SECRETARIA SECCIONAL DE SALUD Y

PROTECCION SOCIAL DE ANTIOQUIA

DIRECCION DE GESTION INTEGRAL DE RECURSOS

INSTRUCCIONES REPORTE PRIMER TRIMESTRE 2017

A) FORMULARIOS QUE NO HAN TENIDO MODIFICACIONES:

Datos Generales
Ejecucin presupuestal
Contratacin Externa
Produccin
Facturacin
Procesos Judiciales

a) Debe actualizar el Formulario de Datos Generales con la Informacin

del Gerente.

b) En el formulario de PRODUCCIN, recuerde verificar el nmero de

camas y los das cama disponible segn su capacidad habilitada, as
mismo, verifiquen el registro de los servicios en cada tem de acuerdo con
su portafolio de servicios

c) En el Formulario de PROCESOS JUDICIALES: recuerde hacer

las actualizaciones pertinentes, como nuevos procesos, cambios en los
apoderados, nuevas actuaciones. Si no hubo actuaciones deben colocar la
observacin. No se debe borrar ningn proceso aunque haya finalizado el
proceso.

d) Formulario de CONTRATACIN EXTERNA: se debe registrar todos

los contratos de servicios personales suscritos por la institucin durante el
trimestre, independiente del tiempo de duracin del contrato y del rubro de
gastos por el cual se comprometi.

Por lo cual debe registrar tanto los contratos de servicios personales suscritos con
cargo a los rubros de servicios personales indirectos como a otros rubros, que
corresponden a RECURSO HUMANO tercerizado en las diferentes modalidades

Solo se registran contratos de servicios personales recurso humano tercerizado -

No se deben registrar contratos de suministros
Objeto del contrato: se debe diligenciar la actividad que gener la necesidad del
contrato y la cual va a desarrollar el contratista. No coloque todo el objeto tal
como est en el contrato resuma coloque que profesional est contratando.

Adicionalmente, debe hacerse la justificacin de los valores que se contrat por

cada rubro diferente a servicios personales indirectos

e) Formulario de FACTURACIN Debe tener en cuenta los conceptos de :

Contratado: se debe registrar el valor incluido en los contratos suscritos con las
entidades responsables de pago de servicios de salud para la vigencia.
Facturado: se registra el valor de los servicios facturados al paciente por cada una
las entidades responsables de pago de servicios de salud, aun cuando este valor
haya superado el valor del contrato o el tope de presupuesto contratado con la
direccin territorial de salud, o con la EPS del rgimen subsidiado, en fin. Este
valor debe ser igual a lo registrado en la cuenta 4312 venta de servicios de salud
Las glosas son objeciones a las cuentas de cobro presentadas por las
Instituciones prestadoras de servicios de salud IPS, originadas en las
inconsistencias detectadas en la revisin de las facturas y sus respectivos
soportes, las cuales pueden determinarse al interior de la misma institucin o por
las entidades con las cuales se hayan celebrado contratos de prestacin de
Servicios.

Las objeciones o glosa inicial son las que estn en trmite para resolverse
sean que llegaron y no se han respondido o que se respondieron y estn
pendientes de respuesta por parte de la EPS.

En el formulario de cartera se registran todas las objeciones a la facturacin

radicada incluyendo las de vigencia actual como de vigencias anteriores que estn
pendientes por conciliar, el sistema las cruza con la cuenta 8.3.3.3 del balance

En el formulario de facturacin se registra el valor de las objeciones realizadas por

las entidades responsables de pago de servicios de salud a la facturacin radicada
de la vigencia que a la fecha de reporte estn pendientes por revisar. O sea las
que corresponden a facturacin del 2016. No cruza con ningn otro dato, pero se
verifica que sean menores a las de la 8.3.3.3

La glosa definitiva, es aquella objecin que no es subsanable, que se

acepta definitivamente y que se registra en la subcuenta 58.08.02, y la cual
debe surtir al interior de la entidad todo un proceso de investigacin y
responsabilidades.
 En el formulario de facturacin debe registrarse el valor glosado por cada uno de
las entidades responsables de pago de servicios de salud frente a la facturacin
presentada y que haya sido aceptada por la IPS de la facturacin de la vigencia
2017.

f) Formulario de EJECUCION PRESUPUESTAL

Se debe registrar de acuerdo a lo consignado en el archivo de EJECUION (formato

Excel de la SSSA), el cual deben enviar como soporte:

Adems de la validacin frente a lo registrado en SIHO, se verifica

* El ajuste de la Disponibilidad Inicial: Se verifica si la ESE realiz el proceso para

el ajuste y ejecucin de los saldos en caja y bancos a diciembre 31 de 2016.

* La asignacin de los recursos de mantenimiento se les recuerda que como

mnimo se deben asignar y utilizar el 5% de los ingresos y debern ajustarse a
medida que se suscriben nuevos contratos. La SSSA reporta a la Supersalud sta
informacin con base en las ejecuciones que nos presentan.

B) FORMULARIOS QUE HAN TENIDO MODIFICACIONES:

Balance General
Estado de Actividad
Pasivos
Cartera

Los formularios de BALANCE GENERAL, ESTADO DE ACTIVIDAD Y PASIVOS,

estn estructurados con el nuevo marco normativo bajo NIIF - Resolucin 414 de
2014 de la CGN y el Catalogo General de Cuentas - Resolucin 139 de 2015
versin 02 de 19/08/2016.

Los Hospitales deben registrar la informacin en estos formularios de acuerdo a lo

que han reportado a la Contadura General de la Nacin en el aplicativo CHIP y la
SSSA realizar verificacin de lo registrado en SIHO con el CGN de convergencia
El Ministerio no solicita todas las cuentas de estos estados as que debern
agrupar las cuentas tal como las soliciten los formularios.
En Pasivos, se deben discriminar de acuerdo a su causacin (en la vigencia actual
o en la vigencia anterior), no por exigibilidad como en el balance. Se va a verificar
solamente con la maya validadora del SIHO que es frente al formulario balance
general en sus respectivas cuentas.
Respecto al formulario de CARTERA, se verificara solamente con la maya
validadora del SIHO, que es frente al formulario balance general en sus
respectivas cuentas.
Se han generado los siguientes cambios:
Actualizaron los deudores teniendo en cuenta las entidades que han
entrado en liquidacin y el tema de movilidad entre regmenes
Han creado dos (2) columnas una para dar aplicacin concepto 20108-
146478 CGN sobre consignaciones sin identificar por venta de servicios de
salud y la otra para registrar el deterioro

Por lo cual no debern enviar soportes ya que se descargarn directamente del

aplicativo CHIP
Cada Hospital deber enviar una certificacin suscrita por Gerente y Contador de
la ESE sobre la informacin financiera y contable que estn presentando ante el
SIHO Ministerio de Salud, cuyo formato indicativo se anexa al presente
instructivo.

C) USO DEL VALIDADOR:

1. Inicialmente compruebe la configuracin de su PC: En el panel de control, por

configuracin regional. Smbolo decimal (,) y de separacin de miles(.).

Verifique en el EXCEL, el nivel de seguridad, el cual debe estar en MEDIO

permitiendo la ejecucin de MACROS. En otras versiones deber HABILITAR
el uso de macros.

Revise que su explorador en las opciones de descarga tenga activada la

opcin de Preguntarme siempre donde guardar los archivos

2. Guarde el validador: En el disco C, de su computador, descomprima el

archivo VALIDADOR TRIMESTRAL 2017 y cree una carpeta y le da el
nombre VALIDADOR TRIMESTRAL 2017 como se muestra en la siguiente
imagen, conservando los nombres y formatos.

3. El validador est compuesto por:

 a) Los formatos Hoja de clculo de Microsoft Excel (.xlsx), que son las plantillas
para la informacin, que cada Hospital diligencia previamente y es el soporte
de lo presentado al SIHO:

DATOS A CONCILIAR VERIFICANDO PRODUCCION

EJECUCION VALIDADOR TRIMESTRAL 2017
VALIDANDO EJECUCION VALIDADOR CGR 2017

b) Los archivos que se descargan del SIHO en Hoja de clculo de Microsoft

Excel 97 2003:

BALANCEWEB FACTURACIONWEB
CARTERAWEB PASIVOSWEB
CONTRATACIONWEB PRODUCCION03
EJECUCIONPRESUPUESTALWEB
ESTADODERESULTADOSWEB

c) Los archivos que se descargan del CHIP en Hoja de clculo de Microsoft

Excel 97 2003:

CGN 2001501 CONVERGENCIA PROGRAMACION DE

INGRESOS
PROGRAMACION DE GASTOS
EJECUCION DE INGRESOS
EJECUCION DE GASTOS

4) Descargar los archivos del SIHO

Ingrese a la web con su USUARIO Y CLAVE, vaya al formulario respectivo, como
lo muestra la imagen siguiente.
Al elegir el periodo de trabajo, la web le muestra el formulario diligenciado y en la
parte izquierda del encabezamiento del cuadro, encuentra el BOTON EXCEL, que
al darle clic, activa la pantalla para abrir o guardar el archivo.
En este caso, debe bajar el archivo, por lo cual le indica GUARDAR.
El aplicativo lo lleva al Explorador de Windows, para seleccionar el sitio a guardar
el archivo. Aqu buscamos la carpeta C: VALIDADOR TRIMESTRAL 2017,
seleccione (se ubica en) el nombre del archivo a bajar y le indica GUARDAR. As,
sobrescribe y no se cambia el nombre.
Un ejemplo: con CARTERA, una vez diligenciado los formatos, va al BOTON
EXCEL, le da clic y GUARDAR, este archivo lo baja en la capeta creada en el
DISCO C, VALIDADOR TRIMESTRAL, con el nombre de CARTERAWEB
Otro ejemplo: con EJECUCION PRESUPUESTAL, una vez diligenciado los
formatos, va al BOTON EXCEL, le da clic y GUARDAR, este archivo lo baja en la
capeta creada en el DISCO C, VALIDADOR TRIMESTRAL, con el nombre de
EJECUCION PRESUPUESTALWEB.

5) Descargar archivos del aplicativo chip:

Ingrese a la pgina www.chip.gov.co en la opcin CONSULTAS y luego en

INFORMACION ENVIADA. Una vez all, escriba el cdigo de su entidad ante el
CHIP y seleccione su entidad de la lista que le aparecer en el panel izquierdo.

a) PARA CGN: En la opcin "Categoras" seleccione "INFORMACION

CONTABLE PUBLICA CONVERGENCIA", en la opcin periodo seleccione el
periodo que est validando y despus en la opcin "formulario" seleccione
"CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA " y
finalmente haga clic en el botn "Consultar".

Para descargar el formulario, en la parte superior derecha del encabezamiento

del cuadro, encuentra el BOTON EXCEL, que al darle clic derecho, activa un
men, del cual se elige "Guardar enlace como..." y abre la ventana para
seleccionar donde guardar el archivo como CGN 201501 CONVERGENCIA en la
carpeta del validador
Debe abrir el archivo CGN 201501 CONVERGENCIA, y en la columna F,
mediante la funcin Buscar / Reemplazar cambia los puntos (.) por comas (,)
para que puedan leerse correctamente las cifras en el archivo VALIDADOR

b) PARA CGR: en la opcin "Categoras" seleccione "CGR_PRESUPUESTAL",

en la opcin periodo seleccione el periodo que est validando y despus en la
opcin "formulario" seleccione "PROGRAMACIONDEINGRESOS" y
finalmente haga clic en el botn "Consultar".

Debe descargar los archivos uno a uno, a la carpeta VALIDADOR, donde

selecciona uno a uno los nombres PROGRAMACION DE INGRESOS,
PROGRAMACION DE GASTO, EJECUCION DE INGRESOS, EJECUCION DE
 GASTOS, respectivamente, para que le tome los nombres y el formato y puedan
validar.
Para descargar los 4 formularios correspondientes a esta categora, en la parte
superior derecha del encabezamiento del cuadro, encuentra el BOTON EXCEL,
que al darle clic derecho, activa un men, del cual se elige "Guardar enlace
como..." y abre la ventana para seleccionar donde guardar el archivo.

6) VALIDAR: Es hacer la comparacin entre la informacin registrada en la

web SIHO con lo registrado en CGN, CGR y el archivo de la EJECUCION

En la carpeta VALIDADOR TRIMESTRAL, seleccione todos los archivos del

validador y presiones ENTER. Se abrirn a la vez todos los archivos.
En el archivo VALIDADOR 2193 TRIMESTRAL 2017, hoja INGRESOS, en la
celda L2, seleccione el nombre de su municipio para que pueda el aplicativo leer
los datos de su Hospital de acuerdo al cdigo de habilitacin.
Debe verificar cada pgina y los diferentes mensajes de AVALADO o VERIFICAR
INFORMACIN. En este ltimo caso, debe ir haciendo las correcciones
pertinentes de acuerdo a las observaciones.

D) PRESENTAR INFORME AL DEPARTAMENTO SSSA

Solamente cuando se recibe el reporte en la web SIHO del Departamento y se

reciben los soportes, se puede verificar y tramitar el reporte.

Antes de enviar la informacin a la Secretaria/Departamento, las Direcciones

Locales de Salud (municipios certificados) deben revisarla y validarla con los
soportes que le suministre el hospital

La Direccin Local de Salud debe certificar que recibi y verific la informacin

y debe enviar este soporte por correo electrnico, una vez remiten el reporte haca
el Departamento.

Cada hospital deber enviar va correo electrnico los siguientes soportes:

Archivo EJECUCION
Certificacin suscrita por Gerente de la ESE y Contador sobre informacin
financiera y contable escaneada en formato PDF o similar
 Acto administrativo y documento con las polticas contables adoptadas
escaneado en formato PDF o similar
Certificacin de la Direccin Local de Salud (municipios certificados) -
escaneada en formato PDF o similar
Documento con la justificaciones Datos a Conciliar u otros documentos
que considere necesarios los enva escaneados en formato PDF o similar

Deben elaborar un documento en cual se registre las justificaciones solicitadas:

La diferencia entre presupuesto y contabilidad de ventas de servicios de
acuerdo con la hoja Datos a Conciliar
En contratacin externa con los valores que se contrat por cada rubro
diferente a servicios personales indirectos
Y las dems observaciones que la web SIHO le solicite.

Validacin en el Departamento - SSSA:

Una vez se valida la informacin la ESE recibir un correo electrnico en el cual

se les notifica el resultado, bien sea de validacin y envo hacia el Ministerio, de
verificar algn dato o de la devolucin para ajustes. Si se les requiere por revisin
o devolucin, deben estar atentos para darle solucin en el menor tiempo posible

Atentamente,

MARA EUGENIA ZAPATA MARN

Profesional Universitaria