el trmino


procedimiento como la accin de proceder o el mtodo de ejecutar algunas cosas. Se trata de una
serie comn de pasos definidos, que permiten realizar un trabajo de forma correcta. Mientras que
la Real academia espaola, establece que un procedimiento es el mtodo de ejecutar algunas
cosas.

3.2.3. Manual de Normas y Procedimientos:

Este manual contiene detalladamente todos los procedimientos que se realizan en la empresa,
as como las normas y pautas especficas que se aplican para la elaboracin de los diferentes
procedimientos llevados a cabo en las operaciones. Segn MARCHAN C., A (2004)

"Son manuales donde se establecen pautas especficas acerca de las normas aplicables en
forma general o especfica para los procedimientos identificados en la organizacin".
28

3.2.3.1- Caractersticas:

Las caractersticas de este tipo de manuales son las siguientes:

Detalla todos los procedimientos que se realizan en la empresa.


Estable pautas o normas especficas.

3.2.3.2.- Objetivo:

El objetivo de estos manuales es presentar en forma ordenada y sistemtica las normas y los
procedimientos llevados en las operaciones de la organizacin, con la finalidad de dotar a la
empresa de un instrumento que indique la forma de hacer las actividades y facilite en un
momento determinado la verificacin de los pasos correctos a seguir para el cumplimiento de las
funciones, as como garantizar la continuidad de los procedimientos an cuando sucedan
cambios.

3.2.4.- Flujogramas:

Los flujogramas para MARCHAN C., A (2004):

"Son Tcnicas de documentacin que constan de smbolos que permiten


visualizar el procedimiento de una operacin, desde su origen hasta su
destino de una manera secuencial y cronolgica, as como las relaciones
interdepartamentales, la divisin de responsabilidades, distribucin de
documentos y la situacin de los registros y archivos de contabilidad,
involucradas en esas operaciones".

3.2.4.1.- Ventajas del Flujogramas:

Para MARCHAN C., A (2004):


Las ventajas de los flujogramas son las siguientes:
29

La simbologa empleada en su preparacin son de conocimiento universal lo que facilita


la comunicacin con los tcnicos y los programadores de computadoras en el rea de
procesamiento de datos.
Permite sincronizar y detallar todo el proceso operativo disminuyendo explicaciones y
representaciones.
Por su forma representativa de las operaciones; se pueden localizar con facilidad las zonas
deficientes, duplicidad en operaciones, as como aplicar los correctivos necesarios.
Tienen un alto grado de objetividad y flexibilidad ya que se adaptan a problemas
especficos.

3.2.5. Organigramas:

Segn Fernando MARCHAN C.,(2.004) A los organigramas:

"Representan grficamente la estructura organizativa de la Institucin, donde se visualiza el


acoplamiento entre sus partes componentes, adems que permite observar las distintas
relaciones, dependencias y conexiones que pueden existir en la organizacin".

Los organigramas se implementan para informar al personal de la Institucin en general,


personal de nuevo ingreso y a terceras personas sobre la naturaleza y el tipo de la estructura de la
Institucin, de igual manera para detectar y corregir deficiencias o errores de estructura.

3.2.5.1.- Ventajas del Organigrama:

Facilita al personal entender y habituarse a la estructura organizativa de la institucin.


Incentiva a la superacin de los trabajadores, puesto que al conocer el rango superior, se
esmeran por obtenerlo.
Permite economizar tiempo, esfuerzos y recursos, en el sentido de que reflejan las lneas
de mando y autoridad, por lo que los trabajadores conocern a qu departamento
dependen, a quin deben reportar, as como supervisar.
Facilita la evaluacin de la estructura y todos los aspectos relacionados implcitamente
con ella con el propsito de detectar fallas o debilidades y corregidas.
30

3.2.6.- Trminos Bsicos:

GERENCIA: Unidad o divisin de una empresa sobre el cual un gerente tiene autoridad respecto
al desempeo de actividades. (http://www.google.com).
EFICACIA: Capacidad de alguna cosa o persona para realizar aquello a lo que est destinado.
(http://www.google.com).
EFICIENCIA: Facultad o actitud especial para lograr un efecto determinado y accin con que se
logra ese efecto. (http://www.google.com).
NORMAS: Constituye el nervio de la organizacin. (http://www.yahoo.com).
CAPTULO IV

MARCO METODOLGICO

La presente investigacin tiene por objeto la realizacin de unManual de Normas y


Procedimientos para la elaboracin de los Libros Auxiliares de Compra para la declaracin del
Impuesto al Valor Agregadoen la Gerencia de Contabilidad. Por lo cual, es necesario situar al
detalle el conjunto de mtodos y tcnicas ms apropiados, empleados en el proceso de
recoleccin, presentacin y anlisis de los datos requeridos, con la finalidad de cumplir con el
propsito general de la investigacin planteada.

En el marco metodolgico de este trabajo, se desarrollarn aspectos relativos al tipo de estudio y


a su diseo de investigacin, incorporados de acuerdo a los objetivos establecidos, las tcnicas e
instrumentos utilizados en la recoleccin de datos y el anlisis y tratamiento de la informacin,
que permitir destacar las evidencias ms significativas encontradas en relacin a la elaboracin
del Manual de Normas y Procedimientos en dicha gerencia.

4.1. Tipo de Investigacin

De acuerdo al problema planteado referido a la utilizacin de un Manual de Normas y


Procedimientos para la elaboracin de los Libros Auxiliares de Compra para la declaracin del
Impuesto al Valor Agregado de la empresa GSA INGENIEROS, C.A. se utiliza el tipo de
investigacin denominado explicativa. Tal como la refiere (Arias, 2.006), la misma consiste en
buscar el porqu de los hechos mediante el establecimiento de relaciones causa-efecto. En este
sentido, los estudios explicativos pueden ocuparse tanto de la determinacin de las causas
(investigacin post facto), como de los efectos (investigacin experimental), mediante la prueba
de hiptesis.
32

En atencin a esta modalidad de investigacin, se introducirn dos grandes fases en el estudio. En


la primera de ellas, se determinarn las causas que ocasionan las deficiencias en el manejo de
documentos a fin de detectar los cimientos del problema, y en la segunda fase se estudiarn los
efectos que ocasionan esas deficiencias tanto en los departamentos investigados como en las otras
reas de la empresa con el propsito de aportar criterios que lleven a la solucin del problema.

4.2. Diseo de la Investigacin

Segn (Arias, 2.006), el diseo de investigacin es la estrategia general que adopta el


investigador para responder al problema planteado. La presente investigacin se orienta hacia el
diseo de campo. Por cuanto, este diseo de investigacin no solo permite observar, sino
recolectar los datos directamente de la realidad objeto de estudio, en su ambiente cotidiano, para
analizar e interpretar los resultados de estas indagaciones
.
4.3. Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos

En la presente investigacin se emplearn una serie de instrumentos y tcnicas de recoleccin de


informacin, orientadas de manera esencial a alcanzar los fines propuestos.Dada la naturaleza del
estudio y en funcin de los datos que se requieren, tanto de tipo terico como de tipo
metodolgico de la investigacin, en primer lugar se sitan las denominadas tcnicas e
instrumentos utilizados para la investigacin de campo. Emplendose de ellas,
fundamentalmente, para el anlisis de las fuentes documentales y de la realidad del objeto de
estudio, la observacin directa, la cual ayuda a recabar informacin directamente de los
problemas evaluados. En segundo lugar, se introducir la tcnica de la entrevista no estructurada,
para la cual se utilizar como instrumento la libreta de notas y tendr como finalidad interrogar a
las personas que laboran en la Gerencia de Contabilidad, directamente vinculados al problema
investigado.

Cabe considerar por otra parte, que para la elaboracin del manual se utilizarn algunas tcnicas
muy especializadas en el rea de Organizacin y Sistemas, como lo son los flujogramas, stos
permitirn mostrar grficamente las diversas operaciones o tareas que se desarrollan para la
33

ejecucin de un procedimiento especfico tomando en consideracin al personal involucrado, as


como la documentacin requerida en los procesos.

Debe sealarse, por otra parte, que los flujogramas permitirn ilustrar y visualizar de manera
grfica, donde se origina un determinado documento, donde se archiva, si da origen a otro
documento y el flujo de factores que determinan la direccin del documento.

Tambin se debe mencionar el uso de la tcnica del Diagrama Causa-Efecto, el cual nos muestra
de una manera grfica los problemas encontrados dentro de la gerencia y las races del porqu
suceden stos.

4.4. Elaboracin del Cronograma de Actividades

Abril Mayo 2012 Junio 2012 Julio 2012


N Actividad Inicio Fin 2012
23/04 11/05 14/05 25/05 08/06 22/06 25/06 09/07 20/07

1 Proceso de 23/04/2012 11/05/2012

induccin

Revisin y 14/05/2012 25/05/2012


2 manejo de
documentos
tiles para la
elaboracin del
Manual
Elaboracin de 28/05/2012 08/06/2012
los
3 procedimientos
a seguir para la
elaboracin del
Manual
4 Elaboracin del 11/06/2012 22/06/2012
Manual
5 Revisin y 25/06/2012 06/07/2012
mejoras del
Manual
6 Conclusiones y 09/07/2012 20/07/2012
Recomendacion
es
Carta Gantt
Fuente: Elaboracin Propia
CAPTULO V

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL LIBRO


AUXILIAR DE COMPRA EN LAGERENCIA DE CONTABILIDAD DE LA
EMPRESA GSA INGENIEROS, C.A.
MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS PARA EL LIBRO PGINA N01


AUXILIAR DE COMPRA EN N 01 DE 01
LAGERENCIA DE CONTABILIDAD DE LA
Rif: J.30913287-3 EMPRESA GSA INGENIEROS, C.A.

TEMA: TTULO FECHA: 01-09-2012

ASUNTO: TTULO

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL LIBRO


AUXILIAR DE COMPRA EN LAGERENCIA DE CONTABILIDAD DE
LA EMPRESA GSA INGENIEROS, C.A.

ELABORADO POR: AUTORIZADO POR: APROBADO POR:

ANGELIS ROJAS
MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS PARA EL LIBRO PGINA N02


AUXILIAR DE COMPRA EN N 01 DE 01
LAGERENCIA DE CONTABILIDAD DE LA
Rif: J.30913287-3 EMPRESA GSA INGENIEROS, C.A.

TEMA: NDICE FECHA: 01-09-2012

ASUNTO: NDICE

NDICE

INTRODUCCIN...3
OBJETIVOS....
.4
ALCANCE...5
NORMAS GENERALES PARA LA ELABORACIN DEL LIBRO AUXILIAR
DE COMPRA..6
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DEL LIBRO
AUXILIAR DE COMPRA DE LA GERENCIA DE CONTABILIDAD...7
FLUJOGRAMA PARA LA ELABORACIN DEL LIBROAUXILIAR
DE COMPRA DE LA GERENCIA DE CONTABILIDAD...9
CONCLUSIN...10
RECOMENDACIN.11

ELABORADO POR: AUTORIZADO POR: APROBADO POR:


ANGELIS ROJAS
MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS PARA EL LIBRO PGINA N03


AUXILIAR DE COMPRA EN N 01 DE 01
LAGERENCIA DE CONTABILIDAD DE LA
Rif: J.30913287-3 EMPRESA GSA INGENIEROS, C.A.

TEMA: INTRODUCCIN FECHA: 01-09-2012

ASUNTO: INTRODUCCIN

INTRODUCCIN

GSA INGENIEROS, C.A., Es una empresa de servicios en las reas de instalaciones


elctricas, mecnicas, control, seguridad electrnica y deteccin de incendio; cuenta con
varias gerencias dentro de su organigrama, una de estas es la Gerencia de Contabilidad, la cual
no cuenta con un Manual de Nomas y Procedimientos para la elaboracin del Libro Auxiliar
de Compra .

Los manuales constituyen herramientas claves e indispensables para el logro de las


actividades funcionales concernientes a una organizacin, ya que en ellos, estn contenidos
elementos que orientan a la comprensin y visualizacin de las diferentes acciones que se
ejecutan de forma detallada dentro de los departamentos.

Por otra parte, sirven para registrar las normas tanto generales como especficas
concernientes a las diferentes actividades administrativas incurridas en una unidad
determinada de la organizacin, para fines indicativos o de referencia, permitiendo un mejor
control en el manejo de actividades, con el objeto de lograr permanentemente la eficiencia en
el desenvolvimiento de las funciones de la misma.

ELABORADO POR: AUTORIZADO POR: APROBADO POR:

ANGELIS ROJAS
MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS PARA EL LIBRO PGINA N04


AUXILIAR DE COMPRA EN N 01 DE 01
LAGERENCIA DE CONTABILIDAD DE LA
Rif: J.30913287-3 EMPRESA GSA INGENIEROS, C.A.

TEMA: OBJETIVOS FECHA: 01-09-2012

ASUNTO: OBJETIVOS

OBJETIVOS

El objetivo de este manual, es proporcionar un instrumento de apoyo que contenga de forma


escrita y grfica, las diferentes normas y procedimientos necesarios, para permitir una mejor
comprensin y desenvolvimiento al momento de elaborar el Libro Auxiliar De Compra en la
Gerencia de Contabilidad de la empresa GSA INGENIEROS, C.A.

En resumen la implementacin del manual permitir unificar criterios, establecer


responsabilidades que permitan facilitar las labores de control interno y establecer en forma
de documento los pasos que deben darse en cada actividad.

ELABORADO POR: AUTORIZADO POR: APROBADO POR:

ANGELIS ROJAS
MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS PARA EL LIBRO PGINA N05


AUXILIAR DE COMPRA EN N 01 DE 01
LAGERENCIA DE CONTABILIDAD DE LA
Rif: J.30913287-3 EMPRESA GSA INGENIEROS, C.A.

TEMA: ALCANCE FECHA: 01-09-2012

ASUNTO: ALCANCE

ALCANCE

El presente Manual de Normas y Procedimientos para el libro Auxiliar de Compra en la


Gerencia de Contabilidad de la empresa GSA INGENIEROS, C.A., est dirigido al personal
que labora en dicha gerencia, para que las actividades que se ejecutan en la misma, se realicen
de la mejor forma posible y orienten el esfuerzo al cumplimiento de las metas gerenciales y
funcionales de la organizacin.

Este manual se diseo de forma tal, que los lectores o usuarios del mismo puedan obtener
rpidamente de l, la informacin clara y precisa de cada una de las normas y los
procedimientos administrativos utilizados en cada gerencia de la empresa, las cuales de ser
centralizadas pueden ser fcilmente modificadas en caso que sea necesario.

ELABORADO POR: AUTORIZADO POR: APROBADO POR:

ANGELIS ROJAS
MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS PARA EL LIBRO PGINA N06


AUXILIAR DE COMPRA EN N 01 DE 01
LAGERENCIA DE CONTABILIDAD DE LA
Rif: J.30913287-3 EMPRESA GSA INGENIEROS, C.A.

TEMA: NORMAS GENERALES DE LA FECHA: 01-09-2012


GERENCIA DE CONTABILIDAD

ASUNTO: NORMAS GENERALES PARA LA ELABORACIN DEL LIBRO

AUXILIAR DE COMPRA

NORMAS GENERALES PARA LA ELABORACIN DEL LIBRO AUXILIAR DE


COMPRA

1. El Libro Auxiliar de Compra se debe elaborar en un archivo Microsoft Excel.

2. Se debe abrir una carpeta y elaborar un libro por cada mes del ao. Este contendr el
nombre del mes y el periodo en que fue realizado.

3. Toda compra realizada por la empresa, solo si est a nombre de sta, se debe registrar
en este libro, no importa el monto de la factura.

4. El libro contendr todos los datos fiscales de la factura, de igual forma, que el monto
de la base imponible, la alcuota, el Impuesto al Valor Agregado y el total de Compras
incluyendo el Impuesto al Valor Agregado.

5. Al culminar la elaboracin del libro, ste se tendr que presentar ante el gerente del
rea para su revisin y la toma de decisin oportuna.

ELABORADO POR: AUTORIZADO POR: APROBADO POR:

ANGELIS ROJAS
MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS PARA EL LIBRO PGINA N07


AUXILIAR DE COMPRA EN N 01 DE 02
LAGERENCIA DE CONTABILIDAD DE LA
Rif: J.30913287-3 EMPRESA GSA INGENIEROS, C.A.

TEMA: PROCEDIMIENTO DE LA GERENCIA DE FECHA: 01-09-2012


CONTABILIDAD

ASUNTO: PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DEL LIBRO AUXILIAR

DE COMPRA DE LA GERENCIA DE CONTABILIDAD

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DEL LIBRO AUXILIAR DE


COMPRA DE LA GERENCIA DE CONTABILIDAD

1. La persona encargadade elaborar el libro Auxiliar de Compra en la Gerencia de


Contabilidad de la empresa GSA INGENIEROS, C.A., recibir todas las facturas
correspondientes a las compras realizadas por sta.

2. Se deber organizar cada factura por mes, siguiendo un orden cronolgico.

3. Se deber verificar que la factura este a nombre de la empresa, en caso de no ser as


sta se archivar en una carpeta adicional para su procesamiento por parte de otro
empleado de la gerencia

4. Luego la persona encargada de elaborar el libro cargar en el archivo de Microsoft


Excel todas las facturas siguiendo un orden cronolgico y enumerando
consecutivamente cada operacin.

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ANGELIS ROJAS
MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS PARA EL LIBRO PGINA N08


AUXILIAR DE COMPRA EN N 02 DE 02
LAGERENCIA DE CONTABILIDAD DE LA
Rif: J.30913287-3 EMPRESA GSA INGENIEROS, C.A.

TEMA: PROCEDIMIENTO DE LA GERENCIA DE FECHA: 01-09-2012


CONTABILIDAD

ASUNTO: PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DEL LIBRO AUXILIAR

DE COMPRA DE LA GERENCIA DE CONTABILIDAD

5. Al momento de cargar la factura en el archivo de Microsoft Excel, se deber colocar en


ste la fecha de emisin de la factura, el Registro de Informacin Fiscal del proveedor,
el nombre del proveedor, el nmero de factura, el nmero de control de sta, la base
imponible, la alcuota, el Impuesto al Valor Agregado y el total de Compras incluyendo
el Impuesto al Valor Agregado.

6. Al culminar de cargar todas las facturas la persona encargada deber totalizar stas.

7. Despus de su totalizacin, la persona encargada entregar el libro al gerente del rea


para su revisin y toma de decisin oportuna

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MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS PARA EL LIBRO PGINA N09


AUXILIAR DE COMPRA EN N 01 DE 01
LAGERENCIA DE CONTABILIDAD DE LA
Rif: J.30913287-3 EMPRESA GSA INGENIEROS, C.A.

TEMA: FLUJOGRAMA DE LA GERENCIA DE FECHA: 01-09-2012


CONTABILIDAD

ASUNTO: FLUJOGRAMA PARA REALIZAR EL PROCEDIMIENTO DE LA

ELABORACIN DEL LIBRO AUXILIAR DE COMPRA DE LA GERENCIA DE


CONTABILIDAD

ELABORADO POR: AUTORIZADO POR: APROBADO POR:

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MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS PARA EL LIBRO PGINA N10


AUXILIAR DE COMPRA EN N 01 DE 01
LAGERENCIA DE CONTABILIDAD DE LA
Rif: J.30913287-3 EMPRESA GSA INGENIEROS, C.A.

TEMA: CONCLUSIN FECHA: 01-09-2012

ASUNTO: CONCLUSIN

CONCLUSIN

La elaboracin de un manual de normas y procedimientos administrativo constituye un


instrumento dirigido a orientar las acciones de forma especfica en cada gerencia. Adems son
instrumentos que se utilizan para guiar las acciones del trabajador en las actividades
realizadas, con la finalidad de facilitar la ejecucin de los mismos.

Este manual le permitir a la gerencia verificar que los empleados realicen sus actividades
segn lo establecido en ste.

Adems de garantizar que la persona encargada de realizar el manual, se evite de hacer


preguntas innecesarias y as no perder tiempo alguno.

ELABORADO POR: AUTORIZADO POR: APROBADO POR:

ANGELIS ROJAS
MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS PARA EL LIBRO PGINA N11


AUXILIAR DE COMPRA EN N 01 DE 01
LAGERENCIA DE CONTABILIDAD DE LA
Rif: J.30913287-3 EMPRESA GSA INGENIEROS, C.A.

TEMA: RECOMENDACIN FECHA: 01-09-2012

ASUNTO: RECOMENDACIN

RECOMENDACIN

1. Se recomienda elaborar el libro al final de cada mes, para poder procesar un mayor
nmero de facturas.

2. Adems de mejorarlo para hacerlo ms funcional y estar pendiente de su vigencia.

ELABORADO POR: AUTORIZADO POR: APROBADO POR:

ANGELIS ROJAS
A continuacin se especifican unos trminos que son de gran utilidad al momento de
investigar sobre el Manual de Normas y Procedimientos de los Libros Auxiliares de Compra para
la declaracin del Impuesto al Valor Agregado.

Factura

La factura es un documento con valor probatorio y que constituye un ttulo valor, que el vendedor
entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el valor y productos
relacionados en la misma. La factura contiene la identificacin de las partes, la clase y cantidad
de la mercanca vendida o servicio prestado, el nmero y fecha de emisin, el precio unitario y el
total, los gastos que por diversos conceptos deban abonarse al comprador y los valores
correspondientes a los impuestos a los que est sujeta la respectiva operacin econmica. Este
documento suele llamarse factura de compraventa.

Requisitos de la factura.

Toda factura emitida en formatos o formas libres en Venezuela, deben de contener ciertos
requisitos que son exigidos por el Seniat, aqu los requisitos para emitir una factura legal en
Venezuela. http://www.actualidad-24.com/2010/06/factura-legal-seniat-venezuela.html

1- Debe tener la denominacin FACTURA


2- Nmero de factura y Nmero de control.
3- Fecha de emisin.
4- Nombres y Apellidos o razn social del emisor.
5- R.I.F. del emisor
6- Domicilio fiscal y telfono del emisor.
7- Nombre y Apellido o razn social, del adquirente del bien o receptor del servicio.
8- RIF o Cedula de identidad, del adquirente del bien o receptor del servicio.
9- Direccin fiscal y telfono, del adquirente del bien o receptor del servicio.
10- Descripcin de la venta del bien o de la prestacin del servicio, indicando la cantidad y
monto.
11- Todo tipo de ajuste, descuento o anulaciones en el precio, debe contar con su debida
descripcin y valor ajustado.
12- Especificar la base imponible, IVA (indicando la alcuota) y monto total a cancelar.
Ejemplo del Libro Auxiliar de Compra de la Empresa GSA INGENIEROS, C.A.
Fuente: Elaboracin Propia
Ejemplo de Comprobante de Retencin de la Empresa GSA INGENIEROS, C.A

COMPROBANTE DE RETENCION DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO

(Ley IVA - Art. 11: "Sern responsables del pago del impuesto en calidad de agentes de retencin, los compradores o adquirientes
de determinados bienes muebles y los receptores de ciertos servicos, a quienes la Administracin Tributaria desgine como tal) 0. NRO. COMPROBANTE 1. FECHA
20120300000108 14/03/2012

2. NOMBRE o RAZN SOCIAL del AGENTE DE RETENCIN 3. REGISTRO DE INFORMACION FISCAL DEL AGENTE DE RETENCION 4. PERIODO FISCAL
GSA INGENIEROS C.A. J-30913287-3 AO: 2012 MES: 03

5. DIRECCION FISCAL DEL AGENTE DE RETENCION


CALLE EL CUERVO, QTA. BLANCA MEZZANINA URB. MONTECRISTO CARACAS - VENEZUELA

6. NOMBRE O RAZN SOCIAL DEL SUJETO RETENIDO 7. REGISTRO DE INFORMACION FISCAL DEL SUJETO RETENIDO( R.I.F )
CAMPIFERRETERIA, C.A. J-306824430

COMPRAS INTERNAS O IMPORTACIONES


Compras sin IVA
Oper. Fecha de Nmero de N. Control N de Nota N de Nota Tipo de No. de Factura Total Compras derecho a Base % Impuesto RETENIDO
Nro. la factura Factura Factura Dbito Crdito Transacin Afectada incluyendo el IVA Crdito IVA Imponible Alicuota IVA
1 14/03/2012 123316 123316 1 Reg. 2.439,36 2.178,00 12,00 261,36 196,02

TOTALES: 2.439,36 0,00 2.178,00 261,36 196,02

FIRMA Y SELLO DEL AGENTE DE RETENCION

Fuente: Elaboracin Propia

Cabe destacar que si la empresa es Contribuyente especial se deben regir segn lo siguiente:

Los contribuyentes calificados como especiales. Est conformado por aquellos sujetos que han
sido expresamente calificados y notificados por el servicio como tales, atendiendo al nivel de
ingresos brutos anuales, segn la Gerencia de Tributos Internos de la Regin de su jurisdiccin.
Estos sujetos pueden ser o no entes pblicos, empresas privadas, personas naturales o jurdicas; y,
puede que sean o no contribuyentes ordinarios del Impuesto al Valor Agregado, lo cual depender
no de su calificacin como contribuyente especial, sino del hecho de que estn o no sujetos al
impuesto y que realicen o no los hechos imponibles establecidos en la Ley.
SENIAT Cre Categora De Sujetos Pasivos Especiales

El Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT), cre la


categora de sujetos pasivos especiales, mediante la Providencia nmero 0296, publicada en la
Gaceta Oficial numero 37.970 del 30 de junio de 2004 y vigente a partir de hoy 1 de julio de
2004. La Providencia establece que no perdern la condicin de contribuyentes especiales, los
sujetos calificados y notificados como tales, con anterioridad a la entrada en vigencia de la
Providencia.

Podrn ser calificados como sujetos pasivos especiales, sometidos al control y administracin de
la respectiva Gerencia Regional de Tributos Internos segn su domicilio fiscal:

Las personas naturales que hubieren obtenido ingresos brutos iguales o superiores al equivalente
a 7.500 Unidades Tributarias (UT). conforme a su ltima declaracin jurada anual para el caso de
tributos que se liquiden por perodos anuales, o que hubieren efectuado ventas o prestaciones de
servicios por montos superiores a 625 UT mensuales, conforme a lo sealado en cualquiera de las
seis ltimas declaraciones, para el caso de tributos que se liquiden por perodos mensuales.

Las personas naturales que laboren exclusivamente bajo relacin de dependencia y hayan
obtenido enriquecimientos netos iguales o superiores a 7.500 UT, conforme a lo sealado en su
ltima declaracin del Impuesto sobre la Renta.

Las personas jurdicas que hubieren obtenido ingresos brutos iguales o superiores a 30.000 UT,
conforme a lo sealado en su ltima declaracin jurada anual para el caso de tributos que se
liquiden por perodos anuales, o que hubieren efectuado ventas o prestaciones de servicios por
montos iguales o superiores a 2.500 UT mensuales, conforme a lo sealado en una cualquiera de
las seis ltimas declaraciones presentadas, para el caso de tributos que se liquiden por perodos
mensuales.

Los entes pblicos nacionales, estadales y municipales, los institutos autnomos y dems entes
descentralizados de la Repblica, de los Estados y de los Municipios, con domicilio distinto de la
Regin Capital, que acten exclusivamente en calidad de agentes de retencin o percepcin de
tributos.
Los contribuyentes que realicen operaciones aduaneras de exportacin, con exclusin de los
sujetos pasivos calificados por la Gerencia Regional de Tributos Internos de Contribuyentes
Especiales de la Regin Capital.

Asimismo, podrn ser calificados como sujetos pasivos especiales sometidos al control y
administracin de la Gerencia Regional de Tributos Internos de Contribuyentes Especiales de la
Regin Capital, independientemente de su domicilio fiscal:

a. Quienes se dediquen a las actividades primarias, industriales y de transporte de


hidrocarburos, o a la comercializacin de hidrocarburos y sus derivados para su
exportacin;
b. Los que realicen operaciones en materia de hidrocarburos o actividades conexas en
virtud de Convenios Operativos, de Exploracin y Explotacin a Riesgo bajo el
Esquema de Ganancias Compartidas o de Asociaciones Estratgicas;
c. Los que realicen operaciones de exploracin, explotacin, procesamiento,
industrializacin, transporte, distribucin y comercio interno o externo de gas natural;
y
d. Los dedicados a actividades de explotacin de minas y actividades conexas.

Deberes de los sujetos pasivos especiales

Los sujetos pasivos que sean calificados como especiales estarn sometidos al control
yadministracin de la Gerencia Regional que hubiere notificado la calificacin. En este sentido,
los sujetos pasivos especiales debern presentar sus declaraciones y pagos, as como cualquier
trmite propio de su la condicin, exclusivamente en el lugar indicado en la notificacin de su
calificacin.

La Providencia establece reglas para los casos de cambio de domicilio de los sujetos pasivos
especiales. Asimismo, se establecen reglas en relacin con los supuestos de prdida y revocacin
de la calificacin de sujeto pasivo especial.
Procedimiento para la prdida de la calificacin de especiales.

Artculo 8: Perdern la calificacin de especiales:

1. Los sujetos pasivos personas naturales, con su muerte.

2. Los sujetos pasivos personas jurdicas, con su liquidacin. No obstante continuarn bajo el
control de la Gerencia Regional que hubiere notificado la calificacin de sujeto pasivo
especial.Artculo 9: Las Gerencias Regionales de Tributos Internos podrn revocar la calificacin
de especial a los sujetos pasivos sealados en los literales a) y b) de Los artculos 2 y 3 de la
presente providencia, en los casos que hayan registrado durante los dos (2) ltimos ejercicios
anuales, ingresos brutos inferiores al mnimo establecido para su calificacin. A tal efecto, la
administracin tributaria podr efectuar las verificaciones y fiscalizaciones que estime necesarias,
salvo que hayan sido objeto de fiscalizacin respecto a los dos (2) ltimos ejercicios anuales.

En tal sentido de la norma transcrita se puede observar que la condicin de contribuyentes


especiales no se pierde, con la nica excepcin que la administracin tributaria as lo considere.
Ahora bien; El cdigo Orgnico Tributario en su captulo IV lo siguiente:

Art. 230.Quien tuviere un inters personal y directo podr consultar a la Administracin


Tributaria sobre la aplicacin de las normas tributarias a una situacin de hecho concreta. A ese
efecto, el consultante deber exponer con claridad y precisin todos los elementos constitutivos
de la cuestin que motiva la consulta, pudiendo expresar su opinin fundada. Art. 233. La
Administracin Tributaria dispondr de treinta (30) das hbiles para evacuar la consulta.

Art. 234. No podr imponerse sancin a los contribuyentes que, en la aplicacin de la legislacin
tributaria, hubieren adoptado el criterio o la interpretacin expresada por la Administracin
Tributaria en consulta evacuada sobre el asunto.

Tampoco podr imponerse sancin en aquellos casos en que la Administracin Tributaria no


hubiere contestado la consulta que se le haya formulado en el plazo fijado, y el consultante
hubiere aplicado la interpretacin acorde con la opinin fundada que haya expresado al formular
la consulta.
Art. 235. No proceder recurso alguno contra las opiniones emitidas por la Administracin
Tributaria en la interpretacin de normas tributarias.
http://franciscocesardelgado.blogspot.com/2010/04/contribuyentes-especiales.html
54

CONCLUSIONES

Una vez elaborado el Manual de Normas y Procedimientos de los Libros Auxiliares de Compra
para la declaracin Impuesto al Valor Agregado para la Gerencia de Contabilidad de la empresa
GSA INGENIEROS, C.A., se pueden presentar las siguientes conclusiones:

La Gerencia de Contabilidad se ver beneficiada en cuanto contar con un manual que


permitir ofrecer una informacin detallada, ordenada y sistemtica sobre cmo se debe elaborar
los Libros Auxiliares de Compra, Venta e Impuesto al Valor Agregado, logrando as establecer
responsabilidades y practicidad dentro de las actividades realizadas por el personal que labora en
la gerencia.

Adems de dar respuestas a los objetivos planteados, la Gerencia de Contabilidad mejorar su


sistema de control interno, estableciendo responsabilidades a sus empleados, generando
informacin til y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y cumpliendo los
objetivos organizacionales.

El personal entrante en la Gerencia de Contabilidad contar con un manual que le permitir


evitar hacer preguntas innecesarias, con procesos estructurados y formatos funcionales, para
poder lograr realizarsus actividades sin ningn inconveniente. Adems de lograr tener el correcto
manejo de todos los registros, formatos y procedimientos existentes en dicha gerencia.

El Manual de Normas y Procedimientos de los Libros Auxiliares de Compra para la declaracin


del Impuesto al Valor Agregado para la Gerencia de Contabilidad ayudar a poder mejorar y
actualizar cualquier tipo de documento o informacin que se genere en sta, y de esta manera
crear uniformidad en los procesos para brindar confiabilidad y eficiencia en un momento
oportuno.
55

Puede decirse que la utilidad de este manual de normas y procedimientos es mltiple, en virtud
de ser un instrumento que permite el funcionamiento interno con lo que respecta a la descripcin
de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin, de tal manera,
se puede afirmar que la necesidad de elaborar manuales es un punto importante dentro de las
grandes organizaciones que se manejan de manera estructurada y que cumplen con los pasos del
proceso administrativo.

La Gerencia de Contabilidad de la empresa GSAINGENIEROS, C.A., con la elaboracin de


este manual garantizar que va encaminada a lograr sus objetivos organizacionales, en un marco
de eficacia y eficiencia en donde todos sus integrantes se vern beneficiados.
56

RECOMENDACIONES

Para garantizar el adecuado manejo de los documentos que sirven de gua en la ejecucin de las
actividades desarrolladas en la Gerencia de Contabilidad de la empresa GSA INGENIEROS,
C.A. es necesario efectuar revisiones continuas en lo que se refiere a procedimientos, formatos y
archivos. De igual forma, las personas involucradas directamente en el proceso deben asegurar
que todas las tareas se lleven a cabo tal como se establece en los procedimientos de operacin
estndar

Asimismo, es importante supervisar que los formatos utilizados para llevar el control interno de
la gerencia, sean manejados correctamente para evitar confusiones entre el personal que los
emplea.

De igual forma se recomienda terminar de elaborar el Manual Auxiliar de Venta e Impuesto al


Valor Agregado, ya que motivado al poco tiempo que duro el proceso de la pasanta solo fue
posible realizar el Manual Auxiliar de Compra, por lo que motivamos al personal que labora en la
Gerencia d Contabilidad culminar con este proyecto ya que esto garantizara el logro de sus
objetivos organizacionales.

Es vital que el personal que labora en la gerencia registre y revise los resultados que arroj la
implantacin del manual, con el fin de mejorarlo en caso de que este fallando y plantear una
posible solucin a las causas que estn incidiendo en la falla.
57

FUENTES DE INFORMACIN

Textos:

GIOVANNY E. GMEZ, Auditora y Control Interno, (12 / 2001)

JIMENEZ CASTRO, Wilburg. Teoras y Tcnicas organizativas y de representacin grfica de


estructuras, de relaciones formales y de procedimientos. Editorial EDNASSS, /San Jos, Costa
Rica, 1996.2002.

ARIAS, Fidias. (2006). El proyecto de investigacin: Gua para su elaboracin 4ta edicin,
Caracas: Episteme.

MARCHAN C., A (2004) Diseo de un manual de normas y procedimientos administrativos para


la direccin de organizacin y sistematizacin industrial de la Universidad de Oriente.

FINCOWSKY E. BENJAMN MXICO, FCA UNAM, Organizacin de Empresas, Anlisis de


Diseo y Estructura

Fuentes Electrnicas:

Control Interno. http://www.monografias.com/trabajos16/control-interno/control-interno.shtml

Procedimientos. [Fecha de consulta: 3 de Julio 2009]. Disponible en:


http://deconceptos.com/general/procedimiento.

http://franciscocesardelgado.blogspot.com/2010/04/contribuyentes-especiales.html
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GLOSARIO DE TRMINOS

Archivo: Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institucin, etc.,
producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.

Control: Es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con
magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo
no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin si no existe un mecanismo que se
cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Formato: Documento o formulario pre-impreso, estructurado y aprobado por la empresa que


debe llenarse segn instructivo.

Flujograma: Representacin esquemtica de un conjunto de movimientos, o bien de una


secuencia de operaciones, en un espacio determinado.

Manual: Instrumento administrativo que contiene en forma explcita, ordenada y sistemtica


informacin sobre objetivos, polticas, atribuciones, organizacin y procedimientos de los
rganos de una institucin; as como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios
para la ejecucin del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los
objetivos de la institucin.

Norma: Es una regla o directriz para las actividades, diseada con el fin de conseguir un grado
ptimo de orden en el contexto de la calidad.

Orden de Trabajo: Documento que se refiere a la orden o pedido de fabricacin de un granel.


Este documento contiene la informacin referida a los componentes utilizados para la
fabricacin, la cantidad ordenada, la descripcin y cdigo del producto a fabricar.

Procedimiento: Forma especfica para llevar a cabo una actividad o un proceso.


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Proceso: Grupo de tareas lgicamente relacionadas que emplean los recursos de la organizacin
para dar resultados definidos en apoyo de los objetivos establecidos.

Revisin: Comprobacin de la idoneidad de los documentos para la gestin de la calidad y


cuando proceda, aprobacin despus de una modificacin.
60

ANEXOS

LOGO DE LA EMPRESA INVESTIGADA