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EL EVENTO
INTRODUCCIN
A travs de los siglos, las personas se han estado reuniendo para muchos propsitos. An antes de los
tiempos de Platn y Aristteles, las personas se han reunido para transmitir y compartir conocimientos.
Incluso los Romanos se reunan en el Coliseo (algunos de los asistentes no tenan una experiencia
placentera). Ha habido y habr reuniones artsticas, polticas, religiosas, sociales de negocios y muchas ms.
Las reuniones, grandes o pequeas, pueden tomar muchos meses de preparacin.
La clave de este proceso es la persona que lo planifica, basado en los requerimientos de la persona que lo
organiza.
En algn momento hemos organizado un evento institucional o relacionado con nuestra vida personal, ya sea
una cena con amigos o la celebracin de una boda. Pero qu es lo que hace que ese acontecimiento sea
inolvidable? Por qu nos sentimos tan afortunados por haber tenido la oportunidad de estar presentes en
algunos y otros que les da la sensacin de que les han hecho perder el tiempo?
La organizacin de un evento es una de las herramientas de Relaciones Pblicas ms delicadas que existen,
porque, en un evento absolutamente todo se comunica: estamos expuesto a nuestro pblico que nos ve, nos
escucha, est presente fsicamente. Por este motivo, debemos de cuidar la imagen que transmitimos durante
el evento y siendo meticulosos en todos los detalles. De ah, nos ganaremos una reputacin aunque, an hay
muchas empresas que ponen en marcha un evento simplemente porque as est especificado en su plan de
marketing.
La modalidad ms comn en espaol es la denominacin organizador de eventos. En algunos pases de habla
hispana tambin se utilizan las siglas OPC (organizador profesional de congresos/ certmenes/convenciones)
u OPE (organizador profesional de eventos).

Planificacin de eventos
Para la realizacin de un evento, feria o exposicin es necesario planificarlo debidamente, de lo contrario no
se alcanzara el xito solo se habr tenido el desperdicio de recursos y esfuerzos.
El primer paso es la planificacin, el mismo trata de determinar qu es exactamente lo que deseamos hacer y
que necesitaremos para concretarlo, es un proyecto a futuro, algo que se concretar con el tiempo, se hace
referencia al momento en el cual ideamos todo lo que queremos realizar como puede ser: tipo de acto, a
quin va dirigido, qu objetivo se quiere conseguir y la fecha idnea as como los recursos necesarios, la
inversin estipulada, etc
La planificacin es fundamental para una buena coordinacin entre todas las partes que intervienen en la
realizacin de un evento, el mismo debe ser organizado y ordenado para la toma las decisiones y determinar
todos los factores que influirn en el evento incluyendo la inversin y control que se tenga para lograr el
xito.
Una vez claro el tipo de evento comienza la fase de preparacin, que son todas las acciones que han de
realizarse antes de la ejecucin del acto, es la fase ms costosa porque hay que encargarse de cosas muy
diferentes.
La planificacin de eventos, ya sean pblicos o privados, nos ayuda a estimular nuestra creatividad ingenioso
y en evitar las incertidumbres, consiguiendo que aprendamos a utilizar de manera ms conveniente todos los
recursos que tenemos a nuestra disposicin para hacer que nuestro proyecto funcione, adems de que
lgicamente esto facilita considerablemente el alcance progresivo de todas las metas que nos fuimos
marcando desde un principio. Por ltimo el hecho de tener la posibilidad de trabajar en una planificacin de
eventos, nos ayuda a coordinar y unificar todos los esfuerzos que el comit encargado de la organizacin
realice.
Otra opcin es contratar a una empresa que nos ayude con el trabajo que implica la planificacin,
organizacin y ejecucin de eventos.
Seguidamente se dar la organizacin, es la ejecucin de los planes mencionados y contar con todos estos
elementos disponibles para que sean utilizados con el objetivo de realizar el evento,

Claves para que un acto de cualquier ndole tenga xito, son los siguientes:

1. Tener una razn de peso para llevarlo a cabo un evento conlleva esfuerzo de trabajo, desembolso y altas
dosis de estrs. Quienes hayamos asistido a alguno como invitados, habremos experimentado la
satisfaccin de haber sido convocados para presenciar y formar parte de un acontecimiento de inters y
memorable o hemos sufrido el vernos obligados a perder nuestro tiempo. Un evento slo tiene sentido si
est justificado su objetivo nicamente puede alcanzarse mediante la presencia fsica de nuestros
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invitados? Debe ser realmente necesario que nuestro pblico se desplace para asistir al lugar convocado,
sino el acontecimiento al que queremos dotar de repercusin quedar incompleto.
2. Un concepto adecuado que envuelva el evento. ser la tarjeta de presentacin de nuestra empresa u
organizacin. Nuestro concepto es el cuadro en el que enmarcamos nuestro evento, los valores o adjetivos
que, en definitiva, queremos transmitir de nuestra compaa. Queremos presentarnos como una empresa
formal o informal? Accesible o sofisticada? Tradicional y rstica o vanguardista e innovadora?
Debemos asegurarnos de que nuestro evento transmite los valores que queremos asociar a nuestra marca.
Pensemos en la ceremonia de entrega de los Oscar, por ejemplo. El evento en el que se entregan cada ao
los premios de la Academia de Hollywood, de los cuales todos hemos odo hablar en alguna ocasin,
destilan glamour. Seguramente, este glamour sea en lo primero que pensamos cuando Hollywood nos
viene a la cabeza. La presencia de estrellas internacionales, la alfombra roja, los flashes de las cmaras,
exclusivos vestidos de gala un sin fin de detalles estudiados y ensayados a la perfeccin en torno a un
mismo concepto. No se deja nada al azar porque la reputacin se va construyendo en cada gesto de la
empresa que se observa durante el evento. Si alguno de stos gestos no est en lnea, no comunicaremos
con claridad y perjudicaremos nuestro posicionamiento en la mente de nuestros clientes actuales y
potenciales.

3. Una mentalidad de anfitrin.-todo en un evento depende del anfitrin. ste es quien tiene la sartn por
el mango, quien hace y deshace, quien lleva el control dado que toma las decisiones y destina los
recursos. Un evento empresarial, en este sentido, no es muy diferente a un evento organizado en nuestra
vida privada debemos practicar la empata. La pregunta es: si estuvisemos en la piel de nuestro pblico
qu veramos o cmo nos gustara ser tratados?, es decir, qu experiencia nos gustara llevarnos de este
evento? Debemos orientar nuestro trabajo y recursos a cubrir las necesidades y expectativas de nuestros
clientes compatibilizndolo con los objetivos de la compaa.
4. Invitados s pero, personas ante todo. Se supone que elegimos cuidadosamente a nuestros invitados, son
nuestro pblico ms valioso. Si no asiste quien nos interesa que asista, el evento no habr tenido sentido.
Si aunque asista, lo descuidamos y no conseguimos que se marche satisfecho, hasta puede que hayamos
actuado en contra de nuestros intereses.
Como el anfitrin es quien lleva el control, es el responsable del bienestar de los invitados. Son clientes
actuales o en potencia, s pero, ante todo son personas. Con esto, detalles que pueden parecer a priori
insignificantes como elegir la hora adecuada, la temperatura en el local, disponer bebida y comida
suficiente, no alargar la duracin innecesariamente, asegurar el entretenimiento, habilitar la zona para que
puedan elegir estar sentados o de pie, se convierten en fundamentales ya que conseguirn que los
invitados se queden o provocar que se marchen.
Del primero al ltimo de nuestros invitados son importantes y cuanto ms conozcamos el perfil de cada
uno de ellos, mejor podremos ofrecerlos un trato personalizado.
5. Un espacio en comn. Al final necesitamos elegir el lugar donde encontrarnos con nuestros invitados
pero, un espacio no es slo esto. Tiene que adecuarse al concepto elegido: ser emblemtico, imponente o
enfocado al entretenimiento. Tiene que permitirnos una perfecta habilitacin de la zona para que sea
posible cubrir todas y cada una de las necesidades de los invitados. Tiene que ofrecer visibilidad al
anfitrin y permitirle desenvolverse con soltura. Y, sobre todo, tiene que disponer de soluciones para todo
lo que pueda salir mal. Si no est disponible, el lugar que se adecua a estos requisitos, es preferible
esperar a bajar el listn en este, as como en cualquiera de los dems aspectos.
Consigamos que nuestro evento sea el tema de conversacin durante un tiempo, que se convierta en un
buen recuerdo y nos permita comunicar quines somos para rentabilizar nuestro trabajo, inversin y, por
encima de todo, imagen.
Adems de pasar un buen rato, podemos tener la oportunidad de hacer historia.
Para decidir en qu fecha celebrarlo, antes hay que considerar varias cuestiones: perodos vacacionales,
obligaciones profesionales de los conferenciantes o participantes, das festivos, etc.

Organizar un evento
PASOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO:

Sigue estos 10 puntos claves a tener en cuenta en la Organizacin de tus Eventos:

1. Definir los objetivos de manera clara, para que organizamos el evento? Qu objetivos esperamos
cumplir?
2. Decidir el presupuesto, que no debe ser mayor a los beneficios estimados del evento.
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3. Designar un responsable del Evento, slo debe haber un que lo coordine todo.
4. Tener claro que los invitados sern quienes te ayuden a alcanzar el objetivo marcado
5. Elegir a los proveedores: que van a intervenir en nuestro evento.
6. Definir el programa que sea fcil de recordar y fluir de manera natural.
7. Seleccin y Anlisis del espacio donde celebraremos el Evento, es fundamental que lo analicemos con
respecto a los invitados.
8. Plantear los puntos fuertes y dbiles del evento y aprender a gestionarlos, por ejemplo, en un Evento en el
que en la entrada se produce una cola de 1h, necesitas programar alguna actividad para que la espera sea
llevadera.
9. Estrategia de comunicacin del Evento: nuestro evento no es una presentacin, no es un viaje a Egipto,
nuestro Evento ser: descubre el xxx que cambiar tu manera de entender el sector o bien, Cena a las
orillas del Nilo, en lugar de viaje a Egipto. Generemos inters y curiosidad, comuniquemos un concepto,
no mil ideas, no hay quien las recuerde.
10.Durante el evento, debemos estar atentos al mismo, no para disfrutar, si no para trabajar intensamente en
la consecucin de los Objetivos y alcanzar.
11.Despus del evento, el anlisis post-evento: ser crtico con uno mismo, buscar la excelencia en cada uno
de tus actos, ser absolutamente exigente consigo mismo para mejorarlo.

Decorar un evento
Decorar un evento no es una tarea sencilla y probablemente tampoco sea barata, aunque con un poco de
gusto y mucho de imaginacin puede resultar un xito y una tarea agradable. Os damos algunos consejos que
podis tener en cuenta ahora que se acercan las temporadas altas de bodas y comuniones.
1. COORDINADO. Que todo vaya acorde, sobre todo en cuanto a colores: la mantelera, los centros de
mesa, los adornos, los lazos o los cubre sillas si los hay Si la celebracin os la sirven en algn sitio
contratado, tened en cuenta esto a la hora de elegir los manteles (siempre que os den la opcin) o, al
menos, a la hora de pedirles colores determinados de flores en los centros de mesa.
2. SENCILLO. La frase menos es ms se puede aplicar, en trminos generales, a la decoracin de las
celebraciones. No por recargar va a quedar mejor. Un detalle aqu, una velita alli, unos globos en la
esquina Mejor eso que muchas cosas encima de las mesas, por ejemplo, donde tendrn que ser los
protagonistas los platos.
3. FLORES. Las flores son el arma principal de un decorador de eventos y celebraciones. Permiten dar vida
a un saln triste y oscuro; por eso son el elemento decorativo ms utilizado. Aunque sea un pequeo
banquete en casa, encargad unos centros de mesa o unos adornos florales sencillos que den colorido y
vida a la celebracin. Si queris algo ms sobrio, apostad siempre por las flores blancas con fondos de
verdes naturales.
4. TELAS Y VELAS. Despus de las flores, las telas y las velas resultan imprescindibles. Si lo hacis en
casa, recuperad algn farolillo o candil que tengis en una esquina para colocarlo estratgicamente sobre
la mesa en la que colocaris las bebidas, por ejemplo. Y con retales de telas podis hacer maravillas, sobre
todo si apostis por tejidos naturales como la organiza, el lino
5. GLOBOS. Sobre todo en las fiestas infantiles, los adornos hechos con globos quedan muy bien. Se trata
de que sean composiciones sencillas, bien combinadas en cuanto a los colores, y muy llamativas si es
para cumpleaos, sobre todo.
6. ALFOMBRAR. En las ceremonias, la alfombra se antoja imprescindible para dar cuerpo al pasillo de
llegada al altar o mesa del oficiante, sea una comunin o una boda. La ms habitual es la roja, aunque nos
gusta aconsejar algo ms visual como la alfombra blanca. Aunque tenemos casi cualquier color que se os
ocurra en alquiler
7. DETALLES MINI. Confetti metalizado sobre las mesas, una carta impresa sobre cada plato que esconde
un regalo para el invitado Nada escapa a los ojos de quienes van a tu celebracin y puedes quedar
estupendamente por poco dinero.

Eventos y celebraciones Las bebidas

La proporcin de las bebidas es importante que hemos de tener en cuenta para cualquier celebracin o
evento, han de estar en consonancia con el tipo de comida y disponer de una cierta variedad para cumplir con
el gusto de los invitados.
Para no quedarse corto hemos de tener en cuenta que un botella de vino, suele valer para unas 8 copas
aproximadamente, en el caso del coctel para unas 4 personas y 3 si fuera una cena, si estamos organizando
una comida banquete con mesas de 8 personas, en cada mesa hemos de poner 2 botella de vino tinto, en el
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caso de que fuera pescado la botellas serian de vino blanco, suele ser suficiente y da opcin a repetir si se
desea. El agua es fundamental, hemos de poner 2 botellas de litro sin gas y medio litro con gas, respecto al
cava no suele tomarse ms de dos copas por invitado, con lo cual una botella se puede consumir entre 6
personas.

En las sobremesas se suele consumir por invitado una y media de bebida entre copas y licores, si se continua
la celebracin despus de la cena se suele tomar entres dos y media y tres copas, si bien hay que tener en
cuenta la edad de los invitados en estos casos. Una cosa muy importante es que no falte el hielo, por ello
hemos de tener en cuenta una bolsa de hielo cada 8 copas. Con estas sugerencias puedes hacerte una idea la
hora de organizar las bebidas de una boda o evento.

Distribucin de los invitados

Existen diferentes modos de distribuir a los invitados en un evento formal.
Lo usual es que se coloque al anfitrin mirando a la puerta de entrada y enfrente, a la anfitriona. La persona
que preside la mesa no debe estar de espaldas a la puerta principal, o en su defecto debe estar mirando hacia
la ventana principal.
El invitado de ms edad o categora debe sentarse a la derecha de la anfitriona y la invitada de ms edad o
categora, a la derecha del anfitrin. En el caso de que tuvisemos un invitado muy importante, debemos
cederle la presidencia y entonces nos sentaramos a la izquierda de l o ella.
Una vez colocados todos los invitados anteriormente citados, se situara al resto, intercalando mujeres y
hombres, a la derecha e izquierda de los anfitriones. Se intentar que el nmero de invitados sea par, que
haya el mismo nmero de mujeres que de hombres, pero de no ser posible, se colocarn a dos hombres
juntos, no a dos mujeres juntas.
Si hay invitados mayores de la misma categora, se cede el sitio de la presidencia al de mayor edad. Si todos
los invitados tienen la misma categora y hay un invitado extranjero, se ceder la presidencia de honor a
ste. Si hay muchos invitados, es aconsejable usar el mtodo de las tarjetas con el nombre de cada uno.
A la hora de pasar al saln donde se va a servir la cena o el almuerzo, en primer lugar entrar la seora de
ms categora del brazo izquierdo del anfitrin. En caso de que el anfitrin lleve uniforme, ofrecer su brazo
derecho. A continuacin entrarn los invitados por orden de importancia, y en ltimo lugar, entrar la
anfitriona seguida del invitado de mayor importancia.
Estas normas protocolarias se siguen en casos importantes, ocasiones muy formales u oficiales. En comidas
ms informales, los invitados pueden entrar al saln sin seguir estas normas.
Cuando ya estn todos los invitados en el comedor, el anfitrin debe esperar a que todas las seoras de su
lado estn sentadas y si no hay camareros que les retiren las sillas, lo har l mismo.
Es habitual servir en primer lugar a las seoras y en segundo lugar a los caballeros, siendo la anfitriona la
ltima en servir de las seoras.
Por ltimo, se comenzar a comer cuando todos los invitados estn servidos.
En un evento tal como una boda, en el que suele haber mesas individuales, se empezar a degustar la comida
cuando todos los comensales de la mesa estn servidos.
El comienzo del banquete lo marcarn los anfitriones.

Cmo planificar un evento? Planificacin general de un evento.

Para la realizacin de un evento, feria o exposicin es necesario planificarlo debidamente, ya que sin esto,
hay mucho riesgo de no alcanzar el xito o de tener un amplio desperdicio de recursos y esfuerzos.
La planificacin es fundamental para una buena coordinacin entre todas las partes que intervienen en la
realizacin de un evento y permite aumentar las posibilidades de tener resultados positivos.
Ese plan debe convertirse en una estrategia especfica y consistente, representada por acciones concretas.
Tambin debe plantear y detallar acciones dirigidas a cumplir objetivos especficos.
Para cada objetivo se deben definir las acciones a efectuar, anticipar los posibles problemas por resolver,
priorizar sus soluciones, asignar recursos y responsabilidades y disear medidas de seguimiento que
permitan evaluar los avances y los resultados.
La clave del xito en la planificacin u organizacin de eventos est en ser creativo, ingenioso y en evitar
las incertidumbres. Cuanto ms investigue los recursos disponibles, le ser ms sencillo superar los posibles
obstculos que se puedan presentar y tener xito en la organizacin de sus eventos.

Comit de planificacin y el papel del coordinador

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a) Constituye un comit de planificacin, que debe incluir al patrocinador o a su representante, adems de
representantes de todos los implicados (entidades, instituciones, pblico beneficiario, etc.).
b) Nombra como miembros del comit a personas que estn acostumbradas al trabajo en equipo y
autorizadas para tomar decisiones;
c) Nombra un coordinador que, est autorizado para tomar decisiones.
d) A fin de controlar gastos, el coordinador debe ser la nica persona autorizada para ordenar pagos.
Pblico beneficiario
a) Determina con precisin cul es tu pblico beneficiario y, si desconoces sus necesidades reales,
identifcalas mediante una encuesta.
b) Investiga lo que estn haciendo tus competidores directos o asociaciones similares para identificar las
tendencias actuales y, consiguientemente, cualquier desequilibrio en la demanda.
c) Si es importante llegar a un pblico lo ms amplio posible, estudia la posibilidad de organizar un evento
multidisciplinario, incluir vdeo conferencias o utilizar la difusin por Internet.
Presupuesto
a) Un presupuesto es una proyeccin escrita de los ingresos previstos y los gastos para un perodo de tiempo
determinado. es su recurso valioso para la toma inteligente de decisiones.
b) Basa tu presupuesto en las estadsticas de experiencias anteriores, de ser posible.
c) Fija un presupuesto para el evento, apartando el 10% para imprevistos. Esto es crucial porque los recursos
financieros disponibles influirn directamente en las otras decisiones que habrs que tomar.
d) Determina quines entre el patrocinador y los participantes van a asumir cada captulo de gastos.
e) Estudia todos los riesgos potenciales antes de decidir qu tipo de cobertura del seguro vas a necesitar,
adems de responsabilidad civil, que es imprescindible.
Formato y duracin
a) Decide qu formato se adapta mejor al pblico beneficiario.
b) Al establecer la duracin del evento, s realista.
Asistencia prevista
a) Al calcular la asistencia prevista, no te dejes llevar por el optimismo.
b) Si no hay estadsticas disponibles de experiencias anteriores, realiza investigaciones sobre el mercado
c) una encuesta (a pesar de ser caro y laborioso, puede ahorrarte mucho dinero y estrs a la larga).
d) Decide si vas a invitar a conferenciantes y/o personalidades, y comprueba si van a necesitar un intrprete.
e) Calcula la cantidad de personal que vas a necesitar durante el evento y si vas a utilizar a tu propia plantilla
o a trabajadores ocasionales.
f) Ten en cuenta que los eventos de envergadura, o aqullos en los que participan personalidades, exigirn
medidas de seguridad.
g) Toma las medidas necesarias para los asistentes con alguna discapacidad.
Programacin
a) Si el evento es de envergadura, organzalo con al menos 12 meses de antelacin.
b) S flexible en cuanto a las fechas de celebracin; si el presupuesto es ajustado, tendrs que negociar las
tarifas ms econmicas para el alojamiento, billetes de avin (en su caso), comidas, y salas de reunin o
lugares de celebracin.
c) Ten en cuenta las fiestas nacionales, regionales y locales, las vacaciones escolares, otros eventos similares
que se celebran al mismo tiempo y las condiciones meteorolgicas previstas, puesto que todos estos
factores pueden influir negativamente en la asistencia.
d) Contrata a los conferenciantes con mucha antelacin.
Destino y lugar de celebracin

a) Decide dnde vas a celebrar el evento y en qu tipo de lugar de celebracin

b) Si ests organizando un evento corto o de un slo da, elige un lugar de celebracin accesible, cerca de
donde vive o trabaja la mayora de los asistentes. (Con el auge de los vuelos de bajo coste, y mejores
enlaces por carretera y ferrocarril, en algunos casos se puede pasar por alto esta recomendacin.)
c) Haz una seleccin de lugares de celebracin potenciales, subrayando las ventajas y desventajas de cada
uno de ellos.
d) Al igual que antes, s realista: no es tan sencillo transportar a 100 personas de diferentes pases a un
retiro en las montaas que a un centro de convenciones rural a media hora por carretera de un
aeropuerto internacional.
e) Si vas a contratar, parcial o totalmente, una agencia de organizacin o a un experto externo, prepara una
peticin de presupuesto detallada.
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f) Haz una seleccin rigurosa de agencias o expertos cualificados que puedan proporcionarte cartas de
recomendacin o que te hayan sido expresamente recomendados.
g) Ten siempre un plan para situaciones imprevistas.
h) Aunque la rpida expansin del Internet lo hace innecesario, en el caso de eventos de envergadura sigue
siendo una buena idea hacer al menos una visita de inspeccin al lugar de celebracin.

Se hace una clara definicin del porque los objetivos, comit de planificacin y el papel del coordinador,
pblico beneficiario, presupuesto, formato y duracin, asistencia prevista, programacin, y lugar de la
celebracin. Dependiendo del tipo de evento, tambin puede formar parte de la gestin: el desarrollo de una
lnea temtica, el registro previo y la acreditacin de los participantes, la coordinacin de los oradores o
conferencistas, la decoracin del lugar, mobiliario, equipamiento audio-visual, entoldados, servicio de
seguridad, baos porttiles, planes de contingencia y de evacuacin, servicios mdicos y limpieza.
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Cmo se organiza un evento?
A la hora de organizar un evento hay que definir muy claramente unas cuestiones bsicas, tales
como qu tipo de acto se quiere realizar, a quin va dirigido, qu objetivo se quiere conseguir o qu
fecha sera la idnea.
Una vez claro el tipo de evento comienza la fase de preparacin, que son todas las acciones que han
de realizarse antes de la ejecucin del acto para que ste se desarrolle satisfactoriamente. Es la fase
ms costosa porque hay que encargarse de cosas muy diferentes. El listado de puntos a tener en
cuenta a la hora de llevar a cabo la organizacin de un evento depende directamente del tipo de
evento que se desea realizar, pero podramos enumerar algunas de las acciones ms habituales:
Elaboracin de la lista de invitados
Envo de las invitaciones correspondientes
Seguimiento y confirmacin a dichas invitaciones
Contratacin de catering
Contratacin de un ambiente musical
Decoracin del local
Contratacin de transmisiones
o Micrfonos y atril en caso de posibles discursos
o Telefona fija y mvil
o Proyectores
o etc...
Compra de posibles obsequios a los asistentes
Contratacin de azafatas y/o intrpretes

Eventos corporativos.- Cuando el organizador del evento es una empresa o institucin con fines de lucro
suele utilizarse la denominacin evento corporativo. Un evento corporativo puede ser considerado una
poderosa herramienta de comunicacin institucional con fines retricos. Siguiendo esta lnea, los contenidos
o actividades de un evento constituiran un conjunto de argumentos tendientes a lograr un cierto nivel de
persuasin en el pblico que participa del mismo.
Organizar un evento es coordinar de manera precisa y acertada cada ingrediente para que el mismo no sea
solo una mera reunin. La diferencia entre organizar un evento y hacer un evento radica en la forma y
el fondo del mismo, esto quiere decir que no slo tiene que tener un objetivo claro y estratgico, sino que
cada elemento que utilice debe cumplir un objetivo puntual y representar a la empresa en todas sus formas.
Un evento es una carta de presentacin ante la sociedad, pblico, medios o prensa; muestra el quien es y
como es una empresa o institucin.

Tipos y estilos de eventos a realizarse: promocionales, lanzamientos, reuniones laborales, fiestas

corporativas, fiestas de fin de ao, conmemoraciones, inauguraciones, exposiciones, muestras, eventos
privados, reuniones de capacitacin, producciones artsticas, congresos, convenciones, conferencias,
desayunos de negocios, capacitaciones, etc.
Cada uno de los mencionados anteriormente consta de caractersticas especficas y que lo difieren a uno de
otro, pero existen conceptos generales a tener en cuenta a la hora de realizar y organizar cualquier tipo de
evento: como por ejemplo contar con el asesoramiento correspondiente de quienes son los expertos de la
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organizacin, la idea de este asesoramiento es optimizar lo que tenemos y planificar junto a la empresa como
conseguir los mejores resultados de dicho evento, ya sea respuestas a corto plazo como a lo largo del tiempo.
Cada evento consta de una disposicin ceremonial y protocolar, y ms an cuando nuestras visitas son
autoridades. Otro aspecto a tener en cuenta es la coordinacin continua de los organizadores durante el
evento, esto debe ser una constante desde que se piensa, se disea, planifica y lleva a cabo el mismo. En la
mayora de los casos se debe realizar un cronograma a seguir, que debe estar en mano no slo de
organizadores sino de todos los encargados de los diferentes sectores o etapas del evento. Llegando al final
podemos afirmar que la decisin de la fecha, hora y lugar son claves frente a la toma de decisiones. Al
organizar un evento. Se puede decir que son cuestiones que marcan la diferencia a la hora de las respuestas
por parte del pblico meta. Resumimos que la organizacin de un evento es vital pieza dentro de una
planificacin comunicacional, y lo marca el xito de la misma es su organizacin, planificacin y las
decisiones correctas previas a dar el paso de realizarlo tanto sea una reunin o evento interno como al
llevarlo al escenario pblico.

Pasos para el planeamiento de un evento

Elaboracin de la lista de invitados
Envo de las invitaciones correspondientes
Seguimiento y confirmacin a dichas invitaciones
Diseo y cotizacin
Sea creativo a la hora de escoger el diseo para el evento, tome en cuenta las necesidades y gustos de sus
clientes o las suyas propias. Mantngase actualizado sobre las ltimas tendencias en eventos sociales.
En este estadio se establecen los objetivos, el mensaje que se quiere comunicar al pblico participante y las
expectativas que el organizador del evento tiene con relacin a la realizacin de la reunin.
Produccin
El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunin y que tienen por objeto la preparacin de los recursos
que componen el evento. Preponderantemente se trata de contratacin de proveedores y coordinacin entre
las prestaciones., Contratacin de azafatas y/o intrpretes, Contratacin de un ambiente musical, Compra de
posibles obsequios a los asistentes
Montaje o Suministros
Disposicin de los recursos tcnicos y humanos en el lugar donde se llevar a cabo el evento para la
decoracin del local. Existen muchos artculos que pueden ser alquilados para su ocasin, como: mesas,
sillas, sbanas, equipo audiovisual, baos porttiles, Micrfonos y atril en caso de posibles discursos,
Telefona fija y mvil, Proyectores. etc...
El Banquete
No subestime la importancia de la comida en su evento. Contratacin de catering
Registracin
Si utiliza un proveedor de servicios de registro asegrese de comprobar sus referencias. Asegrese de que en
su contrato se estipule que usted es propietario de todos los datos recolectados, que es seguro, y que nada
ser compartida sin su permiso.
La proteccin de los datos personales de los invitados es de fundamental importancia la hora de planificar su
evento.
Iluminacin
El propsito de elegir la iluminacin adecuada no slo sirve para llamar la atencin sobre los puntos o zonas
a resaltar sino tambin para proporcionar un ambiente acogedor a su evento. Hay muchos tipos diferentes de
iluminacin que pueden emplearse para crear los efectos deseados.
Si usted planea meticulosamente sus eventos y presta estrecha atencin a los detalles, seguro que ser todo
un xito.
Ejecucin
Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo,
comparten las actividades planificadas y dems.
Desmontaje
Retiro de los materiales y elementos utilizados en la reunin.
Evaluacin de resultados
Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las
prestaciones

Pasos para solicitar la presencia del rector o un vicerrector en un acto:

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1 . Invitacin al acto:
Entregar la invitacin personalmente o a su secretara con 2 semanas de antelacin
Adjuntar programa completo del acto, con fechas, horarios y autoridades que van a asistir.
Si la invitacin se entrega personalmente, ponerlo en conocimiento de su secretara para que conste en
su agenda (es imprescindible).
2 . Asistencia de autoridades.
Cuando en las actas a celebrar est prevista la presencia de autoridades con rango igual o superior al
del rector, los organizadores de los mismos deberan ponerse en contacto con el gabinete de protocolo
de esta universidad para coordinar la parte institucional que debe intervenir y acordar conjuntamente
un programa.
3 . Da del acto:
Un cuarto de hora antes del comienzo del acto, los organizadores de mayor rango irn a recoger al
rector a su despacho para acompaarle hasta el saln donde se vaya a celebrar.
El rector o persona en quien delegue deber tener en la mesa presidencial un guin del desarrollo del
acto, y de los momentos en los que habr de intervenir.

Herramientas Para la Planeacin y Organizacin de Eventos

Enumerar todo lo necesario para las diferentes etapas o fases de la planificacin es una excelente
forma de mantenerse organizado y cumplir sus objetivos. Una lista de verificacin es una
herramienta importante para la planificacin de cualquier evento. Hacer una aumentar su
productividad y las posibilidades de cumplir sus objetivos. Algunos encabezados tiles para utilizar
en su lista de control podran ser: Tareas, Notas, Fechas Lmites o Fechas de Entrega, Actividades /
Artculos, Costos, Preguntas, Completado, etc.
Presupuesto del Evento
Es importante analizar a fondo sus costos reales a medida que vayan surgiendo, y comparar y
establecer prioridades para llegar a sus metas proyectadas. Es crucial para el proceso de
planificacin tener un presupuesto. Un presupuesto es una proyeccin escrita de los ingresos
previstos y los gastos para un perodo de tiempo determinado. Un presupuesto exacto es su recurso
ms valioso para la toma inteligente de decisiones. Asegrese de actualizar con frecuencia su
presupuesto.
Fecha y Lugar del Evento
Hay una gran variedad de lugares apropiados para la celebracin de eventos de donde escoger, as
que sintase libre para ser creativo! La industria del hospedaje prospera en la satisfaccin de las
necesidades especficas de diferentes tipos de grupos e individuos de todo el mundo.
Al elegir un lugar, tenga en cuenta que el hecho de que un sitio pueda parecer bastante
impresionante, no significa necesariamente que est fuera de su presupuesto, no se deje intimidar.
Esa ubicacin de moda o elegante podra terminar siendo el lugar perfecto para su evento especial.
Diseo del Evento
Sea creativo a la hora de escoger el diseo para el evento, tome en cuenta las necesidades y gustos
de sus clientes o las suyas propias. Mantngase actualizado sobre las ltimas tendencias en eventos
sociales.
Suministros
Recuerde que la calidad de los suministros que usted elija para su evento debe ser la apropiada para
la ocasin y el calibre de los invitados que asistan. Al mismo tiempo, usted tiene que permanecer
dentro de las limitaciones de su presupuesto. Esto puede requerir constantes comparaciones de
precios. Existen muchos artculos que pueden ser alquilados para su ocasin, como las mesas y las
sillas, sbanas, equipo audiovisual, baos porttiles, y ms.
El Banquete
No subestime la importancia de la comida en su evento. A este rengln debe de prestarle su
mxima atencin porque hacerlo correctamente es crucial para su xito.
Registracin
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Si utiliza un proveedor de servicios de registro asegrese de comprobar sus referencias. Asegrese
de que en su contrato se estipule que usted es propietario de todos los datos recolectados, que es
seguro, y que nada ser compartida sin su permiso.
La proteccin de los datos personales de los invitados es de fundamental importancia la hora de
planificar su evento.
Iluminacin
El propsito de elegir la iluminacin adecuada no slo sirve para llamar la atencin sobre los puntos
o zonas a resaltar sino tambin para proporcionar un ambiente acogedor a su evento. Hay muchos
tipos diferentes de iluminacin que pueden emplearse para crear los efectos deseados.
Si usted planea meticulosamente sus eventos y presta estrecha atencin a los detalles, seguro que
ser todo un xito.

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