Delegacin Provincial de Esmeraldas de la Contralora General del Estado

MEMORANDO DE PLANIFICACIN DEL EXAMEN ESPECIAL A PRACTICARSE A LOS

INGRESOS, GASTOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIN, ADQUISICIN,
RECEPCIN Y UTILIZACIN DE BIENES, PRESTACIN DE SERVICIOS Y
CONSULTORA EN EL GOBIERNO AUTNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL
CANTN QUININD, POR EL PERODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE ENERO DE
2012 Y EL 31 DE ENERO DE 2014.

PLANIFICACIN PRELIMINAR

1.- INFORMACIN REFERENTE AL EXAMEN ESPECIAL

1.1.- Antecedentes

El 11 de octubre de 2012, la Contralora General del Estado, a travs de la Direccin de

Auditora de Desarrollo Seccional y Seguridad Social, aprob el informe de examen especial
DA4-0036-2011, realizado al Gobierno Municipal del cantn Quinind, por el perodo
comprendido entre el 1 de noviembre de 2009 y el 31 de diciembre de 2010; el mismo que
abarc el estudio a las operaciones administrativas, financieras y gestin del talento
humano, as como, el anlisis de los 112 permisos de funcionamiento presuntamente
falsificados y decomisados por la Comisara Municipal de la referida entidad auditada.

En el perodo a examinarse, la Unidad de Auditora Interna del Gobierno Autnomo

Descentralizado Municipal del cantn Quinind, realiz los siguientes exmenes especiales:

- Informe aprobado

El 30 de noviembre de 2012, la Unidad de Auditora Interna del Gobierno Autnomo

Descentralizado Municipal del cantn Quinind, aprob el informe de examen especial DR5-
DPM-AI-0059-2012, realizado al Gobierno Municipal del cantn Quinind, al 28 de febrero
de 2011; el mismo que abarc la evaluacin del sistema de control interno institucional
relacionado con la Norma de Control Interno 403 Administracin Financiera Tesorera.

- Informes en trmite de aprobacin y ejecucin

Perodo examinado En trmite

No Examen especial No. Informe
Desde Hasta de
Al pago de horas extras realizado a 01954-1-
1 2009-01-01 2012-12-31 Aprobacin
los servidores, servidoras y obreros. 2013
A los egresos a proveedores de
01954-2-
2 bienes y servicios y por fondos de 2009-01-01 2012-12-31 Aprobacin
2013
terceros.
A la seleccin, contratacin,
01954-3-
3 capacitacin y evaluacin del talento 2009-01-01 2012-12-31 Aprobacin
2013
humano.
01954-4-
4 Gastos de publicidad y propaganda 2013-11-29 2014-01-15 Aprobacin
2014
Al cumplimiento de las etapas del 01954-1-
5 2011-01-01 2013-12-31 Ejecucin
ciclo presupuestario 2014

1.2.- Motivos del examen

El examen especial a los ingresos, gastos y procedimientos de contratacin, adquisicin,

recepcin y utilizacin de bienes, prestacin de servicios y consultora del Gobierno
Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn Quinind, por el perodo comprendido
entre el 1 de enero de 2012 y el 31 de enero de 2014, se llevar a efecto en cumplimiento

1
Delegacin Provincial de Esmeraldas de la Contralora General del Estado

del Plan Operativo de Control de la Delegacin Provincial de Esmeraldas de la Contralora

General del Estado del ao 2014; y, de conformidad con la orden de trabajo 0002-DR5-DPE-
AE-2014 de 12 de febrero de 2014, suscrita por el Delegado Provincial.

1.3.- Objetivos del examen

Los objetivos generales de la accin de control son:

- Verificar la eficiencia, efectividad y economa con que se han utilizado los recursos
humanos, materiales y financieros.

- Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales que regulan las actividades

administrativas y financieras de la institucin.

- Establecer la propiedad, veracidad, legalidad y oportunidad de los ingresos y gastos en

el perodo examinado.

- Determinar que los procedimientos de contratacin, adquisicin, recepcin y utilizacin

de bienes, prestacin de servicios y consultora se hayan cumplido de acuerdo al
cuerpo legal pertinente durante el perodo examinado.

Los objetivos especficos de la accin de control son:

- Evaluar el cumplimiento de las recomendaciones formuladas en informes, aprobados

por la Contralora General del Estado.

- Evaluar el sistema de control interno aplicado en la entidad.

- Comprobar que los ingresos institucionales, se encuentren debidamente

determinados, recaudados, registrados y depositados.

- Establecer el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias para el

control, registro, autorizacin y pago de los egresos efectuados.

- Determinar la propiedad, legalidad y veracidad de los pagos realizados, y su

respectiva documentacin de soporte.

- Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales aplicables a los

procedimientos de contratacin por alquiler o arrendamiento de bienes, ejecucin de
obras, prestacin de servicios, incluidos los de consultora.

- Verificar los controles ejercidos para la adecuada utilizacin, custodia, conservacin,

proteccin y mantenimiento de los bienes de larga duracin.

1.4.- Alcance del examen

Comprender el anlisis a los ingresos, gastos y procedimientos de contratacin,

adquisicin, recepcin y utilizacin de bienes, prestacin de servicios y consultora, por el
perodo comprendido entre el 1 de enero de 2012 y el 31 de enero de 2014. En este examen
no se incluirn, las reas, rubros y cuentas analizadas y planificadas por la Unidad de
Auditora Interna, referidos bajo el subttulo Antecedentes de este memorando.

2
Delegacin Provincial de Esmeraldas de la Contralora General del Estado

2. CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD

2.1.- Base Legal

El Ilustre Municipio del cantn Quinind, fue creado mediante Decreto Legislativo 112 de 8
de junio de 1967, publicado en el Registro Oficial 161 de 3 de julio de 1967. Su cabecera
cantonal es la poblacin de Rosa Zrate.

Con Ordenanza conocida, discutida y aprobada por el Concejo Municipal en sesiones

realizadas el 30 de enero del 2007 y el 21 de julio de 2010, fue cambiada la denominacin
por la de Gobierno Municipal del cantn Quinind, la misma que fue publicada en el Registro
Oficial 292 de 4 de octubre de 2010.

Con Registro Oficial 679 de 10 de abril de 2012, se public la Ordenanza que cambia de
nombre de Gobierno Municipal del cantn Quinind por el de Gobierno Autnomo
Descentralizado Municipal del cantn Quinind, la misma que fue aprobada en primer y
segundo debate en las sesiones ordinarias del 5 y 12 de enero de 2012, respectivamente,
por el Concejo Municipal.

La entidad goza de autonoma poltica, administrativa y financiera prevista en la Constitucin

de la Repblica del Ecuador, comprende el derecho y la capacidad efectiva de este nivel de
gobierno para regirse mediante normas y rganos de gobierno propios, en su respectiva
circunscripcin territorial, bajo su responsabilidad, sin intervencin de otro nivel de gobierno
y en beneficio de sus habitantes.

2.2.- Principales disposiciones legales

Las disposiciones legales, reglamentarias y normatividad bsica que regulan las operaciones
administrativas, financieras y/o tcnicas, entre otras, son las siguientes:

- Constitucin de la Repblica del Ecuador.

- Cdigo Orgnico de Organizacin Territorial, Autonoma y Descentralizacin.
- Cdigo Orgnico de Planificacin y Finanzas Pblicas.
- Cdigo Tributario.
- Cdigo de Trabajo.
- Ley Orgnica del Servicio Pblico y su Reglamento.
- Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y su Reglamento.
- Ley de Seguridad Social.
- Codificacin a la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica y su
Reglamento.
- Ley de Rgimen Tributario Interno y su Reglamento.
- Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracin de Bienes del Sector
Pblico y su correspondiente reforma.
- Reglamento para el Control de los Vehculos del Sector Pblico y de las Entidades de
Derecho Privado que disponen de Recursos Pblicos.
- Normas de Control Interno.
- Dems leyes, ordenanzas, normas, reglamentos, manuales e instructivos de carcter
general y especfico que regulan las actividades de los gobiernos autnomos
descentralizados municipales.

2.3.- Datos de la entidad

3
Delegacin Provincial de Esmeraldas de la Contralora General del Estado

RUC: 0860000590001
Direccin: 24 de Mayo y Maclovio Velasco, frente al Parque Central
Parroquia: Rosa Zrate
Cantn: Quinind
Provincia: Esmeraldas
Telfonos: 062737187 062736200 062736359
Correo electrnico: municipioqde@yahoo.com
Horario de atencin: De lunes a viernes de 08h00 a 12h00 y 14h00 a 18h00

2.4.- Estructura orgnica

De conformidad con los artculos 1 y 2 del Reglamento Orgnico Funcional del Gobierno
Autnomo Descentralizado Municipal de Quinind; la estructura orgnica se compone de los
siguientes niveles administrativos:

1. Legislativo
1.1 El Concejo
1.2 Comisiones

2. Ejecutivo
2.1 Alcalde del cantn

3. Asesor
3.1 Asesora Jurdica
3.2 Auditora Interna
3.3 Direccin de Planificacin
3.4 Direccin de Comunicacin Social, Relaciones Pblicas y Protocolo
3.5 Comit Administrativo

4. Auxiliar o de Apoyo
4.1 Secretara General
4.2 Direccin Administrativa
4.2.1 Jefatura de Recursos Humanos
4.2.2 Servicios Sociales
4.2.3 Servicios Generales
4.2.4 Proveedura
4.2.5 Jefe Maquinaria
4.2.6 Sistemas
4.2.7 Mecnica
4.3 Direccin Financiera
4.3.1 Contabilidad
4.3.2 Tesorera Coactiva
4.3.3 Comprobacin y Rentas
4.3.4 Bodega y Almacn
4.3.5 Presupuesto
4.4 Direccin de Avalos y Catastros
4.5 Registro de la Propiedad

5. Operativo
5.1 Direccin de Obras Pblicas
5.1.1 Construcciones y Fiscalizacin
5.1.2 Medicin y Topografa
5.2 Direccin de Agua Potable y Alcantarillado
5.2.1 Jefatura de Agua Potable y Alcantarillado
5.2.2 Jefatura de Distribucin y Mantenimiento de Redes

4
Delegacin Provincial de Esmeraldas de la Contralora General del Estado

5.2.3 Jefatura de Comercializacin

5.2.4 Jefatura de Planta de Agua Potable
5.3 Direccin de Higiene
5.3.1 Comisara Municipal, Justicia y Polica
5.3.2 Mercado y Camal
5.4 Unidad de Gestin Ambiental
5.5 Direccin de Educacin, Cultura y Deporte
5.5.1 Departamento de Educacin y Cultura
5.5.2 Departamento de Deportes
5.5.3 Subdireccin Etnias
5.5.4 Subdireccin de Turismo
5.6 Departamento de Gestin Social y Desarrollo Comunitario
5.7 Organismos Descentralizados
5.7.1 Patronato Municipal de Amparo Social Quinind
5.7.2 Concejo Cantonal de la Niez y Adolescencia

2.5.- Objetivos de la entidad

La entidad no ha definido los objetivos institucionales, sin embargo de conformidad con el

artculo 54 del Cdigo Orgnico de Organizacin Territorial, Autonoma y Descentralizacin,
son funciones de los gobiernos autnomos descentralizados municipales, entre otras, las
siguientes:

- Promover el desarrollo sustentable de su circunscripcin territorial cantonal, para

garantizar la realizacin del buen vivir a travs de la implementacin de polticas
cantonales, en el marco de sus competencias constitucionales y legales;

- Disear e implementar polticas de promocin y construccin de equidad e inclusin en

su territorio, en el marco de sus competencias constitucionales y legales;
- Establecer el rgimen de uso del suelo y urbanstico, para lo cual determinar las
condiciones de urbanizacin, parcelacin, lotizacin, divisin o cualquier otra forma de
fraccionamiento de conformidad con la planificacin cantonal, asegurando porcentajes
para zonas verdes y reas comunales;

- Regular, controlar y promover el desarrollo de la actividad turstica cantonal, en

coordinacin con los dems gobiernos autnomos descentralizados, promoviendo
especialmente la creacin y funcionamiento de organizaciones asociativas y empresas
comunitarias de turismo;

- Regular, prevenir y controlar la contaminacin ambiental en el territorio cantonal de

manera articulada con las polticas ambientales nacionales.

2.6.- Misin y Visin

De conformidad con la Ordenanza del Reglamento Orgnico Funcional del Gobierno

Autnomo Descentralizado Municipal del cantn Quinind, aprobada por el Concejo en
sesin ordinaria de 7 de marzo de 2012, su misin y visin son las siguientes:

2.6.1.- Misin

Es un organismo de gobierno local encargado de promover el desarrollo sustentable del

cantn utilizando adecuadamente la Planificacin Estratgica como herramienta de gestin,
el tratamiento equitativo a los problemas que le incumben, la participacin ciudadana y
cabal rendimiento de cuentas: con el propsito de contribuir al bienestar material y espiritual

5
Delegacin Provincial de Esmeraldas de la Contralora General del Estado

de la colectividad, el fortalecimiento del civismo, la confraternidad, el progreso y la unidad

nacional.

2.6.2.- Visin

A largo plazo:

El Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del Cantn Quinind, con el apoyo de

sus servidores y de la ciudadana en general, mejorar los niveles de eficiencia y eficacia en
la administracin de los diferentes bienes y servicios que presta el Municipio a la poblacin
urbana y rural del cantn Quinind.

A mediano plazo:

El GADMCQ, contribuir a crear condiciones dignas de vida para los habitantes del cantn
Quinind, y se constituir en el motor del progreso cantonal, con el propsito de garantizar
el bienestar actual y futuro a los ciudadanos y ciudadanas, propiciar la igualdad de
oportunidades y la satisfaccin de las necesidades bsicas.

2.7.- Principales actividades, operaciones e instalaciones

El Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del cantn Quinind, entre otras, tiene las
siguientes actividades y operaciones conferidas en el Cdigo Orgnico de Organizacin
Territorial, Autonoma y Descentralizacin:

- Planificar, junto con otras instituciones del sector pblico y actores de la sociedad, el
desarrollo cantonal y formular los correspondientes planes de ordenamiento territorial,
de manera articulada con la planificacin nacional, regional, provincial y parroquial,
con el fin de regular el uso y la ocupacin del suelo urbano y rural, en el marco de la
interculturalidad y plurinacionalidad y el respeto a la diversidad;

- Ejercer el control sobre el uso y ocupacin del suelo en el cantn;

- Planificar, construir y mantener la vialidad urbana;

- Prestar los servicios pblicos de agua potable, alcantarillado, depuracin de aguas

residuales, manejo de desechos slidos, actividades de saneamiento ambiental y
aquellos que establezca la ley;

- Crear, modificar, exonerar o suprimir mediante ordenanzas, tasas, tarifas y

contribuciones especiales de mejoras;

- Planificar, regular y controlar el trnsito y el transporte terrestre dentro de su

circunscripcin cantonal;

Cuenta con bienes inmuebles conformados por terrenos y edificaciones, donde funcionan el
Edificio Principal, Comisara Municipal y Administracin de Mercado y Camal, Planta de
Captacin y Tratamiento del Sistema de Agua Potable, Cementerio Municipal y Concejo
Cantonal de la Niez y Adolescencia.

2.8.- Polticas de la entidad

En Ordenanza del Presupuesto del Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del

cantn Quinind para el ejercicio econmico 2013, discutida y aprobada en primer y

6
Delegacin Provincial de Esmeraldas de la Contralora General del Estado

segundo debate, mediante sesiones ordinaria y extraordinaria de 7 y 10 de diciembre de

2012, respectivamente, constan las siguientes polticas:
- Planificar el desarrollo cantonal, considerando las orientaciones formuladas en los
planes nacionales y regionales de desarrollo econmico y social que establezca el
Gobierno Nacional.
- Coordinar sus actividades con organismos que tienen como fin el desarrollo y, la
ejecucin de obras y servicios similares.
- Aplicar las leyes, reglamentos y ordenanzas a fin de lograr la eficiencia de los ingresos
que estn bajo su administracin y recaudacin.
- Controlar y agilitar la entrega oportuna de las transferencias del Gobierno Nacional.
- Elaboracin de estudios tcnicos por la dotacin de obras y servicios prioritarios como
son: suministro de agua potable, vialidad, alcantarillado, canalizacin, construccin de
letrinas, casas comunales, etc.
- Controlar el Presupuesto de ingresos y gastos en forma programtica.
- Con el propsito de mejorar sus rentas propias, se dictarn ordenanzas de carcter
tributario y no tributario que le caso amerite; y, se actualizarn aquellas que en el
transcurso del tiempo resulten convenientes o que no se pueda aplicar en debida
forma, ya sea por el incremento del costo en prestaciones de los servicios y obras de
beneficio, o por el crecimiento del cantn.
- El Director de Avalos y Catastros realizar las gestiones pertinentes para incorporar
al Catastro Municipal todas las reas situadas en el permetro urbano que estn
avaluadas tcnicamente de acuerdo con los Reglamentos y Ordenanzas Municipales.
- El Director de Avalos y Catastros proceder a actualizar los catastros municipales de
acuerdo como dispone el Cdigo Orgnico de Organizacin Territorial, Autonoma y
Descentralizacin (COOTAD).
- Presentar ante las instituciones del Gobierno Nacional, que asignan recursos en
beneficio del cantn, los justificativos que sean necesarios para las transferencias
oportunas de las asignaciones de capital.
- Gestionar ante el Banco del Estado, prstamos que permitan fortalecer la ejecucin y
financiamiento de las obras de infraestructura bsica del cantn.

2.9.- Principales polticas contables y/o financieras

A pesar de que la entidad no ha emitido polticas contables y/o financieras, aplicables en el

Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del cantn Quinind, las operaciones
contables y financieras de la entidad se rigen principalmente por:

- Para el registro contable de las operaciones financieras, se observaron las

disposiciones contenidas en el Acuerdo 447 de 29 de diciembre de 2007, emitido por
el Ministerio de Economa y Finanzas, publicado en el Suplemento del Registro Oficial
259 de 24 de enero de 2008, el cual contiene la actualizacin de los Principios del
Sistema de Administracin Financiera, las Normas Tcnicas de Presupuesto, el
Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, el Catlogo General del Cuentas y
las Normas Tcnicas de Tesorera, y sus posteriores reformas; que le permite producir
estados financieros de: Situacin, Resultados, Flujo del Efectivo y de Ejecucin
Presupuestaria.

- Durante el perodo sujeto a examen, el control contable de los recursos financieros se

lo realiz en forma automatizada a travs del programa de contabilidad denominado
SIG-AME, el mismo que no utiliz los mdulos de Nmina y Recaudacin, pese a
contar con ellos; hecho que ha incidido para que la entidad realice los roles de pago en
el software Microsoft Excel; y la recaudacin de los tributos a travs del sistema V-
SAM.

7
Delegacin Provincial de Esmeraldas de la Contralora General del Estado

- El mtodo contable utilizado es el devengado que se caracteriza por registrar las

transacciones econmicas en el momento en que ocurren, exista o no movimiento de
dinero.

- El ejercicio financiero se iniciar el primero de enero y terminar el treinta y uno de

diciembre de cada ao, y para ese perodo deber aprobarse y regir el presupuesto.
No podr mantenerse ni prorrogarse la vigencia del presupuesto del ao anterior.

- De acuerdo con las disposiciones generales, establecidas en la Ordenanza del

Presupuesto del Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del cantn Quinind
para el ejercicio econmico 2013, toda la informacin sobre el proceso de
programacin, formulacin, aprobacin, ejecucin y evaluacin del presupuesto ser
pblica y se difundir permanentemente a la poblacin por la pgina Web institucional
u otros medios.

- Adicionalmente, todos los pagos los efecta el Tesorero por medio del Sistema de
Pagos Interbancario (SPI).

- Toda orden de pago deber tener la firma de la mxima autoridad y del Director
Financiero, sin cuyo requisito no podr ser pagada por el Tesorero.

2.10.- Personal institucional

De conformidad con la informacin proporcionada por el Director de la Unidad Administrativa
de Talento Humano con comunicacin de 19 de marzo de 2014, la entidad durante el
perodo de examen cont para el desarrollo de sus actividades con el siguiente personal:

Personal con
Aos Nombramiento Total de personal
LOSEP Cdigo del Trabajo Contrato
2012 128 241 253 622
2013 122 231 259 612
2014 106 234 259 599
*= Hasta el 31 de enero de 2014

2.11.- Servidoras y servidores relacionados con el examen a realizar

El detalle de las servidoras y servidores relacionados con el examen, constan en anexo 1.

2.12.- Financiamiento y Gastos

El GADM del cantn Quinind, de conformidad con la informacin que consta en sus
Cdulas Presupuestarias de Ingresos y Gastos, durante el perodo a ser analizado, recaud y
pag los siguientes recursos:

Ingresos
Aos Total
Corrientes De capital De Financiamiento
2012 6 767 041,89 12 249 327,83 3 707 542,38 22 723 912,10
2013 7 694 339,24 17 276 542,13 2 616 918,78 27 587 800,15
Total 14 461 381,13 29 525 869,96 6 324 461,16 50 311 712,25

8
Delegacin Provincial de Esmeraldas de la Contralora General del Estado

Gastos
Aos Aplicacin del Total
Corrientes Inversin De Capital
financiamiento
2012 5 908 763,43 12 318 940,33 456 111,45 1 715 522,88 20 399 338,09
2013 7 147 553,96 14 407 306,42 277 671,84 2 814 875,19 24 647 407,41
Total 13 056 317,39 26 726 246,75 733 783,29 4 530 398,07 45 046 745,50

La informacin financiera con corte al 31 de enero de 2014, no fue presentada.

3. GRADO DE CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIN FINANCIERA

La informacin financiera que produce la entidad, se la realiza a travs del sistema SIG-
AME, el mismo que contiene habilitados los mdulos de contabilidad, presupuesto, activo
fijo; no as los mdulos de Nmina y Recaudacin, que a pesar de contar con ellos no son
utilizados; provocando que los roles de pago se los realice utilizando el software Microsoft
Excel y el registro de la recaudacin de los tributos, a travs del sistema V-SAM. Sin
embargo de las limitaciones referidas, la Contadora General gener los estados de Situacin
Financiera, Resultados, Flujo del Efectivo y de Ejecucin Presupuestaria; adicionalmente
emitieron el balance de comprobacin y las correspondientes cedulas presupuestarias de
ingresos y gastos, incluyendo adems las respectivas notas explicativas o aclaratorias a los
estados financieros.

Producto del registro de las operaciones financieras relacionadas con el gasto, se genera un
formulario que es emitido por el programa SIG-AME, el mismo que entre otros aspectos
contiene lo siguiente: nmero de transaccin, fecha, descripcin, beneficiario, monto,
elaborado por, control previo, autorizado por, contabilizado por, pagado por y beneficiario; en
similares caractersticas se emite para el registro de los ingresos.

El grado de confiabilidad de la informacin de acuerdo a los rubros sujetos a anlisis se

present de la siguiente forma:

3.1 Ingresos

Los ingresos recibidos tanto por transferencias como por autogestin, una vez
acreditados en las cuentas bancarias correspondientes, fueron procesados
contablemente en los registros de entrada original y en los mayores generales y
auxiliares correspondientes.

Los ingresos propios de la gestin municipal, provienen de impuestos, tasas y

contribuciones especiales de mejoras generales o especficas, los de ventas de bienes
y servicios, los de rentas de inversiones y multas, los de ventas de activos no
financieros y recuperacin de inversiones, entre otros, que se encuentran
determinados y reglamentados a travs de Ordenanzas, tales como:

Publicada en el
Tipo de Ordenanza Registro Oficial
Nmero Fecha
Ordenanza que regula la formacin de los catastros prediales
urbanos y rurales, la determinacin, administracin y recaudacin
616 2012-01-11
del impuesto a los predios urbanos y rurales para el ao 2012-
2013.
Ordenanza que regula la formacin de los catastros prediales No publicada
urbanos y rurales, la determinacin, administracin y recaudacin

9
Delegacin Provincial de Esmeraldas de la Contralora General del Estado

del impuesto a los predios urbanos para el bienio 2014-2015.

Reforma a la Ordenanza que reglamenta el control y permisos
231 2012-01-19
sanitarios de funcionamiento.
Reforma a la Ordenanza para la organizacin, administracin,
funcionamiento y cobro de aranceles del Registro de la Propiedad y 231 2012-01-19
Mercantil del cantn Quinind.
Ordenanza general normativa para la determinacin, gestin,
recaudacin e informacin de las contribuciones especiales de 475 2011-06-22
mejoras, por obras ejecutadas en el cantn Quinind.
Ordenanza para verificacin, determinacin, recaudacin y
administracin del impuesto del 1.5 por mil sobre los activos totales 374 2011-01-31
en el cantn Quinind.
Reforma a la Ordenanza sustitutiva que reglamenta la
determinacin, control y recaudacin del impuesto de patentes en 907 2013-03-07
el cantn Quinind.
Ordenanza que regula la determinacin, recaudacin y
612 2012-01-06
administracin de la tarifa por servicio de agua potable.
Ordenanza que regula el cobro del impuesto al rodaje de los
vehculos que se matriculen en la Agencia Nacional de Trnsito del 901 2013-02-27
cantn Quinind.

El Gobierno Autnomo Descentralizado Municipal del cantn Quinind, particip de las

rentas del Estado de conformidad con los principios de subsidiariedad, solidaridad y
equidad territorial; y, de ingresos provenientes por suscripciones de convenios con
organismos nacionales e internacionales, financiamiento del sector pblico financiero
(Banco del Estado), entre otros, de acuerdo con el siguiente detalle:

Valor recibido
Ao Partida Ingresos provenientes de:
USD
1.8.06.16.01 30% para gastos corrientes, COOTAD 4 369 696,06
2.8.06.16.01 70% para gastos de inversin, COOTAD 10 195 957,68
Convenio con la Unin Europea (Manejo Integral de
2.8.03.01.01
residuos slidos) 335 182,80
2012 2.8.01.08.03 Convenio INFA - FODI (Actualmente MIES) 538 555,27
2.8.01.06.01 Banco del Estado (No reembolsable) 1 080 786,24
3.6.02.01.01 Prstamo del Banco del Estado 1 713 575,01
2.8.01.08.06 Ministerio de Finanzas - Fondos Prodepro 80 603,79
Total 18 314 356,85
1.8.06.16.01 30% para gastos corrientes, COOTAD 5 101 345,75
2.8.06.16.01 70% para gastos de inversin, COOTAD 11 903 140,15
Convenio con la Unin Europea (Manejo Integral de
2.8.03.01.01
residuos slidos) 200 398,60
2013 2.8.01.08.03 Convenio INFA - FODI (Actualmente MIES) 346 468,07
2.8.01.06.01 Banco del Estado (No reembolsable) 4 115 404,81
3.6.02.01.01 Prstamo del Banco del Estado 1 354 245,59
2.8.01.08.06 Ministerio de Finanzas - Fondos Prodepro 14 668,64
Total 23 035 671,61

Con el propsito de que los recursos econmicos provenientes de la captacin de

ingresos, sean estos propios, transferencias del gobierno central, prstamos con el
Banco del Estado, convenios con organismos del Estado, con el fin de que sean
administrarlos de forma separada; se abrieron las siguientes cuentas bancarias,
registradas bajo la responsabilidad del Alcalde y Tesorera de la institucin.

10
Delegacin Provincial de Esmeraldas de la Contralora General del Estado

Institucin Nmero de Estado

Ord. Detalle de la cuenta
Financiera cuenta actual

1 Banco Pichincha 3371577404 Cuenta Rotativa de Ingresos Abierta

Banco Central del

2 37220001 Municipio de Quinind Abierta
Ecuador
Banco Central del
3 37220101 Municipio de Quinind - Servicios Sociales Abierta
Ecuador
Banco Central del
4 37220088 Mun. Quinind, 65% Part. Imp. Renta Abierta
Ecuador
Banco Central del
5 37220089 Mun. Quinind, 35% Part. Imp. Renta Abierta
Ecuador
Banco Central del
6 37221140 Municipio Quinind / Unin Europea Abierta
Ecuador
Banco Central del Mun. Quinind/BEDE/CRE. 11218 Proyecto
7 37221137 Abierta
Ecuador Agua Potable Fase I y II
Mun. Quinind. /BEDE/CRE. 11254 Proyecto
Banco Central del
8 37221138 Estudio Mejoramiento de calles del Cantn Abierta
Ecuador
Quinind.
Banco Central del
9 37221202 Municipio - INFA (Proy. MIESS) Abierta
Ecuador
Mun. Quinind/BEDE/CRE. 11269 Proyecto
Banco Central del
10 37221199 Fase III y IV Agua Pot. Y Alcantarillado La Abierta
Ecuador
Unin
Banco Central del Mun. Quinind - Proy. Muro de Gaviones de
11 37220219 Abierta
Ecuador Quininde
Banco Central del Mun. Quinind - Proy. Muro de Gaviones de
12 37220220 Abierta
Ecuador Quininde
Banco Central del Mun. Quinind - Proy. Alcantarillado de
13 37220226 Abierta
Ecuador Quinind
Banco Central del Mun. Quinind - Proy. Alcantarillado de
14 37220227 Abierta
Ecuador Quinind
Banco Central del Cjo. Cantonal de Proteccin Derechos de
15 37220124 Abierta
Ecuador Quinind.
Banco Central del
16 37220129 Patronato Mun. Amparo Social Quinind. Abierta
Ecuador

Para sustentar la recaudacin de los ingresos provenientes de la venta de sellos de

control, formularios, certificados, papel membretado, boletos y otros artculos, se
emitieron once especies valoradas, las mismas que no fueron elaboradas por el
Instituto Geogrfico Militar, siendo las siguientes:

Descripcin Valor USD

Permisos sanitarios de funcionamiento 1,00
Certificado de exoneracin de la tercera edad 1,00
Especie valorada en blanco, para trmites municipales 1,00
Cobro de sisa por desposte de ganado vacuno 3,00
Cobro de sisa por desposte de ganado porcino 1,50
Solicitud de conexin de agua potable 0,40
Embarcacin turstica, adulto 1,00
Embarcacin turstica, menores de 12 aos 0,50
Embarcacin turstica, adulto mayor y capacidades diferentes 0,50
Va pblica 0,10
Especie valorada en blanco, conexin de agua potable y alcantarillado 1,00

Los ingresos por concepto de impuestos, tasas y contribuciones especiales de mejora

11
Delegacin Provincial de Esmeraldas de la Contralora General del Estado

son depositados en forma completa e intacta en la cuenta rotativa de ingresos

3371577404, que la entidad mantiene abierta en el Banco Pichincha, durante el curso
del da de recaudacin o mximo el da hbil siguiente. Sin embargo, se observ que
los partes diarios de recaudacin no contienen las firmas de los servidores encargados
de efectuar el control interno, tales como: Recaudadora, Tesorera, Directora Financiera
y Contadora General. As tambin, los referidos documentos son registrados
contablemente con 15 das posteriores a la recaudacin.

Se han efectuado modificaciones, anulacin o baja de los ttulos de crditos emitidos

para impuestos prediales, rurales, patentes, servicio de agua potable, entre otros; por
concepto de duplicacin de clave, terminacin de actividad econmica, servicios no
recibidos, entre otros aspectos. Accin que de ser procedente, se resuelve mediante
un reclamo administrativo que realiza el contribuyente dirigido a la Directora
Financiera, adjuntando los dems documentos legales que demuestren la pertinencia
de dicha solicitud; el mismo que es resuelto a travs de una Resolucin emitida por la
Directora Financiera, y ejecutada por la Jefa de Rentas en el sistema V-SAM de la
municipalidad.

3.2 Gastos

Los gastos institucionales fueron ejecutados a travs de pagos fundamentados en la

autorizacin previa y escrita del Alcalde, la cual se agreg al Comprobante de Pago y
a la documentacin de respaldo; expediente que justific el registro contable de la
transaccin como paso previo al pago interbancario, mediante transferencias a las
correspondientes cuentas bancarias de los beneficiarios, sean estos servidores,
proveedores y contratistas; adjuntando adems, el reporte del Sistema de Pagos
Interbancario (SPI); documentacin que en conjunto se encuentra archivada en
carpetas mensuales, que a su vez reposan en la unidad de contabilidad.

De la revisin preliminar y selectiva a esta documentacin, verificamos que los

formularios se encuentran legalizados por las autoridades y funcionarios que
participaron en el proceso de pago; identificando adems que en varios casos y debido
a la modalidad de pago interbancario, algunos beneficiarios no legalizaron el
comprobante de pago, as como tambin observamos que no todas las transacciones
de ingresos y de gastos, cuentan con suficiente documentacin de respaldo que
permita verificar la absoluta propiedad, veracidad y legalidad de estas operaciones.

3.3 Procedimientos de contratacin, adquisicin, recepcin y utilizacin de bienes,

prestacin de servicios y consultora

La entidad durante los aos 2012, 2013 y 2014, cont con los Planes Anuales de
Contratacin, los mismos que fueron publicados en el portal de compras pblicas.

La entidad cuenta con la unidad responsable del portal de compras pblicas, que
realiza a travs del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, la adquisicin y
arrendamiento de bienes, prestacin de servicios y consultora, mediante los
procedimientos dinmicos, comunes, rgimen especial y situaciones de emergencias.

La Unidad de Compras Pblicas mantiene la informacin relevante de los procesos de

contratacin como: estudios completos; convocatoria; pliegos; certificacin de
disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de los recursos
suficientes para cubrir con las obligaciones derivadas de dicha contratacin;
proveedores invitados; preguntas y respuestas de los procedimientos de contratacin;
ofertas presentadas; cronograma de pago; resolucin de adjudicacin; contrato y actas

12
Delegacin Provincial de Esmeraldas de la Contralora General del Estado

de entrega recepcin, que cumplan con los requisitos, formas, documentos y

solemnidades contempladas en las leyes y reglamentos del Sistema Nacional de
Contratacin Pblica.

El sistema SIG-AME, se utiliza para el registro y control contable de los bienes de

larga duracin, mediante registros detallados con valores que permiten administrar los
ingresos, entregas, donaciones y bajas de los bienes.

4. PUNTOS DE INTERS PARA EL EXAMEN

De la evaluacin realizada al control interno se determin que no aplican varias actividades

y no se ubic toda la documentacin definida dentro de los procesos, generadores de valor
que se encuentra aplicando la entidad y que inciden en la calificacin de los riesgos as:

Por la recaudacin de la tasa por servicio de agua potable, se entrega al sujeto pasivo
(contribuyente) un documento denominado ttulo de crdito, emitido por el sistema V-
SAM, en lugar de proporcionar un comprobante de venta (factura) autorizado por el
organismo rector en materia tributaria.

Cuatro convenios suscritos con el Banco del Estado, dos con el MIES y uno con la
Unin Europea, los mismos que generaron ingresos para la entidad durante los aos
2012 y 2013 por 9 676 985,78 USD.

Las transferencias realizadas en favor del Patronato Municipal de Amparo Social del
cantn Quinind y del Concejo Cantonal de la Niez y Adolescencia, no fueron
efectuadas conforme los montos sealados en las correspondientes Ordenanzas
municipales que les rige, ni de acuerdo a las asignaciones que constan en los
presupuestos aprobados.

Las transferencias realizadas por CNEL Corporacin Nacional de Electricidad S.E. -

Regional de Esmeraldas a favor de esta municipalidad, en lo que respecta al valor de
la tasa por la prestacin del servicio de recoleccin de los desechos slidos, sobre el
10% del consumo de energa elctrica, durante el perodo sujeto a examen, fueron
utilizadas en fines diferentes a la gestin del manejo integral de los desechos slidos
en el cantn Quinind.

Embargos de cuentas bancarias pertenecientes a la municipalidad por sentencias

judiciales, correspondientes a juicios laborables incautados por servidores de la
entidad.

Pagos de intereses por mora patronal a favor del Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social IESS.

Aportes patronales e individuales que constan en las planillas generadas y pagadas al

Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social IESS, no coinciden con lo registrado en los
correspondientes roles de pago.

El servicio de telefona mvil celular para el Alcalde, supera el monto autorizado en la

disposicin legal vigente.

Cauciones para responder por el fiel cumplimiento de los deberes de las y los
servidores de la entidad, pagadas en su totalidad con recursos institucionales.

Pagos significativos por horas extras al personal administrativo y operativo.

13
Delegacin Provincial de Esmeraldas de la Contralora General del Estado

A partir del mes de enero de 2014, se efecto un aumento en las remuneraciones

mensuales unificadas de los servidores de la entidad, sin contar con la disponibilidad
presupuestaria y el estudio que determine la descripcin y valoracin de los puestos
institucionales, aprobado por el Concejo municipal y el organismo rector en materia de
recursos humanos.

Se contrat servicios profesionales de estudios, diseos y proyectos, sin considerar

que la entidad dispone de unidades administrativas y servidores profesionales para
desarrollar este tipo trabajo.

Se contrat el alquiler de vehculos para uso de los diferentes departamentos de la

entidad, con personas naturales no asociadas a compaas o cooperativas legalmente
constituidas.

En lo relacionado a los procedimientos de contratacin, la informacin que pertenece a

la etapa precontractual, se encuentra esparcida en diferentes unidades de la entidad.

Procesos de adquisicin de bienes y servicios, que a pesar de constar en el catlogo

electrnico, se compraron a travs de los procedimientos dinmicos y comunes del
Sistema Nacional de Compras Pblicas.

Bienes y servicios normalizados y no normalizados, adquiridos por el procedimiento de

nfima cuanta, los mismos que constan planificados en el PAC y constituyen un
requerimiento constante y recurrente durante el ejercicio fiscal.

Cincuenta y tres procesos declarados desiertos o cancelados, por violacin sustancial

de la etapa precontractual.

No se contrataron plizas de seguros de los bienes de la entidad, necesarias para

protegerlos contra accidentes, robos, riesgos a terceros u otros siniestros.

No se tramitaron bajas de bienes de larga duracin durante el perodo bajo examen.

Las maquinarias de propiedad de la municipalidad, no fueron inscritas y matriculadas

en el Ministerio de Transporte y Obras Pblicas.

5. IDENTIFICACIN DE LAS CUENTAS Y/O RUBROS A SER EXAMINADAS EN LA

PLANIFICACIN ESPECFICA

5.1 Ingresos.- Se analizar los valores recaudados por ingresos de autogestin obtenidos
de personas naturales y de las sociedades, de conformidad con las disposiciones
legales vigentes, generados del derecho a cobrar a los contribuyentes obligados a
pagar; las transferencias y donaciones de capital e inversin que comprenden los
fondos recibidos sin contraprestacin, destinados a financiar gastos de capital e
inversin; y, los financiamientos obtenidos por emprstitos pblicos.

5.2 Gastos.- Comprende los gastos efectuados por el GADM del cantn Quinind para
adquirir bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades
operacionales de administracin e inversin. Estn conformados por gastos en
personal, prestaciones de seguridad social, bienes y servicios de consumo e inversin,
transferencias corrientes, programas sociales o proyectos institucionales de ejecucin
de obra pblica.

14
Delegacin Provincial de Esmeraldas de la Contralora General del Estado

5.3 Procedimientos de contratacin.- Involucra el anlisis de los procedimientos de

adquisicin o arrendamiento de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios,
incluidos los de consultora, que los mismos renan todos los requisitos, formas,
documentos y solemnidades contempladas en las leyes y reglamentos del Sistema
Nacional de Contratacin Pblica.

Para este examen se determinaron los siguientes componentes:

COMPONENTES 2012 2013

INGRESOS CORRIENTES
Impuestos 1 642 372,37 1 811 497,40
Tasas y Contribuciones 283 233,89 375 215,75
Otros ingresos 274 761,55 178 243,82
INGRESOS DE CAPITAL
Transferencias y donaciones de capital e inversin 12 231 085,78 17 250 838,72
INGRESOS DE FINANCIAMIENTO
Financiamiento Pblico 1 713 575,01 1 354 245,59
TOTAL DE INGRESOS 16 145 028,6 20 970 041,28

COMPONENTES 2012 2013

GASTOS CORRIENTES
Gastos en personal 4 001 863,74 4 576 730,3
Bienes y servicios de consumo 1 854 847,2

GASTOS DE INVERSIN
Gastos en personal para inversin 2 354 698,86 2 397 369,84
Bienes y servicios de consumo para inversin 2 308 533,88
Obras Pblicas 9 737 343,38 15 795 568,02
Transferencias y donaciones para inversin 486 242,95
BIENES DE LARGA DURACIN
Bienes muebles e inmuebles 485 045,63
TOTAL GASTOS 16 093 905,98 27 904 337,82

6. MATRIZ DE EVALUACIN Y CALIFICACIN DE RIESGOS DE AUDITORA

Esta matriz se encuentra en el anexo 2.

Quinind, 10 de abril de 2014

Ab. Christian Njera Ruiz Sr. Patricio Guerra Carrera

Delegado Provincial de Esmeraldas Auditor Supervisor

Ing. Fanny G. Egas Moreno, M.Sc

Auditora Jefa de Equipo

15